8
BAB II LANDASAN TEORI
2.1. Surat
2.1.1. Pengertian Surat
Menurut Lamuddin Finoza dalam Rahardi 2008: 11 yakni bahwa
“Surat adalah informasi tertulis yang dapat dipergunakan sebagai alat komunikasi tulis yang dibuat dengan persyaratan
tertentu yang khusus berlaku untuk surat-menyurat. ” Sedangkan
menurut Barthos 2009: 36 Manajemen Kearsipan, “Surat adalah
alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta.
” Beberapa pendapat diatas maka dapat disimpulkan mengenai
pengertian surat yaitu salah satu sarana komunikasi tertulis dari seseorang atau instansi yang ditujukan kepada orang lain atau suatu
instansilembaga lain dengan tujuan untuk menyampaikan suatu hal baik itu berupa informasi, perintah atau sebuah pemberitahuan.
2.1.2. Fungsi Surat
Selain sebagai sarana komunikasi surat juga mempunyai fungsi lain, menurut Barthos 2009: 36 surat berfungsi sebagai :
1. Wakil dari pengirimanpenulis.
2. Bahan pembukti.
3. Pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut.
4. Alat pengukur kegiatan organisasi.
5. Sarana memperpendek jarak fungsi abstrak.
Menurut Djanewai dalam Rahardi 2008: 14 fungsi surat itu adalah sebagai berikut:
1. Sebagai alat dokumentasi tertulis
2. Sebagai duta institusi dan duta penulisnya
3. Sebagai medium komunikasi dan interaksi
4. Sebagai otak tata usaha dalam perkantoran
5. Sebagai barometer kemajuan institusi
Menurut Sikka Mutiara Silmi 2004: 2 surat berfungsi sebagai berikut:
1. Sarana komunikasi, sesuai dengan fungsinya, surat
merupakan sarana komunikasi yang ekonomis, efektif, dan praktis.
2. Wakil, surat menjadi wakil dari pembuat surat yang
membawa pesan, misi atau informasi yang hendak disampaikan kepada penerima.
3. Bahan bukti, mengingat surat merupakan sarana
komunikasi secara tertulis, maka surat dapat dijadikan bahan bukti yang mempunyai kekuatan hukum.
4. Sumber data, surat dapat menjadi sumber data yang dapat
digunakan untuk informasi atau petunjuk keterangan untuk ditindak lanjuti.
5. Bahan pengingat, surat mengingatkan seseorang dalam
kegiatan atau aktivitasnya di masa lalu yang bisa dipergunakannya untuk melakukan kegiatan selanjutnya
baginya.
6. Jaminan, surat dapat menjadikan surat jaminan, seperti
jaminan keamanan pada surat jalan, jaminan tanggungan pada surat gadai dan lain sebagainya.
7. Alat pengikat, surat dapat digunakan untuk mengikat
antara dua pihak dengan kekuatan hukum, semisal dalam surat kontrak.
8. Alat promosi, tak terelakkan lagi bahwa surat, terutama
pada bagian kepala surat yang memuat logo, dapat menjadi alat promosi bagi biro, kantor atau perusahaan
pengirim surat kepada penerima surat atau siapapun juga yang membaca surat tersebut.
9. Alat untuk penghemat, surat dapat menghemat, baik
waktu, tenaga dan juga biaya, karena selembar surat telah dapat mewakili kedatangan pembuat surat secara nyata.
2.1.3. Jenis Surat
Kategori