TATA KEARSIPAN DOKUMEN TRANSAKSI DI PD. BPR BKK BOYOLALI KOTA CABANG AMPEL

commit to user

iv

TATA KEARSIPAN DOKUMEN TRANSAKSI DI PD. BPR BKK BOYOLALI KOTA CABANG AMPEL

TUGAS AKHIR

Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan Vokasi Ahli Madya ( A.Md.) Dalam Bidang

Manajemen Administrasi

Oleh :

DARSONO

D1508090

PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

commit to user

v

commit to user

vi

commit to user

vii MOTTO

Cara terbaik untuk keluar dari suatu persoalan adalah memecahkannya.

Kegagalan hanya terjadi bila kita menyerah. (Lessing)

Hidup tidak menghadiahkan barang sesuatupun kepada manusia tanpa bekerja keras.

commit to user

viii

PERSEMBAHAN

Tugas akhir ini penulis persembahkan kepada :

1. Allah SWT yang selalu membimbing setiap

langkah-langkah penulis.

2. Bapak dan Ibu tercinta, karena merekalah semangat bagi penulis untuk tetap maju, serta selalu mendukung dan memberikan motivasi bagi penulis selama ini.

3. Sahabat dan teman-teman 4. Almamater tercinta.

commit to user

ix

PERNYATAAN

Nama : Darsono NIM : D1508090

TATA KEARSIPAN DOKUMEN TRANSAKSI DI PD. BPR BKK BOYOLALI KOTA CABANG

AMPEL -betul karya sendiri. Hal-hal yang bukan karya saya, dalam

tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukan dalam daftar pustaka.

Apabila di kemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir yang saya peroleh dari tugas akhir tersebut.

Surakarta, 09 Juni 2011

Yang membuat surat pernyataan

commit to user

vii

KATA PENGANTAR

Puji syukur Alhamdulilah penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan kesempatan sehingga penulis dapat menyelesaikan Tata kearsipan dokumen transaksi di PD. BPR BKK Boyolali Kota cabang Ampel Tugas Akhir yang penulis susun ini merupakan salah satu syarat untuk mencapai gelar Ahli Madya Jurusan Manajemen Administrasi pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik di Universitas Sebelas Maret .

Terlepas dari kekurangan yang ada, penyusunan Tugas Akhir ini tidak akan berjalan dengan baik tanpa bimbingan, pengarahan dan bantuan dari berbagai pihak yang telah membantu. Maka dalam kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada :

1. Allah SWT yang selalu menyertai penulis, memberikan kemudahan serta rahmat dalam proses penulisan Tugas Akhir sehingga dapat terselesaikan dengan lancar dan baik.

2. Bapak H. Drs. Sakur, M.S selaku Ketua Program Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta

3. Bapak Drs. Is Hadri Utomo, M.Si selaku Dosen Pembimbing Tugas Akhir yang telah membimbingan penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir

4. Bapak Prof. Drs. Pawito, Ph.D. selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret

5. Bapak Sarwiyanto, SE selaku Pimpinan Cabang PD.BPR BKK BOYOLALI KOTA Cabang Ampel beserta seluruh staff yang telah memberikan masukan baik berupa data maupun nasehat selama melakukan Kuliah Kerja Magang. 6. Seluruh Dosen pengajar studi Manajemen Administrasi yang telah

commit to user

viii

telah penulis dapatkan menjadi berkah dan bermanfaat untuk hidup dan masa depan.

7. Bapak Drs Sudarto, M.Si selaku pembimbing akademik. 8. Bapak, Ibu dan kakak-adikku terima kasih untuk dukungan

9. Seseorang yang selalu ada dalam lelah, senang, dan dukaku,Ratnasih.

10.Anak-anak Sedulur, Ratna, Gilang, Ratih, Indah, Ihsan, Made yang senantiasa memberikan motivasi kepada penulis selama dalam penulisan tugas akhir ini. 11.Teman-teman Diploma III, Manajemen Administrasi 2008

12.Semua pihak yang belum penulis sebutkan satu-persatu yang juga ikut membantu dalam penyusunan Tugas Akhir ini.

Penulis menyadari bahwa dalam penulisan Tugas Akhir ini masih terdapat kekurangan, oleh karena itu penulis dengan tangan terbuka akan menerima saran serta kritik demi perbaikan di masa akan datang.

Harapan penulis, semoga Tugas Akhir ini dapat memberikan manfaat kepada penulis pada umumnya dan pembaca pada khususnya.

Surakarta, 09 Juni 2011

commit to user

ix

DAFTAR ISI

Halaman

JUDUL ... i

PERSETUJUAN ... ii

PENGESAHAN ... iii

MOTTO ... iv

PERSEMBAHAN ... v

PERNYATAAN ... vi

KATA PENGANTAR ... vii

DAFTAR ISI ... ix

DAFTAR TABEL ... xi

DAFTAR GAMBAR ... xii

ABSTRAKS ... xiii

BAB I PENDAHULUAN ... 1

A. Latar Belakang Masalah ... 1

B. Perumusan Masalah ... 4

C. Tujuan Pengamatan ... 4

BAB II TINJAUAN PUSTAKA ... 5

A. Tata ... 5

commit to user

x

C. Kearsipan... 7

D. Tata kearsipan ... 8

E. Prosedur kerja kearsipan ... 9

F. Faktor-faktor yang mempengaruhi tata pelaksanaan kearsipan .... 15

G. Metodologi Pengamatan... 22

BAB III DESKRIPSI PERUSAHAAN ... 26

A. Sejarah berdirinya PD. BPR BKK Boyolali Kota ... 26

B. Visi dan Misi ... 27

C. Fungsi, tugas, dan usaha PD. BPR BKK Boyolali Kota ... 27

D. Struktur organisasi PD. BPR BKK Boyolali Kota Cabang Ampel 29 E. Bidang usaha dan wilayah kerja ... 35

BAB IV PEMBAHASAN ... 39

A. Macam-macam dokumen transaksi ... 39

B. Prosedur kerja kearsipan ... 41

BAB V PENUTUP ... 51

A. Kesimpulan ... 51

B. Saran ... 52 DAFTAR PUSTAKA

commit to user

xi

DAFTAR TABEL

Halaman

Tabel 1.1 Daftar Transaksi Bulan Januari 2011 ... 3

Tabel 3.1 Laporan Perkembangan Kredit ... 37

Tabel 3.2 Kolektibilitas Kredit Per Sektor ... 37

commit to user

xii

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar 2.1 Pembagian Arsip ... 6

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PD. BPR BKK Boyolali Kota ... 30

Gambar 3.2 Struktur Organisasi PD. BPR BKK Boyolali Kantor Cabang ... 31

Gambar 4.1 Alur Dokumen Transaksi ... 42

Gambar 4.2 Macam-macam dokumen dan odner ... 45

commit to user

xiii ABSTRAK

Darsono, D1508090, TATA KEARSIPAN DOKUMEN TRANSAKSI PADA PD. BPR BKK BOYOLALI KOTA CABANG AMPEL, Program Studi Manajemen Administrasi, Program Diploma III, Fakultas Ilmu sosial dan Politik, Universitas Sebelas Maret, 2011.

Tujuan dari pengamatan ini adalah untuk mengetahui bagaimana tata kearsipan dokumen transaksi pada PD. BPR BKK Boyolali Kota Cabang Ampel serta dapat mengetahui berbagai kendala yang sering terjadi dalam pelaksanaan kearsipan dokumen transaksi, agar dapat dijadikan pedoman dalam mencari pemecahan atas permasalahan dan kendala yang dihadapi dalam pengelolaan kearsipan dokumen transaksi.

Jenis pengamatan yang digunakan adalah diskriptif kualitatif yaitu dengan menggambarkan bagaimana tata kearsipan dokumen transaksi PD. BPR BKK Boyolali Kota Cabang Ampel yang dituangkan dalam bentuk kalimat-kalimat dan berdasarkan fakta-fakta. Teknik pengumpulan data diperoleh melalui wawancara dengan pegawai, Observasi ( Pengamatan ) dan dokumen atau arsip penunjang lainnya. Sumber data yang diperoleh berdasarkan narasumber, dokumen dan arsip.

Berdasarkan hasil pengamatan di PD. BPR BKK Boyolali Kota Cabang Ampel diperoleh bahwa pengelolaan dokumen transaksi yaitu dimulai dari dokumen diterima dan dicatat, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan dokumen.

Adapun kesimpulan dari tugas akhir ini yaitu penerimaan dan pencatatan dokumen transaksi PD. BPR BKK Boyolali Kota Cabang Ampel sudah dapat terlaksana dengan baik. Akan tetapi, pada penyimpanan dan pemeliharaan dokumen tersebut dirasa masih kurang mendapat perhatian, karena belum adanya ruangan khusus untuk menyimpan dokumen serta perawatan dalam pemeliharaan dokumen masih tradisional dan sederhana. Untuk menghindari bertumpuknya dokumen, seharusnya di PD. BPR BKK Boyolali Kota Cabang Ampel dilaksanakan penyusutan dan pemusnahan dokumen, tetapi kenyataannya hal tersebut belum pernah dilaksanakan sama sekali. Sehingga dalam pencarian kembali arsip agak sulit karena banyaknya dokumen yang bertumpuk.

commit to user

xiv ABSTRACT

Darsono, D1508090, SYSTEM OF ARCHIVAL TRANSACTION DOCUMENT IN PD. BPR BKK BOYOLALI CITY AMPEL SUB DIVISION, Management Administration Study Program, Diploma III, Social and Political Sciences Faculty, Sebelas Maret University, 2011.

The purpose of this observation is to determine how the transaction document filing system in PD. BPR BKK Boyolali City Ampel Sub Division and can find a variety of constraints that often occur in the implementation of the archival documents of transactions, that can be used as guidelines in finding a solution to the problems and constraints faced in the management of archival documents of the transaction.

This type of observation used was qualitative descriptive is to illustrate how PD. BPR BKK Boyolali City Ampel Sub Division system of archival documents transaction set forth in the form of sentences and based on facts. Data collection techniques obtained through interviews with staff, observation (observation) and other supporting documents or archives. Source data are obtained based on sources, documents and archives.

Based on observations in PD. BPR BKK Boyolali City Ampel Sub Division obtained that the management of transaction documents which starts from the documents are received and recorded, the storage, use, maintenance, depreciation and destruction of documents.

The conclusions of this thesis is the acceptance and recording of transaction documents PD. BPR BKK Boyolali City Ampel Sub Division can already performing well. However, in the storage and maintenance of the document is still not received attention, because there is no special room to store documents and treatment in the maintenance of the document is still a traditional and simple. To avoid the accumulation of documents, should be in the PD. BPR BKK Boyolali City Ampel Sub Division implemented shrinkage and destruction of documents, but in fact it has not been implemented at all. So that the retrieval of the archive bit difficult because of the many documents that overlap.

commit to user

1 BAB I PENDAHULUAN

A. Latar belakang Masalah

Dalam setiap organisasi baik itu organisasi pemerintah maupun organisasi swasta mempunyai tujuan tertentu yang sudah ditetapkan. Untuk mencapai tujuan tersebut suatu organisasi harus melakukan aktivitas pokok dan aktivitas penunjang. Pekerjaan kantor atau ketatausahaan merupakan salah satu aktivitas penunjang. Pekerjaan kantor tersebut meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-warkat tertulis dari laporan-laporan sebagai cara untuk meringkas banyak hal dengan cepat guna, dan menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan kontrol dari pimpinan.

