Pengertian Gaji Prosedur Perhitungan Gaji

BAB III TOPIK PENELITIAN

A. Pengertian Gaji

Instansi yang mempekerjakan orang disebut juga sebagai pegawai, secara umum disebut karyawan, dalam hal ini pegawai atau karyawan disebut menjual jasa tenaga kerja yang dipergunakan untuk memperoleh imbalan yang disebut gaji. Pada umumnya, jumlah gaji ditetapkan secara bulanan. Menurut instansi, gaji merupakan pembayaran yang dibayarkan kepada pimpinan, pengawas, pegawai tata usaha dan sebagainya. Beberapa pengertian gaji menurut para ahli. Menurut Warren Reeve Fess 2006;7, pengertian gaji yaitu “Gaji umumnya merupakan pembayaran atas jasa manejerial, administratif, atau jasa lain yang serupa. Tarif gaji biasanya disampaikan dalam satuan bulanan”. Menurut Mulyadi 2001;14, pengertian gaji adalah “Gaji umumnya merupakan pembayaran atas penjualan jasa yang dilakukan oleh para karyawan yang mempunyai jenjang jabatan, manejer dan dibayarkan secara tetap setiap bulan”. Pengertian gaji dalam konteks ini adalah bagian pendapatanpenghasilan yang dimasukkan kedalam daftar gaji kemudian dihitung sesuai dengan ketetapan yang ada pada perusahaan. Hasil bersih dari perhitungan tersebut kemudian dibagikan kepada pegawaikaryawan pada setiap bulan. Universitas Sumatera Utara

B. Unsur-unsur Gaji

Dalam suatu perusahaan terdapat berbagai macam unsur-unsur gaji dan upah yang keseluruhannya disebut dengan biaya tenaga kerja. Yang dimaksud dengan unsure-unsur gaji yaitu bagian-bagian pendapatan atau penghasilan yang dimaksudkan kedalam daftar gaji karyawan dan setiap bulannya akan dibayarkan kepada karyawan-karyawan yang bersangkutan. Menurut G. Sugiyarso dan F. Winarni 2005;97 dalam buku Dasar-Dasar Akuntansi Perkantoran, unsur-unsur gaji seperti tertera di bawah ini :

1. Gaji Pokok, merupakan gaji yang telah ditetapkan perusahaan berdasarkan kontrak kerjanya.

2. Premi, adalah gaji tambahan yang diberikan kepada karyawan dikarenakan karyawan tersebut telah bekerja dengan baik melebihi standar yang telah ditetapkan oleh perusahaan. 3. Lembur, merupakan gaji yang diberikan kepada karyawan yang melebihi jam kerja yang telah ditetapkan sebelumnya. 4. Bonus, merupakan upah yang diberikan perusahaan pada suatu tahun fiskal memperoleh keuntungan yang telah ditetapkan setelah berkonsultasi dengan pemerintah dan serikat kerja. 5. Catu, merupakan gaji yang diberikan perusahaan kepada karyawan dalam bentuk barang misalnya minyak, gula, beras, dan sebagainya. 6. Perlengkapan dan Sarana Lain, merupakan upah yang diterima karyawan secara tidak langsung berupa bentuk jasa seperti hiburan, pelayanan kesehatan, dan tranportasi. Unsur-unsur yang telah dijelaskan diatas tentunya mempunyai latar belakang yang mendasar untuk diadakan. Unsur-unsur tersebut merupakan bagian dari strategi dan kebijakan perusahaan walaupun ada sebagian yang ditetapkan oleh Pemerintah melalui Peraturan perUndang-Undangan misalnya cuti, izin, dana pensiun, dan asuransi kecelakaan. Universitas Sumatera Utara Dalam Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, gaji penting bagi pegawai karena merupakan nilai karya atau prestasi mereka sebagai motivator dalam bekerja. Gaji merupakan komponen biaya yang besar dan membutuhkan tenaga ekstra untuk mengawasi agar tidak terjadi penyelewengan. Didalam masyarakat masih banyak menganggap bahwa istilah gaji merupakan balas jasa yang diberikan oleh atasan kepada pegawai. Unsur-unsur gaji pada perusahaan milik negara dan swasta memiliki perbedaan. Adapun unsur- unsur gaji pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yaitu : 1. Gaji pokok, adalah gaji yang diberikan kepada PNSCPNS yang diangkat dalam satu pangkatgolongan ruang atau masa kerja sesuai dengan ketentuan yang berlaku, 2. Tunjangan istrisuami, adalah tunjangan yang diberikan kepada PNSCPNS yang beristribersuami yang sah sesuai dengan ketentuan yang berlaku, 3. Tunjangan anak, adalah tunjangan yang diberikan kepada PNSCPNS yang mempunyai anak anak kandung, anak tiri, dan anak angkat yang belum berusia 21 tahun dan tidak atau belum pernah menikah dan tidak mempunyai penghasilan sendiri, 4. Tunjangan jabatan, adalah tunjangan yang diberikan kepada pegawai negeri sipil yang menjabat dengan jabatan tertentu menurut ketentuan yang berlaku, 5. Tunjangan jabatan struktural, adalah tunjangan yang berdasarkan pada sekretariat daerah, dinas daerah dan lembaga teknis lainnya, Universitas Sumatera Utara 6. Tunjangan jabatan fungsional, adalah tunjangan jabatan yang diberikan kepada pegawai negeri sipil yang menjabat jabatan fungsional sebagaimana diatur dalam keputusan menteri yang membidangi pendayagunaan aparatur negara, 7. Tunjangan beras, adalah tunjangan pangan yang diberikan kepada pegawai negeri sipil dalam bentuk natura beras sebesar 10 kg per jiwa dalam bentuk natura uang. Potongan-potongan yang ada pada daftar gaji Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yaitu : • PFK Beras • Simpanan wajib 10 • Sewa rumah • Tunggakan • Hutang kelebihan • Penghasilan lain-lain • Pajak penghasilan • Tabungan perumahan Universitas Sumatera Utara Sumber gaji lain pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah : • Honorarium Program S-1 Ekstensi • Honorarium Program S-1 Reguler • Honorarium Program D-3 Menurut Sunarto 2004, tujuan pembayaran gaji yaitu: 1. Mendukung pencapaian strategi dan sasaran jangka pendek perusahaan dan memastikan bahwa tenaga kerja memiliki tenaga kerja terampil,

2. Membantu untuk mengkomunikasikan nilai-nilai dan harapan kinerja perusahaan,

3. Mendukung manajemen dan perubahan dengan menyesuaikan budaya gaji,

4. Mendorong kinerja bernilai lebih dengan memfokuskan pada penggajian kinerja dan bidang-bidang yang memungkinkan tercapainya nilai lebih secara maksimal,

5. Memotivasi semua anggota perusahaan, 6. Memajukan kerjasama yang baik.

C. Sistem Penggajian

Sistem penggajian pada Fakultas Ekonomi Sumatera Utara tidak jauh berbeda dengan sistem penggajian pada instansi pemerintah lainnya. Sistem penggajian merupakan rangkaian dari kegiatan yang saling berkaitan satu sama lain. Sebagaimana telah diketahui bahwa sistem merupakan sekelompok dua atau lebih komponen yang saling berkaitan atau subsistem-subsistem yang saling bersatu untuk mencapai tujuan yang sama Hall, 2001, demikian halnya dengan sistem penggajian yang terdiri dari beberapa prosedur yang saling berkaitan. Universitas Sumatera Utara Sebelum penulis menguraikan prosedur-prosedur yang terdapat dalam sistem penggajian, terlebih dahulu penulis akan menjelaskan dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem penggajian karena dokumen-dokumen tersebut sangat diperlukan dalam melaksanakan prosedur penggajian. Dokumen-dokumen yang secara umum digunakan dalam sistem penggajian menurut Mulyadi 2001, yaitu : 1. Dokumen pendukung perubahan gaji, dokumen-dokumen ini umumnya digunakan oleh fungsi kepegawaian berupa surat- surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan, seperti surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat dan lain-lain, 2. Kartu jam hadir, dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan di perusahaan, 3. Kartu jam kerja, dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu,

4. Daftar gaji, dokumen ini berisi jumlah gaji bruto setiap karyawan dikurangi potongan-potongan,

5. Rekap daftar gaji, dokumen ini merupakan ringkasan gaji per departemen, yang dibuat berdasarkan daftar gaji, 6. Surat pernyataan gaji, dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji atau dalam kegiatan yang terpisah dari pembuatan daftar gaji,

