commit to user
7
Menurut Basuki 2003 dalam Badri Munir sukoco 2007:83 dokumen harus mempunyai syarat yang ditentukan, lengkap, cukup bermakna,
komprehensif, tepat dan tidak melanggar hokum. Dokumen dapat dibagi menjadi beberapa kategori, kategori yang lazim digunakan meliputi:
a. Dokumen administrasi yaitu meliputi dokumentasi prosedur, formulir dan
korespondensi.Contohnya; buku log yang menyangkut pemekaran dan pembukan pekerjan.
b.
Dokumen akuntansi yaitu meliputi laporan, formulir dan korespondensi terkait. Contohnya; tagihan,
invoice,
arsip dinamis rekening bank, laporan penagihan nasabah.
c.
Dokumen proyek yaitu meliputi nota doumentasi pengembangan produk dan sebagainya yang berkaitan dengan proyek tertentu.
d.
Berkas kasus meliputi dokumen nasabah, asuransi, kontrak dan berkas tuntutan hukum.
Berdasarkan penggunaannya, dokumen dapat digolongkan sebagai berikut Deserno dan Kynaston, 2005:
1. Dokumen aktif, yaitu dokumen yang digunakan secara kontinyu dan terus
menerus bagi kelangsungan pekerjaan di unit kerjanya, minimal 12 kali dalam setahun.
2. Dokumen inaktif, yaitu dokumen jangka panjang dan dokumen semi aktif.
Dokumen disebut semi aktif bila hanya digunakan minimal 5 kali dalam setahun. Dokumen jangka panjang memiliki nilai bersinambungan bagi
pelaksanaan operasi perusahaan dan disimpan untuk jangka waktu tertentu sesuai dengan jadwal retensi dokumen.
C. KEARSIPAN
Salah satu jenis pekerjaan kantor yang banyak dilakukan oleh setiap instansi atau lembaga adalah menyimpan warkat dan surat-surat lainya. Aktivitas
yang berhubungan dengan menyimpan warkat dan surat-surat ini sering disebut dengan kearsipan.
Dalam Kamus Administrasi Perkantoran Ig. Wursanto 1991 : 15 yang dimaksud dengan
filing
atau penyimpanan warkat adalah kegiatan menaruh
commit to user
8
warkat-warkat dalam suatu tempat penyimpanan secara tertib menurut sistem, susunan dan tata cara yang telah ditentukan, sehingga pertumbuhan warkat-warkat
itu dapat dikendalikan dan setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali
Sedangkan dalam buku pengurusan surat dan kearsipan Depdikbud, -
bahan atau warkat- warkat secara sistematis. Sehingga bahan-bahan tersebut dengan cepat dapat dic
Kearsipan adalah unsur-unsur ketatausahaan atau semua urusan perkantoran, segala kertas, naskah, buku, foto, film, mikrofilm, rekaman suara,
gambar peta, bagian atau dokumen-dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya, aslinya atau salinannya, serta dengan segala cara penciptaannya, dan
yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti atas tujuan, organisasi, fungsi-fungsi, kebijakan-kebijakan, keputusan-keputusan, pekerjaan-
pekerjaan, dan kegiatan pemerintah yang lainnya, atau karena pentingnya informasi, yang terkandung didalamnya, Ig. Wursanto, 1991 : 18
Dari beberapa definisi diatas, dapat ditarik kesimpulan bahwa kearsipan atau administrasi kearsipan adalah suatu proses kegiatan pengaturan warkat dan
dokumen dengan mempergunakan suatu sistem tertentu, sehingga sewaktu-waktu dipergunakan dapat diketemukan kembali dengan tepat dan cepat.
D. Tata Kearsipan Dokumen Transaksi
Transaksi dalam Kamus besar Bahasa Indonesia diartikan sebagai Persetujuan jual beli dalam perdagangan antara dua pihak; pelunasan
pemberesan pembayaran seperti dalam Bank Jadi Tata Kearsipan Dokumen Transaksi adalah suatu sistem atau cara
pengurusan warkat atau surat-surat yang tertulis, tercetak dalam bentuk huruf, angka atau gambar sebagai bukti keterangan pemberesan atau pembayaran
sesuatu,yang masih dipergunakan secara langsung dalam proses kegiatan kantor sehari-hari.Dalam kegiatan tersebut meliputi pencatatan, pengendalian dan
pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan, dan pemusnahan
.
commit to user
9
E. Prosedur Kerja Kearsipan
