Program Aplikasi Pengolahan Data Siswa Di SMK Merdeka Bandung
PROGRAM APLIKASI PENGOLAHAN
DATA SISWA DI SMK MERDEKA BANDUNG
(Studi kasus di SMK Merdeka Bandung)
TUGAS AKHIR
Diajukan untuk Menempuh Ujian Akhir Ahli Madya Program Diploma Tiga Jurusan Teknik Informatika
Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia
DWI BAHTIAR ARITAMA
10706035
JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA
FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA
2010
(2)
PROGRAM APLIKASI PENGOLAHAN DATA SISWA
DI SMK MERDEKA BANDUNG
DWI BAHTIAR ARITAMA
10706035
Pembimbing
Iskandar Ikbal, S.T. NIP.41277006020
Menyetujui,
Ketua Jurusan Teknik Informatika
Mira Kania Sabariah,S.T., M.T. NIP. 41277006008
(3)
LEMBAR PENGESAHAN
PROGRAM APLIKASI PENGOLAHAN DATA SISWA
DI SMK MERDEKA BANDUNG
DWI BAHTIAR ARITAMA
10706035
Penguji 1 Penguji 2
Rani Susanto, S.Kom Iskandar Ikbal, S.T.
(4)
i
PROGRAM APLIKASI PENGOLAHAN DATA SISWA
DI SMK MERDEKA BANDUNG
Oleh
DWI BAHTIAR ARITAMA
10706035
Program Aplikasi Pengolahan Data Siswa di SMK merdeka merupakan aplikasi yang diperuntukan untuk mengolah data-data yang berhubungan dengan keadaan siswa di SMK Merdeka Bandung seperti, pengolahan data registrasi siswa, data absensi siswa, serta data mutasi siswa. Belum optimalnya pengolahan data-data ini menyebabkan sulitnya dalam mencari informasi tentang data keadaan siswa dan pembuatan laporan yang belum memadai. Oleh karena itu diperlukan suatu aplikasi yang bisa mendukung dan memecahkan permasalahan tersebut.
Berdasarkan permasalahan tersebut penulis bermaksud menyusun tugas akhir dengan mengambil judul “Program Aplikasi Pengolahan Data Siswa di SMK MERDEKA Bandung ”. Adapun teknik pengumpulan data adalah observasi, wawancara dan studi pustaka, sedangkan tahap pengembangan sistem menggunakan metode waterfall.
Penulis berharap agar aplikasi ini dapat membantu staff tata usaha di SMK Merdeka Bandung dalam memproses pengolahan data siswa ini, baik dari penginputan data, pencarian data, hingga pembuatan laporannya. Penulis juga berharap supaya aplikasi yang dapat dibuat ini dapat meningkatkan kinerja dari staff tata usaha yang menggunakan aplikasi ini.
(5)
ii
ABSTRACT
DATA PROCESSING PROGRAM STUDENT APPLICATION IN SMK MERDEKA BANDUNG
By
DWI BAHTIAR ARITAMA 10706035
Data Processing Application Program Students in vocational independence is an application designed to process data related to state students at SMK Merdeka Bandung such as, data processing student registration, student attendance data, and data transfer of students. Non optimal processing of these data led to difficulties in finding information about the state of the data and preparing reports of students that have not been adequate. Therefore, it needs an application that can support and solve these problems.
Based on these problems the author intended to make the final project by taking the title "Data Processing Application Program Students in SMK Merdeka Bandung". The data collection techniques were observation, interview and literature study, whereas the system development phase use waterfall method.
The author hopes that this application can assist staff in SMK administration Merdeka Bandung in processing the data processing of this student, both from data entry, data search, until it reports. The author also hopes that the application can be made can increase the performance of administrative staff who use this application.
(6)
vi
LEMBAR JUDUL
LEMBAR PENGESAHAN
ABSTRAK ... i
ABSTRACK ... ii
KATA PENGANTAR ... iii
DAFTAR ISI ... vi
DAFTAR TABEL ... xi
DAFTAR GAMBAR ... xiii
DAFTAR SIMBOL ... xvii
DAFTAR LAMPIRAN ... xix
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang Masalah ... 1
1.2 Identifikasi Masalah ... 2
1.3 Maksud dan Tujuan ... 2
1.4 Batasan Masalah... 3
1.5 Metodologi Penelitian ... 4
1.6 Sistematika Penulisan ... 6
BAB II TINJAUAN PUSTAKA ... 8
(7)
vii
2.1.1 Sejarah Singkat Sekolah ... 8
2.1.2 Tempat dan Kedudukan Sekolah ... 8
2.1.3 Visi dan Misi Sekolah ... 9
2.1.4 Tugas Serta Tanggung Jawab ... 14
2.2 Landasan Teori ... 19
2.2.1 Konsep Dasar Sistem ... 19
2.2.1.1 Definisi sistem ... 20
2.2.1.2 Karakteristik sistem ... 21
2.2.2 Konsep Dasar Informasi ... 25
2.2.2.1 Definisi Informasi ... 27
2.2.2.2 Karakteristik Informasi ... 28
2.2.2.3 Kualitas Informasi ... 28
2.2.2.4 Nilai Informasi ... 29
2.2.3 Sistem Informasi ... 29
2.2.3.1 Konsep Dasar Sistem informasi ... 29
2.2.3.2 Definisi Sistem informasi ... 30
2.2.3.3 Komponen Sistem Informasi ... 31
2.2.3.4 Kebutuhan Sistem Informasi... 33
2.2.4 Model Proses Preangkat Lunak ... 33
2.2.5 Konsep Basis Data ... 35
(8)
viii
2.2.5.3 Teknik Normalisasi ... 38
2.2.6 Tahap Perancangan Basis Data ... 39
2.3 Metode Perancangan Sistem ... 40
2.3.1 Flow map ... 40
2.3.2 Diagram Konteks ... 41
2.3.3 Data Flow Diagram (DFD) ... 41
2.3.4 Entity Relation Diagram (ERD) ... 41
2.3.5 Kamus Data ... 43
2.3.6 Visual Basic ... 44
2.3.7 Microsoft Access ... 45
BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM ... 46
3.1 Analisis sistem ... 46
3.1.1 Analisistem yang sedang berjalan ... 46
3.1.2 Analisis Prosedur sistem yang berjalan... 46
3.1.3 Analisis kode ... 53
3.1.4 Analisis dokumen yang digunakan ... 54
3.1.5 Analisis kebutuhan fungsional ... 55
3.1.6 Kebutuhan non fungsional ... 56
3.2 Perancangan sistem ... 58
(9)
ix
3.2.1.1 Diagram konteks ... 58
3.2.1.2 Data Flow Diagram ... 59
3.2.1.3 Spesifikasi proses ... 70
3.2.1.4 Kamus data ... 85
3.2.2 Perancangan basis data ... 88
3.2.2.1 Skema relasi ... 89
3.2.2.2 Struktur tabel ... 90
3.2.3 Struktur menu ... 94
3.2.4 Perancangan antar muka ... 94
3.2.5 Perancangan error... 103
BAB IIV IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN ... 108
4.1 Implementasi sistem ... 108
4.1.1 Implementasi ... 108
4.1.2 Implementasi program ... 108
4.1.3 Perangkat lunak yang digunakan ... 108
4.1.4 Implementasi sistem ... 108
4.1.5 Implementasi perangkat keras ... 120
4.1.6 Implementasi perangkat lunak ... 120
4.2 pengujian sistem ... 121
(10)
x
4.2.3 Kasus dan hasl pengujian ... 123
4.2.4 Pengujian beta ... 128
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ... 133
5.1 Kesimpulan ... 133
5.2 Saran ... 133
DAFTAR PUSTAKA ... 134
LAMPIRAN A
LAMPIRAN B
LAMPIRAN C
LAMPIRAN D
(11)
xiii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1.1 Metode Waterfall... 6
Gambar 2.1 Bentuk Umum Sistem ... 20
Gambar 2.2 Karakteristik Sistem ... 25
Gambar 2.3 Siklus Informasi ... 26
Gambar 2.4 Metode Waterfall... 34
Gambar 3.1 flowmap proses pengolahan data registrasi ulang siswa ... 48
Gambar 3.2 flowmap proses pengolahan data absensi siswa ... 50
Gambar 3.3 flowmap proses pengolahan data mutasi siswa ... 52
Gambar 3.4 contoh analisis kode no induk siswa ... 53
Gambar 3.5 contoh analisis kode no induk siswa baru ... 53
Gambar 3.6 contoh kode kelas ... 54
Gambar 3.7 contoh kode user ... 54
Gambar 3.8 ERD ... 56
Gambar 3.9 diagram konteks ... 59
Gambar 3.10 DFD level 0 proses pengolahan data siswa ... 60
Gambar 3.11 DFD level 1 proses login ... 60
Gambar 3.12 DFD level 2 for login lupa password ... 61
Gambar 3.13 DFD level 2 proses daftar user ... 61
Gambar 3.14 DFD level 1 proses pengolahan datauser ... 61
Gambar 3.15 DFD level 1 pengolahan data siswa ... 62
Gambar 3.16 DFD level 2 proses tambah data siswa ... 62
Gambar 3.17 DFD level 1 pengolahan data wali kelas ... 63
(12)
xiv
Gambar 3.20 DFD level 1 proses pengolahan data absensi siswa ... 64
Gambar 3.21 DFD level 2 proses tambah data absensi siswa ... 65
