164
tugasnya temporer atau saat dibutuhkan saja. Dalam sistem yang baru, diperlukan fungsi-fungsi, yaitu
pimpinan, kasir, dan akuntansi. Jika dibandingkan dengan sistem yang lama, fungsi kasir dan akuntansi dilakukan oleh bendahara untuk kas dan
kas bank serta bendahara kas kecil untuk kas kecil. Hal ini mengindikasikan apabila pada sistem yang baru menginginkan
pemisahan tugas antara fungsi akuntansi dan kasir, maka diperlukan penambahan sumber daya manusia untuk bidang akuntansi dan orang
yang ditempatkan di bidang akuntansi harus bisa mengoperasikan komputer.
Dalam kasus yang ada di Vihara Bodhicitta Maitreya, sumber daya manusia yang dibutuhkan untuk mengisi posisi pencatat dapat diisi
dengan memindahkan sumber daya manusia yang kompeten dari departemen yang lain. Hal ini sesuai dengan budaya organisasi yang ada
di Vihara Bodhicitta Maitreya di mana mereka akan saling mengisi kelebihan dan kekurangan masing-masing sehingga dapat membuat
vihara menjadi lebih baik. Oleh karena itu, sistem informasi akuntansi Vihara Bodhicitta Maitreya yang baru sudah layak secara operasional.
E. Analisis Kesiapan dalam Penerapan Sistem Baru
Sistem informasi akuntansi yang baru ini dalam hal rancangan formulir bukti transaksi dan format pencatatan dan laporan keuangan dibuat
oleh pusat. Sistem yang diberikan oleh pusat ini sebenarnya tidak apa-apa
165
kalau tidak diterapkan karena ada vihara lain yang masih belum menerapkan. Pihak Vihara Bodhicitta Maitreya memutuskan untuk menggunakan sistem
ini karena memang mereka merasa perlu untuk memperbaiki sistem yang telah ada. Dalam Vihara Bodhicitta Maitreya terdapat orang-orang yang
menganut jenis komitmen menurut Armenakis et al. Pengabdi yang ada di Vihara Bodhicitta Maitreya merupakan orang dengan jenis komitmen
identifikasi dan internalisasi. Komitmen internalisasi ini dimiliki oleh Pandita dan beberapa
pengabdi sebab mereka merasa membutuhkan perbaikan untuk sistem informasi akuntansi vihara dan mereka memiliki inisiatif untuk menerapkan
sistem baru. Berdasarkan ajaran Buddha Maitreya, tipe komitmen ini termasuk hati akan datang sang pengasih ditunjukkan dengan usaha Pandita
dan para pengabdi dalam mengubah dan menerapkan sistem informasi akuntansi yang baru untuk membuat sistem yang lebih baik lagi atau
continuous improvement. Komitmen identifikasi ini ada di beberapa pengabdi yang mana memilih untuk mengikuti untuk menerapkan sistem informasi
akuntansi. Hal ini karena pimpinan dan beberapa pengabdi sudah setuju untuk menerapkan sistem yang ada dan mereka percaya serta berpikir bahwa
keputusan pimpinan dan pengabdi lain juga benar sehingga mereka mengadopsi perilaku pimpinan dan pengabdi tersebut saja. Jika dikaitkan
dengan ajaran Buddha Maitreya hal ini sesuai dengan konsep hati sekarang sang pengasih ditunjukkan dengan komitmen oleh Pandita dan para pengabdi
untuk segera menerapkan sistem informasi akuntansi yang baru, tidak
166
menunda-nunda penerapan sistem tersebut dan adaptive. Berdasarkan analisis terhadap sumber daya manusia yang ada di
Vihara Bodhicitta Maitreya, dapat diketahui bahwa terdapat sumber daya manusia yang memiliki tipe komitmen individu yang dapat membawa
perubahan dalam organisasi. Kemudian, dalam hal kesiapan perubahan organisasi untuk melakukan perubahan dapat dilakukan analisis dengan teori
delapan langkah proses perubahan Kotter, 1996. Berikut merupakan analisis kesiapan penerapan sistem informasi akuntansi yang baru berdasarkan
delapan langkah proses perubahan eight-stage change process, yaitu: 1.
