Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Akademik Berbasis Web Pada Madrasah Ahliyah Kota Baru Karawang

ii ABSTRACT

Madrasah Aliyah Al Ahliyah is a formal educational institution equivalent to high school. Based on the results of the study, that academic information system that is running the Madrasah Aliyah Al Ahliyah still using Microsoft office applications in data processing students, teachers, class divisions, student attendance, schedule pelajara, the students and report cards that are less effective and efficient because there is no media a more integrated storage and the occurrence of duplicate data. At the Madrasah Aliyah lack of meetings with party sekolak student trustee in overseeing the development of students and still lack the delivery of academic information to students.

The research method used is prototype method as well as a method of system development, when the current stage there are deficiencies in the previous stage may be additions or repairs immediately without having completed the final stage prior. The software for the design and implementation of programs using xampp as a webserver, MySQL as database and Adobe Dreamweaver CS 5 as the editor writing the PHP files and HTML.

With the web-based academic information system that is made is expected to provide convenience in processing, archiving, delivery of information to the data value of students' report cards and student attendance data processing as well as having a more integrated storage media, and alternative media in addition to the interactive media and alternative media in an online presentation of academic information between students, teachers and the parents with the school.

Keywords: Academic, Academic Information Systems Web-based, Academic Information System

i

ABSTRAK

Madrasah Aliyah Al Ahliyah merupakan sebuah lembaga pendidikan formal yang sederajat dengan sekolah menengah umum. Berdasarkan hasil penelitian, bahwa sistem informasi akademik yang sedang berjalan pada Madrasah Aliyah Al Ahliyah masih menggunakan aplikasi Microsoft office pada pengolahan data siswa, guru, pembagian kelas, absensi siswa, jadwal pelajara, nilai siswa dan raport sehingga kurang efektif dan efisien karena belum adanya media penyimpanan yang lebih terintegrasi dan akan terjadinya kerangkapan data. Pada Madrasah Aliyah kurangnya pertemuan wali siswa dengan pihak sekolak dalam mengawasi perkembangan siswa dan masih kurangnya penyampaian informasi akademik kepada siswa.

Metode penelitian yang digunakan adalah metode prototype yang sekaligus menjadi metode pengembangan sistem, apabila pada tahap yang sedang berjalan terdapat kekurangan pada tahap sebelumnya dapat dilakukan penambahan atau perbaikan langsung tanpa harus menyelesaikan tahap akhir terlebih dahulu. Adapun perangkat lunak untuk perancangan dan implementasi program menggunakan xampp sebagai webserver, MySQL sebagai database dan Adobe Dreamweaver CS 5 sebagai editor penulisan file-file PHP dan HTML.

Dengan adanya Sistem informasi akademik berbasis web yang dibuat diharapkan dapat memberikan kemudahan dalam pengolahan, pengarsipan, penyampaian informasi kepada siswa data nilai raport dan pengolahan data absensi siswa serta memiliki media penyimpanan yang lebih terintegrasi, dan media alternatif selain itu dapat menjadi media interaktif dan media alternatif dalam penyajian informasi akademik secara online antara siswa, guru serta pihak orang tua dengan sekolah.

Kata kunci: Akademik, Sistem Informasi Akademik berbasis Web, Sistem Informasi Akademik

1

1.1Latar Belakang Penelitian

Pembangunan dunia pendidikan yang selalu mengalami perkembangan pesat seiring dengan laju perkembangan teknologi informasi yang sangat beraneka ragam, diperlukan peningkatan mutu dan mekanisme pelayanan di bidang pendidikan agar lebih berdaya guna dan berhasil guna, sehingga Sumber Daya Manusia (SDM) yang diciptakan dapat berpartisipasi dalam membangun dunia luar sesuai dengan kemampuannya. Sekolah-sekolah negeri maupun swasta sudah banyak yang menampilkan sistem informasi akademik berbasis Web. Pengelolaan sistem informasi berbasis web yang telah ada masih perlu di maksimalkan, karena Website hanya dapat di aksesmelalui aplikasi webbrowser di internet, semakin menjamurnya internet di kalangan siswa bukan tidak mungkin sistem informasi akademik dapat dilihat melalui internet karena sudah banyak Warung Internet (Warnet).

Munculnya media internet akan sangat memudahkan dalam pembelajaran sesuatu yang baru, karena dengan mengakses segala informasi yang ada di internet akan menambah pengetahuan kita. Pencarian-pencarian informasi dapat dilakukan melalui media pencarian search engine. Banyak sekali media internet yaitu situs-situs yang memberi fasilitas ini misalnya GOOGLE, YAHOO, MSN, BING dan search enginesejenisnya. Media pencarian ini akan lebih mudah mendapatkan informasi yang kita inginkan, tidak hanya untuk pencarian situs

2

tetapi dapat juga mencari file-file yang berekstensi dapat di upload atau di download.

Madrasah Aliyah Al Ahliyah merupakan jenjang pendidikan menengah pada pendidikan formal di Indonesia, setara dengan sekolah menengah atas yang pengelolaannya dilakukan oleh Departemen Agama. Madrasah Aliyah Al Ahliyah berbasis kompetensi kader bangsa yang berorientasi ke depan dalam membangun bangsa, dengan keunggulan mengoptimalkan bakat para siswa terutama dalam bidang ilmu agama dan umum. Setiap tahunnya meluluskan ratusan siswa menyiapkan ketrampilan bagi alumnus sekolah dalam rangka meneruskan kejenjang keperguruan tinggi atau hidup bermasyarakat serta berakhlaqul karimah. Kelemahan di Madrasah Aliyah Al Ahliyah adalah dalam hal menyajikan sistem informasi sekolah dan memonitoring kegiatan siswa.

Sistem akademik yang sedang berjalan masih menggunakan aplikasi Microsoft office pada pengolahan data siswa, guru, pembagian kelas, absensi siswa, jadwal pelajara, nilai siswa dan raport sehingga kurang efektif dan efisien karena belum adanya media penyimpanan yang lebih terintegrasi dan akan terjadinya kerangkapan data. Pada Madrasah Aliyah masih kurangnya pertemuan wali siswa dengan pihak wali siswa dalam mengawasi perkembangan siswa dan masih kurangnya penyampaian informasi akademik kepada siswa.

Untuk itulah penulis memberikan solusi dengan perancangan Sistem Informasi Akademik Berbasis Web menggunakan program editor Adobe Dreamweaver CS5 dalam pendisainan Sistem Informasi Akademik Berbasis Web

yang di aplikasikan dengan sebuah aplikasi web server yang bernama XAMPP Version 1.7.3 yang didalamnya sudah terdapat pemroses bahasa pemrograman PHP danMySQL untuk membantu pendataan dan penyimpanan database secara komputasi yang lebih efektif dan efisien.

1.2Identifikasi dan Rumusan Masalah

Pengidentifikasi dan rumusan masalah merupakan proses yang boleh dikatakan paling penting karena menentukan ada dan tidak nya permasalahan pada saat penelitian pada Madrasah Aliyah Al Ahliyah, berikut merupakan identifikasi dan rumusan masalah:

1.2.1 Identifikasi Masalah

Berdasarkan latar belakang permasalahan dalam penelitian ini, maka penulis mencoba untuk mengidentifikasi masalah yang berkaitan dengan sistem informasi akademik di Madrasah Aliyah Al Ahliyahyaitu:

1. Kurangnya pertemuan wali siswa dengan pihak sekolah sehingga kurang terjalinnya kerjasama antara pihak sekolah dengan pihak wali siswa dalam mengawasi perkembangan siswa.

2. Belum ada media online untuk menyajikan informasi akademis.

3. Pengolahan data siswa, guru, rapor, absensi, dan jadwal pelajaran yang dilakukan saat ini masih menggunakan aplikasi perkantoran yaitu Microsoft office pada umumnya, karena belum adanya media penyimpanan yang lebih terintegrasi sehingga kurang efektif dan

4

efisiendan belum berbasis web sehingga informasi yang dibutuhkan tidak bisa diakses kapan saja dan dimana saja oleh pihak yang membutuhkan data akademik.

4. Aplikasi yang berjalan tidak melakukan validasi kerangkapan data sehingga sering terjadi kerangkapan data.

5. Masih kurangnya penyampaian informasi kepada siswa tentang informasi akademik.

1.2.2 Rumusan Masalah

Atas dasar identifikasi masalah yang telah dipaparkan diatas, maka penulis merumuskan permasalahan sebagai berikut :

1. Bagaimana Sistem Informasi Akademik yang sedang berjalan pada Madrasah Aliyah Al Ahliyah.

2. Bagaimana merancang Sistem Informasi Akademik berbasis web pada Madrasah Aliyah Al Ahliyah.

3. Bagaimana menguji Sistem Informasi Akademik berbasis web pada Madrasah Aliyah Al Ahliyah.

4. Bagaimana mengimplementasikan Sistem Informasi Akademik berbasis web pada Madrasah Aliyah Al Ahliyah.

1.3Maksud dan Tujuan Penelitian

1.3.1 Maksud Penelitian

Maksud penulis dalam melakukan penelitian ini adalah untuk mengetahui sistem yang berjalan dilingkungan Madrasah Aliyah Al Ahliyah dan memperbaiki sistem lama kemudian merancang sistem sistem informasi akademik berbasis web di Madrasah Aliyah Al Ahliyah.

1.3.2 Tujuan Penelitian

Adapun tujuan dari pelaksanaan penelitian ini adalah untuk memberikan kemudahan bagi penyusun dalam melakukan pemetaan terhadap kondisi yang berjalan dengan menetapkan sistem yang baru untuk mengatasi permasalahan yang ada dengan menetapkan tujuan sebagai berikut:

1. Untuk mengetahui Sistem Informasi Akademik yang sedang berjalan pada Madrasah Aliyah Al Ahliyah.

2. Untuk merancang Sistem Informasi Akademik berbasis web pada Madrasah Aliyah Al Ahliyah.

3. Untuk menguji Sistem Informasi Akademik berbasis web pada Madrasah Aliyah Al Ahliyah.

4. Untuk mengimplementasikan Sistem Informasi Akademik berbasis web pada MA Al Ahliyah.

6

1.4 Kegunaan Penelitian

Dalam penelitian ini terdapat dua kegunaan penelitian, yaitu kegunaan praktis dan kegunaan akademis.