Gambar 3.22 DFD level 2 proses pengolahan data prosentase kehadiran ... 65
Gambar 3.23 DFD level 3 proses pengolahan laporan prosentase ... 66
Gambar 3.24 DFD level 1 proses pengolahan data mutasi siswa ... 66
Gambar 3.25 DFD level 2 proses tambah data mutasi siswa ... 67
Gambar 3.26 DFD level 1 proses pengolahan laporan ... 67
Gambar 3.27 DFD level 2 proses cetak laporan data siswa ... 68
Gambar 3.28 DFD level 2 proses cetak laporan data wali kelas ... 68
Gambar 3.29 DFD level 2 proses cetak laporan data registrasi ulang siswa ... 69
Gambar 3.30 DFD level 2 proses cetak laporan data absensi siswa ... 69
Gambar 3.31 DFD level 2 proses cetak laporan data mutasi siswa ... 69
Gambar 3.32 Skema Relasi ... 89
Gambar 3.33 Struktur menu ... 94
Gambar 3.34 formlogin ... 95
Gambar 3.35 form lupa password ... 95
Gambar 3.36 form utma ... 96
Gambar 3.37 form info data user ... 96
Gambar 3.38 form pengolahan database siswa ... 97
Gambar 3.39 form pengolahan wali kelas... 97
Gambar 3.40 form ifo registrasi ulang siswa ... 98
Gambar 3.41 form tambah registrasi ulang siswa ... 98
(13)
xv
Gambar 3.43 form tambah data absensi siswa ... 99
Gambar 3.44 form info mutasi ... 100
Gambar 3.45 form tambah mutasi siswa ... 100
Gambar 3.46 laporan data siswa ... 101
Gambar 3.47 laporan registrasi ulang siswa ... 101
Gambar 3.48 laporan absensi siswa ... 102
Gambar 3.49 laporan mutasi siswa ... 102
Gambar 3.50 laporan prosentase kehadiran ... 103
Gambar 3.51 user id belum diisi ... 103
Gambar 3.52 password tidak benar ... 103
Gambar 3.53 password tidak dimasukan ... 104
Gambar 3.54 tidak ada data yang di masukan... 104
Gambar 3.55 hapus data ... 104
Gambar 3.56 pesan tersimpan ... 105
Gambar 3.57 pesan prtanyyan belum dipilih ... 105
Gambar 3.58 jawabn belum diisi ... 106
Gambar 3.59 salah jawaban ... 106
Gambar 3.60 data telah diubah... 106
Gambar 3.61 psan ketika mengklik logout ... 106
Gambar 3.62 pesan ketika keluar ... 107
Gambar 4.1 Tampilan login ... 109
Gambar 4.2 tampilan error belum memasukn nama user ... 109
Gambar 4.3 tampilan error belum memasukan password ... 109
(14)
xvi
Gambar 4.6 tampilan menu utama ... 111
Gambar 4.7 tampilan logout ... 111
Gambar 4.8 tampilan keluar dari aplikasi ... 112
Gambar 4.9 tampilan form user ... 112
Gambar 4.10 tampilan pengaturan database siswa ... 112
Gambar 4.11 tampilan form tambah data siswa ... 113
Gambar 4.12 tampilan form wali kelas ... 113
Gambar 4.13 tampilan registrasi ulang siswa ... 114
Gambar 4.14 tampilan tambah data registrasi ulang siswa ... 114
Gambar 4.15 tampilan form absensi siswa ... 115
Gambar 4.16 tampilan form tambah data absensi siswa ... 115
Gambar 4.17 tampilan form prosentase kehadiran ... 116
Gambar 4.18 tampilan form mutasi siswa... 116
Gambar 4.19 tambah mutasi siswa... 117
Gambar 4.20 laporan data mutasi siswa ... 117
Gambar 4.21 laporan data registrasi ulang siswa ... 118
Gambar 4.22 laporan absensi siswa ... 118
Gambar 4.23 laporan prosntase kehadiran ... 119
(15)
xi
DAFTAR TABEL
Tabel 2.1 Kamus data ... 43
Tabel 3.1 daftar dokumen yang digunakan ... 55
Tabel 3.2 Spesifikasi proses ... 70
Tabel 3.3 kamus data ... 83
Tabel. 3.4 Struktur tabel user ... 88
Tabel. 3.5 Struktur tabel siswa ... 88
Tabel. 3.6 Struktur tabel registrasi ulang siswa ... 89
Tabel. 3.7 Struktur tabel absensi siswa ... 90
Tabel. 3.8 Struktur tabel data mutasi siswa ... 90
Tabel. 3.9 Struktur data wali kelas ... 91
Tabel. 3.10 Struktur prosentase kehadiran ... 91
Tabel 4.1 Rencana pengujian program aplikasi ………122
Tabel 4.2 pengujian login ... 123
Tabel 4.3 pengujian ta,bah data registrasi ulang siswa ... 124
Tabel 4.4 tabel pengujian tambah data absen dan edit data absen ... 125
Tabel 4.5 pengujian tambah dan edit data mutasi ... 127
Tabel 4.6 penilaian perangkat lunak ... 129
Tabel 4.7 penilaian struktur perangkat lunak ... 129
(16)
xii
(17)
xviii
DAFTAR SIMBOL
1. Simbol Flow Map
SIMBOL NAMA KETERANGAN
Proses Merupakan proses komputer yang terjadi didalam aliran dokumen.
Aliran Menunjukan data-data yang mengalir pada sistem.
Proses manual Merupakan proses yang terjadi di dalam Flow Map. Dokumen Dokumen yang ada dalam
Flow Map.
Offline Storage Menunjukakn Tempat Penyimpanan data berupa arsip.
2. Simbol Entity Relationship Diagram
SIMBOL NAMA KETERANGAN
Entity Menunjukan himpunan
entitas
Garis Menunjukan penghhubung
antara himpunan relasi dengan himpunan entitas dan himpunan entitas dengan atributnya
(18)
xix 3. Simbol Data Flow Diagram
Proses Menunjukan kegiatan
/kerja yang dilakukan oleh orang , mesin atau komputer.
Terminator Menunjukan bagian
Arus/ Aliran Data Menunjukan arus dari proses
Data Store Menunjukan simpanan
dari data yang berupa suatu file/ database di sistem komputer.
(19)
xix
DAFTAR LAMPIRAN
LAMPIRAN A TAMPILAN ANTARMUKA ... A-1 LAMPIRAN B LISTING PROGRAM ... B-1 LAMPIRAN C HASIL KUESIONER ... C-1 LAMPIRAN D DATA SEKOLAH ... D-1 LAMPIRAN E SURAT PENELITIAN ... E-1
(20)
1
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Perkembangan dunia teknologi saat ini berkembang begitu pesat seiring dengan perkembangan zaman. Dalam sebuah perusahaan maupun instansi yang cukup besar kegunaan teknologi ini sangat dibutuhkan, dalam hal ini teknologi yang di maksud adalah sebuah alat yang bernama komputer sebagai alat bantu yang efektif dan efisien, inovasi yang dikembangkan dalam teknologi komputer ini juga berkembang sangat pesat baik dalam perangkat lunak (software) maupun perangkat keras (hardware).
Dalam sebuah perusahan ataupun instansi pemerintahan banyak diantaranya menggunakan kemajuan dari teknologi komputer ini untuk lebih mendapatkan informasi yang dibutuhkan secara cepat. Namun bukan hanya dalam dunia kerja saja kemajuan teknologi dapat dirasakan, dalam dunia pendidikan manfaat dari kemajuan teknologi ini juga dapat menghasilkan sistem yang mampu mengefisienkan pekerjaan dalam hal bidang administrasi siswa.
SMK MERDEKA Bandung adalah salah satu instansi pendidikan yang mampu menghasilkan sumber daya manusia siap kerja dalam bidang kemampuan masing – masing siswa, karena pada SMK MERDEKA Bandung terdapat berbagai jurusan keahlian yang ditawarkan kepada setiap siswanya, agar dapat mendalami keahlian yang diminati siswanya.
Namun dikarenakan masih terdapatnya pengurusan administrasi siswa yang masih menggunakan cara manual maka sering terdapat kesalahan dalam pengolahan data administrasi siswa, maka SMK MERDEKA Bandung sangat membutuhkan suatu program aplikasi yang dapat membantu untuk melakukan pengolahan data siswa yang tercatat sebagai murid atau peserta didik pada SMK MERDEKA Bandung.
(21)
2
Dengan adanya program aplikasi yang dapat meningkatkan kemampuan kinerja staff bagian tata usaha sekolah khususnya, untuk dapat memahami program aplikasi yang lebih modern sesuai dengan perkembangan zaman.
Berdasarkan pertimbangan diatas dari beberapa masalah yang ada maka penulis mengangkat judul dalam Tugas Akhir ini adalah PROGRAM APLIKASI PENGOLAHAN DATA SISWA DI SMK MERDEKA BANDUNG dengan harapan dapat membantu mengefektifkan dan mengefisienkan waktu sehingga dapat lebih cepat dalam menginformasikan laporan – laporan tersebut kepada kepala sekolah khususnya.
1.2 Identifikasi masalah
Berdasarkan latar belakang di atas, maka dapat diambil sebuah pokok permasalahan yaitu bagaimana cara membangun program aplikasi pengolahan data siswa di SMK MERDEKA Bandung.
1.3 Maksud dan Tujuan
Maksud dari penulisan laporan tugas akhir ini adalah untuk membangun suatu program aplikasi pengolahan data siswa di SMK MERDEKA bandung.