Salah satu pekerjaan kantor yang banyak dilaksanakan di berbagai organisasi adalah menyimpan warkat, arsip atau dokumen. Dan kegiatan ini lebih dikenal dengan istilah kearsipan. Administrasi kearsipan dapat didefinisikan sebagai kegiatan pengurusan arsip dari pengkonsepan, pencetakan, penyimpanan, penemuan, penyelamatan ( pengamatan, pemeliharaan, dan perawatan ) dan penyusutan arsip.

Kearsipan mempunyai peranan yang sangat penting dalam suatu organisasi yaitu sebagai pusat ingatan, sumber informasi dan sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka melaksanakan segala kegiatan perencanaan, penganalisaan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, penilaian, pengendalian dan pertanggungjawaban dengan setepat-tepatnya.

Dalam undang-undang tentang ketentuan-ketentuan pokok-pokok

kepentingan organisasi yang akan datang perlu diselamatkan bahan-bahan bukti yang nyata, benar dan lengkap mengenai kehidupan kebangsaan bangsa Indonesia di masa lampau, sekarang dan yang akan datang, dan berhubungan dengan hal itu perlu diatur ketentuan-ketentuan

commit to user

ini menegaskan bahwa pemerintah juga menyadari tentang pentingnya tentang administrasi kearsipan.

Mengingat peran arsip bagi kelangsungan hidup suatu organisasi, diperlukan adanya suatu penataan terhadap informasi-informasi dengan baik dalam rangka membantu kelancaran mekanisme kerja dari keseluruhan aktivitas yang ada dalam organisasi. Hal ini harus di dukung pula oleh peralatan dan tenaga-tenaga yang profesional dan benar-benar menguasai bidangnya. Karena bidang kearsipan sama pentingnya dengan bidang-bidang kerja yang lainnya, maka tidak sembarangan orang bisa ditempatkan dalam bidang ini. Untuk itu harus betul-betul orang yang berkompeten di bidangya dan dapat dipercaya baik dalam keahliannya, kecakapannya maupun kejujurannya dalam menangani arsip. Sehinga apabila ada masalah yang sewaktu-waktu timbul, dapat diantisipasi dan diselesaikan dengan baik dan menyeluruh. Meskipun bidang kearsipan mempunyai peranan yang penting dalam administrasi organisasi, tapi kenyataannya masih banyak organisasi pemerintah maupun swasta yang belum melakukan penataan arsip dengan baik. Masih banyak dijumpai arsip-arsip yang hanya ditumpuk di dalam gudang, sehingga arsip atau dokumen tersebut cepat rusak dan sulit untuk ditemukan kembali sewaktu-waktu dibutuhkan. Sehingga dengan demikian malah akan mengakibatkan kerugian organisasi tersebut, baik itu dalam hal waktu, tenaga maupun biaya.

Agar setiap arsip dapat terawat dan dipelihara dengan baik, maka diperlukan suatu sistem penyimpanan atau pengelolaan arsip. Sehingga arsip tersebut dapat menunjang kelancaran pekerjaan kantor atau organisasi dengan didukung oleh peralatan dan perlengkapan yang memadai. Sistem penyimpanan arsip yang teratur dan tertib dapat membantu organisasi dalam menyajikan data dan informasi dengan cepat dan tepat. Tanpa arsip tidak mungkin dapat mengingat segala dokumen dan catatan yang begitu kompleks.

Berdasarkan uraian diatas, penulis mengambil lokasi di PD BPR BKK Boyolali Kota cabang Ampel, karena dokumen sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan sehingga perlu dikaji kembali untuk menunjang kegiatan perusahaan. Oleh karena itu masalah penataan dan pengelolaan harus ditangani dengan sungguh-sungguh agar bisa meningkatkan daya guna dan hasil guna

commit to user

perusahaan. Hal ini terbukti bahwa dengan menggunakan sistem penataan dokumen yang sesuai, maka akan mempermudah penemuan kembali sewaktu-waktu dibutuhkan.

Adapun jenis arsip dan jumlah arsip khususnya arsip transaksi yang dikelola PD BPR BKK Boyolali Kota cabang Ampel tercatat rata-ratanya sebagai berikut :

Table 1.1 Daftar Transaksi Rata-rata Bulan Februari Tahun 2011 PD BPR BKK Boyolali Kota Cabang Ampel

Transaksi Jumlah

Penabung 520 orang

Pengambilan Tabungan 260 orang

Pembukaan Tabungan Baru 84 orang

Pembukaan Deposito 3 orang

Pengambilan Deposito 5 orang

Pembukaan Kredit Baru 75 orang

Pengangsur kredit 522 orang

Ditambah lagi titipan PLN, PDAM, dan telepon setiap harinya

Dengan demikian di PD. BPR BKK Boyolali Kota Cabang Ampel arus kegiatan transaksi disana ramai, setiap harinya petugas harus mengolah dan memproses dokumen kegiatan transaksi tersebut. Hal ini mulai dari tahap penerimaan transaksi, pencatatan, penyimpanan sampai penggunaan kembali. Dokumen-dokumen transaksi juga mempunyai peranan sebagai pusat ingatan, sumber informasi dan sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, penilaian, pengendalian dan pertanggungjawaban dengan setepat-tepatnya.

commit to user

B. Rumusan Masalah

Berdasarkan pada latar belakang masalah tersebut, maka penulis ingin membatasi permasalahan yang ada dalam pengamatan ini yaitu ; Bagaimana tata kearsipan dokumen transaksi di PD.BPR BKK BOYOLALI KOTA CABANG AMPEL?

C. Tujuan Pengamatan 1. Tujuan Operasional

Untuk mengetahui tata kearsipan dokumen transaksi di PD BPR BKK Boyolali Kota cabang Ampel

2. Tujuan Fungsional

Dapat bermanfaat dan berguna bagi pihak PD BPR BKK Boyolali Kota cabang Ampel sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan, maupun pihak-pihak lain yang berkaitan

3. Tujuan Individual

Diajukan guna memenuhi syarat dalam memperoleh sebutan profesional Ahli Madya dalam bidang Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial Dan Politik Universitas Sebelas Maret.

D. Manfaat Pengamatan

Manfaat yang dapat diambil dari pengamatan ini adalah :

a. Bagi Mahasiswa

Dapat menambah pengalaman dan pengetahuan praktis secara langsung tentang tata kearsipan sehingga dapat dijadikan bekal dalam menghadapi dunia kerja.

b. Bagi Pihak Bank

Hasil pengamatan ini dapat digunakan sebagai referensi bagi PD. BPR BKK BOYOLALI KOTA Cabang Ampel dalam melaksanakan tata kearsipan serta dalam menyelesaikan permasalahan yang ada.

commit to user

BAB II

Tinjauan Pustaka

A. Tata

Kata tata berasal dari bahasa Jawa Kuno yang biasa disebut tata atau nata. tatha

mengurus dan menyusun. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (2007:1147) , kata tata diartikan sebagai aturan (biasanya diakai dalam kata majemuk); kaidah, aturan, dan susunan; cara menyusun; sistem.

Berdasarkan pengertian di atas dapat diambil kesimpulan bahwa kata tata mengandung arti kegiatan mengurus, mengolah, mengatur, maupun menyusun. B. Arsip Dan Dokumen

Menurut Undang-undang No. 7 tahun 1971, arsip adalah :

a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga dan badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun , baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.

b. Naskah-naskah yang di buat dan diterima oleh badan-badan swasta atau perorangan , dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Pada Undang-undang tersebut arsip dibedakan menjadi 2 golongan menurut fungsinya, yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip Dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, peyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara. Arsip Statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan , peyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara.

Zulkifli Amsyah (1998:2), Arsip dinamis adalah Arsip yang masih berada di berbagai kantor, baik kantor pemerintah, swasta atau organisasi kemasyarakatan, karena masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan,

commit to user

pelaksanaan dan kegiatan administrsi lainya. Arsip dinamis dam bahasa inggris disebut record.

Sedangkan arsip statis adalah arsip-arsip yang disimpan di arsip nasional (ARNAS) yang berasal dari arsip (dinamis) dari berbagai kantor. Arsip statis ini dalm bahasa inggris disebut archieve

Gambar 2.1 Pembagian Arsip

Secara singkat records / dokumen diartikan sebagai setiap lembaran dalam bentuk maupun dalam wujud apa pun yang berisi informasi atau keterangan untuk disimpan sebagai bahan pembuktian atau bahan pertanggung jawaban atas suatu peristiwa atau kejadian. Ig. Wursanto (1991:15)

Menurut The Georgia Archives (2004) dalam Badri Munir Sukoco (2007:81-84) Dokumen adalah informasi yang dikumpulkan dan diakses serta digunakan. Adapun The International Standard Organization (ISO on Records Management ISO 15489) Dokumen adalah informasi yang diciptakan, diterima, dan dikelola sebagai bukti maupun informasi yang oleh organisasi atau perorangan digunakan untuk memenuhi kewajiban hukum dan transaksi bisnis. Deserno dan Kynaston (2005), dokumen sebagai semua media yang mempunai nilai historis atau hukum sehingga disimpan secara permanen.

Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (2007:272), dokumen diartikan sebagai surat yang tertulis atau tercetak yang dapat dipakai sebagai bukti keterangan (seperti akta kelahiran, surat nikah, surat perjanjian); barang cetakan atau naskah karangan yang dikirm melalui pos; rekaman suara, gambar dalam film dan sebagainya yang dapat dijadikan bukti keterangan.

Aktif Arsip Dinamis

(Record/Dokumen)

Inaktif Arsip

Arsip Statis (Archieve)

commit to user

Menurut Basuki (2003) dalam Badri Munir sukoco (2007:83) dokumen harus mempunyai syarat yang ditentukan, lengkap, cukup bermakna, komprehensif, tepat dan tidak melanggar hokum. Dokumen dapat dibagi menjadi beberapa kategori, kategori yang lazim digunakan meliputi:

a. Dokumen administrasi yaitu meliputi dokumentasi prosedur, formulir dan korespondensi.Contohnya; buku log yang menyangkut pemekaran dan pembukan pekerjan.

b. Dokumen akuntansi yaitu meliputi laporan, formulir dan korespondensi terkait. Contohnya; tagihan, invoice, arsip dinamis rekening bank, laporan penagihan nasabah.

c. Dokumen proyek yaitu meliputi nota doumentasi pengembangan produk dan sebagainya yang berkaitan dengan proyek tertentu.

d. Berkas kasus meliputi dokumen nasabah, asuransi, kontrak dan berkas tuntutan hukum.

Berdasarkan penggunaannya, dokumen dapat digolongkan sebagai berikut (Deserno dan Kynaston, 2005):

1. Dokumen aktif, yaitu dokumen yang digunakan secara kontinyu dan terus menerus bagi kelangsungan pekerjaan di unit kerjanya, minimal 12 kali dalam setahun.

2. Dokumen inaktif, yaitu dokumen jangka panjang dan dokumen semi aktif. Dokumen disebut semi aktif bila hanya digunakan minimal 5 kali dalam setahun. Dokumen jangka panjang memiliki nilai bersinambungan bagi pelaksanaan operasi perusahaan dan disimpan untuk jangka waktu tertentu sesuai dengan jadwal retensi dokumen.

C. KEARSIPAN

Salah satu jenis pekerjaan kantor yang banyak dilakukan oleh setiap instansi atau lembaga adalah menyimpan warkat dan surat-surat lainya. Aktivitas yang berhubungan dengan menyimpan warkat dan surat-surat ini sering disebut dengan kearsipan.

