Pengelolaan surat keluar menurut pendapat Mulyono dkk 2011: 12 adalah sebagai berikut:
1. Pimpinan pengolah membuat konsep sendiri dan selanjutnya
menyerahkan ke pelaksana. Kalau surat keluar didasarkan atas arsip sebelumnya, maka pimpinan pengolah membuat disposisi
dan diserahkan ke pelaksana pengolah.
2. Pelaksana pengolah mengkonsep surat berdasarkan isi disposisi
dari pimpinan pelaksana dan diteruskan ke tatausaha 3.
Tatausaha pengolah setelah selesai membuat surat dan sudah dikoreksi, selanjutnya, diserahkan ke pimpinan.
4. Surat yang sudah siap sudah ditandatangani melalui tatausaha
pengolah diserahkan kebagian pencatat untuk diproses selanjutnya.
5. Bagian pencatat menerima surat dari tatausaha pengolah yang
rangkapnya sesuai kebutuhan dapat 2 atau tiga bahkan dapat lebih mencatat dengan menggunakan kartu kendali rangkap 3
atau dengan lembar pengantar rangkap 2.
6. Dari bagian pencatat diteruskan ke bagian pengirim untuk
disampaikan ke alamat yang dituju. Kalau ada duplikat atau tripikat untuk dilaporkan kepada unit lain, maka duplikat atau
tripikat itu diteruskan ke bagian pengirim bersama surat aslinya untuk disampaikan. Pertinggal atau arsip dikirim ke penata arsip
melalui tatausaha pengolah. Kartu kendali, asli tetap berada di bagian pencatat, duplikat disampaikan ke penata arsip, dan
tripikat ditinggal di bagian tatausaha sebagai bukti pengolahan surat yang bersangkutan sudah diselesaikan.
2.4. Sistem Penyimpanan Surat
Menurut Amsyah 2003: 16 sistem penyimpanan surat ada 3 yaitu sentralisasi, desentralisasi, dan kombinasi sentralisasi dan desentralisasi:
1. Sentralisasi.
Sentralisasi berarti penyimpanan arsip yang dipusatkan di satu unit kerja khusus yang lazim disebut Sentral Arsip.
Keuntungan dari sentralisasi arsip adalah: a.
Ruang dan peralatan arsip dapat dihemat. b.
Petugas dapat mengkonsentrasikan diri khusus pada pekerjaan kearsipan.
c. Kantor hanya menyimpan 1 satu arsip, duplikasinya dapat
dimusnahkan. d.
Sistem penyimpanan dari berbagai macam arsip dapat diseragamkan.
Kerugian dari sentralisasi arsip adalah: a.
Sentralisasi arsip hanya efisien dan efektif untuk organisasi yang kecil.
b. Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu sistem
penyimpanan yang seragam. c.
Unit kerja yang memerlukan arsip akan memakan waktu lebih lama untuk memperoleh arsip yang diperlukan.
2. Desentralisasi.
Bilamana suatu kantor atau organisasi menganut sistem pengelolaan arsip secara desentralisasi, ini berarti bahwa semua
unit kerja mengelola arsipnya masing-masing. Keuntungan dari desentralisasi arsip adalah:
a.
Pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai kebutuhan unit kerja masing-masing.
b. Keperluan akan arsip mudah terpenuhi, karena berada pada
unit kerja sendiri. c.
Penanganan arsip lebih mudah dilakukan, karena arsipnya sudah dikenal baik.
Kerugian dari desentralisasi arsip adalah: a.
Penyimpanan arsip tersebar diberbagai lokasi, dan dapat menimbulkan duplikasi arsip yang disimpan.
b. Kantor harus menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip
disetiap unit kerja, sehingga penghematan pemakaian peralatan dan perlengkapan sukar dijalankan.
c. Penataran dan latihan kearsipan perlu diadakan karena
petugas-petugas umumnya bertugas rangkap dan tidak mempunyai latar belakang pendidikan kearsipan.
d. Kegiatan pemusnahan arsip harus dilakukan setiap unit kerja,
dan ini merupakan pemborosan. 3.
Kombinasi Sentralisasi dan Desentralisasi Untuk mengatasi kelemahan dari dua cara pengelolaan
baik sentralisasi maupun desentralisasi, sering ditemukan di perkantoran penggunaan kombinasi dari dua cara tersebut. Cara
ini dapat disebut sebagai Kombinasi Sentralisasi dan Desentralisasi Arsip. Dengan cara ini kelemahan-kelemahan
kedua cara memang dapat diatasi.
Di dalam penanganan arsip secara kombinasi, arsip yang masih aktif dipergunakan atau disebut arsip aktif active file
dikelola di unit kerja masing-masing pengolah, dan arsip yang sudah kurang dipergunakan atau disebut arsip inaktif dikelola di
Sentral Arsip. Dengan demikian, pengelolaan arsip aktif dilakukan secara desentralisasi dan arsip inaktif secara
sentralisasi.
Disini pemindahan arsip dan prosedurnya harus dilakukan dengan sebaik-baiknya sesuai dengan Pemindahan Jadwal
Resistensi yang perlu disusun. Di samping itu Sentral Arsip perlu memusnahkan arsip-arsip yang sudah tidak diperlukan lagi
sesuai dengan Jadwal Resistensi. Sebelum dimusnahkan, arsip- arsip tersebut perlu dipilih dan diteliti, apakah arsip bersangkutan
memang sudah perlu dimusnahkan atau masih mempunyai nilai- nilai tertentu bagi kepentingan nasional untuk dikirim ke Arsip
Nasional sebagai arsip statis.
2.5. Sarana dalam Pengelolaan Surat Menyurat
