commit to user
9
E. Prosedur Kerja Kearsipan
Kegiatan yang termasuk dalam kerja kearsipan adalah penerimaan, pencatatan,
penyimpanan, penggunaan,
pemeliharaan, penyusutan
dan pemusnahan. Ig.Wursanto, 1991:15
1. Penerimaan dan pencatatan
Kegiatan administrasi yang pertama kali dilakukan oleh suatu organisasi adalah penerimaan dan pencatatan arsip yang untuk selanjutnya
dilakukan kegiatan penyimpanan arsip. Menurut Ig.Wursanto 1991:110 penanganan dokumen masuk sebaiknya ditangani oleh suatu unit tersendiri
yaitu unit kearsipan yang disertai dengan pencatatan sesuai dengan ketentuan atau prosedur yang telah ditentukan. Pada tahap awal dari proses atau daur
hidup arsip, arsip mempunyai berbagai bentuk misalnya ; surat, dokumen, formulir, data dan sebagainya. Dengan pencatatan tersebut pegawai akan lebih
mudah dalam melakukan pengawasan atau pengontrolan kepada arsip yang dikelola.
2. Penyimpanan
Penyimpanan yaitu penempatan dokumen sesuai dengan sistem penyimpanan dan peralatan yang diperlukan. Arsip perlu disimpan karena
karena mempunyai nilai dan kegunaan bagi organisasi yaitu sebagai sumber informasi, untuk mengetahui usaha-usaha yang telah dicapai baik mengenai
kegagalan maupun keberhasilanya, dan yang paling penting adalah sebagai bahan evaluasi demi kelangsungan organisasi. Menurut Basir Barthos
1990:115 ada 8 nilai kegunaan arsip yaitu : a.
Nilai kegunaan Administrasi b.
Nilai kegunaan dokumentasi c.
Nilai kegunaan hukum d.
Nilai kegunaan fiscal e.
Nilai kegunaan perorangan f.
Nilai kegunaan pemeriksaan g.
Nilai kegunaan penunjang h.
Nilai kegunaan penelitian sejarah
commit to user
10
Arsip disimpan berdasarkan suatu sistem tertentu yang memungkinkan penemuan kembali secara cepat. Menurut AW Widjaja
1986:104-109 ada 5 macam sistem penyimpanaan yaitu; 1.
Sistem Abjad
Alphabetical Filing Sistem
Sistem abjad adalah suatu sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan abjad. Dalam sistem ini semua arsip atau
dokumen diatur berdasarkan abjad nama orang, organisasi atau kantor.
Abjad yang dijadikan dasar kode adalah abjad pertama dari unit pertama dari sesuatu nama atau judul. Dalam sistem abjad diambil
dari abjad pertama nama si pengirim atau si penerima surat. Untuk menentukan dengan pasti unit pertama, kedua, ketiga dari judul nama
dalam rangka penyimpanan arsip, maka perlu ditetapkan terlebih dahulu peraturan yang mantap guna tercapainya keseragaman dan
mempermudah petugas dalam penataan arsip. Apabila pada surat yang akan disimpan terdapat judul surat lebih
dati satu, maka untuk memudahkan penemuan kembali pada waktu diperlukan nanti, surat tersebut perlu dibuatkan lembar penunjuk
silangnya, yang cukup dituliskan pada kolom catatan kartu kendali. 2.
Sistem Pokok Soal
Subject Filing Sistem
Dalam sistem ini semua dokumen disusun dan dikelompokkan berdasarkan pokok soal atau masalah. Satu masalah dapat dipecah
menjadi sub-masalah, sub-masalah dapat dipecah lagi menjadi sub- sub masalah dan seterusnya sampai pada masalah yang terkecil. Arsip
mengenai masalah yang sama ditempatkan dalam satu atau lebih folder atau map yang sudah diberi label yang bertuliskan judulnya dan
terletak di kanan atas secara horizontal. 3.
