Sistem Informasi Manajemen Pendidikan Di PQEC Institute

iii

KATA PENGANTAR

Puji serta rasa syukur panjatkan kehadirat Allah SWT atas segala rahmat dan karunia-Nya, shalawat dan salam semoga tercurah selalu kepada jungjunan Nabi Besar Muhammad SAW beserta keluarganya, para sahabat, serta umatnya, atas selesainya penelitian, penulisan, dan penyusunan skripsi dengan judul “Sistem

Informasi Manajemen Pendidikan di PQEC Institute”.

Tentunya dalam proses penelitian, penulisan serta penyusunan skripsi ini banyak kendala yang dihadapi penulis, namun berkat bantuan yang diberikan oleh berbagai pihak terutama ibuku tercinta, kakak dan adikku tersayang, dosen pembimbing, maupun teman-teman, akhirnya penulis dapat menyelesaikan skripsi ini.

Berkaitan dengan hal di atas maka tidaklah berlebihan bila penulis dalam kesempatan ini mengucapkan terima kasih dan penghargaan yang sebesar-besarnya atas bantuan yang telah diberikan oleh berbagai pihak. Dengan ini penulis mengucapkan terima kasih dan penghargaan dari dasar hati yang paling dalam kepada:

1. Yang terhormat Dr. Arry Akhmad Arman selaku Dekan Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer, Universitas Komputer Indonesia (Unikom), yang telah mengeluarkan surat pengantar skripsi dan memberikan pengesahan pada laporan ini.

iv

3. Yang terhormat Sintya Sukarta, S.T, M.T., selaku dosen pembimbing penulisan skripsi, yang telah memberikan bantuan, pikiran, waktu, dan tenaganya, serta selalu tersenyum dalam proses bimbingan yang menambah motivasi peneliti. 4. Yang terhormat seluruh Bapak dan Ibu dosen tetap dan Bapak dan Ibu dosen Luar

Biasa Program Studi Manajemen Informatika, Unikom, yang telah memberikan dukungan, tenaga, waktu, pikiran, serta pengajaran yang baik selama penulis melaksanakan perkuliahan.

5. Yang terhormat Bapak Suherlan dan Ibu Herawati, selaku Kepala Sekolah dan sekretaris PQEC Institute beserta pihak PQEC yang telah memberikan waktu, tenaga, dan pikiran, serta pengajaran yang baik dalam memberikan motivasi dan arahan kepada peneliti.

6. Yang amat sangat peneliti sayangi dan cintai seluruh anggota keluarga, terutama mamah dan Bapak yang terus sabar mengurus, menyayangi, memberi nasehat serta menghadapi anaknya yang bandel dan keras kepala. Dan juga kepada kakak dan adik, Mas Ika dan Aska yang telah memberikan dukungan dan motivasi. 7. Yang penulis banggakan teman-teman Manajemen Informatika angkatan 2007,

yang telah memberikan motivasi, dukungan, dan kegembiraannya dalam setiap kesempatan.

v

8. Yang penulis cintai, teman-teman tersayang(chaca, lulu, imas, nenk, ika, dan moey)beserta anak MI-7 lainnya yang telah memberikan bantuan, dukungan, motivasi, serta kegembiraan dalam setiap kesempatan yang kita jalani bersama. Ayo kapan jalan – jalan lagi?

9. Tidak lupa kepada teman – teman yang rela “bertukar coding” ( Rauf, Irman, Taufik, Imas, Faisal). Terimakasih coding – coding, bantuan meng-coding dan sarannya sehingga bisa terbentuk program yang saya buat.

10.Terima kasih pula kepada a‟Ikhy si super sabar ngadepin dewi yang mood-nya naik turun gara – gara ngerjain skripsi, dan juga bantuan moril dan materiil serta do‟a dari aa‟ sehingga dewi bisa ngerjain skripsi ini.

Tiada manusia yang sempurna. Untuk itu, kritik serta saran yang sifatnya membangun, dan mendorong penulis untuk lebih baik, sangat penulis harapkan sebagai acuan dalam pembuatan laporan ini dan laporan-laporan lainnya.

Atas bantuan semua pihak, baik yang terkait secara langsung maupun tidak langsung, peneliti ucapkan terimakasih banyak.

Akhirnya, harapan besar peneliti, laporan ini dapat memebrikan guna dan manfaat, khususnya bagi penulis dan umumnya bagi pembaca.

Bandung,Agustus 2011

Kadir, Abdul. 2003. Pengenalan Sistem Informasi. Andi:Yogyakarta

Kadir, Abdul. 2008. Dasar Pemograman Web Dinamis Menggunakan Php. Andi:Yogyakarta

Prof. Dr. Jogiyanto HM, MBA, Akt.2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi Andi publisher:Yogyakarta

Rizky, Soetam. 2008. Panduan Belajar SQL Server Expressedition. Prestasi Pustaka:Jakarta

Sasono, Adi. 1998. Solusi islam atas problematika umat(ekonomi, pendidikan dan

dakwah) Gema Insani Pers:Jakarta

Sofana, Iwan. 2008. Membangun Jaringan Komputer. Informatika:Bandung

Tim Pengembang Dan Ilmu Pendidikan FIP – UPI.2007 Ilmu Dan Aplikasi Pendidikan

IMTIMA: Jakarta Sumber dari internet

Dengen Dyna Marisa Kh ,Nataniel.2009. Sistem Informasi Akademik Berbasis Web SMP Negeri 4 Samarinda. jurnal informatika mulawarman. vol.4 no.2 Juli 2009 p.18-29

SKRIPSI

Diajukan Untuk Memenuhi Syarat Kelulusan

Pada Program Studi Strata Satu Sistem Informasi

Disusun oleh :

DEWI DAHNIAR PURBAWANGI 10507286

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

BANDUNG

Jenis Kelamin : Perempuan

Agama : Islam

Alamat di Bandung : Gg.Abdullah no:89 Cibabat Cimahi

No Hp : 085720262642

Email : dee_fallikeme@yahoo.com

Judul Skripsi : SISTEM INFORMASI MAAJEMEN PENDIDIKAN DI PQEC INSTITUTE

Jurusan : Sistem Informasi

124

Setelah penulis melakukan penelitian di lembaga pendidikan dan keterampilan PQEC Institute terhadap sistem informasi manajemen pendidikan yang menekankan kepada pendaftaran dan proses bayaran siswa, Absensi siswa, kenaikan level, dan kelulusan maka penulis dapat menarik kesimpulan dan saran kepada pihak PQEC Institute adalah sebagai berikut

6.1. Kesimpulan

Berdasarkan uraian-uraian dan pembahasan pada bab sebelumnya, maka dapat di simpulkan beberapa hal sebagai berikut :

1. Dengan adanya sistem informasi manajemen pendidikan ini telah membantu setiap proses yang berkaitan dengan manajemen pendidikan terinput kedalam database sistem informasi manajemen pendidikan.

2. Sistem informasi ini telah membantu dalam penginputan data siswa dan proses pencarian data termasuk data siswa baru, data pendaftar, data iuran bulanan siswa, data kenaika level dan data kelulusan sehingga pencarian datanya dapat dilakukan dengan cepat dan dapat meminimalisasi terjadinya kehilangan data.

3. Sistem informasi manajemen pendidikan yang dibuat telah membantu dalam proses pembuatan laporan yang terkait dengan proses manajemen pendidikan di PQEC institute juga dapat selesai dengan cepat dan kemungkinan terjadinya kesalahan kecil.

permasalahannya lebih luas lagi jadi permasalahannya tidak hanya pendaftaran siswa, iuran bulanan, kenaikan level dan kelulusan tapi dapat ditambahkan proses – proses yang terkait dengan permasalahan yang ada di PQEC Institute seperti data pengajar, jadwal pengajaran dsb .

2. Untuk peneliti selanjutnya agar sistem informasi ini dikembangkan sehingga menyempurnakan sistem yang terlebih dahulu dibuat sehingga lebih dapat mempermudah bagi penggunanya seperti pengolahan laporan – laporan yang ditujukan kepada Head Master.

3. Mengembangkan sistem tersebut berbasis client – server, khususnya untuk sistem informasi pendaftaran dan proses bayaran siswa, kenaikan level, dan kelulusan, sehingga proses – proses tersebut tidak hanya di PQEC Institute tetapi juga dapat diperoleh di berbagai tempat.

89

Implementasi merupakan bagian dimana hasil dari setiap tahapan analisis dan perancangan akan diterapkan dalam sebuah program. Berikut ini akan dipaparkan mengenai, implementasi perangkat lunak, implementasi perangkat keras, implementasi basis data, implementasi antar muka, implementasi instalasi program dan penggunaan program.

5.1.1. Batasan Implementasi (optional)

Tahap implementasi Sistem Informasi manajemen pendidikan merupakan kelanjutan dari tahap perancangan, sehingga implementasi ini harus didasarkan pada perancangan yang telah dilaksanakan sebelumnya. Batasan implementasi ini dapat ditinjau dari 2 aspek, yaitu aspek perangkat lunak dan aspek perangkat keras.

5.1.2. Implementasi Perangkat Lunak

Berikut ini adalah implementasi perangkat lunak yang digunakan untuk menjalankan sistem informasi manajemen pendidikan di PQEC Institute

a. Sistem Operasi (OS) : Windows Xp Profesional b. Pemrograman : PHP

a. Processor : Intel dual core

b. Harddisk : 120 Gb Kebutuhan minimal untuk web ini 150Mb c. RAM : 1 Gb

d. Mouse, keyboard dan monitor 2. Client

a. Processor : Pentium IV b. Harddisk : 40 Gb c. RAM : 512 Mb

d. Mouse, keyboard dan monitor e. Switch 8 port

f. Kabel UTP 100 Mbps g. RJ 45

h. Lan card

5.1.4. Implementasi Basis Data (Sintaks SQL)

Pembuatan basis data dilakukan dengan menggunakan bahasa SQL, dimana DBMS yang digunakan adalah MySQL. Implementasi dengan mengunakan xampp php myadmin adalah sebagai berikut :

-- phpMyAdmin SQL Dump -- version 3.2.4

-- version 3.2.4

-- http://www.phpmyadmin.net

-- Host: localhost

-- Server version: 5.1.41

-- PHP Version: 5.3.1

Database: `simpen`

CREATE DATABASE `simpen` DEFAULT CHARACTER SET latin1 COLLATE latin1_swedish_ci;

USE `simpen`;

-- Table structure for table `data_siswa`

CREATE TABLE `simpen`.`data_siswa` (

`nis` VARCHAR( 11 ) NOT NULL , `nama` VARCHAR( 20 ) NOT NULL , `sex` VARCHAR( 6 ) NOT NULL , `agama` VARCHAR( 10 ) NOT NULL , `tempat_lahir` VARCHAR( 10 ) NOT NULL , `tanggal_lahir` DATE NOT NULL ,

`alamat` TEXT NOT NULL , `alamat_ortu` TEXT NOT NULL ,

`pendidikan_terakhir` VARCHAR( 30 ) NOT NULL , `nama_ortu` VARCHAR( 25 ) NOT NULL ,