Dalam Kamus Administrasi Perkantoran ( Ig. Wursanto 1991 : 15 ) yang dimaksud dengan filing atau penyimpanan warkat adalah kegiatan menaruh

commit to user

warkat-warkat dalam suatu tempat penyimpanan secara tertib menurut sistem, susunan dan tata cara yang telah ditentukan, sehingga pertumbuhan warkat-warkat itu dapat dikendalikan dan setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali

Sedangkan dalam buku pengurusan surat dan kearsipan (Depdikbud, -bahan atau warkat- warkat secara sistematis. Sehingga -bahan--bahan tersebut dengan cepat dapat dic

Kearsipan adalah unsur-unsur ketatausahaan atau semua urusan perkantoran, segala kertas, naskah, buku, foto, film, mikrofilm, rekaman suara, gambar peta, bagian atau dokumen-dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya, aslinya atau salinannya, serta dengan segala cara penciptaannya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti atas tujuan, organisasi, fungsi-fungsi, kebijakan-kebijakan, keputusan-keputusan, pekerjaan-pekerjaan, dan kegiatan pemerintah yang lainnya, atau karena pentingnya informasi, yang terkandung didalamnya, (Ig. Wursanto, 1991 : 18)

Dari beberapa definisi diatas, dapat ditarik kesimpulan bahwa kearsipan atau administrasi kearsipan adalah suatu proses kegiatan pengaturan warkat dan dokumen dengan mempergunakan suatu sistem tertentu, sehingga sewaktu-waktu dipergunakan dapat diketemukan kembali dengan tepat dan cepat.

D. Tata Kearsipan Dokumen Transaksi

Transaksi dalam Kamus besar Bahasa Indonesia diartikan sebagai Persetujuan jual beli (dalam perdagangan) antara dua pihak; pelunasan (pemberesan) pembayaran (seperti dalam Bank)

Jadi Tata Kearsipan Dokumen Transaksi adalah suatu sistem atau cara pengurusan warkat atau surat-surat yang tertulis, tercetak dalam bentuk huruf, angka atau gambar sebagai bukti keterangan pemberesan atau pembayaran sesuatu,yang masih dipergunakan secara langsung dalam proses kegiatan kantor sehari-hari.Dalam kegiatan tersebut meliputi pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan, dan pemusnahan

commit to user

E. Prosedur Kerja Kearsipan

Kegiatan yang termasuk dalam kerja kearsipan adalah penerimaan,

pencatatan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan dan

pemusnahan. (Ig.Wursanto, 1991:15) 1. Penerimaan dan pencatatan

Kegiatan administrasi yang pertama kali dilakukan oleh suatu organisasi adalah penerimaan dan pencatatan arsip yang untuk selanjutnya dilakukan kegiatan penyimpanan arsip. Menurut Ig.Wursanto (1991:110) penanganan dokumen masuk sebaiknya ditangani oleh suatu unit tersendiri yaitu unit kearsipan yang disertai dengan pencatatan sesuai dengan ketentuan atau prosedur yang telah ditentukan. Pada tahap awal dari proses atau daur hidup arsip, arsip mempunyai berbagai bentuk misalnya ; surat, dokumen, formulir, data dan sebagainya. Dengan pencatatan tersebut pegawai akan lebih mudah dalam melakukan pengawasan atau pengontrolan kepada arsip yang dikelola.

2. Penyimpanan

Penyimpanan yaitu penempatan dokumen sesuai dengan sistem penyimpanan dan peralatan yang diperlukan. Arsip perlu disimpan karena karena mempunyai nilai dan kegunaan bagi organisasi yaitu sebagai sumber informasi, untuk mengetahui usaha-usaha yang telah dicapai baik mengenai kegagalan maupun keberhasilanya, dan yang paling penting adalah sebagai bahan evaluasi demi kelangsungan organisasi. Menurut Basir Barthos (1990:115) ada 8 nilai kegunaan arsip yaitu :

a. Nilai kegunaan Administrasi b. Nilai kegunaan dokumentasi c. Nilai kegunaan hukum d. Nilai kegunaan fiscal e. Nilai kegunaan perorangan f. Nilai kegunaan pemeriksaan g. Nilai kegunaan penunjang

commit to user

Arsip disimpan berdasarkan suatu sistem tertentu yang memungkinkan penemuan kembali secara cepat. Menurut AW Widjaja (1986:104-109) ada 5 macam sistem penyimpanaan yaitu;

1. Sistem Abjad (Alphabetical Filing Sistem)

Sistem abjad adalah suatu sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan abjad. Dalam sistem ini semua arsip atau dokumen diatur berdasarkan abjad nama orang, organisasi atau kantor.

Abjad yang dijadikan dasar kode adalah abjad pertama dari unit pertama dari sesuatu nama atau judul. Dalam sistem abjad diambil dari abjad pertama nama si pengirim atau si penerima surat. Untuk menentukan dengan pasti unit pertama, kedua, ketiga dari judul/ nama dalam rangka penyimpanan arsip, maka perlu ditetapkan terlebih dahulu peraturan yang mantap guna tercapainya keseragaman dan mempermudah petugas dalam penataan arsip.

Apabila pada surat yang akan disimpan terdapat judul surat lebih dati satu, maka untuk memudahkan penemuan kembali pada waktu diperlukan nanti, surat tersebut perlu dibuatkan lembar penunjuk silangnya, yang cukup dituliskan pada kolom catatan kartu kendali. 2. Sistem Pokok Soal (Subject Filing Sistem)

Dalam sistem ini semua dokumen disusun dan dikelompokkan berdasarkan pokok soal atau masalah. Satu masalah dapat dipecah menjadi masalah, masalah dapat dipecah lagi menjadi sub-sub masalah dan seterusnya sampai pada masalah yang terkecil. Arsip mengenai masalah yang sama ditempatkan dalam satu atau lebih folder atau map yang sudah diberi label yang bertuliskan judulnya dan terletak di kanan atas secara horizontal.

commit to user

Sistem nomor atau angka sering disebut kode klasifikasi persepuluhan. Pada sistem ini yang dijadikan kode surat adalah nomor yang ditetapkan sendiri oleh unit organisasi yang bersangkutan.

Contoh:

000 Personalia

100 Keuangan Main Subject

200 Material

000 Personalia

010 Formasi

020 Lamaran Sub Subject

030 Pengangkatan

000 Personalia

010 Formasi

011 Formasi Guru TK

012 Formasi Guru SLTP Sub-sub Subject

013 Formasi Guru SMA

4. Sistem Wilayah atau Daerah (Geograpgical Filing Sistem)

Dalam sistem ini susunan arsip diatur berdasarkan judul nama wilayah atau daerah. Sama halnya dengan sistem abjad dan sistem nomor, susunan guide dan folder atau mapnya diatur menurut tingkat judul wilayah seperti negara, provinsi, kabupaten, kecamatan dan seterusnya. Sedangkan dalam tempat penyimpanannya itu sendiri sistem wilayah ini harus dibantu dengan sistem lain seperti sistem abjad atau sistem tanggal. Cara ini menggunakan setiap surat yang berasal dari daerah yang sama, disimpan pada tempat yang sama pula.

Apabila petugas arsip menggunakan sistem tanggal, maka ia harus mempersiapkan guide dan folder sebanyak yang diperlukan pada sistem tanggal.

commit to user

Susunan arsip dan sistem ini diatur berdasarkan waktu seperti tahun, bulan dan tanggal. Hal yang dijadikan petunjuk pokok adalah tahun, kemudian bulan dan tanggal. Cara kronologis digunakan dalam filing jika arsip merupakan rangkaian yang menyangkut suatu masalah yang sama dan berasal dari instansi yang sama pula.

Perbedaannya hanya didasarkan pada tanggal surat, oleh karena itu indeksnya mungkin nama instansi atau masalah yang sama namun judulnya adalah tanggal. Penulisan indeks : tanggal-bulan-tahun atau tahun-bulan-tanggal. Bentuk penulisannya harus dengan angka.

Contoh :

Kode 260182 menyatakan tanggal 26, bulan Januari, tahun 1982

Kode 820126 menyatakan tahun 1982, bulan Januari, tanggal 26.

Dalam penyelenggaraan penyimpanan arsip menurut zulkifli Amsyah (1998:16) ada tiga macam asas penyimpanan yaitu:

1) Asas sentralisasi

Adalah cara penyimpanan arsip yang dipusatkan di satu unit kerja khusus, yang lazim disebut sentral file

Keuntungan :

a. Ruang dan peralatan arsip dapat dihemat.

b. Petugas dapat mengkonsentrasikan diri khusus pada pekerjaan kearsipan.

c. Kantor hanya menyimpan satu arsip, duplikasinya dapat dimusnahkan.

d. Sistem penyimpanan dari berbagai macam arsip dapat diseragamkan.

Kerugian :

a. Sentralisasi arsip hanya efisien dan efektif untuk organisasi kecil.

commit to user

b. Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu sistem penyimpanan yang seragam.

c. Unit kerja yang memerlukan arsip akan memakan waktu lebih lama untuk memperoleh arsip yang diperlukan.

2) Asas desentralisasi

Berarti bahwa semua unit kerja mengelola arsipnya masing-masing. Sistem yang digunakan pada masing-masing unit kerja tergantung pada ketentuan kantor yang bersangkutan.

Keuntungan :

a. Pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai kebutuhan unit kerja masing-masing

b. Keperluan akan arsip mudah dipenuhi, karena berada pada unit kerja sendiri

c. Penanganan arsi lebih mudah dilakukan, karena arsipnya sudah dikenal baik.

Kerugian:

a. Penyimpanan arsi tersebar di berbagai lokasi, dan dapat menimbulkan duplikasi arsip yang disimpan.

b. Kantor harus menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip di setiap unit kerja, sehingga penghematan pemakaian peralatan dan perlengkapan sukar dijalankan.

c. Penataan dan pelatihan kearsipan perlu diadakan karena petugas-petugas umumnya bertugas rangkap dan tidak mempunyai latar belakang pendidikan tentang kearsipan. d. Kegiatan pemusnahan arsip harus dilakukan setiap unit kerja

dan ini merupakan pemborosan. 3) Asas campuran

Asas campuran adalah sistem penyimpanan arsip dimana arsip yang aktif dikelola di unit kerja masing-masing pengolah dan arsip yang sudah kurang dipergunakan dikelola di sentral arsip.

commit to user

3. Penggunaan

Dalam pelaksanaan kegiatan organisasi, kadang memerlukan arsip yang sudah lama disimpan untuk membantu menyelesaikan suatu persoalan. Menurut Basir Barthos (1990: 109) arsip berdasarkan fungsinya dibedakan menjadi 2 yaitu sebagai berikut:

a. Arsip dinamis

Arsip dinamis adalah arsip-arsip yang masih sering dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya/dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara.

b. Arsip statis

Arsip statis adalah arsip-arsip yang dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun penyelenggaraan sehari-hari administrasi.

4. Pemeliharaan

Pemeliharaan menurut Ig. Wursanto (1991: 220) adalah usaha yang dilakukan untuk menjaga arsip-arsip dari segala kerusakan dan kemusnahan yang datangnya dari arsip itu sendiri maupun yang datang dari luar. Pemeliharaan arsip dapat dilakukan dengan usaha-usaha sebagai berikut: a. Pengaturan ruangan.

b. Menjaga kebersihan yang melliputi kebersihan ruangan dan kebersihan arsip itu sendiri.

c. Pemeliharaan tempat penyimpanan arsip. 5. Penyusutan

Selama organisasi masih menjalankan aktivitasnya, maka pelayanan administrasi berlangsung terus sehingga volume arsip pada organisasi itu semakin hari semakin bertambah.