Tujuan yang ingin dicapai dari penelitian ini adalah :
1. Membantu bagian Tata Usaha Sekolah dalam mengelola data registrasi ulang siswa 2. Membantu bagian Tata Usaha Sekolah dalam mengelola data pembukuan
mutasi siswa
3. Membantu bagian Tata Usaha Sekolah dalam mengelola data absensi siswa
4. Membantu bagian Tata Usaha Sekolah dalam pencarian data registrasi ulang siswa 5. Membantu bagian Tata Usaha Sekolah dalam pencarian data absensi siswa
(22)
7. Membantu bagian Tata Usaha Sekolah dalam pembuatan laporan data registrasi ulang siswa
8. Membantu bagian Tata Usaha Sekolah dalam pembuatan laporan data absensi siswa
9. Membantu bagian Tata Usaha Sekolah dalam pembuatan laporan data pembukuan mutasi siswa
1.4 Batasan Masalah
Dalam penyusunan laporan ini diberikan batasan masalah agar dalam penjelasannya nanti akan lebih mudah, terarah dalam mencapai suatu tujuan dan sasaran yang ditentukan sebelumnya. Adapun batasan masalah yang akan dibahas adalah:
1. Pengolahan data registrasi siswa , data absensi siswa, Serta data mutasi siswa. 2. Batasan masalah proses dalam pembuatan aplikasi ini, antara lain:
a. Proses penginputan data registrasi ulang siswa b. Proses penginputan data pembukuan mutasi siswa c. Proses penginputan data absensi siswa
d. Proses pencarian data registrasi ulang siswa e. Proses pencarian data absensi siswa
f. Proses pencarian data mutasi siswa
g. Proses pencetakan laporan registrasi ulang siswa h. Proses pencetakan laporan absensi siswa
(23)
4
3. Informasi yang dihasilkan adalah : a. informasi registrasi ulang siswa b. informasi absensi siswa
c. informasi mutasi siswa
4. Pemodelan yang digunakan dalam pembuatan program aplikasi tersebut di atas penulis menggunakan pemodelan terstruktur, yakni Flow map, Entity Relational Diagram (ERD), Diagram konteks, Data Flow Diagram (DFD).
5. Tools yang digunakan dalam pembuatan aplikasi ini, antara lain:
a. Microsoft Visual Basic v.6.0 sebagai perancangan antar muka dan pengkodean.
b. Microsoft office access sebagai database. c. Data report untuk pembuatan laporan
1.5 Metodologi Penelitian
Metodologi yang digunakan dalam penulisan tugas akhir ini adalah sebagai berikut : 1. Tahap pengumpulan data
a. Studi Literatur, yaitu pengumpulan data dengan cara mengumpulkan literatur, paper dan bacaan-bacaan yang ada kaitannya dengan judul penelitian
b. Observasi, yaitu mengamati secara langsung objek yang diteliti sehingga penulis memperoleh data yang akurat.
c. Wawancara (interview), yaitu tanya jawab langsung dengan orang-orang yang terkait dengan objek atau masalah yang sedang ditangani oleh penulis.
2. Tahap pembuatan perangkat lunak
Teknik analisis data dalam pembuatan perangkat lunak menggunakan paradigma perangkat lunak secara waterfall, yang meliputi beberapa proses diantaranya:
(24)
a. Sistem / Information Engineering
Merupakan bagian dari sistem yang terbesar dalam pengerjaan suatu proyek, dimulai dengan menetapkan berbagai kebutuhan dari semua elemen yang diperlukan sistem dan mengalokasikannya kedalam pembentukan perangkat lunak.
b. Analisis
Merupakan tahap menganalisis hal-hal yang diperlukan dalam pelaksanaan proyek pembuatan perangkat lunak.
c. Design
Tahap penerjemahan dari data yang dianalisis kedalam bentuk yang mudah dimengerti oleh user.
d. Coding
Tahap penerjemahan data atau pemecahan masalah yang telah dirancang keadalam bahasa pemrograman tertentu.
e. Pengujian
Merupakan tahap pengujian terhadap perangkat lunak yang dibangun. f. Maintenance
Tahap akhir dimana suatu perangkat lunak yang sudah selesai dapat mengalami perubahan–perubahan atau penambahan sesuai dengan permintaan user.
(25)
6
Gambar 1.1 Metode Waterfall 1.6 Sistematika penulisan
Sistematika penulisan proposal penelitian ini disusun untuk memberikan gambaran umum tentang penelitian yang dijalankan. Sistematika penulisan tugas akhir ini adalah sebagai berikut :
BAB I PENDAHULUAN
Menguraikan tentang latar belakang permasalahan, mencoba merumuskan inti permasalahan yang dihadapi, menentukan maksud dan tujuan dari penelitian yang penulis lakukan di SMK Merdeka , yang kemudian diikuti dengan pembatasan masalah, metode penelitian yang akan di lakukan penulis, serta sistematika penulisan.
BAB II. TINJAUAN PUSTAKA
Pada bab ini menjelaskan tentang sejarah singkat terbentuknya SMK Merdeka Bandung, tempat dan kedudukan sekolah, visi dan misi sekolah, struktur organisasi, tugas serta tanggung jawab, pedoman dan analisa yang memuat uraian umum tentang pembahasan teori-teori yang ada hubunganya dengan penelitian ini, mengenai pengertian
Analysis
Design
Code
Test Sistem / Information Engineering
(26)
sistem, pengertian informasi, pengertian sistem informasi pengertian perangkat lunak, metode-metode pengembangan perangkat lunak, analisa sistem, perancangan sistem, pengembangan sistem, dan tinjauan database.
BAB III. ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
Pada bab ini merupakan analisa sistem yang meliputi flow map dan pengkodean, Diagram Konteks, Data Flow Diagram (DFD), perancangan basis data, Entity Relationship Diagram (ERD), kamus data dan perancangan antar muka dari sistem yang akan dibuat
BAB IV. PERANCANGAN DAN IMPLEMENTASI
Merupakan tahapan yang dilakukan dalam penelitian mengimplementasikan dan pengujian sistem yang mencakup implementasi sistem, pengertian implementasi program, perangkat lunak yang digunakan, implementasi perangkat keras yang digunakan, pengujian sistem, metoda pengujian, rencana pengujian, kasus dan hasil pengujian, kesimpulan berdasarkan hasil pengujian.
BAB V. KESIMPULAN DAN SARAN
Berisi mengenai kesimpulan dan saran berdasarkan hasil dari penelitian serta analisis dan perancangan yang penulis lakukan, untuk laporan tugas akhir ini.
(27)
8
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Tinjauan Sekolah
2.1.1 Sejarah Singkat Sekolah
Berdasarkan ketentuan bahwa sekolah swasta harus dibina oleh yayasan. Maka pada tahun 1971 dibentuklan yayasan yang bertanggung jawab membina STM “Merdeka” Bandung bernama yayasan Pendidikan Wahidin yang berdomosili di jalan Wahidin Bandung.
Pada Tahun 1981 pindah ke jalan ciliwung No. 4 Bandung, pada tahun 1981 pidah ke jalan Pahlawan No. 54 Bandung hingga sekarang yayasan tersebut masih berada di jalan pahlawan. Jenjang akreditasi yang pertama pada tahun 1985 Status yayasan tersebut DIAKUI, akreditasi kedua pada tahun 1991 dengan status DIAKUI, Pada tahun 1995 status akreditasi yayasan tersebut menjadi DISAMAKAN dan satu – satunya di kotamadya Bandung.
2.1.2 Tempat dan Kedudukan Sekolah
SMK Merdeka bertempat di jalan Pahlawan No. 54 Bandung dengan beberapa program keahlian yang diselenggarakan oleh sekolah tersebut adalah sebagai berikut :
1. Jurusan Teknik Mesin 2. Teknik Mekanik Otomotif
(28)
3. Teknik Instalasi dan Pemanfaatan Tenaga Listrik 4. Teknik Sepeda Motor
5. Teknik Koputer dan Jaringan 6. Administrasi Perkantoran
2.1.3 Visi dan Misi Sekolah
Visi dan Misi Sekolah Menegah Kejuruan Merdeka Bandung adalah sebagai berikut :
A. Visi Sekolah
Terwujudnya Sekolah Menengah Kejuruan Merdeka menjadi Sekolah Menengah Kejuruan Swasta unggulan di Kota Bandung.
B. Misi Sekolah
1. Membentuk tenaga kerja ingkat menegah yang berdisiplin, beriman dan bertaqwa terhadap tuhan Yang Maha Esa.
2. Membekali keterampilan dalam bidang rekayasa dan jasa, bisnis dan
manajemen yang berwawasan profesional, produktif dan mandiri, hingga mampu menyesuaikan diri dengan tuntutan dunia usaha / dunia industry. 3. Mengembangkan kemampuan berwirausaha dalam menghadapi era global. 4. Membekali ilmu pengetahuan teknologi dan bisnis manajemen untuk melanjutkan pendidikan ke jenjang yang lebih tinggi .
(29)
10
C. Strategi Sekolah
Dalam mewujudkan visi dan misi perlu ditetapkan strategi berwawasan “MERDEKA” dengan rincian sebagai berikut :
1. Mandiri
Mengutamakan aspek kemandirian dalam memajukan sekolah, yaitu dengan berbekal yayasan yang kuat, pimpinan yang kredibel, SDM yang tangguh, serta dengan daya dukung sarana dan prasarana yang memadai
2. Efektif
Senantiasa bertindak efektif, serta tepat sarsan, tepat waktu dan taat azas, sehingga berguna dan berhasil guna dengan prinsip “win – win solution”.
3. Ramah
Menjunjung tinggi suasana kekeluargaan yang kondusif saling menghrmati, silih asih, silih asah, silih asuh dalam menjalankan tugas kependidikan, baik dilingkungan sekolah, masyarakat sekitar, orang tua siswa, dan masyarakat industri.
4. Disiplin
Senantisa konsisten terhadap apa yang telah ditetapkan dan disepakati bersama, dan memiliki komitmen yang kuat dalam menjalankan aktifitas sesuai dengan aturan yang ditetapkan.
(30)
5. Efisien
Dalam setiap langkah untuk mencapai tujuan senantiasa mempertimbangkan aspek efisien dengan langkah, cermat, cekat, cepat dalam rencana dan maksimal dalam hasil, serta tetap meningkatkan kesejahteraan semua pihak.
6. Kreatif
Mengembangkan budaya kreatif, dapat menumbuhkan jiwa interpreuner (Berwirausaha) baik untuk kemajuan siswa maupun kemajuan sekolah dan seluruh personil didalamnya.
7. Amanah
Berupaya memegang teguh prinsip amanh dalam mengemban kepercayaan mendidik putra – putri bangsa.
