Struktur Organisasi dan Uraian Tugas

Jan Harius Sembiring : Analisis Strategi Pemasaran Dalam Meningkatkan Penjualan Pada Pt. Cahaya Kawi Ultra Polintraco Medan, 2008 USU Repository © 2008 BAB II ANALISIS STRATEGI PEMASARAN DALAM MENINGKATKAN PENJUALAN PADA PT. CAHAYA KAWI ULTRA POLYINTRACO MEDAN

A. Sejarah Singkat Berdirinya Perusahaan

PT. Cayaha Kawi Ultra Polyintraco Medan merupakan salah satu badan usaha milik swasta yang didirikan pada tanggal 4 Maret 1990 dan berkedudukan di Jl. Eka Surya, Gg. Sidodadi, Lingk. XXII, Kelompok. Gedung Johor, Deli Tua, Medan 20114, dengan akte notaries Linda Herawati, SH, No. 220, tertanggal 22 Agustus 1989. PT. Cahaya Kawi Ultra Polyintraco Medan merupakan perusahaan yang bergerak di bidang produksi dan penjualan furniture bermerk “Olympic”. Untuk menunjang penjualan perusahaan, sebagian besar penjualan dilakukan secara kredit. Produk andalan perusahaan antara lain adalah spring bed, kursi plastic, sofa, busa, tilam, dan office chair. PT. Cahaya Kawi Ultra Polyintraco Medan didirikan dengan tujuan mendapatkan keuntungan bagi pemiliknya, di samping itu juga membantu pengurangan pengangguran dan peningkatan perekonomian masyarakat secara umum. Perusahaan dalam menjalankan kegiatan melibatkan sekitar 250 orang karyawan, sebagian besar merupakan karyawan bagian produksi.