`pekerjaan_ortu` VARCHAR( 15 ) NOT NULL , `tanggal_masuk` VARCHAR( 5 ) NOT NULL , `bulan_masuk` INT NOT NULL ,

CREATE TABLE `simpen`.`data_bayaran` (

`no_bayar` INT( 11 ) NOT NULL AUTO_INCREMENT , `nis` VARCHAR( 6 ) NOT NULL ,

`kelas` VARCHAR( 11 ) NOT NULL ,

`bulan_bayar` VARCHAR( 10 ) NOT NULL , `tahun_bayar` VARCHAR( 4 ) NOT NULL , `tgl_bayar` DATE NOT NULL ,

PRIMARY KEY ( `no_bayar` )

) ENGINE = MYISAM ;

--- Table structure for table `tabel_jadwal`

CREATE TABLE `simpen`.`tabel_jadwal` (

`jadwal_kelas` VARCHAR( 6 ) NOT NULL , `ruang` VARCHAR( 12 ) NOT NULL , `level` VARCHAR( 20 ) NOT NULL , `kode_ruang` VARCHAR( 5 ) NOT NULL ,

`hari` ENUM(„senin‟,selasa‟,‟rabu‟,‟jumat‟,‟kamis‟,‟sabtu‟)NOT NULL , `jam` ENUM(‟09.00-12.00‟,‟15.00-18.00‟) NOT NULL ,

PRIMARY KEY ( `jadwal_kelas` ) ) ENGINE = MYISAM ;

-- Table structure for table `tabel_kelas`

CREATE TABLE `simpen`.`tabel_kelas` (

`jadwal_kelas` VARCHAR( 6 ) NOT NULL , `nis` VARCHAR( 11 ) NOT NULL ,

`periode` INT( 11 ) NOT NULL ,

`tahun` INT( 11 ) NOT NULL ,

`status_kelas` VARCHAR( 20) NOT NULL ,

PRIMARY KEY ( `kode_kelas` )

) ENGINE = MYISAM ;

-- Table structure for table `detail_nilai`

CREATE TABLE `simpen`.`detail_nilai` (

`kode_materi` VARCHAR( 3 ) NOT NULL , `nilai` INT( 11 ) NOT NULL ,

`no_kelulusan` VARCHAR( 12 ) NOT NULL , PRIMARY KEY ( `kode_materi` )

) ENGINE = MYISAM ;

-- Table structure for table `tabel_lulus`

CREATE TABLE `simpen`.`tabel_lulus` (

`kode_kelulusan` INT(11 ) NOT NULL , `periode_ujian` VARCHAR( 11 ) NOT NULL , `nis` VARCHAR( 11) NOT NULL ,

PRIMARY KEY ( `kode_kelulusan` )

) ENGINE = MYISAM ;

-- Table structure for table `data_naik_level`

`ke_kelas` VARCHAR( 6) NOT NULL , PRIMARY KEY ( `no_test` )

) ENGINE = MYISAM ;

-- Table structure for table `data_admin`

CREATE TABLE `simpen`.`data_admin` (

`user_name` VARCHAR(16) NOT NULL , `user_pass` VARCHAR( 40) NOT NULL ,

`level`ENUM('front office','sekretariat','keuangan') NOT NULL , ) ENGINE = MYISAM ;

5.1.5. Implementasi Antar Muka

Berikut ini adalah tampilan antar muka Sistem Informasi manajemen pendidikan PQEC Institute

Tabel 5.1 Implementasi Antar Muka Sistem Informasi manajemen pendidikan PQEC Institute

Tampilan Antar Muka Keterangan

Tampilan index/

Login .Form ini digunakan untuk fasilitas login pengguna

Tampilan index sekretariat. Form ini merupakan tampilan awal bagi sekretariat untuk melanjutkan ke proses selanjutnya

yang terdaftar di PQEC Institute

Tampilan untuk melihat data kelas. Form ini

digunakan untuk memilih data kelas mana yang akan dilihat.

Tampilan tampil data kelas. Form menampilkan data kelas berdasarkan kelas yang telah dipilih sebelumnya

Tampilan form kenaikan level. berfungsi untuk memeriksa siswa yang bersangkutan memiliki

tunggakan atau tidak.

Tampilan input data kenaikan level. Form ini untuk menginput data kenikan level siswa

Tampilan

pemilihan tampil data kelulusan siswa

Form ini

digunakan untuk menginput data kelulusan dan data nilai dari ujian kelulusan

Tampilan buat kelas. Form ini untuk memetakan siswa baru

kedalam kelas berdasarkan periode.

Tampilan index

front office. Form ini merupakan tampilan awal dari menu front office

Tampilan untuk input laporan pendaftar perbulan. Form ini untuk menentukan laporan pendaftar perbulan yang akan di cetak.

menginput data siswa baru saat pendaftaran.

Tampilan laporan pendaftar

perbulan. Form ini

memperlihatkan laporan pendaftar berdasarkan bulan yang telah

Tampilan laporan pendaftar

perbulan( untuk dicetak)

Tampilan cetak formulir

ini merupakan halaman awal bagi

Bag.Keuangan.

Tampilan form input transaksi bayaran

Tampilan input utuk melihat data bayaran siswa

5.1.6. Implementasi Instalasi Program

Pada implementasi instalasi program di bawah ini akan dijelaskan mengenai cara untuk menginstal Sistem Informasi manajemen pendidikan, yaitu sebagai berikut:

1. install XAMPP ke salah satu drive harddisk dikomputer server lalu simpan folder “simpen” di C:\XAMPP\htdoc dan databasenya di C:\xampp\mysql\data

2. Buka Xampp lalu aktifkan tombol Apache dan MySQL. Buka mozilla atau web browser lain kemudian masukan alamat ini http://localhost/simpen/index.php

3. Konfigurasikan kabel utp straight lalu sambungkan ke switch yang sudah terhubung dengan komputer server dan komputer client yang lain. Lalu konfigurasikan alamat masing – masing Komputer. Bila sudah terhubung satu – sama lain maka kompter client dapat mengakses databaseserver lewat browser.

front office, login sekretariat, dan login bag.keuangan.

Gambar 5.1 Login Sistem

Setelah Login pada sistem, sekretariat pada sistem ini bisa mengisi mengolah data siswa, Absensi siswa,dan mengolah data kelulusan. Untuk

front office, pada sistem ini bisa mengolah data pendaftaran, laporan pendaftar

perbulan dan cetak formulir. Untuk bag. Keuangan, pada sistem ini bisa menginput transaksi bayaran bulanan siswa dan menampilkan data bayaran siswa perbulan.

Proses Dimulai dari mengisikan data siswa pada proses pendaftaran yang dilakukan oleh front office. Isikan data seperti pada gambar 5.3 sehingga mengasilkan master data siswa kelas yang diinputkan seperti pada gambar:

Gambar 5.3 Form registrasi

setelah mengisi form registrasi dan berhasil maka akan lanjut ke proses selanjutnya yaitu cetak kartu bayaran dan kartu level seperti pada gambar 5.4:

Gambar 5.4 tampilan kartu level dan bayaran sebelum di cetak

Setelah mencetak kartu bayaran dan kartu level front office memetakan siswa baru ke kelas sesuai jadwal dan periode yang di ambil seperti pada gambar 5.5

Gambar 5.5 Tampilanform buat kelas

Dari data pendaftar yang telah di masukan maka akan menghasilkan data master yaitu data siswa seperti pada gambar 5.6 berikut:

Gambar 5.6 Tampilanform data siswa

Pada form data siswa terdapat fasilitas pencarian data siswa, cetak laporan pendaftar dan edit data siswa. Bila memilih pencarian data siswa user dapat memasukan nis siwa yang akan dicari.

Gambar 5.6.a Tampilan pencarian data siswa

Setelah memasukan nis lalu pilih tombol submit untuk melakukan pencarian bila data ditemukan maka akan muncul data siswa yang di cari.

Gambar 5.6.b Tampilan data siswa berhasil ditemukan

Untuk fasilitas edit siswa pada form data siswa user dapat memilih data siswa mana yang hendak di edit.

Gambar 5.6.c Tampilan data siswa yang akan diedit

Setelah memilih data siswa yang akan diedit maka muncul form edit data siswa. Pada form tersebut user dapat meng-edit data siswa. Bila telah selesai maka dapat memilih tombol edit.

Gambar 5.6.d Tampilan data siswa yang berhasil diedit

Untuk menampilkan laporan data pendaftar perbulan maka front office dapat memilih bulan dan tahun untuk melaporkan pendaftran kepada head master, prosesnya seperti pada gambar 5.7 sebagai berikut:

Gambar 5.7 Laporan pendaftar perbulan

Setelah memilih bulan dan tahun lalu tekan tombol tampilkan maka akan seperti pada gambar gambar 5.8 berikut:

Gambar 5.8 Cetak laporan pendaftar perbulan

Untuk proses pembayaran iuran bulanan siswa maka admin yang berhak mengakses form pembayaran adalah bagian keuangan. Setelah Bag.Keuangan berhasil me-login maka dia berhak mengakses menu bag.keuangan

Gambar 5.9 tampilan menu bagian keuangan

Untuk input transaksi pembayaran iuran bulanan siswa maka dapat membuka form payment form seperti pada gambar 5.10 ,user dapat mengisi nis siswa yang membayar iuran beserta bulan dan tahun pembayaran.

Gambar 5.10 Tampilan form bayaran

Untuk menampilkan transaksi pembayaran bulanan siswa berkala maka dapat memilih tangal pembayaran lalu tekan tampilkan lalu muncul data transaksi berdasarkan tanggal yang dipilih.

Gambar 5.11 tampilan pilih tanggal data bayaran iuran bulan siswa

Gambar 5.11.a tampilan data bayaran iuran bulanan siswa

Pada form data bayaran iuran bulanan siswa terdapat dua fasilitas yaitu edit dan hapus transaksi. User dapat mengedit transaksi apabila terdapat kesalahan penginputan transaksi.

Gambar 5.12 tampilan menu sekretariat

Selanjutnya sekretariat dapat mengolah data kenaikan level, data siswa, dan kelulusan siswa. Untuk mengolah data kenaikan level dapat masuk ke form kenaikan level sepeti pada gambar 5.13 sebagai berikut:

Gambar 5.13 tampilan Form kenaikan level siswa

Disini user dapat memasukan nis untuk memeriksa tunggakan dari siswa yang akan naik level.

Gambar 5.13.a tampilan cek tunggakan siswa

Apabila tidak memiliki tunggakan maka dapat memilih tombol lanjutkan untuk melanjutkan proses menginput data kenaikan level siswa.

Gambar 5.13.b tampilan input data kenaikan level siswa

Selanjutnya sekertariat dapat melihat data kenaikan level siswa. Pada form ini terdapat fasilitas cari data kenaikan level siswa dengan memasukan nis siswa.

Gambar 5.14.a tampilan bukti kenaikan level siswa untuk di cetak

Sekretariat juga dapat mengolah data kelulusan dengan menginput nilai ujian siswa terlebih dahulu sebelum data disimpan ke database. Tampilanya dapat dilihat pada gambar 5.15 sebagai berikut:

Gambar 5.15 tampilan Form input nilai ujian siswa

Tampilan laporan data kelulusan untuk dilaporkan kepada head master dapat dilihat pada gambar 5.16 sebagai berikut:

Gambar 5.16 tampilan Form data kelulusan siswa

Pada form data kelulusan siswa terdapat fasilitas cetak laporan kelulusan, cetak nilai, edit dan cetak sertifikat.

