Pembahasan Hasil Penelitian

B. Pembahasan Hasil Penelitian

1. Analisis Tingkat efisiensi Perencanaan dan Pengawasan dengan menggunakan SOP (Standard Operating Procedure)

SOP secara garis besar telah di jelaskan dalam bab II, agar suatu proses/ aktivitas pekerjaan dapat berjalan dengan sesuai yang diinginkan dengan hasil yang optimal sudah seharusnya SOP terkait proses tersebut dijalankan dengan benar dan baik. Untuk proses terkait persediaan material sendiri saat ini sudah ada revisi yang baru tetapi belum efektif dijalankan di region West/ Sumatera. SOP yang saat ini masih dijalankan terkait distribusi material alur ringkasannya adalah sebagai berikut: Main warehouse Jakarta

Branch Warehouse Depo Dealer SOP distribusi yang nantinya (di tahun 2009) akan dijalankan secara ringkas sebagai berikut : Main Warehouse Jakarta

Dealer

Untuk lebih jelasnya kedua proses tersebut dapat di lihat sebagai berikut :

Distribusi regular Distribusi Langsung dari Main ke Dealer

Main Warehouse

Main Warehouse

TR

Goods

Branch warehouse

Confirm PO Goods

XL Center

Depo Dealer Delivery Request

Payment Goods

Depo

Dealer

XL kita

PO &Payment

Payment

Goods

XL Kita

Gambar 4.1 High Level Distribusi

Dari gambar proses distribusi di atas terlihat bahwa proses barang dari distribusi leguler lebih banyak memakan waktu dan biaya, sehingga kurang efektif dan efisien.sedangkan distribusi langsung dari Main ke Dealer lebih cepat sampai ke tangan dealer untuk segera di pasarkan ke konsumen. Sehingga dapat disimpulkan bahwa distribusi produk dari main ke dealer lebih efektif dan efisien.

Proses distribusi langsung dari Main ke Dealer belum sepenuhnya dilaksanakan oleh XL Medan, dan apabila proses tersebut telah dilaksanakan sepenuhnya dengan baik dan benar maka akan distribusi barang akan menjadi lebih efektif dan efisien.

2. Analisis Tingkat Efisiensi Perencanaan dan Pengawasan dengan menggunakan SAP (System Aplication Process)

Ada beberapa kriteria yang dapat digunakan dalam menganalisis efektivitas suatu sistem. Salah satu kriteria yang dapat digunakan dalam menganalisis efektifitas sistem adalah kriteria yang ditetapkan oleh Wilkiinson seperti yang telah dijelaskan pada BAB II. Dari sebelas kriteria yang ditetapkan oleh Wilkinson, penulis hanya mengambil empat dari kriteria tersebut yaitu: efisiensi dari sistem, ketepatan waktu dalam menghasilkan informasi, kemudahan dalam mengakses, keamanan dari sistem. kriteria tersebut penulis ambil karena berdasarkan pra surveyyang penulis lakukan, permasalahan perusahaan terletak pada ketepatan informasi dan keamanan persediaan, beriku ini analisis lebih lanjut mengenai tingkat efisiensi perencanaan dan pengawasan persediaan Ada beberapa kriteria yang dapat digunakan dalam menganalisis efektivitas suatu sistem. Salah satu kriteria yang dapat digunakan dalam menganalisis efektifitas sistem adalah kriteria yang ditetapkan oleh Wilkiinson seperti yang telah dijelaskan pada BAB II. Dari sebelas kriteria yang ditetapkan oleh Wilkinson, penulis hanya mengambil empat dari kriteria tersebut yaitu: efisiensi dari sistem, ketepatan waktu dalam menghasilkan informasi, kemudahan dalam mengakses, keamanan dari sistem. kriteria tersebut penulis ambil karena berdasarkan pra surveyyang penulis lakukan, permasalahan perusahaan terletak pada ketepatan informasi dan keamanan persediaan, beriku ini analisis lebih lanjut mengenai tingkat efisiensi perencanaan dan pengawasan persediaan

a. Efisiensi SAP

Setiap perusahaan mengharapkan sistem yang dibangun di dalam perusahaannya berjalan secara efektif dan efisien. Dikatakan berjalan dengan efisien ketika sistem tersebut dapat mengurangi biaya pemrosesan transaksi dimana ketika terjadi suatu transaksi bisnis tidak banyak bagian/ fungsi yang harus dilalui sehingga pemrosesan transaksi dapat berjalan dengan cepat, tepat, dan akurat. XL Medan menggunakan sistem SAP dalam menjalankan seluruh aktifitas bisnisnya termasuk transaksi persediaan. Berdasarkan analisis flow yang penulis lakukan, diperoleh suatu kesimpulan bahwa sistem informasi persediaan dan pendisteribusian barang di XL Medan telah berjalan dengan efisien. Hal ini dapat dilihat dari prosedur-prosedur penerimaan dan pengeluaran barang hanya bagian warehouse yang melakukan proses transaksi, mulai dari pencatatan transaksi sampai pada penyimpanan dan pengeluaran barang.