D. Moto Sekolah
Dengan berlapang hati terhadap siapapun, dengan kemurahan hati terhadap siapapun, dengan keteguhan hati dalam kebenaran yang sesuai dengan Titah Allah SWT. Marilah kita melanjutkan tugas kita mendidik putra – putri bangsa.
(31)
12
2.1.4 Tugas Serta Tanggung Jawab
A. Tugas Kepala Sekolah
Tugas Pokok Kepala Sekolah dengan dibantu para wakil Kepala Sekolah adalah sebagai berikut :
1. Menyusun dan melaksanakan program kerja sekolah
2. Mengarahkan, membina, memmimpin, mengawasi serta
mengkoordinasikan pelaksaan tuga sdi bidang administrasi dan keuangna sekolah, kurikulum dan ketenagakerjaan, kesiswaan dan bimbingan penyuluhan, sarana dan prasarana, kerjasama dengan dunia usaha / industry serta pemasaran tamatan pada para staf pimpinan yang membidanginya.
3. Menyusun RIPS, program kerja tahunan, serta memberikan masukan –
masukan pada yayasan delam penentuan RAPBS.
4. Menetapkan kebijakan – kebijakan sekolah bersama yayasan.
5. Memelihara dan mengembangkan organisasi dan manajemen sekolah.
6. Merencanakan dan membina pengembangan propesi, karier guru dan staf.
7. Memonitor dan mengevaluasi pelaksanaan kegiatan program kerja sekolah.
8. Merencanakan dan mengawasi pelaksanaan penerimaan siswa baru dan promosi sekolah.
(32)
9. Membina dan memelihara hubungan baik sekolah dengan majelis sekolah, komite sekolah dan orang tua dalam DU/DI.
10.Membina dan mengawasi pengelolaan penyesuaian dan pelaksanaan kurikulum.
11.Membina kegiatan PBM, tes Sumatif, Uji Kompetensi dan UN. 12.Membina dan mengawasi pelaksanaan PSG / Prakerin.
13.Membina bursa kerja sekolah
14.Mengkoordinasikan pengembangan sarana / prasarana kepada
yayasan.
15.Mengatur dan mengelola penggunaan keuangan sekolah.
16.Membina pelaksanaan 5K -7K
17.Membuat laporan Kegiatan.
B. Tugas pokok wakil kepala sekolah Bidang Kurikulum
1. Menyusun program dan rencana kerja kegiatan sekolah / kalender akademis
2. Mengkoordinir seluruh kegiatan yang berkaitan dengan tugas – tugas Sie Administrasi kurikulum dan jadwal.
3. Mengkoordinir seluruh kegiatan yang berkaitan dengan Sie SIM. 4. Mengkoordinir seluruh kegiatan yang berkaitan dengan tugas – tugas
ketua Program – program keahlian.
5. Mengkoordinir kegiatan yang berkaitan dengan Sie Perpustakaan. 6. Membuat rencana program kelas unggulan menuju standar Nasional.
(33)
14
7. Mengkoordinir kegiatan penulisandan pengembangan bahan ajar, modul pembelajaran.
8. Turut mengawasi proses kegiatan belajar mengajar (PBM) Piket Harian.
9. Mengkoordinir Kegiatan Ulangan Umum dan Ujian Nasional
10.Mengkoordinir / meneliti dan menyimpan administrasi Kurikulum (Satel Program Semester, Daya Serap, Pencapaian Target Kurikulum, Dan Leger )
11.Menyusun dan memberi informasi tentang kegiatn kurikulum kepada yang membutuhkan.
12.Mendata dan mendokumentasikan siswa yang berprestasi
13.Menari peluang – peluang pada instasi, industry, Pemda untuk mendapatkan beasiswa baik bagi siswa yang berprestasi maupun siswa yang tidak mampu biaya.
14.Turut serta dengan Kepala Sekolah dalam pembulikasikan sekolah. 15.Bekerjasama dengan WKS Bid Kesiswaan dan BP. Serta WKS Bid
Hubungan Masyarakat dan Industri.
16.Memberikan laporan bulanan, semesteran dan tahunan seluruh kegiatan kepada pimpinan sekolah.
(34)
a. Sie Administrasi Kurikulum dan Jadwal
1. Merencanakan dan membuat jadwal yang teratur, praktis dan
sistematis dengan mempertimbangkan segala kaitan dan
kemungkinannya.
2. Membuat blanko – blanko kurikulum.
3. Mengkoordinir pengumpu;lan penenmpatan administrasi guru pada guru yang telah dipersiapkan.
4. Mengdokumentasikan segala kegiatan kurikulum.
5. Berkonsultasi denga instalasi jurusan
6. Membuat jadwal pelajaran sekolah dan pemakaian ruang belajar dan terpampang di ruang guru.
7. Menyusun daftar piket harian.
8. Berhak menampung kesulitan wali kelas yang berkaitan dengan administrasi kurikulum.
9. Memberikan laporan kepada kepala sekolah melalui WKS bid
kurikulum.
b. Kasie Sistem Informasi Manajemen Sekolah ( SIM )
1. Merencanakan Sistem Informasi dan Administrasi Sekolah secara sistematis dan praktis
2. Mendokumentasikan program / software bersama – sama dengan kasie
computer dalam menata administrasi sekolah yang praktis dan mudah diakses sesuai dengan juklak yang baku.
(35)
16
3. Memberikan bimbingan / diklat pada personal TU dalam penanganan SIM
4. Menata ulang dokumentasi kompenen – komponen akreditasi sekoah
5. Memberikan laporan kepada kepala sekolah melalui Wakasek
Kurikulum dalam penanganan SIM
c. Ketua Program Keahlian
1. Mengatur perencanaan dan mengawasi kegiatan praktek
2. Merencanakan job praktek yang efisien ( lengkap dengan
anggarannya)
3. Menyusun tugas praktek bagi uru praktek
4. Memanfaatkan hasil praktek siswa bagi sekolah maupun masyarakat dengan mempertimbangkan segi ekonomis.
5. Mengadakan hubungan dengan guru mata diklat pada program yang bersangkutan
6. Membantu pelaksanaan kunjunngan industry
7. Merencanakan dan mendekomunikasikan hasil praktek siswa yang dapat dijadikan sebagai bahan produk unggulan
8. Membantu Sie administrasi kurikulum dan jadwal dalam menyusun jadwal
9. Menyusun program pemeliharaan mesin – mesin, computer dll, secara periodic
(36)
11.Membuat daftar inventarisasi perlengkapan ruang praktek dan perlengkapan praktek
12.Menyeleksi dan membina siswa untuk kegiatan LKS dan Uji
Kompetensi
13.Memberi laporan kepada pimpinan sekolah melalui WKS Bidang Kurikulum
d. Kepala Lab. Komputer
1. Menyusun jadwal penggunaan lab computer
2. Merencakan program kegiatan pemelihaaan computer dan perangkat lainnya secara periodic
3. Merencakan program kegiatan optimalisasi lab computer untuk pelatihan siswa, guru dan TU
4. Mensosialisasikan program internetisasi sekolah, e – mail, web site sekolah dan pembelajaran Multimedia dan TV education
5. Membuat daftar inventarisasi perlengkapan ruang lab computer
6. Menyeleksi dan membina siswa – siswa yang berminat pengembangan
teknologi informastika
7. Memberikan laporan kepada pimpinan sekolah melalui WKS Bidang kurikulun
e. Ketua Perpustakaan
1. Membuat program kegiatan pengelolaan dan pengembangan
(37)
18
2. Membuat jadwal kegiatan dan peningkatan pelayanan perpustakaan 3. Mendata buku, pengunjung dan inventaris perpustakaan
4. Melengkapi buku dan informasi di perpustakaan termasuk catalog, nomor buku, kartu da lain – lain
5. Mengkoleksikan dan memelihara semua inventaris perpustakaan 6. Membuat kliping subject yang dianggap perlu untuk mengaktifkan
kegiatan papan kreasi
7. Memotivasi siswa untuk gemar membaca dan menulis
8. Menyampaikan laporan memalui Wakil Kepala Bidang Kurikulum
seluruh kegiatan kepada pimpinan sekolah
f. Wakil Ketua Perpustakaan
Membantu Semua Tugas – tugas ketua Pepustakaan
C. Wakil Kepala Sekolah Bidang Kesiswaan dan bimbingan Konseling
Tugas pokok Wakil Kepala Sekolah Bidang Kesiswaan dan Bimbingan penyuluhan dengan berkonsultasi dan mendapat / pengarahan dari pimpinan Sekolah adalah sebagai berikut :
1. Menyusun program kerja dan kalender kegiatan 2. Mengkoordinir seluruh kegiatan sie Ekstra Kurikuler
3. Mengkoordinir kegiatan – kegiatan Sie bimbingan dan penyuluhan 4. Mengkoordinir kegiatan – kegiatan sie kepemimpinan dan ketahanan
(38)
5. Mengkoordinir kegiatan sie ketakwaan terhadap tuhan yang maha esa 6. Turut mengawasi proses kegiatan belajar mengajar dan piket harian 7. Turut serta membantupanitia UN dan ulangan Umum dalam hal
pembinaan terhadap disiplin siswa
8. Berkonsultasi dengan orang tua / wali siswa dalam kegiatan bimbingan dan penyuluhan
9. Membuat laporan bulanan presensi / kehadiran siswa seluruh kelas 10.Memantau kedisiplinan siswa dalam melaksanakan tat tertib sekolah 11.Membuat data dokumentasi kegiatan bidang kesiswaan ( Program dan
foto – foto kegiatan )
12.Bersama – sama Wakasek Bidang Hubungan industry / humas
memasyarakatkan BBK ( Bursa Kerja Khusus ) pada lulusan 13.Turut seta dengan kepala sekolah dalam mempulikasikan sekolah
14.Bekerja sama dengan WKS Bidang Kurikulum dan WKS Bidang
Hubin
15.Menyampaikan Laporan bulanan, semester dan tahunan seluruh kegiatan kepada pimpinan sekolah
2.2 Landasan Teori
2.2.1 Konsep Dasar Sistem
Pengertian dan definisi sistem pada berbagai bidang berbeda-beda, tetapi meskipun istilah sistem yang digunakan bervariasi, semua sistem pada bidang-bidang
(39)
20
tersebut mempunyai beberapa persyaratan umum, yaitu sistem harus mempunyai elemen, lingkungan, interaksi antar elemen, interaksi antara elemen dengan lingkungannya, dan yang terpenting adalah sistem harus mempunyai tujuan yang akan dicapai.
