4 PEDOMAN MUTU Panduan MONEVIN PENGMAS UY MERGE
STANDART MUTU PEMANTAUAN
DAN EVALUASI BIDANG
PENGABDIAN MASYARAKAT
NOMOR : 2.0.000.0.07.0.00
REVISI : 00
(2)
PENGABDIAN MASYARAKAT
NOMOR : 1.0.000.0.00.0.00 Revisi : 00
BAGIAN/PEJABAT YANG
BERWENANG TANDA TANGAN
DISUSUN OLEH Wakil Rektor III
………..
Dr. H. Sonny Pamuji Laksono.Mkes.AIFM
DIPERIKSA OLEH Ketua SPMI
……….. Dr H Insan Sosiawan T.PhD
DISAHKAN OLEH Rektor
……….. Susi Endrini,SSi,MSc.PhD
(3)
DAFTAR ISI
Halama n
LEMBAR PENGESAHAN DAN JUDUL DAFTAR ISI
RIWAYAT REVISI DOKUMEN DAFTAR DISTRIBUSI
1 2 3 1. Tujuan
2. Ruang Lingkup
3. Tanggung jawab dan wewenang
4. Prosedur Mutu Pemantauan & Evaluasi Program : a) Perencanaan Pemantauan & Evaluasi Program b) Persiapan Pemantauan & Evaluasi Program c) Pelaksanaan Pemantauan
d) Laporan Hasil Pemantauan e) Follow Up Hasil audit
5. Jadwal Pelaksanaan Pemantauan & Evaluasi Program / Audit 6. Indikator Kinerja :
a) Indikator Kinerja Utama b) Indikator Kinerja Tambahan 7. Diagram Alir
8. Dokumen dan Rekaman Terkait 9. Lampiran-Lampiran 4 4 4 4 4 5 6 6 8 9 11 11 12 12 12 12
(4)
(5)
RIWAYAT REVISI DOKUMEN
No. Revisi Tanggal Terbit Penjelasan (singkat) Isi Perubahan 00 9 September 2013
(6)
DAFTAR DISTRIBUSI
No. JABATAN Nomor Copy
1 Ketua SPMI 00
2 Ketua Pengurus Yayasan YARSI 01
3 Rektor Universitas YARSI 02
4 Wakil Rektor III Universitas YARSI 05
5 Kepala Registrar Universitas YARSI 06
6 Wakil Dekan III Fakultas Kedokteran Univ.YARSI 08
7 Wakil Dekan III Fakultas Ekonomi Univ.YARSI 09
8 Wakil Dekan III Fakultas Hukum Univ.YARSI 10
9 Wakil Dekan III Fakultas Teknologi Informasi Univ.YARSI 11 10 Wakil Dekan III Fakultas Psikologi Univ. YARSI 12
11 Ketua YARA 13
12 Ketua YARSI Save Vision 14
13 Ketua TB Care 15
14 Ketua Empowering Village 16
15 Ketua YARSI Peduli HIV/AIDS 17
Daftar Distribusi ini disalin berdasarkan “ Daftar Induk Distribusi Dokumen”
(7)
1. Tujuan
Prosedur ini digunakan sebagai panduan dalam melaksanakan Pemantauan dan Evaluasi Program program Bidang Pengabdian Masyarakat untuk menjamin bahwa sistem manajemen mutu diterapkan secara efektif dan efesien sesuai dengan persyaratan yang ditentukan baik oleh SPMI dan ISO 9001:2008
2. Ruang lingkup
Prosedur Pemantauan dan Evaluasi ini berlaku di lingkungan Universitas YARSI khususnya bidang Pengabdian pada Masyarakat, pada tingkat Fakultas maupun Pusat Pusat di bawah kordinasi Lembaga Pengabdian Masyarakat Universitas YARSI.
3. Tanggung Jawab dan Wewenang
A. Warek III menentukan Rencana dan Jadwal Pemantauan-Evaluasi, menyusun dan menetapkan jadwal Pemantauan-Evaluasi, memutuskan perlu tidaknya suatu tindak lanjut hasil Pemantauan-Evaluasi.