1.4.1 Kegunaan Praktis

a. Bagi pengelola Sekolah (guru serta karyawan)

Hasil penelitian dapat diharapkan memberikan contoh langsung salah satu penerapan dan manfaat Teknologi Informasi di kehidupan sehari-hari, serta menyederhanakan dan mempermudah pengelolaan akademik sekolah dan mempercepat pelayanan terhadap wali siswa maupun siswa itu.

b. Bagi siswa

Hasil penelitian ini dapat membantu siswa terhadap pengenalan aplikasi sistem komputer lebih dini dan siswa mengerti manfaat dan pentingnya menguasai teknologi tinggi, sehingga membantu penalaran dan kreasi siswa khususnya dibidang ilmu Teknologi Informasi (IT).

1.4.2 Kegunaan Akademis

a. Bagi Pengembangan Ilmu

Hasil penelitian ini diharapkan menjadikan daya guna antara ilmu Teknologi Informasi (IT) dan akademik sekolah dengan keadaan yang akan terjadi saat berlangsungnya implementasi sistem sehingga dengan adanya analisis dan rancangan sistem informasi akademik berbasis web ini akan lebih memajukan ilmu Manajemen Informatika yang sudah ada untuk

ditahapkan pada dunia nyata dan dapat mengutungkan berbagai pihak yang terkait.

b. Bagi Peneliti Lain

Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan sumbangan pemikiran kepada peneliti lain atau para akademis yang akan mengambil skripsi dalam kajian yang sama sekaligus sebagai referensi di dalam penulisan. c. Bagi Penulis

Berguna dalam menambah atau memperkaya wawasan pengetahuan baik teori maupun praktek, belajar menganalisa dan melatih daya fikir dalam pembangunan sebuah proyek sistem informasi yang ada didalam perusahaan, khususnya di Madrasah Aliyah Al Ahliyah.

1.5 Batasan Masalah

Agar pembahasan tidak terlalu luas dan hasil dari penelitian tidak keluar dari topik yang dibahas, maka penulis membatasi permasalahan yang akan dibahas dengan cakupan sebagai berikut :

1. Sistem yang dibangun menggunakan bahasa pemrograman PHP dan program aplikasi yang digunakan untuk membangun sistem adalah Adobe dreamweaver CS5, XAMPP 1.7.3 dan database-nya menggunakan MySQL.

2. Pembangunan sistem dalam menangani kegiatan akademik hanya menangani penerimaan siswa baru, pengolahan data siswa, data guru,nilai rapor online, informasi absensi, data mata pelajaran dan jadwal pelajaran.

8

3. Metode yang digunakan adalah metode aliran data terstruktur, dimana pemodelan yang digunakan untuk menggambarkan sistem adalah Flow map, Contex Diagram, Entity Relationship Diagram(ERD) dan Data Flow Diagram (DFD).

1.6 Lokasi dan Waktu Penelitian

Lokasi penelitian dilakukan di Madrasah Aliyah AL AHLIYAH, Jln. Jendral Sudirman no 19 Bakan maja kotabaru Karawang– Telp.(0264) 316452.

Waktu yang dibutuhkan dalam penelitian terhitung dari awal penelitian, bulan Juli 2010 sampai dengan selesainya pembuatan laporan ini.

Tabel 1.1Waktu Penelitian

Kegiatan

Tahun 2010

Juli Agustus September Oktober November

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1. Identifikasi Kebutuhan

Sistem:

2. MembangunPrototype

3. Evaluasi Prototyping

4. Pengkodean Sistem

5. Menguji Sistem

6. Evaluasi Sistem

10

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1.Pengertian Sistem

Terdapat dua kelompok pendekatan didalam mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai berikut ini :

“Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling

berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau

untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu”

Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya mendefiniskan sistem sebagai berikut ini :

“Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai

suatu tujuan tertentu.”

Kedua kelompok definisi tersebut adalah benar dan tidak bertentangan, yang berbeda adalah cara pendekatannya. Pendekatan sistem yang merupakan kumpulan elemen-elemen atau komponen-komponen atau subsistem-subsistem merupakan definisi yang lebih luas. Definisi ini lebih banyak diterima, karena kenyataannya suatu sistem dapat terdiri dari beberapa subsistem atau sistem bagian. Sebagai misal, sistem akuntansi dapat terdiri dari beberapa subsistem-subsistem, yaitu subsistem akuntansi penjualan, subsistem akuntansi pembelian, subsistem akuntansi penggajian, subsistem akuntansi biaya dan lain sebagainya.

2.1.1.Karakteristik Sistem

Karakteristik sistem dapatlah digambarkan sebagai berikut :

Gambar 2.1 Karakteristik Sistem

[ Sumber :http://media.diknas.go.id/media/document/1075.pdf/ Pengertian Sistem dan Analisis Sistem ]

Karakteristik sistem yaitu: a. Komponen Sistem (Components)

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap sistem tidak perduli betapapun kecilnya, selalu mengandung komponen-komponen atau subsistem-subsistem. Setiap subsistem mempunyai sifat- sifat dari sistem untuk

12

menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Jadi, dapat dibayangkan jika dalam suatu sistem ada subsistem yang tidak berjalan/berfungsi sebagaimana mestinya. Tentunya sistem tersebut tidak akan berjalan mulus atau mungkin juga sistem tersebut rusak sehingga dengan sendirinya tujuan sistem tersebut tidak tercapai.

b. Batas Sistem (Boundary)

Batas sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.

c. Lingkungan Luar Sistem (Environments)

Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak maka akan menggangu kelangsungan hidup dari sistem.

d. Penghubung (Interface) Sistem

Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan

sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke yang lainnya. Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk subsistem lainnya dengan melalui penghubung. Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.

e. Masukan (Input) Sistem

Masukan sistem adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Sebagai contoh didalam sistem komputer, program adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.

f. Keluaran (Output) Sistem

Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supersistem. Misalnya untuk sistem komputer, panas yang dihasilkan adalah keluaran yang tidak berguna dan merupakan hasil sisa pembuangan, sedang informasi adalah keluaran yang dibutuhkan.

14

g. Pengolah (Process) Sistem

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi. Sistem akuntansi akan mengolah data-data transaksi menjadi laporan-laporan keuangan dan laporan-laporan lain yang dibutuhkan oleh manajemen.

h. Sasaran (Objectives) atau Tujuan (Goal)

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Kalau suatu sistem tidak mempnyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya. Perbedaan suatu sasaran (objectives) dan suatu tujuan (goal) adalah, goal biasanya dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih luas dan sasaran dalam ruang lingkup yang lebih sempit. Bila merupakan suatu sistem utama, seperti misalnya sistem bisnis perusahaan, maka istilah goal lebih tepat diterapkan. Untuk sistem akuntansi atau sistem-sistem lainnya yang merupakan bagian atau subsistem dari sistem bisnis, maka istilah objectives yang lebih tepat. Jadi tergantung dari ruang lingkup mana memandang sistem tersebut. Seringkali tujuan (goal) dan sasaran (objectives) digunakan bergantian dan tidak dibedakan.

2.1.2.Klasifikasi Sistem

Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya sebagai berikut ini :

a. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstract system) dan sistem fisik (physical system)

Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Misalnya sistem teologia, yaitu sistem yang berupa pemikiran-pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan. Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik. Misalnya sistem komputer, sistem akuntansi, sistem produksi dan lain sebagainya.

b. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia (human made system)

Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia. Misalnya sistem perputaran bumi. Sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia. Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin disebut dengan human-machine system atau ada yang menyebut dengan man-machine system. Sistem informasi merupakan contoh man-machine system, karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia. c. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (deterministic system) dan

sistem tak tentu (probabilistic system)

Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan

16

pasti, sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sistem komputer adalah contoh dari sistem tertentu yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program- program yang dijalankan. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.

d. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup (closed system) dan sistem terbuka (open system)

Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak diluarnya. Secara teoritis sistem tertutup ini ada, tetapi kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup, yang ada hanyalah relatively closed system (secara relatif tertutup, tidak benar-benar tertutup). Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya. Karena sistem sifatnya terbuka dan terpengaruh oleh lingkungan luarnya, maka suatu sistem harus mempunyai suatu sistem pengendalian yang baik. Sistem yang baik harus dirancang sedemikian rupa, sehingga secara relatif tertutup karena sistem tertutup akan bekerja secara otomatis dan terbuka hanya untuk pengaruh yang baik saja.

Gambar 2.2 Klasifikasi Sistem

[ Sumber :http://media.diknas.go.id/media/document/1075.pdf/ Pengertian Sistem dan Analisis Sistem ]

Suatu sistem yang dihubungkan dengan lingkungannya melalui arus sumber daya disebut sistem terbuka. Sebuah sistem pemanas atau pendingin ruangan, contohnya, mendapatkan input-nya dari perusahaan listrik, dan menyediakan panas/dinginnya bagi ruangan yang ditempatinya. Dengan menggunakan logika yang sama, suatu sistem yang tidak dihubungkan dengan lingkungannya adalah sistem tertutup. Sebagai contohnya, sistem tertutup hanya terdapat pada situasi laboratorium yang dikontrol ketat.

2.2.Pengertian Informasi

Informasi adalah data yang telah diproses menjadi bentuk yang memiliki arti bagi penerima dan dapat berupa fakta, suatu nilai yang bermanfaat. Jadi ada suatu

18

proses transformasi data menjadi suatu informasi == input - proses – output . Tergantung dari 3 hal, kualitas informasi harus :

1. Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan masudnya

2. Tetap pada waktunya, berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat.

3. Relevan, berarti informasi tersebut menpunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda.

2.3.Pengertian Sistem Informasi

Definisi sistem informasi adalah kumpulan informasi didalam sebuah basis data menggunakan model dan media teknologi informasi digunakan di dalam pengambilan keputusan bisnis sebuah organisasi. Di dalam suatu organisasi, informasi merupakan sesuatu yang penting didalam mendukung proses pengambilan keputusan oleh pihak manajemen.

2.3.1. Komponen Sistem Informasi

Komponen sistem informasi yaitu: 1. komponen input

input merupakan data yang masuk ke dalam sistem informasi 2. komponen model

kombinasi prosedur, logika, dan model matematik yang memproses data yang tersimpan di basisdata dengan cara yang sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan

3. komponen output

output informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.

4. komponen teknologi

teknologi merupakan alat dalam sistem informasi, teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan output, dan membantu pengendalian sistem.

5. komponen basis data

merupakan kumpulan data yang saling berhubungan yang tersimpan didalam komputer dengan menggunakan software database.

6. komponen control

Pengendalian yang dirancang untuk menanggulangi gangguan terhadap sistem informasi.