B. Struktur Organisasi dan Uraian Tugas

Jan Harius Sembiring : Analisis Strategi Pemasaran Dalam Meningkatkan Penjualan Pada Pt. Cahaya Kawi Ultra Polintraco Medan, 2008 USU Repository © 2008 Struktur organisasi yang tepat dapat membantu mengembangkan rangka dasar dan pekerjaan, sehingga setiap organisasi dapat bekerjasama dengan lebih efektif dan efisien. Berdasarkan sudut pandang manajemen, struktur organisasi menunjukkan gambaran skematis tentang pembagian tugas dan hubungan kerja sama antar bagian-bagian maupun antar orang-orang dengan kedudukan, tugas dan wewenang serta tanggung jawab yang berbeda. Hal ini akan mempermudah untuk menentukan, mengarahkan dan mengawasi pelaksanaan suatu pekerjaan agar sesuai dengan perencanaan dan dapat mencapai tujuan yang ditetapkan dengan efektif dan efisien, melalui organisasi setiap anggota mengetahui dengan jelas apa yang dikerjakan, untuk data kepada siapa harus mempertanggung jawabkan hasil dari pekerjaan tersebut. Oleh sebab itu anggota harus menghindari over lapping dalam menerima perintah. Didalam suatu perusahaan yang masih sederhana, maka struktur organisasi dan pembagian tugas masih belum dapat berjalan dengan baik karena tugas-tugas dapat dikerjakan dan diorganisasikan oleh beberapa orang saja dan pengawasannya juga masih belum begitu kompleks. Tetapi apabila perusahaan berkembang menjadi lebih besar, maka pembagian tugas dan pengawasan juga menjadi lebih kompleks. Karena itu, struktur organisasi yang baik dan uraian tugas yang jelas akan meningkatkan efisiensi perusahaan dan pengawasan akan lebih mudah dilakukan. Ditinjau dari struktur organisasinya, PT. Cahaya Kawi Ultra Polyintraco Medan mempunyai bentuk fungsional dengan struktur organisasi garis. Dalam perusahaan ini pimpinan tetap merupakan penguasa lini yang bertanggung jawab terhadap pengembangan dan pelaksanaan rencana perusahaan. Untuk lebih jelasnya, maka dapat kita lihat struktur organisasi perusahaan di bawah ini : Gambar 1 STRUKTUR ORGANISASI PT. CAHAYA KAWI ULTRA POLYINTRACO MEDAN Factory Manager Direktur Utama RUPS Uraian jabatan dan tugas dari masing-masing bagian dalam struktur organisasi perusahaan ini adalah sebagai berikut : 1. RUPS Rapat Umum Pemegang Saham Merupakan kekuasaan tertinggi dalam suatu perseroan terbatas. Rapat umum pemegang saham pada perusahaan ini dilakukan setengah tahun sekali untuk Manajer Pemasaran Manajer Keuangan dan Administrasi Manajer Produksi Bagian promis Bagian penjuala n Bagian gudang barang jadi Bagian personalia Bagian keamanan Bagian akuntan si umum Bagian akuntan si biaya Kasir Bagian pembeli an Bagian produksi Sumber : PT. Cahaya Kawi Ultra Polyintraco Medan Quality control Bagian gudan bahan baku Bagian pemelihara an Manajer personalia dan umum Jan Harius Sembiring : Analisis Strategi Pemasaran Dalam Meningkatkan Penjualan Pada Pt. Cahaya Kawi Ultra Polintraco Medan, 2008 USU Repository © 2008 Jan Harius Sembiring : Analisis Strategi Pemasaran Dalam Meningkatkan Penjualan Pada Pt. Cahaya Kawi Ultra Polintraco Medan, 2008 USU Repository © 2008 merumuskan kebijaksanaan dan perkembangan perusahaan. Selain itu dalam rapat umum pemegang saham juga diambil keputusan mengenai : - Mengangkat dan memberhentikan Direktur Utama. - Menyetujui neraca dan perhitungan laba rugi perusahaan. - Menetapkan pembagian dividen periodic. 2. Direktur Utama, mempunyai tugas sebagai berikut : - Bertanggung jawab sebagai pimpinan yang harus menjalankan perusahaan. - Menyusun rencana kegiatan perusahaan dalam rencana jangka panjang dan jangka pendek. - Merumuskan pokok-pokok kebijaksanaan secara umum untuk mencapai tujuan perusahaan. 3. Factory Manager, mempunyai tugas sebagai berikut : - Merencanakan dan mengatur produksi perusahaan agar sesuai dengan spesifikasi dan standar mutu yang telah ditentukan. - Membuat laporan produksi secara periodic mengenai pemakaian bahan dan jumlah produksi. - Mengkoordinir dan mengawasi bagian pabrik dan mesin. - Mengawasi dan mengevaluasi kegiatan produksi untuk mengetahui kekurangan dan penyimpangan sehingga dapat dilakukan perbaikan. 4. Manajer Pemasaran, mempunyai tugas sebagai berikut : - Bertanggung jawab kepada direktur utama atas hasil penjualan perusahaan. Jan Harius Sembiring : Analisis Strategi Pemasaran Dalam Meningkatkan Penjualan Pada Pt. Cahaya Kawi Ultra Polintraco Medan, 2008 USU Repository © 2008 - Menyusun rencana penjualan yang disesuaikan dengan kapasitas dan kemampuan yang dimiliki perusahaan. - Mengkoordinasi kegiatan penjualan agar mencapai hasil yang ditetapkan. - Menjaga agar semua bagian yang berada di bawah tanggung jawabnya mempunyai hubungan kerja yang harmonis dengan bagian lainnya. a. Bagian promosi - Bertanggung jawab kepada manajer pemasaran atas kegiatan memperkenalkan produk perusahaan. - Memperkenalkan produk perusahaan kepada konsumen melalui media iklan. - Mengadakan pameran untuk memperkenalkan produk kepada konsumen. - Melakukan kegiatan-kegiatan promosi lainnya untuk memperkenalkan produk perusahaan. b. Bagian Penjualan - Terdapat tiga bagian yaitu bagian penjualan untuk