B. Warek III berkordinasi dengan Ketua SPMI untuk menunjuk Tim Auditor dan Auditor Kepala yang akan melaksanakan Pemantauan-Evaluasi
C. Auditor Kepala memimpin pelaksanaan audit dan penyusunan laporan hasil audit.
D. Warek III menerima pelaksanaan audit & laporan hasil audit, serta wajib mendukung pelaksanaan audit dan bertanggung jawab penuh terhadap tindakan perbaikan / pencegahan yang dilakukan terhadap temuan audit di dalam area kerja masing masing sektor
E. Para Wakil Dekan III, dan para Kepala Pusat wajib menunjuk pengganti/wakilnya dengan otoritas penuh bilamana karena kesibukannya tidak dapat mengikuti proses Pemantauan-Evaluasi di area kerjanya masing-masing.
F. Warek III dan Auditor sama-sama melakukan verifikasi. Verifikasi hasil audit dilakukan oleh Auditor, sedang Ketua SPMI yang membawahi para auditor bertanggung jawab memastikan / memantau adanya verifikasi. G. Warek III memantau status tindakan perbaikan dari suatu ketidaksesuaian
hasil audit.
H. Auditor SPMI bertanggung jawab untuk melaksanakan audit, menerbitkan
Non Conformity Report serta Observation Report, melakukan verifikasi atas ketidaksesuaian hasil audit dan tindak lanjut dari suatu ketidaksesuaian serta menyusun laporan hasil audit.
I. Warek III dibantu Registrar bertanggung jawab untuk meninjau dokumen hasil audit serta memantau hasil verifikasi audit, memberitahukan hasil pelaksanaan audit kepada pihak yang terkait.
4. Prosedur Mutu : 4.1. Perencanaan :
A. Warek III membuat Program tahunan Pemantauan Dan Evaluasi yang disusun minimal per semester untuk menjamin agar semua prosedur
(8)
sistem manajemen mutu dapat diaudit paling sedikit dua kali setiap semester.
B. Pemantauan Dan Evaluasi yang dilaksanakan oleh auditor luar (Eksternal Auditor) dapat mengikuti jadwal yang telah ditentukan atau disesuaikan dengan jadwal pihak Auditi. Jadwal ditentukan oleh Warek III berdasarkan kebutuhan / pertimbangan tertentu.
C. Setiap saat audit tak terjadwal dapat dilakukan jika diketahui sistem manajemen mutu mengalami kesulitan yang cukup serius, yang dilaporkan oleh kepala institusi berupa pemantauan dalam hal kegiatan operasional dan diketahui oleh pengendali prosedur.
4.2. Persiapan audit :
A. Berdasarkan jadwal Pemantauan dan Evaluasi yang telah dibuat Warek III, Ketua SPMI akan mempersiapkan proses audit dan menentukan Tim Audit serta Personil Pendukungnya. Tim Audit terdiri dari Auditor Kepala dan Auditor Anggota. Warek III mengkomunikasikan tujuan audit, ruang lingkup audit dan aspek-aspek penting dan kritis yang perlu mendapat perhatian dari tim audit.
B. Registrar akan menyiapkan dokumen-dokumen untuk kebutuhan proses audit antara lain: Rencana Audit, Daftar Periksa Audit, Laporan Hasil Audit (LHA), Non Conformity Report (NCR), Observation Report (OBR), Status Temuan Audit dan laporan hasil audit periode sebelumnya.
C. Warek III akan memberitahu Rektor, Dekan dan kepala Pusat mengenai : waktu, aspek audit dan ruang lingkup audit yang dituangkan dalam dokumen pemberitahuan audit. Pemberitahuan audit paling lambat diberitahukan 2 minggu sebelum pelaksanaan.
