No. Revisi : 01
Tgl. Terbit : 1 Februari 2010
No. Halaman : 3 dari 41 halaman
PENGENDALIAN DOKUMEN
DAFTAR DISTRIBUSI
No. JABATAN
Nomor Salinan 1
MR 00
2 Ketua Pengurus Yayasan YARSI
01 3
Rektor Universitas YARSI 02
4 Wakil Rektor I Universitas YARSI
03 5
Wakil Rektor II Universitas YARSI 04
6 Wakil Rektor III Universitas YARSI
05 7
Kepala Registrar Universitas YARSI 06
8 Kepala UPT Perpustakaan Universitas YARSI
07 9
Dekan Fakultas Kedokteran Universitas YARSI 08
10 Dekan Fakultas Ekonomi Universitas YARSI
09 11
Dekan Fakultas Hukum Universitas YARSI 10
12 Dekan Fakultas Teknologi Informasi Universitas YARSI
11 13
Dekan Fakultas Psikologi Universitas YARSI 12
14 Audit Internal YARSI
13 15
Direktur Pascasarjana 14
Daftar Distribusi ini disalin berdasarkan “ Daftar Induk Distribusi Dokumen” Dokumen Pendukung nomor : 3.0.000.0.01.2.01 Rev 00.
1. Tujuan
4.0.000.0.01.0.09 Rev 00
1220 10
No. Revisi : 01
Tgl. Terbit : 1 Februari 2010
No. Halaman : 4 dari 41 halaman
PENGENDALIAN DOKUMEN
Prosedur ini digunakan sebagai pedoman baku dalam pembuatan, pengendalian dokumen, agar memiliki keabsahan dan kemampuan lacak, terintegrasi dan selalu
terpantau status terkini serta keberadaannya.
2. Ruang lingkup,
Prosedur ini mengacu pada standar ISO 9001 : 2008 untuk dipergunakan di lingkungan Universitas YARSI. Prosedur ini meliputi pemeliharaan dan
penyimpanan dokumen, distribusi dokumen, keseragaman format dokumen, pemantauan, evaluasi berdasarkan waktu dan revisi dokumen.
3. Tanggung Jawab dan Wewenang
3.1. Wakil ManajemenManagement Representative MR bertanggung jawab atas tinjauan dokumen dan pemantauannya untuk:
3.1.1. Memastikan proses yang diperlukan untuk Sistem Manajemen Mutu ditetapkan dan dipelihara
3.1.2. Melaporkan kepada pucuk pimpinan tentang peri kerja Sistem Manajemen Mutu Universitas YARSI dan kebutuhan apapun untuk
perbaikannya 3.1.3. Memastikan pembangkitan kesadaran tentang persyaratan pelanggan
konsumen di Universitas YARSI. 3.1.4. Memastikan ditetapkannya Visi dan Misi serta kebijakan mutu
Universitas YARSI oleh Rektor. 3.1.5. Memberikan mandat wewenang dan kuasa dalam implementasi
Pedoman Mutu. 3.2. Warek III bertanggung jawab atas pengendalian dokumen dokumen level I
dan II yang dijabarkan dalam prosedur ini. Pada pelaksanaannya dilakukan oleh Pimpinan Universitas Rektor dan Pimpinan Fakultas Dekan dan
mempunyai wewenang penuh untuk: 3.2.1. Mengingatkan pimpinan di lingkungan Universitas YARSI atas adanya
dokumen yang telah kadaluarsa. 3.2.2. Memastikan ditariknya dokumen yang kadaluarsa.
3.2.3. Menyetujui kecukupan dokumen sebelum diterbitkan. 3.2.4. Meninjau, memutakhirkan dan menyetujui ulang dokumen sesuai
keperluan. 3.2.5. Memastikan bahwa perubahan dan status revisi terkini dari dokumen
tersebut. 3.2.6. Memastikan revisi terkini dari dokumen yang berlaku tersedia ditempat
pemakaian. 3.2.7. Memberi masukan terhadap isi Pedoman Mutu kepada MR
3.2.8. Memberi keputusan atas usulan penerbitanperubahan isi dokumen prosedur sistem mutu dan dokumen eksternal
3.2.9. Menjamin semua dokumen eksternal yang dipakai institusi merupakan revisi terbaru.
3.2.10. Menentukan distribusi copy dokumen Pedoman Mutu, prosedur sistem mutu dan dokumen eksternal
4.0.000.0.01.0.09 Rev 00
No. Revisi : 01
Tgl. Terbit : 1 Februari 2010
No. Halaman : 5 dari 41 halaman
PENGENDALIAN DOKUMEN
3.3. Rektor dan Dekan bertanggung jawab atas : 3.3.1 Memastikan kehandalan dokumen level I, II, II, IV efektif dan efisien
dalam penggunaannya. 3.3.2. Memastikan hanya dokumen terbaru revisi terkini dan dokumen yang
sesuai dengan aktivitas yang berlangsung saja yang ada di lingkungan kerja.
3.3.3 Memastikan bahwa dokumen yang berasal dari luar dikenali dan distribusinya
dikendalikan 3.3.4. Menyetujui pemutakhiran dan ulang dokumen seperlunya serta
kecukupannya 3.3.5. Mendaftarkan dokumen prosedur sistem mutu dan dokumen eksternal
kepada Warek III MR. 3.3.6. Mengajukan setiap usulanrencana perubahan prosedur kerja di
lingkungannya kepada Warek III. 3.3.7. Memastikan pengendalian pemakaian dan distribusi copy dokumen,
penyimpanan catatan mutu dan pemusnahan nya apabila sudah mencapai masa simpan
3.3.8. Menyetujui peninjauan dokumen dan mengambil tindakan koreksi keputusan berdasarkan data terkait.
3.4. Registrar bertanggung jawab atas :
3.4.1. Mencatat semua Usulan Perubahan Prosedur UPP yang masuk ke dalam Status Usulan Prosedur SUP.
3.4.2 Melakukan input prosedur, instruksi kerja dan form-form serta lampiran prosedur.
3.4.3. Mencatat setiap revisi dokumen dalam form Tabel Revisi Prosedur TRP.
3.4.4. Melakukan proses input prosedur yang didistribusikan di lingkungan Universitas YARSI ke dalam form Bukti Distribusi dan Penarikan
Dokumen Setelah Revisi. 3.4.5. Membuat Surat Pengantar Prosedur SPP.
3.4.5. Mendistribusikan dan melakukan penarikan dokumen dan prosedur- prosedur revisi.
4. Prosedur Mutu :