Gambar 5.16.a tampilan cetak laporan kelulusan siswa

Gambar 5.16.c tampilan edit data nilai ujian siswa

Gambar 5.16.d tampilan sertifikat kelulusan siswa yang akan di cetak

5.2 Pengujian

Pada pengujian perangkat lunak ini, menggunakan metode pengujian Black

box. Black box adalah pengujian aspek fundametal sistem tanpa memperhatikan

struktur logika internal perangkat lunak. Metode ini digunakan untuk mengetahui apakah perangkat lunak berfungsi dengan benar.

5.2.1 Rencana Pengujian

Rencana pengujian yang akan digunakan pada Sistem Informasi manajemen pendidikan di PQEC Institute adalah sebagai berikut :

Tabel 5.2 Rencana pengujian Sistem Informasi manajemen pendidikan di PQEC

No Requirement yang diuji Butir Uji

1 Login Admin Melakukan login

2 Form registrasi Pengisian data siswa

Form bayaran Pengisian data kelas

Form buat kelas Pembuatan data kelas

Form input nilai ujian siswa Pengisian data nilai ujian

Form kenaikan level siswa Pengisian data kenaikan level siswa 3 Laporan pendaftar perbulan Menampilkan lap.pendaftar berkala

Data siswa Menampilkan data siswa

Data kelas Menampilkan data kelas

Data kenaikan level siswa Menampilkan data kenaikan level siswa Data kelulusan siswa Menampilkan data kelulusan siswa Data bayaran iuran bulanan Menampilkan data bayaran bulanan siswa

4 Logout Melakukan logout

5.2.2 Kasus dan Hasil Pengujian

Berikut ini adalah penjelasan hasil pengujian dengan teknik pengujian black box

an

Login

1 Input data login

(jika data benar)

Tampil pesan”login

berhasil”. lalu masuk ke halaman index.

Sesuai

2 Input data login (jika data salah) Tampil pesan “invalid username and password”

sesuai

3 Inputan data login kosong / salah satunya kosong

Tampil pesan” Isi Semua Field Yang Pada Form Login”

Sesuai

4 Mengakses alamat tanpa login

terlebih dahulu

Tampil pesan” Anda tidak berhak

mengakses halaman ini. Silahkan login

terlebih dahulu.”

Sesuai

Form registrasi

1 Input data siswa

(validasi inputan nama, agama, dsb yang berformat huruf dan beberapa karakter)

Data yang dimasukan ke teksfield berupa angka dan karakter tidak muncul,kecuali karakter titik(.), strip(-), dan spasi.

Sesuai

2 Input data siswa klik tombol tambah(jika data benar)

Tampil pesan “data berhasil disimpan”

Sesuai

3 Input data siswa klik tombol tambah(jika

data tidak lengkap)

Tampil pesan” Proses pendaftaran

dibatalkan. Data yang anda isikan tidak valid.

Kesalahan yang terjadi :data harus terisi”

Form bayaran

1 Input data bayaran klik tombol lanjut (bila data lengkap)

Tampil pesan” data berhasil disimpan”

Sesuai

2 Input data bayaran klik tombol lanjut (bila data tidak lengkap)

Tampil pesan” Proses pembayaran

dibatalkan. Data yang anda isikan tidak valid.

Kesalahan yang terjadi :…”

Sesuai

3 Input data bayaran klik tombol lanjut (bila nis tidak terdapat di

database)

Tampil pesan” nomor induk yang anda masukan tidak terdapat di tabel kelas”

Sesuai

Form buat kelas

1 Input data kelas klik tombol lanjut (bila data lengkap)

Tampil pesan” data sukses disimpan”

Sesuai

2 Input data kelas klik tombol lanjut (bila data tidak lengkap)

Tampil pesan” Proses input data kelas dibatalkan. Data yang anda isikan tidak valid. Kesalahan yang terjadi :…” Sesuai Form input nilai ujian

1 Input data nilai ujian siswa klik tombol simpan (bila data lengkap)

Tampil pesan”data berhasil disimpan”

Sesuai

3 Input data nilai ujian siswa klik tombol simpan (bila nis tidak terdapat di database)

Tampil pesan“Data Siswa Tidak Di Temukan !!!” Sesuai Form kenaikan level siswa

1 Input nis klik tombol cek tunggakan (bila nis benar)

Masuk ke halaman selanjutnya untuk di proses

Sesuai

2 Input nis klik tombol cek tunggakan (bila nis tidak benar atau kosong )

Tampil pesan” nomor induk yang anda masukan tidak terdapat di tabel kelas”

Sesuai

3 Input data kenaikan level siswa klik tombol simpan (bila data lengkap)

Tampil pesan”data berhasil disimpan”

Sesuai

4 Input data kenaikan level siswa klik tombol simpan (bila data tidak lengkap)

Tampil pesan” Proses dibatalkan. Data yang anda isikan tidak valid. Kesalahan yang terjadi :…” Sesuai Laporan pendaftar perbulan

1 Input data untuk menampilkan laporan klik tombol simpan (bila data lengkap)

Tampil data pendaftar perbulan

Sesuai

2 Input data untuk menampilkan laporan klik tombol simpan (bila

Tampil pesan” roses dibatalkan. Data yang

data tidak lengkap) anda isikan tidak valid. Kesalahan yang terjadi :….” Data siswa

1 Pencarian data siswa(bila nis ada)

Tampil pesan”data berhasil di temukan” lalu data yang dicari di tampilkan

Sesuai

2 Pencarian data siswa(bila nis tidak ada di database)

Tampil pesan”data kosong”

Sesuai

3 Klik tombol Edit data siswa Data dari database

akan ditampilkan dan bisa diubah,

kemudian muncul pesan “Data sukses diedit!”dan data yang telah diubah

tersimpan kembali ke

database

Sesuai

4 Sortir data siswa berdasarkan status

(bila data yang di maksud ada)

Menampilkan data siswa berdasarkan status

5 Sortir data siswa berdasarkan status

(bila data yang di maksud tidak ada) Tampil pesan”data kosong” Sesuai Data kelas

1 Input data untuk menampilkan laporan klik tombol submit (bila data lengkap dan data yang dimaksud ada)

Menampilkan data kelas

laporan klik tombol submit (bila data tidak lengkap)

dibatalkan. Data yang anda isikan tidak valid.

Kesalahan yang terjadi : …”

Data kenaikan

level siswa

1 Input data untuk menampilkan laporan klik tombol

tampilkan(bila data lengkap dan data yang dimaksud ada)

Menampilkan data yang dimaksud

Sesuai

2 Input data untuk menampilkan laporan klik tombol tampilkan (bila data lengkap dan data yang dimaksud tidak ada)

Tampil pesan”data kosong”

3 Input data untuk menampilkan laporan klik tombol submit (bila data tidak lengkap)

Tampil pesan” Proses dibatalkan. Data yang anda isikan tidak valid.

Kesalahan yang terjadi : …”

Sesuai

Data kelulusan siswa

1 Input data untuk menampilkan laporan klik tombol

tampilkan(bila data lengkap dan data yang dimaksud ada)

Menampilkan data yang dimaksud

2 Input data untuk menampilkan laporan klik tampilkan (bila data

Tampil pesan”data kosong”

lengkap dan data yang dimaksud tidak ada)

3 Input data untuk menampilkan laporan klik tombol submit (bila data tidak lengkap)

Tampil pesan” Proses dibatalkan. Data yang anda isikan tidak valid.

Kesalahan yang terjadi : …”

Sesuai Data bayaran iuran bulanan siswa

1 Input data untuk menampilkan laporan klik tombol

tampilkan(bila data lengkap dan data yang dimaksud ada)

Menampilkan data yang dimaksud

Sesuai

2 Input data untuk menampilkan laporan klik tampilkan (bila data lengkap dan data yang dimaksud tidak ada)

Menampilkan data yang dimaksud

Sesuai

3 Input data untuk menampilkan laporan klik tombol submit (bila data tidak lengkap)

Tampil pesan” Proses dibatalkan. Data yang anda isikan tidak valid.

Kesalahan yang terjadi : …”

Sesuai

Logout Klik tombol logout Tampil pesan” logout berhasil”

sesuai

5.2.3 Kesimpulan Hasil Pengujian

Berdasarkan hasil pengujian yang telah dilalukan dapat dilihat bahwa perangkat lunak mengeluarkan hasil sesuai dengan harapan user di PQEC Institute

38

4.1. Analisis Sistem Yang Berjalan

Analisis sistem merupakan penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian–bagian komponennya. Maksudnya adalah untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan–permasalahan kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan–perbaikan.

Analisis sistem yang sedang berjalan bertujuan untuk mengetahui lebih jelas bagaimana cara kerja sistem tersebut dan masalah yang dihadapi sistem. Analisis tersebut dapat dijadikan landasan usulan perancangan analisis sistem yang sedang berjalan yang dilakukan berdasarkan urutan kejadian yang ada dan dari urutan kejadian tersebut dapat dibuat diagram alir dokumen (flowmap). Di dalam analisis sistem terdapat beberapa langkah dasar yang harus dilakukan adalah sebagai berikut:

a. Mengidentifikasi masalah yang sedang terjadi b. Memahami kerja dari sistem yang ada

c. Analisis sistem yang berjalan d.Membuat laporan hasil analisis

perancangan sistem selanjutnya. Adapun analisis dokumen dapat dilihat dibawah ini:

1. Nama Dokumen : Formulir registrasi

Deskripsi : Formulir yang diisi oleh siswa baru yang berisikan tentang data siswa keseluruhan.

Fungsi :Mengetahui data siswa

Rangkap : Satu

Sumber Data : Siswa Ke : Front office

Atribut : nama lengkap, jenis kelamin, agama, tempat lahir, tanggal lahir, alamat, pendidikan terakhir, alamat orang tua/wali, nama orang tua/wali, pekerjaan orang tua/ wali, tanggal masuk, pilihan jadwal

2. Nama Dokumen : Data Siswa

Deskripsi : Rekap arsip data siswa berdasarkan formulir registrasi yang telah diisi oleh siswa

Fungsi : Arsip data siswa yang terdapat pada PQEC

Sumber Data : Formulir registrasi Ke : sekretariat

Atribut : nama lengkap, jenis kelamin, agama, tempat lahir, tanggal lahir, alamat, pendidikan terakhir, alamat orang tua/wali, nama orang tua/wali, pekerjaan orang tua/ wali, tanggal masuk, pilihan jadwal,foto

3. Nama Dokumen : Data pendaftar

Deskripsi : Data yang berisi jumlah pendaftar dalam setiap bulan

Fungsi : Untuk mengetahui jumlah pendaftar dalam setiap hari

Rangkap : 1

Sumber Data : Front office

Ke : sekretariat

Atribut : tanggal pendaftaran, nama pendaftar,pilihan jadwal

4. Nama Dokumen : Kartu bayaran

Deskripsi : kartu bayaran bulanan siswa Fungsi : untuk validasi bayaran siswa

Rangkap : 1

Sumber Data : front office

Deskripsi : data - data siswa yang ada d PQEC

Fungsi : untuk mengetahui data - data siswa yang ada d PQEC

Rangkap : 1

Sumber Data : front office

Ke : head master

Atribut : bulan, tahun, sesi, kelas, jumlah

6. Nama Dokumen : data naik level

Deskripsi : data yang berisi kenaikan level siswa Fungsi : arsip data naik level

Sumber Data : sekretariat

Atribut : nama, tanggal, sesi, dari kelas, ke kelas, nilai

7. Nama Dokumen : sertifikat Deskripsi : bukti kelulusan

Fungsi : tanda lulus dari PQEC

Rangkap : 1

Atribut : no kelulusan, nama, sesi, materi, nilai, index, pernyataan

8. Nama Dokumen : lap.kelulusan

Deskripsi : laporan berisi data kelulusan untuk diserahkan kepada Head master

Fungsi : untuk mengetahui jumlah siswa yang lulus pada ujian pada periode tertentu

Sumber Data : sekretariat

Atribut : nama

4.1.2.Analisis prosedur yang sedang berjalan

Analisis prosedur merupakan kegiatan menganalisis prosedur-prosedur kerja yang terjadi pada sistem yang sedang berjalan. Adapun hasil dari kegiatan analisis ini berupa gambaran nyata dari urutan kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh unit - unit organisasi khususnya dalam kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan pengolahan data.