Pada setiap perusahaan suatu sistem dapat mempermudah untuk mendapatkan informasi yang efektif dan efisien. Bentuk umum dari sistem terdiri dari masukan (input), proses, dan keluaran (output), dalam bentuk umum sistem ini terdapat satu atau lebih masukan yang akan diproses dan akan menghasilkan suatu keluaran.
Gambar 2.1 Bentuk umum sistem
2.2.1.1 Definisi Sistem
Istilah sistem berasal dari istilah Yunani “sytsema” yang mengandung arti keseluruhan (a whole) yang tersusun dari sekian banyak bagian; berarti pula hubungan yang berlangsung diantara satuan-satuan atau konponen secara teratur. Istilah sistem dipergunakan untuk menunjukan banyak hal. Diantaranya untuk menunjuk suatu himpunan bagian yang saling berkaitan; sehimpunan ide-ide, prinsis dan sebagainya; hipotesis atau teori; metode atau tata cara (prosedur); skema atau metode pengaturan suasana tertentu.
Terdapat dua kelompok pendekatan didalam mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komonen atau
(40)
elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai berikut :
Suatu sistem adalah jaringan kerja dari prosedur – prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama – sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.
Menurut Jerry Fitzgerald, Ardra F. Fitzgerald dan Warren D. Stallings, Jr., beberapa ahli ini mendefinisikan prosedur sebagai berikut :
Suatu prosedur adalah urut-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan instruksi
yang menerangkan Apa (What) yang harus dikerjakan, Siapa (Who) yang mengerjakannya, Kapan (When) dikerjakan dan Bagaimana (How) mengerjakannya. Sedangkan definisi sistem yang menekankan kepada elemen – elemen atau komponennya sebagai berikut :
Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
2.2.1.2 Karakteristik Sistem
Karakteristik dari suatu sistem adalah teridiri dari komponen, Batas sistem, Lingkungan Sistem, Lingkungan Luar Sistem, Penghubung Sistem, Masukan, Keluaran, Pengolahan, Sasaran atau Tujuan Sistem.
1. Komponen
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem
(41)
22
atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap sistem tidak perduli betapapun kecilnya, selalu mengandung komponen-komponen atau subsistem-subsistem. Setiap subsistem mempunyai sifat – sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Jadi, dapat dibayangkan jika dalam suatu sistem ada subsistem yang tidak berjalan/berfungsi sebagaimana mestinya. Tentunya sistem tersebut tidak akan berjalan mulus atau mungkin juga sistem tersebut rusak sehingga dengan sendirinya tujuan sistem tersebut tidak tercapai.
2. Batas Sistem (Boundary)
Batas sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.
3. Lingkungan Luar Sistem (Environments)
Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak maka akan menggangu kelangsungan hidup dari sistem.
(42)
4. Penghubung (Interface) Sistem
Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke yang lainnya. Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk subsistem lainnya dengan melalui penghubung. Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.
5. Masukan (Input) Sistem
Masukan sistem adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Sebagai contoh didalam sistem komputer, program adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.
6. Keluaran (Output) Sistem
Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supersistem. Misalnya untuk sistem komputer, panas yang dihasilkan adalah keluaran yang tidak berguna dan merupakan hasil sisa pembuangan, sedang informasi adalah keluaran yang dibutuhkan.
(43)
24
7. Pengolah (Process) Sistem
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi. Sistem akuntansi akan mengolah data-data transaksi menjadi laporan-laporan keuangan dan laporan-laporan lain yang dibutuhkan oleh manajemen.
8. Sasaran (Objectives) atau Tujuan (Goal)
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Kalau suatu sistem tidak mempnyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.
Perbedaan suatu sasaran (objectives) dan suatu tujuan (goal) adalah, goal biasanya dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih luas dan sasaran dalam ruang lingkup yang lebih sempit. Bila merupakan suatu sistem utama, seperti misalnya sistem bisnis perusahaan, maka istilah goal lebih tepat diterapkan. Untuk sistem akuntansi atau sistem-sistem lainnya yang merupakan bagian atau subsistem dari sistem bisnis, maka istilah objectives yang lebih tepat. Jadi tergantung dari ruang lingkup mana memandang sistem tersebut. Seringkali tujuan (goal) dan sasaran (objectives) digunakan bergantian dan tidak dibedakan.
(44)
Karakteristik sistem dapat digambarkan sebagai berikut :
Gambar 2.2 Karakteristik sistem
2.2.2 Konsep Dasar Informasi
Di dalam suatu organisasi atau perusahaan, informasi merupakan sesuatu yang memiliki arti yang sangat penting didalam mendukung proses pengambilan keputusan oleh pihak manajemen. Sumber dari informasi adalah data. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu. Di dalam dunia bisnis, kejadian-kejadian yang sering terjadi adalah transaksi perubahan dari suatu nilai yang disebut transaksi. Kesatuan nyata adalah berupa suatu obyek nyata seperti tempat, benda dan orang yang betul-betul ada dan terjadi.
(45)
26
Data merupakan bentuk yang masih mentah, belum dapat bercerita banyak sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu metode untuk menghasilkan informasi. Data dapat berbentuk simbol-simbol semacam huruf, angka, bentuk suara, sinyak, gambar, dsb. Data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut akan ditangkap sabagai input, diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya membentuk suatu siklus. Siklus informasi ini dapat digambarkan sebagai berikut ;
(46)
2.2.2.1. Definisi Informasi
Definisi informasi menurut Tata Sutabri :
“Informasi adalah data yang telah diklasifikasi atau diolah atau diinterpretasikan untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan.”
Menurut George H. Bonar dalam Amir Abadi Yusuf :
“Informasi adalah data yang diolah sehingga dapat dijadikan dasar-dasar untuk mengambil keputusan yang tepat.”
Definisi informasi menurut Jogianto [2]:
“Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan berarti bagi yang menerimanya.”
Menurut Raymond Mcleod [7] :
“ Informasi adalah data yang telah diproses atau data yang memiliki arti.” Muhammad Fakhri Husein dan Amin Wibowo:
“Informasi sebagai data yang telah diolah menjadi bentuk yang mempunyai arti dan bermanfaat bagi manusia.”
Menurut Azhar Susanto:
“Informasi adalah hasil pengolahan data yang memberikan arti dan manfaat.”
Dari pengertian di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa Informasi adalah hasil pengolahan data yang digunakan untuk membantu pengambilan keputusan.
(47)
28
2.2.2.2 Karakteristik Informasi
Karakteristik informasi adalah penerima informasi mengalami perubahan dari kondisi (state) belum mengetahui menjadi kondisi (state) mengetahui. Perubahan ini mengandung undur tak terduga. Informasi yang benar dan baru, dapat mengkoreksi dan mengkonfirmasi informasi sebelumnya. Informasi juga dikatakan sebagai data yang telah diproses, yang mempunyai nilai tentang tindakan atau keputusan. Manfaat informasi adalah untuk mengurangi ketidakpastian. Hal ini sangat berguna untuk proses pengambilan keputusan.
2.2.2.3 Kualitas Informasi
Kualitas informasi tergantung dari beberapa hal, yaitu:
a. Akurat
Akurat artinya informasi harus mencerminkan keadaan yang sebenarnya dan dapat diandalkan.
b. Tepat Waktu
Tepat waktu artinya informasi itu harus tersedia atau ada pada saat informasi tersebut diperlukan.
c. Relevan
Relevan artinya informasi diberikan harus mempunyai manfaat sebagai dasar pengambilan keputusan sesuai dengan yang dibutuhkan. Kalau kebutuhan informasi ini untuk suatu organisasi maka informasi tersebut harus sesuai dengan kebutuhan inforimasi diberbagai tingkatan dan bagian yang ada dalam organisasi tersebut.
(48)
d. Lengkap
Lengkap artinya informasi harus diberikan secara lengkap.
2.2.2.4. Nilai Informasi
Nilai dari informasi ditentukan dari dua hal yaitu: manfaat dan biaya mendapatkanya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkanya. Kegunaan dari informasi adalah untuk mengurangi hal ketidakpastian didalam proses pengambilan keputusan tentang suatu keadaan.
2.2.3 Sistem Informasi
2.2.3.1 Konsep Dasar Sistem informasi
Agar mampu melakukan analisis yang sesuai dengan konsep yang berkaitan dengan sistem informasi sebaiknya perlu diingat kembali beberapa definisi tentang isi dari sistem informasi. Isi tersebut meliputi data, meliputi data informasi, dan pengetahuan. Hal lain yang perlu diingat kembali adalah proses atau aktivitas-aktivitas di dalam sistem. Informasi dapat dikelompokan menjadi tiga sistem-sistem, yaitu aktivitas dalam SPD (Sistem Pangolahan Data), aktivitas komunikasi antar SPD dan interaksi SPD dengan tempat penyimpanan data atau pengetahuan.
(49)
30
2.2.3.2 Definisi Sistem Informasi
Menurut Mc leod :
“Sistem Informasi merupakan sistem yang mempunyai kemampuan untuk mengumpulkan informasi dari semua sumber dan menggunakan berbagai media untuk menampilkan informasi “
Menurut Andri Kristanto [4] :
“Sistem Informasi adalah suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi. Sistem Informasi merupakan sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan memberikan informasi bagi pengambil keputusan dan atau untuk mengendalikan organisasi”.
Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai suatu sistem di dalam suatu organisasi yang merupakan kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi, media prosedur-prosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting, memproses tipe transaksi rutin tertentu, memberi sinyal kepada manajemen dan yang lainnya terhadap kejadian-kejadian internal dan eksternal yang penting dan menyediakan suatu dasar informasi untuk pengambilan keputusan.
(50)
2.2.3.3 Komponen Sistem Informasi
Sistem informasi mempunyai enam buah komponen atau disebut juga dengan blok bangunan (building block), yaitu :
(1) Komponen input atau komponen masukan (2) Komponen model
(3) Komponen output atau komponen keluaran (4) Komponen teknologi
(5) Komponen basis data
(6) Komponen kontrol atau komponen pengendalian.
Keenam komponen ini harus ada bersama-sama dan membentuk satu kesatuan. Jika satu atau lebih komponen tersebut tidak ada, maka sistem informasi tidak akan dapat melakukan fungsinya, yaitu pengolahan data dan tidak dapat mencapai tujuannya, yaitu menghasilkan informasi yang relevan, tepat waktu dan akurat. Komponen-komponen dari sistem informasi ini dapat digambarkan sebagai berikut ini :
1. Blok Masukan (Input Block)
Input merupakan data yang masuk ke dalam sistem informasi.
2. Blok Model (Model Block)
Kombinasi prosedur, logika, dan model matemetik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diingiinkan
(51)
32
3. Blok Keluaran (Output Block)
Keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem .
4. Blok Teknologi (Technology Block)
Teknologi merupakan kotak alat (tool box) dalam sistem informasi.
Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara menyeluruh.
5. Blok Basis Data (Database Block)
Merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu sama lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.
6. Blok Kendali (Control block)
Beberapa pengendalian yang dirancang secara khusus untuk menanggulangi gangguan-gangguan terhadap sistem
(52)
2.2.3.4 Kebutuhan Sistem Informasi
Sistem informasi menpunyai beberapa komponen yaitu :
1. Perangkat keras (Hardware) yaitu semua alat komputer yang secara fisik dapat dilihat dengan jelas seperti: keyboard, harddisk, monitor, alat printer, mouse, dan lain-lain.
2. Perangkat lunak (Software) yaitu semua perangkat komputer yang dapat membuat perangkat keras komputer bekerja menjalankan fungsinya
3. Manusia (Brainware) yaitu orang yang mengoperasikan komputer
2.2.4 Model Proses Perangkat Lunak
Model proses perangkat lunak merupakan representasi absrak dari proses perangkat lunak. Setiap model proses mempresentasikan suatu proses dari sudut pandang tertentu sehingga hanya memberikan informasi parsial mengenai proses tersebut. Model-model proses perangkat lunak terdiri dari :
a. Model Waterfall (Model Sekuensial Linear)
Model waterfall adalah paradigma rekayasa perangkat lunak yang paling luas dipakai dan paling tua. Model waterfall mengusulkan sebuah pendekatan kepada perkembangan perangkat lunak yang sistematik dan sekuensial yang mulai pada tingkat dan kemajuan sistem pada seluruh analisis, desain, kode, pengujian dan pemeliharaan. Setelah setiap tahap didefinisikan, tahap tersebut ‘diakhiri’ (signed off) dan pengembangan berlanjut ke tahap berikutnya.
(53)
34
Gambar 2.4 Model Waterfall
b. Model prototype
Prototype dimulai dengan pengumpulan kebutuhan. Secara ideal prototype berfungsi sebagai sebuah mekanisme untuk mengidentifikasi kebutuhan perangkat lunak.
c. Model RAD (Rapid Aplication Development)
RAD adalah sebuah model perkembangan perangkat lunak sekuensial
linear yang menekankan siklus perkembangan yang sangat pendek.
d. Model Evolusioner
Model evolusioner adalah model iterative. Model ini ditandai dengan
tingkah laku yang memungkinkan perekayasa perangkat lunak
mengembangkan versi perangkat lunak yang lebih lengkap sedikit demi sedikit.
(54)
e. Model Formal
Model formal mencakup sekumpulan aktifitas yang membawa kepada
spesifikasi matematis perangkat lunak komputer. Metode formal
memungkinkan perekayasa perangkat lunak untuk mengkhususkan, mengembangkan, dan memverifikasi sistem berbasis komputer dengan menggunakan notasi metematis yang tepat.
f. Model Teknik Generasi Keempat
Bentuk teknik generasi keempat (4GF) mencakup serangkaian bantu perangkat lunak yang luas secara umum memiliki satu hal, masing-masing memungkinkan perekayasa perangkat lunak untuk mengkhususkan beberapa karakteristik perangkat lunak pada suatu tingkat yang tinggi.
2.2.5 Konsep Basis Data ( Databases)
Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling
berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di simpanan luar komputer dan digunakan perangkat lunak tertentu untuk memanipulasinya. Database merupakan salah satu komponen yang penting di sistem informasi, karena berfungsi sebagai basis penyedia informasi bagi para pemakainya. Penerapan database dalam sistem informasi disebut dengan database system. Sistem basis data (database system) ini adalah suatu sistem informasi yang mengintegrasikan kumpulan dari data yang saling
(55)
36
berhubungan satu dengan lainnya dan membuatnya tersedia untuk beberapa aplikasi yang bermacam - macam di dalam suatu organisasi.
Untuk tahap desain database secara umum, yang perlu dilakukan oleh analis adalah mengidentifikasi terlebih dahulu file-file yang diperlukan oleh sistem informasi. File-file database yang dibutuhkan oleh sistem dapat dilihat pada desain model yang digambarkan dalam bentuk diagram arus data. Langkah-langkah desain database secara umum adalah sebagai berikut :
1. Menentukan kebutuhan file database untuk sistem baru
File yang dibutuhkan dapat ditentukan dari DAD sistem baru yang telah ibuat. 2. Menentukan parameter dari file database
Setelah file-file yang dibutuhkan telah dapat ditentukan, maka parameter dari file selanjutnya juga dapat ditentukan. Parameter ini meliputi :
- tipe dari file : file induk, file transaksi, file sementara dan lain sebagainya
- media file : hard disk, diskette atau pita magnetik
- organisasi dari file : apakah file tradisional (file urut, ISAM atau file akses langsung) atau organisasi database (struktur berjenjang jaringan atau hubungan.
- Field kunci dari file.
2.2.5.1 Tujuan Basis Data
Tujuan dari basis data erat hubungannya dengan masalah-masalah yang timbul dalam file basis data, yaitu:
(56)
1. Penyediaan akses yang fleksibel, yaitu untuk memberikan kemudahan dalam menampilkan semua informasi yang diperlukan
2. Pemeliharaan integritas data, basis data berisi file yang saling berkaitan yaitu dengan adanya field kunci yang menghubungkan kedua file tersebut 3. Keamanan data, basis data dapat mendefinisikan prosedur otoritas untuk memastikan bahwa data hanya dapat diakses oleh user yang berhak dan dapat mengijinkan user yang berbeda untuk melakukan tiap akses yang berbeda pada tahap data yang sama.
4. Menghilangkan ketergantungan data, Program yang berinteraksi dengan DBMS (Database Management System) relatif mandiri terhadap data aktual dalam basis data. Hanya perubahan yang mungkin dilakukan terhadap struktur data tanpa membutuhkan perubahan terhadap program aplikasi yang telah ada
5. mengurangi kerangkapan data
6. Penggunaan data bersama-sama, data yang sama dapat diakses atau digunakan oleh beberapa user pada saat bersamaan.Hal ini menggunakan sistem basis data, tiap aplikasi mempunyai file tersendiri, sehingga suatu data tunggal dalam basis data dapat digunakan untuk beberapa kegunaan 7. Standarisasi data, yaitu memberikan fasilitas-fasilitas kamus data untuk mendefiniskan nam-nama data secara rinci.
(57)
38
2.2.5.2 Perancangan Basis Data
Pada perancangan model konseptual, penekanan tinjauan dilakukan pada struktur data dan relasi antar file. Pendekatan yang dilakukan pada perancangan model konseptual adalah menggunakan model data relational.
Terdapat dua buah teknik perancangan basis data, yaitu 1. Teknik Normalisasi
2. Teknik Entity Relationship
2.2.5.3 Teknik Normalisasi
Proses normalisasi merupakan pengelompokan data elemen menjadi table-tabel yang menunjukan entity dan relasinya. Pada proses normalisasinya selalu diuji pada beberapa kondisi. Apabila terdapat kesulitan pada saat menambah/insert. menghapus/delete, mengubah/update, membaca/retrieve pada suatu database maka relasi tersebut dipecahkan pada beberapa tabel lagi.
Bentuk–bentuk Normalisasi :
1. Bentuk tidak normal ( unnormalizd form )
Pada bentuk tidak normal, tidak ada keharusan mengikuti suatu format
tertentu, data mungkin tidak lengkap atau terduplikasi. Data dikumpulkan apa adanya sesuai dengan kedatangannya.
2. Bentuk Normal kesatu (1NF / first Normal Form )
(58)
(a) Data dibentuk dalam flat file ( file datar/rata)
(b) Data dibentuk dalam satu record demi satu record dan nilai dari field-field berupa atomic value
(c) Set attribute tidak boleh berulang-ulang atau bernilai ganda (Multi value )
2.2.6 Tahap Perancangan Basis Data
Perancangan basis data merupakan langkah untuk menentukan basis data yang diharapkan dapat mewakili seluruh kebutuhan pengguna. Komponen-komponen yang terdapat pada perancangan basis data secara konseptual diantaranya adalah : 1. Entitas
Merupakan individu yang mewakili sesuatu yang nyata(eksistensinya) dan
dapat dibedakan dari sesuatu yang lain. Himpunan entitas merupakan sekelompok entitas yang sejenis dalam lingkup yang sama.
