Tujuan Pengelolaan arsip statis dilaksanakan untuk menjamin keselamatan arsip sebagai pertanggungjawaban nasional bagi kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan
bernegara.
2.2.1. Tahap Penciptaan Arsip
Kegiatan arsip pada dasarnya tidak hanya saat penyimpanan saja. Akan tetapi, sudah dimulai sejak arsip tersebut diciptakan, diproses, disimpan, sampai akhirnya
arsip tersebut dimusnahkan. Termasuk dalam hal ini adalah pemeliharaan atau perawatan arsip
1. Secara intern berarti bahwa arsip itu dibuat sendiri dalam ruang lingkup suatu
perusahaan, yang meliputi surat, bentuk surat, formulir, naskah, dan sebagainya. Arsip intern dapat dikendalikan oleh perusahaan sendiri, sehingga
dapat diatur baik isi maupun fisiknya, dan dibuat sesuai dengan kebutuhan. Contoh : Surat dari departemen keuangan ke departemen pemasaran
2. Secara ekstern berarti sebuah arsip diterima dari pihak lain, baik dari
perorangan maupun dari perusahaan. Pembuatan surat eksternal tidak dapat dikontrol dan dikendalikan oleh perusahaan tertentu, hal itu menyebabkan
surat yang diterima suatu perusahaan akan berbeda satu dengan yang lainnya, terutama pada susunan ataupun standarisasi surat.
2.2.2. Tahap Pengurusan dan Pengendalian Arsip
Setelah arsip tercipta, baik dalam bentuk tertulis, tercetak, terekam, dan lain- lain, maka selanjutnya arsip-arsip tersebut harus mendapat penanganan dan
pengendalian yang baik. Tujuannya adalah agar arsip-arsip tersebut dapat digunakan sebagai bahan informasi yang sangat bermanfaat bagi banyak pihak.
Selain itu, arsip tersebut dapat terpelihara, baik isi maupun bentuk fisiknya. Adapun tahapan yang termasuk dalam pengurusanpengendalian surat adalah sebagai
berikut :
1. Tahap Penerimaan Surat Dalam tahap ini, surat-surat dari perusahaan lain diterima oleh petugas
penerima surat, kemudian petugas memeriksa ketepatan alamat. Tahap ini sangat penting karena tahap ini merupakan awal dari adanya arsip ekstern. Jika dalam tahap
ini orang yang menerima surat tidak jujur, dapat mengakibatkan kerugian bagi perusahaan. Karena bisa saja surat dari luar langsung dibuka dan dibaca tetapi tidak
diteruskan kepada petugas pencatat surat. Dengan demikian, perusahaan sudah kehilangan selembar arsip penting.
Asas pengurusan juga harus diperhatikan, apakah sentralisasi, desentralisasi, atau gabungan. Apabila yang digunakan adalah asas sentralisasi, maka semua surat
yang diterima harus melalui satu pintu yaitu unit kearsipan, tetapi jika asas desentralisasi langsung kepada unit kerja, sedangkan gabungan melalui sentralisasi
terlebih dahulu baru kemudian desentralisasi. Hal-hal yang harus dilakukan dalam kegiatan penerimaan surat adalah sebagai berikut :
a. Menandatangani bukti pengiriman jika diminta oleh petugas pengirim surat.
b. Memeriksa ketepatan alamat yang dituju jika surat salah alamat harus segera
dikembalikan kepada petugas pengirim surat. c.
Menyampaikan surat kepada petugas pencatat surat
2. Tahap Penyortiran
Penyortiran adalah mengelompokkan surat, apakah surat yang diterima merupakan surat dinas atau pribadi. jika surat tersebut merupakan surat dinas, berarti
surat tersebut memerlukan pemprosesan atau pengendalian lebih lanjut. Surat pribadi dapat diserahkan langsung kepada yang dituju. Perbedaan antara surat pribadi dengan
surat dinas antara lain sebagai berikut:
a. Sampul surat
Sampul surat pribadi tidak ada kepala surat, tidak ada stempelcap perusahaan, tidak ada nomor surat, sedangkan surat dinas adalah salah satunya.
b. Alamat luar
Alamat luar surat pribadi ditujukan kepada nama karyawan, bukan jabatan, terkadang menggunakan bahasa pergaulan, sedangkan surat dinas menggunakan bahasa resmi,
ditujukan kepada nama orang yang disertai jabatan dan nama perusahaan.
c. Alamat pengirim
Alamat pengirim surat pribadi tertulis hanya nama orang, atau sebutan kekeluargaan seperti ayahanda, ibunda, kakanda, ananda, kakek, nenek dan sebagainya, sedangkan
surat dinas dari nama perusahaan atau organisasi, nama orang yang disertai jabatan.
3. Tahap PencatatanRegistrasi
Surat dinas selanjutnya diproses lebih lanjut dengan dilakukan pencatatan atau registrasi. Surat dicatat dengan menggunakan buku agenda atau kartu kendali,
tergantung dari sistem yang digunakan oleh perusahaan. Adapun tujuan pencatatan surat adalah sebagai berikut:
a. Untuk mengetahui surat apa saja yang diterima oleh perusahaan setiap hari.
b. Untuk mengetahui perkiraan tentang jumlah surat yang diterima setiap hari,
setiap bulan,dan setiap tahun. c.