2.4.Alat Perancangan Sistem

Untuk dapat melakukan langkah-langkah yang sesuai dengan yang diberikan oleh Metodologi Perancangan Sistem yang terstruktur, maka dibutuhkan alat-alat dan teknik-teknik untuk melaksanakannya. Alat-alat yang digunakan dalam suatu perancangan sistem umumnya berupa:

20

2.4.1.Flowmap

Flowmap adalah campuran peta dan flow chart, yang menunjukkan pergerakan benda dari satu lokasi ke lokasi lain, seperti jumlah orang dalam migrasi, jumlah barang yang diperdagangkan, atau jumlah paket dalam jaringan. Flowmap menolong analis dan programmer untuk memecahkan masalah kedalam segmen-segmen yang lebih kecil dan menolong dalam menganalisis alternatif-alternatif lain dalam pengoperasian.

2.4.2.Diagram Konteks

Diagram konteks adalah diagram yang terdiri dari suatu proses dan menggambarkan ruang lingkup suatu sistem. Diagram konteks merupakan level tertinggi dari DFD yang menggambarkan seluruh input ke sistem atau output dari sistem. Ia akan memberi gambaran tentang keseluruhan sistem. Sistem dibatasi oleh boundary (dapat digambarkan dengan garis putus). Dalam diagram konteks hanya ada satu proses. Tidak boleh ada store dalam diagram konteks. Diagram konteks berisi gambaran umum (secara garis besar) sistem yang akan dibuat.

Secara kalimat, dapat dikatakan bahwa diagram konteks ini berisi “siapa saja yang

memberi data (dan data apa saja) ke sistem, serta kepada siapa saja informasi (dan

informasi apa saja) yang harus dihasilkan sistem.”

2.4.3.Data Flow Diagram

Data Flow Diagram merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi pada alur data 
dgn konsep dekomposisi dapat digunakan untuk penggambaran

analisa 
maupun rancangan sistem yg mudah dikomunikasikan oleh profesional sistem 
kepada pemakai maupun pembuat program.

2.4.4.Kamus Data

Kamus data adalah suatu daftar data elemen yang terorganisir dengan definisi yang tetap dan sesuai dengan sistem, sehingga user dan analis sistem mempunyai pengertian yang sama tentang input, output, dan komponen data store.

Kamus data ini sangat membantu analis sistem dalam mendefinisikan data yang mengalir di dalam sistem, sehingga pendefinisian data itu dapat dilakukan dengan lengkap dan terstruktur. Pembentukan kamus data dilaksanakan dalam tahap analisis dan perancangan suatu sistem.

Pada tahap analisis, kamus data merupakan alat komunikasi antara user dan analis sistem tentang data yang mengalir di dalam sistem, yaitu tentang data yang masuk ke sistem dan tentang informasi yang dibutuhkan oleh user. Sementara itu, pada tahap perancangan sistem kamus data digunakan untuk merancang input, laporan dan database.

Pembentukan kamus data didasarkan atas alur data yang terdapat pada DFD. Alur data pada DFD ini bersifat global, dalam arti hanya menunjukan nama alur datanya tanpa menunjukan struktur dari alur data itu. Untuk menunjukan struktur dari alur data secara terinci maka dibentuklah kamus data yang didasarkan pada alur data di dalam DFD.

22

2.5.Perangkat Lunak Pendukung

Agar perangkat lunak dapat dioperasikan secara optimal maka ada perangkat lunak sangat diperlukan. Berikut ini adalah perangkat lunak yang dibutuhkan saat perancangan pembangunan perangkat lunak:

2.5.1.Adobe Dreamweaver CS 5

Adobe Dreamweaver merupakan program penyunting halaman web

keluaran Adobe Systems yang dulu dikenal sebagai Macromedia Dreamweaver

keluaran Macromedia. Program ini banyak digunakan oleh pengembang web karena fitur-fiturnya yang menarik dan kemudahan penggunaannya. Versi terakhir Macromedia Dreamweaver sebelum Macromedia dibeli oleh Adobe Systems yaitu versi 8. Versi terakhir Dreamweaver keluaran Adobe Systems adalah Adobe Creative Suite 5 (sering disingkat Adobe CS5).

2.5.2. PHP

Bahasa pemrograman ini merupakan salah satu bahasa script yang terbilang baru baru dan tersedia secara bebas dan masih memungkinkan untuk dikembangkan lebih lanjut, untuk mengenal lebih lanjut tentang php dibawah ini :

2.5.2.1.Pengenalan PHP

PHP (akronim dari PHP Hypertext Preprocessor) yang merupakan bahasa pemrogramman berbasis web yang memiliki kemampuan untuk memproses data dinamis.

PHP dikatakan sebagai sebuah server-side embedded script language artinya sintaks-sintaks dan perintah yang kita berikan akan sepenuhnya dijalankan oleh server tetapi disertakan pada halaman HTML biasa. Aplikasi-aplikasi yang dibangun oleh PHP pada umumnya akan memberikan hasil pada web browser, tetapi prosesnya secara keseluruhan dijalankan di server.

Pada prinsipnya server akan bekerja apabila ada permintaan dari client. Dalam hal ini client menggunakan kode-kode PHP untuk mengirimkan permintaan ke server. Ketika menggunakan PHP sebagai server-side embedded script language maka server akan melakukan hal-hal sebagai berikut :

a. Membaca permintaan dari client/browser b. Mencari halaman/page di server

c. Melakukan instruksi yang diberikan oleh PHP untuk melakukan modifikasi pada halaman/page.

d. Mengirim kembali halaman tersebut kepada client melalui internet atau intranet.

PHP mempunyai beberapa kelebihan dibandingkan dengan beberapa bahasa pemrograman yang lain:

a. PHP dapat dijalankan pada platform yang berbeda-beda (Windows, Linux, Unix, etc.)

b. PHP merupakan web scripting open source c. PHP mudah dipelajari

24

2.5.2.2.Syntax PHP

Kode PHP disimpan sebagai plain text dalam format ASCII, sehingga kode PHP dapat ditulis hampir di semua editor text seperti windows notepad, windows wordpad, dll. Kode PHP adalah kode yang disertakan di sebuah halaman HTML dan kode tersebut dijalankan oleh server sebelum dikirim ke browser. Contoh file PHP (contoh.php):

<html> <?

Print ("Contoh text yang menggunakan kode PHP"); ?>

</html>

Pada file .html, HTTP server hanya melewatkan content dari file menuju ke browser. Server tidak mencoba untuk mengerti atau memproses file, karena itu adalah tugas sebuah browser. Pada file dengan ekstensi .php akan ditangani secara berbeda. Yang memiliki kode PHP akan diperiksa. Web server akan memulai bekerja apabila berada diluar lingkungan kode HTML. Oleh karena itu server akan melewati semua content yang berisi kode HTML, CSS, JavaScript, simple text di browser tanpa diinterpretasikan di server. Blok scripting PHP selalu diawali dengan <?php dan diakhiri dengan ?>. Blok scripting PHP dapat ditempatkan dimana saja di dalam dokumen. Pada beberapa server yang mendukung, blok scripting PHP dapat diawali dengan <? dan diakhiri dengan ?>. Namun, untuk kompatibilitas maksimum, sebaiknya menggunakan bentuk yang standar (<?php ?>). Setiap baris kode PHP harus diakhiri dengan semikolon (;).

Semikolon ini merupakan separator yang digunakan untuk membedakan satu instruksi dengan instruksi lainnya.

2.5.3. SQL (Structured Query Language)

SQL (Structured Query Language) adalah sebuah bahasa yang dipergunakan untuk mengakses data dalam basis data relasional. Bahasa ini secara de facto merupakan bahasa standar yang digunakan dalam manajemen basis data relasional. Saat ini hampir semua server basis data yang ada mendukung bahasa ini untuk melakukan manajemen datanya.

2.5.3.1.Sejarah SQL

Sejarah SQL dimulai dari artikel seorang peneliti dari IBM bernama EF Codd yang membahas tentang ide pembuatan basis data relasional pada bulan Juni 1970. Artikel ini juga membahas kemungkinan pembuatan bahasa standar untuk mengakses data dalam basis data tersebut. Bahasa tersebut kemudian diberi nama SEQUEL (Structured English Query Language).

Setelah terbitnya artikel tersebut, IBM mengadakan proyek pembuatan basis data relasional berbasis bahasa SEQUEL. Akan tetapi, karena permasalahan hukum mengenai penamaan SEQUEL, IBM pun mengubahnya menjadi SQL. Implementasi basis data relasional dikenal dengan System/R.

Di akhir tahun 1970-an, muncul perusahaan bernama Oracle yang membuat server basis data populer yang bernama sama dengan nama perusahaannya. Dengan naiknya kepopuleran Oracle, maka SQL juga ikut

26

populer sehingga saat ini menjadi standar de facto bahasa dalam manajemen basis data.

2.5.3.2.Pemakaian Dasar

Secara umum, SQL terdiri dari dua bahasa, yaitu Data Definition Language (DDL) dan Data Manipulation Language (DML). Implementasi DDL dan DML berbeda untuk tiap sistem manajemen basis data (SMBD), namun secara umum implementasi tiap bahasa ini memiliki bentuk standar yang ditetapkan ANSI. Artikel ini akan menggunakan bentuk paling umum yang dapat digunakan pada kebanyakan SMBD.

2.5.3.3.Data Definition Language

DDL digunakan untuk mendefinisikan, mengubah, serta menghapus basis data dan objek-objek yang diperlukan dalam basis data, misalnya tabel, view, user, dan sebagainya. Secara umum, DDL yang digunakan adalah CREATE untuk membuat objek baru, USE untuk menggunakan objek, ALTER untuk mengubah objek yang sudah ada, dan DROP untuk menghapus objek. DDL biasanya digunakan oleh administrator basis data dalam pembuatan sebuah aplikasi basis data.

2.5.3.4.Data Manipulation Language

DML digunakan untuk memanipulasi data yang ada dalam suatu tabel. Perintah yang umum dilakukan adalah:

a. SELECT untuk menampilkan data b. INSERT untuk menambahkan data baru

c. UPDATE untuk mengubah data yang sudah ada d. DELETE untuk menghapus data

2.5.4. XAMPP

XAMPP adalah perangkat lunak bebas, yang mendukung banyak sistem

operasi, merupakan kompilasi dari beberapa program. Fungsinya adalah sebagai server yang berdiri sendiri (localhost), yang terdiri atas program Apache HTTP Server, MySQL database, dan penerjemah bahasa yang ditulis dengan bahasa pemrograman PHP dan Perl. Nama XAMPP merupakan singkatan dari X (empat sistem operasi apapun), Apache, MySQL, PHP dan Perl. Program ini tersedia dalam GNU General Public License dan bebas, merupakan web server yang mudah digunakan yang dapat melayani tampilan halaman web yang dinamis. Untuk mendapatkanya dapat mendownload langsung dari web resminya.