4.3. Pelaksanaan Pemantauan dan Evaluasi . 4.3.1. Auditor Briefing.
Auditor Kepala memanggil seluruh anggota tim auditor untuk menjelaskan :
1. Teknik pelaksanaan Audit, tentang tujuan dan lingkup audit yang akan
dilaksanakan.
2. Membagikan AMI sesuai dengan check list, laporan ketidaksesuaian & tindakan perbaikan AMI, daftar hadir dan dokumen lain yang relevan.
3. Meninjau dan membahas hasil temuan AMI yang lalu berdasarkan laporan Rektor, Dekan, Kepala Program Studi/ Pusat/ Bagian dan atau Kepala UPT serta Registrar.
4. Menyamakan persepsi tentang klasifikasi temuan.
5. Daftar Hadir auditor briefing dicatat sebagai bagian dari aktifitas
opening meeting.
4.3.2. Opening meeting. Sebelum AMI dimulai diadakan opening meeting yang dipimpin oleh Auditor Kepala dan dihadiri oleh Auditor, Warek III, Wadek
(9)
III seluruh Fakultas dan para Auditi Institusi serta Kepala Kepala Pusat di bawah kordinasi Lembaga Pengabdian Masyarakat yang akan diaudit, untuk membahas mengenai:
1. Tujuan dan metode audit
2. Pendamping dan atau personil yang akan diaudit
3. Keterbatasan waktu, sample dan auditor
4. Tingkat kedalaman audit berdasarkan kekritisan proses
5. Klasifikasi temuan
6. Topik lain yang relevan dengan kondisi audit yang akan dilaksanakan
7. Ruang lingkup area yang akan diaudit (prosedur yang diaudit).
8. Metoda untuk menentukan dan mencatat ketidaksesuaian.
9. Rencana Closing Meeting
10.Kriteria temuan dan laporan hasil audit yang disampaikan.
11. Tindak lanjut yang diperlukan atas temuan yang terjadi selama proses audit dan verifikasi yang dilakukan oleh auditor.
12.Daftar hadir Opening meeting dicatat sebagai bukti pemenuhan terhadap prosedur.
4.4. Pelaksanaan AMI
4.4.1. Melaksanakan AMI, harus dilakukan sesuai dengan budaya yang ada dan berdasarkan pada:
1. Auditor dan Auditi harus berlaku secara professional.
2. Hal yang diaudit adalah sistem/fungsi, bukan personelnya (orang). 3. Temuan yang ada (Laporan Ketidak Sesuaian & Tindakan Perbaikan
– AMI), menunjukkan kebocoran dalam sistem fungsi yang harus ditindak-lanjuti sebagai bukti perbaikan.
4. Diusahakan harus tepat waktu. Audit dilakukan dengan cara wawancara / interview dan sampling catatan mutu di area yang diaudit serta observasi /pengamatan dilapangan. Auditor akan meminta Auditi untuk menunjukkan bagaimana persyaratan prosedur sistem manajemen mutu terkait dipersiapkan sebelumnya baik oleh Rektorat, Dekanat, Pusat, Program Studi, Koordinator & Bagian maupun UPT.
5. Pemeriksaan kesesuaian prosedur sistem manajemen mutu akan dilakukan dengan cara sampling terhadap catatan-catatan mutu di area/bagian dan jika ada keraguan diantara sampel yang dipilih, maka sampel lain akan dipilih. Auditor akan melakukan verifikasi sampel yang telah dipersiapkan sebelumnya oleh Rektorat, Dekanat, Pusat, Program Studi, Koordinator & Bagian, dan atau UPT.
6. Setiap Auditi wajib mengisi Daftar hadir pada saat proses audit. 4.4.2. Bila ternyata prosedur sistem manajemen mutu yang diperiksa memenuhi
(10)
1. Auditor akan mencatatnya dan mencari bukti nyata objektif dengan memantau proses kerja dan atau catatan mutu yang telah digariskan dalam prosedur sistem manajemen mutu. Jika ditemukan ketidaksesuaian, auditor dapat menghentikan proses pencarian bukti objektif dan dapat melanjutkan ke topik audit lainnya.