Sistem Nomor atau Angka
Numerical Filing Sistem
commit to user
11
Sistem nomor atau angka sering disebut kode klasifikasi persepuluhan. Pada sistem ini yang dijadikan kode surat adalah nomor
yang ditetapkan sendiri oleh unit organisasi yang bersangkutan. Contoh:
000 Personalia
100 Keuangan Main Subject
200 Material
000 Personalia
010 Formasi
020 Lamaran
Sub Subject 030
Pengangkatan 000
Personalia 010
Formasi 011
Formasi Guru TK 012
Formasi Guru SLTP Sub-sub Subject
013 Formasi Guru SMA
4. Sistem Wilayah atau Daerah
Geograpgical Filing Sistem
Dalam sistem ini susunan arsip diatur berdasarkan judul nama wilayah atau daerah. Sama halnya dengan sistem abjad dan sistem
nomor, susunan guide dan folder atau mapnya diatur menurut tingkat judul wilayah seperti negara, provinsi, kabupaten, kecamatan dan
seterusnya. Sedangkan dalam tempat penyimpanannya itu sendiri sistem wilayah ini harus dibantu dengan sistem lain seperti sistem
abjad atau sistem tanggal. Cara ini menggunakan setiap surat yang berasal dari daerah yang sama, disimpan pada tempat yang sama pula.
Apabila petugas arsip menggunakan sistem tanggal, maka ia harus mempersiapkan guide dan folder sebanyak yang diperlukan pada
sistem tanggal. 5.
Sistem Tanggal
Chronological Filing Sistem
commit to user
12
Susunan arsip dan sistem ini diatur berdasarkan waktu seperti tahun, bulan dan tanggal. Hal yang dijadikan petunjuk pokok adalah
tahun, kemudian bulan dan tanggal. Cara kronologis digunakan dalam filing jika arsip merupakan rangkaian yang menyangkut suatu masalah
yang sama dan berasal dari instansi yang sama pula. Perbedaannya hanya didasarkan pada tanggal surat, oleh karena
itu indeksnya mungkin nama instansi atau masalah yang sama namun judulnya adalah tanggal. Penulisan indeks : tanggal-bulan-tahun atau
tahun-bulan-tanggal. Bentuk penulisannya harus dengan angka. Contoh :
Kode 260182 menyatakan tanggal 26, bulan Januari, tahun
1982 Kode 820126
menyatakan tahun 1982, bulan Januari, tanggal 26.
Dalam penyelenggaraan penyimpanan arsip menurut zulkifli Amsyah 1998:16 ada tiga macam asas penyimpanan yaitu:
1 Asas sentralisasi
Adalah cara penyimpanan arsip yang dipusatkan di satu unit kerja khusus, yang lazim disebut sentral file
Keuntungan : a.
Ruang dan peralatan arsip dapat dihemat. b.
Petugas dapat mengkonsentrasikan diri khusus pada pekerjaan kearsipan.
c. Kantor hanya menyimpan satu arsip, duplikasinya dapat
dimusnahkan. d.
Sistem penyimpanan dari berbagai macam arsip dapat diseragamkan.
Kerugian : a.
Sentralisasi arsip hanya efisien dan efektif untuk organisasi kecil.
commit to user
13
b. Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu sistem
penyimpanan yang seragam. c.
Unit kerja yang memerlukan arsip akan memakan waktu lebih lama untuk memperoleh arsip yang diperlukan.
2 Asas desentralisasi
Berarti bahwa semua unit kerja mengelola arsipnya masing- masing. Sistem yang digunakan pada masing-masing unit kerja
tergantung pada ketentuan kantor yang bersangkutan. Keuntungan :
a. Pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai kebutuhan unit kerja
masing-masing b.
Keperluan akan arsip mudah dipenuhi, karena berada pada unit kerja sendiri
c. Penanganan arsi lebih mudah dilakukan, karena arsipnya sudah
dikenal baik. Kerugian:
a. Penyimpanan arsi tersebar di berbagai lokasi, dan dapat
menimbulkan duplikasi arsip yang disimpan. b.