Arsip-arsip yang dimiliki oleh suatu organisasi tidak selamanya mempunyai nilai kegunaan abadi. Arsip yang sudah tidak mempunyai nilai kegunaan, apabila disimpan terus-menerus akan menimbulkan masalah tersendiri baik bagi para pegawai pada umumnya maupun bagi pegawai kearsipan khususnyadan bagi pimpinan organisasi itu sendiri. Untuk

commit to user

mengatasi masalah tersebut diperlukan penyusutan tehadap arsip-arsip yang benar-benar tidak mempunyai nilai kegunaan lagi. Menurut Arsip Nasional RI (dalam Ig. Wursanto, 1991: 209) penyusutan dan penghapusan arsip berarti pemindahan arsip-arsip dari file aktif ke file inaktif atau pemindahan arsip dari unit pengolah ke pusat penyimpanan arsip.

6. Pemusnahan

Ig. Wursanto (1991: 207) memberikan pendapat bahwa pemusnahan arsip adalah tindakan atau kegiatan menghancurkan secara fisik arsip yang sudah berakhir fungsinya serta yang tidak memiliki nilai guna. Penghancuran tersebut harus dilakukan secara total yaitu dengan cara membakar habis, dicacah atau dengan cara lain sehingga tidak dapat dikenal lagi baik isi maupun bentuknya. Sesuai PP No. 34/1979 tentang Penyusutan Arsip, pemusnahan arsip dapat dilakukan oeh lembaga-lembaga Negara atau badan-badan pemerintahan terhadp arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaan dan telah melampaui jangka waktu penyimpanan sebagaimana tercantum dalam jadwal retensi arsip pada masing-masing instansi. Sebelum dilakukan pemusnahan terlebih dahulu harus membuat berita acara pemusnahan.

F. Faktor-faktor yang mempengaruhi tata pelaksanaan kearsipan 1. Penataan ruang kearsipan yang teratur

Menurut Zulkifli Amsyah (1998: 196) ruang tempat menyimpan arsip hendaklah selalu dalam keadaan bersih dan kering agar arsip dapat aman dari berbagai jenis akibat kerusakan. Pengamanan (konservasi) arsip dapat dilakukan dengan 2 cara yaitu pencegahan sebelum terjadi kerusakan (preventive) dan perbaikan sesudah kerusakan (restoration).

Pencegahan dapat dilakukan dengan pengaturan temperatur, kelembaban udara, polusi, penyimpanan yang benar, pengaturan cahaya matahari dan pengaturan penerangan buatan (lampu).

2. Penggunaan fasilitas kearsipan yang tepat

Seperti yang diungkapkan oleh Sudarmayanti dalam Ida Nurida (2008 : 96-101) bahwa peralatan dan perlengkapan lain yang dapat digunakan dalam menyimpan dan menemukan kembali arsip adalah :

commit to user

1. Filing cabinet

Adalah lemari arsip yang terdiri dari laci-laci besar untuk menyimpan arsip secara vertikal. Pada umumnya filing cabinet mempunyai dua sampai lima laci.

2. Hang map ( Map Gantung)

Adalah sejenis map yang dilengkapi dengan tembaga pada bagian atasnya guna menggantungkan arsip di dalam laci filing cabinet, dan berfungai untuk meletakkan tab.

3. Schnelhecter map

Adalah map untuk menyimpan berkas yang telah diperforator (dilubangi) terlebih dahulu sehingga berkas tersebut tidak dapat lepas dari kaitan.

4. Folder (sampul arsip)

Adalah map tanpa daun penutup pada sisinya dan dlengkapi dengan tab atau tonjolan untuk menempatkan kode arsip.

commit to user

5. Tickler file (Berkas Penyekat)

Adalah alat atau kotak kecil berukuran lebih 10x15 cm yang dipergunakan untuk menyimpan kartu-kartu kendali dan atau kartu-kartu peminjaman arsip.

6. Ordner

Adalah semacam map dari karton tebal dan dapat menampung banyak arsip serta didalamnya terdapat besi untuk mengkait arsip yang telah dilubangi pada bagian pinggir arsip tersebut.

7. Letter Tray ( Baki Surat)

Adalah semacam baki yang terbuat dari plastik atau metal yang berguna untuk meletakkan atau menyimpan surat yang biasanya disimpan di atas meja.

commit to user

Adalah lemari besi dengan bermacam-macam ukuran dan dilengkapi dengan kunci pengaman. Biasanya digunakan untuk menyimpan arsip penting atau rahasia.

9. Rak Buku (Lemari Terbuka)

Adalah rak untuk menyimpan buku-buku, seperti di perpustakaan atau untuk menyimpan ordner.

10.Lemari Arsip

Adalah lemari yang terbuat dari kayu ataupun metal yang berfungsi untuk menyimpan berbagai macam bentuk arsip, seperti rol film dan ordner.

11.Komputer

Adalah rangkaian peralatan elektronik yang dapat melakukan pekerjaan secara sistematis, berdasarkan instruksi/ program yang diberikan, serta dapat menyimpan dan menampilkan keterangan bila diperlukan.

12.Visible Record Cabinet

Adalah tempat penyimpanan arsip dengan menggunakan kantong-kantong kartu tersusun yang disimpan dan dijepit di dalam laci atau bak, kemudian disusun dalam satu cabinet.

13.Compact Rolling Shelving (Lemari Geser)

Adalah lemari penyimpanan arsip yang disusun sejajar di atas rel dan dapat digerakkan dengan bantuan roda sehingga dapat dirapatkan satu sama lain dengan ringan dan mudah.

commit to user

14.Rotary Filing System

Adalah sistem file bertingkat (vertical) yang dilengkapi dengan sistem kode, angka, abjad, dan warna, berpola tingkat, berbentuk bundar serta dapat berputar untuk mendeteksi lebih awal jika terjadi kekeliruan.

15.Mobiplan filing sistem

Adalah alat untuk menyimpan gambar, kartu, map cetakan dan lain-lain secara vertikal/ digantungkan.

16.Vertical plan filing system

Adalah lemari yang terbuat dari besi plat untuk menyimpan gambar dengan sistem penyimpanan yang vertikal/ digantungkan.

17.Data plan tray filing system (Kardek)

Adalah semacam baki yang terbuat dari plastik atau metal untuk menyimpan arsip secara horizontal, vertikal atau kombinasi.

18.Retrix

Adalah alat penyimpanan arsip yang dilengkapi dengan sistem pencari letak nomor arsip yang dibutuhkan sehingga jika nomor arsip yang dibutuhkan telah dipasang dan diproses, maka arsip yang dibutuhkan akan muncul diantara permukaan arsip lainnya.

19.Memory writter (Mesin Tik Elektronik)

Adalah mesin tik yang menyediakan tempat untuk menyimpan data dengan kapasitas terbatas.

commit to user

20.Microfilm

Adalah suatu alat untuk memproses fotografi di mana direkam pada film dalam ukuran yang diperkecil untuk memudahkan penyimpanan dan penggunaan.

3. Pegawai Kearsipan

The Liang Gie (dikutip Ig. Wursanto, 1991: 40) mengemukakan bahwa untuk menjadi petugas kearsipan yang baik diperlukan sekurang-kurangnya 4 syarat, yaitu:

a. Ketelitian

Ketelitian sangat diperlukan oleh setiap pegawai kearsipan agar dapat membedakan perkataan-perkataan, nama-nama atau angka-angka yang sepintas lalu tampaknya sama. Untuk ini disamping sikap jiwa yang cermat, ia harus mempunyai mata yang sempurna.

b. Kecerdasan

Untuk ini memang tidak perlu pendidikan yang sangat tinggi tapi sekurang-kurangnya pegawai arsip harus dapat menggunakan pikirannya dengan baik, karena ia harus memilih kata-kata untuk sesuatu pokok soal. Selain itu daya ingatnnya juga cukup tajam sehingga ia tidak melupakan sesuatu pokok soal yang telah ada kartu arsipnya.

c. Kecekatan

Pegawai arsip harus mempunyai kondisi jasmani yang baik sehingga ia dapat bekerja secara gesit, lebih-lebih kedua tangannya harus dapat digunakan dengan leluasa untuk dapat mengambil warkat dan berkasnya secara cepat.

commit to user

Setiap pegawai kearsipan harus mampu menciptakan dan menjaga kerapian, kebersihan, ketertiban terhadap arsip-arsip yang disimpan.

Dari tinjauan pustaka yang telah penulis buat, penulis menekankan pada beberapa hal, yaitu :

1. Bentuk-bentuk dan jenis dokumen yang berkaitan dengan kegiatan sehari-hari pada masing-masing unit kerja, harus diketahui asal-usulnya dan kelengkapan dokumenya sehingga dapat dipakai sebagai alat pembuktian yang sah menurut aturan yang sudah ditetapkan.

2. Prosedur kerja kearsipan, suatu proses dimana dokumen-dokumen akan diproses atau ditindak lanjuti untuk kepentingan berikutnya.hal ini meliputi penerimaan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan dan sampai pemusnahan.

a. Penerimaan dan pencatatan, pada tahap awal proses ini dokumen masih dalam berbagai bentuk ( surat, formulir, gambar, atau data lainya ), sehingga perlu pipisahkan/diklasifikasikan.

b. Penyimpanan, ada 5 macam cara penyimpanan arsip yaitu; sistem abjad, sistem pokok soal, sistem nomor atau angka, sistem wilayah atau daerah, dan sistem tunggal. Selain itu dalam penyelenggaraan penyimpanan juga terdapat tiga asas penyimpanan yaitu; asas sentralisasi, asas desentralisasi dan asas kombinasi.Pada setiap sistem dan asas tersebut mempunyai kelebihan dan kelemahan sendiri-sendiri,dengan demikian akan lebih tepat jika digunakan sesuai pada situasi dan kondisi yang ada.

c. Penggunaan, dokumen adalah sumber barang bukti yang nyata dan sebagai pusat informasi di setiap kegiatan usaha sehingga dalam penggunaanya pun sangat luas dan signifikan. Dokumen bisa berguna untuk kepentingan internal perusahaan, misalnya daam mengevaluasi hasil kerja atau sebagai dasar menentukan kebijakan-kebijakan yang akan diambil di kemudiaan hari. Disamping itu dokumen juga berguna untuk pihak-pihak luar, baik itu secara individu maupaun kelompok.

d. Pemeliharaan, suatu arsip agar selalu terjaga dengan baik, tahan lama, tidak hilang dan terhindar dari kerusakan, maka perlu pemeliharaan secara

commit to user

khusus. Pemeliharaan ini meliputi dalam pemeliharaan tempat penyimpanan arsip dan menjaga kebersihan ruang penyimpanan.

e. Penyusutan dan pemusnahan, kegiatan menghancurkan secara fisik dokumen yang sudah berahir fungsinya serta yang tidak memiliki nilai guna, sehingga tersedia tempat penyimpanan dan fasilitas pemeliharaan yang lebih baik terhadap dokumen-dokumen yang masih mempunyai nilai kegunaan.

3. Fasilitas-fasilitas Kearsipan yang ada dalam penataan dokumen transaksi guna menunjang kegiatan kearsipan supaya tetap lancar

.

G.

