commit to user
5
BAB II Tinjauan Pustaka
A. Tata
Kata tata berasal dari bahasa Jawa Kuno yang biasa disebut
tata
atau
nata
.
tatha
mengurus dan menyusun. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia 2007:1147 , kata tata diartikan sebagai aturan biasanya diakai dalam kata majemuk; kaidah,
aturan, dan susunan; cara menyusun; sistem. Berdasarkan pengertian di atas dapat diambil kesimpulan bahwa kata tata
mengandung arti kegiatan mengurus, mengolah, mengatur, maupun menyusun.
B. Arsip Dan Dokumen
Menurut Undang-undang No. 7 tahun 1971, arsip adalah : a.
Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga dan badan- badan pemerintah dalam bentuk corak apapun , baik dalam keadaan tunggal
maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah. b.
Naskah-naskah yang di buat dan diterima oleh badan-badan swasta atau perorangan , dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal
maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Pada Undang-undang tersebut arsip dibedakan menjadi 2 golongan
menurut fungsinya, yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip Dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan,
peyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara. Arsip Statis adalah arsip
yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan , peyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari
administrasi Negara. Zulkifli Amsyah 1998:2, Arsip dinamis adalah Arsip yang masih berada
di berbagai kantor, baik kantor pemerintah, swasta atau organisasi kemasyarakatan, karena masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan,
commit to user
6
pelaksanaan dan kegiatan administrsi lainya. Arsip dinamis dam bahasa inggris disebut
record.
Sedangkan arsip statis adalah arsip-arsip yang disimpan di arsip nasional ARNAS yang berasal dari arsip dinamis dari berbagai kantor. Arsip statis ini
dalm bahasa inggris disebut
archieve
Gambar 2.1 Pembagian Arsip Secara singkat
records
dokumen diartikan sebagai setiap lembaran dalam bentuk maupun dalam wujud apa pun yang berisi informasi atau keterangan untuk
disimpan sebagai bahan pembuktian atau bahan pertanggung jawaban atas suatu peristiwa atau kejadian. Ig. Wursanto 1991:15
Menurut The Georgia Archives 2004 dalam Badri Munir Sukoco 2007:81-84 Dokumen adalah informasi yang dikumpulkan dan diakses serta
digunakan. Adapun The International Standard Organization ISO on Records Management ISO 15489 Dokumen adalah informasi yang diciptakan, diterima,
dan dikelola sebagai bukti maupun informasi yang oleh organisasi atau perorangan digunakan untuk memenuhi kewajiban hukum dan transaksi bisnis.
Deserno dan Kynaston 2005, dokumen sebagai semua media yang mempunai nilai historis atau hukum sehingga disimpan secara permanen.
Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia 2007:272, dokumen diartikan sebagai surat yang tertulis atau tercetak yang dapat dipakai sebagai bukti
keterangan seperti akta kelahiran, surat nikah, surat perjanjian; barang cetakan atau naskah karangan yang dikirm melalui pos; rekaman suara, gambar dalam film
dan sebagainya yang dapat dijadikan bukti keterangan. Aktif
Arsip Dinamis
Record
Dokumen Inaktif
Arsip Arsip Statis
Archieve
commit to user
7
Menurut Basuki 2003 dalam Badri Munir sukoco 2007:83 dokumen harus mempunyai syarat yang ditentukan, lengkap, cukup bermakna,
komprehensif, tepat dan tidak melanggar hokum. Dokumen dapat dibagi menjadi beberapa kategori, kategori yang lazim digunakan meliputi:
a. Dokumen administrasi yaitu meliputi dokumentasi prosedur, formulir dan
korespondensi.Contohnya; buku log yang menyangkut pemekaran dan pembukan pekerjan.
b.
Dokumen akuntansi yaitu meliputi laporan, formulir dan korespondensi terkait. Contohnya; tagihan,
invoice,
arsip dinamis rekening bank, laporan penagihan nasabah.
c.
Dokumen proyek yaitu meliputi nota doumentasi pengembangan produk dan sebagainya yang berkaitan dengan proyek tertentu.
d.
Berkas kasus meliputi dokumen nasabah, asuransi, kontrak dan berkas tuntutan hukum.
Berdasarkan penggunaannya, dokumen dapat digolongkan sebagai berikut Deserno dan Kynaston, 2005:
1. Dokumen aktif, yaitu dokumen yang digunakan secara kontinyu dan terus
menerus bagi kelangsungan pekerjaan di unit kerjanya, minimal 12 kali dalam setahun.
2. Dokumen inaktif, yaitu dokumen jangka panjang dan dokumen semi aktif.
Dokumen disebut semi aktif bila hanya digunakan minimal 5 kali dalam setahun. Dokumen jangka panjang memiliki nilai bersinambungan bagi
pelaksanaan operasi perusahaan dan disimpan untuk jangka waktu tertentu sesuai dengan jadwal retensi dokumen.
C. KEARSIPAN
Kategori