Analisis prosedur yang berjalan menguraikan secara sistematis aktivitas - aktivitas yang terjadi dalam sistem informasi manajemen pendidikan di PQEC,diantaranya:

a. Prosedur pendaftaran siswa baru dari sistem informasi yang berjalan

1. Front office memberikan formulir kepada calon siswa untuk diisi oleh

calon siswa. Pada formulir juga disertakan penjelasan mengenai uang pendaftaran serta Biaya administrasi bulan pertama yang dibayar

dan arsip siswa

3. Setelah itu front office membuat kartu bayaran dan kartu level yang kemudian di serahkan kepada calon siswa.

4. Setelah proses pendaftaran selesai sekretariat memetakan siswa baru ke dalam data kelas yang kemudian data tersebut di arsipkan

5. Front office membuat laporan data pendaftar (berkala biasanya

perbulan) untuk diserahkan ke head master

6. Lalu sekretariat Membuat lap.data kelas yang diperbaharui

4.1.2.1.Flow Map

Flowmap adalah diagram alir yang menggambarkan pergerakan

proses diantara unit kerja yang berbeda–beda, sekaligus menggambarkan arus dari dokumen, aliran data fisik, entitas–entitas sistem informasi dan kegiatan operasi yang berhubungan dengan sistem informasi

Data pendaftar

Proses pendaftaran calon siswa pada sistem yang berjalan

Head Master Sekretariat Front office Calon siswa Formulir Formulir Mengisi Formulir Form isi Form isi A.siswa Data_siswa Form isi Membuat kartu bayaran Kartu bayaran Form isi Kartu bayaran Membuat kartu Level Kartu level Kartu level A.pendaft ar A.pendaftar Membuat lap.pendaftar perbulan A.pendaftar Lap.pendaftar perbulan Lap.pendaftar perbulan A.siswa A.kelas memasukan siswa ke Arsip kelas

A.siswa A.kelas A.siswa A.siswa A.kelas Membuat lap.data kelas A.kelas A.kelas

Lap.data kelas Lap.data kelas Menambah data

pendaftar ke arsip pendaftar

Menambahkan data form isi ke arsip siswa

Form isi

A.pendaftar

Gambar 4.1flowmap pendaftaran siswa pada sistem informasi yang berjalan

Ket: A.siswa= arsip data siswa A.kelas=arsip data kelas A.pendaftar= arsip data pendaftar

2. Bag. Keuangan menerima kartu bayaran dan uang bayaran lalu memvalidasi kartu bayaran

3. Setelah itu bag. keuangan mendata transaksi bayaran siswa ke dalam arsip data bayaran siswa yang kemudian kartu bayaran valid di serahkan kembali kepada siswa

Gambar 4.2flowmap iuran bulanan siswa pada sistem informasi yang berjalan

b. Prosedur kenaikan level pada sistem informasi yang berjalan

1. Siswa menyerahkan kartu bayaran dan kartu level ke sekretariat 2. Kemudian sekretariat akan mengecek kartu bayaran ada tunggakan

atau tidak.apabila ada maka sekretariat akan mengkonfirmasi tunggakan dan mengembalikan kartu bayaran dan kartu level. 3. Bila tidak ada tunggakan maka sekretariat akan menguji siswa

secara lisan, kemudian tes tersebut di beri nilai.

4. Bila nilai kompeten maka sekretariat akan memvalidasi kartu level dan siswa tersebut dinyatakan naik level, lalu kartu bayaran yang telah di validasi di kembalikan ke siswa

5. Kemudian sekretariat akan mendata kenaikan level siswa ke arsip naik level dan mengubah serta menambah data siswa naik level ke kelas dengan level selanjutnya. Di PQEC Institute terdapat 7 tahapan level NC1 dengan waktu tempuh 1 bulan, NC2 dengan waktu tempuh 1 bulan, NC3 dengan waktu tempuh 1 bulan, E1 dengan waktu tempuh 2 bulan, E2 dengan waktu tempuh 2 bulan, Intermediate dengan waktu tempuh 2 bulan, dan Advance dengan waktu tempuh 2 bulan

6. Bila nilai siswa tersebut belum kompeten maka sekretariat akan mengkonfirmasi dan mengembalikan kartu level.

Tidak tidak Kartu level(valid) Konfirmasi tunggakkan Konfirmasi tidak kompeten Mendata kenaikan level A naik level Kartu bayaran Validasi kartu naik level Menguji secara lisan siswa & menilainya Kartu level Nilai Kartu level Nilai Kompeten? Kartu level Kartu bayaran Kartu level Kartu bayaran Kartu level Kartu bayaran Kartu level nilai Mengubah &menambah data siswa naik level ke

kelas dengan level selanjutnya

A.kelas

Kartu level valid

Nilai

A.kelas

Data kenaikan level A.kelas Data kenaikan level Kartu level nilai ya

Kartu level valid Data kenaikan level

Kartu level valid

Gambar 4.3flowmap naik level siswa pada sistem informasi yang berjalan

Ket: A.kelas= arsip data kelas

c. Prosedur kelulusan pada sistem informasi yang berjalan

1. Apabila siswa yang telah mencapai level advance maka ia berhak mengikuti ujian kelulusan.

2. Pengajar memberikan soal ujian kepada siswa

3. Soal yang telah diisi oleh siswa diserahkan kembali ke pengajar untuk di koreksi dan diberi nilai

4. Pengajar memberikan nilai ujian siswa ke sekretariat untuk didata. 5. Kemudian sekretariat membuat data kelulusan, sebagai acuan

untuk membuat sertifikat kemudian data kelulusan di arsipkan. 6. Sertifikat kemudian di serahkan ke Head master untuk di

H

Sertifikat valid Membuat data

kelulusan

Sertifikat

Menanda tangani sertifikat DN

Lap.kelulusan Data kelulusan

Sertifikat valid

Soal ujian (nilai) Lap data nilai

Data kelulusan

Memeriksa dan menilai jawaban

soal ujian

Mendata nilai siswa Lap data nilai

Soal ujian(isi)

Data kelulusan

Lap data nilai

Membuat sertifikat

Membuat lap.kelulusan

Sertifikat Lap.kelulusan

Gambar 4.4 flowmap kelulusan siswa pada sistem informasi yang berjalan Ket: DN= arsip data nilai H=arsip data kelulusan

4.1.2.2.Diagram Konteks

Diagram konteks merupakan pola penggambaran yang berfungsi untuk memperlihatkan interaksi SI tersebut dengan lingkungan dimana sistem tersebut ditempatkan. Serta untuk menentukan jangkauan dari system. Diagram konteks sistem informasi manajemen pendidikan yang sedang berjalan di PQEC adalah sebagai berikut:

Sistem informasi yang berjalan siswa

pengajar

Head master Kartu_bayaran_valid,

,kartu_level_valid ,kartu bayaran

Kartu level

Kartu_bayaran, kartu_level,

Lap_data_kelas ,lap_pendaftar_perbulan,

sertifikat, lap.kelulusan

lap_data_nilai Calon_siswa

Formulir,kartu_bayaran,kartu_level Form_isi

Gambar 4.5 diagram konteks pada sistem informasi yang berjalan

4.1.2.3.Data Flow Diagram

DFD (data flow diagram) menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir.

Proses Pendaftaran

Siswa

2 Proses Bayaran Bulanan

3 Proses Naik Level pada

Siswa Calon_Siswa

Head master Kartu_bayaran

Kartu_bayaran

Kartu_level , kartu_bayaran

formulir _{Lap.pendaftar}

perbulan

Kartu_bayaran_valid

Sertifikat, lap.kelulusan 4

Proses kelulusan siswa

pengajar Lap_data_nilai Kartu_level(valid) ,

kartu_bayaran Kartu_level Siswa

Gambar 4.6 DFD level 1 proses manajemen pendidikan pada sistem informasi

2. Data Flow Diagram Level 2 proses 1 (pendaftaran siswa baru) pada sistem yang sedang berjalan.

Calon_siswa

1.2 Menambahkan data form isi ke arsip siswa

Arsip_siswa 1.3 Membuat kartu bayaran Head master 1.4 Membuat kartu level 1.5 Membuat lap.pendaftar perbulan Arsip_pendaftar 1.6 Memplot siswa

ke Arsip kelas

1.7 Membuat lap.data kelas Form_isi Arsip_siswa Arsip_siswa Kartu_bayaran Form_isi Form_isi Kartu_level Arsip_ pendaftar Arsip_ pendaftar Arsip_pendaftar Arsip_pendaftar Lap.pendaftar_perbulan Arsip_kelas Arsip_siswa Arsip_siswa Arsip_kelas Arsip_kelas Arsip_kelas Arsip_kelas Lap.data_kelas 1.1 Menambah data pendaftar ke arsip

pendaftar

Form_isi

Gambar 4.7 DFD level 2 proses 1 (pendaftaran siswa baru) pada sistem informasi

Validasi kartu bayaran

siswa

2.2 Mendata

proses bayaran ke

arsip

Arsip_bayaran_siswa_perbulan Kartu_bayaran

Kartu_bayaran_valid

Kartu_bayaran_valid

Data_bayaran_siswa Data_bayaran_siswa

Gambar 4.8 DFD level 2 proses 2(proses iuran bulanan siswa) pada sistem

4. Data Flow Diagram Level 2 proses 3 (proses naik level siswa) pada sistem yang sedang berjalan.

siswa 4.1 Mengecek tunggakan 4.2 Konfirmsi tunggakan _4.3 Menguji secara lisan siswa lalu menilainya 4.5 Konfirmasi tidak kompeten 4.6 Validasi kartu naik level 4.4 Cek nilai 4.7 Mendata kenaikan level 4.8 Mengubah &menambah data siswa naik level ke kelas dengan level

selanjutnya

Arsip data kenaikan level Kartu_level,kartu_bayaran Kartu_level, kartu_bayaran Kartu_level, Kartu_level, kartu_bayaran Kartu_bayaran Kartu_level, nilai Kartu_level Kartu_level Kartu_level,nilai Kartu_level valid ,nilai

Data kenaikan level Data kenaikan level,

Kartu_level valid Kartu level valid

Arsip kelas Arsip kelas

Arsip kelas

Data kenaikan level

Gambar 4.9 DFD level 2 proses 3 (proses naik level siswa) pada sistem informasi

5.2 Membuat lap.kelulusan

Arsip_data_kelulusan

Head master

5.3 Membuat

sertifikat Data kelulusan

Lap.kelulusan Data kelulusan

Data kelulusan

sertifikat

Gambar 4.10 DFD level 2 proses 4 (proses kelulusan) pada sistem informasi

yang berjalan

4.1.3. Evaluasi sistem yang berjalan

Banyak permasalahan dan kendala yang terdapat dalam sistem informasi manajemen pendidikan di PQEC Institute. Jika tidak segera mendapatkan solusi yang baik maka sistem ini akan berjalan di tempat dan ke depannya akan menghambat kinerja dari sistem tersebut.