Metodologi Pengamatan

a. Lokasi Pengamatan

Pengamatan ini dilakukan di PD.BPR BKK Boyolali Kota Cabang Ampel. Jalan Raya Boyolali-Semarang km 10

Pemilihan lokasi ini didasarkan atas pertimbangan-pertimbangan sebagai berikut:

- Dalam lokasi pengamatan terdapat permasalahan yang ingin dikaji dalam pengamatan ini.

- Di lokasi, penulis mendapat ijin untuk melaksanakan pengamatan yang memungkinkan penulis mendapatkan data-data yang diperlukan sesuai dengan permasalahan yang diamati.

- Lokasi yang mudah dijangkau dan strategis. b. Jenis Pengamatan

Penulis menggunakan Observasi berperan aktif, sehingga jenis laporan ini adalah deskriptif kualitatif. Dengan demikian bisa memberikan gambaran mengenai berbagai hal yang ada yang menjadi bahan penelitian dengan cara menggali, menyelami, menemukan fakta-fakta dan permasalahan yang dihadapi untuk kemudian data-data yang telah terkumpul dipaparkan kembali melalui penafsiran atau interpretasi dan dianalisa menggunakan pendekatan kualitatif. Dalam Observasi berperan aktif ini, penulis tidak bersikap pasif sebagai pengamat, melainkan penulis melakukan berbagai peran yang dimungkinkan dalam situasi yang berkaitan dengan pengamatannya, Dengan

commit to user

mempertimbangkan akses yang bisa diperolehnya dan bisa bermanfaat bagi pengumpulan data. Penulis juga melakukan pengamatan dengan cara berdialog yang mengarah pada pendalaman dan kelengkapan datanya.

c. Sumber Data

Sumber Data merupakan hal yang sangat penting bagi pengamat karena ketetapan memilih dan menentukan jenis sumber data akan menentukan ketetapan dan kekayaan data atau kedalaman informasi yang diperoleh (H.B Sutopo, 2002:49).

1. Narasumber (Informan)

Dalam penelitian kualitatif posisi sumber data manusia (narasumber) sangat penting peranya sebgai individu yang memiliki informasinya. Pengamat dan narasumber disini memiliki posisi yang sama, dan narasumber tidak hanya memberikan tanggapan pada yang diminta peneliti, tetapi ia bisa lebih memilih arah dan selera dalam menyajikan informasi yang ia miiki. Yang dapat dijadikan sebagai Narasumber / informan dalam pengamatan ini adalah :

- Pimpinan cabang

- Kepala seksi pelayanan - Kepala seksi pemasaran - Subsi akuntansi dan pelaporan

- Subsi umum/ Personalia/ sekretariatan 2. Sumber Tertulis

Sumber tertulis merupakan bahan tertulis yang bergayutan dengan suatu peristiwa tertentu, namun dapat diartikan pula sebagai catatan rekaman yang lebih bersifat formal dan terencana dalam organisasi sebagai bagian dari mekanisme kegiatannya. Dalam penelitian ini yang dapat dijadikan sebagai sumber data adalah :

- Sumber Dokumen : Dengan cara mencari dokumen-dokumen yang berkaitan dengan sejarah dan informasi tentang berbagai macam kegiatan yang dilakukan pada lokasi pengamatan.

- Sumber buku : Dengan cara mencari buku-buku yang berisi tentang masalah yang penulis hadapi.

commit to user

d. Metode Pengumpulan Data

Dalam mengumpulkan data, penulis menggunakan cara metode sebagai berikut:

- Wawancara

Merupakan suatu metode pengumpulan berita, data, atau fakta dilapangan yang prosesnya dilakukan secara langsung dengan bertatap muka langsung (face to face) dengan nara sumber. Langkah ini termasuk salah satu teknik untuk memperoleh informasi dengan cara mewawancarai langsung dengan pihak-pihak yang bersangkutan di PD.BPR BKK Boyolali Kota cabang Ampel untuk memperoleh data penunjang yang relevan.

- Observasi

Metode dengan cara-cara pengumpulan data dengan mengamati, melihat, mendengarkan dan menganalisis serta mengadakan pencatatan secara sistematis mengenai tingkah laku dengan melihat dan mengamati individu atau kelompok secara langsung terhadap kondisi dan kegiatan yang dilakukan untuk mendapatkan gambaran nyata di PD.BPR BKK Boyolali Kota cabang Ampel

- Metode Kepustakaan

Yaitu segala usaha dan cara yang dilakukan oleh pengamat untuk menghimpun informasi yang relevan dengan topik atau masalah yang akan atau sedang diamati dengan membaca, menelusuri serta menelaah buku pedoman, buku-buku ilmiah, daftar atau table, ensiklopedia, perundang-undangan dan sumber-sumber tertulis baik tercetak maupun elektronik lain serta dengan buku-buku lainnya sebagai referensi dan menggali teori-teori yang berkembang yang ada hubungannya denga materi pengamatan, sehingga dapat dipercaya kebenarannya. ( H.B Sutopo, 2002:58 )

e. Teknik Analisis Data

Analisis data dalam pengamatan ini menggunakan model data analisis interaktif ( H.B Sutopo, 2002:91-96 ). Di dalam model ini ada tiga komponen analisis, yaitu reduksi data, penyajian data dan penarikan kesimpulan atau

commit to user

verifikasinya. Kegiatan dilakukan bersamaan dengan proses pengumpulan data dalam bentuk siklus interaksi. Adapun tiga komponen tersebut adalah:

o _{Reduksi data}

Reduksi data adalah proses seleksi, pemfokusan, penyederhanaan, dan pengabstrakan data kasar yang muncul dari catatan tertulis dari laporan. o _{Penyajian data}

Dengan melihat suatu penyajian data, pengamat akan mengerti apa yang akan terjadi dan mungkin untuk mengerjakan sesuatu pada analisa atau tindakan lain.

o _{Penarikan kesimpulan}

Pada awalnya kesimpulan tersebut kurang jelas, kemudian meningkat dan mempunyai landasan yang kuat. Kesimpulan akhir tidak akan terjadi sampai proses pengumpulan data berakhir.

Model Analisis Interaktif

Reduksi Data Sajian Data

Penarikan simpulan/ Verifikasi Pengumpulan

commit to user

BAB III

DESKRIPSI PERUSAHAAN

A. Sejarah berdirinya PD.BPR BKK BOYOLALI KOTA

Perusahaan Daerah BPR BKK Boyolali Kota Kabupaten Boyolali merupakan hasil dari merger 18 PD.BPR BKK se Kabupaten Boyolali. PD.BPR BKK Boyolali Kota merupakan salah satu perusahaan yang bergerak di bidang jasa perbankan. Berdasarkan Surat Keputusan Deputi Gurbernur Bank Indonesia Nomor : 7/18/DEP/DpG/2005 tanggal 9 Desember 2005 tentang: pemberian ijin penggabungan usaha (merger) PD BPR BKK Ampel, PD BPR BKK Teras, PD BPR BKK Kemusu, PD BPR BKK Wonosegoro, PD BPR BKK Banyudono, PD BPR BKK Sawit, PD BPR BKK Cepogo, PD BPR BKK Juwangi, PD BPR BKK Karanggede, PD BPR BKK Selo, PD BPR BKK Sambi, PD BPR BKK Ngemplak, PD BPR BKK Musuk, PD BPR BKK Nogosari, PD BPR BKK Andong, PD BPR BKK Klego, PD BPR BKK Simo, PD BPR BKK Boyolali Kota maka pada tanggal 9 Desember 2005 PD BPR BKK Boyolali Kota resmi terbentuk, dan Surat Keputusan Gurbernur Jawa Tengah Nomor: 503/01/2006 tanggal 12 Januari 2006 tentang: persetujuan izin penggabungan (Merger) kedalam PD.BPR BKK Boyolali Kota.

Berdasarkan 2 (dua) surat Keputusan tersebut PD.BPR BKK Boyolali Kota hasil merger menjalankan operasional secara penuh mulai tanggal 1 Februari 2006. Seiring dengan pertumbuhan industri perbankan semakin menjamur di wilayah Kabupaten Boyolali dari tahun ke tahun, sehingga persaingan perusahaan perbankan semakin lebih ketat, oleh karena itu Direksi PD.BPR BKK berupaya untuk mengatasi agar perusahaan daerah ini tetap eksis dan dapat berkembang dengan baik yaitu dengan mempermudah pemberian kredit pegawai Negeri/ABRI/Pensiun dan Pegawai Perusahaan swasta yang berlokasi di wilayah Kabupaten Boyolali, penurunan suku bunga dan meningkatkan pelayanan yang optimal.

Berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten Boyolali No.13 Tahun 2006 bahwa Dewan Pengawas bertanggung jawab kepada Bupati dan pemegang saham lainnya, sehingga setiap akhir tahun diharuskan membuat pertanggungjawaban

commit to user

laporan keuangan yang telah diaudit oleh Akuntan Publik paling lambat tiga bulan setelah tutup tahun buku.

B. Visi dan Misi a. Visi

Menjadikan PD.BPR BKK BOYOLALI KOTA sebagai bank yang sehat, terpercaya dan mandiri.

b. Misi

1) Melakukan perubahan budaya kerja dan melakukan aktivitas operasional secara mandiri.

2) Meningkatkan mutu pelayanan kepada masyarakat menuju kearah pelayanan prima didukung saran dan prasarana yang memadai serta sumber daya manusia yang profesional.

3) Berupaya menjadi bank leader di Kabupaten Boyolali, agar mampu meningkatkan kontribusi kepada pemilik dengan setoran pendapatan asli daerah (PAD) mewujudkan kemandirian usaha yang menguntungkan, dengan memberikan kesejahteraab yang mandiri.

C. Fungsi, Tugas, dan Usaha PD.BPR BKK BOYOLALI KOTA

Berpijak pada Perda Nomor 11 Tahun 1981 dan ditindaklanjuti dengan ekonomi Perda Nomor 4 tahun 1995 tentang PD.BPR BKK Se Jawa Tengah, maka tujuan BPR BKK adalah :

1. BPR BKK didirikan dengan maksud dan tujuan :

a. Membantu dan mendorong pertumbuhan perekonomian serta

pembangunan daerah di segala bidang.

b. Sebagai salah satu sumber pendapatan daerah dalam rangka

meningkatkan taraf hidup masyarakat.

2. Fungsi dan Tugas BPR BKK

a. Fungsi BPR BKK

Sebagai salah satu perlengkapan otonomi daerah di bidang keuangan/perbankan dengan tugas menjalankan usaha sebagai BPR, sesuai dengan ketentuan Perundang- undangan yang berlaku.

commit to user

b. Tugas BPR BKK antara lain :

1) Membantu menyediakan modal usaha bagi masyarakat golongan ekonomi lemah di pedesaan.

2) Memberikan pelayanan modal dengan cara mudah, murah dan mengarah dalam rangka mengembangkan kesempatan berusaha di pedesaan.

3) Menigkatkan taraf hidup dan kesejahteraan masyarakat di pedesaan.

4) Menjadi salah satu sumber pendapatan daerah

Selanjutnya operasionalisasi dari asas manfaat PD. BPR BKK BOYOLALI KOTA maka dapat diuraikan sebagai berikut :

1. Mendorong serta membantu pertumbuhan ekonomi dan

pembangunan daerah di segala bidang. 2. Sebagai sumber pendapatan daerah

3. Sebagai lembaga keuangan dan perbankan, maka kebenarannya telah menimbulkan manfaat yang positif antara lain :

a. Melayani berbagai aktivitas pelajar dan mahasiswa untuk keperluan PKL, riset dan lain-lain

b. Melayani study banding bagi sesama unit kerja yang sejenis, sehingga dimumgkinkan akan bermanfaat bagi para study guna lebih meningkatkan usahanya.

