Metode Perancangan Perancangan Sistem Informasi Pembelian Penjualan Dan Persediaan Pada Pt Sari Makmur Tunggal Mandiri Medan Menggunakan Visual Basic 6.0

Laporan persediaan tersebut direkap dari rincian stok untuk masing-masing persediaan yang ditampilkan sebagai berikut. Gambar 3.5 Laporan Stok Per Jenis Persediaan Sumber : PT Sari Makmur Tunggal Mandiri

3.2 Metode Perancangan

3.2.1 Diagram Konteks dan

Data F low Diagram DFD Untuk mendukung perancangan sistem pembelian, penjualan dan persediaan, penulis menggambarkan data flow diagram pada PT Sari Makmur Tunggal Mandiri untuk dijadikan sebagai model yang nantinya akan digunakan dalam membuat program. Adapun diagram konteks yang telah penulis rancang adalah sebagai berikut: Universitas Sumatera Utara Supplier Customer Manajer Sistem Informasi Pembelian, Penjualan dan Persediaan Data Pembelian Faktur Pembelian Laporan Pembelian Data Order Penjualan Faktur Penjualan Data Supplier Data Customer Laporan Persediaan Laporan Penjualan Gambar 3.6 Diagram Konteks Sistem Informasi Pembelian, Penjualan dan Persediaan Supplier D1 Manajer Supplier Faktur pembelian Record Pembelian Record Barang 1 Pembelian Record Barang Data Supplier Record Supplier Customer Record Barang Data Order Penjualan Faktur penjualan Record Penjualan 2 Penjualan Data Customer 3 Buat Laporan Laporan Persediaan Data Pembelian Record Customer Record Supplier Saldo Pembelian Record Customer Saldo Penjualan Laporan Penjualan Laporan Pembelian Customer D2 Data Barang D3 Gambar 3.7 Data Flow Diagram Level 0 Sistem Informasi Pembelian, Penjualan dan Persediaan Universitas Sumatera Utara 1.1 Membuat Kode Supplier 1.3 Membuat Data Pembelian Data Barang D3 Supplier D1 Pembelian D4 Data Supplier Record Supplier Record Supplier Record Supplier Saldo Pembelian Record Barang Record Barang 1.2 Membuat Kode Barang Record Barang Record Pembelian Data Barang Faktur Pembelian Data Pembelian Record Pembelian Gambar 3.8 Data Flow Diagram Level 1 Proses Pembelian 2.1 Membuat Kode Customer Customer D2 2.2 Membuat Data Penjualan 2.3 Mencetak Faktur Penjualan Penjualan D5 Data Barang D3 Data Customer Record Customer Record Customer Record Customer Record Barang Data Order Penjualan Saldo Penjualan Record Penjualan Record Barang Record Penjualan Faktur Penjualan Record Penjualan Gambar 3.9 Data Flow Diagram Level 1 Proses Penjualan Universitas Sumatera Utara Supplier D1 Pembelian D4 Data Barang D3 Customer D2 Penjualan D5 3.1 Membuat Laporan Pembelian 3.2 Membuat Laporan Persediaan 3.3 Membuat Laporan Penjualan Record Pembelian Record Supplier Record Barang Record Barang Record Customer Record Penjualan Record Barang Laporan Pembelian Laporan Persediaan Laporan Penjualan Record Supplier Record Pembelian Record Barang Record Customer Record Penjualan Gambar 3.10 Data Flow Diagram Level 1 Proses Membuat Laporan

3.2.2 Kamus Data

Dari analisa sistem berjalan yang telah penulis lakukan, penulis menyimpulkan bahwa dibutuhkan suatu database untuk menyimpan data-data pada sistem pembelian, penjualan dan persediaan perusahaan. Berikut adalah kamus data yang diperlukan. 1. Data Barang = Kode Barang + Nama Barang + Satuan + Jenis + Harga Beli + Harga Jual + Keterangan + Saldo Stock + Saldo Harga Stock 2. Data Supplier = Kode Supplier + Nama Supplier + Alamat + Kota + Negara + Contact Person + No.Telp + Email + No.HP + Keterangan 3. Data Customer = Kode Customer + Nama Customer + Alamat + Kota + Negara + Contact Person + No.Telp + Universitas Sumatera Utara Email + No.HP + Keterangan 4. Data Pembelian = No.Faktur Beli + Tgl Faktur + Kode Supplier + Nama Supplier + Alamat + Kota + Negara + Keterangan + {Item Data Barang Beli} + Total Harga 5. Data Penjualan = No.Faktur Jual + Tgl Faktur + Kode Customer + Nama Customer + Alamat + Kota + Negara + Keterangan + {Item Data Barang Jual}+ Total Harga USD + Rate + Total Harga IDR 6. Item Data Barang Beli = Kode Barang + Nama Barang + Kuantitas + Harga + Jumlah 7. Item Data Barang Jual = Kode Barang + Nama Barang + Kuantitas + Harga + Jumlah + Total Harga Average