Kantor harus menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip di setiap unit kerja, sehingga penghematan pemakaian peralatan
dan perlengkapan sukar dijalankan. c.
Penataan dan pelatihan kearsipan perlu diadakan karena petugas-petugas umumnya bertugas rangkap dan tidak
mempunyai latar belakang pendidikan tentang kearsipan. d.
Kegiatan pemusnahan arsip harus dilakukan setiap unit kerja dan ini merupakan pemborosan.
3 Asas campuran
Asas campuran adalah sistem penyimpanan arsip dimana arsip yang aktif dikelola di unit kerja masing-masing pengolah dan
arsip yang sudah kurang dipergunakan dikelola di sentral arsip.
commit to user
14
3. Penggunaan
Dalam pelaksanaan kegiatan organisasi, kadang memerlukan arsip yang sudah lama disimpan untuk membantu menyelesaikan suatu persoalan.
Menurut Basir Barthos 1990: 109 arsip berdasarkan fungsinya dibedakan menjadi 2 yaitu sebagai berikut:
a. Arsip dinamis
Arsip dinamis adalah arsip-arsip yang masih sering dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan
kebangsaan pada umumnyadipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara.
b. Arsip statis
Arsip statis adalah arsip-arsip yang dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya
maupun penyelenggaraan sehari-hari administrasi. 4.
Pemeliharaan Pemeliharaan menurut Ig. Wursanto 1991: 220 adalah usaha yang
dilakukan untuk menjaga arsip-arsip dari segala kerusakan dan kemusnahan yang datangnya dari arsip itu sendiri maupun yang datang dari luar.
Pemeliharaan arsip dapat dilakukan dengan usaha-usaha sebagai berikut: a.
Pengaturan ruangan. b.
Menjaga kebersihan yang melliputi kebersihan ruangan dan kebersihan arsip itu sendiri.
c. Pemeliharaan tempat penyimpanan arsip.
5. Penyusutan
Selama organisasi masih menjalankan aktivitasnya, maka pelayanan administrasi berlangsung terus sehingga volume arsip pada organisasi itu
semakin hari semakin bertambah. Arsip-arsip yang dimiliki oleh suatu organisasi tidak selamanya
mempunyai nilai kegunaan abadi. Arsip yang sudah tidak mempunyai nilai kegunaan, apabila disimpan terus-menerus akan menimbulkan masalah
tersendiri baik bagi para pegawai pada umumnya maupun bagi pegawai kearsipan khususnyadan bagi pimpinan organisasi itu sendiri. Untuk
commit to user
15
mengatasi masalah tersebut diperlukan penyusutan tehadap arsip-arsip yang benar-benar tidak mempunyai nilai kegunaan lagi. Menurut Arsip Nasional RI
dalam Ig. Wursanto, 1991: 209 penyusutan dan penghapusan arsip berarti pemindahan arsip-arsip dari file aktif ke file inaktif atau pemindahan arsip dari
unit pengolah ke pusat penyimpanan arsip. 6.
Pemusnahan Ig. Wursanto 1991: 207 memberikan pendapat bahwa pemusnahan
arsip adalah tindakan atau kegiatan menghancurkan secara fisik arsip yang sudah berakhir fungsinya serta yang tidak memiliki nilai guna. Penghancuran
tersebut harus dilakukan secara total yaitu dengan cara membakar habis, dicacah atau dengan cara lain sehingga tidak dapat dikenal lagi baik isi
maupun bentuknya. Sesuai PP No. 341979 tentang Penyusutan Arsip, pemusnahan arsip dapat dilakukan oeh lembaga-lembaga Negara atau badan-
badan pemerintahan terhadp arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaan dan telah melampaui jangka waktu penyimpanan sebagaimana tercantum dalam
jadwal retensi arsip pada masing-masing instansi. Sebelum dilakukan pemusnahan terlebih dahulu harus membuat berita acara pemusnahan.
F. Faktor-faktor yang mempengaruhi tata pelaksanaan kearsipan
Kategori