Untuk mencapai maksud dan tujuan PD. BPR BKK BOYOLALI KOTA menyelenggarakan usaha antara lain :

a. Menghimpun dana dari masyarakat dalam bentuk simpanan berupa deposito berjangka, tabungan.

b. Menyalurkan kredit dan melakukan pembinaan terhadap nasabah. c. Menempatkan dana dalam bentuk Sertifikat Bank Indonesia (SBI),

deposito berjangka, sertifikat deposito, giro, atau jenis lainnya pada bank lain.

d. Menjalankan usaha-usaha perbankan lainnya sepanjang tidak bertentangan dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

commit to user

D. Struktur Organisasi PD.BPR BKK Boyolali Kota Cab Ampel

Susunan Struktur Organisasi PD.BPR BKK Boyolali Kota Cab Ampel terdiri dari :

1. Pimpinan Cabang

2. Kepala Seksi Pemasaran, yang terbagi atas :

a. Seksi Dana

b. Seksi Kredit c. Seksi Kas

3. Kepala Seksi Pelayanan, yang terdiri atas : a. Seksi Akuntansi

commit to user

Tugas dan fungsi masing-masing bagian dalam struktur organisasi adalah sebagai berikut :

1. Pimpinan Cabang

Tugas pokok Pimpinan Cabang adalah :

a. Melaksanakan program promosi perusahaan

b. Menyalurkan pembiayaan berupa kredit dengan tata cara yang sehat dan menghimpun dana pihak ketiga sesuai dengan ketentuan dan target dalam rangka mencapai pertumbuhan yang ditetapkan.

c. Mengendalikan Non-Performing Loan hingga batas yang sehat tanpa meninggalkan hubungan baik dengan nasabah.

d. Memastikan bahwa dokumen pengikat kredit telah memenuhi syarat dan diikat dengan sempurna serta agunan kredit layak dari segi nilai, kualitas, maupun likuiditasnya.

e. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan atau berkala lainnya.

Pemimpin Kantor Cabang menjalankan fungsi mengkoordinasi Kantor Cabang sebagai pusat laba perusahaan dengan merencanakan dan menyelenggarakan kegiatan operasional yang produktif berupa pemasaran dan pemrosesan kredit, penghimpun dana pihak ketiga, pelayanan nasabah, administrasi kredit dan pembinaan nasabah, pencatatan transaksi-transaksi berdasarkan sistem dan prosedur akuntansi perbankan, pelaporan-pelaporan yang dibutuhkan oleh manajemen dan sesuai peraturan dan ketentuan perbankan agar tercapai tujuan perusahaan. 2. Kepala seksi Pemasaran

Tugas pokok Kepala Seksi Pemasaran adalah :

a. Memantau perkembangan kredit serta menghimpun dana

b. Melakukan pembinaan nasabah

c. Membuat laporan berkala kepada kepala kantor cabang mengenai pertumbuhan kredit daan menghimpun dana pihak ketiga beserta permasalahan serta usulan-usulan perbaikan.

d. Memastikan bahwa persyaratan administratif permohonan kredit telah lengkap dan dokumen pengikatan kredit yang diikat sempurna

commit to user

e. Memproses berkas-berkas debitur baru termasuk dokumen

agunan/pengikatan kredit dan diadministrasikan lebih lanjut serta disimpan diruang penyimpanan dokumen.

f. Melayani pembukaan dan penutupan rekening

g. Mencatat dan mencari solusi bagi pengaduan nasabah.

h. Memantau perkembangan rekening debitur tertentu misalnya deposito yang menjelang jatuh tempo dan sebagainya.

i. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.

Kepala seksi pemasaran mempunyai fungsi sebagai agen perusahaan untuk suatu wilayah kerja guna menciptakan, mengembangkan pertumbuhan bisnis dan penetrasi pasar dengan penekanan pada aspek penyaluran kredit yang sehat serta penghimpunan dana pihak ketiga yang mampu mendukung likuiditas.

3. Seksi Dana

a. Membantu kepala seksi pemasaran dalam merumuskan kebijakan penghimpunan dana bank

b. Mencari sumber dana yang potensial baik yang ada dalam masyarakat maupun instansi sebagai sumber dana yang belum digunakan.

c. Menyelenggarakan administrasi bidang dana dengan tertib dan teratur serta cocok terhadap perincian masing-masing sumber dana.

d. Menyusun laporan berkala sesuai dengan ketentuan yang berkenaan dengan bidang dana, baik untuk kepentingan intern maupun ekstern. 4. Seksi Kredit

a. membantu kepala seksi pemasaran dalam merumuskan kebijaksanaan pada bidang perkreditan.

b. Menghubungi sasaram-sasaran kredit yang potensial baik terhadap sektor pemerintah, sektor swasta maupun sektor lainnya.

c. Menyelenggarakan admnistrasi perkreditan dengan tertib dan teratur serta cocok terhadap perincian masing-masing sumber dana.

d. Menyusun laporan berkala sesuai dengan ketentuan yang berkenaan di bidang kredit, baik untuk kepentingan intern maupun ekstern.

commit to user

a. Mengatur dan mengamankan uang tunai dan surat-surat berharga yang dijaminkan.

b. Menerima setoran-setoran nasabah dan setoran transaksi lainnya. c. Membayarkan bukti-bukti pengeluaran kas yang telah memenuhi

persayaratan yang telah ditetapkan.

d. Menyusun perencanaan kas untuk kelancaran pelayanan dan efisiensi perusahaan.

e. Menjaga kerahasiaan nasabah dan hal-hal lain yang wajib dirahasiakan.

6. Kepala Seksi Pelayanan

a. Memcatat transaksi harian meliputi jurnal, general ledger, mutasi kas harian, saldo nominatif dana pihak ketiga

b. Menyusun laporan harian mengenai nasabah dana pihak ketiga yang memasukan pembukaan rekening dan penutupan rekening

c. Menyusun laporan perputaran kas mingguan.

d. Melakukan rekonsiliasi rekening dana pihak ketiga secara berkala e. Melakukan rekonsiliasi rekening antar kantor dan menyelesaikan

open item.

f. Menerbitkan dan menyampaikan laporan keuangan secara berkala (harian, mingguan, bulanan, semesteran dan tahunan).

g. Membuat dan menyampaikan Sistem Informasi Kredit (SIK) ke Bank Indonesia.

h. Melakukan setoran-setoran ke pihak lain seperti pajak, PBB, PLN. i. Pemutakhiran daftar aktiva tetap dan inventaris

j. Membua laporan yang berkaitan dengan personalia. k. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.

Fungsi yang dijalankan oleh Kepala Seksi Pelayanan adalah

melaksanakan kegiatan operasional Kantor Cabang meliputi

penyelenggaraan sistem akuntansi atas transaksi kantor cabang, menyusun dan menyajikan laporan-laporan sesuai peraturan dan ketentuan perbankan, menyelengarakan administrasi- administrasi umum untuk mendukung tugas-tugas semua unit kerja.

commit to user

7. Seksi Akuntansi

a. Membantu kepala seksi pelayanan dalam menyusun rencana kerja dan rencana anggaran perusahaan serta melakukan monitoring dan pengendalian ata pelaksanaanya.

b. Menyelenggarakan administrasi akuntansi adn keuangan dengan menghimpun serta mengelola data-data semua transaksi keuangan perusahaan.

c. Mengurus dan menyelesaikan perhitungan pajak penghasilan

perusahaan.

d. Membuat laporan neraca dan rugi laba harian, bulanan dan tahunan baik untuk kepentingan intern maupun ekstern.

8. Seksi Sekretariat/Umum/Personalia

a. Menyelenggarakan hubungan kemasyarakatan dengan unit kerja sama dengan instansi lainnya.

b. Menyiapkan rapat direksi dan rapat lainnya di lingkungan perusahaan. c. Menyelenggarakan kegiatan protokoler, komunikasi dan informasi. d. Mengelola kearsipan dan dokumentasi.

e. Melakukan pengadaan barang-barang inventaris, peralatan kantor dan perabotan kantor lainnya sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan. f. Mengurus dan menyusun administrasi kepegawaian yang meliputi cuti, usul kepangkatan, penggajian, mutasi, promosi, pemberhentian dan pensiun.

E. Bidang usaha dan Wilayah Kerja

Wilayah kerja BPR BKK BOYOLALI KOTA Cabang Ampel meliputi Kabupaten Boyolali dan sekitarnya, terutama daerah pedesaan dan sesuai dengan misi didirikannya BKK se-Jawa Tengah, hal ini sesuai yang diharapkan pemerintah, diharapkan keberadaan Bank Perkreditan Rakyat (BPR) hendaknya dapat meningkatkan perekonomian pedesaan, dalam rangka menanggulangi praktek-praktek pelepasan uang (rentenir) maka bagi BPR BKK telah ditetapkan usahanya sebagai berikut :

commit to user

Salah satu tulang punggung penghidupan BPR BKK adalah kredit, sehingga beberapa bentuk kredit ditawarkan untuk membantu permodalan masyarakat, serta untuk membiayai usaha-usaha produktif dan kepentingan masyarakat (konsumtif)

a. Kredit umum

Kredit yang diberikan kepada masyarakat untuk membantu modal atau perluasan usahanya, baik di bidang investasi, modal kerja serta guna kebutuhan konsumsi. Sektor yang masuk dalam kategori ini meliputi perdagangan, pengusaha, dan pertanian. Kredit ini dengan jangka waktu paling lama 36 bulan serta dengan jaminan barang bergerak dan barang tidak bergerak. Seperti tanah, sepeda motor, dan dapat juga berupa tabungan atau deposito. Dari segala bentuk kredit yang diberikan dikenakan tabungan wajib sebesar 5% sebagai perwujudan dari program pemerintah.

b. Kredit Pegawai

Kredit yang diperuntuk bagi karyawan dan Pegawai negeri/sipil/ABRI. Yang pada dasarnya untuk kepentingan konsumsi seperti biaya sekolah anak, perbaikan rumah. Dengan jaminan berupa gaji tetap calon peminjam dan persetujuan dari pimpinan instansi dimana debitur bekerja.

c. Kredit Reschsdulling

Kredit diberikan untuk diperpanjang waktunya dan disesuaikan dengan kemampuan angsuran tiap bulan

d. Kredit KUB

Kredit diberikan kepada kelompok usaha tertentu. Contoh kelompok pengusaha pembuat tahu dengan menggunakan jaminan sertifikat. e. Kredit Pedesaan, Pasar, Kredit Mikro

Kredit diberikan kepada pedagang dipasar, ataupun di pedesaan dengan usaha mikro, dalam arti mikro adalah peminjam pertama dengan maksimal Rp.1.000.000 (satu juta rupiah) dengan jangka waktu paling lama 18 bulan.

commit to user

Table 3.1 Laporan Perkembangan Kredit Per 28 Februari 2011

Kode Keterangan Rupiah Orang L Lancar 2.931.743.231,00 522 KL Kurang Lancar 107.085.500,00 22 D Diragukan 28.026.100,00 8

M Macet 89.674.242,00 39

Table 3.2 Kolektibilitas Kredit Per Sektor Per 28 Februari 2011

Org Rp

Pertanian 133 790.372.286,00 Bukan Lapangan usaha-Lainnya 167 1.022.591.500,00 Perdagangan,Restoran/R.Makan 260 1.172.594.715,00

Jasa-jasa 28 159.887.450,00

Lain-lain 3 11.083.122,00

Total 522 2.931.743.231,00

Sektor Saldo Bulan Lalu

Sumber : Data bank

2. Tabungan

Fungsi Bank Perkreditan Rakyat adalah untuk menghimpun dana masyarakat, yang selanjutnya digunakana untuk penyaluran kredit, serta berfungsi sebagai pengaman uang masyarakat, pola hidup berhemat dan dapat diambil sewaktu-waktu bila ada kebutuhan mendadak, dan BPR BKK menawarkan berbagai jenis tabungan seperti :

a. Tabungan Wajib

Untuk mendidik dan melatih masyarakat gemar menabung, maka setiap debitur diwajibkan menyetor simpanan wajib yang besarnya ditetapkan antara 5 % sampai 10 % dari plafon kredit yang disetujui. Berguna untuk jaminan apabila kredit tersebut ternyata gagal pengembaliannya. b. Tabungan Masyarakat Desa (Tamades) seri A

Adalah tabungan yang ditawarkan kepada masyarakat secara sukarela dan sewaktu-waktu dapat disetor dan dapat diambil, berfungsi sebagai

commit to user

penghimpunan dana serta penyediaan kebutuhan masyarakat bila sewaktu-waktu dibutuhkan.

c. Tamades Seri B (Deposito Berjangka)

Merupakan simpanan masyarakat pada BPR yang tidak dapat diambil sewaktu-waktu, tetapi berdasarkan jangka waktu tertentu, misalnya tiap 3 bulan. Surat deposito ini tidak bisa diperjualbelikan dengan suku bunga Perda serta menyesuaikan pangsa pasar.