3.2.3 Perancangan

Output

3.2.3.1 Rancangan Daftar Barang

Rancangan ini menampilkan kode barang, nama barang, jenis barang dan saldo barang persediaan dalam kuantitas dan harga. Gambar 3.11 Rancangan Daftar Barang Universitas Sumatera Utara

3.2.3.2 Rancangan Daftar

Supplier Rancangan ini berisikan tentang data-data supplier seperti kode supplier , nama supplier , alamat, kota, orang yang bisa dihubungi dan nomor telepon supplier. Gambar 3.12 Rancangan Daftar Supplier

3.2.3.3 Rancangan Daftar

Customer Rancangan ini berisikan tentang data-data customer seperti kode customer , nama customer , alamat, negara, kota, orang yang bisa dihubungi dan nomor telepon customer . Gambar 3.13 Rancangan Daftar Customer Universitas Sumatera Utara

3.2.3.4 Rancangan Laporan Pembelian Per Tanggal

Rancangan laporan ini menampilkan pembelian sesuai dengan urutan kronologisnya, yaitu per tanggal terjadinya transaksi. Gambar 3.14 Rancangan Laporan Pembelian Per Tanggal 3.2.3.5 Rancangan Laporan Pembelian Per Supplier Rancangan laporan ini menampilkan pembelian barang dari masing- masing supplier . Universitas Sumatera Utara Gambar 3.15 Rancangan Laporan Pembelian Per Supplier

3.2.3.6 Rancangan Laporan Pembelian Per Barang

Rancangan laporan ini menampilkan pembelian yang diurut dan dikelompokkan menurut masing-masing barang. Gambar 3.16 Rancangan Laporan Pembelian Per Barang Universitas Sumatera Utara

3.2.3.7 Rancangan Laporan Penjualan Per Tanggal

Rancangan laporan ini menyajikan penjualan sesuai dengan urutan kronologisnya, yaitu per tanggal terjadinya transaksi. Jumlah penjualan ditampilkan dalam dua jenis mata uang yaitu US Dollar dan Rupiah. Gambar 3.17 Rancangan Laporan Penjualan Per Tangga

3.2.3.8 Rancangan Laporan Penjualan Per

Customer Rancangan laporan ini menyajikan penjualan barang kepada masing- masing customer . Jumlah penjualan ditampilkan dalam dua jenis mata uang yaitu US Dollar dan Rupiah. Universitas Sumatera Utara Gambar 3.18 Rancangan Laporan Penjualan Per Customer

3.2.3.9 Rancangan Laporan Penjualan Per Barang

Rancangan laporan ini menyajikan penjualan yang diurut dan dikelompokkan menurut masing-masing barang. Jumlah penjualan ditampilkan dalam dua jenis mata uang yaitu US Dollar dan Rupiah. Gambar 3.19 Rancangan Laporan Penjualan Per Barang Universitas Sumatera Utara

3.2.3.10 Rancangan Laporan Persediaan

Rancangan laporan ini memperlihatkan saldo awal stok, jumlah yang masuk dibeli, jumlah yang keluar dijual dan saldo akhir stok serta harga rata- rata stok akhir. Gambar 3.20 Rancangan Laporan Persediaan

3.2.3.11 Rancangan Faktur Penjualan

Rancangan faktur ini memperlihatkan tanggal transaksi, nomor faktur, nama dan alamat pelanggan, keterangan barang transaksi, jumlah unit, harga per unit serta total harga transaksi. Universitas Sumatera Utara Gambar 3.21 Rancangan Faktur Penjualan

3.2.4 Perancangan

Input Dalam setiap r ancangan form terdapat dua buah tab, yaitu tab ―Input Data‖ dan tab ―Browse Data‖. Tab ―Input Data‖ berfungsi untuk menginput data baru, menyimpannya, menghapus data lama, me-refresh data, melihat data-data yang ada dalam database dengan mengklik ― First ‖, ― Previous ‖, ― Next ‖, atau ― Last ‖ yang terdapat di toolbar. Universitas Sumatera Utara Tab ―Browse Data‖ berfungsi menampilkan data dalam bentuk tabel. Dalam tab ini bisa juga dilakukan pencarian data dalam tabel menurut kata kunci yang di-input oleh user.