Selain itu penggunaan sistem SAP menyebabkan pemprosesan data-data transaksi berjalan dengan lebih cepat dan efisien. Karena pemprosesan data-data persediaan dilakukan dengan menggunakan Tcode- Tcode dalam sistem SAP yang menyebabkan semua data-data persediaan langsung ter up-date ketika karyawan menjalankan program Tcode Selain itu penggunaan sistem SAP menyebabkan pemprosesan data-data transaksi berjalan dengan lebih cepat dan efisien. Karena pemprosesan data-data persediaan dilakukan dengan menggunakan Tcode- Tcode dalam sistem SAP yang menyebabkan semua data-data persediaan langsung ter up-date ketika karyawan menjalankan program Tcode

XL medan sering mengalami kelebihan dan kekurangan persediaan. Persediaan dipesan berdasarkan alokasi permintaan bulanan yang telah disiapkan sebelumnya. Selain itu barang yang diterima oleh branch tidak sesuai dengan alokasi permintaan yang telah dibuat sebelumnya, karena branch tidak memiliki target batas waktu kapan seharusnya barang tersebut sampai ke tangan branch. Sehingga branch sering mengalami kekosongan persediaan ketika Depo memesan barang ke Branch.

Apabila dinilai dari segi efiseinsi, maka sistem pengawasan persediaan di XL Medan dapat dikatakan belum efisien. Karena perusahaan masih sering mengalami kekurangan dan kelebihan persediaan. Kekurangan persediaan menyebabkan perusahaan tidakdapat memenuhi pesanan yang berarti hilangnya kesempatan perusahaan untuk memperoleh keuntungan dari penjualan persediaan. Sedangkan keleebihan persediaan menyebabkan perusahaan mengeluarkan biaya yang lebih besar dalam hal Apabila dinilai dari segi efiseinsi, maka sistem pengawasan persediaan di XL Medan dapat dikatakan belum efisien. Karena perusahaan masih sering mengalami kekurangan dan kelebihan persediaan. Kekurangan persediaan menyebabkan perusahaan tidakdapat memenuhi pesanan yang berarti hilangnya kesempatan perusahaan untuk memperoleh keuntungan dari penjualan persediaan. Sedangkan keleebihan persediaan menyebabkan perusahaan mengeluarkan biaya yang lebih besar dalam hal

b. Ketepatan waktu dalam menghasilkan informasi Persediaan

Penggunaan sistem SAP di XL medan menyebabkan informasi yang dihasilkan oleh XL Medan menjadi lebih baik, baik dari segi kualitas maupun ketepatan waktu. Ketika terjadi transaksi persediaan, sistem SAP langsung memperoses transaksi tersebut dan data-data persediaan langsung ter up date. sehingga ketika suatu bagian membutuhkan data mengenai persediaan, data-data yang diberikan merupakan data-data yang terbaru sehingga pengambilan keputusan yang salah dapat dihindari. Berdasrkan ketepatan waktu dalam menghasilkan informasi, sistem informasi persediaan dan pendistribusian barang di XL Medan dapat dikatakan telah berjalan dengan efektif.

c. Kemudahan dalam mengakses SAP

Penggunaan sistem SAP di dalam perusahaan, tidak selalu memungkinkan setiap orang di dalam perusahaan untuk mengakses data- data setiap bagian di dalam perusahaan, walaupun sistem SAP menginterasikan setiap bagian di dalam prusahaan. Begitu pula dengan Penggunaan sistem SAP di dalam perusahaan, tidak selalu memungkinkan setiap orang di dalam perusahaan untuk mengakses data- data setiap bagian di dalam perusahaan, walaupun sistem SAP menginterasikan setiap bagian di dalam prusahaan. Begitu pula dengan

d. Keamanan dari sistem

XL Medan menerapkan sejumlah aturan dalam mengamankan setiap data di dalam sistem yang dipakainya, termasuk sistem prsediaan. Setiap data mengenai persediaan tersimpan di dalam sebuah file pita magnetis dan file persediaan akan disimpan di dalam gudang file. File persediaan tersebut dilengkapi dengan sistem keamanan yaitu penggunaan password ketika hendak membuka file. Jadi hanya orang yang memiliki passwordlah yang dapat membuka file tersebut, dan biasanya orang tersebut telah memiliki otorisasi dalam mengakses file. Keamanan dari persediaan bukan hanya berkenaan dengan keamanan catatan persediaan tetapi juga keamanan fisik persediaan. Jadi harus ada pemeriksaan stock opname setiap bulannya yang dilakukan oleh bagian finance untuk merekonsiliasi antara catatan dengan yang ada di gudang.

Dari semua penjelasan dan analisis di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa perencanaan dan pengawasan persediaan XL Medan belum sepenuhnya berjalan dengan Efektif . Karena dari empat kriteria yang telah ditetapkan oleh penulis hanya satu kriteria yang menunjukkan bahwa sistem perencanaan dan pengawasan persediaan XL Medan belum berjalan dengan efektif. Sedangkan tiga kriteria lainnya yaitu ketepatan waktu dalam menghasilkan informasi persediaan, aksesibilitas, dan keamanan dari sistem menunjukkan bahwa perencanan dan pengawasan persediaan telah berjalan dengan efektif.