Berikut adalah beberapa masalah yang ada di dalam sistem dan solusi yang dianjurkan oleh penulis :

Table 4.1 evaluasi sistem yang berjalan

NO Permasalahan Solusi

1 Pengolahan data siswa, data iuran bulanan, dan data kenaikan level dan data kelulusan yang terkait dengan sistem manajemen pendidikan masih belum terkomputerisasi, media penyimpanan data yang belum terintegrasi sehingga sering terjadi penyimpanan data yang sama berulang kali

Mengintegrasikan seluruh sistem ke dalam satu database

2 Tidak praktisnya pendataan siswa,masih terjadi kesalahan dalam proses pencatatan data siswa, sulitnya melakukan pencarian data karena membutuhkan waktu yang lama karena hanya menggunakan sistem pengarsipan dokumen.

Membuat sistem

yang dapat

melakukan

pencarian data, , mengubah data dsb.

3 Pengolahan secara manual menyebabkan pembuatan laporan berjalan lambat dan terkadang terdapat kesalahan.

Membuat system

yang dapat

melakukan

pembuatan laporan.

4.2 Perancangan Sistem

Setelah dilakukan tahap analisis, tahap selanjutnya adalah perancangan sistem dilakukan berdasarkan kebutuhan manajemen dan memperbaiki kelemahan yang ada serta merupakan pedoman untuk melakukan pengembangan sistem.

rencana perancangan sistem yang baru ini yaitu : 1. Untuk memenuhi kebutuhan para pemakai sistem. 2. Dapat mengefisienkan waktu.

3. Memperkecil kesalahan dan permasalahan yang timbul didalam proses pengolahan data.

4. Agar sistem komputerisasi dapat lebih meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja pada bagian administrasi.

5. Hasil program pengolahan datanya akan lebih efisien, efektif dan mudah digunakan.

4.2.2 Gambaran Umum Sistem yang Diusulkan

Gambaran umum tentang sistem yang diusulkan dalam proses perancangan sistem ini yaitu penulis akan membangun suatu sistem informasi manajemen pendidikan yang berfungsi sebagai penyedia layanan untuk para staff PQEC Institute untuk meningkatkan kinerja sehingga pemrosesan data bisa lebih cepat, efektif dan efisien seteah dirancangnya sistem informasi ini.

4.2.3 Perancangan Prosedur yang Diusulkan

Perancangan prosedur merupakan awal dari pembuatan suatu sistem yang didalamnya terdapat proses-proses yang akan diperlukan dalam pembuatan sistem. Sedangkan perancangan prosedur yang diusulkan merupakan tahap untuk

memperbaiki dan meningkatkan kerja sistem tersebut dari sistem sebelumnya. Perancangan prosedur ini akan di jelaskan dengan menggunakan flowmap, diagram konteks, DFD, kamus data sebagai solusi dari permasalahan yang ada di dalam sistem.

4.2.3.1 Flow Map

Diagram alir data (flowmap) merupakan gambaran hubungan antara entity

yang terlihat berupa aliran-aliran dokumen yang ada. Bagian alir dokumen disebut juga bagian alir formulir tang merupakan bagian alir yang menunjukan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusannya.

Lap.pendaftar perbulan

Lap.data kelas Cetak lap.data

kelas

Kartu level

Cetak lap.pendaftar

perbulan

SI.MPen Form Isi

Kartu bayaran Input data form isi

Form Isi

Lap.pendaftar perbulan Lap.data kelas Kartu bayaran

Kartu level

cetak kartu bayaran & kartu

level

memasukan siswa ke kelas

Update Formulir

Kartu bayaran

Proses iuran bulanan siswa pada sistem yang diusulkan

BAK

Kartu bayaran(valid)

sekertariat siswa

Validasi kartu bayaran Input data bayaran

SI.MPen Kartu bayaran Kartu bayaran

Kartu bayaran

Bukti bayaran

Cetak bukti pembayaran Bukti bayaran

Tidak

ya

Input data kenaikan level Konfirmasi tidak kompeten Kompeten? Menguji secara lisan lisan siswa &

menilainya Kartu level SI.MPen Kartu level Kartu level tunggakkan Kartu level Kartu level nilai Kartu level nilai Kartu level Kartu level Validasi kartu naik level Kartu level(valid) Mengubah &menambah data siswa naik level ke kelas dengan level

selanjutnya

Cetak bukti naik level

Bukti naik level Kartu level(valid)

Bukti naik level

Proses kelulusan pada sistem yang berjalan

sekretariat pengajar headmaster siswa Soal ujian(isi) Memeriksa dan menilai jawaban soal ujian Sertifikat Sertifikat Membuat laporan data nilai siswa

Lap data nilai Soal ujian Sertifikat valid Menanda tangani sertifikat Soal ujian(isi) Soal ujian Mengisi soal

Lap data nilai

Soal ujian (nilai)

Lap.kelulusan Si.MPen Input data nilai

siswa Cetak lap.kelulusan Lap.kelulusan Sertifikat valid mencetak sertifikat Sertifikat valid

memberikan masukan data dan ada pihak yang memberikan keluaran sistem. Dalam hal ini pihak luar sering disebut sebagai terminator, yaitu suatu perangkat orang atau organisasi. Diagram Konteks menerangkan keterkaitan antara entitas-entitas dalam suatu sistem. Disini dapat kita lihat pihak luar atau lingkungan yang memberikan masukan data dan ada pihak yang memberikan keluaran sistem pada sistem informasi manajemen pendidikan (SIMPen) pada PQEC Institute yang diusulkan.

SI.MPen Siswa

Head Master

Pengajar Lap.data_kelas, lap.pendaftaran_perbulan,

lap.kelulusan, sertifikat

lap.data_nilai kartu bayaran,

kartu level

kartu bayaran, kartu level, kartu bayaran valid,bukti bayaran , kartu level valid,bukti_naik_level

Calon_Siswa Form_isi

Formulir, kartu_level,kartu_bayaran

Deskripsi Entitas Eksternal

Entitas eksternal yang terdapat di dalam perangkat sistem ini adalah siswa, pengajar, dan Head Master. Semua entitas luar ini terlibat dengan kegiatan manajemen pendidikan yang ada di PQEC.

Deskripsi Proses

Entitas luar siswa memberikan masukan ke dalam proses berupa formulir isi, kartu bayaran, dan kartu level. Sementara proses memberikan keluaran berupa formulir, kartu bayaran, kartu level, kartu bayaran valid, kartu level valid. Entitas luar yang kedua adalah pengajar, entitas luar ini hanya memberikan masukan saja ke dalam proses berupa laporan data nilai, Entitas luar yang terakhir adalah Head

master, entitas luar ini hanya menerima laporan yang dikeluarkan oleh sistem

laporan tersebut berupa laporan data kelas, laporan pendaftar perbulan , laporan kelulusan serta sertifikat.

4.2.3.3 Data Flow Diagram

Data Flow Diagram adalah suatu model logika data atau proses yang

dibuat untuk menggambarkan dari mana asal data dan kemana tujuan data yang keluar dari sistem, dimana data disimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut dan interaksi antara data yang tersimpan dan proses yang dikenakan pada data tersebut. Data flow diagram dapat menggambarkan penyimpanan data dan proses yang mentransformasikan data, juga dapat menunjukan hubungan antara data, sistem dan proses pada sistem.

2 Proses Bayaran Bulanan

3 Proses Naik Level pada

Siswa Kartu_bayaran

Kartu_level , kartu_bayaran

Kartu_bayaran_valid,bukti_bayaran

Sertifikat, lap.kelulusan

4 Proses kelulusan

siswa

pengajar Lap_data_nilai Kartu_level(valid) ,

kartu_bayaran Kartu_level,bukti_naik_level Siswa

Gambar 4.16 DFD level 1 pada sistem informasi manajemen pendidikan yang

diusulkan

Deskripsi Entitas Eksternal

Seperti halnya diagram konteks yang terdapat pada bagian sebelumnya Entitas eksternal DFD level 1 adalah siswa, pengajar, dan Head Master. Semua pengguna tersebut terlibat langsung di dalam proses kegiatan manajemen pendidikan tersebut kecuali Head Master yang hanya menerima laporan – laporan yang terkait dengan proses kegiatan manajemen pendidikan

Deskripsi Proses

Sistem menerima masukan berupa data siswa dari formulir pendaftaran yang telah diisi oleh calon siswa untuk kemudian diproses. Setelah itu sistem akan mencetak kartu bayaran dan kartu level yang kemudian di berikan kepada siswa. Kartu bayaran digunakan oleh siswa sebagai tanda bukti bahwa siswa tersebut sudah melakukan iuran bulanan sementara kartu level digunakan sebagai catatan kenaikan level tiap siswa. Sistem juga menerima masukan berupa data bayaran siswa perbulan, kenaikan level, data nilai dan data kelulusan. Sistem juga mencetak laporan data kelas, laporan pendaftar perbulan, laporan kelulusan serta sertifikat semuanya itu ditujukan kepada Head Master yang digunakan sebagai pertimbangan pengambilan keputusan untuk proses kegiatan manajemen pendidikan di PQEC.

siswa

1.2 Input data form

isi 1.3 Cetak kartu bayaran& kartu level 1.4 Memplot siswa ke kelas 1.5 Cetak lap.pendaftar berkala 1.6 Cetak lap.data kelas Tabel_data_siswa Data_siswa Data_siswa Data_siswa Kartu_bayaran& Kartu_level Data_siswa Head Master lap.pendaftar

perbulan Data_kelas Lap. Data_kelas Cetak formulir Tabel_kelas Data_siswa ulir Tabel_formulir Data_form

Gambar 4.17 DFD level 2 proses 1 pada sistem informasi manajemen pendidikan

3. DFD level 2 proses 2 (pendaftaran siswa) sistem informasi manajemen pendidikan yang diusulkan

siswa 2.1 Input data bayaran 2.2 Validasi kartu bayaran Tabel_trans_bayaran Kartu_bayaran Data_bayaran Kartu_bayaran Kartu_bayaran_valid 2.3 Cetak bukti bayaran Data_bayaran Bukti_bayaran