3.2.4.1 Rancangan Form Input Data Barang

Rancangan form ini dibuat untuk melakukan penambahan atau penghapusan atas data-data yang berhubungan dengan barang persediaan. Gambar 3.22 Rancangan Form Input Data Barang Tab ―Input Data‖ Universitas Sumatera Utara Gambar 3.23 Rancangan Input Data Barang Tab ―Browse Data‖

3.2.4.2 Rancangan Form Input Data Supplier

Rancangan form ini dibuat untuk melakukan penambahan atau penghapusan atas data-data yang berhubungan dengan supplier. Gambar 3.24 Rancangan Form Input Data Supplier Tab ―Input Data‖ Gambar 3.25 Rancangan Form Input Data Supplier Tab ―Browse Data‖ Universitas Sumatera Utara

3.2.4.3 Rancangan Form Input Data Customer

Rancangan form ini dibuat untuk melakukan penambahan atau penghapusan atas data-data yang berhubungan dengan customer. Gambar 3.26 Rancangan Form Input Data Customer Tab ―Input Data‖ Gambar 3.27 Rancangan Form Input Data Customer Tab ―Browse Data‖ Universitas Sumatera Utara

3.2.4.4 Rancangan Form

Input Data Pembelian Rancangan form ini dibuat untuk melakukan penambahan atau penghapusan atas data-data dari transaksi pembelian. Kode Supplier bisa di-input dengan memilih supplier melalui list dan nama, alamat, kota serta negara supplier akan muncul dengan sendirinya di kotak label di bawahnya. Begitupun halnya dengan kode barang bisa dipilih melalui list dan nama barang akan muncul dengan sendirinya. Detail mengenai supplier dan nama barang tidak bisa di- input . Gambar 3.28 Rancangan Form Input Data Pembelian Tab ―Input Data‖ Universitas Sumatera Utara Gambar 3.29 Rancangan Form Input Data Pembelian Tab ―Browse Data‖

3.2.4.5 Rancangan Form

Input Data Penjualan Rancangan form ini dibuat untuk melakukan penambahan atau penghapusan atas data-data dari transaksi penjualan. Kode Customer bisa di-input dengan memilih customer melalui list dan nama, alamat, kota serta negara customer akan muncul dengan sendirinya di kotak label di bawahnya. Begitupun halnya dengan kode barang bisa dipilih melalui list dan nama barang akan muncul dengan sendirinya. Detail mengenai customer dan nama barang tidak bisa di- input . Penghitungan atas total kuantitas dan total harga dalam USD dilakukan secara otomatis. Demikian halnya dengan total harga akan melakukan penghitungan dengan sendirinya begitu nilai kurs di- input . Universitas Sumatera Utara Gambar 3.30 Rancangan Form Input Data Penjualan Tab ―Input Data‖ Gambar 3.31 Rancangan Form Input Data Penjualan Tab ―Browse Data‖ Universitas Sumatera Utara

3.2.5 Perancangan

Database

3.2.5.1 Normalisasi

Berdasarkan kamus data yang telah penulis bahas pada subbab 3.2.2, maka dapat dirancang database yang akan digunakan dalam sistem ini. Setelah dipelajari, penulis menyimpulkan bahwa telah terjadi redudansi data pada faktur pembelian dan faktur penjualan, sehingga perlu dilakukan normalisasi untuk menghilangkan data-data redudan tersebut agar menghasilkan database yang baik. Hasil normalisasi tersebut dapat dilihat sebagai berikut: 1. Normalisasi Data Pembelian 1.a. Normalisasi Pertama 1NF 1.b. Normalisasi Ketiga 3NF Tabel Pembelian dan Supplier Tabel Pembelian dan Barang Tabel Pembelian Tabel Supplier Tabel Pembelian dan Barang Tabel Barang NoFaktur TglFaktur KodeSupp NamaSupp Alamat Kota Negara Keterangan KodeBarang NamaBarang Qty Harga SubTotal TotalHarga NoFaktur TglFaktur KodeSupp NamaSupp Alamat Kota Negara Keterangan TotalHarga NoFaktur KodeBarang NamaBarang Qty Harga SubTotal KodeBarang NamaBarang Qty Harga SubTotal TglFaktur NoFaktur KodeSupp Keterangan TotalHarga NamaSupp Alamat Kota Negara KodeSupp NoFaktur KodeBarang Universitas Sumatera Utara 2. Normalisasi Data Penjualan 1.a. Normalisasi Pertama 1NF 1.b. Normalisasi Ketiga 3NF Tabel Penjualan dan Customer Tabel Penjualan dan Barang Tabel Penjualan Tabel Customer Tabel Penjualan dan Barang Tabel Barang NoFaktur TglFaktur KodeCust NamaCust Alamat Kota Negara Keterangan KodeBarang NamaBarang Qty Harga SubTotal TotalHarga NoFaktur TglFaktur KodeCust NamaCust Alamat Kota Negara Keterangan TotalHarga NoFaktur KodeBarang NamaBarang Qty Harga SubTotal KodeBarang NamaBarang Qty Harga SubTotal TglFaktur NoFaktur KodeCust Keterangan TotalHarga NamaCust Alamat Kota Negara KodeCust NoFaktur KodeBarang TotalHarga IDR Rate TotalHAverage TotalHarga IDR Rate TotalHAverage TotalHarga IDR Rate TotalHAverage