28

BAB III

OBJEK DAN METODE PENELITIAN

3.1.Objek Peneltian

Dalam penelitian ini yang menjadi objek penelitian yaitu Madrasah Aliyah Al Ahliyah Kota Baru Karawang.

3.1.1. Sejarah Singkat Madrasah Aliyah Al Ahliyah

MadrasahAliyahAl Ahliyah berdiri pada tahun 1964. berawal dari berdirinya Pondok Pesantren Al Ahliyah.

Setelah berjalan beberapa tahun, seiring dengan perkembangan pendidikan dan kebutuhan masyarakat sekitar akan pendidikan formal lanjutan dari Madrasah Tsanawiyah, maka lembaga pendidikan Yayasan Perguruan Agama Islam Al Ahliyah pada tahun 1974 mengembangkan madrasah lanjutan dari Madrasah Tsanawiyah Al Ahliyah yaitu Madrasah Aliyah Al Ahliyah yang resmi terdaftar di Departemen Agama Kanwil Jawa Barat pada tahun 19981 dengan Akreditas terdaftar. Seiring perkembangan dan peningkatan mutu pelayanan pendidikan Madrasah, pada tahun 1999 Madrasah Aliyah Al Ahliyah telah diakui keberadaannya oleh Badan Akreditasi menjadi diakui.

Dalam upaya mengembangkan kemampuan peserta didik, pendidikan di Madrasah Aliyah Al Ahliyah berpegang pada asas keseimbangan antara kreativitas dan disiplin, antara persaingan dan kerjasama serta antara tuntutan dan prakarsa.

Madrasah Aliyah Al Ahliyah merupakan lembaga pendidikan formal yang sederajat dengan Sekolah Menengah Umum. Madrasah Aliyah Al Ahliyah mempunyai tujuan agar :

1. Dapat melanjutkan pendidikan pada jenjang pendidikan yang lebih tinggi.

2. Mampu mengembangkan diri sejalan dengan perkembangan ilmu pengetahuan, teknologi dan kesenian yang dijiwai ajaran Agama Islam. 3. Dapat menjadi anggota masyarakat yang mampu mengadakan hubungan timbal balik dengan lingkungan sosial , budaya dan alam sekitar dalam suasana keagamaan.

Hal ini sesuai dengan surat keputusan Menteri Agama RI nomor 373 tahun 1993, BAB II pasal 22, tertangal 22 Desember 1993 tentang Tujuan Madrasah Aliyah.

3.1.2. Visi dan Misi Madrasah AliyahAl Ahliyah

Adapun visi dan misi Madrasah Aliyah Al Ahliyah:

3.1.2.1.Visi Madrasah Aliyah Al Ahliyah

Menuju Siswa Berprestasi, Berwawasan Lingkungan Berdasarkan Iman dan Taqwa.

30

3.1.2.2.Misi Madrasah Aliyah Al Ahliyah

1. Menyelenggarakan pendidikan untuk menyiapkan generasi bangsa yang beriman, bertaqwa, menguasai ilmu pengetahuan, berakhlaqul karimah serta santun dalam bermasyarakat

2. Meningkatkan pengetahuan dan profesionalisme tenaga kependidikan sesuai dengan perkembangan dunia pendidikan

3. Menjadikan Madrasah Aliyah Al Ahliyah sebagai wahana pengembangan pembelajaran imtaq dan iptek

3.1.3. Struktur Organisasi Madrasah AliyahAl Ahliyah

Struktur organisasi yang berjalan di Madrasah Aliyah Al Ahliyah adalah sebagai berikut :

3.1.4. Deskripsi Tugas

A. Kepala Madrasah

1. Mengawasi kehadiran siswa, guru, dan pegawai. 2. Memeriksa daftar hadir guru dan pegawai 3. Memeriksa buku piket KBM

4. Memeriksa pelaksanaan 6 K 5. Mengawasi pelaksanaan pengajaran 6. Mengelola administrasi Kepala Sekolah 7. Memeriksa surat dinas yang masuk

8. Memeriksa dan menandatangani surat keluar 9. Memeriksa administrasi guru

10. Menerima kunjungan tamu

11. Konsultasi dengan guru dan pegawai staf 12. Mengatasi kasus yang terjadi

13. Kunjungan kelas

14. Mengawasi ketertiban akhir pelajaran 15. Mengawasi siswa keluar dari kelas/sekolah 16. Menandatangani daftar hadir guru dan staf 17. Menandatangani buku agenda kelas 18. Menandatangani buku piket guru 19. Memeriksa kelas, guru dan kantor 20. Memimpin, mengikuti upacara bendera 21. Memeriksa administrasi guru

32

22. Memeriksa administrasi staf tata usaha 23. Memantau pelaksanaan BK

24. Konsultasi dengan KKM, Kandepag, Kantor Dinas Pendidikan Kab. 25. Mengadakan pertemuan rutin dengan guru dan staf TU dalam rangka

mengevaluasi hasil kerja bulan lalu,persiapan menghadapi bulan baru. 26. Memeriksa dan menandatangani pembuatan daftar gaji guru dan

pegawai

27. Memeriksa dan menandatangani SPJ

28. Mengawasi dan memeriksa penerimaan Keuangan Madrasah 29. Memeriksa dan menandatangani laporan bulanan

30. Memeriksa dan menandatangani buku inventaris

31. Memeriksa administrasi bulanan Guru /wali kelas /BP / Perpustakaan 32. Memeriksa mencapaian target Kurikulum

33. Memeriksa dan menandatangani pengesahan penutupan bulan gaji pegawai, buku sumbangan BP 3

34. Pencatatan penyetoran BP 3 ke dalam kartu pegangan kepala 35. Evaluasi terhadap persediaan barang dan bahan keperluan KBM 36. Melaksanakan rapat awal semester

37. Memeriksa persiapan pelaksanaan pengajaran, pembagian tugas mengajar, daftar tugas mengajar

38. Pengumpulan dan penandatanganan buku raport /ijazah siswa

39. Memeriksa pengisian buku induk siswa, buku kleper, buku mutasi siswa

40. Melaksanakan perbaikan alat-alat kantor, mebeuler kelas, pengecatan kelas

41. Mengadakan evaluasi kegiatan BK, OSIS, UKS, PKS Pramuka, dan kegiatan ekstrakurikuler lainnya.

42. Pemeriksaan keberhasilan belajar siswa dalam rangka persiapan ulangan semester / UN

43. Pembentukan panitia ulangan semester/ UN

44. Membimbing dan mengawasi pembuatan kisi-kisi,naskah soal serta pengandaannya.

45. Melaksanakan rapat akhir semester

46. Menetapkan rencana kegiatan sekolah meliputi kebutuhan guru, buku, alat, serta bahan pelajaran dan kebutuhan administrasi guru / kantor. 47. Penyusunan RAPBM

Fungsi dan tugas, serta program kepala sekolah dijabarkan dalam renstra (terlampir) kemudian semua fungsi dan tugas di atas dilaksanakan bersama dengan wakil – wakil kepala madrasah yaitu : wakil kepala urusan kurikulum, wakil kepala urusan kesiswaan, Wakil kepala urusan BP/BK, Wakilkepala urusan Konseling dan Laboratorium, Wakil Kepala Urusan Keagamaan, wakil kepala urusan sarana dan prasarana dan wakil kepala urusan hubungan masyarakat.

B. Wakil Kepala Madrasah Urusan Kurikulum

1. Menyusun jadwal kegiatan madrasah 2. Menyusun pembagian tugas mengajar guru

34

3. Menyusun jadwal pelajaran 4. Menyusun evaluasi belajar

5. Menyusun laporan pelaksanaan pengajaran secara berkala 6. Pembinaan administrasi guru

7. Melaksanakan koordinasi kerja dengan wali kelas dan guru 8. Mengkoordinir pelaksanaan MGBS

9. Mengkoordinir buku-buku pegangan guru 10. Mengkordinir perpustakaan

C. Wakil Kepala Madrasah Urusan Kesiswaan

1. Menyusun program pembinaan siswa / OSIS

2. Melaksanakan bimbingan, pengarahan dan pengendalian kegiatan siswa/OSIS

3. Memberikan pengarahan dan pembinaan pengurus OSIS dalam berorganisasi

4. Membimbing pelaksanaan upacara hari senin,SKJ dan upacara-upacara lainnya.

5. Pengecekan pelaksanaan tata tertib sekolah 6. Pengecekan absen siswa dan penyelesaiannya. 7. Mengatur pembagian kelas

8. Pengawasan anak-anak yang tinggal di pesantren dan tempat kost di sekitar madrasah

D. Wakil Kepala Madrasah Urusan Sarana Prasarana

1. Pemeliharaan/perbaikan ruangan serta alat-alat pelajaran, kantor, Perpustakaan, rumah tangga sekolah, mebeuler, sarana K3

2. Pengadaan alat pelajaran , perkantoran.

E. Wakil Kepala Madrasah Urusan Hubungan Masyarakat

1. Rapat / konsultasi dengan kepsek, Mapenda Kab, Mapenda Prop. Diknas, perguruan tinggi, Pesantren.

2. Rapat / Konsultasi dengan sekolah lain

3. Hbungan dengan instansi lain (Pemda, Polro/TNI, dan Instansi lain yang terkait)

4. Hubungan / rapat-rapat dengan orang tua.

F. Tata Usaha

1. Menerima, mencatat, dan meneruskan surat masuk / keluar 2. Melakukan pengetikan dan penggandaan

3. Mengoreksi surat-surat yang selesai di tik

4. Mengatur, memelihara, dan mengamankan arsip

5. Menghimpun peraturan perundang-undangan, surat keputusan, instruksi dan edaran

6. Menyusun rencana kebutuhan kantor / sekolah termasuk laboratorium, perpustakaan dan asrama

36

7. Menyiapkan kebutuhan perlengkapan sekolah / kantor, laboratorium, perpustakaan, dan asrama.

8. Mengatur penggunaan serta pemeliharaan alat pelajaran/ peraga tiap bidang studi dan alat olah raga.

9. Membuat daftar inventaris ruangan (DIR) sekolah, laboratorium, perpustakaan dan asrama.

10. Melakukan pemeliharaan terhadap barang – barang inventaris sekolah. 11. Menyusun daftar dan mempersiapkan barang-barang yang akan

dihapus.