Membangun rasa urgensi Dalam Vihara Bodhicitta Maitreya, terdapat urgensi perubahan
sistem informasi akuntansi untuk menjadi lebih baik. Dalam hal ini pimpinan vihara yaitu Pandita dapat memberikan gambaran mengenai
fakta-fakta bahwa sistem lama yang diterapkan sudah perlu untuk diperbarui. Dalam vihara, Pandita adalah orang yang dihormati dan
dihargai, sehingga terdapat kemungkinan besar bahwa penjelasan yang diberikan oleh Pandita didengarkan oleh pengabdi dan umat. Salah satu
alasannya adalah dari pusat sudah mengirimkan dan membuat sebagian dari sistem, yaitu formulir untuk bukti transaksi dan format laporan
keuangan. Selain itu, beberapa sumber daya manusia di vihara sebenarnya sudah menyadari bahwa sistem yang lama perlu untuk
diperbaiki karena kurang bukti transaksi atas transaksi yang terjadi dan pencatatan yang dilakukan masih berantakan. Beberapa sumber daya
167
manusia yang ada menyadari bahwa perlu adanya perbaikan dalam hal sistem informasi akuntansi di vihara. Perubahan sistem informasi
akuntansi juga dilakukan karena adanya tuntutan dari pemerintah untuk menggunakan PSAK 45 dalam pencatatan dan pelaporan keuangan
organisasi nirlaba, dalam hal ini adalah vihara. Dengan sistem sebelumnya laporan keuangan yang dibuat pun hanya akan berupa
pemasukan dan pengeluaran, tidak terlihat aktiva, kewajiban, dan modal yang dimiliki oleh vihara. Dengan sistem yang baru untuk laporan
keuangan hal tersebut akan terlihat dan berguna bagi pengambilan keputusan. Oleh karena itu, langkah ini dapat dilalui oleh vihara dengan
baik. 2.
Menciptakan koalisi pembimbingan Dalam hal membentuk tim, Vihara Bodhicitta Maitreya sudah
membentuk tim untuk membahas mengenai penerapan sistem informasi akuntansi yang baru. Salah satu anggota dari tim ini adalah Pandita yang
merupakan pimpinan vihara, sehingga karakteristik kekuatan posisi tentunya telah dimiliki dan juga mengenai hal kepemimpinan. Untuk
keahlian dan kedibilitas, terdapat pengabdi vihara yang memiliki keahlian dan kredibilitas dalam bidang akuntansi dan juga mengerti
mengenai sistem informasi. Dalam hal inilah bisa dibentuk suatu tim khususnya tim dalam bidang akuntansi untuk menciptakan perubahan
sistem informasi akuntansi menjadi lebih baik. Hal tersebut menunjukkan bahwa Vihara Bobhicitta Maitreya mampu melewati langkah kedua dan
168
menuju langkah ketiga. 3.
Mengembangkan visi dan strategi Dalam melakukan perubahan sistem informasi akuntansi ini, visi
dari Vihara Bodhicitta Maitreya adalah menciptakan sistem informasi akuntansi vihara menjadi lebih baik dan dapat mempermudah pengguna
sistem serta berguna untuk pengambilan informasi. Dengan melakukan perubahan sistem akan membuat Pandita selaku pimpinan vihara lebih
mudah dan cepat saat beliau membutuhkan informasi keuangan, karena informasi diolah menggunakan data yang sudah ada dan hanya perlu
memasukkan rumus tertentu saja. Misalnya, Pandita memerlukan rekapitulasi sumbangan hari besar keagamaan selama enam bulan, bagian
akuntansi hanya perlu mencari data yang sudah dimasukkan dan merekapnya di sebuah file. Hal ini menunjukkan bahwa sistem informasi
akuntansi yang baru juga akan memudahkan pengguna dan membuat proses pembuatan informasi menjadi lebih cepat. Selain itu, dengan
mengganti sistem informasi akuntansi menjadi lebih baik berarti sumber daya manusia yang terkait akan mendapatkan pengetahuan lebih
mengenai akuntansi. 4.
Mengkomunikasikan perubahan visi Di Vihara Bodhicitta Maitreya, biasanya jika ada suatu informasi
yang baru pengabdi atau pusat akan menyampaikan informasi tersebut kepada pimpinan vihara. Pimpinan akan menindaklanjuti suatu informasi
dan melakukan pertemuan atau rapat jika dirasa perlu. Dalam hal
169
mengkomunikasikan perubahan visi khusunya untuk akuntansi, pimpinan menyampaikan hal ini kepada pihak terkait dan melakukan diskusi
mengenai teknis penerapan sistem dengan pihak-pihak terkait. Hal ini dapat menyebabkan pihak terkait lebih mudah menerima karena teknis
penerapan didiskusikan bersama-sama. Kebiasaan dan tindak lanjut perubahan penerapan sistem informasi yang dilakukan oleh Vihara
Bodhicitta Maitreya menunjukkan bahwa langkah ini bisa dilalui. 5.
Memberdayakan aksi yang berbasis luas Berdasarkan hasil analisis mengenai kelayakan penerapan sistem
informasi akuntansi yang baru dapat diketahui bahwa terdapat beberapa hal yang masih harus dipertimbangkan, khususnya dalam hal operasional.