3. Sumber Dana

Sumber dana merupakan modal utama dalam kegiatan operasional perusahaan, apalagi yang bergerak di bidang perbankan. Sehubungan dengan hal tersebut BPR BKK berupaya semaksimal mungkin untuk menghimpun dana dari masyarakat dan selanjunya diimbangi dengan penyaluran kredit kepada masyarakat yang membutuhkan, sedang sumber dana BPR BKK berasal dari :

a. Pemilik

Dana ini berasal dari modal, dengan jumlah modal yang disetor sabagai sarana opersional dengan komposisi sebagai berikut :

Pemda Tingkat I Jawa Tengah : 60 %

Pemda Tingkat II Boyolali : 40 %

b. Masyarakat

Dana yang dihimpun atas kerja sama antara BPR BKK dan Bank Umum lainnya, antara lain dengan skim Bank Indonesia, seperti Proyek Kredit mikro (PKM), Kredit Modal Kerja (KMK), serta kredit Usaha Kecil (KUK) dari Bank Umum.

commit to user

BAB IV PEMBAHASAN

Kearsipan mempunyai peranan yang sangat penting dalam suatu organisasi yaitu sebagai pusat ingatan, sumber informasi dan sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka melaksanakan segala kegiatan perencanaan, penganalisaan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, penilaian, pengendalian dan pertanggungjawaban dengan setepat-tepatnya.

Salah satu pekerjaan kantor yang dilaksanakan di PD. BPR BKK BOYOLALI KOTA Cabang Ampel adalah menyimpan warkat, arsip atau dokumen. Dan kegiatan ini lebih dikenal dengan istilah kearsipan. Tata kearsipan dapat didefinisikan sebagai kegiatan pengurusan arsip dari pengkonsepan, pencetakan, penyimpanan, penemuan kembali, penyelamatan (pengamatan, pemeliharaan, dan perawatan) dan penyusutan arsip.

Mengingat peran arsip bagi kelangsungan hidup suatu organisasi, diperlukan adanya suatu penataan terhadap informasi-informasi dengan baik dalam rangka membantu kelancaran mekanisme kerja dari keseluruhan aktivitas yang ada dalam organisasi.

Pada pembahasan ini, penulis akan menguraikan bagaimana tata kearsipan dokumen transaksi di PD. BPR BKK BOYOLALI KOTA Cabang Ampel.

A. Macam-macam Dokumen Transaksi

Macam-macam dokumen transaksi pada PD.BPR BKK Boyolali Kota Cabang Ampel adalah:

1. Slip Setoran / Tabungan

Slip setoran digunakan untuk nasabah yang akan menabung. 2. Slip Penarikan

Slip Penarikan dipergunakan untuk pengambilan uang / dana oleh nasabah. 3. Slip Setoran Pinjaman

Slip Setoran Pinjaman dipergunakan apabila seorang nasabah membayarkan setoran yang telah disepakati guna melunasi pinjamanya.

commit to user

Slip Penerimaan umum ini berfumgsi untuk mencatat bersarnya penerimaan bank dari biaya administrasi, biaya provisi, tutup rekening dan biaya lain-lain 5. Slip Pengeluaran Umum

Slip pengeluaran umum berfungsi untuk mencatat pengeluaran dana bank, misalnya untuk realisasi pinjaman, beban operasional dan biaya lainya.

6. Slip Pemindah Bukuan

Slip ini digunakan pada saat pemindahan data pada bunga deposito otomatis nasabah

7. Formulir Pencairan Deposito

Formulir ini dipergunakan pada saat ada nasabah yang mengambil depositonya 8. Formulir Pembukaan Rekening Deposito

Formulir ini dipergunakan pada saat ada seseorang yang membuka menenemkan dananya untuk di depositokan dibank.

9. Formulir Pembukaan Rekening Nasabah

Formulir ini depergunakan pada saat ada nasabah yang membuka rekening baru

Table 4.1 Daftar Transaksi Rata-rata Bulan Februari Tahun 2011 PD BPR BKK Boyolali Kota Cabang Ampel

Transaksi Jumlah

Penabung 520 orang

Pengambilan Tabungan 260 orang

Pembukaan Tabungan Baru 84 orang

Pembukaan Deposito 3 orang

Pengambilan Deposito 5 orang

Pembukaan Kredit Baru 75 orang

Pengangsur kredit 522 orang

commit to user

B. Prosedur Kerja Kearsipan

Dalam prosedur kerja kearsipan terdapat beberapa tahap kegiatan antara lain: penerimaan dan pencatatan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan

1. Penerimaan dan Pencatatan

Kegiatan administrasi yang pertama kali dilakukan oleh setiap organisasi adalah penerimaan dan pencatatan. Kegiatan penerimaan dan pencatatan ini dimasukan agar proses pengurusan dokumen lebih lancar. Dalam pencatatan tersebut pegawai akan lebih mudah dalam melakukan pengawasan atau pengontrolan terhadap dokumen yang dikelola. Berdasarkan wawancara dengan Kepala seksi Pelayanan mengatakan bahwa :

dari bagian dana dan kredit. Misalnya dokumen yang berhubungan dengan dana, dokumen tersebut harus sudah dicetakan hasil validasinya dan kemudian diserahkan kepada teller untuk diperiksa dan dicatat dalam buku mutasi kas, kemudian diserahkan kepada staf bagian dana untuk diteliti kembali, setelah semunya beres dilaporkan kepada pimpinan. Begitu juga untuk dokumen bagian kredit, alurnya sama tetapi akan diperiksa dan ( Wawancara 2 Februari 2011 dengan Ibu Suwarni )

commit to user

Gambar 4.1 Alur dokumen transaksi

di PD. BPR BKK Boyolali Kota Cabang Ampel

( Sumber : Diolah dari hasil wawancara dengan subsi kas dan akuntansi )

Dari keterangan diatas maka akan dijelaskan sebagai berikut :

1. Dokumen transaksi yang masuk dari bagian tabungan dan deposito antara lain (slip setoran, slip penarikan, slip penarikan deposito, pembukaan deposito, dan pembukaan rekening nasabah baru). Dokumen-dokumen tersebut diperiksa kelengkapannya, diantaranya identitas nasabah dan tanda tangan nasabah. Sesudah semuanya lengkap slip-slip tersebut dicetakkan validasinya. Dokumen yang sudah tercetak validasinya diserahkan kepada bagian kas untuk dicatat di buku mutasi kas. Bagian kas

Transaksi

Bag. Tabungan & Deposito Bag.

Kredit

Kas / teller

Bag. Akuntansi & Pelaporan

commit to user

akan menyerahkan dokumen tersebut pada bagian akuntansi untuk dicek ulang dan dilaporkan kepada pimpinan.

2. Dokumen yang masuk dari bagian kredit

Dokumen yang masuk dari bagian kredit antara lain: slip setoran pinjaman, slip pengeluaran umum pada saat merealisasikan pinjaman kepada debitur. Dokumen-dokumen tersebut diperiksa kelengkapannya, diantaranya identitas debitur dan tanda tangan debitur. Sesudah semuanya lengkap slip-slip tersebut dicetakkan validasinya. Dokumen yang sudah tercetak validasinya diserahkan kepada bagian kas untuk dicatat di buku mutasi kas. Bagian kas akan menyerahkan dokumen tersebut pada bagian akuntansi untuk dicek ulang dan dilaporkan kepada pimpinan.

3. Dokumen yang langsung masuk pada bagian kas, antara lain: slip penerimaan umum yang diterima dari PDAM, PLN, dan Telkom; slip pengeluaran umum untuk beban-beban operasional kantor. Dokumen-dokumen ini tidak masuk terlebih dahulu dan diperiksa oleh bagian tabungan maupun kredit. Dokumen tersebut langsung masuk pada bagian kas untuk diteliti dan dicatat pada buku mutasi kas, sesudah itu diserahkan pada bagian akuntansi dan dilaporkan kepada pimpinan.

2. Penyimpanan

Filing adalah suatu proses kegiatan pengaturan dokumen dengan mempergunakan sistem tertentu sehingga dokumen dapat ditemukan kembali sewaktu dipergunakan. Seperti yang diungkapkan oleh Ibu Suwarni sebagai Kepala Seksi Pelayanan di PD. BPR BKK cabang Ampel, bahwa :

-dokumen yang diterima dari masing-masing bagian akan disimpan pada satu tempat, dan dalam penyimpananya diurutkan pada tanggal dokumen itu diterima sehingga sewaktu-waktu digunakan Februari 2011 )

Tata kearsipan dokumen transaksi yang terdapat pada PD. BPR BKK Boyolali Kota cabang Ampel adalah :

a. Sistem kearsipan

Sistem kearsipan PD. BPR BKK cabang Ampel menggunakan sistem tanggal atau sering disebut dengan sistem kronologis. Sistem

commit to user

kronologis merupakan suatu sistem pemberkasan dimana penataan dokumen berdasarkan urutan tanggal pada waktu dokumen tersebut diterima. Sistem ini sangat sederhana karena dalam penyimpananya hanya mengurutkan waktu saja, tetapi kelemahan dari sistem ini adalah pada saat ingin mencari dokumen harus mencari tanggal dokumen masuk di buku register.

b. Pengelolaan dan penataan dokumen

PD. BPR BKK cabang Ampel dalam mengelola dokumen-dokumennya berdasarkan pada asas sentralisasi (terpusat), artinya semua dokumen transaksi disimpan pada satu lokasi (sentral file). Berikut ini penulis akan menguraikan prosedur penyimpanan dokumen transaksi: 1) Semua dokumen yang masuk diperiksa dan dipilah-pilah, baik dari

teller maupun masing-masing bagian.

2) Langkah selanjutnya adalah memberikan dokumen tersebut untuk diproses kepada bagian-bagian yang terkait yaitu bagian teller atau seksi kas.

3) Bagian seksi kas melakukan pemeriksaan terhadap dokumen transaksi tersebut dan langkah selanjutnya adalah memberikan paraf bahwa dokumen itu telah dikoreksi, kemudian diserahkan ke bagian sekretaris.

