Identifikasi Kebutuhan Dokumen. Tata Cara Pembuatan Dokumen.

No. Revisi : 01 Tgl. Terbit : 1 Februari 2010 No. Halaman : 6 dari 41 halaman PENGENDALIAN DOKUMEN Dokumen pendukung DP : contoh : 3.0.000.2.01.2.01 Rev.00 d. Level IV Standar Format dan Rekaman : contoh : 4.0.000.0.01.0.04 Rev.00 4.1.2.Format-format yang lain dapat dibuat berdasarkan tata cara pengkodean tersebut di bawah dengan memperhatikan kebutuhan dari Sistem Prosedur atau Instruksi Kerja yang menaunginya danatau diatur sesuai dengan Sistem Prosedur tentang “Pengendalian Rekaman” yang membahas bagaimana rekaman dikendalikan. 4.1.3. Pimpinan Universitas Rektor, Pimpinan Fakultas Dekan dapat juga membuat standar format penomoran yang lain bilamana Sistem Prosedur “Pengendalian Dokumen” dan “Pengendalian Rekaman” tidak mencakup tata cara pengendaliannya; namun harus dikoordinasikan dulu dengan Warek III. 4.1.4. Pembuatan format dokumen level IV yang tidak mempunyai format standar, institusi Universitas, Fakultas dapat membuatnya sendiri; namun harus dikoordinasikan dengan Warek III sebagai Pengawas Mutu untuk didokumentasikan, dipelihara, diidentifikasikan, dan dikontroldikendalikan penomoran dan status revisinya.

4.2. Identifikasi Kebutuhan Dokumen.

4.2.1. Meninjau kebutuhan dokumen untuk proses kinerjanya oleh Pimpinan Universitas , Pimpinan Fakultas . 4.2.2. Dokumen yang dibutuhkan 4.2.1. dapat diterbitkan sendiri atau diadopsi berdasarkan dokumen eksternal. 4.2.3. Proses adopsi dokumen: 4.2.3.1 Memeriksa kelengkapan isi dan kelengkapan dokumen untuk memastikan kesesuaian antara isi dan kebutuhan institusi oleh Pimpinan terkait. 4.2.3.2 Memberikan stempel “Adopted”, lihat Tabel 3. Identifikasi Status Dokumen. 4.2.3.3 Memberikan pengesahan terhadap dokumen yang diadopsi sesuai Tabel 2. Tanggung Jawab Penerbitan dan Pengesahan Dokumen. 4.2.3.4 Mencatat dokumen yang diadopsi dalam “Daftar Induk Dokumen Eksternal” sebagai alat kontrol bilamana diperlukan revisi dan lain- lain“. “Daftar Induk Dokumen Eksternal”yang berasal dari masing- masing institusi ini di-copy-kan ke Warek III. 4.2.3.5 Mendistribusikan dokumen yang diadopsi sesuai dengan prosedur ini, jika diperlukan. 4.0.000.0.01.0.09 Rev 00 No. Revisi : 01 Tgl. Terbit : 1 Februari 2010 No. Halaman : 7 dari 41 halaman PENGENDALIAN DOKUMEN

4.3. Tata Cara Pembuatan Dokumen.

4.3..1 Mengajukan dokumen yang dibuat berdasarkan level dokumen dan penanggung jawab yang dapat dilihat pada Tabel 2. Tanggung jawab Penerbitan dan Pengesahan Dokumen. 4.3..2 Mengidentifikasikan dokumen yang dibuat sesuai dengan tata cara penomoran yang dijelaskan pada butir 4.4. Pengkodean Dokumen. 4.3..3 Menulis isi dokumen dan memintakan persetujuanpengesahannya kepada pihak yang berwenang sesuai Tabel 2. Setelah mendapat persetujuan, dokumen tersebut diajukan ke Warek III untuk ditinjau kelayakannya, termasuk di dalamnya kecukupan minimal dokumen tersebut. Apabila dokumen sudah dianggap memenuhi semua persyaratan yang dibutuhkan, maka dokumen tersebut diregistrasi oleh Registrar. Apabila dianggap belum memadai, dokumen tersebut dikembalikan untuk diperbaharui. Kecukupan minimum isi pada masing-masing dokumen seperti dalam Tabel 1 berikut : Tabel 1. Sub Bab dari dokumen Level 1, Level II, Level III Level I Pedoman Mutu PM Level II Prosedur Level III Instruksi Kerja IK 1. Ruang Lingkup Sistem Manajemen Mutu dan Pengecualian 2. Profil Organisasi Universitas YARSI 3. Visi, Misi dan Kebijakan Mutu 4. Struktur Organisasi Universitas YARSI 5. Tanggung Jawab dan Wewenang Manajemen 6. Diagram Alir Proses Bisnis 7. Deskripsi Proses Bisnis 8. Struktur Sistem Dokumentasi Mutu 9. Rujukan dengan Prosedur Mutu 10. Lampiran 1. Tujuan 2. Ruang Lingkup 3. Tanggung Jawab dan Wewenang 4. Prosedur Mutu 5. Diagram Alir 6. Dokumen dan Rekaman Terkait 7. Lampiran 1. Tujuan 2. Ruang Lingkup