Sebagai bukti tertulis tentang adanya surat yang diterima dari perusahaan lain maupun yang dibuat oleh perusahaan.
d. Agar tertib administrasi.
4. Tahap Distribusi Tahap distribusi adalah tahap penyampaian surat kepada orang sesuai dengan
tujuan surat. Misalnya untuk pimpinan, unit kerja, atau yang mewakili. Tahap distribusi ini juga memegang peranan yang sangat penting. Jangan sampai surat yang
seharusnya sudah disampaikan kepada orang yang dimaksud tetapi belum juga diterima. Penyampaian surat harus dilakukan secepatnya, tidak ditunda-tunda. Hal ini
untuk mencegah terjadinya keterlambatan terhadap proses surat yang harus dilakukan oleh orang yang bersangkutan.
Pendistribusian surat juga sebaiknya juga sebaiknya dilakukan pencatatan, orang yang menerima surat membubuhkan tanda tangannya sebagai bukti bahwa
surat sudah diterima. Pencatatan dilakukan dengan menggunakan buku ekspedisi. Selain surat dari pihak luar, surat dari dalam perusahaan sendiri terkadang harus di
distribusikan, misalnya surat edaran tentang kegiatan olahraga hari jumat yang dibuat oleh pimpinan dan harus diketahui oleh seluruh karyawan. Pendistribusian yang baik,
cepat dan tepat memberikan sumbangan yang besar terhadap keberhasilan perusahaan.
2.2.3. Sistem Penyimpanan Arsip
Pada dasarnya, penyimpanan arsip dilakukan dengan menggunakan cara tertentu secara sistematis yang dimaksudkan untuk membantu dan mempermudah
kita dalam penyimpanan dan penemuan kembali arsip tersebut. Meteode penyimpanan tersebut sering disebut sistem penyimpanan arsip filling system.
Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip terdiri atas lima sistem yaitu sistem abjad, sistem pokok masalah, sistem nomor, sistem tanggal, dan sistem
wilayah.
1. Sistem Abjad Alphabetical Filling System Sistem abjad adalah sistem penerimaan, penyusunan, penyimpanan,
penggunaan, pemeliharaan dan penemuan kembali auratwarkat dengan menggunakan petunjuk abjad. Suratwarkat yang akan disimpan dikelola berdasarkan
nama orang atau organisasi yang disimpan abjad.
2. Sistem MasalahPerihalPokok Soal Subject Filling System Sistem masalah adalah salah satu sistem penyimpanan dokumen yang
berdasarkan kepada isi dari dokumen itu. Isi dokumen sering disebut perihal, pokok masalah, permasalahan, pokok surat atau subjek.
3. Sistem Nomor Numerical Filling System Sistem nomor adalah salah satu sistem penyimpanan dan penemuan kembali
arsip yang disusun dengan menggunakan kodenomor. Sistem penyimpanan berdasarkan nomor terdiri dari:
a. Sistem penyimpanan, berdasarkan nomor Dewey. b. Sistem penyimpanan, berdasarkan nomor seri urut.
c. Sistem penyimpanan, berdasarkan nomor terminal digit.
4. Sistem TanggalUrutan Waktu Chronological Filling Sytem Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip
berdasarkan tanggal, bulan, tahun.Dalam sistem ini yang dijadikan kode penyimpanan dan penemuan kembali arsip adalah tanggal, bulan atau tahun pemuatan
yang tercantum dalam arsip itu sendiri.
5. Sistem WilayahRegionalDaerah Geographical Filling System Sistem wilayah adalah sistem penyimpanan dokumen, berkas, atau arsip yang
dijadikan pedoman dalam menemukan arsip secara cepat dengan berdasarkan wilayah dari pengirim surat atau wilayah yang dkirim surat.
2.3. Penemuan Kembali Arsip
Penemuan kembali arsip dapat dilakukan baik secara manual ataupun secara mekanik. Penemuan kembali secara manual berarti penemuan kembali dilakukan
melalui kemampuan manusia tanpa menggunakan tenaga mesin. Sedangkan penemuan kembali dengan mekanik lebih banyak untuk menunjukkan lokasi
penyimpanan arsip melalui sarana elektronik komputer. Arsip yang ada tidak boleh disimpan sembarangan, arsip harus disimpan
menggunakan sistem pengelolaan arsip yang baik dan benar sehingga arsip tersebut dapat dengan mudah ditemukan kembali dengan cepat, tepat pada waktu dibutuhkan.
Agar penemuan kembali arsip dapat terlaksana dengan baik, maka beberapa syarat yang harus dilakukan adalah:
1. Kebutuhan pemakai arsip atau surat harus diteliti dahulu dan sistemnya harus mudah diingat.
2. Harus didasarkan atas kegiatan nyata instansi yang bersangkutan, maka disusunlah indeks sebagai tanda pengenal.
3. Sistem penemuan kembali arsip harus logis, konsisten dan mudah diingat. 4. Sistem penemuan harus didukung oleh peralatan dan perlengkapan.
5. Selanjutnya sistem penemuan harus didukung oleh personil yang terlatih dan harus mempunyai daya tangkap yang tinggi, cepat, tekun, suka bekerja,
senang bekerja secara detail tentang informasi.
Beberapa faktor penunjang dan perlu diperhatikan atau dipenuhi dalam rangka memudahkan dalam penemuan arsip adalah sebagai berikut:
