No. Revisi : 01
Tgl. Terbit : 1 Februari 2010
No. Halaman : 16 dari 41 halaman
PENGENDALIAN DOKUMEN
4.6.4. Selain yang ditentukan pada butir 4.6.3. Rektor, Dekan, Kepala Program Studi KPS, Kepala Pusat, Kepala UPT dan Kepala bagian
dapat meminta salinan dokumen untuk keperluan di tempatnya dengan menggunakan form permintaan salinan dokumen oleh
departemen dengan nomor format : 4.0.000.0.01.0.0.10 Rev.00.
4.6.5. Penerima dokumen mengisi atau menandatangani bukti penerimaan
dokumen dengan menggunakan form 4.0.000.0.01.0.0.11 Rev.00 Bukti Distribusi dan Penarikan Dokumen.
4.6.6. Bila penerima berhalangan, penerimaan dokumen dapat diwakilkan kepada staf ataupun personal dari Institusi yang bersangkutan.
4.6.7. Dokumen yang diubah direvisi, akan ditarik kembali oleh
pengendali dokumen dengan menggunakan form 4.0.000.0.01.0.0.11 Rev.00 Bukti Distribusi dan Penarikan Dokumen Setelah Revisi.
4.6.8. Dokumen asli level IVFormat, disimpan oleh pengendali dokumen setiap Institusi dan distempel ‘Controlled Copy no. 00’ pada bagian
belakang dokumenform tersebut.
4.7. Kelengkapan Dokumen Format
4.7.1. Kelengkapan dokumen level I dan II harus terdapat : cover, halaman pengesahan, daftar isi, halaman aktif, riwayat revisi, daftar distribusi
dokumen dan isi dokumen. Untuk level III hanya cover, halaman pengesahan dan isi dokumen.
4.7.2. Kelengkapan isi dari masing-masing dokumen di atas dapat dilihat pada Tabel 1 : “kecukupan minimum masing-masing dokumen.”
4.7.3. Kelengkapan format dan dokumen disesuaikan : 1. Kop Institusi
2. Nomor format 3. Judul Format
4. Nomor revisi format 5. Kolom pengesahan
6. Nomor dokumen 7. Tanggal
8. Jumlah halaman 9. Nomor revisi dokumen
10. Judul Dokumen
4.7.4. Untuk format standar yang dibuat memerlukan lebih dari satu halaman diatur sebagai berikut :
Halaman pengesahan terdapat pada halaman cover.
4.0.000.0.01.0.09 Rev 00
1220 10
No. Revisi : 01
Tgl. Terbit : 1 Februari 2010
No. Halaman : 17 dari 41 halaman
PENGENDALIAN DOKUMEN
4.8. Revisi Dokumen
4.8.1. Revisi dan Distribusinya. 4.8.1.1.Penerbitan dokumen baru atau revisi terhadap dokumen yang
sedang berlaku dapat diusulkan oleh Institusi kepada pengendali dokumen melalui form Usulan Perubahan Prosedur UPP
4.0.000.0.01.0.0.12 Rev.00. Registrar memberi nomor data UPP dan mencatatnya pada form Status Usulan Perubahan Prosedur
4.0.000.0.01.0.0.13 Rev.00. Pengendali dokumen akan mempelajari UPP dan dapat mengundang bagian terkait untuk
mendiskusikan dan mempertimbangkan usulan tersebut bila diperlukan. Notulen rapat dapat mendasari persetujuan atas UPP
tersebut. Pengendalian revisi pada setiap pemegang dokumen dipantau melalui Tabel Revisi Prosedur 4.0.000.0.01.0.0.14
Rev.00. Setiap ada revisi atau penerbitan kembali dokumen, Registrar memperbaharui Tabel Revisi Prosedur TRP.
4.8.1.2. Point-point yang direvisi pada dokumen level I, II, III, diberikan tanda pada awal kalimat atau paragraph, dengan
diberi tanda + :
+______________________________________________ ______________________________________________
______________________________________________ ______________________________________________
4.8.1.4. Perubahan atau revisi dokumen harus dicantumkan pada halaman revisi dokumen dan pada kolom revisi diubah menjadi
Rev.01dst. Hanya untuk dokumen level I II.
4.8.1.5.Jika revisi dokumen telah selesai, dokumen hasil revisi diserahkan ke pengendali dokumen, untuk mengganti dokumen
yang lama.
4.8.1.6.Pengendali dokumen memberikan stempel Controlled Copy no. 00 untuk yang baru dan dokumen asli yang lama dengan
stempel Obsolete Document. Kemudian salinannya
4.0.000.0.01.0.09 Rev 00
No. Revisi : 01
Tgl. Terbit : 1 Februari 2010
No. Halaman : 18 dari 41 halaman
PENGENDALIAN DOKUMEN
didistribusikan sesuai dengan daftar distribusi pada dokumen tersebut.
4.8.1.7.Salinan dokumen yang lama ditarik bersamaan dengan pendistribusian dokumen yang baru dengan menggunakan form
4.0.000.0.01.0.0.11 Rev.00 Bukti Distribusi dan Penarikan Dokumen Setelah Revisi. Dokumen setelah revisi disimpan dan
salinan dokumen yang sudah ditarik dimusnahkan dengan menggunakan Prosedur Pemusnahan Dokumen Kadaluarsa.
Dokumen asli yang telah di stempel Obsolete disimpan sampai selama dokumen masih berguna untuk tujuan penelusuran.
4.8.2. Pengisian Riwayat Revisi Dokumen : 4.8.2.1 Riwayat revisi dokumen kecuali untuk level IV, dilampirkan
pada bagian depan masing-masing dokumen, agar dapat diketahui identifikasi revisi dokumen tersebut.
4.8.2.2 Daftar tersebut diisi oleh pengendali dokumen setiap ada perubahan atau revisi dokumen.
4.9 Pengontrolan Dokumen di lapangan