3. Tanggung Jawab dan Wewenang

4. ProsedurLangkah Kerja 5. Diagram Alir 6. Dokumen dan Rekaman Terkait

7. Lampiran

4.3.4 Penjelasan kecukupan minimal masing-masing dokumen. 4.3.4.1 Tujuan. Menjelaskan sebagai apa atau untuk apa dokumen tersebut dibuat, dipelihara dan diterapkan, secara khusus adalah panduan standar dalam pelaksanaan suatu proses. 4.3.4.2 Ruang Lingkup Menjelaskan pada bagian apa, atau pada proses apa dokumen tersebut dibuat, dipelihara dan diterapkan. Bisa jadi ruang lingkup suatu dokumen hanya pada suatu prosesinstitusi tertentu, namun juga bisa beberapa institusi atau seluruh institusi. 4.0.000.0.01.0.09 Rev 00 No. Revisi : 01 Tgl. Terbit : 1 Februari 2010 No. Halaman : 8 dari 41 halaman PENGENDALIAN DOKUMEN 4.3.4.3. Tanggung Jawab dan Wewenang Menjelaskan siapa saja yang terlibat dalam penerapan dokumen tersebut serta tanggung jawab dan kewenangan dari semua personil yang tersangkut dalam penerapannya. Sesuai dengan ruang lingkupnya maka butir 4.3.4.3 ini dapat bersifat internal institusi, atau dapat juga kolaborasi dengan beberapa institusi. 4.3.4.4. Prosedur Mutu. Menjelaskan secara terperinci proses yang tertuang dalam diagram alir. Bagaimana prosedur ini memenuhi persyaratan yang diminta dalam suatu klausul atau proses serta standar keberterimaannya. Dalam penjelasannya setiap prosedur harus dapat pula menunjukkan siapa saja yang bertanggung jawab terhadap pengesahan proses yang ada di dalamnya dan kapan harus dilakukan serta dimana dan atau pada bagian apa hal tersebut dipenuhi. 4.3.4.5. Diagram Alir. Merupakan panduan sistematis bagaimana proses – proses yang ada saling terkait dan saling mempengaruhi. Pada diagram alir harus tergambarkan aliran dari proses itu sendiri serta penanggung jawab dari masing – masing proses, standar yang diminta, serta format yang dipakai jika ada. Bila diperlukan diagram alir dapat disajikan di luar ketentuan diatas. 4.3.4.6. Dokumen dan Rekaman Terkait. Adalah semua dokumen yang diperlukan untuk membantu menyelesaikan suatu proses baik itu pada Pedoman Mutu, Prosedur, maupun Instruksi kerja dan Dokumen Pendukung. Dokumen terkait adalah dokumen yang dipanggil untuk membantu menyelesaikan proses tersebut. 4.3.4.7. Lampiran. Adalah data, format atau gambar yang disisipkan pada bagian akhir dokumen, sebagai alat bantu melihat contoh atau format yang diperlukan untuk membuat dokumenrekaman yang diperlukan. 4.3.4.8. ProsedurLangkah Kerja. Adalah urutan dari tata kerja bagaimana secara langkah demi langkah suatu pekerjaan harus diselesaikan. 