2. Perkembangan proses audit akan didiskusikan oleh tim audit untuk memantau status audit yang sedang berlangsung dan saling tukar informasi atas temuan yang terjadi.
3. Setelah audit selesai dan sebelum Closing meeting dilaksanakan, tim audit akan bertemu untuk membahas serta mengevaluasi temuan-temuan audit. Kepala Auditor Internal akan mengumpulkan, mengelompokkan dan mengklasifikasikan ketidaksesuaian-ketidaksesuaian yang ditemukan oleh tim auditor. Temuan audit akan diklasifikasikan sebagai berikut:
Ditemukan Ketidak sesuaian, jika:
1. Prosedur sistem manajemen mutu tidak sesuai atau belum memenuhi persyaratan standar sistem manajemen mutu ISO-9001:2008
2. Pelaksanaan tidak sesuai dengan prosedur sistem manajemen mutu Bidang Pengabdian Masyarakat yang tertulis.
4. Ada kelemahan yang mendasar pada sistem yang disebabkan oleh tidak ditaatinya metode pengendalian atau persyaratan yang ditetapkan.
5. Kegiatan yang telah lama dilakukan dan mempengaruhi prosedur sistem manajemen mutu, tetapi belum dibakukan / dimuat dalam prosedur sistem manajemen mutu.
6. Prosedur sistem manajemen mutu di lingkungan yang diaudit tidak berjalan secara efektif.
Observasi, jika:
Dimana secara mendasar tujuan dari standar dan / atau metode yang dipakai
sudah dipenuhi, tetapi prosedur sistem manajemen mutu tersebut masih dapat diperbaiki dalam rangka proses perbaikan terus-menerus. Ada penyebab tertentu pada proses yang potensial menjadi masalah dikemudian hari. Hasil observasi dapat menjadi bahan perbaikan prosedur.
4.4.3. Auditor menerbitkan form non conformity report atas setiap ketidaksesuaian yang ditemukan atau form observasi report untuk hasil observasi audit, yang kemudian ditandatangani oleh Auditi dan auditor.
4.4.4. Jika waktu belum habis dan topik sudah selesai, maka:
1. Melanjutkan audit ke topik yang dianggap belum cukup bukti. 2. Apabila ditemukan ketidaksesuai AMI maka Auditi dapat
mendiskusikan
dengan auditor, target waktu penyelesaiannya. Waktu penyelesaian maksimal 2 (dua) minggu, tetapi bilamana masalah yang ada sangat
(11)
besar dan perlu waktu lebih lama, maka dapat diperpanjang sesuai kebijakan Warek III
3. Auditi membuat langkah perbaikan yang sesuai dengan laporan ketidak
sesuaian AMI yang ditemukan (pada kondisi tertentu meeting dengan instansi lain mungkin diperlukan untuk mencari akar dari masalah yang
timbul).
4. Jika tindakan perbaikan / pencegahan telah dilakukan Auditi, harus menginformasikan kepada Auditor yang mengeluarkan Laporan Ketidak sesuaian dan Tindakan Perbaikan – AMI untuk dilakukan
follow up audit.
4.4.5. Jika waktu habis dan topik belum selesai, closing meeting harus dilaksanakan
dengan catatan (penjelasan topik audit belum habis tetapi waktu audit sudah
habis; hal ini harus dilaporkan kepada Warek III untuk ditindak lanjuti seperlunya). Bila diperlukan, waktu tambahan dapat dijadwalkan lagi. 4.5. Closing Meeting (Rapat Penutupan).
Jika audit telah selesai, maka diadakan closing meeting yang dipimpin oleh Kepala Auditor Internal dan dihadiri oleh personil yang sama dengan personil yang hadir saat openingmeeting untuk membahas:
1. Temuan audit; pada kesempatan ini Auditi diperbolehkan untuk memberikan data tambahan dan kemungkinan mengklarifikasikan kesalah- pahaman (jika ada) atau hal - hal yang perlu. Termasuk didalamnya catatan yang ada berkaitan dengan pelaksanaan jadwal AMI (tidak selesai, ditunda dll).