Gambar 4.18 DFD level 2 proses 2 pada sistem informasi manajemen pendidikan yang diusulkan

4. DFD level 2 proses 3 (naik level siswa) sistem informasi manajemen pendidikan yang diusulkan

siswa 4.1 Memeriksa tunggakan 4.2 Konfirmasi tunggakan 4.5 Konfirmasi tidak kompeten 4.6 Input data kenaikan level 4.7 Mengubah & menambah data siswa naik level ke kelas dengan level

selanjutnya 4.8 Validasi kartu naik level 4.3 Menguji secara lisan siswa dan menilainya

4.4 Memeriksa nilai

kompeten atau tidak

Kartu_level Data_ Tabel_trans_bayaran bayaran Kartu_level Kartu_level Kartu_level Kartu_level,nilai Kartu_level Kartu_level Kartu_level,nilai Tabel_naik_level Kartu_level Kartu_level_ valid Data_kenaikan_level Tabel_detail_kelas Data_kenaikan_level Data_kenaikan_level 4.9 Cetak bukti_ naik_level Data_kenaikan_level Bukti_ kenaikan_ level

Gambar 4.19 DFD level 2 proses 3 pada sistem informasi manajemen pendidikan

Head master

4.2 Cetak lap.kelulusan

4.3 Cetak sertifikat Data_nilai

Data_nilai

Lap. kelulusan

sertifikat

Gambar 4.20 DFD level 2 proses 4 pada sistem informasi manajemen pendidikan

yang diusulkan

4.2.3.4 Kamus Data

Kamus data adalah suatu daftar data elemen yang terorganisir dengan definisi yang tetap dan sesuai dengan sistem, sehingga user dan analis sistem mempunyai pengertian yang sama tentang input, output dan komponen data store.

Pembentukan kamus data didasarkan pada alur data yang terdapat pada DFD

Alur data pada DFD bersifat global (hanya menunjukkan nama alur datanya tanpa menunjukkan struktur dari alur data). Untuk menunjukkan struktur dari alur data

secara rinci maka dibentuklah kamus data

parno.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/.../SI_10_Kamus_Data.pdf .

Adapun kamus data dapat dilihat di bawah ini : 1. Nama aliran data : Form_isi

Deskripsi : formulir yang telah di isi oleh calon siswa/siswa

Alias : formulir

Struktur data :nama, jenis_kelamin, agama, tempat_lahir, tanggal_lahir, alamat, pendidikan_terakhir, alamat_ortu/wali, nama_ortu/wali, pekerjaan ortu/ wali, tanggal_masuk, kode_sesi, foto

2. Nama aliran data : Data_siswa

Deskripsi : data – data mengenai siswa

Alias : -

Keterlibatan proses : P1.2 – table_data_siswa, table_data_siswa – P1.3, table_data_siswa – P1.4, P1.4- tabel_kelas, tabel_data_siswa – P1.5

Struktur data :nis, nama, jenis_kelamin, agama, tempat_lahir, tanggal_lahir, alamat, alamat_ortu/wali, pendidikan_terakhir, nama_ortu/wali, pekerjaan_ortu /wali, tanggal_masuk, bulan_masuk, tahun_masuk, foto, status

3. Nama aliran data : kartu_level

Deskripsi :kartu yang diberikan kepada siswa untuk validasi kenaikan level

Alias : kartu_level_valid, data_kenaikan_level, nilai Keterlibatan proses : P1 – siswa, siswa – P4, P4 – siswa, P1.3 – siswa,

siswa – P4.1, P4.2 – siswa, P4.1 – P4.2, P4.1 – P4.3, P4.3 – P4.4, P4.4 – P4.5, P4.5 – siswa, P4.8 – siswa, P4.6 – P4.8, P4.4 – P4.6, P4.6 – table_naik_level, table_naik_level – P4.7, P4.7 – table_ detail_kelas

Struktur data :no_test, nis, nama, alamat, kode_sesi, tanggal_masuk, tanggal_tes, level, nilai_oral_test

P2.2, P2.2 – siswa , table_trans_bayaran – P4.1 Struktur data :no_bayar, nis, nama, alamat, kode_sesi,

tanggal_masuk, tanggal_bayar, bulan_bayar, tahun_bayar, jadwal_kelas, level

5. Nama aliran data : lap.pendaftar perbulan

Deskripsi :laporan yang berisi laporan pendaftar perbulan yang diberikan kepada head master

Alias : -

Keterlibatan proses : P1 –head master, P1.5 –head master, Struktur data : nis, nama, kode_sesi, tanggal_masuk

6. Nama aliran data : data_detail_jadwal

Deskripsi : data detail mengenai jadwal masuk siswa Alias : lap.data_kelas

Keterlibatan proses : P1 –head master, table_detail_jadwal – P1.6, P1.6

–head master, table_detail_jadwal – P3.1

Struktur data : nis, nama, jadwal_kelas, hari, jam, ruang, level, ket

7. Nama aliran data : lap.data nilai

Deskripsi : laporan yang diberikan oleh pengajar kepada sekretariatyang berisi data nilai ujian kelulusan siswa untuk di input ke dalam sistem

Keterlibatan proses : pengajar – P5, : pengajar – P5.1, P5.1 – table nilai, table_nilai – P5.2, table_nilai – P5.3

Struktur data :nis, nama, jadwal_kelas, kode_pelajaran, nama_pelajaran, no_nilai, nilai, periode_ujian

8. Nama aliran data :lap. kelulusan

Deskripsi : laporan yang berisi data kelulusan siswa – siswa yang telah mengikuti ujian yang di berikan kepada

head master

Alias : -

Keterlibatan proses : P5 - head master, P5.2 - head master

Struktur data : nis, nama, periode_ujian, jadwal_kelas

9. Nama aliran data :sertifikat

Deskripsi : tanda lulus yang diberikan kepada siswa yang telah mengikuti ujian

Alias : -

Keterlibatan proses : P5 - head master, P5.3 - head master

Struktur data :no_kelulusan, nis, nama, periode_ujian, nama_pelajaran, nilai

4.2.4 Perancangan Basis Data 4.2.4.1 Normalisasi

Normalisasi digunakan untuk menyusun tabel - tabel data yang diperlukan oleh Program. Normalisasi dilakukan demi efisiensi data sehingga menghasilkan struktur tabel yang normal. Normalisasi dilakukan untuk mengelompokan tabel yang memiliki atribut yang banyak ke dalam tabel – tabel yang sudah dikelompokan atribut – atributnya.

tanggal_masuk, kode_sesi, bulan_masuk, tahun_masuk, nis, nama, alamat, kode_sesi, tanggal_masuk, tanggal_tes, level, ket, nilai_oral_test, no_bayar, nis, nama, alamat, kode_sesi, tanggal_masuk, tanggal_bayar, bulan_bayar, tahun_bayar, jadwal_kelas, level, nis, nama, kode_sesi, tanggal_masuk, nis, nama, jadwal_kelas, hari, kode_kelas, status_kelas, dari_kelas, ke_kelas jam, ruang, level, jadwal_kelas, nis, nama, nis, nama, jadwal_kelas, kode_materi, nama_materi, no_nilai, nilai, periode_ujian, nis, nama, periode_ujian, jadwal_kelas, no_kelulusan, nis, nama, periode_ujian, nama_materi, nilai}

2. Normalisasi pertama (1nf)

={ nama, jenis_kelamin, agama, tempat_lahir, alamat, pendidikan_terakhir, alamat_orang_tua/wali, foto, status, nama_orangtua/wali, pekerjaan orangtua/wali, tanggal_masuk, nis, bulan_masuk, tahun_masuk, no_test, tanggal_test, level, nilai_oral_test, no_bayar, tanggal_bayar, bulan_bayar, tahun_bayar, jadwal_kelas, hari, jam, ket ,kode_kelas, status_kelas, dari_kelas, ke_kelas, ruang, nip, nama_pengajar,no_absen tanggal_absensi, keterangan, kode_materi, nama_materi, no_nilai, nilai, periode_ujian, no_kelulusan}

3. Normalisasi kedua(2nf)

Table_jadwal={jadwal_kelas*, ruang, level, hari, jam, ket } materi={kode_materi*, nama_pelajaran}

Data_siswa={ nis* , nama, jenis_kelamin, agama, tempat_lahir, alamat, pendidikan_terakhir, alamat_orang_tua/wali, nama_orangtua/wali, pekerjaan orangtua/wali, tanggal_masuk, bulan_masuk, tahun_masuk, foto, status } Table_kelas={kode_kelas*, jadwal_kelas**, nis**, periode, tahun, status_kelas }

Data_naik_level={no_test*, tanggal_test, nilai_oral_test, nis**, dari_kelas, ke_kelas }

Data_bayaran={no_bayar*, tanggal_bayar, bulan_bayar, tahun_bayar , nis**, kode_kelas**}

Data_ujian={no_kelulusan*, periode_ujian, nis**, nilai, kode_materi**} 4. Normalisasi ketiga (3nf)

Data_siswa={ nis* , nama, jenis_kelamin, agama, tempat_lahir, alamat, pendidikan_terakhir, alamat_orang_tua/wali, nama_orangtua/wali, pekerjaan orangtua/wali, tanggal_masuk, bulan_masuk, tahun_masuk, foto, status } Table_jadwal={jadwal_kelas*, kode_ruang**,kode_sesi**, ket }

Tabel_ruangan={kode_ruang*, ruang, level} Tabel_sesi={kode_sesi*, hari, jam}

Table_kelas={kode_kelas*,jadwal_kelas**,nis**, periode,tahun,status_kelas } Data_naik_level={no_test*,tanggal_test,nilai_oral_test,nis**,dari_kelas, ke_kelas }

Data_bayaran={no_bayar*, tanggal_bayar, bulan_bayar, tahun_bayar , nis**, kode_kelas**}

4.2.4.2 Relasi Tabel

Setelah proses normalisasi maka dibuatlah tabel relasi. Berikut tabel relasi dari hasil normalisasi di atas :

Data_siswa PK nis* nama jenis_kelamin agama tempat_lahir tgl_lahir alamat alamat_ortu pendidikan_terakhir nama_ortu/wali pekerjaan_ortu/wali tanggal_masuk bulan_masuk tahun_masuk foto status tabel_sesi PK kode_sesi* hari jam tabel_jadwal PK jadwal_kelas* kode_sesi** kode_ruang** ket tabel_kelas PK kode_kelas* jadwal_kelas** nis** periode tahun status_kelas data_naik_level PK no_test* tanggal_test nilai_oral_tes nis** dari_kelas ke_kelas data_ruangan PK kode_ruang* ruang level data_bayaran PK no_bayar* tanggal_bayar bulan_bayar tahun_bayar nis** kode_kelas** detail_nilai kode_materi** nilai no_kelulusan** data_kelulusan PK no_kelulusan* periode_ujian nis** materi PK kode_materi* nama_pelajaran

Gambar 4.21 relasi tabel

4.2.4.3 Entity Relationship Diagram

Entity Relational Diagram (ERD) adalah diagram yang memperlihatkan

antar entitas tersebut. Kerelasian antar entitas dapat dikelompokkan dalam 3 jenis, yaitu:

1. Satu ke satu (One To One) 2. Satu ke banyak (One To Many) 3. Banyak ke banyak (many To Many) Berikut ERD dari relasi tabel di atas :

Siswa melakukan memiliki melakukan Bayaran Jadwal mempunyai Ruang Sesi Naik_level ujian memiliki Detail nilai materi mempunyai 1 n

1 1 n

1 n n n n 1 1 memiliki melakukan 1 ₁ n 1 1

Gambar 4.22Entity Relationship Diagram

4.2.4.4 Struktur file

Langkah berikutnya yang harus dilakukan adalah menentukan file – file apa saja yang harus disediakan dan akan digunakan dalam aktivitas kerja jika sistem ini diimplementasikan. Pemilihan file yang akan dibentuk dapat ditentukan dari skema ERD yang telah ditransformasikan ke dalam bentuk tabel yang lebih normal.

