a Buku ekspedisi intern
Buku ekspedisi intern adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyampaianpengirimanpendistribusian surat
yang dilakukandisampaikan kepada orangpihak yang ada di dalam perusahaan atau organisasi
b Buku ekspedisi ekstern
Buku ekspedisi ekstern adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyampaianpengirimanpendistribusian surat
kepada orangpihak yang berada di luar perusahaan atau organisasi
Pada penanganan surat pola desentralisasi buku ekspedisi tidak digunakan, tapi menggunakan formulir tanda terima
sebagai bukti penerimaan surat. Formulir tanda terima berbentuk lembaran, biasanya digunakan oleh perusahaan swasta dengan
cara ditempel didepan amplop surat yang dikirimkan. Setelah surat diterima oleh pihak yang dituju, formulir tanda terima
kemudian diisi dan dikirimkan kembali ke perusahaan.
10. Lembar Disposisi
Lembar disposisi adalah lembar isian untuk mencatat instruksi dari pimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut
dari surat yang diterima. Orang yang ditunjuk oleh pimpinan harus menindaklanjuti surat yang dimaksud dan menangani surat
berdasarkan instruksi pimpinan tersebut. Lembar disposisi ini digunakan pada pola sentralisasi, pada pola desentralisasi
disposisi ditulis langsung pada suratnya.
11. Lembar Konsep Surat
Lembar konsep surat digunakan untuk menulis konsep surat. Tujuannya agar ada keseragaman dalam pembuatan
konsep surat. Selain agar lebih rapi, juga memudahkan dalam membuat konsep surat dan mencegah adanya informasi yang
tertinggal. Penggunaan lembar konsep surat juga dapat memperjelas tanggung jawab dalam pembuatan surat.
2.6. Kerangka Berfikir
Sebagian besar surat berbentuk lembaran kertas. Ada yang lembarannya tipis, sedang, maupun tebal. Di dalam surat terkandung
berbagai macam informasi sesuai dengan kepentingannya masing-masing. Oleh sebab itu, supaya surat-surat tidak hilangrusak, sangat diperlukan tata
cara pengelolaan surat yang baik dan benar sesuai dengan prosedur, baik itu untuk pengelolaan surat masuk maupun pengelolaan surat keluar.
Didalam pengelolaan surat masuk maupun pengelolaan surat keluar, setiap kantor niscaya mengikuti suatu prosedur tertentu untuk mengawasi
lalu lintas surat masuk dan surat keluar. Prosedur ini disebut prosedur pencatatan dan pendistribusian surat. Ada tiga macam prosedur yang umum
dipergunakan, yaitu: prosedur buku agenda buku agenda dan buku ekspedisi, prosedur kartu kendali, dan prosedur tata naskah. Selain itu
didalam suatu kantor, untuk menunjang kegiatan pengelolaan surat masuk dan surat keluar diperlukan sarana untuk pengelolaan surat masuk dan surat
keluar tersebut. Berdasarkan uraian di atas, kerangka berpikir dalam penelitian ini
sebagai berikut: Prosedur
Pencatatan dan Pendistribusian
Surat: 1. Buku Agenda
2. Kartu Kendali 3. Tata Naskah
Pengelolaan Surat:
1. Pengelolaan Surat Masuk
2. Pengelolaan Surat Keluar
Gambar 1.2. Kerangka Berfikir Penelitian
Sarana Pengelolaan
Surat Menyurat Penyimpanan
Surat
36
BAB III METODOLOGI PENELITIAN
3.1. Dasar Penelitian
Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif yang bertujuan untuk mengkaji permasalahan pengelolaan surat masuk dan surat keluar
serta memperoleh makna yang lebih mendalam sesuai dengan latar penelitian di kantor Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Semarang.
Alasan penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif karena permasalahan pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada BKD
Kabupaten Semarang tidak berkenaan dengan angka-angka, tetapi mendeskripsikan secara lebih jelas dan terperinci serta memperoleh data
yang mendalam dari fokus penelitian yang dilakukan oleh peneliti. Hasil dari penelitian kualitatif selalu berusaha mengungkap suatu masalah,
keadaan atau peristiwa yang sebenarnya terjadi.
3.2. Lokasi dan Fokus Penelitian
3.2.1. Lokasi Penelitian
Dalam penelitian ini peneliti mengambil lokasi di Kantor Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Semarang yang beralamat di
Jl. Hos. Cokroaminoto No. 1 Ungaran.
3.2.2. Fokus Penelitian
Fokus penelitian ini adalah tentang pengelolaan surat masuk dan surat keluar di Kantor Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten
