Perancangan Sistem Informasi Pembelian Penjualan Dan Persediaan Pada Pt Sari Makmur Tunggal Mandiri Medan Menggunakan Visual Basic 6.0

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PEMBELIAN

PENJUALAN DAN PERSEDIAAN PADA PT SARI MAKMUR

TUNGGAL MANDIRI MEDAN MENGGUNAKAN VISUAL

BASIC 6.0

TUGAS AKHIR

M YUDHA SYAHFITRA

112406035

PROGRAM STUDI D3 TEKNIK INFORMATIKA

DEPARTEMEN MATEMATIKA

FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN

ALAM

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PEMBELIAN

PENJUALAN DAN PERSEDIAAN PADA PT. SARI MAKMUR

TUNGGAL MANDIRI MEDAN MENGGUNAKAN VISUAL

BASIC 6.0

TUGAS AKHIR

Diajukan untuk melengkapi tugas dan memenuhi syarat memperoleh Ahli Madya M YUDHA SYAHFITRA

112406035

PROGRAM STUDI D3 TEKNIK INFORMATIKA

DEPARTEMEN MATEMATIKA

FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN

ALAM

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN

PERSETUJUAN

Judul : PERANCANGAN SISTEM INFORMASI

PEMBELIAN, PENJUALAN DAN PERSEDIAAN PADA PT SARI

MAKMUR TUNGGAL MANDIRI MEDAN MENGGUNAKAN VISUAL BASIC 6.0

Kategori : TUGAS AKHIR

Nama : M YUDHA SYAHFITRA

Nomor Induk Mahasiswa : 112406035

Program Studi : DIPLOMA (D3) TEKNIK INFORMATIKA

Departemen : MATEMATIKA

Fakultas : MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM (FMIPA) UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Disetujui di Medan, Juni 2014

Disetujui oleh

Program Studi D3 Teknik Informatika FMIPA USU

Ketua, Pembimbing,

Dr. Elly Rosmaini, M.Si Prof.Dr. Saib Suwilo. M.Sc NIP 196005201985032002 NIP 196401091988031004

PERNYATAAN

SISTEM INFORMASI PEMBELIAN PENJUALAN DAN PERSEDIAAN PADA PT. SARI MAKMUR TUNGGAL MANDIRI MENGGUNAKAN VISUAL

BASIC 6.0

TUGAS AKHIR

Saya mengakui bahwa tugas akhir ini adalah hasil kerja saya sendiri, kecuali beberapa kutipan dan ringkasan yang masing-masing disebut sumbernya.

Medan, Juni 2014

M YUDHA SYAHFITRA 112406035

PENGHARGAAN

Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Pemurah dan Maha Penyayang, dengan limpah karunia-Nya Penulis dapat menyelesaikan penysunan Tugas Akhir ini dengan judul Perancangan Sistem Informasi Pembelian, Penjualan dan Persediaan pada PT. Sari Makmur Tunggal Mandiri Medan Menggunakan Visual Basic 6.0.

.

Terimakasih penulis sampaikan kepada Bapak Prof. Dr. Saib Suwilo, M.Sc selaku pembimbing yang telah meluangkan waktunya selama penyusunan tugas akhir ini. Terimakasih kepada Ibu Dr. Elly Rosmaini, M.Si dan Bapak Syahriol Sitorus, S.Si, M.IT selaku Ketua Program Studi dan Sekretaris Program Studi D3 Teknik Informatika FMIPA USU, Bapak Prof. Dr. Tulus, M.Si dan Ibu Dr. Mardiningsih, M.Si selaku Ketua dan Sekretaris Departemen Matematika FMIPA USU, Bapak Dr. Sutarman, M.Sc Selaku Dekan FMIPA USU, seluruh Staff dan Dosen Program Studi D3 Teknik Informatika FMIPA USU, pegawai FMIPA USU dan rekan-rekan kuliah. Akhirnya tidak terlupakan kepada Ayah Drs. Riza Fithri ,SE, Ibu Elvira dan keluarga yang selama ini memberikan bantuan dan dorongan yang diperlukan. Semoga Tuhan Yang Maha Esa akan

ABSTRAK

Kajian ini bertujuan untuk membangun sistem informasi pembelian, penjualan dan persedian pada PT. Sari Makmur Tunggal Mandiri. Sistem informasi ini dikembangkan dengan menggunakan perangkat lunak Microsoft Visual Basic 6.0 dan Microsoft Access 2007 .

Sistem informasi ini bekerja untuk dapat melakukan pembelian dan penjualan serta persediaan stock barang Tujuan sistem informasi ini adalah untuk memberikan kemudahan kepada PT. Sar Makmur Tunggal Mandiri untuk dapat melakukan transaksi pembelian dan penjualan agar dapat meningkatkan penjualan yang dapat memberikan keuntungan bagi PT. Sari Makmur Tunggal Mandiri

DAFTAR ISI

Halaman

Persetujuan ii

Pernyataan iii

Penghargaan iv

Abstrak v

Daftar Isi vi

Daftar Tabel viii

Daftar Gambar ix

Bab 1 Pendahuluan 1

1.1 Latar Belakang 1

1.2 Permasalahan dan Batasan Masalah 1

1.3 Tujuan 2

1.4 Manfaat 3

1.5 Metodologi Penelitian 3

Bab 2 Tinjauan Pustaka 5

2.1 Pengertian Sistem Informasi 5

2.2 Siklus Hidup Pengembangan Sistem 8

2.3 Sistem Informasi Pembelian, Penjualan dan Persediaan 11

2.3.1 Sistem Informasi Pembelian 11

2.3.2 Sistem Informasi Penjualan 15

2.3.3 Sistem Informasi Persediaan 19

2.4 Alat Perancangan 24

2.4.1 Data Flow Diagram (DFD) atau Diagram Aliran Data(DAD) 24

2.4.2 Flow of Document 27

2.5 Data Dictionary atau Kamus Data 30

2.6 Data Base atau Basis Data 30

2.7 Normalisasi 32

2.8 Gambaran Perusahaan 36

2.8.1 Sejarah Singkat Perusahaan 36

2.8.2 Struktur Organisasi 36

Bab 3 Metodologi Penelitian 42

3.1 Metode Analisis Kebutuhan Sistem Informasi 42

3.1.1 Teknik Pengumpulan Data 42

3.1.2 Analisa Sistem Berjalan 43

3.1.2.1 Analisa Dokumen Masukan 43

3.1.2.2 Analisa Prosedur 44

3.1.2.3 Analisa Laporan 45

3.2 Metode Perancangan 48

3.2.2. Kamus Data 51

3.2.3. Perancangan Output 52

3.2.3.1 Rancangan Daftar Barang 52

3.2.3.2 Rancangan Daftar Supplier 53

3.2.3.3 Rancangan Daftar Customer 53

3.2.3.4 Rancangan Laporan Pembelian Per Tanggal 54 3.2.3.5 Rancangan Laporan Pembelian Per Supplier 54 3.2.3.6 Rancangan Laporan Pembelian Per Barang 55 3.2.3.7 Rancangan Laporan Penjualan Per Tanggal 56 3.2.3.8 Rancangan Laporan Penjualan Per Customer 56 3.2.3.9 Rancangan Laporan Penjualan Per Barang 57 3.2.3.10 Rancangan Laporan Persediaan 58

3.2.3.11 Rancangan Faktur Penjualan 58

3.2.4. Perancangan Input 59

3.2.4.1 Rancangan Form Input Data Barang 60 3.2.4.2 Rancangan Form Input Data Supplier 60 3.2.4.3 Rancangan Form Input Data Customer 62 3.2.4.4 Rancangan Form Input Data Pembelian 63 3.2.4.5 Rancangan Form Input Data Penjualan 64

3.2.5. Perancangan Database 66

3.2.5.1 Normalisasi 66

3.2.5.2 Database 67

3.2.5.3 Relationships 69

3.2.6. User Interface 70

Bab 4 Hasil dan Pembahasan 72

4.1 Hasil 72

4.2 Pembahasan 81

4.2.1 Keuntungan dan Kelemahan Sistem Bejalan 82 4.2.2 Keunggulan dan Kelemahan Sistem Usulan 82

4.2.3 Kebutuhan Sistem 82

Bab 5 Kesimpulan dan Saran 84

5.1 Kesimpulan 84

5.2 Saran 84

Daftar Pustaka Lampiran

DAFTAR TABEL

Halaman Tabel 2.1 Simbol-simbol dalam diagram aliran data 24 Tabel 2.2 Simbol-simbol dalam bagan alir dokumen 27

Tabel 2.3 Simbol-simbol kamus data 30

Tabel 2.4 Simbol hubungan entitas dan artinya 30

Tabel 3.1 Tabel Barang 66

Tabel 3.2 Tabel Supplier 67

Tabel 3.3 Tabel Customer 67

Tabel 3.4 Tabel Pembelian 67

Tabel 3.5 Tabel Detail Pembelian 67

Tabel 3.6 Tabel Penjualan 67

DAFTAR GAMBAR

Halaman Gambar 2.1 Tujuh tahap siklus hidup pengembangan sistem 11

Gambar 2.2 Sistem Pembelian Kredit 13

Gambar 2.3 Sistem Pembelian Kredit (Lanjutan) 14

Gambar 2.4 Sistem Penjualan Kredit 17

Gambar 2.5 Ilustrasi sederhana dari Dalton Company 19 Gambar 2.6 Perhitungan HPP dengan Metode FIFO 21 Gambar 2.7 Penghitungan HPP dengan Metode LIFO 22 Gambar 2.8 Bagan Alir Dokumen Prosedur Pencatatan Produk Jadi 23 Gambar 2.9 Hubungan tidak normal yang asli dari LAPORAN-

PENJUALAN dipisahkan dalam dua hubungan,

SALES (3NF) dan PELANGGAN-SALES (1NF) 32 Gambar 2.10 Hubungan PELANGGAN-SALES dipisah ke dalam

hubungan yang dinamakan GUDANG PELANGGAN (2NF) dan hubungan yang dinamakan PENJUALAN

(1NF) 33

Gambar 2.11 Hubungan GUDANG-PELANGGAN dipisah ke dalam dua hubungan yang dinamakan PELANGGAN (1NF)

ABSTRAK

Kajian ini bertujuan untuk membangun sistem informasi pembelian, penjualan dan persedian pada PT. Sari Makmur Tunggal Mandiri. Sistem informasi ini dikembangkan dengan menggunakan perangkat lunak Microsoft Visual Basic 6.0 dan Microsoft Access 2007 .

Sistem informasi ini bekerja untuk dapat melakukan pembelian dan penjualan serta persediaan stock barang Tujuan sistem informasi ini adalah untuk memberikan kemudahan kepada PT. Sar Makmur Tunggal Mandiri untuk dapat melakukan transaksi pembelian dan penjualan agar dapat meningkatkan penjualan yang dapat memberikan keuntungan bagi PT. Sari Makmur Tunggal Mandiri

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Pembelian dan penjualan merupakan kegiatan yang mempengaruhi jumlah persediaan. Pembelian akan menambah jumlah persediaan, sedangkan penjualan akan menguranginya. Ketiga hal tersebut saling berkaitan dan merupakan inti kegiatan perusahaan. Informasi yang dihasilkan akan membantu manajer dalam memutuskan jumlah persediaan yang akan dibeli, maupun jumlah yang tersedia untuk dijual, serta mengontrol dan mengawasi jumlah aset persediaan perusahaan. PT Sari Makmur Tunggal Mandiri Medan adalah bentuk usaha perseroan terbatas yang bergerak di bidang ekspor bahan rempah-rempah seperti gambir, pinang, kopra, paring dan cengkeh. Saat ini, pencatatan atas transaksi pembelian dan penjualan perusahaan masih dilakukan secara manual dan bisa dikatakan kurang memadai melihat kenyataan transaksi yang terjadi relatif besar jumlahnya, sehingga agak menyita waktu bila ingin menghasilkan laporan persediaan dalam waktu singkat. Saatnya perusahaan menerapkan sistem informasi pembelian, penjualan dan persediaan secara komputerisasi untuk mengatasi hal tersebut.

Berdasarkan uraian-uraian di atas, penulis tertarik melakukan penelitian dengan judul “Perancangan Sistem Informasi Pembelian, Penjualan dan Persediaan Pada PT Sari Makmur Tunggal Mandiri Medan Menggunakan Visual Basic 6.0”.

1.2 Permasalahan dan Batasan Masalah

Adapun masalah yang terdapat pada PT Sari Makmur Tunggal Mandiri Medan adalah pencatatan transaksi pembelian dan penjualan dilakukan melalui Microsoft ExcelTM sehingga menyita waktu ketika akan dilakukan pengecekan data kembali maupun pencarian data. Selain itu, pemrosesan laporan persediaan sering mengalami keterlambatan.

Dengan keterbatasan waktu dan agar pembahasan tidak menyimpang dari tujuan, maka Penulis melakukan pembatasan masalah sebagai berikut:

1. Transaksi pembelian dan penjualan bersifat tunai.

2. Persediaan yang dibahas menggunakan Metode Harga Rata-rata (Average Cost).

3. Bahasa pemrograman yang digunakan adalah Microsoft Visual Basic 6.0 dengan Microsoft Office Access 2007 sebagai format databasenya dan Seagate Crystal Report untuk merancang laporannya.

4. Informasi yang dihasilkan berupa laporan pembelian (per tanggal, per

supplier, per produk), laporan penjualan (per tanggal, per customer, per

produk) dan kartu stock.

1.3 Tujuan

Tujuan penelitian adalah merancang suatu sistem informasi pembelian, penjualan dan persediaan yang diharapkan bisa mempermudah perusahaan dalam

mengolah data dan melaporkan informasi yang berkaitan dengan pembelian, penjualan dan persediaan.

1.4 Manfaat

Adapun manfaat yang bisa diperoleh dari penelitian ini adalah rancangan sistem yang baru akan dapat mengatasi masalah efisiensi dan ketepatan penggunaan waktu dalam memproses laporan pembelian, penjualan dan persediaan pada PT Sari Makmur Tunggal Mandiri Medan.

1.5 Metodologi Penelitian

Untuk menyusun tugas akhir ini, penulis melakukan penerapan metode penelitian dalam memperoleh data – data yang dibutuhkan sehingga penyusunan tugas akhir ini dapat diselesaikan dengan baik. adapun metode penelitian yang penulis lakukan adalah sebagai berikut :

1. Penelitian Lapangan

Penelitian ini dilakukan penulis secara langsung di lapangan, dalam hal ini penulis melakukan penelitian pada laporan pembelian, penjualan dan persediaan pada PT Sari Makmur Tunggal Mandiri Medan..

2. Penelitian Pustaka

Penelitian yang dilakukan penulis di perpustakaan dan internet untuk mendapatkan bahan teoritis untuk membangun sistem informasi yang efektif dan efisien.

3. Pengumpulan Data

Pada tahap ini penulis mengumpulkan semua data yang telah diperoleh dan mengelompokkan data ke dalam beberapa bagian, agar dapat mempermudah dalam perancangan sistem pembelian, penjualan dan persediaan pada PT Sari Makmur Tunggal Mandiri Medan.

4. Mendesain Sistem Pembelian, Penjualan dan Persediaan

Setelah terkumpul data, penulis akan mendesain sistem pembelian, penjualan dan persediaan sesuai dengan data – data yang telah diperoleh.

5. Menguji Sistem Pembelian, Penjualan dan Persediaan

6. Setelah sistemnya terbentuk, hal terakhir yang diperlukan adalah mengujinya. Pengujian adalah tahapan yang sangat penting, hal ini dikarenakan dari pengujian inilah diketahui apakah sistem pembelian, penjualan dan persediaan ini sudah berjalan dengan baik atau masih terdapat kesalahan / error.

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Sistem Informasi

Sistem merupakan sekelompok komponen yang saling berhubungan, bekerja bersama untuk mencapai tujuan bersama dengan menerima input serta menghasilkan output dalam proses transformasi yang teratur. (James A. O’Brien, 2005, 29)

Sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lain, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. (Tata Sutabri, 2004, 9)

Dari definisi dapat dirinci lebih lanjut pengertian sistem secara umum, yaitu:

a. Setiap sistem terdiri dari berbagai unsur.

b. Unsur-unsur tersebut merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari sistem yang bersangkutan.

c. Unsur-unsur di dalam sistem tersebut bekerja sama untuk mencapai tujuan sistem.

d. Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar. (Tata Sutabri, 2004, 9)

Informasi merupakan data yang telah diproses, atau data yang memiliki arti.(Raymond McLeod Jr, George Shell, 2004, 12).

Menurut Tata Sutabri, informasi adalah data yang telah diklasifikasi atau diolah atau diinterpretasikan untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan. (Tata Sutabri, 2004, 18)

Informasi dapat dikelompokkan menjadi tiga bagian, yaitu: a. Informasi Strategis

Informasi ini digunakan untuk mengambil keputusan jangka panjang, mencakup informasi eksternal, rencana perluasan perusahaan, dsb.

b. Informasi Taktis

Informasi ini dibutuhkan untuk mengambil keputusan jangka menengah, seperti informasi trend penjualan yang dapat dimanfaatkan untuk menyusun rencana penjualan.

c. Informasi Teknis

Informasi ini dibutuhkan untuk keperluan operasional sehari-hari, seperti informasi pensediaan stock, retur penjualan dan laporan kas harian.

(Tata Sutabri, 2004, 17)

Suatu informasi dapat mempunyai beberapa fungsi, antara lain : 1. Menambah pengetahuan

2. Mengurangi ketidakpastian 3. Mengurangi resiko kegagalan

5. Memberi standar, aturan-aturan, ukuran-ukuran, dan keputusan-keputusan yang menentukan pencapaian sasaran dan tujuan.

(Edhy Sutanta, 2003, 11)

Nilai suatu informasi dapat ditentukan berdasarkan sifatnya, yaitu sebagai berikut:

1. Kemudahan dalam memperoleh 2. Sifat luas dan kelengkapannya 3. Ketelitian (accuracy)

4. Kecocokan dengan pengguna (relevance) 5. Ketepatan waktu

6. Kejelasan (clarity)

7. Fleksibilitas / Keluwesannya 8. Dapat dibuktikan

9. Tidak ada prasangka 10.Dapat diukur

(Edhy Sutanta, 2003, 13)

Terdapat banyak definisi mengenai sistem informasi, beberapa diantaranya adalah sebagai berikut:

a. Sistem Informasi adalah suatu sistem buatan manusia yang secara umum terdiri atas sekumpulan komponen berbasis komputer dan manual yang dibuat untuk menghimpun, menyimpan, dan mengelola data serta

menyediakan informasi keluaran kepada para pemakai. (Abdul Kadir, 2003, 11)

b. Sistem Informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. (Tata Sutabri, 2004, 36)

2.2 Siklus Hidup Pengembangan Sistem

Siklus hidup pengembangan sistem adalah pendekatan melalui beberapa tahap untuk menganalisis dan merancang sistem yang dimana sistem tersebut telah dikembangkan dengan sangat baik melalui penggunaan siklus kegiatan penganalisis dan pemakai secara spesifik. (Kenneth E Kendall & Julie E Kendall, 2003, Jilid1, 11)

Siklus hidup pengembangan sistem dibagi ke dalam tujuh tahap, yang dilakukan secara simultan, berulang dan saling tumpang tindih, yaitu (Kenneth E.Kendall & Julie E Kendall, 2003, Jilid1, 11-15):

1. Mengidentifikasi masalah, peluang dan tujuan

Di tahap pertama dari siklus hidup pengembangan sistem ini, penganalisis mengidentifikasi masalah, peluang dan tujuan-tujuan yang hendak dicapai. Tahap ini sangat penting bagi keberhasilan proyek, karena tidak seorangpun yang ingin membuang-buang waktu kalau tujuan masalah yang keliru.

2. Menentukan syarat-syarat

Dalam tahap berikutnya, penganalisis memasukkan apa saja yang menentukan syarat-syarat informasi untuk para pemakai yang terlibat. Di antara perangkat-perangkat yang dipergunakan untuk menetapkan syarat-syarat informasi di dalam bisnis di antaranya ialah menentukan sampel dan memeriksa data mentah, wawancara, mengamati perilaku pembuat keputusan dan lingkungan kantor, dan prototyping.

3. Menganalisis kebutuhan-kebutuhan sistem

Tahap berikutnya ialah menganalisis kebutuhan-kebutuhan sistem. Sekali lagi, perangkat dan teknik-teknik tertentu akan membantu penganalisis menentukan kebutuhan. Perangkat yang dimaksud ialah penggunaan diagram alir data untuk menyusun daftar input, proses, dan output fungsi bisnis dalam bentuk grafik terstruktur. Dari diagram aliran data, dikembangkan suatu kamus data.

4. Merancang sistem yang direkomendasikan

Dalam tahap desain dari siklus hidup pengembangan sistem, penganalisis sistem menggunakan informasi-informasi yang terkumpul sebelumnya untuk mencapai desain sistem informasi yang logik. Penganalisis merancang prosedur data-entry sedemikian rupa sehingga data yang dimasukkan ke dalam sistem informasi benar-benar akurat. Selain itu, penganalisis menggunakan teknik-teknik bentuk dan perancangan layar tertentu untuk menjamin keefektifan input sistem informasi.

5. Mengembangkan dan mendokumentasikan perangkat lunak

Dalam tahap kelima dari siklus hidup pengembangan sistem, penganalisis bekerja bersama-sama dengan pemrogram untuk mengembangkan suatu perangkat lunak awal yang diperlukan. Beberapa teknik terstruktur untuk merancang dan mendokumentasikan perangkat lunak meliputi rencana struktur, Nassi-Shneiderman charts, dan pseudocode. Penganalisis sistem menggunakan salah satu dari semua perangkat ini untuk memprogram apa yang perlu diprogram.

6. Menguji dan mempertahankan sistem

Sebelum sistem informasi dapat digunakan, maka harus dilakukan pengujian terlebih dulu. Akan bisa menghemat biaya bila dapat menangkap adanya masalah sebelum sistem tersebut ditetapkan. Sebagian pengujian dilakukan oleh pemrogram sendiri, dan lainnya dilakukan oleh penganalisis sistem.

7. Mengimplementasikan dan mengevaluasi sistem

Di tahap terakhir dari pengembangan sistem, penganalisis membantu untuk mengimplementasikan sistem informasi. Tahap ini melibatkan pelatihan bagi pemakai untuk mengendalikan sistem. Selain itu, penganalisis perlu merencanakan konversi perlahan dari sistem lama ke sistem baru.

Gambar 2.1 Tujuh tahap siklus hidup pengembangan sistem Sumber : Kenneth E Kendall & Julie E Kendall, 2003, Jilid 1, 11

2.3 Sistem Informasi Pembelian, Penjualan dan Persediaan

2.3.1 Sistem Informasi Pembelian

Sistem akuntansi pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan. Transaksi pembelian dapat digolongkan menjadi dua: pembelian lokal dan impor. Pembelian lokal adalah pembelian dari pemasok dalam negri, sedangkan impor adalah pembelian dari pemasok luar negri. (Mulyadi, 2001, 299)

Transaksi pembelian secara umum dapat dikategorikan sebagai berikut: 1. Pembelian Tunai

Pembelian yang pelunasannya dilaksanakan pada saat terjadinya transaksi jual beli.

7. Mengimplementasi-kan dan mengevaluasi sistem

6. Menguji dan mempertahankan sistem

4. Merancang sistem yang direkomendasikan 3. Menganalisis kebutuhan–kebutuhan sistem

2. Menentukan syarat- syarat 1. Mengidentifikasi

masalah, peluang, dan tujuan

5. Mengembangkan dan mendokumentasikan perangkat lunak

2. Pembelian Kredit

Pembelian yang proses pelunasannya dilakukan secara berkala sesuai dengan kesepakatan pihak penjual dan pembeli.

Informasi yang diperlukan oleh manajemen dalam sistem akuntansi pembelian adalah :

a. Jenis persediaan yang telah mencapai titik pemesanan kembali ( reorder-point).

b. Order pembelian yang telah dikirim kepada pemasok. c. Order pembelian yang telah dipenuhi oleh pemasok. d. Total saldo utang dagang pada tanggal tertentu. e. Saldo utang dagang kepada pemasok tertentu.

f. Tambahan kuantitas dan harga pokok persediaan dari pembelian. (Mulyadi, 2001, 303)

Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian adalah fungsi gudang, fungsi pembelian, fungsi penerimaan dan fungsi akuntansi. (Mulyadi, 2001, 299)

Secara garis besar transaksi pembelian mencakup prosedur berikut ini: 1. Fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian ke fungsi pembelian. 2. Fugnsi pembelian meminta penawaran harga dari berbagai pemasok. 3. Fungsi pembelian menerima penawaran harga dari berbagai pemasok dan

4. Fungsi pembelian membuat order pembelian kepada pemasok yang dipilih.

5. Fungsi penerimaan memeriksa dan menerima barang yang dikirim oleh pemasok.

6. Fungsi penerimaan menyerahkan barang yang diterima kepada fungsi gudang untuk disimpan.

7. Fungsi penerimaan melaporkan penerimaan barang kepada fungsi akuntansi.

8. Fungsi akuntansi menerima faktur tagihan dari pemasok dan atas dasar faktur dari pemasok tersebut, fungsi akuntansi mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian.

(Mulyadi, 2001, 300)

Mulai Membuat surat permintaan pembelian 2 Surat Permintaan Pembelian 1 Pada saat reorder point 5 5 Surat Order Pembelian N 6 2 Laporan Penerimaan Barang Kartu Gudang T Bagian Gudang 1

Gambar 2.2 Sistem Pembelian Kredit Sumber: Mulyadi, 2001, 320

Bagian Pembelian

Catatan:

SPP : Surat Permintaan Pembelian SOP : Surat Order Pembelian SPPH : Surat Permintaan Penawaran Harga SPH : Surat Penawaran Harga PH : Perbandingan Harga

T 2 Membuat surat order pembelian PH SPH SPP Surat Order Pembelian 1 2 3 4 5 6 7 A 5 Dikirim ke pemasok 3 4 Laporan Penerimaan Barang 1 Mencatat tanggal penerimaan pada SOP lembar 6,7 7 8 Dari Pemasok Faktur Memeriksa Faktur Faktur 9 1 Surat Permintaan Pembelian Membuat surat permintaan penawaran harga Surat Permintaan Penawaran Harga Dikirim ke pemasok Surat Penawaran

Harga Diterima dari_pemasok

Membuat perbandingan harga 2 Perbandingan Harga 1 Catatan:

LPB : Laporan Penerimaan Barang

4 8 9

4 SOP 1 LPB _Faktur Membandingkan faktur dari pemasok dgn

SOP & LPB

Membuat bukti kas keluar

Faktur LPB 1 SOP 4

3 2 1 Bukti Kas Keluar T 10 Register Bukti Kas

Arsip bukti kas keluar yang belum

dibayar Bagian Utang 10 2 Bukti Kas Keluar Register Bukti Kas N Bagian Kartu Persediaan` Bagian Penerimaan

3 SOP

Dari Pemasok Menerima barang

dari pemasok yang disertai dengan surat pengantar Surat Pengantar Memeriksa barang yang dikirim Membuat laporan penerimaan barang Surat Pengantar SOP 3 3 2 1 Laporan Penerimaan Barang N 6

Dikirim ke Bagian Gudang bersamaan

dengan barang 7

3

Gambar 2.3 Sistem Pembelian Kredit (Lanjutan) Sumber: Mulyadi, 2001, 321-322

2.3.2 Sistem Informasi Penjualan

Kegiatan penjualan terdiri dari transaksi penjualan barang atau jasa yang bisa dikategorikan sebagai berikut:

1. Penjualan Tunai

Dalam transaksi penjualan tunai, barang atau jasa baru diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli jika perusahaan telah menerima kas dari pembeli. (Mulyadi, 2001, 202)

2. Penjualan Kredit

Dalam transaksi penjualan kredit, jika order dari pelanggan telah dipenuhi dengan pengiriman barang atau penyerahan jasa, untuk jangka waktu tertentu perusahaan memiliki piutang kepada pelanggannya. (Mulyadi, 2001, 202) 3. Penjualan Konsinyasi

Penyerahan fisik barang-barang oleh pihak pemilik kepada pihak lain yang bertindak sebagai agen penjual, secara hukum dapat dinyatakan bahwa hak atas barang-barang ini tetap berada di tangan pemilik sampai barang-barang ini dijual oleh pihak agen penjual. (Allan R.Drebin, 1999, 158)

4. Penjualan Leasing (Sewa Beli)

Jasa sewa barang yang menetapkan syarat-syarat pilihan pengalihan hak atas barang kepada pemakai oleh pemiliknya di akhir masa sewa. (Skousen, Stice, Stice, 2000, 860)

Informasi yang diperlukan oleh manajemen dari transaksi penjualan adalah sebagai berikut:

a. Jumlah pendapatan penjualan menurut jenis produk atau kelompok produk selama jangka waktu tertentu

b. Jumlah piutang kepada setiap debitur dari transaksi penjualan kredit. c. Jumlah harga pokok produk yang dijual selama jangka waktu tertentu. d. Nama dan alamat pembeli.

e. Kuantitas produk yang dijual.

f. Nama wiraniaga yang melakukan penjualan. g. Otoritas pejabat yang berwenang.

(Mulyadi, 2001, 205)

Fungsi yang terkait dalam melaksanakan transaksi penjualan adalah: 1. Fungsi kredit

Fungsi ini bertanggung jawab atas pemberian kredit kepada pelanggan terpilih.

2. Fungsi penjualan

Fungsi penjualan bertanggung jawab melayani kebutuhan barang pelanggan.

3. Fungsi gudang

Fungsi gudang menyediakan barang yang diperlukan oleh pelanggan sesuai dengan yang tercantum dalam tembusan faktur penjualan yang diterima dari fungsi penjualan.

4. Fungsi pengiriman

Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang yang kuantitas, mutu dan spesifikasinya sesuai dengan yang tercantum dalam tembusan faktur penjualan.

5. Fungsi akuntansi

Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat transaksi berdasarkan faktur penjualan.

6. Fungsi penagihan

Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat surat tagihan secara periodik.

(Mulyadi, 2001, 204)

Bagian Order Penjualan Mulai Menerima order dari langganan Surat Order Membuat surat order pengiriman dan faktur 9 8 7 6 5 4 3 2 1 Surat Order Pengiriman 1 2 Ke Pelanggan 3 4 7 Surat Order Pengiriman T A 6 2 1 Surat Order Pengiriman 2 Mencatat tgl pengiriman pd surat order pengiriman lbr 9

1 Surat Order Pengiriman 3 7 Surat Order Pengiriman (Credit Copy)

Memeriksa status kredit Memberi otorisasi kredit 7 Surat Order Pengiriman (Credit Copy)

4 Bagian Kredit 1 1 Surat Order Pengiriman Menyiapkan barang Menyerahkan barang 1 Surat Order Pengiriman Kartu Gudang 5 Bagian Gudang 5 Bersama dengan barang 1 Surat Order Pengiriman Bersama dengan barang 2 Menempel surat order pengiriman pada pembungkus barang Menyerahkan barang kepada perusahaan angkutan umum 5 4 3 2 Surat Order Pengiriman 5 4 3 2 1 Surat Order Pengiriman Ditempel pd pembungkus brg sbg slip pembungkus N Diserahkan kpd perusahaan angkutan umum 6 Bagian Pengiriman 7

Membuat faktur 5 4 3 2 1 Faktur 2 1 Surat Order Pengiriman Dikirim ke wiraniaga 10 9 8 Dikirim ke pelanggan Bagian Penagihan 7 8 Kartu Piutang N 2 SOP 1

2 Faktur

Bagian Piutang Bagian Kartu Persediaan 9 3 Faktur Kartu Persediaan Membuat rekapitulasi harga pokok penjualan Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan Membuat bukti memorial Rekap HPP Bukti Memorial 11 Secara periodik N Bagian Jurnal 10 11 4 Faktur Jurnal Penjualan Jurnal Umum Rekap HPP Bukti Memorial N N Selesai

Gambar 2.4 Sistem Penjualan Kredit Sumber: Mulyadi, 2001, 227-230

2.3.3 Sistem Informasi Persediaan

Sistem akuntansi persediaan bertujuan untuk mencatat mutasi tiap jenis persediaan yang disimpan di gudang. Sistem ini berkaitan erat dengan sistem penjualan, sistem retur penjualan, sistem pembelian, sistem retur pembelian dan sistem akuntansi biaya produksi. (Mulyadi, 2001, 553)

Bermacam-macam metode telah berkembang guna membuat alokasi antara harga pokok penjualan dan persediaan. Metode-metode yang paling umum adalah:

1. Identifikasi khusus (specific identification) 2. Biaya rata-rata (average cost)

3. Masuk pertama, keluar pertama (first-in, first-out—FIFO) 4. Masuk terakhir, keluar pertama (last-in, first-out—LIFO)

Keempat metode akan diilustrasikan memakai contoh sederhana dari Dalton Company. Dalton tidak memiliki persediaan awal pada tahun 2005.

Jumlah Unit Biaya Per Unit Total Biaya Pembelian:

1 Januari………….. 200 $10 $2,000

23 Maret………….. 300 $12 $3,600

15 Juli……….. 500 $11 $5,500

6 November……… 100 $13 $1,300

Total Pembelian……… 1.100 $12,400

Penjualan: 700 unit dengan harga $15 per unit. Untuk singkatnya, asumsikan bahwa semua penjualan terjadi pada tanggal 31 Desember.

Gambar 2.5 Ilustrasi sederhana dari Dalton Company Sumber: K.Fred Skousen, Earl K.Stice, James D.Stice, 2004, 667

Identifikasi Khusus

Metode identifikasi khusus memerlukan suatu cara untuk mengidentifikasi biaya historis dari unit persediaan. Dengan identifikasi khusus, arus biaya yang dicatat disesuaikan dengan arus fisik barang. (K.Fred Skousen, Earl K.Stice, James D.Stice, 2004, 668)

Metode Harga Rata-rata

Metode harga rata-rata membebankan harga rata-rata yang sama ke setiap unit. Contohnya, biaya rata-rata tertimbang dari setiap unit untuk Dalton Company akan dihitung sebagai berikut:

Total pembelian: 1.100 unit dengan total biaya sebesar $12,400

Harga rata-rata tertimbang: $12,400/1.100 unit = $11,27 per unit (dibulatkan) (K.Fred Skousen, Earl K.Stice, James D.Stice, 2004, 669)

Metode Masuk Pertama, Keluar Pertama (first- in, first-out—FIFO)

Metode masuk pertama, keluar pertama (first-in, first out—FIFO) didasarkan pada asumsi bahwa unit yang terjual adalah unit yang lebih dahulu masuk. Untuk Dalton Company, harga pokok penjualan dihitung sebagai berikut:

Dalton Company Metode FIFO

Perhitungan Harga Pokok Penjualan

Jumlah Unit Biaya Per Unit Total Biaya Batch yang dibeli pada:

1 Januari ……….. 200 $10 $2,000

23 Maret………... 300 $12 $3,600

15 Juli………….. 200 $11 $2,200

Total harga pokok penjualan 700 $ 7,800

Gambar 2.6 Perhitungan HPP dengan Metode FIFO Sumber: K.Fred Skousen, Earl K.Stice, James D.Stice, 2004, 670 Perhatikan bahwa hanya 200 unit dari pembelian tanggal 15 Juli yang terjual, sedangkan 300 unit yang tersisa diasumsikan sebagai persediaan akhir. (K.Fred Skousen, Earl K.Stice, James D.Stice, 2004, 670)

Metode Masuk Terakhir, Keluar Pertama (last-in, first-out—LIFO)

Metode masuk terakhir, keluar pertama (last-in, first-out—LIFO) didasarkan pada asumsi bahwa barang yang paling barulah yang terjual. Untuk Dalton Company harga pokok penjualan metode LIFO dihitung sebagai berikut:

Dalton Company Metode LIFO

Perhitungan Harga Pokok Penjualan

Jumlah Unit Biaya Per Unit Total Biaya Batch yang dibeli pada:

6 November ……….. 100 $13 $1,300

15 Juli…….………... 500 $11 $5,500

23 Maret..………….. 100 $12 $1,200

Total harga pokok penjualan 700 $ 8,000

Gambar 2.7 Penghitungan HPP dengan Metode LIFO Sumber: K.Fred Skousen, Earl K.Stice, James D.Stice, 2004, 671 Perhatikan bahwa hanya 100 unit dari pembelian tanggal 23 Maret yang diasumsikan terjual; sedangkan 200 unit yang tersisa diasumsikan sebagai persediaan akhir. (K.Fred Skousen, Earl K.Stice, James D.Stice, 2004, 671)

Sistem dan prosedur yang bersangkutan dengan sistem akuntansi persediaan adalah:

1. Prosedur pencatatan produk jadi.

2. Prosedur pencatatan harga pokok produk jadi yang dijual.

3. Prosedur pencatatan harga pokok produk jadi yang diterima kembali dari pembeli.

4. Prosedur pencatatan tambahan dan penyesuaian kembali harga pokok persediaan produk dalam proses.

5. Prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dibeli.

6. Prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dikembalikan kepada pemasok.

7. Prosedur permintaan dan pengeluaran barang gudang.

8. Prosedur pencatatan tambahan harga pokok persediaan karena pengembalian barang gudang.

9. Sistem penghitungan fisik persediaan. (Mulyadi, 2001, 559)

Berikut adalah contoh dari bagan alir dokumen prosedur pencatatan produk jadi: Mulai Laporan Produk Jadi Kartu Gudang Diterima dari bagian produksi N Bagian Gudang 1 LPS KHPP Bukti Memorial Mencatat harga pokok produk jadi Jurnal Umum N Selesai Bagian Jurnal Menjumlahkan total harga pokok produk Diterima dari bagian produksi 1 Laporan Produk Selesai Membuat bukti memorial Kartu Harga Pokok Produk Kartu Persediaan LPS KHPP Bukti Memorial 1 Bagian Kartu Persediaan

KHPP : Kartu Harga Pokok Produk LPS : Laporan Produk Selesai

Gambar 2.8 Bagan Alir Dokumen Prosedur Pencatatan Produk Jadi Sumber: Mulyadi, 2001, 561

2.4 Alat Perancangan

2.4.1 Data F low Diagram (DFD) atau Diagram Aliran Data(DAD)

Melalui suatu teknik analisa data terstruktur yang disebut Diagram Aliran Data (DAD), penganalisis sistem dapat merepresentasi proses-proses data di dalam organisasi. Pendekatan aliran data menekankan logika yang mendasari sistem. Dengan menggunakan kombinasi dari empat simbol, penganalisis sistem dapat menciptakan suatu gambaran proses-proses yang bisa menampilkan dokumentasi sistem yang solid. (Kenneth E Kendall & Julie E Kendall, 2003, Jilid 1, 263)

Berikut adalah simbol-simbol yang digunakan dalam diagram aliran data: Tabel 2.1 Simbol-simbol dalam diagram aliran data

Simbol Arti Contoh

Entitas Mahasiswa

Aliran data

Proses Membuat

record mahasiswa

Penyimpanan data

Master Mahasiswa D3

Sumber : Kenneth E Kendall & Julie E Kendall, 2003, Jilid 1, 265 MENCIPTAKAN DIAGRAM KONTEKS

Diagram Konteks adalah tingkatan tertinggi dalam diagram aliran data dan hanya memuat satu proses, menunjukkan sistem secara keseluruhan. Proses

Informasi Mahasiswa Baru

tersebut diberi nomor nol. Semua entitas eksternal yang ditunjukkan pada diagram konteks berikut aliran data-aliran data utama menuju dan dari sistem. Diagram tersebut tidak memuat penyimpanan data dan tampak sederhana untuk diciptakan, begitu entitas-entitas eksternal serta aliran data-aliran data menuju dan dari sistem diketahui penganalisis dari wawancara dengan pengguna dan sebagai hasil analisis dokumen. (Kenneth E Kendall & Julie E Kendall, 2003, Jilid 1, 267)

MENGGAMBAR DIAGRAM 0 (LEVEL BERIKUTNYA)

Diagram 0 adalah pengembangan diagram konteks dan bisa mencakup sampai sembilan proses. Memasukkan lebih banyak proses pada level ini akan terjadi dalam suatu diagram yang kacau yang sulit dipahami. Setiap proses diberi nomor bilangan bulat, umumnya dimulai dari sudut sebelah kiri atas diagram dan mengarah ke sudut sebelah kanan bawah. Penyimpanan data-penyimpanan data utama dari sistem (mewakili file-file master) dan semua entitas eksternal dimasukkan ke dalam Diagram 0. (Kenneth E Kendall & Julie E Kendall, 2003, Jilid 1, 268)

MENCIPTAKAN DIAGRAM ANAK (TINGKAT YANG LEBIH MENDETAIL)

Setiap proses dalam Diagram 0 bisa dikembangkan untuk menciptakan diagram anak yang lebih mendetail. Proses pada Diagram 0 yang dikembangkan itu disebut parent process (proses induk) dan diagram yang dihasilkan disebut

child diagram (diagram anak). Aturan utama untuk menciptakan diagram anak,

menghasilkan keluaran atau menerima masukan dimana proses induknya juga tidak menghasilkan atau menerima. Semua aliran data yang menuju atau keluar dari proses induk harus ditunjukkan mengalir ke dalam atau keluar dari diagram anak. (Kenneth E Kendall & Julie E Kendall, 2003, Jilid 1, 268)

Diagram anak ditetapkan nomor yang sama seperti proses induknya di dalam Diagram 0. Sebagai contoh, proses 3 akan berkembang ke Diagram 3. Proses-proses pada diagram anak diberi nomor dengan menggunakan nomor proses induk, poin desimal, serta sebuah nomor unik untuk setiap proses anak. Pada diagram 3, proses-proses tersebut akan diberi nomor 3.1, 3.2, 3.3, dan seterusnya. Ketentuan ini memungkinkan penganalisis mengikuti rangkaian proses di setiap tingkat pengembangan. Bila Diagram 0 menggambarkan proses-proses 1, 2, dan 3, diagram anak 1, 2, dan 3 semuanya berada pada level yang sama. (Kenneth E Kendall & Julie E Kendall, 2003, Jilid 1, 269)

2.4.2 F low of Document

Sistem akuntansi dapat dijelaskan dengan menggunakan bagan alir dokumen. Gambar 2.3 melukiskan simbol-simbol standar yang digunakan oleh analis sistem untuk membuat bagan alir dokumen yang menggambarkan sistem tertentu. (Mulyadi, 2001, 60)

Berikut ini adalah simbol-simbol standar dengan maknanya masing-masing:

Tabel 2.2 Simbol-simbol dalam bagan alir dokumen

Simbol Arti Keterangan

Dokumen

Simbol ini menggambarkan semua jenis dokumen, yang merupakan formulir yang digunakan untuk merekam data terjadinya suatu transaksi

1 2

Dokumen dan tembusannya

Simbol ini menggambarkan dokumen asli dan tembusannya. Nomor lembar dokumen dicantumkan di sudut kanan atas.

Catatan

Simbol ini menggambarkan catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat data yang direkam sebelumnya di dalam dokumen atau formulir.

Penghubung pada halaman

yang sama

Karena keterbatasan ruang halaman kertas untuk menggambar, diperlukan simbol penghubung untuk memungkinkan aliran dokumen berhenti di suatu lokasi pada halaman tertentu dan kembali berjalan di lokasi lain pada halaman yang sama.

Penghubung pada halaman yang berbeda

Simbol penghubung ini menunjukkan bagaimana bagan alir yang tercantum pada halaman tertentu terkait dengan bagan alir yang tercantum pada halaman yang lain.

Kegiatan manual

Simbol ini menggambarkan kegiatan manual, seperti: menerima order dari pembeli, mengisi formulir.

Keterangan, komentar

Sistem ini memungkinkan ahli sistem menambahkan keterangan untuk memperjelas pesan yang disampaikan dalam bagan alir.

Simbol Arti Keterangan

Arsip sementara

Simbol ini menunjukkan tempat penyimpanan dokumen, seperti almari arsip dan kotak arsip.

Untuk menunjukkan urutan pengarsipan dokumen digunakan simbol berikut ini:

A = menurut abjad N = menurut nomor urut

T = kronologis, menurut tanggal Arsip

permanen

Simbol ini menggambarkan arsip permanen yang merupakan tempat penyimpanan dokumen yang tidak akan diproses lagi.

On-line computer

process

Simbol ini menggambarkan pengolahan data dengan komputer secara on-line.

Keying (typing,

verifying)

Simbol ini menggambarkan pemasukan data ke dalam komputer melalui on-line terminal.

Pita magnetik

(magnetic tape)

Simbol ini menggambarkan arsip komputer yang berbentuk pita magnetik

On-line storage

Simbol ini menggambarkan arsip komputer yang berbentuk on-line (di dalam memory komputer)

Ya

Tidak

Keputusan

Simbol ini menggambarkan keputusan yang harus dibuat dalam proses pengolahan data.

Garis alir (flowline)

Simbol ini menggambarkan arah proses pengolahan data.

Persimpangan garis alir

Jika dua garis alir bersimpangan, untuk menunjukkan arah masing-masing garis, salah satu garis dibuat sedikit

melengkung tepat pada persimpangan kedua garis tersebut.

Mulai/berakhir (terminal)

Simbol ini untuk menggambarkan awal dan akhir suatu sistem akuntansi. Sumber: Mulyadi, 2001, 60

2.5Data Dictionary atau Kamus Data

Kamus data adalah suatu aplikasi khusus dari jenis kamus-kamus yang digunakan sebagai referensi kehidupan setiap hari. Kamus data merupakan hasil referensi data mengenai data, suatu data yang disusun oleh penganalisis sistem untuk membimbing mereka selama melakukan analisis dan desain. Sebagai suatu dokumen, kamus data mengumpulkan dan mengkoordinasikan istilah-istilah data tertentu, dan menjelaskan apa arti setiap istilah yang ada. (Kenneth E Kendall & Julie E Kendall, 2003, Jilid 1, 333)

Berikut adalah simbol-simbol yang digunakan dalam kamus data: Tabel 2.3 Simbol-simbol kamus data

Notasi Keterangan = Terdiri dari

+ Dan

{ } Elemen-elemen repetitif (kelompok berulang) [ ] Salah satu dari dua situasi tertentu

( ) Pilihan (boleh dikosongkan)

Sumber : Kenneth E Kendall & Julie E Kendall, 2003, Jilid 1, 338

2.6 Data Base atau Basis Data

Basis data tidak hanya merupakan kumpulan file.Lebih dari itu, basis data adalah pusat sumber data yang caranya dipakai oleh banyak pemakai untuk

berbagai aplikasi. Inti dari basis data adalah database management system

(DBMS), yang membolehkan pembuatan, modifikasi, dan pembaharuan basis data; mendapatkan kembali data; dan membangkitkan laporan. (Kenneth E. Kendall & Julie E. Kendall, 2003, Jilid 2, 128)

Tujuan basis data yang efektif yaitu:

1. Memastikan bahwa data dapat dipakai di antara pemakai untuk berbagai aplikasi.

2. Memelihara data baik keakuratan maupun kekonsistenannya.

3. Memastikan bahwa semua data yang diperlukan untuk aplikasi sekarang dan yang akan datang akan disediakan dengan cepat.

4. Membolehkan basis data untuk berkembang dan kebutuhan pemakai untuk berkembang.

5. Membolehkan pemakai untuk membangun pandangan personalnya tentang data tanpa memperhatikan cara data disimpan secara fisik.

(Kenneth E. Kendall & Julie E. Kendall, 2003, Jilid 2, 128)

Berikut adalah simbol hubungan entitas beserta penjelasan dan artinya: Tabel 2.4 Simbol hubungan entitas dan artinya

Simbol Penjelasan Resmi Arti Sebenarnya

Entitas Sekelompok orang, tempat, atau sesuatu Entitas terhubung

Digunakan untuk menghubungkan dua

entitas Entitas atribut Digunakan untuk

kelompok terulang Ke 1 hubungan Tepat satu Ke banyak hubungan Satu atau lebih

Ke 0 atau 1 hubungan Hanya satu atau nol Ke lebih dari 1 hubungan Lebih besar dari satu Sumber : Kenneth E Kendall & Julie E Kendall, 2003, Jilid 2, 133

2.7 Normalisasi

Normalisasi adalah transformasi tinjauan pemakai yang kompleks dan data tersimpan ke sekumpulan bagian-bagian struktur data yang kecil dan stabil. Di samping menjadi lebih sederhanan dan lebih stabil, struktur data yang dinormalisasikan lebih mudah diatur daripada struktur data lainnya. (Kenneth E Kendall & Julie E Kendall, 2003, Jilid 2, 145)

Tahapan normalisasi yaitu: 1. Tahapan Pertama

Tahap pertama dari proses meliputi menghilangkan semua kelompok terulang dan mengidentifikasi kunci utama. Untuk mengerjakannya, hubungan perlu dipecah ke dalam dua atau lebih hubungan. Pada titik ini, hubungan mungkin sudah menjadi bentuk normalisasi ketiga, bahkan lebih banyak tahap akan diperlukan untuk mentransformasi hubungan ke bentuk normalisasi ketiga. (Kenneth E Kendall & Julie E Kendall, 2003, Jilid 2, 145)

Contoh: Nomor Sales Penjualan Nomor Pelanggan Nama Pelanggan Nomor Gudang Lokasi Gudang Jumlah Penjualan

3462 18765 Delta Systems 4 Fargo 13540

3462 18830 A. Levy and Sons 3 Bismarck 10600

3462 19242 Ranler Company 3 Bismarck 9700

3593 18841 R. W. Rood Inc. 2 Superior 11560

3593 18899 Seward Systems 2 Superior 2590

3593 19565 Stodola’s Inc. 1 Plymouth 8800

Etc. Nomor Sales Nama Sales Daerah Penjualan

3462 Waters West

3593 Dryne East

Etc. Nomor Sales Nama Sales Daerah Penjualan Nomor Pelanggan Nama Pelanggan Nomor Gudang Lokasi Gudang Jumlah Penjualan PELANGGAN-SALES SALES LAPORAN-PENJUALAN

Gambar 2.9 Hubungan tidak normal yang asli dari LAPORAN-PENJUALAN dipisah ke dalam dua hubungan, SALES (3NF) dan PELANGGAN-SALES (1NF)

2. Tahapan Kedua

Tahap kedua menjamin bahwa semua atribut bukan kunci sepenuhnya tergantung pada kunci utama. Semua ketergantungan parsial diubah dan diletakkan dalam hubungan lain. (Kenneth E Kendall & Julie E Kendall, 2003, Jilid 2, 145)

Contoh : Nomor Sales Nomor Pelanggan Nama Pelanggan Nomor Gudang Lokasi Gudang Jumlah Pelanggan Nomor Pelanggan Nama Pelanggan Nomor Gudang Lokasi Gudang

18765 Delta Systems 4 Fargo

18830 A. Levy and Sons 3 Bismarck

19242 Ranier Company 3 Bismarck

18841 R. W. Flood Inc 2 Superior

18899 Seward Systems 2 Superior

19565 Stodola’s Inc. 1 Plymouth

Etc. Nomor Sales Nomor Pelanggan Jumlah Penjualan

3462 18765 13540

3462 18830 10600

3462 19242 9700

3593 18841 11560

3593 18899 2590

3593 19565 8800

Etc.

PENJUALAN

GUDANG PELANGGAN PELANGGAN-SALES

Gambar 2.10 Hubungan PELANGGAN-SALES dipisah ke dalam hubungan yang dinamakan GUDANG PELANGGAN (2NF) dan hubungan yang dinamakan

PENJUALAN (1NF)

3. Tahapan Ketiga

Tahap ketiga mengubah ketergantungan transitif manapun. Suatu ketergantungan transitif adalah sesuatu di mana atribut bukan kunci tergantung pada atribut bukan kunci lainnya. (Kenneth E Kendall & Julie E Kendall, 2003, Jilid 2, 145)

Contoh: Nomor Pelanggan Nama Pelanggan Nomor Gudang Lokasi Gudang Nomor Pelanggan Nama Pelanggan Nomor Gudang

18765 Delta Systems 4

18830 A. Levy and Sons 3

19242 Ranier Company 3

18841 R. W. Rood Inc. 2

18899 Seward Systems 2

19565 Stodola’s Inc. 1

Etc.

Nomor Gudang

Lokasi Gudang

4 Fargo

3 Bismarck

2 Superior

1 Plymouth

Etc.

PELANGGAN GUDANG PELANGGAN

GUDANG

Gambar 2.11 Hubungan GUDANG-PELANGGAN dipisah ke dalam dua hubungan yang dinamakan PELANGGAN (1NF) dan GUDANG (1NF)

Sumber : Kenneth E Kendall & Julie E Kendall, 2003, Jilid 2, 153 Berikut adalah gambaran tahapan yang dilakukan dalam normalisasi:

Tahap 1 Menghilangkan kelompok terulang

Tahap 2 Mengubah ketergantungan parsial

Tahap 3 Mengubah ketergantungan transitif

Hubungan tidak normalisasi

Hubungan normalisasi (1NF)

Hubungan bentuk normalisasi kedua (2NF)

Hubungan bentuk normalisasi kedua (2NF)

Pandangan Pemakai

Gambar 2.12 Tahapan Normalisasi

2.8 Gambaran Perusahaan

2.8.1 Sejarah Singkat Perusahaan

PT Sari Makmur Tunggal Mandiri merupakan perusahaan swasta yang bergerak di bidang ekspor hasil-hasil pertanian. Perusahaan ini berdiri sejak tahun 1995. Dalam menjalankan aktivitasnya, perusahaan berlokasi di jalan Kompos No.110 A Medan Binjai km 12.

Produk yang dijual perusahaan seperti cokelat, jenis-jenis kopi dan juga pohon cokelat dan kopi. Perusahaan memproduksi sendiri rempah-rempah cokelat dan kopi. Selanjutnya, tanaman cokelat dan kopi diekspor dalam jumlah partai besar (grosir) ke beberapa negara seperti India, Bangladesh, Pakistan, dan sekitarnya sesuai dengan permintaan.

2.8.2 Struktur Organisasi

PT Sari Makmur Tunggal Mandiri menerapkan struktur organisasi garis

(line organization). Staff dalam organisasi diberi wewenang, tugas dan tanggung

jawab agar tercipta keselarasan dalam organisasi.

Berikut ini adalah bagan struktur organisasi PT Sari Makmur Tunggal Mandiri.

Manajer

Kepala Bagian Pembukuan

Kepala Bagian Pembelian

Kepala Bagian Penjualan

Kepala Bagian Keuangan

Staf GL Staf

Administrasi Kepala

Gudang Kasir

Kepala Persediaan Barang

Direktur

Staf Penjualan

Gambar 2.13 Struktur Organisasi PT Sari Makmur Tunggal Mandiri Sumber : PT Sari Makmur Tunggal Mandiri

Adapun tugas dan tanggung jawab masing-masing bagian dalam struktur organisasi PT Sari Makmur Tunggal Mandiri adalah sebagai berikut:

1. Direktur

Tugas Direktur adalah:

a. Mengusahakan dan menjamin terlaksananya usaha dan kegiatan perusahaan sesuai dengan tujuan dan bidang usahanya.

b. Menentukan garis besar kebijaksanaan umum dan program kerja perusahaan.

c. Merencanakan, menganalisa, mengevaluasi dan menilai kegiatan-kegiatan yang berlangsung pada perusahaan berdasarkan laporan manajer dan pengamatan langsung.

d. Mengambil keputusan akhir bila terdapat masalah yang tidak bisa dipecahkan oleh pengurus.

2. Manajer

Tugas Manajer adalah:

a. Mengambil keputusan penting yang berkaitan dengan rutinitas operasi perusahaan.

b. Mengkoordinasi dan mengawasi aktivitas secara menyeluruh. c. Menilai hasil kerja bawahan.

d. Bertanggung jawab kepada Direktur.

3. Kepala Bagian Pembukuan

Tugas Kepala Bagian Pembukuan adalah:

a. Mengawasi pencatatan semua transaksi yang terjadi. b. Memeriksa kelengkapan dari bukti pendukung transaksi. c. Menyediakan laporan keuangan bagi manajer.

Kepala Bagian Pembukuan membawahi dua bagian yaitu: (i) Staf Administrasi

Tugas Staf Administrasi adalah:

a. Mengetik surat-surat yang diperlukan.

b. Mencatat transaksi pembelian dan penjualan ke jurnal.

c. Mencatat penerimaan dan pengeluaran kas maupun bank ke jurnal.

d. Mengarsip bukti-bukti pendukung. (ii) Staf GL (General Ledger)

Tugas Staf GL adalah:

a. Memindahkan jurnal ke buku besar.

b. Membuat neraca saldo per periode akuntansi. c. Menyusun laporan keuangan.

4. Kepala Bagian Pembelian

Tugas Kepala Bagian Pembelian adalah:

a. Melakukan pembelian atas persediaan dan barang keperluan kantor lainnya..

b. Menangani dokumen-dokumen pembelian. c. Bertanggung jawab kepada manajer.

Kepala Bagian Pembelian membawahi dua bagian yaitu: (i) Kepala Gudang

a. Melaksanakan pencatatan atas keluar masuknya barang setiap hari.

b. Bertanggung jawab atas keluar masuknya barang di gudang. c. Bertanggung jawab atas barang-barang yang ada di gudang. (ii) Kepala Persediaan Barang

Tugas Kepala Persediaan Barang adalah: a. Menyediakan laporan kartu stok persediaan.

b. Mengendalikan jumlah persediaan yang ada di gudang.

Kepala Bagian Penjualan

Tugas Kepala Bagian Penjualan adalah:

d. Melaksanakan target penjualan yang ditetapkan oleh perusahaan. e. Mencari pasar potensial lain untuk memasarkan barang yang dijual. f. Bertanggung jawab kepada manajer.

Kepala Bagian Penjualan membawahi staf penjualan yang memiliki tugas:

a. Menerima pesanan barang dari pelanggan.

b. Mengkonfirmasikan ke bagian persediaan barang mengenai persediaan yang dipesan pelanggan dengan jumlah yang ada di gudang.

c. Menyiapkan faktur penjualan.

5. Kepala Bagian Keuangan

a. Menyusun rencana keuangan perusahaan jangka pendek dan jangka panjang.

b. Mengawasi dan mengendalikan sumber dana dan penggunaan dana secara efektif.

c. Menyerahkan laporan harian kas dan bank ke bagian pembukuan. d. Bertanggung jawab kepada manajer

Kepala Bagian Keuangan membawahi kasir yang memiliki tugas: a. Menerima dan mengeluarkan kas.

b. Menyetor dan mengambil uang di bank. c. Membuat laporan harian kas dan bank.

BAB III

METODOLOGI PENELITIAN

3.1 Metode Analisis Kebutuhan Sistem Informasi

Dalam merancang sistem pembelian, penjualan dan persediaan pada PT Sari Makmur Tunggal Mandiri, penulis melakukan pengumpulan data dan analisa sistem berjalan pada perusahaan untuk membantu penulis dalam penelitian ini.

3.1.1 Teknik Pengumpulan data

Dalam melakukan penelitian ini, penulis melakukan pengumpulan data dengan cara sebagai berikut:

1. Sampling dan Investigasi

Penulis mengumpulkan beberapa dokumen seperti faktur pembelian, faktur penjualan, laporan penjualan, laporan pembelian dan laporan persediaan yang ada pada perusahaan bagian pembelian, penjualan dan persediaan untuk dianalisis.

2. Wawancara

Wawancara dilakukan dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan kepada beberapa staf di bagian pembelian dan penjualan secara lisan mengenai pembelian, penjualan dan persediaan.

3. Observasi

Observasi dilakukan dengan mengamati kegiatan perusahaan di bagian pembelian dan penjualan untuk mengetahui prosedur pembelian dan penjualan pada perusahaan.

3.1.2 Analisa Sistem Berjalan

3.1.2.1 Analisa Dokumen Masukan

Adapun dokumen–dokumen yang digunakan perusahaan dalam sistem pembelian dan penjualan adalah sebagai berikut:

a. Faktur Penjualan

Faktur penjualan PT Sari Makmur Tunggal Mandiri dibuat dalam bahasa Inggris, karena perusahaan bergerak dalam bidang ekspor dan pelanggannya merupakan orang-orang asing. Faktur penjualan yang ada sudah cukup memadai karena menampilkan tanggal transaksi, nomor faktur, nama dan alamat pelanggan, keterangan barang transaksi, jumlah unit, harga per unit serta total harga transaksi.

b. Faktur Pembelian

PT Sari Makmur Tunggal Mandiri menerima beberapa format faktur pembelian dari supplier yang berbeda. Namun, pada dasarnya data yang ada dalam faktur yang berbeda tersebut adalah sama, yaitu menampilkan keterangan jenis barang yang dibeli, kuantitas, harga per unit dan jumlah harga beli.

3.1.2.2 Analisa Prosedur

Dalam menganalisa prosedur pembelian, penjualan dan persediaan pada perusahaan, penulis menggunakan alat bantu berupa Flow Of Document (FOD). Setelah melakukan pengamatan dan wawancara dengan beberapa personil dalam perusahaan, penulis menyajikan gambaran atas prosedur tersebut sebagai berikut.

Faktur Penj 2 Mencatat transaksi penjualan Membuat Laporan Penjualan 2 1 Laporan Penjualan Data Order Penjualan Membuat Faktur Penjualan 2 1 Faktur Penjualan Bagian Penjualan Membuat Data Pembelian 2 1 Data Pembelian Mulai N Faktur Pembelian Mencatat transaksi pembelian Membuat Laporan Pembelian 2 1 Laporan Pembelian N Bagian Pembelian 1 Data Pembelian Faktur Pembelian Supplier Data Order Penjualan 1 Faktur Penjualan Customer N N Bagian Persediaan 2 Laporan Pembelian 2 Laporan Penjualan Membuat Laporan Persediaan Laporan Persediaan Laporan Persediaan 1 Laporan Pembelian 1 Laporan Penjualan Manajer Selesai

Gambar 3.1 Sistem Pembelian, Penjualan dan Persediaan Sumber : PT Sari Makmur Tunggal Mandiri

Berikut adalah penjelasan dari prosedur tersebut:

 Pembelian

Bagian pembelian membuat data pembelian yang diberikan ke supplier. Selanjutnya atas transaksi pembelian yang terjadi, supplier memberikan faktur pembelian ke bagian pembelian. Dari faktur tersebut, bagian pembelian mencatat nilai transaksi dan dihasilkan laporan pembelian yang akan diberikan ke bagian persediaan dan manajer.

 Penjualan

Bagian penjualan menerima data order penjualan dari customer. Atas pesanan tersebut, dibuatlah faktur penjualan yang akan dikirimkan ke

customer bersamaan dengan penyerahan barang. Kemudian bagian

penjualan mencatat transaksi penjualan yang terjadi dan dihasilkan laporan penjualan yang akan diserahkan ke bagian persediaan dan manajer.

 Persediaan

Dari laporan pembelian dan laporan penjualan yang diterima masing-masing dari bagian pembelian dan penjualan, dibuatlah laporan persediaan yang akan diserahkan kepada manajer.

3.1.2.3Analisa Laporan

Laporan pembelian, penjualan dan persediaan yang disajikan oleh perusahaan diproses dengan menggunakan Micosoft ExcelTM. Berikut adalah uraian hasil analisa dari laporan–laporan tersebut beserta tampilannya.

1. Laporan Pembelian

Laporan ini menampilkan tanggal pembelian, no faktur, nama supplier, jenis persediaan, kuantitas, harga per unit dan jumlah harga yang dibeli.

Laporan disajikan kepada manajer setiap bulannya menurut urutan kronologis. Bila manajer ingin mengetahui berapa banyak persediaan yang dibeli dari masing-masing supplier, staf yang bersangkutan harus mensortir kembali laporan tersebut menurut nama supplier. Begitupun halnya, bila manajer ingin mengetahui banyaknya kuantitas dari masing–masing persediaan yang dibeli selama sebulan, laporan tersebut harus disortir kembali menurut jenis persediaan. Berikut adalah tampilan dari laporan pembelian.

Gambar 3.2 Laporan Pembelian Sumber : PT Sari Makmur Tunggal Mandiri 2. Laporan Penjualan

Laporan ini menampilkan tanggal terjadinya transaksi penjualan, nama

customer, persediaan yang terjual, nomor invoice, kuantitas yang terjual,

harga per unit penjualan, dan jumlah penjualan, yang ditampilkan dalam dollar Amerika Serikat dan Rupiah.

Sama halnya dengan laporan pembelian, laporan penjualan juga disajikan menurut urutan kronologisnya dan harus disortir kembali menurut nama

customer maupun jenis persediaan bila ada permintaan dari manajer atas

laporan tersebut. Berikut adalah tampilan dari laporan penjualan.

Gambar 3.3 Laporan Penjualan Sumber : PT Sari Makmur Tunggal Mandiri 3. Laporan Persediaan

Laporan ini menampilkan stok akhir masing-masing persediaan untuk setiap bulannya. Berikut adalah tampilan dari laporan persediaan.

Gambar 3.4 Laporan Persediaan Sumber : PT Sari Makmur Tunggal Mandiri

Laporan persediaan tersebut direkap dari rincian stok untuk masing-masing persediaan yang ditampilkan sebagai berikut.

Gambar 3.5 Laporan Stok Per Jenis Persediaan Sumber : PT Sari Makmur Tunggal Mandiri

3.2 Metode Perancangan

3.2.1 Diagram Konteks dan Data F low Diagram (DFD)

Untuk mendukung perancangan sistem pembelian, penjualan dan persediaan, penulis menggambarkan data flow diagram pada PT Sari Makmur Tunggal Mandiri untuk dijadikan sebagai model yang nantinya akan digunakan dalam membuat program. Adapun diagram konteks yang telah penulis rancang adalah sebagai berikut:

Supplier Customer Manajer 0 Sistem Informasi Pembelian, Penjualan dan Persediaan Data Pembelian Faktur Pembelian Laporan Pembelian

Data Order Penjualan

Faktur Penjualan

Data Supplier Data Customer

Laporan

Persediaan _PenjualanLaporan

Gambar 3.6 Diagram Konteks Sistem Informasi Pembelian, Penjualan dan Persediaan

Supplier

D1

Manajer

Supplier Faktur pembelian

Record Pembelian Record Barang 1 Pembelian Record Barang Data Supplier Record Supplier Customer Record Barang Data Order Penjualan Faktur penjualan Record Penjualan 2 Penjualan Data Customer 3 Buat Laporan Laporan Persediaan Data Pembelian Record Customer Record Supplier Saldo Pembelian Record Customer Saldo Penjualan Laporan Penjualan Laporan Pembelian Customer D2 Data Barang D3

Gambar 3.7 Data Flow Diagram Level 0 Sistem Informasi Pembelian, Penjualan dan Persediaan

1.1 Membuat Kode Supplier 1.3 Membuat Data Pembelian Data Barang D3 Supplier D1 Pembelian D4 Data Supplier Record Supplier Record Supplier Record Supplier Saldo Pembelian Record Barang Record Barang 1.2 Membuat Kode Barang Record Barang Record Pembelian Data Barang Faktur Pembelian Data Pembelian Record Pembelian

Gambar 3.8 Data Flow Diagram Level 1 Proses Pembelian

2.1 Membuat Kode Customer Customer D2 2.2 Membuat Data Penjualan 2.3 Mencetak Faktur Penjualan Penjualan D5 Data Barang D3 Data Customer Record Customer Record Customer

Record Customer

Record Barang Data Order Penjualan Saldo Penjualan Record Penjualan Record Barang Record Penjualan Faktur Penjualan Record Penjualan

Supplier D1 Pembelian D4 Data Barang D3 Customer D2 Penjualan D5 3.1 Membuat Laporan Pembelian 3.2 Membuat Laporan Persediaan 3.3 Membuat Laporan Penjualan Record Pembelian

Record Supplier

Record Barang Record Barang

Record Customer

Record Penjualan Record Barang Laporan Pembelian Laporan Persediaan Laporan Penjualan Record Supplier Record Pembelian Record Barang Record Customer Record Penjualan

Gambar 3.10 Data Flow Diagram Level 1 Proses Membuat Laporan

3.2.2 Kamus Data

Dari analisa sistem berjalan yang telah penulis lakukan, penulis menyimpulkan bahwa dibutuhkan suatu database untuk menyimpan data-data pada sistem pembelian, penjualan dan persediaan perusahaan. Berikut adalah kamus data yang diperlukan.

1. Data Barang = Kode Barang + Nama Barang + Satuan + Jenis + Harga Beli + Harga Jual + (Keterangan) + Saldo Stock + Saldo Harga Stock

2. Data Supplier = Kode Supplier + Nama Supplier + Alamat + Kota + Negara + Contact Person + No.Telp + Email + No.HP + (Keterangan)

3. Data Customer = Kode Customer + Nama Customer + Alamat + Kota + Negara + Contact Person + No.Telp +

Email + No.HP + (Keterangan)

4. Data Pembelian = No.Faktur Beli + Tgl Faktur + Kode Supplier + Nama Supplier + Alamat + Kota + Negara + (Keterangan) + {Item Data Barang Beli} + Total Harga

5. Data Penjualan = No.Faktur Jual + Tgl Faktur + Kode Customer + Nama Customer + Alamat + Kota + Negara + (Keterangan) + {Item Data Barang Jual}+ Total Harga USD + Rate + Total Harga IDR 6. Item Data Barang Beli = Kode Barang + Nama Barang + Kuantitas +

Harga + Jumlah

7. Item Data Barang Jual = Kode Barang + Nama Barang + Kuantitas + Harga + Jumlah + Total Harga Average 3.2.3 Perancangan Output

3.2.3.1Rancangan Daftar Barang

Rancangan ini menampilkan kode barang, nama barang, jenis barang dan saldo barang persediaan dalam kuantitas dan harga.

3.2.3.2Rancangan Daftar Supplier

Rancangan ini berisikan tentang data-data supplier seperti kode supplier, nama supplier, alamat, kota, orang yang bisa dihubungi dan nomor telepon supplier.

Gambar 3.12 Rancangan Daftar Supplier

3.2.3.3Rancangan Daftar Customer

Rancangan ini berisikan tentang data-data customer seperti kode

customer, nama customer, alamat, negara, kota, orang yang bisa dihubungi dan

nomor telepon customer.

3.2.3.4Rancangan Laporan Pembelian Per Tanggal

Rancangan laporan ini menampilkan pembelian sesuai dengan urutan kronologisnya, yaitu per tanggal terjadinya transaksi.

Gambar 3.14 Rancangan Laporan Pembelian Per Tanggal

3.2.3.5Rancangan Laporan Pembelian Per Supplier

Rancangan laporan ini menampilkan pembelian barang dari masing-masing supplier.

Gambar 3.15 Rancangan Laporan Pembelian Per Supplier

3.2.3.6Rancangan Laporan Pembelian Per Barang

Rancangan laporan ini menampilkan pembelian yang diurut dan dikelompokkan menurut masing-masing barang.

3.2.3.7 Rancangan Laporan Penjualan Per Tanggal

Rancangan laporan ini menyajikan penjualan sesuai dengan urutan kronologisnya, yaitu per tanggal terjadinya transaksi. Jumlah penjualan ditampilkan dalam dua jenis mata uang yaitu US Dollar dan Rupiah.

Gambar 3.17 Rancangan Laporan Penjualan Per Tangga 3.2.3.8Rancangan Laporan Penjualan Per Customer

Rancangan laporan ini menyajikan penjualan barang kepada masing-masing customer. Jumlah penjualan ditampilkan dalam dua jenis mata uang yaitu US Dollar dan Rupiah.

Gambar 3.18 Rancangan Laporan Penjualan Per Customer

3.2.3.9Rancangan Laporan Penjualan Per Barang

Rancangan laporan ini menyajikan penjualan yang diurut dan dikelompokkan menurut masing-masing barang. Jumlah penjualan ditampilkan dalam dua jenis mata uang yaitu US Dollar dan Rupiah.

3.2.3.10 Rancangan Laporan Persediaan

Rancangan laporan ini memperlihatkan saldo awal stok, jumlah yang masuk (dibeli), jumlah yang keluar (dijual) dan saldo akhir stok serta harga rata-rata stok akhir.

Gambar 3.20 Rancangan Laporan Persediaan 3.2.3.11 Rancangan Faktur Penjualan

Rancangan faktur ini memperlihatkan tanggal transaksi, nomor faktur, nama dan alamat pelanggan, keterangan barang transaksi, jumlah unit, harga per unit serta total harga transaksi.

Gambar 3.21 Rancangan Faktur Penjualan

3.2.4 Perancangan Input

Dalam setiap rancangan form terdapat dua buah tab, yaitu tab ―Input Data‖ dan tab ―Browse Data‖.

Tab ―Input Data‖ berfungsi untuk menginput data baru, menyimpannya, menghapus data lama, me-refresh data, melihat data-data yang ada dalam database dengan mengklik ―First‖, ―Previous‖, ―Next‖, atau ―Last‖ yang terdapat di

Tab ―Browse Data‖ berfungsi menampilkan data dalam bentuk tabel. Dalam tab ini bisa juga dilakukan pencarian data dalam tabel menurut kata kunci yang di-input oleh user.

3.2.4.1Rancangan Form Input Data Barang

Rancangan form ini dibuat untuk melakukan penambahan atau penghapusan atas data-data yang berhubungan dengan barang persediaan.

Gambar 3.23 Rancangan Input Data Barang Tab ―Browse Data‖ 3.2.4.2Rancangan Form Input Data Supplier

Rancangan form ini dibuat untuk melakukan penambahan atau penghapusan atas data-data yang berhubungan dengan supplier.

Gambar 3.24 Rancangan Form Input Data Supplier Tab ―Input Data‖

3.2.4.3Rancangan Form Input Data Customer

Rancangan form ini dibuat untuk melakukan penambahan atau penghapusan atas data-data yang berhubungan dengan customer.

Gambar 3.26 Rancangan Form Input Data Customer Tab ―Input Data‖

3.2.4.4Rancangan Form Input Data Pembelian

Rancangan form ini dibuat untuk melakukan penambahan atau penghapusan atas data-data dari transaksi pembelian. Kode Supplier bisa di-input dengan memilih supplier melalui list dan nama, alamat, kota serta negara supplier

akan muncul dengan sendirinya di kotak label di bawahnya. Begitupun halnya dengan kode barang bisa dipilih melalui list dan nama barang akan muncul dengan sendirinya. Detail mengenai supplier dan nama barang tidak bisa di-input.

Gambar 3.29 Rancangan Form Input Data Pembelian Tab ―Browse Data‖ 3.2.4.5Rancangan Form Input Data Penjualan

Rancangan form ini dibuat untuk melakukan penambahan atau penghapusan atas data-data dari transaksi penjualan. Kode Customer bisa di-input dengan memilih customer melalui list dan nama, alamat, kota serta negara

customer akan muncul dengan sendirinya di kotak label di bawahnya. Begitupun

halnya dengan kode barang bisa dipilih melalui list dan nama barang akan muncul dengan sendirinya. Detail mengenai customer dan nama barang tidak bisa

di-input. Penghitungan atas total kuantitas dan total harga dalam USD dilakukan

secara otomatis. Demikian halnya dengan total harga akan melakukan penghitungan dengan sendirinya begitu nilai kurs di-input.

Gambar 3.30 Rancangan Form Input Data Penjualan Tab ―Input Data‖

3.2.5 Perancangan Database

3.2.5.1Normalisasi

Berdasarkan kamus data yang telah penulis bahas pada subbab 3.2.2, maka dapat dirancang database yang akan digunakan dalam sistem ini. Setelah dipelajari, penulis menyimpulkan bahwa telah terjadi redudansi data pada faktur pembelian dan faktur penjualan, sehingga perlu dilakukan normalisasi untuk menghilangkan data-data redudan tersebut agar menghasilkan database yang baik. Hasil normalisasi tersebut dapat dilihat sebagai berikut:

1. Normalisasi Data Pembelian 1.a. Normalisasi Pertama (1NF)

1.b. Normalisasi Ketiga (3NF) Tabel Pembelian dan Supplier

Tabel Pembelian dan Barang

Tabel Pembelian

Tabel Supplier

Tabel Pembelian dan Barang

Tabel Barang

NoFaktur TglFaktur KodeSupp NamaSupp Alamat Kota Negara Keterangan KodeBarang NamaBarang Qty Harga SubTotal TotalHarga

NoFaktur TglFaktur KodeSupp NamaSupp Alamat Kota Negara Keterangan TotalHarga

NoFaktur KodeBarang NamaBarang Qty Harga SubTotal

KodeBarang

NamaBarang

Qty Harga SubTotal TglFaktur

NoFaktur KodeSupp Keterangan TotalHarga

NamaSupp Alamat Kota Negara KodeSupp

NoFaktur

2. Normalisasi Data Penjualan

1.a. Normalisasi Pertama (1NF)

1.b. Normalisasi Ketiga (3NF) Tabel Penjualan dan Customer

Tabel Penjualan dan Barang

Tabel Penjualan

Tabel Customer

Tabel Penjualan dan Barang

Tabel Barang

NoFaktur TglFaktur KodeCust NamaCust Alamat Kota Negara Keterangan KodeBarang NamaBarang Qty Harga SubTotal TotalHarga

NoFaktur TglFaktur KodeCust NamaCust Alamat Kota Negara Keterangan TotalHarga

NoFaktur KodeBarang NamaBarang Qty Harga SubTotal

KodeBarang

NamaBarang

Qty Harga SubTotal TglFaktur

NoFaktur KodeCust Keterangan TotalHarga

NamaCust Alamat Kota Negara KodeCust NoFaktur KodeBarang TotalHarga IDR Rate TotalHAverage TotalHarga IDR Rate TotalHAverage TotalHarga IDR Rate TotalHAverage 3.2.5.2Database

Perancangan database dilakukan dengan menggunakan Microsoft Access 2002. Desain database dimaksudkan untuk mendefinisikan isi atau struktur tabel. Adapun entitas yang digunakan dalam perancangan database adalah sebagai berikut.

Tabel 3.1 Tabel Barang

Field Type Size Description

KodeBarang Text 20 Kode barang

NamaBarang Text 50 Nama barang

Satuan Text 20 Satuan barang

Jenis Text 20 Jenis barang (product atau by product)

Hbeli Number Double Harga beli barang

Hjual Number Double Harga jual barang

Keterangan Text 50 Keterangan mengenai barang

Saldo Number Double Saldo akhir barang (kuantitas)

Tabel 3.2 Tabel Supplier

Field Type Size Description

KodeSupp Text 20 Kode supplier

NamaSupp Text 50 Nama supplier

Alamat Text 50 Alamat supplier

Kota Text 20 Kota

Negara Text 50 Negara

ContactP Text 50 Orang yang bisa dihubungi

NoTelp Text 20 Nomor telepon yang bisa dihubungi

Email Text 50 Email address

NoHP Text 20 Nomor hand phone

Keterangan Text 50 Keterangan mengenai supplier

Tabel 3.3 Tabel Customer

Field Type Size Description

KodeCust Text 20 Kode customer

NamaCust Text 50 Nama customer

Alamat Text 50 Alamat customer

Kota Text 20 Kota

Negara Text 50 Negara

ContactP Text 50 Orang yang bisa dihubungi

NoTelp Text 20 Nomor telepon yang bisa dihubungi

Email Text 50 Email address

NoHP Text 20 Nomor hand phone

Keterangan Text 50 Keterangan mengenai customer

Tabel 3.4 Tabel Pembelian

Field Type Size Description

NoFaktur Text 20 Nomor faktur pembelian

TglFaktur Date/Time Short Date Tanggal faktur pembelian

KodeSupp Text 20 Kode supplier

Keterangan Text 50 Keterangan atas pembelian

TotalHarga Number Double Nominal faktur

Tabel 3.5 Tabel Detail Pembelian

Field Type Size Description

NoFaktur Text 20 Nomor faktur pembelian

KodeBarang Text 20 Kode barang yang dibeli

Qty Number Double Kuantitas pembelian

Harga Number Double Harga per unit barang

Tabel 3.6 Tabel Penjualan

Field Type Size Description

NoFaktur Text 20 Nomor faktur penjualan

TglFaktur Date/Time Short Date Tanggal faktur penjualan

KodeCust Text 20 Kode customer

Keterangan Text 50 Keterangan atas penjualan

TotalHarga Number Double Nominal faktur dalam US Dollar

Rate Number Double Kurs Pajak

TotalHargaIDR Number Double Nominal faktur dalam rupiah

Tabel 3.7 Tabel Detail Penjualan

Field Type Size Description

NoFaktur Text 20 Nomor faktur penjualan

KodeBarang Text 20 Kode barang yang dijual

Qty Number Double Kuantitas penjualan

Harga Number Double Harga per unit barang

SubTotal Number Double Jumlah penjualan dalam US Dollar

TotalHAverage Number Double Total biaya rata-rata barang

3.2.6 User Interface

Menu Utama

Master Barang Supplier Customer

Transaksi Pembelian Penjualan

Laporan Pembelian Penjualan Persediaan

Window Tile Horizontally Tile Vertically Cascade Arrange Icons

About Exit

Per Tanggal Per Customer Per Barang Per Tanggal Per Supplier Per Barang

BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1 Hasil

Gambar 4.1 Tampilan Menu Utama

Gambar 4.3 Tampilan Menu ―Transaksi‖

Gambar 4.6 Tampilan Form Master Barang

Gambar 4.8 Tampilan Form Master Customer

19.

Form Laporan Penjualan Per Barang 2 (frmLapJualB2.frm)

Option Explicit

Private Sub cmdKeluar_Click() Unload Me

End Sub

Private Sub cmdOK_Click()

If dtTglFaktur1 > dtTglFaktur2 Then

MsgBox "Input tanggal salah !", vbCritical Exit Sub

Else

dTgl1 = dtTglFaktur1.Value dTgl2 = dtTglFaktur2.Value End If

Unload Me

Unload frmLapJualB2 frmLapJualB2.Show End Sub

Private Sub Form_Load()

dtTglFaktur1.Value = Date dtTglFaktur2.Value = Date End Sub

20.

Form Laporan Penjualan Per Customer 1 (frmLapJualC1.frm)

Option Explicit

Private Sub cmdKeluar_Click() Unload Me

End Sub

Private Sub cmdOK_Click()

If dtTglFaktur1 > dtTglFaktur2 Then

MsgBox "Input tanggal salah !", vbCritical Exit Sub

Else

dTgl1 = dtTglFaktur1.Value dTgl2 = dtTglFaktur2.Value End If

Unload Me

Unload frmLapJualC2 frmLapJualC2.Show End Sub

Private Sub Form_Load()

dtTglFaktur1.Value = Date dtTglFaktur2.Value = Date End Sub

21.

Form Laporan Penjualan Per Customer 2 (frmLapJualC2.frm)

Option Explicit 'REPORT - OBJECT

Private rsCetak As New ADODB.Recordset 'Report Recordset

Private cRep As New CRAXDDRT.Report 'Report Object Private cApp As New CRAXDDRT.Application 'Report

Application

Private Sub Form_Load() Dim cF As String

'Sumber rpt

Set cRep = cApp.OpenReport(App.Path & "\Laporan\JualC.rpt")

'SQL Laporan

cF = "Select B.NoFaktur, B.TglFaktur, B.KodeCust, S.NamaCust, B.Keterangan, " & _

"B.TotalHarga, BD.KodeBarang, ST.NamaBarang,

ST.Satuan, ST.Jenis, BD.Qty, BD.Harga, BD.SubTotal, B.Rate " & _

"From TCustomer AS S INNER JOIN (TBarang AS ST INNER JOIN (TJual AS B INNER JOIN TDJual AS BD ON " & _ "B.NoFaktur = BD.NoFaktur) ON ST.KodeBarang = BD.KodeBarang) ON S.KodeCust = B.KodeCust " & _

"Where B.TglFaktur >= #" & Format(dTgl1, DD") & "# And B.TglFaktur <= #" & Format(dTgl2, "YYYY-MM-DD") & "#"

rsCetak.Open cF, oConn, adOpenStatic, adLockReadOnly, adCmdText

If rsCetak.RecordCount > 0 Then

cRep.Database.SetDataSource rsCetak CR1.ReportSource = cRep

With CR1

.Left = 0: .Top = 0 .Width = Me.ScaleWidth .Height = Me.ScaleHeight .ViewReport

.Zoom 100

.Visible = True End With

'Periode

cRep.FormulaFields(2).Text = "'" & Format(dTgl1, "dd/mm/yyyy") & " s/d " & _

Format(dTgl2, "dd/mm/yyyy") & "'"

Else

MsgBox "Tidak ada data untuk dicetak !", vbCritical, "No Data"

Timer1.Enabled = True End If

End Sub

Private Sub Form_Resize() On Error Resume Next

If Me.WindowState <> vbMinimized Then

CR1.Move 0, 0, Me.ScaleWidth, Me.ScaleHeight End If

End Sub

Private Sub Form_Unload(Cancel As Integer) Set cApp = Nothing

Set cRep = Nothing Call CloseRS(rsCetak) End Sub

Private Sub Timer1_Timer() Timer1.Enabled = False Unload Me

End Sub

22.

Form Laporan Persediaan 1 (frmLapSaldoStock1.frm)

Option Explicit

Private Sub cmdKeluar_Click() Unload Me

End Sub

Private Sub cmdOK_Click()

If (dtTglFaktur1.Month <> dtTglFaktur2.Month) Or _ (dtTglFaktur1.Year <> dtTglFaktur2.Year) Then MsgBox "Periode bulan dan tahun harus sama !", vbCritical

Exit Sub

ElseIf dtTglFaktur1 > dtTglFaktur2 Then

MsgBox "Input tanggal salah !", vbCritical Exit Sub

Else

dTgl1 = dtTglFaktur1.Value dTgl2 = dtTglFaktur2.Value End If

Unload Me

Unload frmLapSaldoStock2 frmLapSaldoStock2.Show End Sub

Private Sub Form_Load()

dtTglFaktur1.Value = Date dtTglFaktur2.Value = Date End Sub

23.

Form Laporan Persediaan 2 (frmLapSaldoStock2.frm)

Option Explicit 'REPORT - OBJECT

Private rsCetak As New ADODB.Recordset 'Report Recordset

Private cRep As New CRAXDDRT.Report 'Report Object Private cApp As New CRAXDDRT.Application 'Report

Application

Private Sub Form_Load() Dim cF As String

'Sumber rpt

Set cRep = cApp.OpenReport(App.Path & "\Laporan\MutasiStock.rpt")

'SQL Laporan

cF = "SELECT T.KodeBarang, T.NamaBarang, " & _

"(Select Sum(TD2.Qty) From TBeli TD1 Inner Join TDBeli TD2 on " & _

"TD1.NoFaktur = TD2.NoFaktur Where TD2.KodeBarang = T.KodeBarang " & _

"And TD1.TglFaktur < #" & Format(dTgl1, "YYYY-MM-DD") & "#) As Awal1, " & _

"(Select Sum(TD2.SubTotal) From TBeli TD1 Inner Join TDBeli TD2 on " & _

"TD1.NoFaktur = TD2.NoFaktur Where TD2.KodeBarang = T.KodeBarang " & _

"And TD1.TglFaktur < #" & Format(dTgl1, "YYYY-MM-DD") & "#) As Awal1Hrg, " & _

"(Select Sum(TD2.Qty) From TJual TD1 Inner Join TDJual TD2 on " & _

"TD1.NoFaktur = TD2.NoFaktur Where TD2.KodeBarang = T.KodeBarang " & _

"And TD1.TglFaktur < #" & Format(dTgl1, "YYYY-MM-DD") & "#) As Awal2, " & _

"(Select Sum(TD2.SubTotal) From TJual TD1 Inner Join TDJual TD2 on " & _

"TD1.NoFaktur = TD2.NoFaktur Where TD2.KodeBarang = T.KodeBarang " & _

"And TD1.TglFaktur < #" & Format(dTgl1, "YYYY-MM-DD") & "#) As Awal2Hrg, " & _

"(Select Sum(TD2.Qty) From TBeli TD1 Inner Join TDBeli TD2 on TD1.NoFaktur " & _

"= TD2.NoFaktur Where TD2.KodeBarang = T.KodeBarang And " & _

"TD1.TglFaktur >= #" & Format(dTgl1, "YYYY-MM-DD") & "# And TD1.TglFaktur <= #" & Format(dTgl2, "YYYY-MM-DD") & "#) As Masuk, " & _

"(Select Sum(TD2.SubTotal) From TBeli TD1 Inner Join TDBeli TD2 on TD1.NoFaktur " & _

"= TD2.NoFaktur Where TD2.KodeBarang = T.KodeBarang And " & _

"TD1.TglFaktur >= #" & Format(dTgl1, "YYYY-MM-DD") & "# And TD1.TglFaktur <= #" & Format(dTgl2, "YYYY-MM-DD") & "#) As MasukHrg, " & _

"(Select Sum(TD2.Qty) From TJual TD1 Inner Join TDJual TD2 on TD1.NoFaktur " & _

"= TD2.NoFaktur Where TD2.KodeBarang = T.KodeBarang And " & _

"TD1.TglFaktur >= #" & Format(dTgl1, "YYYY-MM-DD") & "# And TD1.TglFaktur <= #" & Format(dTgl2, "YYYY-MM-DD") & "#) As Keluar, "

cF = cF & _

"(Select Sum(TD2.TotalHAverage) From TJual TD1 Inner Join TDJual TD2 on TD1.NoFaktur " & _

"= TD2.NoFaktur Where TD2.KodeBarang = T.KodeBarang And " & _

"TD1.TglFaktur >= #" & Format(dTgl1, "YYYY-MM-DD") & "# And TD1.TglFaktur <= #" & Format(dTgl2, "YYYY-MM-DD") & "#) As KeluarHrg " & _

"From TBarang T"

rsCetak.Open cF, oConn, adOpenStatic, adLockReadOnly, adCmdText

If rsCetak.RecordCount > 0 Then

cRep.Database.SetDataSource rsCetak CR1.ReportSource = cRep

With CR1

.Left = 0: .Top = 0 .Width = Me.ScaleWidth .Height = Me.ScaleHeight .ViewReport

.Zoom 100

.Visible = True End With

'Periode

cRep.FormulaFields(14).Text = "'" & Format(dTgl1, "dd/mm/yyyy") & " s/d " & _

Format(dTgl2, "dd/mm/yyyy") & "'"

Else

MsgBox "Tidak ada data untuk dicetak !", vbCritical, "No Data"

Timer1.Enabled = True End If

End Sub

Private Sub Form_Resize() On Error Resume Next

If Me.WindowState <> vbMinimized Then

CR1.Move 0, 0, Me.ScaleWidth, Me.ScaleHeight End If

End Sub

Private Sub Form_Unload(Cancel As Integer) Set cApp = Nothing

Set cRep = Nothing Call CloseRS(rsCetak) End Sub

Private Sub Timer1_Timer() Timer1.Enabled = False Unload Me

End Sub

24.

Form List (frmList.frm)

Private bCancel As Boolean Private Sub cmdBatal_Click() Unload Me

End Sub

strPilih = MData.TextMatrix(MData.Row, 0) bCancel = False

Unload Me End Sub

Private Sub Form_Load() bCancel = True End Sub

Private Sub Form_Unload(Cancel As Integer) If bCancel Then strPilih = ""

End Sub

Private Sub MData_DblClick() Call cmdOK_Click

End Sub

Private Sub MData_KeyPress(KeyAscii As Integer)

If MData.Rows > 1 And KeyAscii = vbKeyReturn Then Call cmdOK_Click

End If End Sub

25.

Form Tentang Pembuat (frmAbout.frm)

Private Sub cmdOK_Click() Unload Me

End Sub

Private Sub Image2_Click() End Sub