Sebelum penulis menguraikan prosedur-prosedur yang terdapat dalam sistem penggajian, terlebih dahulu penulis akan menjelaskan dokumen-dokumen
yang digunakan dalam sistem penggajian karena dokumen-dokumen tersebut sangat diperlukan dalam melaksanakan prosedur penggajian. Dokumen-dokumen
yang secara umum digunakan dalam sistem penggajian menurut Mulyadi 2001,
yaitu : 1. Dokumen pendukung perubahan gaji, dokumen-dokumen ini
umumnya digunakan oleh fungsi kepegawaian berupa surat- surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan, seperti
surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat dan lain-lain,
2. Kartu jam hadir, dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan di perusahaan,
3. Kartu jam kerja, dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung pabrik guna
mengerjakan pesanan tertentu,
4. Daftar gaji, dokumen ini berisi jumlah gaji bruto setiap karyawan dikurangi potongan-potongan,
5. Rekap daftar gaji, dokumen ini merupakan ringkasan gaji per departemen, yang dibuat berdasarkan daftar gaji,
6. Surat pernyataan gaji, dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji atau dalam kegiatan yang terpisah dari pembuatan
daftar gaji,
7. Amplop gaji, uang gaji karyawan diserahkan kepada setiap karyawan dalam amplop gaji,
8. Bukti kas keluar, dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan
berdasarkan informasi dalam daftar gaji.
Sistem penggajian yang baik adalah sistem penggajian yang terdiri dari jaringan prosedur yang saling berkaitan. Dimana setiap prosedur memiliki fungsi
masing-masing dan dilakukan oleh bagian-bagian yang berbeda didalam perusahaan. Menurut Muhammad Ali 2000:325 arti dari prosedur adalah sebagai
berikut: ”Prosedur adalah tata cara kerja atau cara menjalankan suatu
Universitas Sumatera Utara
pekerjaan”. Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, prosedur
pencatatan gaji yang dilakukan adalah sebagai berikut: 1.
Bagian Pembuat Data Bagian pembuat data bertugas mengolah data dimana data harus selalu
dicek apakah ada perubahan atau tidak. Bila ada perubahan, maka secara otomatis akan berubah oleh database.
Setiap bulannya bagian pembuat data mengajukan data-data tersebut ke biro rektor, di biro rektor bagian penguasa anggaran akan mengeluarkan Surat
Perintah Membayar SPT. Setelah itu, baru pihak Fakultas ini ke Kantor Perbendaharaan Negara supaya dikeluarkannya Surat Perintah Pencairan Dana
SP2D untuk disetujui.
2. Bendaharawan
Setiap tanggal 1, dana yang sudah dicairkan ditransfer ke rekening Bank Mandiri. Bagian bendaharawan akan mengambil cek, dan nomor Fakultas,
setelah itu dana diambil ke Bank Mandiri. Di Fakultas gaji dibagi ke pegawai maupun dosen.
Khusus untuk pegawai maupun dosen yang Golongan III dan Golongan IV, gaji dibayarkan langsung ke rekening masing-masing. Penggajian
dilakukan secara berkala selama dua tahun sekali. Besarnya uang yang diminta oleh pihak Fakultas adalah sesuai yang dibutuhkan.
Universitas Sumatera Utara
3. Internal Auditor Dalam hal gaji auditor ini akan mengawasi apakah prosedur-prosedur
pencatatan dan pendistribusian gaji telah dijalankan sebagaimana yang telah ditentukan.
Menurut Mulyadi 2001 sistem penggajian terdiri dari jaringan prosedur yaitu:
1. Prosedur pencatatan waktu hadir, prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan yang diselenggarakan oleh
fungsi pencatat waktu dengan menggunakan daftar hadir pada pintu masuk kantor administrasi atau pabrik,
2. Prosedur pencatatan waktu kerja, pencatatan waktu kerja diperlukan bagi karyawan di fungsi produksi untuk keperluan
distribusi biaya gaji karyawan kepada produk atau pesanan yang menikmati jasa karyawan tersebut,
3. Prosedur pembuatan daftar gaji, dalam prosedur ini fungsi pembuat daftar gaji membuat daftar gaji karyawan,
4. Prosedur distribusi biaya gaji, dalam prosedur ini biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen-departemen yang
menikmati manfaat tenaga kerja,
5. Prosedur pembayaran gaji, prosedur ini melibatkan fungsi akuntansi dan fungsi keuangan. Fungsi akuntansi membuat
perintah pengeluaran kas kepada fungsi keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji.
Menurut penulis, perbedaan sistem penggajian yang dilaksanakan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dengan teori yang ada bukanlah hal
yang salah mengingat perusahaan tersebut merupakan salah satu instansi pemerintah sehingga menggunakan sistem penggajian pemerintahan sedangkan
teori yang dikemukakan diatas merupakan prosedur umum yang digunakan dalam perusahaan swasta.
Universitas Sumatera Utara
D. Prosedur Perhitungan Gaji
