No. Revisi : 01
Tgl. Terbit : 1 Februari 2010
No. Halaman : 6 dari 41 halaman
PENGENDALIAN DOKUMEN
Dokumen pendukung DP :
contoh : 3.0.000.2.01.2.01 Rev.00 d. Level IV Standar Format dan Rekaman :
contoh : 4.0.000.0.01.0.04 Rev.00
4.1.2.Format-format yang lain dapat dibuat berdasarkan tata cara pengkodean tersebut di bawah dengan memperhatikan kebutuhan
dari Sistem Prosedur atau Instruksi Kerja yang menaunginya danatau diatur sesuai dengan Sistem Prosedur tentang
“Pengendalian Rekaman” yang membahas bagaimana rekaman dikendalikan.
4.1.3. Pimpinan Universitas Rektor, Pimpinan Fakultas Dekan dapat juga membuat standar format penomoran yang lain bilamana Sistem
Prosedur “Pengendalian Dokumen” dan “Pengendalian Rekaman” tidak mencakup tata cara pengendaliannya; namun harus
dikoordinasikan dulu dengan Warek III.
4.1.4. Pembuatan format dokumen level IV yang tidak mempunyai format standar, institusi Universitas, Fakultas dapat membuatnya sendiri;
namun harus dikoordinasikan dengan Warek III sebagai Pengawas Mutu untuk didokumentasikan, dipelihara, diidentifikasikan, dan
dikontroldikendalikan penomoran dan status revisinya.
4.2. Identifikasi Kebutuhan Dokumen.
4.2.1. Meninjau kebutuhan dokumen untuk proses kinerjanya oleh Pimpinan
Universitas , Pimpinan Fakultas . 4.2.2. Dokumen yang dibutuhkan 4.2.1. dapat diterbitkan sendiri atau
diadopsi berdasarkan dokumen eksternal.
4.2.3. Proses adopsi dokumen: 4.2.3.1 Memeriksa kelengkapan isi dan kelengkapan dokumen
untuk memastikan kesesuaian antara isi dan kebutuhan institusi oleh Pimpinan terkait.
4.2.3.2 Memberikan stempel “Adopted”, lihat Tabel 3. Identifikasi Status Dokumen.
4.2.3.3 Memberikan pengesahan terhadap dokumen yang diadopsi sesuai Tabel 2. Tanggung Jawab Penerbitan dan Pengesahan
Dokumen. 4.2.3.4 Mencatat dokumen yang diadopsi dalam “Daftar Induk
Dokumen Eksternal” sebagai alat kontrol bilamana diperlukan revisi dan lain-
lain“. “Daftar Induk Dokumen Eksternal”yang berasal dari masing- masing institusi ini di-copy-kan ke Warek III.
4.2.3.5 Mendistribusikan dokumen yang diadopsi sesuai dengan prosedur ini, jika diperlukan.
4.0.000.0.01.0.09 Rev 00
No. Revisi : 01
Tgl. Terbit : 1 Februari 2010
No. Halaman : 7 dari 41 halaman
PENGENDALIAN DOKUMEN
4.3. Tata Cara Pembuatan Dokumen.
4.3..1 Mengajukan dokumen yang dibuat berdasarkan level dokumen dan penanggung jawab yang dapat dilihat pada Tabel 2. Tanggung
jawab Penerbitan dan Pengesahan Dokumen. 4.3..2 Mengidentifikasikan dokumen yang dibuat sesuai dengan tata cara
penomoran yang dijelaskan pada butir 4.4. Pengkodean Dokumen. 4.3..3 Menulis isi dokumen dan memintakan persetujuanpengesahannya
kepada pihak yang berwenang sesuai Tabel 2. Setelah mendapat persetujuan, dokumen tersebut diajukan ke Warek III untuk ditinjau
kelayakannya, termasuk di dalamnya kecukupan minimal dokumen tersebut. Apabila dokumen sudah dianggap memenuhi semua
persyaratan yang dibutuhkan, maka dokumen tersebut diregistrasi oleh Registrar. Apabila dianggap belum memadai, dokumen
tersebut dikembalikan untuk diperbaharui.
