TANGGUNG JAWAB DAN WEWENANG MANAJEMEN

No. Revisi : 01 Tgl. Terbit : 14 Desember 2010 No. Halaman : 1 dari 29 halaman PEDOMAN MUTU

BAB V TANGGUNG JAWAB DAN WEWENANG MANAJEMEN

REKTOR. TUGAS DAN WEWENANG REKTOR. Rektor sebagai Pimpinan tertinggi Universitas YARSI menyadari dan memahami bahwa kunci keberhasilan penerapan Sistem Manajemen Mutu SMM yang mengacu kepada ISO 9001: 2008 terletak pada tanggung jawabnya. Oleh karenanya Rektor Universitas YARSI secara konsisten melakukan hal sebagai berikut: a. Rektor berkomitmen menerapkan, melaksanakan dan mengembangkan Sistem Manajemen Mutu Universitas YARSI yang mengacu kepada ISO 9001: 2008 dan secara berkesinambungan memperbaiki efektivitasnya, dengan fokus perhatian pada kepuasan sivitas akademika dan pelanggan lain Universitas YARSI Ref to ISO 9001 : 2008, 5.1.5.3 . b. Mengkomunikasikan Sistem Manajemen Mutu beserta persyaratan jasa pendidikan yang harus dipenuhi baik yang ditetapkan oleh perguruan tinggi maupun oleh peraturan perundang – undangan yang berlaku kepada seluruh unit satuan organisasi dan karyawannya. Komunikasi dilakukan secara formal di dalam rapat-rapat koordinasi tiap-tiap unit satuan, sub bagian atau dalam struktur organisasi yang lebih kecil dan komunikasi informal melalui surat edaran, papan pengumuman, email dan lain-lain. Lembaga juga melakukan komunikasi dengan instansi terkait guna memperbaiki proses pendidikankelulusan, hasil penelitian dan hasil pengabdian kepada masyarakat juga kepada orang tua wali mahasiswa Ref to ISO 9001: 2008, 5.1.5.3. c. Menetapkan kebijakan Mutu. Kebijakan Mutu Universitas YARSI khususnya unitsatuan fakultas adalah seperti diutarakan dalam “Lembar Kebijakan Mutu”. Kebijakan Mutu telah memenuhi persyaratan mutu yang dipersyaratkan oleh instansi terkait dan standar ISO 9001: 2008 serta dipakai sebagai panduan kerangka memperbaiki efektivitas Sistem Manajemen Mutu SMM. Kebijakan mutu dikomunikasikan kepada seluruh pegawai dosen, non dosen dan mahasiswa serta akan ditinjau kesesuaiannya apabila dirasakan kurang relevan dengan perkembangan Universitas YARSI Ref to ISO 9001 : 2008, 5.1.5.3 d. Menetapkan Tujuan Mutu. Tujuan Mutu Universitas dibuat per lima tahun yang disesuaikan dengan RENSTRA Universitas YARSI dan dijabarkan menjadi sasaran mutu di setiap unit satuan, bagian dan sebagainya. Penetapan sasaran mutu dan evaluasinya dilakukan dalam sebuah rapat manajemen Ref to ISO 9001: 2008; 5.1., 5.4.1 4.0.000.0.01.0.09 No. Revisi : 01 Tgl. Terbit : 14 Desember 2010 No. Halaman : 2 dari 29 halaman PEDOMAN MUTU e. Melaksanakan Rapat Tinjauan Manajemen. Untuk meninjau, memastikan kesinambungan, kecukupan dan efektivitas sistem manajemen mutu diselenggarakan tinjauan manajemen yang dilakukan secara periodik, sekurang kurangnya 1 kali dalam sebulan. Tinjauan manajemen yang diselenggarakan tersebut memungkinkan untuk membahas perubahan Sistem Manajemen Mutu, kebijakan dan sasaran mutu yang telah ditetapkan. Keseluruhan hasil tinjauan manajemen dicatat dalam sebuah notulen rapat yang memuat keputusan dan tindakan yang harus dilakukan untuk memperbaiki efektivitas SMM dan prosesnya, perbaikan lulusan yang berkaitan dengan persyaratan mahasiswa baru dan sumber daya yang dibutuhkan. Notulen rapat, daftar hadir peserta dan undangannya dipelihara untuk mengendalikan efektivitas pelaksanaannya. Hal-hal yang dibahas dalam tinjauan manajemen antara lain:  Hasil audit, baik audit internal maupun audit eksternal.  