2. Target waktu penyelesaian paling lambat ditetapkan saat closing meeting (waktu penyelesaian maksimal 2 minggu tetapi bilamana masalah yang ada sangat besar dan perlu waktu lebih lama, maka dapat diperpanjang sesuai kebijakan WarekIII/MR.
3. Pencapaian kesepakatan mengenai hasil temuan AMI. Menyetujui dan mungkin membatalkan laporan ketidaksesuaian AMI, bilamana bukti yang ada kurang kuat untuk dijadikan temuan.
4. Perbaikan yang dilakukan selama proses AMI dan hasilnya
ditunjukkan pada
saat closing meeting, dapat menutup (closed out) NCR Audit yang sudah ditandatangani (yang sudah dikeluarkan).
5. Diperbolehkan untuk memberikan catatan daftar penyimpangan-penyimpangan terhadap sistem manajemen mutu yang diterapkan.
4.6. Laporan Hasil Audit.
4.6.1. Auditor Kepala akan menyiapkan laporan hasil audit berdasarkan hasil proses audit yang telah selesai. Laporan hasil audit dilampiri dengan:
(12)
a. Non Conformity Report (NCR) b. Observation Report (OBR)
c. Lampiran lain (jika diperlukan).
4.6.2. Laporan ditandatangani/disetujui oleh Kepala Auditor Internal. Setelah ditandatangani laporan hasil audit didistribusikan:
a. Lembar 1 (asli): diserahkan ke WarekIII/MR dan diarsipkan oleh Registrar.
b. Lembar 2 (copy): diserahkan ke Auditi terkait.
4.6.3. Semua temuan audit yang telah diterbitkan oleh auditor dan disetujui oleh Auditi akan dipantau status terbit dan tindak lanjut penyelesaiannya dengan menggunakan form status temuan audit.
4.7. Follow up Audit
4.7.1.Jika tindakan perbaikan / pencegahan telah dilakukan, Auditi harus menginformasikan kepada Auditor yang mengeluarkan laporan ketidaksesuian dan tindakan perbaikan AMI untuk dilakukan follow up
audit.
4.7.2.Follow up audit dilaksanakan dengan tujuan untuk memverifikasi apakah tindakan perbaikan dan pencegahan yang telah ditentukan dilaksanakan sesuai dengan rencana tindakan perbaikan/pencegahan yang ada dalam formulir laporan Ketidaksesuaian – AMI.
4.7.3. Form NCR dan OBR hasil audit dikirim ke Auditi selambat-lambatnya 1 (satu)
minggu setelah rapat penutup (closing meeting).
4.7.4.Form NCR diterima kembali oleh auditor paling lambat 2 (dua) minggu setelah tanggal diterbitkan, untuk dinilai apakah tindakan perbaikan/pencegahan cukup memadai untuk dilaksanakan. Jika dalam batas
waktu yang ditentukan, NCR belum dikirim ke auditor, maka auditor akan melaporkan kepada WarekIII/MR untuk mengirim surat peringatan ke
Auditi. Jika auditor menganggap belum memadai, maka auditor meminta Auditi untuk menyempurnakan tindakan perbaikan / pencegahan tersebut. 4.7.5. Rekaman form NCR asli yang sudah diisi oleh Auditi disimpan di Registrar,
sedangkan kopinya disimpan oleh Auditi.
4.7.6.Auditor memantau, menganalisis dan memverifikasi pelaksanaan tindakan perbaikan dan atau pencegahan paling lambat 3 (tiga) bulan setelah prakiraan
waktu pelaksanaan tindakan perbaikan dan pencegahan. Auditor akan melaksanakan audit lanjut untuk meyakinkan tindakan perbaikan telah dilaksanakan dan menyelesaikan bila ada penyimpangan.