Tabel yang sudah normal tersebut selanjutnya akan dibuatkan struktur filenya. Struktur digunakan dalam perancangan sistem, karena struktur file akan menentukan struktur fisik database. Sruktur file berisi data yang harus disimpan

Nama file : data_siswa

Media penyimpanan : harddisk

Tabel 4.2 struktur file siswa

no nama item data type lebar keterangan

1 nis varchar 6 nomor induk siswa

2 nama varchar 25 nama siswa

3 jenis_kelamin varchar 6 jenis kelamin siswa

4 agama varchar 10 agama siswa

5 tempat_lahir varchar 10 tempat lahir siswa

6 tgl_lahir date tanggal lahir siswa

7 alamat text alamat siswa

8 alamat_ortu text alamat orang tua/ wali siswa

9 pendidikan_terakhir varchar 10 pendidikan terakhir siswa

10 nama_ortu/wali varchar 25 nama orang tua/wali siswa

11 pekerjaan_ortu/wali varchar 10 pekerjaan orang tua/ wali siswa

12 tanggal_masuk date tanggal mendaftar

13 bulan_masuk int 11 bulan mendaftar

14 tahun_masuk varchar 4 tahun mendaftar

15 foto varchar 50 foto siswa

16 status varchar 11 Status aktif,tidak aktif/lulus

2. Bayaran

Nama file: data_bayaran Media penyimpanan: hardisk

Tabel 4.3 struktur file bayaran

no nama item data type lebar keterangan

1 no_bayar int 11 no transaksi bayaran

2 nis varchar 6 nomor induk siswa

3 Kode_kelas varchar 5 kelas yang ditempati siswa

4 bulan_bayar varchar 8 pembayaran untuk bulan

5 tahun_bayar varchar 4 pembayaran untuk tahun

6 tanggal_bayar date tanggal transaksi bayaran

3. Jadwal

Nama file: tabel_jadwal Media penyimpanan: hardisk

Tabel 4.4 struktur file jadwal

no nama item data type lebar keterangan

1 jadwal_kelas varchar 6 kelas yang ditempati siswa

2 kode_sesi varchar 5 sesi yang dipilih siswa

3 kode_ruang varchar 5 kode ruangan

4 ket text Keterangan dari jadwal

4. Kelas

Nama file: tabel_kelas Media penyimpanan: hardisk

Tabel 4.5 struktur file kelas

no nama item data type lebar keterangan

1 Kode_kelas int 11 Kode kelas

Nama file: detail_nilai Media penyimpanan: hardisk

Tabel 4.6 struktur file nilai

no nama item data type lebar keterangan

1 kode_materi varchar 3 kode pelajaran

2 nilai int 11 nilai siswa

3 No_kelulusan varchar 9 Nomer kelulusan siswa

6. materi

Nama file: materi

Media penyimpanan: hardisk

Tabel 4.7 struktur file pelajaran

no nama item data type lebar keterangan

1 kode_materi varchar 3 kode pelajaran

2 nama_materi varchar 25 nama pelajaran

7. Data Kelulusan Nama file: table_lulus Media penyimpanan: hardisk

Tabel 4.8 struktur file kelulusan

No nama item data type lebar keterangan

1 no_kelulusan varchar 9 no lulus siswa

2 Periode ujian varchar 11 Periode ujian

8. Naik level

Nama file: data_naik_level Media penyimpanan: hardisk

Tabel 4.9 struktur file naik level

No nama item data type lebar keterangan

1 no_test int 11 nomer tes siswa

2 tanggal_test date tanggal tes naik level siswa

3 nilai_oral_test int 11 nilai tes naik level siswa

4 nis varchar 6 nomor induk siswa

5 Dari_kelas varchar 5 Kelas sebelum naik level

6 Ke_kelas varchar 5 Kelas yang ditempati setelah naik level

9. Ruangan

Nama file: data_ruangan Media penyimpanan:hardisk

Tabel 4.10 struktur file ruangan

no nama item data type lebar keterangan

1 kode_ruang varchar 5 kode ruangan

2 ruang varchar 12 ruangan

3 level varchar 20 level

10.Sesi

Nama file: tabel_sesi

Media penyimpanan:hardisk

Tabel 4.11 struktur file sesi

No nama item data type lebar keterangan

1 kode_sesi int 5 sesi yang dipilih siswa

2 hari enum nomor induk siswa

1. Pengkodean nis Format : XXX XXX

No urut siswa

Kode sesi Contoh: IIA001

Keterangan: siswa memilih sesi IIA dengan nomor urut 1 2. Pengkodean kelas

Format : XXX.XX

Kode ruangan/ urut level Kode sesi

Contoh: IIM.01

Keterangan : sesi ruangan IIM dengan level ruangan 1/ NC1 3. Pengkodean kelulusan untuk sertifikat

Format : X.XXXX.XXX

No urut siswa kelulusan Tahun kelulusan

Periode kelulusan

Contoh:4.2011.001

4.2.5 Perancangan Antar Muka

Perancangan antar muka dimaksudkan untuk menjelaskan tampilan antar muka perangkat lunak. Perancangan ini di maksudkan untuk melihat rancangan atau gambaran dari tampilan perangkat lunak yang sedang di buat.

4.2.5.1 Perancangan Struktur Menu

Perancangan struktur menu dibuat sebagai alat antar muka dengan pengguna untuk memudahkan pengoperasian perangkat lunak.

Index Front Office Index Bag. keuangan Index Sekretariat SIMPen PQEC (Sistem Informasi manajemen Pendidikan) Data Siswa Data kelas sortir Cari siswa Kenaikan level Form kenaikan level siswa Data kenaikan level siswa Kelulusan siswa Cetak absensi

Input nilai ujian siswa Data kelulusan Help Logout Form registrasi Laporan pendaftaran Data siswa Cetak formulir Help Logout

Form buat kelas Cetak kartu level &

kartu bayaran Form pembayaran Data bayaran

siswa Help Logout

Gambar 4.23 Perancangan Struktur Menu

4.2.5.2 Perancangan Input

Perancangan input pada perangkat lunak ini terdiri dari beberapa rancangan antar muka. Berikut rancangan tampilan input dari perangkat lunak ini:

reset isian. Berikut rancangan tampilan login:

logo

User name

Password

submit reset

copyright

Gambar 4.24Rancangan Tampilan Login

2. Rancangan tampilan untuk front office (proses pendaftaran siswa baru) Tampilan ini berfungsi untuk memasukan data siswa baru dari formulir yang telah diisi oleh calon siswa guna menyimpan data – data tersebut kedalam database. Terdapat beberapa textfield dan listmenu serta 3 tombol

button yang berfungsi browse untuk mengupload foto, tombol simpan

untuk menyimpan data, serta tombol reset untuk menghapus data yang telah diisikan ke dalam textfield dan listmenu. Berikut rancangan tampilan form pendaftaran:

logo

Nama lengkap Jenis kelamin

simpan reset

copyright

Pilih jenis kelamin Agama

Tempat lahir Tanggal lahir

Alamat Pendidikan terakhir Nama orang tua Pekerjaan orang tua

Tanggal daftar

Pilih

Jadwal Pilih Form Registrasi

Form registrasi Laporan pendaftaran Log out

Foto browse

Gambar 4.25Rancangan tampilan Form registrasi

3. Rancangan tampilan untuk Bagian keuangan (proses bayaran bulanan siswa)

Tampilan ini berfungsi untuk memasukan data bayaran siswa ke dalam

database. Terdapat satu textfield untuk memasukan nis, 2 menu list untuk

memasukan data bulan dan tahun bayar serta tombol simpan untuk menyimpan data, serta tombol reset untuk menghapus data yang telah diisikan Berikut rancangan tampilan form bayaran bulanan siswa:

logo

copyright

Form Bayaran Bulanan Siswa

Nomor induk siswa

Untuk Pembayaran Bulan Januari Tahun 2011

proses reset

dalam database. Terdapat 5 textfield untuk mengisi data kenaikan level serta tombol proses untuk menyimpan data, serta tombol reset untuk menghapus data yang telah diisikan Berikut rancangan tampilan form bayaran bulanan siswa:

logo

copyright

proses reset Form kenaikan level siswa

NIS

nama Dari kelas

Ke kelas nilai

Gambar 4.27 Rancangan tampilan form kenaikan level

5. Rancangan tampilan untuk Bagian sekretariat (proses input nilai ujian untuk kelulusan). Tampilan ini berfungsi untuk memasukan data nilai ujian siswa ke dalam database. Terdapat beberapa textfield untuk mengisi data nilai ujian siswa serta tombol proses untuk menyimpan data, serta tombol reset untuk menghapus data yang telah diisikan Berikut rancangan tampilan form bayaran bulanan siswa:

logo

copyright

proses reset Form input nilai ujian siswa

NIS Periode ujian Tahun periode

Nilai xxx Nilai xxx

Gambar 4.28 Rancangan tampilan form input nilai ujian siswa

4.2.5.3 Perancangan Output

Perancangan output digunakan untuk menghasilkan suatu informasi. Perancangan output ini akan menampilkan data keluaran yang diinginkan. Perancangan output tersebut adalah sebagai berikut:

1. Perancangan output laporan pendaftar perbulan

Berisi data pendaftar perbulan berisi nis, nama, jadwal, dan tanggal masuk siswa.

PQEC INSTITUTE BANDUNG

---NIS Nama Jadwal Tanggal Masuk

xxxxx xxxxx xxxxx Xx-xx-xxxx

Gambar 4.29 Rancangan tampilan output laporan pendaftar perbulan

2. Perancangan output laporan kelulusan

Berisi laporan data kelulusan beserta nilai ujian siswa, berisi no kelulusan, nis, periode ujian dan nilai yang diujikan untuk kelulusan.

Gambar 4.30 Rancangan tampilan output laporan kelulusan siswa 3. Perancangan output kartu level

Berisi field nis, nama, alamat, sesi, tanggal masuk, tanggal transaksi naik level, level, dan nilai oral tes.