Dalam hal melakukan perubahan sistem informasi akuntansi, pihak vihara tentunya juga perlu untuk menyesuaikan sumber daya manusia
dengan sistem yang baru. Tentu saja hal ini perlu dilakukan tanpa menyinggung pihak yang terkait sebelumnya namun tidak memenuhi
kualifikasi untuk sistem yang baru. Pihak vihara dalam hal akan menerapkan sistem informasi akuntansi yang baru melakukan rapat
dengan pihak-pihak terkait. Dalam rapat ini dibahas mengenai teknis penerapan sistem informasi akuntansi yang baru. Hal ini menunjukkan
bahwa terdapat kesempatan bagi pengabdi untuk menyampaikan pendapat mereka untuk penerapan sistem. Selain itu, dengan melakukan
pembahasan ini, secara langsung ataupun tidak langsung pihak vihara melakukan pelatihan kepada orang-orang yang bertugas nantinya dalam
170
sistem yang baru atau yang berhubungan dengan akuntansi. Lalu, perubahan ini juga dapat menghilangkan hal-hal atau prosedur yang tidak
perlu dan membuat sumber daya manusia vihara menjadi lebih kreatif. Hal ini menunjukkan bahwa langkah kelima sedang dilakukan oleh
vihara dan memiliki kemungkinan besar dapat dilakukan. 6.
Membangkitkan keunggulan jangka pendek Perubahan sistem informasi ini memberikan manfaat bagi Pandita
karena informasi yang dibutuhkan Pandita dapat lebih cepat didapatkan, sehingga Pandita bisa membuat keputusan lebih cepat daripada
sebelumnya. Di Vihara Bodhicitta Maitreya, sumber daya manusia yang ada merupakan mereka yang secara sukarela mengabdi kepada vihara.
Dalam hal melakukan tugas yang diberikan penghargaan yang diberikan oleh pimpinan ataupun pengabdi dan umat yang lain berupa pujian atas
pekerjaan baik yang telah dilakukan. Selain itu, jika dirasa bahwa pengabdi ini memiliki semangat dan pekerjaan yang bagus, pengabdi ini
akan diangkat atau diberikan kenaikan posisi keagamaan dengan keputusan yang diambil oleh pimpinan vihara. Dalam melakukan segala
sesuatu, biasanya pihak-pihak yang ada di dalam vihara akan saling mendukung dan memberikan semangat. Hal ini tentunya akan sangat
berguna untuk memberikan dorongan dan semangat kepada pihak yang menjalankan dan mencoba menerapkan perubahan. Oleh karena budaya
yang ada di vihara ini, terdapat kemungkinan besar bahwa langkah ini dapat dilakukan.
171
7. Memperkuat keuntungan dan menghasilkan lebih banyak perubahan
Dalam hal melakukan perancangan sistem informasi akuntansi, sistem ini sudah dirancangkan oleh pusat. Vihara dalam hal penerapan
sistem mendiskusikan mengenai bagaimana sistem sebaiknya diterapkan berdasarkan formulir bukti transaksi dan format pencatatan dan laporan
keuangan yang diterima dari pusat. Keuntungan dari perubahan sistem informasi akuntansi vihara yang baru adalah membuat tata kelola
keuangan vihara menjadi lebih baik dan lebih transparan. Manfaat yang didapatkan oleh pengabdi adalah sistem mempermudah pekerjaan
mereka, sehingga pekerjaan terkait dengan keuangan dapat diselesaikan dengan cepat dan mudah. Contohnya, dalam pencarian file tertentu lebih
cepat dan mudah karena ada file yang tersimpan dalam bentuk softcopy dan hanya perlu membuka dokumen terkait saja. Selain itu, file dapat
dengan mudah dibawa dan disimpan di dalam storage device, seperti flashdisk. Selain itu, manfaat yang didapatkan oleh Pandita adalah beliau
bisa mendapatkan informasi lebih cepat yang berguna bagi pengambilan keputusan.
8. Mendukung pendekatan baru dalam budaya
Kebiasaan sistem lama yang menggunakan sistem manual sudah diterapkan berpuluh-puluh tahun. Sistem yang baru menggunakan
teknologi sehingga penggunaan teknologi dalam keuangan ini merupakan budaya baru yang perlu dibiasakan. Dalam hal menerapkan sistem yang
baru tentunya ada prosedur yang berubah. Prosedur yang berubah ini
172
perlu dijadikan sebagai suatu budaya yang baru bagi para pengabdi yang berkaitan. Selain itu, pihak vihara perlu untuk memastikan bahwa para
pengabdi yang melaksanakan sistem ini merasa nyaman atas sistem yang dijalankan sehingga perubahan sistem dapat berjalan dengan lancar. Oleh
karena itu, dukungan dari pimpinan, pengabdi, dan para umat sangat dibutuhkan.
Berdasarkan analisis di atas dapat diketahui bahwa Vihara Bodhicitta Maitreya telah siap untuk melakukan perubahan sistem informasi akuntansi.
Hal ini karena vihara dapat melewati delapan langkah proses perubahan, walaupun untuk langkah yang ketujuh dan kedelapan bisa dilewati dengan
catatan bahwa perlu dilakukan evaluasi sistem setelah penerapan sistem dalam suatu periode. Selain itu, di dalam Vihara Bodhicitta Maitreya terdapat
sumber daya manusia yang memiliki dua dari tiga tipe komitmen individu yang dapat membawa perubahan.
173
BAB VI PENUTUP