3.2.5.2 Database

Perancangan database dilakukan dengan menggunakan Microsoft Access 2002. Desain database dimaksudkan untuk mendefinisikan isi atau struktur tabel. Adapun entitas yang digunakan dalam perancangan database adalah sebagai berikut. Tabel 3.1 Tabel Barang Field Type Size Description KodeBarang Text 20 Kode barang NamaBarang Text 50 Nama barang Satuan Text 20 Satuan barang Jenis Text 20 Jenis barang product atau by product Hbeli Number Double Harga beli barang Hjual Number Double Harga jual barang Keterangan Text 50 Keterangan mengenai barang Saldo Number Double Saldo akhir barang kuantitas SaldoHrg Number Double Saldo akhir barang dalam rupiah Universitas Sumatera Utara Tabel 3.2 Tabel Supplier Field Type Size Description KodeSupp Text 20 Kode supplier NamaSupp Text 50 Nama supplier Alamat Text 50 Alamat supplier Kota Text 20 Kota Negara Text 50 Negara ContactP Text 50 Orang yang bisa dihubungi NoTelp Text 20 Nomor telepon yang bisa dihubungi Email Text 50 Email address NoHP Text 20 Nomor hand phone Keterangan Text 50 Keterangan mengenai supplier Tabel 3.3 Tabel Customer Field Type Size Description KodeCust Text 20 Kode customer NamaCust Text 50 Nama customer Alamat Text 50 Alamat customer Kota Text 20 Kota Negara Text 50 Negara ContactP Text 50 Orang yang bisa dihubungi NoTelp Text 20 Nomor telepon yang bisa dihubungi Email Text 50 Email address NoHP Text 20 Nomor hand phone Keterangan Text 50 Keterangan mengenai customer Tabel 3.4 Tabel Pembelian Field Type Size Description NoFaktur Text 20 Nomor faktur pembelian TglFaktur DateTime Short Date Tanggal faktur pembelian KodeSupp Text 20 Kode supplier Keterangan Text 50 Keterangan atas pembelian TotalHarga Number Double Nominal faktur Tabel 3.5 Tabel Detail Pembelian Field Type Size Description NoFaktur Text 20 Nomor faktur pembelian KodeBarang Text 20 Kode barang yang dibeli Qty Number Double Kuantitas pembelian Harga Number Double Harga per unit barang SubTotal Number Double Jumlah pembelian dalam rupiah Universitas Sumatera Utara Tabel 3.6 Tabel Penjualan Field Type Size Description NoFaktur Text 20 Nomor faktur penjualan TglFaktur DateTime Short Date Tanggal faktur penjualan KodeCust Text 20 Kode customer Keterangan Text 50 Keterangan atas penjualan TotalHarga Number Double Nominal faktur dalam US Dollar Rate Number Double Kurs Pajak TotalHargaIDR Number Double Nominal faktur dalam rupiah Tabel 3.7 Tabel Detail Penjualan Field Type Size Description NoFaktur Text 20 Nomor faktur penjualan KodeBarang Text 20 Kode barang yang dijual Qty Number Double Kuantitas penjualan Harga Number Double Harga per unit barang SubTotal Number Double Jumlah penjualan dalam US Dollar TotalHAverage Number Double Total biaya rata-rata barang

3.2.5.3 Relationships

Universitas Sumatera Utara 3.2.6 User Interface Menu Utama Master Barang Supplier Customer Transaksi Pembelian Penjualan Laporan Pembelian Penjualan Persediaan Window Tile Horizontally Tile Vertically Cascade Arrange Icons About Exit Per Tanggal Per Customer Per Barang Per Tanggal Per Supplier Per Barang Universitas Sumatera Utara BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1 Hasil