4.7.7.Jika tindakan perbaikan dinilai efektif dan menyelesaikan masalah, maka ketidaksesuaian pada NCR yang bersangkutan ditutup. Tindakan penutupan NCR ini dicatat pada form status temuan audit.
(13)
4.7.8. Bila tindakan perbaikan tidak efektif atau tidak menyelesaikan masalah, maka pihak auditi akan mengajukan tindaklanjut ke auditor. Auditor akan menuliskan tindak lanjut yang diambil di kolom Verifikasi (form NCR) :
.1 Keterangan tindak lanjut yang akan dilakukan. .2 Tanggal prakiraan tindak lanjut akan selesai.
Waktu prakiraan selesainya tindak lanjut NCR ini dicatat pada Status Temuan Audit.
4.7.9. Tindak lanjut yang diambil merupakan hasil diskusi antara auditor, WarekIII/MR dan Auditi. Tindak lanjut dapat berupa penerbitan NCR baru atas masalah yang sama jika tindakan perbaikan atau pencegahan yang diajukan berbeda dengan tindakan perbaikan yang ditentukan.
4.7.10.Pada prakiraan tanggal selesai tindak lanjut yang sudah ditentukan, auditor memverifikasi implementasi dan efektifitas tindak lanjut yang diambil. Jika tindak lanjut yang diambil dinilai efektif dan menyelesaikan masalah, maka NCR ditutup dan jika tidak, kembali ke langkah 4.7.7.
4.7.11.Auditi mengisi penyebab timbulnya ketidaksesuaian, tindakan perbaikan dan atau tindakan pencegahan terhadap ketidaksesuaian yang ditemukan tersebut beserta prakiraan waktu pelaksanaan.
4.7.12. Auditi mengisi lengkap NCR yang meliputi : .a Identifikasi penyebab masalah.
.b Tindakan perbaikan atau tindakan pencegahan yang diperlukan untuk menyelesaikan masalah dari hasil temuan auditor.
4.7.13. Selanjutnya form temuan audit prosedur diserahkan kembali ke WarekIII untuk ditinjau dan diputuskan apakah jawaban hasil temuan telah memadai atau belum. Apabila belum, akan dikembalikan ke Auditi.
4.8. Warek III mengevaluasi hal-hal sebagai berikut :
1. Efektivitas Pelaksanaan AMI.
2. Efektivitas dan effisiensi tindakan perbaikan dan pencegahan yang diambil.
3. Tingkat perbaikan terhadap keseluruhan kinerja sistem manajamen mutu yang dicapai.
4. Data-data lain yang dianggap relevan.
4.9. Hasil laporan AMI oleh Warek III dibawa ke dalam Rapat Tinjauan Manajemen SPMI setelah diringkas seperlunya.
4.10. Laporan dari hasil AMI merupakan rekaman dan disimpan sesuai dengan Sistem Prosedur “Pengendalian Rekaman” 2.0.000.0.04.0.00
5. Jadwal Pelaksanaan Pemantauan dan Evaluasi
Pelaksanaan audit, monitoring dan evaluasi dilaksanakan dalam kerangka waktu yang berbeda sesuai dengan
(14)
tujuannya. Karenanya rencana pelaksanaan monitoring dan evaluasi dijadwalkan seperti yang tercantum dalam tabel 1 Tabel 1, Jadwal Pemantauan dan Evaluasi pada Pusat Pusat di bawah kordinasi Lembaga Pengabdian Masyarakat dan pada Unit Pelaksana di tingkat fakultas.
(15)
6. Indikator Kinerja
Tabel-tabel di bawah ini menyajikan sasaran indikator hasil kinerja yang wajib dicapai untuk masing-masing komponen Program Kerja. Selain itu Program Kerja untuk masing-masing Pusat-Pusat dan Unit Pelaksana di Fakultas Fakultas perlu mengembangkan indikator tambahan yang akan menuntun mereka dalam proses menuju pencapaian kinerja Utama tersebut di atas. Indikator Kinerja pada proses ini akan bervariasi pada masing-masing Pusat –Pusat maupaun Fakultas dan harus relevan dengan tujuan yang akan dicapai. Indikator kinerja umum berfungsi untuk mengukur hasil, luaran (output) dan efektivitas penggunaan sumberdaya harus digunakan.
(16)
(17)
1. Diagram Alir
Tidak ada.
2. Dokumen dan Rekaman Terkait :
6.1. Sistem Prosedur “Permintaan Tindakan Perbaikan” 2.0.000.0.03.0.00 Rev.00
6.2. Sistem Prosedur “Permintaan Tindakan Pencegahan” 2.0.000.0.02.0.00 Rev.00
6.3. Program Tahunan Audit Mutu Internal 4.0.000.0.05.0.01. Rev.00
6.4. Kerangka Audit
4.0.000.0.05.0.02 Rev.00 6.5. Daftar Periksa 4.0.000.0.05.0.03 Rev.00 6.6. NCR Report
4.0.000.0.05.0.04 Rev.00 6.7. Observation Report (OBR) 4.0.000.0.05.0.05 Rev.00 6.8. Laporan hasil Audit 4.0.000.0.05.0.06 Rev.00 6.9. Status temuan Audit 4.0.000.0.05.0.07 Rev.00
7. Lampiran
1. Program Tahunan AMI 4.0.000.0.05.0.01 Rev.00
2. Kerangka Audit 4.0.000.0.05.0.02
Rev.00
3. Daftar Periksa Audit 4.0.000.0.05.0.03 Rev.00
(18)
4. Non Conformity Report (NCR) 4.0.000.0.05.0.04 Rev.00
5.Observation Report (OBR) 4.0.000.0.05.0.05 Rev.00
6. Laporan Hasil Audit (LHA) 4.0.000.0.05.0.06
Rev.00
7. Status Temuan Audit 4.0.000.0.05.0.07
(19)
LAMPIRAN : 1
PROGRAM TAHUNAN AMI
No. KEGIATAN / JENIS AUDIT BULAN
Jakarta,
Dr H Sonny Pamuji Laksono.M.Kes.AIFM Warek III Universitas YARSI
(20)
LAMPIRAN : 2
RENCANA AUDIT
Tujuan Audit:
Tanggal:
Lokasi : Tim Audit :
Waktu : Kegiatan Auditor
Opening Meeting Audit
Diskusi Auditor Closing Meeting
Dibuat Oleh : Tgl:
Auditor Kepala
(21)
LAMPIRAN 3
DAFTAR PERIKSA AUDIT
SISTEM MANAJAMEN MUTU ISO 9001 : 2008 Nomor Audit :
Tanggal Audit: Unit/Fakultas :
KLAUSUL ISO 9001
DAFTAR PERIKSA
PEMENUHAN CATATAN Ya Tdk
SISTEM MANAJEMEN MUTU
(22)
LAMPIRAN : 4
NON CONFORMITY REPORT (NCR)
NO.NCR : Ref.Prosedur : Tanggal :
Dasar NCR : Audit / Pemantauan Rutin / Penyimpangan Pemasok / Keluhan Pelanggan *(lingkari yang perlu)
INSTITUSI :
KETIDAKSESUAIAN
( Major/minor * )
--,
---Auditor
PENYEBAB
-,
_________
Auditi
TINDAKAN PERBAIKAN DAN PENCEGAHAN Selesai P / J Verifikasi
TINDAKAN LANJUT DAN PENUTUP
Perincian Tindak Lanjut :
Tanggal Ditutup :
(23)
LAMPIRAN : 5
OBSERVATION REPORT (OBR)
NOMOR OBR :
REF.PROSEDUR :
INSTITUSI :
AUDITOR :
TANGGAL :
Opportunity for improvement :
Kesesuaian:
Tgl. :
Auditor
(24)
LAMPIRAN : 6
LAPORAN HASIL AUDIT (LHA)
NO AUDIT :
HALAMAN AWAL
KRITERIA :
LOKASI : TANGGAL :
JUMLAH KETIDAKSESUAIAN : JUMLAH OBSERVASI :