Kecukupan minimum isi pada masing-masing dokumen seperti dalam Tabel 1 berikut :
Tabel 1. Sub Bab dari dokumen Level 1, Level II, Level III
Level I Pedoman Mutu PM
Level II Prosedur
Level III Instruksi Kerja IK
1. Ruang Lingkup Sistem Manajemen Mutu dan Pengecualian
2. Profil Organisasi Universitas YARSI 3. Visi, Misi dan Kebijakan Mutu
4. Struktur Organisasi Universitas YARSI
5. Tanggung Jawab dan Wewenang Manajemen
6. Diagram Alir Proses Bisnis 7. Deskripsi Proses Bisnis
8. Struktur Sistem Dokumentasi Mutu 9. Rujukan dengan Prosedur Mutu
10. Lampiran 1. Tujuan
2. Ruang Lingkup 3. Tanggung Jawab
dan Wewenang 4. Prosedur Mutu
5. Diagram Alir 6. Dokumen dan
Rekaman Terkait 7. Lampiran
1. Tujuan 2. Ruang Lingkup
3. Tanggung Jawab dan Wewenang
4. ProsedurLangkah Kerja 5. Diagram Alir
6. Dokumen dan Rekaman Terkait
7. Lampiran
4.3.4 Penjelasan kecukupan minimal masing-masing dokumen. 4.3.4.1 Tujuan.
Menjelaskan sebagai apa atau untuk apa dokumen tersebut dibuat, dipelihara dan diterapkan, secara
khusus adalah panduan standar dalam pelaksanaan suatu proses.
4.3.4.2 Ruang Lingkup Menjelaskan pada bagian apa, atau pada proses apa
dokumen tersebut dibuat, dipelihara dan diterapkan. Bisa jadi ruang lingkup suatu dokumen hanya pada
suatu prosesinstitusi tertentu, namun juga bisa beberapa institusi atau seluruh institusi.
4.0.000.0.01.0.09 Rev 00
No. Revisi : 01
Tgl. Terbit : 1 Februari 2010
No. Halaman : 8 dari 41 halaman
PENGENDALIAN DOKUMEN
4.3.4.3. Tanggung Jawab dan Wewenang Menjelaskan siapa saja yang terlibat dalam penerapan
dokumen tersebut serta tanggung jawab dan kewenangan dari semua personil yang tersangkut
dalam penerapannya.
Sesuai dengan ruang lingkupnya maka butir 4.3.4.3 ini dapat bersifat
internal institusi, atau dapat juga kolaborasi dengan beberapa institusi.
4.3.4.4. Prosedur Mutu. Menjelaskan secara terperinci proses yang tertuang
dalam diagram alir. Bagaimana prosedur ini memenuhi persyaratan yang diminta dalam suatu
klausul atau proses serta standar keberterimaannya. Dalam penjelasannya setiap prosedur harus dapat
pula menunjukkan siapa saja yang bertanggung jawab terhadap pengesahan proses yang ada di dalamnya
dan kapan harus dilakukan serta dimana dan atau pada bagian apa hal tersebut dipenuhi.
4.3.4.5. Diagram Alir. Merupakan panduan sistematis bagaimana proses –
proses yang ada saling terkait dan saling mempengaruhi. Pada diagram alir harus
tergambarkan aliran dari proses itu sendiri serta penanggung jawab dari masing – masing proses,
standar yang diminta, serta format yang dipakai jika ada. Bila diperlukan diagram alir dapat disajikan di
luar ketentuan diatas.
4.3.4.6. Dokumen dan Rekaman Terkait. Adalah semua dokumen yang diperlukan untuk
membantu menyelesaikan suatu proses baik itu pada Pedoman Mutu, Prosedur, maupun Instruksi kerja dan
Dokumen Pendukung. Dokumen terkait adalah dokumen yang dipanggil untuk membantu
menyelesaikan proses tersebut.
4.3.4.7. Lampiran.
Adalah data, format atau gambar yang disisipkan pada bagian akhir dokumen, sebagai alat bantu
melihat contoh atau format yang diperlukan untuk membuat dokumenrekaman yang diperlukan.
4.3.4.8. ProsedurLangkah Kerja. Adalah urutan dari tata kerja bagaimana secara
langkah demi langkah suatu pekerjaan harus diselesaikan.