2. Atribut
Merupakan item data yang menjadi bagian dari suatu entitas. Setiap entitas
memiliki atribut yang mendeskripsikan karakteristik (property) dari entitas tersebut. Atribut merupakan keterangan-keterangan yang terkait pada sebuah entitas yang perlu disimpan sebagai basis data.
3. Relasi
Relasi menunjukan adanya hubungan diantara sejumlah entitas yang berasal dari entitas yang berbeda.
(59)
40
4. Derajat Relasi
Menunjukan jumlah maksismum entitas yang dapat berelasi dengan entitas pada entitas lain.
5. Kekangan
Kekangan digunakan untuk melindungi integritas data. 6. Domain
Domain adalah himpunan yang berlaku bagi suatu atribut. Kekangan domain mendefinisikan nama, tipe, format, panjang dan nilai masing-masing item data.
7. Integritas referensial
Integritas referensial adalah aturan-aturan yang mengatur hubungan antara
kunci primer dengan kunci tamu milik table-tabel yang berbeda dalam suatubasis data relasionaluntuk menjaga konsistensi data.
2.3 Metode Perancangan Sistem
2.3.1 Flowmap
Flowmap merupakan gambaran hubungan antara entitas yang terkihat berupa alihan-alihan dokumen yang ada. Bagan alir dokumen merupakan bagan alir yang menunjukan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusannya.
(60)
2.3.2 Diagram Konteks
Diagram konteks menggambarkan hubungan antara sistem dengan entitas luarnya. Diagram konteks berfungsi sebagai transformasi dari suatu proses, yang melakukan transformasi data input menjadi data output. Entitas yang dimaksud adalah entitas yang mempunyai hubungan langsung dengan sistem.
Suatu diagram konteks selalu mengandung satu dan hanya satu proses saja, proses ini mewakili proses dari seluruh sistem. Diagram konteks ini menggambarkan hubungan input dan output antara sistem dengan dunia luarnya (kesatuan luar).
2.3.3 Data Flow Diagram (DFD)
DFD memperlihatkan fungsional dari nilai yang dihitung oleh sistem, termasuk nilai masukan, nilai keluaran, serta tempat penyimpanan internal. DFD merupakan alat yang digunakan pada metodelogi pengembangan sistem yang terstruktur (structured analysis&design). DFD dapat menggambarkan arus data di dalam sistem dengan terstruktur. DFD memberikan informasi tambahan yang digunakan selama analisis domain informasi dan berfungsi sebagai dasar bagi pemodelan fungsi.
2.3.4 Entity Relation Diagram (ERD)
ERD adalah notasi yang digunakn untuk melakukan aktivitas pemodelan data. Atribut dari masing-masing objek data yang ditulis pada ERD dapat digambarkan dengan menggunakan deskripsi objek data. ERD hanya terfokus pada data dengan
(61)
42
menunjukkan ‘jaringan data’ yang ada untuk suatu sistem yang diberikan. ERD berguna bagi aplikasi dimana data dan hubungan yang mengatur data sangatlah kompleks. Serangkaian komponen utama diidentifikasikan untuk ERD : objek data atribut, hubungan, dan berbagai tipe indicator. Tujuan utama ERD adalah untuk mewakili objek data dan hubungan mereka.
Derajat relasi diantaranya :
a. Satu ke satu (1-1), yang berarti setiap entitas pada himpunan A berhubungan paling banyak dengan 1 entitas pada himpunan entitas B
b. Satu ke banyak (1-N), yang berarti setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan banyak entitas pada hinpunan entitas B. tetapi tidak berlaku sebaliknya.
c. Banyak ke satu (N-1), yang berarti setiap entitas pada himpunan entitas A berhubunagn paling banyak dengan satu entitas pada hinpunan entitas B tetapi tidak berlaku sebaliknya.
d. Banyak ke banyak (N-N), yang berarti setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan banyak dengan entitas pada himpunan entitas B dan berlaku sebaliknya.
(62)
2.3.5 Kamus Data
Kamus data adalah suatu katalog yang berisi data dan kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Hal ini dimaksudkan agar pengguna sistem dapat mendefinisikan data-data yang mengalir di dalam sistem dengan lengkap dan jelas. Pada tahap desain, sistem kamus data dapat digunakan untuk merancang input, laporan-laporan dan data base. Kamus data dibuat berdasarkan pada arus data yang ada di DFD, arus data yang ada di DFD sifatnya adalah global dan hanya ditunjukan arus datanya.
Untuk dapat mencerminkan keterangan yang lebih jelas tentang data yang dicatatnya maka kamus data harus memuat beberapa hal seperti nama arus data, alias, bentuk data, arus data penjelasan, periode, volume, dan struktur data.
Tabel 2.1 Kamus data
No. Simbol Uraian
1. = Terdiri dari, mendefinisikan, diuraikan menjadi, artinya
2. + Dan
3. ( ) Opsional (boleh ada atau boleh tidak)
4. {} Pengulangan
(63)
44
6. ** Komentar
2.3.6 Visual Basic
Visual Basic adalah salah suatu developement tools untuk membangun aplikasi dalam lingkungan Windows. Dalam pengembangan aplikasi, Visual Basic menggunakan pendekatan Visual untuk merancang user interface dalam bentuk form, sedangkan untuk kodingnya menggunakan dialek bahasa Basic yang cenderung mudah dipelajari. Visual Basic telah menjadi tools yang terkenal bagi para pemula maupun para developer.
Kata “Visual” menunjukkan cara yang digunakan untuk memuat graphical user interface (GUI). Dengan cara ini, maka tidak lagi menuliskan intruksi pemograman dalam kode-kode baris, tetapi secara mudah dapat dilakukan dengan drag dan drop objek-objek yang akan digunakan.
Kata “Basic” merupakan bagian dari bahasa BASIC (Begginers All-Purpose Symbolic Intruction), yaitu sebuah bahasa pemogramam yang dalam sejarahnya sudah banyak digunakan oleh para programmer untuk menyusun aplikasi. Visual Basic dikembangkan dari bahasa pemorgraman Basic, dan sekarang berisi banyak statement, fungsi, dan keyword, yang beberapa diantaranya terhubung ke windows GUI.
(64)
Dalam lingkungan Window's User-interface sangat memegang peranan penting, karena dalam pemakaian aplikasi yang kita buat, pemakai senantiasa berinteraksi dengan User-interface tanpa menyadari bahwa dibelakangnya berjalan instruksi-instruksi program yang mendukung tampilan dan proses yang dilakukan.
2.3.7 Microsoft Access
Microsoft office access adalah sebuah sistem manajemen database atau database management sistem (DBMS). Dengan Access dapat menyimpan berbagai macam informasi (selanjutnya akan disebut data), mengaturnya, dan mengolahnya sedemikian rupa agar data tersebut mudah dipergunakan kembali pada saat diperlukan. Data yang disimpan dapat memiliki bentuk yang beraneka ragam, misalnya : Nama dan alamat, Stok barang, Invoice, Catalog, Tingkatan karyawan dan gaji, dll.
Access merupakan perangkat lunak DBMS yang simpel namun “bertenaga”. Access menyediakan antarmuka grafis untuk setiap langkah pembuatan maupun pengolahan data base sehingga sangat membantu dalam membangun suatu sistem manajemen data base.
(65)
46
BAB III
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
3.1 Analisis Sistem
Analisis sistem merupakan penguraian dari suatu sistem yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan dan hambatan-hambatan yang terjadi dari kebutuhan yang diharapkan, sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikan.
3.1.1 Analisis Sistem yang Sedang Berjalan
Dalam penelitian ini objek yang penulis analisis adalah bagaimana membangun program aplikasi pengolahan data siswa terutama pengolahan data registrasi ulang siswa, absensi siswa, mutasi siswa. Analisis terhadap sistem yang berjalan tersebut bertujuan untuk mengetahui lebih jelas bagaimana cara kerja sistem tersebut, dan masalah-masalah yang dihadapi
3.1.2 Analisis Prosedur Sistem yang Berjalan
Di dalam analisis ini dijelaskan tentang urutan prosedur data registrasi ulang siswa di SMK Merdeka Bandung. Prosedur ini dimulai dari data-data yang telah diperoleh dari Staf tata usaha SMK Merdeka Bandung yang diperoleh secara manual. Prosedur yang sedang berjalan pada sistem pengolahan data registrasi ulang siswa pada Bagian Tata Usaha yang mengurusi urusan administrasi siswa adalah sebagai berikut :
(66)
1. Prosedur pengolahan data registrasi ulang siswa
a. Siswa diberikan form registrasi ulang kosong untuk diisi oleh siswa b. Form registrasi ulang kosong yang telah diisi oleh sisiwa diberikan kepada staff Tata Usaha.
c. Staff tata usaha memeriksa kelengkapan persayaratan registrasi ulang, jika persyaratan registrasi ulang tidak lengkap maka formulir registrasi ulang di kembalikan kepada siswa oleh staf tata usaha untuk dilengkapi kembali oleh siswa.
d. Staf tata usaha mencatat data registrasi ulang siswa jika persayaratan siswa telah lengkap.
e. Staf tata usaha membuat laporan registrasi ulang siswa berdasarkan dari catatan registasi ulang siswa untuk diberikan kepada kepala sekolah dan ditanda tangani.
f. Kepala sekolah memeriksa laporan registrasi ulang siswa, jika laporan tersebut terdapat kesalahan maka laporan tersebut dikembalikan kepada staf tata usaha untuk dilakukan pengecekan kembali berdasarkan catatan registrasi ulang siswa, dan laporan tersebut belum ditanda tangani oleh kepala sekolah.
g. Kepala sekolah akan menanda tangani laporan registrasi ulang siswa jika laporan tersebut tidak terdapat kesalahan.