DOKUMEN REFERENSI : TIM AUDIT :
RINGKASAN :
DIBUAT OLEH : TANGGAL :
DISTRIBUSI :
DISETUJUI OLEH : TANGGAL :
4.0.000.0.05.0.06 Rev.00
(25)
STATUS TEMUAN AUDIT (STA)
JENIS AUDIT
HALAMAN dari Major/Minor/Obr* No Institusi Tgl
Audit
Inisial Auditor
Tgl Jawaban Diterima
Tgl Tindakan Perbaikan dan Pencegahan/ Follow
Up Selesai *
Tgl Tindak Lanjut
Tgl Ditutup
Keterangan : *Coret yang tidak perlu
(1)
No. Halaman : 18 dari 27 halaman
PEDOMAN MUTU PEMANTAUAN-EVALUASI DAN INDIKATOR KINERJA
PROGRAM BIDANG PENGABDIAN PADA MASYARAKAT
LAMPIRAN : 2
RENCANA AUDIT
Tujuan Audit:
Tanggal:
Lokasi :
Tim Audit :
Waktu : Kegiatan Auditor
Opening Meeting Audit
Diskusi Auditor Closing Meeting
Dibuat Oleh : Tgl:
(2)
LAMPIRAN 3
DAFTAR PERIKSA AUDIT
SISTEM MANAJAMEN MUTU ISO 9001 : 2008 Nomor Audit :
Tanggal Audit: Unit/Fakultas :
KLAUSUL ISO 9001
DAFTAR PERIKSA
PEMENUHAN CATATAN
Ya Tdk
SISTEM MANAJEMEN MUTU
(3)
No. Halaman : 20 dari 27 halaman
PEDOMAN MUTU PEMANTAUAN-EVALUASI DAN INDIKATOR KINERJA
PROGRAM BIDANG PENGABDIAN PADA MASYARAKAT
LAMPIRAN : 4
NON CONFORMITY REPORT (NCR)
NO.NCR : Ref.Prosedur : Tanggal :
Dasar NCR : Audit / Pemantauan Rutin / Penyimpangan Pemasok / Keluhan Pelanggan *(lingkari yang perlu)
INSTITUSI :
KETIDAKSESUAIAN
( Major/minor * )
--,
---Auditor PENYEBAB
-,
_________ Auditi
TINDAKAN PERBAIKAN DAN PENCEGAHAN Selesai P / J Verifikasi
TINDAKAN LANJUT DAN PENUTUP
Perincian Tindak Lanjut :
Tanggal Ditutup :
(4)
---OBSERVATION REPORT
(OBR)
NOMOR OBR : REF.PROSEDUR : INSTITUSI :
AUDITOR : TANGGAL :
Opportunity for improvement :
Kesesuaian:
Tgl. :
Auditor
(5)
No. Halaman : 22 dari 27 halaman
PEDOMAN MUTU PEMANTAUAN-EVALUASI DAN INDIKATOR KINERJA
PROGRAM BIDANG PENGABDIAN PADA MASYARAKAT
LAMPIRAN : 6
LAPORAN HASIL AUDIT (LHA)
NO AUDIT :
HALAMAN AWAL
KRITERIA :
LOKASI : TANGGAL :
JUMLAH KETIDAKSESUAIAN : JUMLAH OBSERVASI :
DOKUMEN REFERENSI : TIM AUDIT :
RINGKASAN :
DIBUAT OLEH : TANGGAL :
DISTRIBUSI :
DISETUJUI OLEH : TANGGAL :
(6)
STATUS TEMUAN AUDIT
(STA)
JENIS AUDIT
HALAMAN dari Major/Minor/Obr*
No Institusi Tgl
Audit
Inisial Auditor
Tgl Jawaban Diterima
Tgl Tindakan Perbaikan dan Pencegahan/ Follow
Up Selesai *
Tgl
Tindak
Lanjut
Tgl Ditutup