Umpan balik karyawan, dosen, mahasiswa dan alumni  Kinerja proses dan kesesuaian lulusan  Status tindak lanjut dari tinjauan manajemen sebelumnya  Perubahan yang dapat mempengaruhi SMM  Usulan perbaikan. f. Merencanakan Sistem Manajemen Mutu SMM. Agar SMM dijalankan secara efektif, manajemen Universitas YARSI menetapkan dokumen sistem mutu yang terdiri dari Pedoman Mutu Quality Manual, Sistem Prosedur Quality Procedure, Instruksi Kerja Working Instruction, Rekaman Mutu Quality Record dan dokumen-dokumen lain yang terkait Ref to ISO 9001 : 2008; 4.2.2. ; 4.2.3 ; 4.2.4; 5.1. ; 5.4.2.. Lihat lampiran 2 “Diagram Alir Perencanaan Sistem Manajemen Mutu” g. Menetapkan Wakil Manajemen Mutu MR Untuk mengendalikan jalannya sistem mutu, yang ada di Universitas YARSI, Rektor telah menunjuk Wakil Rektor III Bidang Pengabdian Pada Masyarakat dan Jaminan Mutu sebagai Wakil Manajemen MR untuk Bidang Akademik yang dibuktikan dengan SK Rektor. h. + Memastikan ketersediaan Sumber Daya Manajemen Universitas YARSI menyediakan sumber daya yang dibutuhkan untuk menjalankan SMM seperti sumber daya manusia, keuangan, lingkungan kerja dan sarana prasarana lainnya, serta memelihara sumber daya tersebut demi berjalannya SMM secara efektif. Sesuai dengan Statuta Universitas YARSI, 23 Oktober 2010 maka proses non akademik yang menunjang proses Tri Dharma Universitas YARSI menjadi tanggung jawab Direktur Non Akademik Ref to ISO 9001: 2008; 5.1.; 6.1.; 6.3.; 6.4. 4.0.000.0.01.0.09 No. Revisi : 01 Tgl. Terbit : 14 Desember 2010 No. Halaman : 3 dari 29 halaman PEDOMAN MUTU Management Representative MR:  Memastikan ditetapkan, diterapkan dan dipeliharanya proses yang dibutuhkan dalam Sistem Manajemen Mutu SMM  Melaporkan kinerja SMM dan perbaikan yang dibutuhkan kepada manajemen puncak secara periodik minimal dilakukan dalam rapat tinjauan manajemen.  Memastikan sosialisasi tentang pentingnya persyaratan mahasiswa baru kepada Pimpinan, dosen dan karyawan di lingkungan Universitas YARSI.  Sebagai sumber yang benar dan sebagai wakil Universitas YARSI dalam memberikan informasi yang berkaitan dengan kegiatan masukan mengenai implementasi Sistem Manajemen Mutu yang sedang dilakukan Untuk memastikan sistem manajemen mutu berjalan dengan baik maka dibentuk proses kontrol manajemen yang dikelola secara stuktural oleh Warek III di tingkat Rektorat dan Wadek III di masing-masing fakultas untuk bidang akademik yang :  mendapatkan otoritas penuh mengembangkan dan memantau perkembangan sistem mutu meliputi perencanaan, kebijakan dan tujuan serta sasaran mutu dan implementasi yang diterapkan di Universitas YARSI.  bertanggung jawab dalam mengkoordinasi semua aktivitas pengontrolan, pengembangan sistem mutu, perbaikan dan kinerja dari sistem manajemen mutu yang ditetapkan.  Berwenang memberikan masukan , pikiran ataupun kritik sejauh menyangkut tugas-tugas yang diemban dalam upaya peningkatan Sistem Manajemen Mutu secara terus menerus Koordinasi antara Warek III dan Wadek III dilakukan melalui rapat koordinasi yang terjadwal ataupun yang tidak terjadwal jika dianggap perlu. Kontrol manajemen untuk Bidang Non Akademik dikelola oleh Direktur Non Akademik dengan melakukan koordinasi baik dengan Rektorat maupun di tingkat Fakultas. Koordinasi Rektorat dengan Direktur Non Akademik dilakukan melalui rapat rutin yang terjadwal maupun yang tidak terjadwal bila dianggap perlu. 4.0.000.0.01.0.09 No. Revisi : 01 Tgl. Terbit : 14 Desember 2010 No. Halaman : 4 dari 29 halaman PEDOMAN MUTU

BAB VI DIAGRAM ALIR PROSES BISNIS