Perencanaan dan Penawasan Persediaan Perusahaan

3. Perencanaan dan Penawasan Persediaan Perusahaan

Persediaan merupakan salah satu aktiva yang penting didalam perusahaan dan merupakan salah satu unsur dari modal kerja perusahaan. Oleh karena itu perusahaan harus memiliki perencanaan dan pengawasan yang memadai untuk melindungi persediaannya. Sehingga kelebihan ataupun kekurangan persediaan tidak akan terjadi, serta penyelewengan terhadap persediaan seperti pencurian terhadap persediaan dapat dihindarkan. sales plan yaitu pihak/orang yang diberi wewenang untuk merencanakan persediaan yang akan di pesan dari Main warehouse Jakarta ke Branch warehouse Medan agar tidak terjadi keleebihan ataupun kekurangan persediaan dalam satu periode pemesanan tertentu.

Dalam menjalankan perencanaan dan pengawasan persediaannya, XL Medan menerapkan sejumlah aturan-aturan yang harus diikuti oleh seluruh karyawan. Setiap transaksi persediaan di XL Medan dilakukan oleh bagian warehouse yang bertugas untuk mencatat seluruh transaksi persediaan baik penerimaan maupun pengeluaran barang dan juga bertugas untuk menyimpan persediaan di dalam gudang. Ketika terjadi penerimaan Dalam menjalankan perencanaan dan pengawasan persediaannya, XL Medan menerapkan sejumlah aturan-aturan yang harus diikuti oleh seluruh karyawan. Setiap transaksi persediaan di XL Medan dilakukan oleh bagian warehouse yang bertugas untuk mencatat seluruh transaksi persediaan baik penerimaan maupun pengeluaran barang dan juga bertugas untuk menyimpan persediaan di dalam gudang. Ketika terjadi penerimaan

Persediaan fisik disimpan di dalam sebuah gudang penyimpanan yang terkunci. Dimana kunci tersebut dipegang oleh satu orang karyawan, yang bertugas mengawasi persediaan, baik penerimaan maupun pengeluaran barang. Setiap karyawan yang ingin mengakses fisik persediaan harus memperoleh izin dari atasan. Perhitungan fisik persediaan (stock opname) dilakukan setiap bulan oleh bagian finance. Tujuan dari perhitungan fisik persediaan adalah untuk merekonsiliasi catatan persediaan dengan fisik persediaan yang ada di gudang, apakah sesuai atau tidak. Sehingga apabila terjadi penyelewengan persediaan, maka dapat diatasi dengan cepat. Seperti yang telah dijelaskan di dalam bab II untuk mencapai tingkat efisiensi perusahaan, XL Medan melaksanakan kegiatan operasional perusahaan dengan menggunakan SOP (Standard Operasional Procedure) dan SAP (System Application Process).

Di dalam SOP (Standard Operasional Procedure) terdiri dari beberapa proses dalam melakukan pendistribusian produk, diantaranya adalah:

Proses Distribusi dari Main ke Branch

1. Logistik Branch warehouse setiap bulannya melakukan aktifitas SOP sales dan Production Planning, yaitu melakukan alokasi permintaan barang kepada main warehouse.

2. Logistik Branch warehouse setelah melakukan aktifitas SOP sales dan Production Planning dari proses Disteribusi Branch ke Depo / XL Center ada permintaan SP dan voucher Fisik

3. Logistik Branch warehouse melakukan permintaan barang/produk ke Main Warehouse

4. Logistik Main memeriksa barang apakah tersedia atau tidak.

5. Apabila tidak tersedia main warehouse melakukan penundaan pengiriman barang

6. Apabila barang tersedia, maka main warehouse memberi konfirmasi kepada branch baahwa barang yang diminta telah tersedia dan meminta branch untuk mengirimkan form transfer request.

7. Apakah pengiriman barang melalui kurir? Jika iya, logistik Main Warehouse melakukan pengiriman barang memberikan barang kepada kurir untuk dikirimkan ke branch, kemudian kurir mengirim barang ke branch dengan memberi report pengiriman. Jika tidak, logistic Branch Warehouse melanjutkan ke proses mengirim barang khusus ke region Jabodetabek yang tidak menggunakan kurir dan menginput 313 di SAP.

8. Logistik branch Warehouse melakukan pengecekan barang yang datang dari Main (baik melalui kurir atau tidak), apakah barang sesuai atau cukup? Jika ya, lanjut ke proses menerima barang dan input Good Receipt (313) di SAP, lanjut ke Proses distribusi Branch ke Depo / XL Center). Jika tidak lanjut ke proses persiapan pengiriman barang ke branch.

9. Logistik Branch warehouse melakukan proses Distribusi ke Depo dan XL Center.

10. Logistik Main Warehouse melakukan proses pembayaran jasa Kurir, menerima report pengiriman barang dari kurir dan invoice untuk diproses pembayarannya.

Keseluruhan prosedur proses disajikan dalam bentuk flow proses pada

lampiran 2.