4) Bagian sekretaris

Pada bagian ini, petugas memeriksa atau mengecek tentang segala administrasi dokumen transaksi tersebut. Pencatatan transaksi pada sistem lama dilakukan dengan jurnal transaksi, tetapi sekarang diadakan perubahan yang menjadi entry transaksi. Entry transaksi ini harus didukung oleh bukti transaksi yang telah diyakini keabsahannya dan kebenarannya. Data entry tersebut tercatat di sistem sesuai dengan tanggal dan User ID yang melakukan transaksi.

Unit kerja sekretaris harus melakukan proses pemeriksaan yang secara garis besar yaitu untuk memastikan:

1. Seluruh transaksi telah didukung oleh dokumen dan telah diinput sesuai dengan dokumen transaksi tersebut.

commit to user

koreksi atas laporan-laporan perbankan tersebut. 4. Pemeliharaan

Pemeliharaan adalah suatu usaha yang dilakukan untuk menjaga dokumen-dokumen dari segala kerusakan baik yang datangnya dari luar maupun dari dalam atau dokumen itu sendiri. Pemeliharaan dokumen pada PD. BPR BKK Boyolali Kota Cabang Ampel masih menggunakan cara tradisional yaitu menggunakan kemoceng dan sapu. Sehingga untuk pemeliharaan arsip di kantor ini masih belum diperhatikan sehingga arsip-arsip yang disimpan menjadi mudah rusak.

Karena Pada PD. BPR BKK Boyolali Kota Cabang Ampel belum ada ruangan khusus untuk arsip, maka dokumen inaktif yang ada dikantor tersebut menjadi tidak terurus dan hanya ditempatkan di gudang kantor, sehingga dalam pemeliharaan dan penjagaan dokumen masih belum maksimal dalam pelaksanaannya.

5. Penyusutan dan pemusnahan dokumen

Dokumen mempunyai nilai dan arti yang penting karena merupakan bahan bukti resmi dalam penyelenggaraan administrasi perusahaan. Volume dokumen meningkat terus seirama dengan perkembangan perusahaan sehingga dapat menimbulkan berbagai masalah antara lain: penyediaan anggaran, tenaga, ruangan, dan perlengkapan serta pengelolaannya. Oleh karena itu penyusutan dan pemusnahan dokumen perlu dilaksanakan untuk mengurangi masalah bertumpuknya dokumen yang tidak berguna lagi. Akan tetapi di PD BPR BKK Boyolali Kota Cabang Ampel ini mengungkapkan bahwa belum pernah melakukan penyusutan atau pemusnahan dokumen, seperti yang disampaikan oleh Bapak Sarwiyanto selaku Pimpinan Cabang PD BPR BKK Cabang Ampel, yaitu :

melakukan penyusutan dan pemusnahan dokumen. Hal ini dikarenakan, belum mengerti dan mengetahui tentang tata cara pemusnahan dan penyusutan dokumen tersebut. Hanya saja disini dokumen yang lebih dari lima tahun disimpan digudang, sedangkan

commit to user

dokumen yang kurang dari lima tahun disimpan di almari (Wawancara tanggal 21 Febuari 2011)

Dalam kegiatan perbankan disana sebenarnya sudah berjalan dua puluh satu tahun yaitu dimulali dari tahun 1990. Pada awalnya PD. BPR BKK BOYOLALI KOTA Cabang Ampel bernama PD. BPR BKK Ampel dan berubah menjadi PD. BPR BKK BOYOLALI KOTA Cabang Ampel Berdasarkan Surat Keputusan Deputi Gurbernur Bank Indonesia Nomor : 7/18/DEP/DpG/2005 tanggal 9 Desember 2005 tentang: pemberian ijin penggabungan usaha (merger) dan Surat Keputusan Gurbernur Jawa Tengah Nomor: 503/01/2006 tanggal 12 Januari 2006 tentang: persetujuan izin penggabungan (Merger).

Dengan demikian dokumen-dokumen transaksi yang ada di PD. BPR BKK BOYOLALI KOTA Cabang Ampel sudah banyak dan memakan tempat penyimpanan, sehingga untuk penyimpanan dokumen yang baru kurang mendapatkan tempat. Dokumen-dokumen transaksi yang ada disana mempunyai masa aktif lima tahun, setelah lima tahun tersebut dokumen sudah tidak terpakai lagi dalam kegiatan perbankan. Walaupun demikian, apabila dokumen tersebut masih berguna, dokumen tersebut akan disimpan. Dalam kenyataannya sampai sekarang di PD. BPR BKK BOYOLALI KOTA Cabang Ampel belum pernah mengadakan penyusutan dan pemusnahan dokumen.

Penyebab di PD. BPR BKK BOYOLALI KOTA Cabang Ampel belum pernah mengadakan kegiatan penyusutan dan pemusnahan dokumen yaitu, kurangnya perhatian pihak PD. BPR BKK Boyolali Kantor Pusat dengan dokumen-dokumen yang sudah ada di kantor-kantor cabangnya sebelum diadakan penggabungan usaha. Sehingga kantor cabang tidak berwenang mengadakan penyusutan dan pemusnahan dokumen sendiri dan menunngu aturan dan perintah dari kantor pusat.

C. Fasilitas Kearsipan

Fasilitas adalah kebutuhan yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan. Keberhasilan suatu pekerjaan tidak terlepas dari peranan sarana dan prasarana yang menunjang. Demikian juga, dengan pengelolaan kearsipan juga

commit to user

fasilitas kearsipan di PD BPR BKK Boyolali Kota Cabang Ampel adalah sebagai berikut:

a. Alat-alat Kearsipan

1) Alat penerimaan dokumen

a) Meja, adalah fasilitas yang digunakan untuk menempatkan dokumen yang masuk pada meja petugas

b) Steples, yaitu alat penjepit kertas agar terlihat rapi.

c) Rak surat, yaitu untuk menyimpan surta yang masuk agar terpisah dengan surat yang lama.

2) Alat penyimpanan dokumen

a) Ordner, semacam map dari karton tebal dan dapat menampung banyak arsip serta didalamnya terdapat besi untuk mengkait arsip yang telah dilubangi pada bagian pinggir arsip tersebut.

b) Map snelhechter, map untuk menyimpan berkas yang telah

diperforator (dilubangi) terlebih dahulu sehingga berkas tersebut tidak dapat lepas dari kaitan.

c) Stopmap, berkas lipatan berdaun yang terbuat dari kertas tebal atau plastik.

d) Alat pelubang kertas, digunakan untuk melubangi surat-surat yang akan disimpan dalam ordner ataupun map snelhechter.

e) Lemari arsip. Adalah lemari yang terbuat dari kayu ataupun metal yang berfungsi untuk menyimpan berbagai macam bentuk arsip, seperti rol film dan ordner.

3) Alat pelaksana korespondensi

Alat pelaksana korespondensi yaitu alat-alat yang digunakan untuk melaksanakan korespondensi atau kegiatan surat menyurat. Adapun alat-alat yang dipergunakan adalah:

1. Mesin ketik

Mesin ketik digunakan untuk membuat tulisan menjadi rapi pada formulir atau bekas yang tidak bisa diketik dengan komputer.

commit to user

Buku register / agenda digunakan untuk mencatat semua dokumen yang masuk dan keluar.

3. Kertas

Kertas merupakan alat yang sangat vital dalam pelaksanaan kegiatan korespondensi. Karena dengan kertas ini dapat tercipta dokumen yang merupakan sumber informasi dan data yang penting bagi kantor tersebut.

4. Stempel

Alat ini digunakan untuk menyetempel surat-surat dinas dan dokumen-dokumen yang penting di kantor tersebut.

5. Komputer

Komputer digunakan untuk memproses semua pekerjaan yang ada di kantor.

Dari uraian di atas, fasilitas kearsian yang digunakan di PD. BPR BKK BOYOLALI KOTA Cabang Ampel sudah memenuhi kebutuhan pelaksanaan pekerjaan kearsipan. Ini terlihat jelas dengan tertib dan lancarnya segala aktivitas yang diselenggarakan pada organisasi perusahaan tersebut.

commit to user

PENUTUP

A. Kesimpulan

Berdasarkan data-data yang telah dikemukakan penulis mengenai tata kearsipan dokumen transaksi pada PD. BPR BKK Boyolali cabang Ampel, maka dapat disimpulkan sebagai berikut :

1. Penerimaan dan pencatatan dokumen pada PD. BPR BKK Boyolali Cabang Ampel sudah terlaksana dengan baik. Hal ini dapat terlihat dari adanya proses pengurusan dokumen tersebut dilaksanakan secara cepat dan mempunyai alur yang jelas. Dokumen-dokumen transaksi yang masuk dicatat dalam buku mutasi kas.

2. Penyimpanan dokumen yang digunakan pada PD. BPR BKK Boyolali Cabang

Ampel adalah dengan menggunakan asas sentralisasi dimana dokumen-dokumen disimpan pada satu tempat. Sedangkan sistem penyimpanan yang digunakan di PD. BPR BKK Boyolali Cabang Ampel dengan menggunakan sistem kronologis atau urutan tanggal.

3. Pemeliharaan dan penjagaan dokumen di PD. BPR BKK Boyolali Cabang Ampel dengan cara membersihkan tempat penyimpanan arsip setiap hari menggunakan kemoceng dan sapu oleh petugas kebersihan.

4. Penyusutan dan pemusnahan dokumen di PD. BPR BKK Boyolali Cabang Ampel belum pernah terlaksana sehingga dokumen-dokumen yang lama atau sudah tidak terpakai hanya menumpuk di kantor atau ditempatkan di gudang kantor hal ini disebabkan karena kurangnya perhatian dari kantor pusat PD. BPR BKK Boyolali Kota terhadap dokumen-dokumen yang sudah ada di kantor cabang sebelum diadakanya merger atau penggabungan usaha.

5. Fasilitas kearsipan yang ada di PD. BPR BKK Boyolali Cabang Ampel sudah dapat terpenuhi. Sehingga peralatan dan perlengkapan dalam kegiatan kearsipan dapat terlaksana dengan baik.

commit to user

B. Saran

Berdasarkan hasil pengamatan dan kesimpulan tersebut maka penulis memberikan saran-saran yang sekiranya dapat bermanfaat bagi pihak-pihak yang bersangkutan, diantanya :

1. Mengenai masalah penyimpanan dokumen masih kurang maksimal karena keterbatasan ruang atau tempat, dokumen-dokumen yang sudah tidak terpakai lagi masih menumpuk sehingga banyak memakan tempat untuk dokumen yang masih aktif. Sebaiknya PD. BPR BKK Boyolali Pusat membuat aturan yang jelas tenteng pemusnahan dan penyusutan dokumen sehigga di PD. BPR BKK Boyolali Kota Cabang Ampel bisa melakukan pemusnahan dan penyusutan arsip. Dengan demikian akan lebih banyak tempat untuk dokumen-dokumen yang masih aktif.

2. Dalam pemeliharaan dan penjagaan dokumen pada PD. BPR BKK Boyolali Cabang Ampel sebaiknya selain membersihkan ruangan dan tempat dokumen secara berkala, juga harus menjaga keadaan dokumen supaya tetap dalam keadaan yang baik, dengan cara memberi alas berupa kertas pada almari dokumen sebelum menempatkan dokumen, dan juga memberi obat anti serangga supaya dokumen terhindar dari serangga yang bisa merusak dokumen tersebut.