4.3.5 Tanggung Jawab dan kewenangan penerbitan dokumen dan perubahan minimal dapat dilihat pada Tabel 2 sebagai berikut: 4.0.000.0.01.0.09 Rev 00 No. Revisi : 01 Tgl. Terbit : 1 Februari 2010 No. Halaman : 9 dari 41 halaman PENGENDALIAN DOKUMEN 4.0.000.0.01.0.09 Rev 00 1220 10 No. Revisi : 01 Tgl. Terbit : 1 Februari 2010 No. Halaman : 10 dari 41 halaman PENGENDALIAN DOKUMEN Tabel 2. Tanggung Jawab Penerbitan dan Pengesahan Dokumen Dokumen Disusun Diperiksa Disahkan I Pedoman Mutu PM Tim Teknis ISO Management Representative MR Rektor II Prosedur berkaitan dengan dokumentasi Prosedur berkaitan dengan aktivitas realisasi produk pelayanan Tim Teknis ISO Ka.TUKabagKasubag Rektorat, Dekanat, Program Studi, Bagian, Pusat, UPT MR, Minimal Warek, Wadek, Kepala Program studi Kepala Bagian, Kepala Pusat, UPT Rektor , Dekan Rektor, Dekan, Kepala Program Studi, Kepala Bagian, Kepala Pusat, UPT III Instruksi Kerja IK Rektorat, Dekanat, Program Studi, Bagian, Pusat, UPT Minimal Warek, Wadek, Kepala Program studi Kepala Bagian, Kepala Pusat, UPT Rektor, Dekan, Kepala Program Studi, Kepala Bagian, Kepala Pusat, UPT Dokumen Pendukung DP Rektorat, Dekanat, Program Studi, Bagian, Pusat, UPT Minimal Warek, Wadek, Kepala Program studi Kepala Bagian, Kepala Pusat, UPT Rektor, Dekan, Kepala Program Studi, Kepala Bagian, Kepala Pusat, UPT IV Standar Format RekamanCatatan Sesuai Instruksi Kerja IK, Dokumen Pendukung DP dan Prosedur yang berkaitan dengan aktivitas realisasi produk layanan Adopsi Dokumen Diperiksa dan disahkan kelengkapannya oleh RektorDekanKPS Kepala Pusat,Kepala Bagian sesuai dengan kebutuhannya 4.0.000.0.01.0.09 Rev 00 No. Revisi : 01 Tgl. Terbit : 1 Februari 2010 No. Halaman : 11 dari 41 halaman PENGENDALIAN DOKUMEN 4.3.6 Verifikasi atas penyusunan, pemeriksaan dan pengesahan dokumen: Kolom penyusunan, pemeriksaan dan pengesahan dokumen pada halaman Pengesahan dilakukan dengan tanda tangan, nama dan jabatan dari personel yang bersangkutan. 4.3.7 Setiap dokumen Level I, II, III dan IV Format yang baru diterbitkan atau direvisi harus ada koordinasi dengan Warek III dan atau Registrar, agar sistem dokumentasi Universitas YARSI dapat terkendali dengan baik. Setiap dokumen yang diterima oleh Registrar didata dalam Dokumen Pendukung antara lain berjudul, Daftar Induk Sistem Prosedur, Daftar Induk Instruksi Kerja, Daftar Induk Dokumen Pendukung , Daftar Induk Format dan lain-lain. 4.3.8 Penerbitan dan revisi dokumen tersebut di atas butir 4.3.7. dicatat dalam Riwayat revisi dokumen kecuali untuk level IV, yang dilampirkan pada bagian depan masing-masing dokumen, agar dapat diketahui identifikasi revisi dokumen tersebut. 4.3.9 Semua dokumen yang diterbitkan institusi terkait ditulis dalam format Dokumen Pendukung Supporting Document di masing- masing institusi kotak pertama diisi sesuai dengan level jenis dokumen. 4.3.10 Untuk dokumen dari luar lingkungan Universitas YARSI, dikendalikan oleh masing-masing institusi. Daftar induk dokumen eksternal di-copy-kan ke Warek III dan Registrar 4.3.11 Bentuk penulisan portrait atau landscape dengan jenis huruf TIMES NEW ROMAN ukuran minimal 8 dan maksimal 28 dengan memakai kertas ukuran A4 . 4.0.000.0.01.0.09 Rev 00 No. Revisi : 01 Tgl. Terbit : 1 Februari 2010 No. Halaman : 12 dari 41 halaman PENGENDALIAN DOKUMEN

4.4 Pengkodean Dokumen