commit to user
1
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar belakang Masalah
Dalam setiap organisasi baik itu organisasi pemerintah maupun organisasi swasta mempunyai tujuan tertentu yang sudah ditetapkan. Untuk
mencapai tujuan tersebut suatu organisasi harus melakukan aktivitas pokok dan aktivitas penunjang. Pekerjaan kantor atau ketatausahaan merupakan salah satu
aktivitas penunjang. Pekerjaan kantor tersebut meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-warkat tertulis dari laporan-laporan sebagai
cara untuk meringkas banyak hal dengan cepat guna, dan menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan kontrol dari pimpinan.
Salah satu pekerjaan kantor yang banyak dilaksanakan di berbagai organisasi adalah menyimpan warkat, arsip atau dokumen. Dan kegiatan ini
lebih dikenal dengan istilah kearsipan. Administrasi kearsipan dapat didefinisikan sebagai kegiatan pengurusan arsip dari pengkonsepan, pencetakan,
penyimpanan, penemuan, penyelamatan pengamatan, pemeliharaan, dan perawatan dan penyusutan arsip.
Kearsipan mempunyai peranan yang sangat penting dalam suatu organisasi yaitu sebagai pusat ingatan, sumber informasi dan sebagai alat
pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka melaksanakan segala kegiatan perencanaan, penganalisaan, perumusan
kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, penilaian, pengendalian dan pertanggungjawaban dengan setepat-tepatnya.
Dalam undang-undang tentang ketentuan-ketentuan pokok-pokok kepentingan organisasi yang akan datang perlu diselamatkan bahan-bahan bukti
yang nyata, benar dan lengkap mengenai kehidupan kebangsaan bangsa Indonesia di masa lampau, sekarang dan yang akan datang, dan berhubungan
dengan hal itu perlu diatur ketentuan-ketentuan
commit to user
2
ini menegaskan bahwa pemerintah juga menyadari tentang pentingnya tentang administrasi kearsipan.
Mengingat peran arsip bagi kelangsungan hidup suatu organisasi, diperlukan adanya suatu penataan terhadap informasi-informasi dengan baik
dalam rangka membantu kelancaran mekanisme kerja dari keseluruhan aktivitas yang ada dalam organisasi. Hal ini harus di dukung pula oleh peralatan dan
tenaga-tenaga yang profesional dan benar-benar menguasai bidangnya. Karena bidang kearsipan sama pentingnya dengan bidang-bidang kerja yang lainnya,
maka tidak sembarangan orang bisa ditempatkan dalam bidang ini. Untuk itu harus betul-betul orang yang berkompeten di bidangya dan dapat dipercaya baik
dalam keahliannya, kecakapannya maupun kejujurannya dalam menangani arsip. Sehinga apabila ada masalah yang sewaktu-waktu timbul, dapat
diantisipasi dan diselesaikan dengan baik dan menyeluruh. Meskipun bidang kearsipan mempunyai peranan yang penting dalam administrasi organisasi, tapi
kenyataannya masih banyak organisasi pemerintah maupun swasta yang belum melakukan penataan arsip dengan baik. Masih banyak dijumpai arsip-arsip yang
hanya ditumpuk di dalam gudang, sehingga arsip atau dokumen tersebut cepat rusak dan sulit untuk ditemukan kembali sewaktu-waktu dibutuhkan. Sehingga
dengan demikian malah akan mengakibatkan kerugian organisasi tersebut, baik itu dalam hal waktu, tenaga maupun biaya.
Agar setiap arsip dapat terawat dan dipelihara dengan baik, maka diperlukan suatu sistem penyimpanan atau pengelolaan arsip. Sehingga arsip
tersebut dapat menunjang kelancaran pekerjaan kantor atau organisasi dengan didukung oleh peralatan dan perlengkapan yang memadai. Sistem penyimpanan
arsip yang teratur dan tertib dapat membantu organisasi dalam menyajikan data dan informasi dengan cepat dan tepat. Tanpa arsip tidak mungkin dapat
mengingat segala dokumen dan catatan yang begitu kompleks. Berdasarkan uraian diatas, penulis mengambil lokasi di PD BPR BKK
Boyolali Kota cabang Ampel, karena dokumen sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan sehingga perlu dikaji kembali untuk menunjang kegiatan
perusahaan. Oleh karena itu masalah penataan dan pengelolaan harus ditangani dengan sungguh-sungguh agar bisa meningkatkan daya guna dan hasil guna
commit to user
3
perusahaan. Hal ini terbukti bahwa dengan menggunakan sistem penataan dokumen yang sesuai, maka akan mempermudah penemuan kembali sewaktu-
waktu dibutuhkan. Adapun jenis arsip dan jumlah arsip khususnya arsip transaksi yang
dikelola PD BPR BKK Boyolali Kota cabang Ampel tercatat rata-ratanya sebagai berikut :
Table 1.1 Daftar Transaksi Rata-rata Bulan Februari Tahun 2011 PD BPR BKK Boyolali Kota Cabang Ampel
Transaksi Jumlah
Penabung 520 orang
Pengambilan Tabungan 260 orang
Pembukaan Tabungan Baru 84 orang
Pembukaan Deposito 3 orang
Pengambilan Deposito 5 orang
Pembukaan Kredit Baru 75 orang
Pengangsur kredit 522 orang
Ditambah lagi titipan PLN, PDAM, dan telepon setiap harinya Dengan demikian di PD. BPR BKK Boyolali Kota Cabang Ampel arus
kegiatan transaksi disana ramai, setiap harinya petugas harus mengolah dan memproses dokumen kegiatan transaksi tersebut. Hal ini mulai dari tahap
penerimaan transaksi, pencatatan, penyimpanan sampai penggunaan kembali. Dokumen-dokumen transaksi juga mempunyai peranan sebagai pusat ingatan,
sumber informasi dan sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengambilan keputusan, pembuatan
laporan, penilaian, pengendalian dan pertanggungjawaban dengan setepat- tepatnya.
commit to user
4
B. Rumusan Masalah
Kategori