7. Amplop gaji, uang gaji karyawan diserahkan kepada setiap karyawan dalam amplop gaji,

8. Bukti kas keluar, dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan berdasarkan informasi dalam daftar gaji. Sistem penggajian yang baik adalah sistem penggajian yang terdiri dari jaringan prosedur yang saling berkaitan. Dimana setiap prosedur memiliki fungsi masing-masing dan dilakukan oleh bagian-bagian yang berbeda didalam perusahaan. Menurut Muhammad Ali 2000:325 arti dari prosedur adalah sebagai berikut: ”Prosedur adalah tata cara kerja atau cara menjalankan suatu Universitas Sumatera Utara pekerjaan”. Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, prosedur pencatatan gaji yang dilakukan adalah sebagai berikut: 1. Bagian Pembuat Data Bagian pembuat data bertugas mengolah data dimana data harus selalu dicek apakah ada perubahan atau tidak. Bila ada perubahan, maka secara otomatis akan berubah oleh database. Setiap bulannya bagian pembuat data mengajukan data-data tersebut ke biro rektor, di biro rektor bagian penguasa anggaran akan mengeluarkan Surat Perintah Membayar SPT. Setelah itu, baru pihak Fakultas ini ke Kantor Perbendaharaan Negara supaya dikeluarkannya Surat Perintah Pencairan Dana SP2D untuk disetujui. 2. Bendaharawan Setiap tanggal 1, dana yang sudah dicairkan ditransfer ke rekening Bank Mandiri. Bagian bendaharawan akan mengambil cek, dan nomor Fakultas, setelah itu dana diambil ke Bank Mandiri. Di Fakultas gaji dibagi ke pegawai maupun dosen. Khusus untuk pegawai maupun dosen yang Golongan III dan Golongan IV, gaji dibayarkan langsung ke rekening masing-masing. Penggajian dilakukan secara berkala selama dua tahun sekali. Besarnya uang yang diminta oleh pihak Fakultas adalah sesuai yang dibutuhkan. Universitas Sumatera Utara 3. Internal Auditor Dalam hal gaji auditor ini akan mengawasi apakah prosedur-prosedur pencatatan dan pendistribusian gaji telah dijalankan sebagaimana yang telah ditentukan. Menurut Mulyadi 2001 sistem penggajian terdiri dari jaringan prosedur yaitu: 1. Prosedur pencatatan waktu hadir, prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan yang diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan menggunakan daftar hadir pada pintu masuk kantor administrasi atau pabrik, 2. Prosedur pencatatan waktu kerja, pencatatan waktu kerja diperlukan bagi karyawan di fungsi produksi untuk keperluan distribusi biaya gaji karyawan kepada produk atau pesanan yang menikmati jasa karyawan tersebut, 3. Prosedur pembuatan daftar gaji, dalam prosedur ini fungsi pembuat daftar gaji membuat daftar gaji karyawan, 4. Prosedur distribusi biaya gaji, dalam prosedur ini biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen-departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja, 5. Prosedur pembayaran gaji, prosedur ini melibatkan fungsi akuntansi dan fungsi keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluaran kas kepada fungsi keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji. Menurut penulis, perbedaan sistem penggajian yang dilaksanakan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dengan teori yang ada bukanlah hal yang salah mengingat perusahaan tersebut merupakan salah satu instansi pemerintah sehingga menggunakan sistem penggajian pemerintahan sedangkan teori yang dikemukakan diatas merupakan prosedur umum yang digunakan dalam perusahaan swasta. Universitas Sumatera Utara

D. Prosedur Perhitungan Gaji

Besar kecilnya gaji pegawai pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dibayar setiap akhir bulan serta tunjangan lainnya. Gaji pegawai bulanan dibayar dalam jumlah yang tetap sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan oleh instansi. Gaji pokok yang diterima pegawai berbeda jumlahnya, karena dipengaruhi oleh tingkat jabatan dan kedudukan dalam instansi. Gaji pokok pegawai juga menerima tunjangan lainnya. RUMUS SECARA SISTEMATIS PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA : PENDAPATAN BERSIH = GAJI POKOK + TUNJANGAN – POTONGAN Ketetapan jam kerja yang berlaku pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain sebagai berikut. 1. Hari kerja Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara memberikan 6 enam hari jam kerja bagi pegawai dalam 1 minggu yang dimulai pada hari senin sampai sabtu. a. Senin – Kamis Masuk : 08:00 – 12:00 wib Istirahat : 12:00 – 13:00 wib Masuk kembali : 13:00 – 14:00 wib b. Jumat Masuk : 08:00 – 11:30 wib Universitas Sumatera Utara c. Sabtu Masuk : 08:00 – 13:00 wib 2. Hari istirahat Pada hari istirahat setiap pegawai dibebaskan dari pekerjaan dalam batas tertentu dan istirahat makan siang terhitung 1 jam pukul 12:00 – 13:00 wib. Istirahat mingguan jatuh pada hari Minggu dan untuk hari libur nasional, semua pegawai berhak untuk libur dengan pembayaran gaji penuh. 3. Cuti Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara cuti memiliki dua bagian yaitu cuti tahunan selama 2 minggu dan cuti melahirkan selama 2 bulan. Adapun perhitungan gaji yang terdapat pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain : 1. gaji pokok besarnya sesuai dengan pangkat, golongan serta ruang gaji menurut ketentuan yang berlaku, 2. tunjangan istrisuami sebesar 10 dari gaji pokok, 3. tunjangan anak sebesar 2,5 dari gaji pokok dalam hal kedua-duanya suamiistri, pegawai negeri tunjangan keluarga istrisuamianak dibayarkan kepada pegawai negeri yang gaji pokonya lebih tinggi, 4. tunjangan jabatan diberikan menurut ketentuan yang berlaku, 5. tunjangan pengabdian wilayah terpencil besar nya sesuai dengan ketentuan yang berlaku, Universitas Sumatera Utara 6. tunjangan beras besarnya ditentukan sesuai dengan keputusan menteri keuangan. Tabel 3.1 Daftar Perhitungan Gaji Pada Fakultas Ekonomi USU

E. Pengawasan Intern Atas Gaji