4.3.5 Tanggung Jawab dan kewenangan penerbitan dokumen dan perubahan minimal dapat dilihat pada Tabel 2 sebagai berikut:
4.0.000.0.01.0.09 Rev 00
No. Revisi : 01
Tgl. Terbit : 1 Februari 2010
No. Halaman : 9 dari 41 halaman
PENGENDALIAN DOKUMEN
4.0.000.0.01.0.09 Rev 00
1220 10
No. Revisi : 01
Tgl. Terbit : 1 Februari 2010
No. Halaman : 10 dari 41 halaman
PENGENDALIAN DOKUMEN
Tabel 2. Tanggung Jawab Penerbitan dan Pengesahan Dokumen Dokumen
Disusun Diperiksa
Disahkan I
Pedoman Mutu PM
Tim Teknis ISO Management
Representative MR
Rektor
II Prosedur berkaitan
dengan dokumentasi
Prosedur berkaitan dengan aktivitas
realisasi produk pelayanan
Tim Teknis ISO Ka.TUKabagKasubag
Rektorat, Dekanat, Program Studi, Bagian,
Pusat, UPT MR,
Minimal Warek, Wadek, Kepala
Program studi Kepala Bagian,
Kepala Pusat, UPT
Rektor , Dekan
Rektor, Dekan,
Kepala Program
Studi, Kepala
Bagian, Kepala
Pusat, UPT
III Instruksi Kerja IK Rektorat, Dekanat,
Program Studi, Bagian, Pusat, UPT
Minimal Warek, Wadek, Kepala
Program studi Kepala Bagian,
Kepala Pusat, UPT
Rektor, Dekan,
Kepala Program
Studi, Kepala
Bagian, Kepala
Pusat, UPT
Dokumen Pendukung DP
Rektorat, Dekanat, Program Studi, Bagian,
Pusat, UPT Minimal Warek,
Wadek, Kepala Program studi
Kepala Bagian, Kepala Pusat,
UPT Rektor,
Dekan, Kepala
Program Studi,
Kepala Bagian,
Kepala Pusat, UPT
IV Standar Format
RekamanCatatan Sesuai Instruksi Kerja IK, Dokumen Pendukung DP
dan Prosedur yang berkaitan dengan aktivitas realisasi produk layanan
Adopsi Dokumen Diperiksa dan disahkan kelengkapannya oleh
RektorDekanKPS Kepala Pusat,Kepala Bagian sesuai dengan kebutuhannya
4.0.000.0.01.0.09 Rev 00
No. Revisi : 01
Tgl. Terbit : 1 Februari 2010
No. Halaman : 11 dari 41 halaman
PENGENDALIAN DOKUMEN
4.3.6 Verifikasi atas penyusunan, pemeriksaan dan pengesahan dokumen:
Kolom penyusunan, pemeriksaan dan pengesahan dokumen pada halaman Pengesahan dilakukan dengan tanda tangan, nama dan
jabatan dari personel yang bersangkutan.
4.3.7 Setiap dokumen Level I, II, III dan IV Format yang baru diterbitkan atau direvisi harus ada koordinasi dengan Warek III
dan atau Registrar, agar sistem dokumentasi Universitas YARSI dapat terkendali dengan baik. Setiap dokumen yang diterima
oleh Registrar didata dalam Dokumen Pendukung antara lain berjudul, Daftar Induk Sistem Prosedur, Daftar Induk Instruksi
Kerja, Daftar Induk Dokumen Pendukung , Daftar Induk Format dan lain-lain.
4.3.8 Penerbitan dan revisi dokumen tersebut di atas butir 4.3.7. dicatat dalam Riwayat revisi dokumen kecuali untuk level IV,
yang dilampirkan pada bagian depan masing-masing dokumen, agar dapat diketahui identifikasi revisi dokumen tersebut.
4.3.9 Semua dokumen yang diterbitkan institusi terkait ditulis dalam format Dokumen Pendukung Supporting Document di masing-
masing institusi kotak pertama diisi sesuai dengan level jenis dokumen.
4.3.10 Untuk dokumen dari luar lingkungan Universitas YARSI, dikendalikan oleh masing-masing institusi. Daftar induk
dokumen eksternal di-copy-kan ke Warek III dan Registrar
4.3.11 Bentuk penulisan portrait atau landscape dengan jenis huruf TIMES NEW ROMAN ukuran minimal 8 dan maksimal 28
dengan memakai kertas ukuran A4 .
4.0.000.0.01.0.09 Rev 00
No. Revisi : 01
Tgl. Terbit : 1 Februari 2010
No. Halaman : 12 dari 41 halaman
PENGENDALIAN DOKUMEN
4.4 Pengkodean Dokumen