12. Memelihara dan mengatur keindahan atau kebersihan sekolah ( Kantor, perpustakaan, Laboratorium, dan asrama)

13. Mengatur pelaksanaan pelayanan tamu, telepon dan urusan kehumasan 14. Mempersiapkan absensi pegawai, guru, dan murid

15. Membuat statistik kegiatan sekolah

16. Mengatur penempatan kendaraan di madrasah 17. Melaksanakan urusan kepegawaian

a. Mengurus dan memelihara file pegawai menurut urutan NIP dan abjad

b. Melakukan pengisian buku pegawai dan guru menurut NIP c. Mempersiapkan usul mutasi pegawai dan guru

d. Menyiapkan konsep kenaikan gaji berkala pegawai dan guru e. Menyiapkan rencana cuti pegawai dan guru

g. Menyiapkan rencana pengembangan karir pegawai dan guru 18. Melakukan urusan keuangan sekolah meliputi :

a. Mempersiapkan rencana keuangan sekolah b. Mengelola penggunaan uang sekolah

c. Mempertanggungjawabkan keuangan sekolah

19. Melakukan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Sekolah 20. Menyiapkan laporan sekolah

G. Bimbingan dan konseling

1. Menyusun program Bimbingan dan konseling / BK

2. Melaksanakan program layanan Bimbingan dan konseling / BK kepada siswa

3. Memberikan layanan kepada lulusan dalam memberikan gambaran untuk melanjutkan sekolah

4. Mengadakan evaluasi tentang pelaksanaan Bimbingan dan Konseling 5. Menyusun statistik hasil evaluasi Bimbingan dan konseling

6. Mengadakan koordinasi dengan wali kelas, guru, urusan kesiswaan dan orang tua/ wali murid

7. Melaksanakan administrasi BK

H. Pengelola Laboratorium dan Keterampilan

38

2. Melaksanakan program layanan praktikum dan keterampilan kepada siswa

3. Mengadakan evaluasi tentang pelaksanaan praktikum dan keterampilan 4. Menyusun statistik hasil evaluasi Praktiukm dan keterampilan

5. Melaksanakan administrasi Laboratorium dan Keterampilan

I. Koordinator Bidang Keagamaan

Mengkoordinir pelaksanaan kegiatan keagamaan seperti : 3. Pelakasaan shalat Dluhur berjamaah

4. Penyelenggaraan Peringatan Hari-hari Besar 5. Pengajian Bulan Romadhan

J. Perpustakaan

1. Perencanaan pengadaan buku-buku / bahan pustaka 2. Pengurusan pelayanan perpustakaan

3. Perencanaan pengembangan perpustakaan

4. Pemeliharaan dan perbaikan buku / bahan perpustakaan 5. Pengadministrasian perpustakaan

6. Penyusunan laporan bulanan

K. Wali kelas

1. Melaksanakan bimbingan dan penyuluhan bagi kelasnya 2. Penyusunan laporan keadaan kelas pada akhir tahun

3. Pencatatan jumlah kehadiran siswa baik mingguan /bulanan 4. Meneliti absen siswa dan agenda kelas

5. Menyusun alamat siswa bagi kelasnya masing-masing 6. Membimbing pelaksanaan 5K bagi kelasnya

7. Mengisi buku leger dan lapor

8. Membagikan lapor , mengumpulkan dan mengamankan 9. Mengisi buku pribadi siswa

10. Mengadakan komunikasi dengan orang tua siswa 11. Membantu kelancaran pembayaran keuangan 12. Membina belajar kelompok siswa

13. Pembuatan catatan khusus tentang siswa.

L. Guru

1. Menciptakan situasi dan kondisi sekolah yang sehat dan dinamis yang dapat menunjang pelaksanaan kegiatan belajar mengajar

2. Membuat persiapan tahunan, semesteran, dan setiap satuan pelajaran 3. Melaksanakan kegiatan belajar mengajar

4. Melaksanakan evaluasi dan tindak lanjut

5. Membantu mengarahkan minat dan bakat siswa

6. Melakukan tugas-tugas yang diberikan oleh kepala sekolah

7. Membuat laporan pelaksanaan dan hasil kegiatan belajar mengajar yang dilakukan

40

M. Siswa

1. Melaksanakan kegiatan belajar mengajar, baik program intrakurikuler, maupun ekstrakurikuler

2. Melaksanakan tata tertib Madrasah 3. Melaksanakan kegiatan kesiswaan

4. Melaksanakan tugas-tugas yang diberikan oleh guru atau Kepala Madrsah

3.2.Metode Penelitian

Untuk melakukan penelitian sangat dibutuhkan sebuah metode penelitian supaya menghasilkan sebuah peneletian yang optimal demi mengkaji masalah yang timbul pada tempat yang sedang diteliti.

3.2.1.Desain Penelitian

Sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian ini, maka metode penelitian yang digunakan adalah deskriptif. Metode deskriptif yaitu suatu metode yang digunakan oleh penulis dengan meneliti suatu objek atau sistem dengan cara mengumpulkan data yang akan dikaji terlebih dahulu kemudian penulis memperoleh suatu gambaran berupa kendala yang dihadapi serta dapat menemukan suatu pemecahan masalahnya.

3.2.2.Jenis dan Metode Pengumpulan Data

Dalam pengamatan ini metode pengumpulan data yang akan digunakan penulis dalam pengembangan sistem informasi akademik ini meliputi :

3.2.2.1.Sumber Data Primer

Dalam penelitian ini pengumpulan sumber data primer dan yang didapatkan oleh penulis yaitu langsung dari objek / responden yang sedang diteliti yaitu sebagai berikut:

Tahap pengumpulan data dapat diperoleh secara langsung dari objek penelitian. Cara-cara yang mendukung untuk mendapatkan data primer adalah sebagai meliputi:

1. Observasi

Penulis melakukan pengumpulan data dengan mengadakan pemantauanlangsung objek masalah yang diteliti yaitu pada Madrasah Aliyah Al Ahliyah dengan mengadakan pengamatan langsung dengan hal yang terkait dengan masalah yang diteliti yaitu mengamati secara langsung proses penerimaan siswa baru, pendataan buku induk siswa, buku induk guru, pengolahan absen, dan pengolahan nilai sehingga menjadi laporan yang bernama raport.

2. Wawancara

Dengan wawancara ini penulis melakukan pengumpulan data dengan cara mengadakan tanya jawab kepada pihak yang ada disekolah

42

diantaranya dengan mengadakan wawancara kepada kepala madrasah, wakil kepala madrasah urusan kesiswaan, dan wakil kepala sekolah bagian kurikulum mengenai prosedur penerimaan siswa baru, pembuatan jadwal pelajaran, pembagian kelas, pengolahan data siswa dan guru. Sedangkan wawancara yang dilakukan kepada guru yaitu dengan menanyakan perihal pengolahan data kehadiran siswa, nilai dan raport.

3.2.2.2. Sumber Data Sekunder

Data sekunder merupakan cara penguimpulan data dengan cara mempelajari data dokumen yang telah tersedia atau mengumpulkan data yang diberikan oleh pihak sekolah kepada penulis.

Cara yang digunakan untuk mengumpulkan data sekunder yaitu dengan mengumpulkan data dan informasi yang diperlukan dari sumber-sumber kebanyakan dari materi sejenis dokumen yang berkenaan dengan masalah yang diteliti yaitu dengan mengumpulan data dokumen yang berhubungan dengan sejarah, tujuan yang akan dicapai sekolah, kegiatan sekolah, struktur organisasi, dokumen buku induk siswa, buku induk guru, lembaran jadwal pelajaran, dokumen data kelas, dan buku raport yang dimiliki oleh siswa.

3.2.3.Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem

Metode pendekatan/pengembangan sistem digunakan untuk memenuhi kebutuhan pengembangan sistem sehingga sistem yang dihasilkan akan sesuai dengan yang diharapkan.

3.2.3.1. Metode Pendekatan Sistem

Metode pendekatan sistem yang digunakan oleh penulis dalam merancang sistem informasi akademik berbasis web ini adalah dengan menggunakan metode pendekatan terstruktur.

3.2.3.2. Metode Pengembangan Sistem

Metode perancangan sistem yang digunakan dalam perancangan system informasi akademik berbasis web ini adalah Metodeprototype. Alasan penulis menggunakan metodeini karena dengan metode prototyping ini yaitu:

1. Adanya komunikasi yang baik antara pengembang dengan pihak sekolah.

2. Pengembang dapat bekerja lebih baik dalam menentukan kebututihan pihak sekolah.

3. Pihak sekolah berperan aktif dalam pengembangan sistem 4. Lebih menghemat waktu dalam pengembangan sistem

5. Penerapan menjadi lebih mudah karena pemakai mengetahui apa yang diharapkan.

44

Gambar 3.2 Metode Prototype

Sumber:

[http://3.bp.blogspot.com/_10tJeib8zW8/TAcXGlQfaUI/AAAAAAAAAD0/A6g wG9BtWvY/s1600/untitled6.bmp]

Berikut adalah langkah-langkah dalam merancang sebuah sistem yang menggunakan mekanisme pengembangan sistem prototypeyang sesuai dengan gambar 3.2 diatas, diantaranya sebagai berikut:

Pihak sekolah dan pengembang bersama-sama mendefinisikan format seluruh perangkat lunak, mengidentifikasikan semua kebutuhan, dan garis besar sistem yang akan dibuat.

2. Membangun/mengembangkan prototyping

Membangun / mengembangkanprototyping dengan membuat perancangan sementara yang berfokus pada penyajian kepada pihak sekolah (misalnya dengan membuat input dan format output) 3. Evaluasi protoptyping

Evaluasi ini dilakukan oleh pihak sekolah apakah prototyping yang sudah dibangun sudah sesuai dengan keinginann pihak sekolah. Jika sudah sesuai maka langkah 4 akan diambil. Jika tidak prototyping direvisi dengan mengulangi langkah 1, 2 , dan 3. 4. Pengkodean sistem

Dalam tahap ini prototyping yang sudah di sepakati diterjemahkan ke dalam bahasa pemrograman yang sesuai

5. Menguji sistem

Setelah sistem sudah menjadi suatu perangkat lunak yang siap pakai, harus dites dahulu sebelum digunakan.Pengujian ini dilakukan dengan Black Box.

6. Evaluasi Sistem

mengevaluasi apakah sistem yang sudah jadi sudah sesuai dengan yang diharapkan . Juka ya, langkah 7 dilakukan; jika tidak, ulangi langkah 4 dan 5.

46

7. Menggunakan sistem

Perangkat lunak yang telah diuji dan diterima pihak sekolah siap untuk digunakan.