local, penjualan untuk luar negeri, penjualan untuk menangani proyek atau pesanan. - Mengatur dan mengawasi kegiatan para salesman dalam menawarkan produk. - Mengawasi pelaksanaan kegiatan penjualan. - Mengeluarkan surat-surat atau dokumen-dokumen yang diperlukan dalam melakukan penjualan. - Memberikan data penjualan kepada manajer pemasaran. Jan Harius Sembiring : Analisis Strategi Pemasaran Dalam Meningkatkan Penjualan Pada Pt. Cahaya Kawi Ultra Polintraco Medan, 2008 USU Repository © 2008 c. Bagian Gudang Barang Jadi : - Bertugas untuk menerima, menyimpan dan mengeluarkan barang jadi dari gudang. - Melakukan pencatatan terhadap barang yang masuk dan keluar dari gudang. - Bertanggung jawab kepada manajer pemasaran atas persedian barang jadi perusahaan. 5. Manajer Keuangan dan Administrasi Mempunyai tugas sebagai berikut : - Mengawasi dan mengkoordinasi pekerjaan bagian akuntansi biaya, akuntansi umum dan kasir. - Membuat rencana keuangan peusahaan. - Meneliti dan memeriksa laporan keuangan yang bukti-butki pendukungnya. - Secara rutin membuat laporan pertanggung jawaban mengenai keuangan perusahaan kepada direktur utama. a. Bagian akuntansi umum - Bertanggung jawab kepada manajer keuangan dan administrasi. - Menyelenggarakan pembukuan dari transaksi perusahaan. - Menyusun laporan keuangan. b. Bagian akuntansi biaya - Bertanggung jawab kepada manajer keuangan dan administrasi. - Menyelenggarakan pembukuan atas biaya-biaya produksi. Jan Harius Sembiring : Analisis Strategi Pemasaran Dalam Meningkatkan Penjualan Pada Pt. Cahaya Kawi Ultra Polintraco Medan, 2008 USU Repository © 2008 - Menyusun laporan biaya pokok produksi dan beban pokok penjualan. - Membantu penyusunan laporan keuangan. c. Kasir - Bertanggung jawab kepada manajer keuangan dan administrasi. - Melakukan penerimaa dan pengeluaran uang melalui kas atau bank sesuai dengan prosedur dan kebijaksanaan yang telah ditetapkan oleh perusahaan. - Menghitung, meneliti dan mencocokkan bukti-bukti yang menunjang dari seluruh penerimaan dan pengeluaran uang yang dilakukan. 6. Manajer Produksi, mempunyai tugas sebagai berikut : - Bertanggung jawab kepada direktur utama atas kelancaran proses produksi dan hasil produksi. - Mengawasi dan mengkoordinasi pekerjaan bagian pembelian, bagian produksi, bagian quality control, bagian gudang bahan baku, bagian pemeliharaan. - Merencanakan kegiatan produksi dan mengawasinya. a. Bagian pembelian - Membeli bahan baku dan bahan penolong yang diperlukan dengan harga layak dan kualitas yang baik. - Bertanggung jawab atas tersedianya semua bahan yang dibutuhkan untuk produksi dengan kualitas yang baik dan harga yang wajar. Jan Harius Sembiring : Analisis Strategi Pemasaran Dalam Meningkatkan Penjualan Pada Pt. Cahaya Kawi Ultra Polintraco Medan, 2008 USU Repository © 2008 b. Bagian produksi - Bertanggung jawab atas kelangsung dan kelancaran produksi. - Melakukan produksi sesuai dengan rencana kegiatan produksi yang telah dibuat. - Bertanggung jawab atas hasil produksi, baik mengenai mutu, jumlah dan waktu yang digunakan untuk proses produksi. c. Bagian Quality Control - Melakukan pengawasan terhadap mutu bahan baku dan bahan- bahan lainnya yang digunakan untuk kegiatan produksi. - Melakukan pengawasan terhadap mutu produk yang dihasilkan dari kegiatan produksi. d. Bagian gudang bahan baku - Bertanggng jawab atas penerimaan dan pengeluaran bahan baku dari gudang bahan baku. - Mengatur penyimpanan bahan baku dengan kondisi yang baik, teratur dan aman. - Melakukan pencatatan persediaan bahan baku dan secara rutin membuat laporannya. e. Bagian Pemeliharaan - Bertanggung jawab atas pemeliharaan peralatan dan mesin yang dimiliki perusahaan. - Memperbaiki mesin dan peralatan yang rusak. 7. Manajer personalia dan Umum mempunyai tugas : Jan Harius Sembiring : Analisis Strategi Pemasaran Dalam Meningkatkan Penjualan Pada Pt. Cahaya Kawi Ultra Polintraco Medan, 2008 USU Repository © 2008 - Bertanggung jawab kepada direktur utama atas wewenang yang diberikan kepadanya. - Mengawasi dan mengkoordinasi pekerjaan bagian personalia dan bagian keamanaan. - Menjadi wakil perusahaan dalam hubungan dengan pihak ketiga atau masyarakat. 1. Bagian personalia a. Merencanakan penerimaan pegawai dan buruh sesuai dengan kebutuhan perusahaan. b. Melakukan penyelesaian terhadap tenaga kerja baru dan menempatkan di jabatan yang sesuai, dan penyampaian peraturan kerja. c. Membuat tata terttib dan peraturan kerja dan mengawasi pelaksanaannya. d. Mengawasi pencatatan kehadiran karyawan dan membuat laporan jam kerja buruh. 2. Bagian Keamanaan a. Menjaga keamanan dan ketertiban agar karyawan dapat bekerja dengan tertib. b. Menjaga keamanan aktiva perusahaan dan pabrik, baik aktiva tetap, persediaan bahan baku, produk jadi dan lain-lain. c. Bertanggung jawab memeriksa dan memberikan izin atas karyawan yang dan tamu yang keluar masuk lokasi perusahaan. Jan Harius Sembiring : Analisis Strategi Pemasaran Dalam Meningkatkan Penjualan Pada Pt. Cahaya Kawi Ultra Polintraco Medan, 2008 USU Repository © 2008

C. Strategi Pemasaran Perusahaan