Gambar 4.31 Rancangan tampilan output kartu bayaran

4. Perancangan output kartu bayaran

Berisi field nis, nama, alamat, sesi, tanggal masuk, tanggal transaksi bayaran, bulan bayar, jumlah, ttd, level

4.2.6 Perancangan Arsitektur Jaringan

Perancangan arsitektur jaringan Usulan terhadap sistem informasi manajemen pendidikan yang diusulkan yaitu dibangunnya sistem informasi manajemen pendidikan yang terkomputerisasi berisi informasi manajemen pendidikan yang sesuai dengan kebutuhan pengguna sistem saat ini yang mana adanya pembangunan jaringan komputer client server sehingga kebutuhan akan data yang berhubungan dengan manajemen pendidikan akan dapat dengan mudah dan cepat diperoleh.

Perancangan arsitektur jaringan untuk gambaran jaringan komputer yaitu pembangunan jaringan komputer Local Area Network untuk mempermudah konektifitas antar unit komputer antar bagian di PQEC Institute Cimahi.

Server(Sekretariat)

Client(Administrasi)

Client (Front Office) HUB

25

3.1. Objek Penelitian

Objek penelitian dilakukan di PQEC Institute Bandung. PQEC merupakan suatu lembaga pendidikan bahasa Inggris yang bertempat di Jl.Raya Cimindi no:263 A Cimahi.

3.1.1. Sejarah Singkat Perusahaan

Private Quick English grammar - conversation berdiri sejak februari 1969,di kampung Lio hujung ,cimahi tepatnya di jalan leuwi gajah depan asrama brimob. Pendiri PQEC adalah bapak M. Benny SL. sebagai pemilik juga pimpinan utama, adapun beliau adalah pensiunan brimob yang sebelumnya pernah beberapa kali keliling dunia pada masa sebelum perang dunia ke-2 hingga masa kemerdekaan Indonesia.

PQEC pernah beberapa kali pindah lokasi ke jl.Rd Ganda No: 55 pada tahun 1973, kemudian pindah ke Jl. Cimindi No: 194 – 196 dan sekarang di Jl. Cimindi 263A. Dalam kiprahnya PQEC berazaskan kekeluargaan, sejak Juni 1991 PQEC di pimpin oleh Ir. Suherlan Benny hingga sekarang.

3.1.2. Visi dan Misi Perusahaan

Karena dorongan serta kebutuhan tuntutan jaman maka PQEC menyelenggarakan pendidikan non Formal atau pendidikan luar sekolah dengan tujuan:

daya manusia yang handal dan berdedikasi.

3. Dapat menyelenggarakan proses belajar dan mengajar bagi rakyat kecil atau kalangan masyarakat menengah ke bawah.

4. Dapat menyelenggarakan pendidikan yang dapat terjangkau secara financialoleh masyarakat menengah ke bawah.

5. Menyelenggarakan kaderisasi dari generasi ke generasi sebagai generasi penerus bangsa.

3.1.3. Struktur Organisasi Perusahaan

Gambar 3.1: Struktur Organisasi PQEC Institute

(Sumber: Sekretariat PQEC Institute) Hj.Trisna Asih

Pemilik

Ir. Suherlan Benny Pimpinan

Hj.Trisna Asih Bendahara

Drs. Herawati Ningsih Sekretaris

Ir. Haryanto Benny Supervisor

Siswa Peserta Didik Staf Pengajar / Instruktur

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Kemajuan ilmu pengetahuan yang berorientasi pada pengembangan teknologi informasi merupakan bagian dari kehidupan masyarakat dunia saat ini. Seperti sekarang ini komputer menjadi salah satu alat pengolahan data yang wajib di miliki oleh suatu perusahaan atau instansi untuk memperlancar informasi dan memungkinkan penggunaan teknologi komputer sebagai alat untuk melakukan proses penyimpanan, pengolahaan ataupun pembuatan laporan.

Suatu lembaga pendidikan dan keterampilan merupakan suatu organisasi yang berfungsi mendidik dan memberikan bekal keterampilan terhadap peserta didik. Manajemen pendidikan dalam suatu lembaga pendidikan meliputi segala aspek pendayagunaaan sumber – sumber (personal maupun material) secara efektif dan efisien untuk menunjang tercapainya pendidikan. Mengaplikasikan suatu sistem informasi ke dalam manajemen pendidikan memungkinkan memfasilitasi proses keseluruhan kegiatan bersama dalam bidang pendidikan agar mencapai tujuan pendidikan secara efektif dan efisien.

PQEC Institute merupakan suatu lembaga pendidikan di bidang bahasa Inggris yang terletak di JL.Raya Cimindi no:263 A Cimahi. Peserta didik yang terdapat di PQEC Institute mulai dari SD kelas 5, SMP, SMA, Mahasiswa dan masyarakat umum yang ingin memiliki keahlian berbahasa inggris secara general. Di PQEC Institute terdapat 7 tahapan / level untuk sampai pada kelulusan dengan target waktu yang ditempuh selama 11 bulan dimana sekretariat melakukan tes terhadap siswa pada setiap kenaikan level.

PQEC Institute berorientasi pada pengajaran bahasa Inggris untuk peserta didik dari kalangan menengah ke bawah dengan biaya yang cukup terjangkau. Maka dari itu banyak

masyarakat sekitar kota Cimahi yang menjadi peserta didik di lembaga pendidikan bahasa Inggris tersebut.

Proses manajemen pendidikan di PQEC Bandung masih belum terkomputerisasi, data akademik belum terintegrasi sehingga masih terjadi redudansi data, media penyimpanan datanya masih menggunakan sistem pengarsipan dokumen karena tempat penyimpanannya masih terbatas sehingga memerlukan waktu yang cukup lama dalam proses pencarian data seperti pada proses pendaftaran siswa, iuran bulanan siswa, kenaikan level dan kelulusan.

Pada proses pendaftaran siswa baru front office harus mencatat data siswa ke dua arsip sekaligus yaitu arsip data siswa, dan arsip pendaftar, sementara sekretariat memasukan data siswa baru ke dalam data kelas. Dalam proses ini masih banyak kesalahan dalam proses pencatatan data siswa dan pemberian laporan kepada Head master. Dalam proses iuran bulanan siswa juga masih banyak kekeliruan dalam proses pencatatan, dan proses pencarian data dari transaksi bayaran siswa yang bersangkutan. Begitu pula pada proses kenaikan level dan kelulusan siswa dalam proses pencatatan dan pemberian laporan oleh sekretariat kepada head master yang masih dilaukan secara manual. Dengan kekurangan sistem informasi yang sedang berjalan tersebut maka kemungkinan adanya pihak yang dirugikan dengan pelayanan yang masih ada, untuk itu dibutuhkan adanya sistem informasi yang terkomputerisasi. Berdasarkan permasalahan di atas, maka diperlukan suatu sistem informasi yang memungkinkan untuk mengolah data-data menjadi suatu informasi yang berguna bagi pihak PQEC dan pimpinan untuk mengambil suatu keputusan demi berlangsungnya manajemen pendidikan yang ada di PQEC. Berdasarkan penjelasan di atas , penulis membuat usulan penelitian ini dengan judul:” Sistem Informasi Manajemen Pendidikan Di PQEC Institute”

1.2 Identifikasi dan Rumusan Masalah

Berdasarkan pada permasalahan yang ada pada latar belakang masalah dapat diidentifikasikan sebagai berikut:

1. Pengolahan data siswa, data iuran bulanan, dan data kenaikan level dan data kelulusan yang terkait dengan sistem manajemen pendidikan masih belum terkomputerisasi, media penyimpanan data yang belum terintegrasi sehingga sering terjadi penyimpanan data yang sama berulang kali.

2. Tidak praktisnya pendataan siswa,masih terjadi kesalahan dalam proses pencatatan data siswa, sulitnya melakukan pencarian data karena membutuhkan waktu yang lama karena hanya menggunakan sistem pengarsipan dokumen.

3. Pengolahan secara manual menyebabkan pembuatan laporan berjalan lambat dan

terkadang terdapat kesalahan.

1.2.1 Rumusan Masalah

Atas dasar identifikasi masalah diatas, maka penulis mencoba merumuskan masalah sebagai berikut :

1. Bagaimana sistem informasi manajemen pendidikan yang berjalan di PQEC Institute

Bandung.

2. Bagaimana perancangan sistem informasi manajemen pendidikan di PQEC Institute

Bandung.

3. Bagaimana pengujian sistem informasi manajemen pendidikan di PQEC Institute Bandung.

4. Bagaimana implementasi sistem informasi manajemen pendidikan di PQEC Institute

1.3 Maksud dan tujuan penelitian 1.3.1 Maksud penelitian

Maksud dari penelitian adalah untuk membangun sistem informasi manajemen pendidikan di PQEC Institute Bandung

1.3.2 Tujuan penelitian

Berdasarkan rumusan masalah yang telah di buat maka tujuan penelitiannya adalah sebagai berikut:

1. Untuk mengetahui sistem informasi manajemen pendidikan yang berjalan di PQEC Institute Bandung.

2. Untuk merancang sistem informasi manajemen pendidikan di PQEC Institute Bandung.

3. Untuk menguji sistem informasi manajemen pendidikan di PQEC Institute

Bandung.

4. Untuk mengimplementasikan sistem informasi manajemen pendidikan di PQEC Institute Bandung.

1.4 Kegunaan Penelitian 1.4.1 Kegunaan Praktis

Diharapkan dengan adanya sistem yang dibahas dalam penulisan tugas akhir ini diharapkan adanya perbaikan dan peningkatan kualitas sistem informasi yang ada di PQEC khususnya dalam pendaftaran siswa baru, proses iuran bulanan siswa, data naik level dan data kelulusan.

1.4.2 Kegunaan Akademis

1. Manfaat bagi dunia ilmu pengetahuan adalah sebagai dasar studi perbandingan dan referensi bagi peneliti lain yang sejenis.

2. Manfaat bagi peneliti sendiri adalah peneliti ini diharapkan dapat menambah masukan dan pengalaman penulis dalam mengaplikasikan ilmu yang telah didapat di bangku kuliah.

1.5 Batasan Masalah

Dalam hal ini perlu dibatasi masalah yang ada, agar pada penjelasan nanti akan lebih terarah dan sesuai dengan yang diharapkan serta terorganisasi dengan baik. Adapun batasan masalah yang ada meliputi:

1. Perancangan sistem informasi ini hanya mencakup manajemen pendidikan yang ada PQEC Institute seperti dalam pendaftaran siswa baru, proses iuran bulanan siswa, data kenaikan level, dan data kelulusan.

2. Laporan yang diberikan untuk headmaster selaku kepala sekolah hanya laporan data kelas, laporan pendaftar perbulan, dan laporan kelulusan

3. Sistem informasi yang dibuat berbasis Client – Server sehingga sistem tersebut hanya mencakup wilayah PQEC saja dan tidak menyertakan sistem dan database selain dari sistem informasi manajemen pendidikan PQEC

1.6 Tempat dan Waktu Penelitian

Usulan penelitian ini dilakukan di di PQEC Institute Bandung bertempat di Jl.Raya Cimindi no:263 A Cimahi. Waktu penelitian di laksanakan selama 5 bulan dari bulan Maret sampai bulan Juli 2011

no Waktu kegiatan 2011

Maret april Mei juni juli

1 Identifikasi kebutuhan pemakai

2 Membuat

prototype

3 Menguji

prototype

4 Memperbaiki

prototype

5 Menguji

prototype

6 Mengembangkan

versi produksi