1. Tahap Penerimaan Surat Dalam tahap ini, surat-surat dari perusahaan lain diterima oleh petugas
penerima surat, kemudian petugas memeriksa ketepatan alamat. Tahap ini sangat penting karena tahap ini merupakan awal dari adanya arsip ekstern. Jika dalam tahap
ini orang yang menerima surat tidak jujur, dapat mengakibatkan kerugian bagi perusahaan. Karena bisa saja surat dari luar langsung dibuka dan dibaca tetapi tidak
diteruskan kepada petugas pencatat surat. Dengan demikian, perusahaan sudah kehilangan selembar arsip penting.
Asas pengurusan juga harus diperhatikan, apakah sentralisasi, desentralisasi, atau gabungan. Apabila yang digunakan adalah asas sentralisasi, maka semua surat
yang diterima harus melalui satu pintu yaitu unit kearsipan, tetapi jika asas desentralisasi langsung kepada unit kerja, sedangkan gabungan melalui sentralisasi
terlebih dahulu baru kemudian desentralisasi. Hal-hal yang harus dilakukan dalam kegiatan penerimaan surat adalah sebagai berikut :
a. Menandatangani bukti pengiriman jika diminta oleh petugas pengirim surat.
b. Memeriksa ketepatan alamat yang dituju jika surat salah alamat harus segera
dikembalikan kepada petugas pengirim surat. c.
Menyampaikan surat kepada petugas pencatat surat
2. Tahap Penyortiran
Penyortiran adalah mengelompokkan surat, apakah surat yang diterima merupakan surat dinas atau pribadi. jika surat tersebut merupakan surat dinas, berarti
surat tersebut memerlukan pemprosesan atau pengendalian lebih lanjut. Surat pribadi dapat diserahkan langsung kepada yang dituju. Perbedaan antara surat pribadi dengan
surat dinas antara lain sebagai berikut:
a. Sampul surat
Sampul surat pribadi tidak ada kepala surat, tidak ada stempelcap perusahaan, tidak ada nomor surat, sedangkan surat dinas adalah salah satunya.
b. Alamat luar
Alamat luar surat pribadi ditujukan kepada nama karyawan, bukan jabatan, terkadang menggunakan bahasa pergaulan, sedangkan surat dinas menggunakan bahasa resmi,
ditujukan kepada nama orang yang disertai jabatan dan nama perusahaan.
c. Alamat pengirim
Alamat pengirim surat pribadi tertulis hanya nama orang, atau sebutan kekeluargaan seperti ayahanda, ibunda, kakanda, ananda, kakek, nenek dan sebagainya, sedangkan
surat dinas dari nama perusahaan atau organisasi, nama orang yang disertai jabatan.
3. Tahap PencatatanRegistrasi
Surat dinas selanjutnya diproses lebih lanjut dengan dilakukan pencatatan atau registrasi. Surat dicatat dengan menggunakan buku agenda atau kartu kendali,
tergantung dari sistem yang digunakan oleh perusahaan. Adapun tujuan pencatatan surat adalah sebagai berikut:
a. Untuk mengetahui surat apa saja yang diterima oleh perusahaan setiap hari.
b. Untuk mengetahui perkiraan tentang jumlah surat yang diterima setiap hari,
setiap bulan,dan setiap tahun. c.
Sebagai bukti tertulis tentang adanya surat yang diterima dari perusahaan lain maupun yang dibuat oleh perusahaan.
d. Agar tertib administrasi.
4. Tahap Distribusi Tahap distribusi adalah tahap penyampaian surat kepada orang sesuai dengan
tujuan surat. Misalnya untuk pimpinan, unit kerja, atau yang mewakili. Tahap distribusi ini juga memegang peranan yang sangat penting. Jangan sampai surat yang
seharusnya sudah disampaikan kepada orang yang dimaksud tetapi belum juga diterima. Penyampaian surat harus dilakukan secepatnya, tidak ditunda-tunda. Hal ini
untuk mencegah terjadinya keterlambatan terhadap proses surat yang harus dilakukan oleh orang yang bersangkutan.
Pendistribusian surat juga sebaiknya juga sebaiknya dilakukan pencatatan, orang yang menerima surat membubuhkan tanda tangannya sebagai bukti bahwa
surat sudah diterima. Pencatatan dilakukan dengan menggunakan buku ekspedisi. Selain surat dari pihak luar, surat dari dalam perusahaan sendiri terkadang harus di
distribusikan, misalnya surat edaran tentang kegiatan olahraga hari jumat yang dibuat oleh pimpinan dan harus diketahui oleh seluruh karyawan. Pendistribusian yang baik,
cepat dan tepat memberikan sumbangan yang besar terhadap keberhasilan perusahaan.
2.2.3. Sistem Penyimpanan Arsip