3.2.3.3. Alat Bantu Analisis dan Perancangan

Alat yang digunakan oleh penulis untuk melakukan kegiatan analisis dan perancangan sistem informasi akademik berbasis web ini, diantaranya:

1. Flowmap

Diagram alir dukumen atau biasa disebut flowmap merupakan penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponen dengan maksud untuk mengidentifikasi serta dapat mengevaluasi suatu permasalahan yang ada di sekitar sekolah dan diharapkan dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya.

2. Diagram Kontek

Dengan menggambarkan diagram yang terdiri dari suatu proses dan menggambarkan ruang lingkup suatu sistem. Diagram konteks merupakan level tertinggi dari DFD yang menggambarkan seluruh input ke sistem kademik atau output dari sistem akademik tersebut. Diagram konteks akan memberi gambaran tentang keseluruhan sistem yang berada didalam akademik. Sistem dibatasi oleh boundary (dapat digambarkan dengan garis putus – putus). Di dalam diagram konteks hanya ada satu proses.Tidak boleh ada store dalam diagram konteks.

3. Data Flow Diagram

Dengan menggambarkan pemodelan ini model logika atau proses yang dibuat untuk menggambarkan dari mana asal data dan kemana tujuan data yang keluar dari sistem akademik, dimana data disimpan, proses apa yang dihasilkan data tersebut.

4. Kamus Data

Teknik ini untuk memodelkan data dalam sistem informasi akademik.Maka bisa dikatakan bahwa kamus data merupakan tempat penyimpanan semua struktur data dan elemen data yang ada dalam sistem. Pada tahap analisis, kamus data dapat digunakan sehingga alat komunikasi antara analisis sistem dengan pemakai sistem tentang data yang mengalir di sistem, yaitu tentang data yang masuk ke sistem dan tentang informasi yang dibutuhkan oleh pemakai sistem.

5. Perancangan Basis Data a. Normalisasi

Perancangan ini merupakan proses pengelompokan data kedalam bentuk tabel data atau relasi atau file untuk menyatakan entitas dan hubungan sehingga terwujud satu bentuk database yang mudah untuk dimodifikasi.

Langkah – langkah pembentukan normalisasi, sebagai berikut : 1. Bentuk Normal ke Satu (First Normal Form/1-NF)

Dalam tahap ini dilakukan penghilangan beberapa group elemen yang berulang pada table agar menjadi satu harga tunggal yang

48

berinteraksi di antara setiap baris pada suatu tabel, dan setiap atribut harus mempunyai nilai data yang atomic (bersifat atomic value).

Dengan syarat normal kesatu (1-NF) antara lain :

a. Setiap data dibentuk dalam flat file, data dibentuk dalam satu record nilai dari field berupa “atomicvalue”.

b. Meniadakan set atribut yang berulang atau bernilai ganda. c. Menentukan primary key untuk tabel/relasi tersebut. d. Tiap atribut hanya memiliki satu pengertian.

2. Bentuk Normal ke Dua (Second Normal Form/2-NF)

Bentuk normal kedua memungkinkan suatu relasi memiliki composite key, yaitu relasi dengan primary key yang terdiri dari dua atau lebih atribut.Suatu relasi yang memiliki single atribut untuk primary keynya secara otomatis pada akhirnya menjadi 2-NF. Syarat normal kedua (2-NF) sebagai berikut :

a. Bentuk data telah memenuhi kriteria bentuk normal kesatu. b. Atribut bukan kunci (non-key) haruslah memiliki ketergantung

fungsional sepenuhnya (fully functional dependency) pada kunciutama/primary key.Dengan demikian untuk membentuk normal kedua haruslah sudah ditentukan primary keynya. Primary key tersebut haruslah lebih sederhana, lebih unik, dapat mewakili atribut lain yang menjadi anggotanya, dan lebih sering digunakan pada tabel/relasi tersebut.

3. Bentuk Normal ke Tiga (Third Normal Form/3-NF)

Walaupun relasi 2-NF memiliki redudansi yang lebih sedikit dari pada relasi 1-NF, namun relasi tersebut masih mungkin mengalami kendala bila terjadi anomaly peremajaan (update) terhadap relasi tersebut. Syarat normal ketiga (3-NF) sebagai berikut :

1. Bentuk data telah memenuhi kriteria bentuk normal kedua. 2. Atribut bukan kunci (non key) haruslah tidak memiliki

ketergantung transitif, dengan kata lain suatu atribut bukan kunci (non-key) tidak boleh memiliki ketergantungan fungsional (function dependency) terhadap atribut bukan kunci lainnya, seluruh atribut bukan kunci pada suatu relasi hanya memiliki ketergantungan fungsional terhadap primary key di relasi itu saja.

4. Boyce-Codd Normal Form (BCNF)

Boyce- Codd Normal Form (BCNF) didasari pada beberapa ketergantungan fungsional dalam suatu relasi yang melibatkan seluruh candidate key di dalam relasi tersebut. Jika suatu relasi hanya memiliki satu candidate key, maka hasil uji normalisasi sampai ke bentuk normal ketiga sudah identik dengan Boyce-Codd Normal Form (BCNF).Suatu relasi dikatakan telah memenuhi kriteria Boyce-Codd Normal Form (BCNF), jika dan hanya jika setiap determinan adalah suatu candidate key.

50

Boyce-Codd Normal Form (BCNF) tidak mengharuskan suatu relasi harus sudah dalam bentuk normal ketiga (3-NF), baru bisa dibuatkan ke dalam BCNF. Untuk melakukan uji BCNF hanya mengidentifikasi seluruh determinan yang ada pada suatu relasi, lalu pastikan determinan–determinan tersebut adalah candidat key. Dengan demikian, bisa dikatakan BCNF lebih baik dari bentuk normal ketiga (3-NF), sehingga setiap relasi dalam 3-NF, tetapi tidak sebaliknya, suatu relasi di dalam 3-NF belum tentu merupakan relasi di dalam BCNF.

b. Tabel Relasi

Relasi tabel merupakan asosiasi yang menyatakan keterhubungan antar entitas. Tabel relasi digunakan untuk memanipulasi data dalam basis data. Operasi ini digunakan misalnya untuk melakukan seleksi isi baris pada tabel dan kemudian dikombinasikan dengan tabel lain untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan.

3.2.4.Pengujian Software

Pengujian sofware sangat dibutuh untuk menemukan error pada perangkat lunak sebelum digunakan dansebelum diketahui oleh user. Pengujian software pada sistem informasi akademik berbasis web pada Madrasah Aliyah Al Ahliyah ini menggunakan black box testing, karena metode pengujian ini memungkinkan penulis mendapatkan kondisi input yang sepenuhnya menggunakan semua

persyaratan fungsional untuk suatu program, serta dalam pengujian black boxini dapat menemukan kesalahan dalam kategori berikut:

a. Kesalahan interface (antar muka) b. Inisialisasi dan kesalahan terminasi c. Validitas fungsional

d. Kesensitifan sistem terhadap nilai input tertentu

e. Kesalahan dalam struktur data atau akses basis data eksternal f. Fungsi-fungsi yang tidak benar atau hilang

g. Batasan dari suatu data

Pengkategorian pengujian diatas pasti akan digunakan pada pengujian suatu perangkat lunak, begitu pun pada pengujian sistem informasi akademik berbasis web pada Madrasah Aliyah Al Ahliyah.

52

BAB IV

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

4.1.Analisis Sistem Yang Berjalan

Analisa merupakan suatu kegiatan yang bertujuan untuk mempelajari serta mengevaluasi suatu bentuk permasalahan yang ada pada sebuah sistem. Dalam analisa sistem akan ditemukan masalah yang mungkin akan mempengaruhi kerja sistem. Agar sistem yang dirancang dapat berjalan sebagaimana mestinya, perlu dilakukan analisis terhadap kinerja sistem yang pada akhirnya bertujuan untuk pengembangan sistem.

Dari pengamatan yang penulis lakukan dapat dilihat sistem informasi akademik pada Madrasah Aliyah Al Ahliyah Kota Baru Karawang, sudah menggunakan media komputer.Namun penggunaannya belum optimal, karena dalam pengolahan data masih menggunakan aplikasi Microsoft Office yang diantara nya Microsoft Excel dan Microsoft word, hal ini mengakibatkan proses dalam pengentrian data dan pembuatan laporan yang dibutuhkan agak lambat sehingga menimbulkan proses dan waktu yang tidak efisien. Dilain sisi, keakuratan dan keamanan data yang diproses tidak terjamin. Dimana data yang diolah dengan paket aplikasi Microsoft Excel sini harus dimasukkan ke dalam sel-sel yang tersedia pada, sel-selanjutnya dirancang formula atau rumus untuk menghasilkan informasi seperti yang diharapkan. Maksudnya, setiap ada data-data yang akan diolah, maka harus melakukan entry data melalui paket aplikasi

tersebut dan diproses dengan merancang formulanya. serta masalah lain sebagai berikut :

1. Arsip penting masih berupa kertas yang dapat menyebabkan hilang atau rusak.

2. Dalam pencarian data siswa membutuhkan waktu yang lama.

4.1.1. Analisis Dokumen

Dalam sistem informasi akademik ini akan menganalisa dokumen yang digunakan didalam sistem informasi akademik berbasis web pada Madrasah Aliyah Al Ahliyah yaitu:

a. Form Pendaftaran Siswa Baru

Deskripsi : Formulir biodata siswa baru yang mendaftar

Fungsi : Untuk diinputkan kedalam data penerimaan siswa baru

Rangkap : Satu

Sumber : Calon siswa baru

Ditujukan : Panitia PSB (Penerimaan Siswa Baru)

Atribut : Nomor Pendaftaran, Nama Lengkap, Tempat Lahir, Tanggal Lahir, Agama, Jenis Kelamin, Alamat Siswa, Asal Sekolah, Nama Ayah, Nama Ibu, Pekerjaan Ayah, Pekerjaan Ibu, Alamat Orang Tua, Nomor Telepon

54

b. Data Siswa

Deskripsi : Data siswa baru yang telah diterima do MA Al Ahliyah

Fungsi : Sebagai data untuk dimasukan kedalam buku induk data siswa

Rangkap : Satu

Sumber : Bagian Kurikulum Ditujukan : Siswa

Atribut : No Daftar, Tgl daftar,Tahun ajaran, Nama, Tempat Lahir,Tanggal Lahir, Jenis Kelamin, Agama, Alamat, Nama Orang Tua,Pekerjaan Orang Tua, No STTB.

c. Data Guru

Deskripsi : Master data guru untuk dimasukan kedalam buku induk data guru dan untuk pembagian mata pelajaran Fungsi : Sebagai master data guru

Rangkap : Satu

Sumber : Bagian Kurikulum Ditujukan : Guru

Atribut : NIP, Nama Guru, Tempat Lahir, Tanggal Lahir, Status, Alamat, Jenis Kelamin, Agama, Jenis Kelamin, Jumlah Anak, Ijazah, Tahun Ijazah, Jabatan, Tanggal Mulai Bekerja.

d. Pembagian kelas

Deskripsi : Data mengenai pembagian kelas untuk siswa

Fungsi : Sebagai informasi kepada siswa tentang kelas yang akan ditempati

Sumber : Wakil kepala madrasah urusan kurikulum. Ditujukan : Kepala sekolah

Atribut : id_kelas,nis,nama siswa e. Absensi Siswa

Deskripsi : Kumpulan data absensi siswa Fungsi : Sebagai pemantau kehadiran siswa Rangkap ; 1

Sumber : Sekertaris Kelas Ditujukan : Tata Usaha

Atribut : NIS, Nama Siswa, Tanggal, Kehadiran f. Jadwal Pelajaran

Deskripsi : Data Daftar Pelajaran

Fungsi : Sebagai Informasi jadwal guru mata pelajaran Rangkap : 2

Sumber : Kurikulum Ditujukan : Guru, siswa

Atribut : Hari, Jam, Kode Mata Pelajaran, Mata Pelajaran, Semester

56

g. Data Nilai Siswa

Deskripsi : Data yang berisi keseluruhan nilai siswa mulai dari nilai harian, UTS, UAS

Fungsi : Sebagai Data nilai siswa untuk dijadikan raport Rangkap : Satu

Sumber : Guru Mata Pelajaran Ditujukan : Tata Usaha

Atribut : Nomor Induk Siswa, Nama Siswa, Tahun Akademik, Mata Pelajaran, Nilai Harian, Nilai UTS, Nilai UAS, Rata – Rata Nilai.

h. Raport

Deskripsi : Data nilai siswa dalam satu semester Fungsi : Sebagai informasi nilai siswa per semester Rangkap : Satu

Sumber : Wali Kelas

Ditujukan : Siswa dan Kepala Sekolah

Atribut : NIS, Nama Siswa, Kelas, Tahun Akademik Semester, Mata Pelajaran, Nilai, Program, Tanda Tangan Wali Kelas, Tanda Tangan Wali/Orang Tua.

4.1.2. Analisis Prosedur yang sedang berjalan

Prosedur yang berjalan ini merupakan kumpulan dari proses dalam suatu sistem yang sedang terkait antara satu dengan yang lainnya untuk pencapai tujuan

yang telah ditetapkan. Prosedur-prosedur tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut :

1. Prosedur Pendaftaran Siswa Baru

a. Calon siswa mengambil formulir pendaftaran dari Panitia PenerimaanSiswa Baru (PSB).

b. Siswa mengisi formulir pendaftaran dan melengkapi persyaratan - persyaratan registrasi, dan membayar biaya pendaftaran dan uang bangunan yang diserahkan kepada panitia PSB.

c. Panitia PSB akan memeriksa kelengkapan persyaratan yang harus dipenuhi oleh siswa.

d. Apabila persyaratan belum lengkap, persyaratan tersebut akanakan diserahkan kembali ke siswa untuk segera melengkapinya.

e. Apabila persyaratan sudah lengkap panitia PSB akan menyimpan formulir pendaftaran beserta persyaratan ke arsip persyaratan.

f. Panitia PSB akan membuat laporan pendaftaranuntuk diberikan kepada kepala sekolah untuk disetujui dan di arsipkan oleh kepala sekolah.

g. Panitia PSB membuat bukti pendaftaran dan penerimaan sebagai siswa baru

58

2. Prosedur Pengolahan data siswa

a. Bagian tata usaha mencatat data siswa berdasarkan pada data formulir pendaftaran yang diambil dari arsip persyaratan b. Bagian tata usaha membuat buku induk siswa

3. Prosedur Pengolahan Data Guru

a. Bagian tata usaha memberikan form indentitas kepada guru. b. Guru mengisi form tersebut, kemudian memberikan form

indentitas guru kepada bagian tata usaha.

c. Petugas tata usaha melakukan pemeriksaan kelengkapan data guru, jika tidak lengkap, form indentitas guru yang tidak lengkap akan diberikan kembali kepada guru.

d. Bagian tata usaha melakukan pencatatan data guru ke dalam buku induk guru.

e. Bagian tata usaha akan menyimpan form indentitas guru yang telah diisi kedalamarsip buku induk guru.

4. Prosedur Pembagian Kelas

a. Pembagian kelas dilakukan oleh WKS Kurikulum setelah penyesuaian ketersedian antara jumlah siswa dengan jumlah kelas tersedia.

b. Data siswa perkelas diberikan kepada Kepala Sekolah untuk disetujui.

c. Data siswa perkelas yang telah disetujui diberikan kembali kepada WKS Kurikulum.

d. Dokumen data siswa perkelas diarsipkan oleh WKS kurikulum dan akan diumumkan hasil pembagian kelas kepada siswa.

5. Prosedur Perhitungan Kehadiran Siswa (Absensi)

a. Sekertaris kelas memberikan daftar kehadiran selama satu bulan kepada tata usaha

b. Tata usaha mencatat jumlah absen siswa serta membuat rekapaan sebanyak dua rangkap, lembar pertama diserahkan kepada wali kelas dan lembar kedua disimpan di tata usaha sebagai arsip.

6. Prosedur Pembuatan jadwal

a. Wakasek (WKS) Kurikulum mendapatkan arsip data siswa perkelas dan data guru dari kesiswaan dan tata usaha

b. Berdasarkan data siswa perkelas dandata guru yang dimiliki wakasek kurikulum, wakasek kurikulum membuat data mata pelajaran kemudian diarsipkan data matapelajaran tersebut dan sekaligus pembuatanjadwal pelajaran sebanyak dua rangkap dan menyerahkannya kepada guru yang pengajar dan yang satunya untuk dijadikan pengumuman kepada siswa.

7. Prosedur pengolahan data nilai siswa

a. Guru mata pelajaran menyerahkan data seluruh nilai yang berisi nilai ujian harian, nilai ujian tengah semester (UTS), dan

60

nilai ujian akhir siswa (UAS) kepada wali kelas masing masing siswa.

b. Wali kelas melakukan pencatatan data seluruh nilai siswa kedalam buku seluruh nilai siswa yang diberi nama buku leger. 8. Prosedur Pengolahan Nilai Rapor

a. Dari arsip data seluruh nilai (leger) yang telah disimpan oleh wali kelas,wali kelas melakukan pembuatan laporan berupa buku rapor siswa.

b. Wali kelas menyerahkan buku rapor siswa yang telah diisi nilai siswa kepada Kepala Sekolah untuk diberikan tanda tangan. c. Kepala Sekolah melakukan pengesahan dengan memberikan

tanda tangan raport tersebut dan diserahkan lagi ke wali kelas d. Wali kelas menyerahkan lembar rapor tersebut kepada siswa

yang bersangkutan.

4.1.2.1. Flow Map

Dibawah ini adalah flow map sistem informasi akademik di Madrasah AliyahAl Ahliyah Kota Baru Karawang yang sedang berjalan meliputi pendaftaran siswa baru, pembagian kelas dan wali kelas, pengolahan nilai, pembuatan jadwal pelajaran dan absen.

62

b. Flow map prosedur pengolahan data siswa

c. Flow Map prosedur pengolahan data guru

64

d. Flow map prosedur pembagian kelas yang sedang berjalan

e. Flow Map perhitungan kehadiran siswa yang sedang berjalan

66

f. Flow map Pembuatan data matapelajaran dan jadwal pelajaran

g. Flow map prosedur pengolahan data nilai siswa

68

h. Flow map prosedur pembuatanrapor

4.1.2.2. Diagram Kontek

Diagram kontek yang berjalan ini diagram yang terdiri dari suatu proses dan menggambarkan ruang lingkup suatu sistem yang sedang berjalan pada Madrasah AliyahAl Ahliyah. Diagram konteks merupakan level tertinggi dari DFD yang menggambarkan seluruh input ke sistem atau output dari sistem. Di bawah ini penulis akan menerangkan diagram kontek yang sedang berjalan pada Madrasah Aliyah Al Ahliyah:

Gambar 4.9Diagram kontek sistem informasi akademik yangberjalan

4.1.2.3. Data Flow Diagram

Data Flow Diagram (DFD) ini suatu diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem, yang penggunaannya sangat membantu untuk memahami sistem secara logika, tersruktur dan jelas di dalam sistem informasi akademik Madrasah Aliyah Al Ahliyah yang sedang berjalan ini. Dibawah ini akan digambarkan Data Flow Diagram (DFD) level 1 sistem akademik yang sedang berjalan:

70

4.1.3.Evaluasi Sistem yang Sedang Berjalan

Setelah penulis mengadakan analisis sistem akademik yang sedang berjalan pada Madrasah Aliyah Al Ahliyah kemudian mengevaluasinya sehingga mendapatkan suatu kekurang keefektifan dalam pengolahan data akademik yang diantaranya Penerimaan mahasiswa baru, pengolahan data siswa, pengolahan data guru dan lain sebagainya yang terkait dengan akademik, Pengolahan data tersebut masih menggunakan sebuah aplikasi yang sederhana yaitu Microsoft Office dimana pengolahan sebuah data masih sederhana sehingga menyulitkan pengelola akademik dalam pengambilan data kembali, proses tersebut merupakan hal yang tidak efisien dalam pengelolaan data.

Dengan mengadakan analisis ini penulis menyarankan kepada pihak sekolah untuk menggunakan sistem informasi akademik berbasis web supaya mempermudah sebuah pengolahan data akademik sehingga lebih baik dari aplikasi yang sebelumnya dipakai oleh pihak sekolah.

4.2.Perancangan Sistem

Setelah tahap analisis sistem selesai digunakan, maka penulis telah mendapatkan gambaran dengan jelas apa yang harus dikerjakan. Tiba waktunya sekarang bagi penulis memikirkan bagaimana membentuk sebuah sistem informasi yang baru dengan merancang guna memberikan gambaran umum kepada user secara rinci.

72

4.2.1. Tujuan Perancangan Sistem

Tahap perancangan ini mempunyai tujuan utama yaitu untuk memenuhi kebutuhan pemakai yaitu pihak sekolah, siswa, dan wali siswa. Sedangkan tujuan lain dari perancangan yaitu untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancangan bangun yang lengkap kepada pemrogram komputer dan ahli-ahli teknik lainnya yang terlibat.

4.2.2. Gambaran Umum Sistem yang Diusulkan

Setelah mengadakan tahap analisis kemudian mengadakan sebuah perancangan sistem dimana tahap perancangan ini akan diuraikan sebuah gambaran umum sistem yang di usulkan agar dapat dimengerti oleh pihak terkait atau pihak sekolah sebelum pengembangan sistem informasi akademik berbasis web ini di bentuk, oleh karena itu penulis akan merepresentasikan beberapa keunggulan sebuah sistem yang akan dibangun dengan mengkomputersasikan suatu pengolahan data dengan menggunakan sebuah aplikasi yang berbasis web dengan menggunakan bahasa pemrograman yang open source yangbernama php.

Sistem informasi akademik berbasis web ini merupakan sebuah sistem atau perangkat lunak yang di usulkan guna mempermudah suatu pengolahan data dan mempermudah untuk pengaksesan suatu informasi akademik dengan menggunakan media telekomunikasi dengan menghubungkan ke jaringan internet agar pengguna dapat mengakses suatu informasi akademik kapan dan dimana saja data akademik tersebut akan digunakan dengan menghubungkan ke sebuah jaringan yang lebih luas bernama internet. Sistem usulan ini pada akhirnya akan

sangat berguna dan membantu bagi seorang siswa, wali siswa, dan pihak guru demi mendekatkan kepada jalur teknologi berbasiskan IT dimana pada saat ini persaingan global pada saat ini sudah semakin berkembang.

4.2.3. Perancangan Prosedur yang Diusulkan

Perancangan prosedur ini merupakan sebuah rancangan yang di usulkan untuk memberikan suatu kemajuan didalam sistem yang berjalan dimana menghasilkan sebuah sistem yang dapat jauh lebih bermanfaat dalam pengolahan data akademik pada Madrasah Aliyah Al Ahliyah, ada beberapa prosedur yang diusulkan oleh penulis diantaranya:

1. Prosedur pendaftaran siswa baru yang diusulkan

a. Calon siswa mengisi formulir penerimaan siswa baru secara online dan dapat juga langsung datang ke sekolah dan diisikan oleh bagian kurikulum untuk mengisi formulir tersebut.

b. Seorang calon siswa akan mendapatkan ID penerimaan siswa baru setelah mengisi formulir secara online atau datang langsung ke sekolah.

c. Calon siswa dapat langsung membayar biaya pendaftaran ulang melalui transfer bank yang telah di tentukan oleh pihak sekolah atau dapat langsung mengunjungi sekolah untuk pembayaran terebut.

74

d. Untuk calon siswa yang telah transfer biaya pendaftaran ulang melalui bank dapat melakukan konfirmasi melalui email dan telepon dengan menyebutkan ID penerimaan siswa baru, sedangkan calon siswa yang mendatangi langsung kesekolah dan membayar biaya pendaftaran hanya menyebutkan ID penerimaan siswa baru, kemudian bagian kurikulum akan mengaktifkan calon siswa tersebut menjadi siswa yang telah terdaftar di sekolah.

e. Setelah bagian kurikulum mengaktifkan calon siswa kemudian data calon tersebut secara dimasukan kedalam buku induk siswadan akan diberikan nomor induk siswa. 2. Prosedur pengolahan data siswa yang diusulkan

a. Setelah bagian kurikulum mengaktifkan calon siswa menjadi siswa yang terdaftar pada sekolah yang telah melunasi biaya pendaftaran penerimaan siswa baru.

b. Perangkat lunak secara otomatis menyimpan data calon siswa kedalam tabel siswa pada database akademik setelah diaktifkan oleh bagian kurikulum dan

3. Prosedur pengolahan data guru yang diusulkan

a. Bagian kurikulum mendata kembali data guru dengan memberikan sebuah formulir kosong yang akan di isi oleh guru.

b. Guru mengisi formulir tersebut secara lengkap dan akan diberikan kepada bagian kurikulum.

c. Bagian kurikulum memeriksa kelengkapan dari isi formulir tersebut, jika tidak lengkap formulir tersebut diserahkan kembali kepada guru yang bersangkutan untuk melengkapi isi formulir tersebut.

d. Formulir yang sudah lengkap diberikan kepada Bagian kurikulum kemudian bagian kurikulum menginputkan data guru kedalam perangkat lunak dan disimpan kedalam tabel data guru pada database akademik.

4. Prosedur pembagian kelas yang diusulkan

a. Bagian kurikulum melakukan aktifasi dengan memasukkan siswa kedalam kelas setelah calon siswa yang sudah membayar biaya pendaftaran dilunasinya.

b. Kemudian pembagian kelas tersebut sudah dilakukan oleh bagian kurikulum dan dapat dilihat oleh bagian kurikulum sendiri.

5. Prosedur pengolahan data kehadiran siswa yang diusulkan

a. Sekertaris kelas memberikan buku data absensi kelas kepada bagian kurikulum

b. Bagian kurikulum menginputkan data absensi siswa kedalam perangkat lunak dan disimpan kedalam database akademik.

76

6. Prosedur pengolahan jadwal pelajaran

a. Bagian kurikulum membuat data mata pelajaran berdasarkan kode mata pelajaran

b. Bagian kurikulum meng input kan data mata pelajaran yang sudah dibuat tadi kedalam komputer dan menyimpan nya kedalam database perangkat lunak.

7. Prosedur pengolahan nilai siswa

a. Guru mata pelajaran meng input kan langsung data nilai siswa berupa data nilai ujian harian, ujian tengah semester (UTS) dan ujian akhir semester kedalam perangkat lunak. b. Guru mata pelajaran menyimpan data tersebut kedalam

database untuk dipublikasikan kepada siswa. 8. Prosedur pengolahan raport.

a. Setelah guru mata pelajaran menginputkan data seluruh nilai siswa kemudian akan diakumulasikan oleh perangkat lunak dan menjadi hasil akhir.

b. Hasil nilai akhir akan secara otomatis telah terpublikasi oleh perangkat lunak.

Prosedur diatas tidak semudah itu dapat mengggunakan hak akses informasi akademik melainkan harus mendapat ijin dari seorang web administrator dengan mendaftarkannya. Oleh karena itu hak akses yang paling berwenang di dalam sistem usulan ini adalah seorang web administrator demi

iv

4. Ibu Wartika, S.Kom., M.T, selaku Dosen Wali MI-9 yang telah banyak membantu selama proses perkuliahan berlangsung.

5. Ibu Novrini Hasti ,S.si, M.T, selaku Dosen Pembimbing yang telah memberikan banyak bimbingan pada penulisan skripsi ini dan selalu meluangkan waktu untuk memberikan petunjuk dan pengarahan kepada penulis sehingga membantu dalam penyelesaian skripsi dengan baik. 6. Kepada Seluruh Staf Pengajar Dosen Jurusan Sistem Informasi Fakultas

Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia yang telah memberikan banyak ilmu yang diajarkannya dari awal tidak tahu apa-apa sehingga menjadikan penulis menjadi mengetahui terhadap permasalahan yang dialami penulis khusus nya mata kuliah yang diajarinya , khususnya. 7. Seluruh Karyawan UNIKOM

8. Bapak Chepi S.Si dan seluruh dewan guru MA Al Ahliyah yang telah memberikan jalan, izin dan banyak bantuan untuk melakukan penelitian. 9. Skripsi ini penulis persembahkan untuk almarhum mamah tercinta semoga

mamah selalu diberikan ketenangan di alam sana.

10. Papahku tercinta yang selalu memberikan banyak doa, dorongan, semangat dan ilmu. Semoga selalu diberikan kesehatan oleh allah SWT . 11. Penghuni http://rumahgagak.com/ yaitu Muhammad Reza, Eka Septia

Chandra, Muhammad Yunus, Gha Rolanda, Rival Roecksintain. Merupakan teman terbaik yang selalu menemani ketika berada di rumah.

v

Sebagai akhir kata, saya menyadari sebagai manusia biasa bahwa penyusunan skripsi ini masih jauh sekali dari kesempurnaan, oleh sebab itu kepada para pembaca, saya megharapkan kritik dan saran untuk penyempurnaan skripsi ini. Semoga apa yang ada di skripsi ini dapat memberikan manfaat buat pembaca. Dan majulah dunia Teknilogi Informasi Indonesia.

Bandung , 2011

BIODATA PENULIS

Nama : Taupik Maulana Ibrahim

Tempat / Tanggal Lahir : Karawang, 19 November 1987 Jenis Kelamin : Laki-Laki

Anak Ke : 1 dari 4 bersaudara

Agama : Islam

Alamat Rumah : Jl. Ciremai No 110 RT:03 RW:07 Dusun Sukajadi Kecamatan Cikampek Timur Kabupaten Karawang 41373

No Telepon / Handphone : 0264-314758 / 085720215152 Website : http://rumahgagak.com/ Yahoo Messenger : Maulana_ibraahim

Facebook : http://www.facebook.com/ovickthea

DAFTAR PUSTAKA

Lukmanul Hakim. 2008. Membongkar Trik Rahasia Para Master php. Lokomedia. Yogyakarta.

Lukmanul Hakim. 2009. Trik Rahasia Master PHP Terbongkar Lagi. Lokomedia. Yogyakarta.

Madcoms. 2006. Aplikasi Manajemen Database Pendidikan Berbasis Web dengan

PHP dan MySQL. Andi. Yogyakarta.

http://media.diknas.go.id/media/document/1075.pdf/ Pengertian Sistem dan

Analisis Sistem, 24 Januari 2011

http://willis.comze.com/pengertian_informasi.html Pengertian Informasi, 24 Januari 2011

http://sisteminformasi.wordpress.com/2007/01/22/sistem-informasi/ Pengertian

sistem informasi, 29 Januari 2011

http://sisteminformasi.wordpress.com/2007/01/23/komponen-sistem-informasi/

Komponen Sistem Informasi, 29 Januari 2011

http://apr1l-si.comuf.com/SI.pdf/ Sistem Informasi 24 Januari 2011 http://id.wikipedia.org/wiki/XAMPP 31 Oktober 2010

http://id.wikipedia.org/wiki/PHP 31 Oktober 2010

http://mugi.or.id/blogs/yandi_tubagus/archive/2009/11/18/data-flow-diagram-dfd-dan-flowmap.aspx 31 Oktober 2010

http://kuliahonline.unikom.ac.id/?go/kuliah/&getMateriFile=MTAzNw%3D%3D &kID=MzQ2 31 Oktober 2010