(67)
48
Berikut adalah gambaran tentang prosedur registrasi ulang siswa :
Gambar 3.1 Flowmap Proses Pengolahan Data Registrasi Ulang Siswa Ket : A1 = Data registrasi ulang siswa yang menjadi arsip pada tata usaha
(68)
sekolah dan dijadikan arsip oleh kepala sekolah
A3 = Laporan registrasi ulang siswa yang setelah disahkan oleh kepala sekolah dan dijadikan arsip oleh kepala sekolah dan Tata Usaha D1 = Data Storage / file data registrasi ulang siswa pada komputer D2 = Data Storage / file laporan registrasi ulang siswa pada komputer
2. Prosedur pengolahan data absen siswa
a. Tata usaha memberikan daftar absensi siswa kosong kepada guru b. Guru mencatat kehadiran siswa pada form daftar absensi siswa yang diberikan oleh tata usaha
c. Catatan kehadiran siswa yang dibuat oleh guru diberikan kembali kepada staf tata usaha, guru memiliki salinan dari form daftar absensi siswa untuk menjadi arsip pada guru yang bersangkutan.
d. Berdasarkan form daftar absensi siswa yang telah terisi maka staf tata usaha membuat rekapitulasi absensi harian dan menjadi arsip pada tata usaha.
e. Berdasarkan rekapitulasi absensi harian maka staf tata usaha membuat rekapitulasi absensi bulanan siswa dan menjadi arsip pada tata usaha. f. Staf tata usaha mencetak rekapitulasi absensi bulanan dan disahkan oleh kepala bagian tata usaha, lalu diserahkan kepada bagian kesiswaan untuk dibuatkan rekapitulasi persentase kehadiran siswa per kelas, yang
berdasarkan rekapitulasi absensi bulanan.
g. Bagian Kesiswaan membuat laporan hasil rekapitulasi persentase kehadiran siswa per kelas untuk menjadi laporan kepada kepala sekolah.
(69)
50
Berikut gambaran prosedur absensi kehadiran siswa :
(70)
Ket : B1 : Arsip absensi harian pada guru / wali kelas
B2 : Arsip rekapitulasi absensi bulanan pada bagian konseling B3 : Arsip rekapitulasi absensi bulanan pada bagian Tata Usaha B4 : Arsip persentase kehadiran siswa per kelas
F1 : Data Storage / file dara rekap absen siswa harian pada komputer F1 : Data Storage / file dara rekap absen siswa bulanan pada komputer
3. Prosedur pengolahan data mutasi siswa
a. Siswa mengajukan mutasi dengan perstujuan orang tua / wali. b. Staf tata usaha memeriksa kelengkapan persyaratan mutasi.
c. Jika persyaratan kurang maka akan di kembalikan kembali pada siswa untuk dilengkapi.
d. Staf tata usaha membuat catatan dalam buku mutasi siswa.
e. Staf tata usaha membuat daftar keadaan siswa berdasarkan tingkat e. Staf tata usaha membuat laporan kepada kepala sekolah berdasarkan catatan buku mutasi.
(71)
52
Gambar 3.3 Flowmap Proses Pengolahan Data Mutasi Siswa
Ket : D1 : Arsip Catatan Buku Mutasi Siswa yang telah disahkan oleh kepala Sekolah.
D2 : Arsip Catatan Buku Mutasi Siswa yang telah disahkan oleh kepala Sekolah, dan menjadi arsip di kepala sekolah
(72)
D3 : Arsip daftar keadaan siswa menurut tingkat yang telah disahkan oleh kepala sekolah dan menjadi arsip di kepala sekolah
D4 : Arsip daftar keadaan siswa menurut tingkat yang telah disahkan oleh kepala sekolah dan menjadi arsip di Tata Usaha
3.1.3 Analisis Kode
Kode yang digunakan dalam sistem yang akan dibangun ini adalah No Induk Siswa atau NIS dengan analisis sebagai berikut:
Gambar 3.4 Contoh Analisis Kode No Induk Siswa
Contoh : 10914631 = No induk siswa ke 31 dengan jumlah siswa keseluruhan 14631 pada tingkat 1 tahun 2009
Jika terdapat siswa yang mendaftarkan dirinya pada tingkat berikutnya maka NIS yang akan diberikan sebagai berikut :
Gambar 3.5 Contoh Analisis Kode No Induk Siswa Baru pada tingkat berikutnya
(73)
54
Keterangan: Angka 2 adalah tingkat siswa, dimana jika siswa tersebut dinyatakan telah naik kelas pada sekolah sebelumnya.
Berikut adalah contoh kode kelas yang terdapat pada SMK Merdeka Bandung sesuai dengan bidang keahliannya :
Gambar3.6 Contoh kode kelas
contoh : a. 11OTO1 = Menerangkan bahwa kode tersebut adalah kelas 11 jurusan Otomotif 1
b. 12L1 = Menerangkan bahwa kode tersebut adalah kelas 12 jurusan Listrik 1
Gambar 3.7 Contoh kode user 3.1.4 Analisis dokumen yang digunakan
Dokumen yang diolah dalam program aplikasi pada bagian Tata Usaha ini berasal dari prosedur yang sedang berjalan pada saat ini. Dokumen-dokumen tersebut berisi data yang akan diolah maupun data hasil pengolahan. Untuk lebih jelasnya, dokumen-dokumen ini dapat dilihat pada table berikut:
(74)
Tabel 3.1 daftar dokumen yang digunakan
No Nama dokumen fungsi Sumber
1.
Form Registrasi Ulang Siswa
Berisi tentang data diri siswa Tata Usaha
2. Form Absensi Siswa
Berisi data – data siswa meliputi NIS, nama siswa, kelas, dan jam kehadiran
Tata Usaha
3. Form Mutasi Siswa
Berisi tentang data siswa yang akan melakukan mutasi baik masuk atau pun keluar dari sekolah
Tata Usaha
4.
Form Nama wali kelas
Berisi tentang data tingkat, kelas, beserta nama wali kelasnya.
Tata Usaha
3.1.5 Analisis kebutuhan fungsional
Proses analisis kebutuhan fungsional terhadap program aplikasi yang akan dibangun menghasilkan suatu perancangan basis data yang digambarkan melalui alat bantu Entity Relationship Diagram (ERD) atau disebut juga dengan ER. Komponen pembentuk diagram ER adalah Entity (entitas) dan Relation (relasi). Entitas-entitas yang terdapat pada diagram ER dari sistem informasi pengolahan data siswa yang dapat dilihat pada gambar berikut :
(75)
56
Gambar 3.8 Entity Relationship Diagram (ERD) 3.1.6 kebutuhan non fungsional
Analisis kebutuhan non fungsional adalah sebuah tahap dimana seorang pembangun perangkat lunak menganalisis sumber daya yang akan menggunakan perangkat lunak yang dibangun, sehingga dapat ditentukan kompabilitas aplikasi yang akan dibangun. Analisis yang dilakukan ini menggambarkan keadaan sistem yang ada di perusahaan yang meliputi kebutuhan perangkat keras, perangkat lunak, dan user.
a. Analisis kebutuhan perangkat keras
berikut ini adalah spesifikasi minimum perangkat keras yang terdapat di bagian tata usaha SMK Merdeka Bandung :
1. Pentium IV 1.7 GHz 2. 256 MB RAM
(76)
4. CD-ROM drive 52x
5. Monitor 17” resolusi 1024 x 768 5. Mouse
6. Keyboard
b. Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak
Spesifikasi perangkat lunak (Software) yang terdapat di SMK Merdeka Bandung terutama pada bagian tata usaha adalah sebagai berikut :
1. Windows XP 2. Microsoft Office c. Analisis Kebutuhan User
jumlah user yang menggunakan program aplikasi ini hanya 1(satu) orang saja pada bagian tata usaha. Secara umum kemampuan yang dimiliki staff tata usaha adalah :
1. Kemampuan menggunakan sistem operasi Windows 2. Kemampuan menggunakan aplikasi Microsoft Office 3. Terbiasa menggunakan aplikasi berbasis Windows dan
Graphich User Interface (GUI).
user yang menggunakan program aplikasi pengolahan data siswa di SMK Merdeka Bandung adalah :
Nama : yusuf Umur : 25 tahun Pendidikan : D3
(77)
58
3.2 Perancangan Sistem
Perancangan sistem dilakukan setelah tahap analisis terhadap sistem yang berjalan selesai dilakukan. Perancangan dapat didefinisikan sebagai penggambaran, perencanaan, atau pengaturan dari beberapa elemen yang digabungkan menjadi suatu kesatuan yang utuh dan berfungsi.
Perancangan yang dilakukan meliputi pembuatan perancangan aliran data, perancangan basis data, perancangan kode, perancangan struktur menu, jaringan semantik dan perancangan antar muka.
3.2.1 Perancangan Aliran Data
Perancangan aliran data adalah penggambaran dari sistem yang masuk dan keluar berdasarkan dari sistem yang akan dibangun, perancangan aliran data meliputi :
1. Diagram konteks
2. Data Flow Diagram (DFD) 3. Spsifikasi proses
4. Kamus Data 3.2.1.1 Diagram Konteks
Diagram konteks adalah gambaran umum aliran data dari sistem yang akan dirancang secara umum, berikut adalah diagram konteks dari program aplikasi pengolahan data siswa :
(78)
Gambar 3.9 Diagram Konteks Sistem Informasi Pengolahan data siswa Pada Bagian Tata Usaha
Pada gambar diagram konteks di atas maka yang menggunakan program aplikasi ini ada 2 level pengguna pada bagian tata usaha yaitu pengguna dan admin. 3.2.1.2 Data Flow Diagram
Data aliran diagram atau DFD (Data Flow Diagram) adalah suatu alat yang digunakan untuk menggambarkan komponen-komponen dari sebuah sistem, aliran data diantara komponen-komponen tersebut, asal, tujuan dan menyimpan dari data tersebut. DFD digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur. DFD juga digunakan untuk menggambarkan sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan. DFD ini merupakan kelanjutan dari diagram konteks.
(79)
60
1. DFD Level 0 dari program aplikasi pengolahan data siswa
Gambar 3.10 DFD level 0 Proses pengolahan data siswa yang diajukan 2. DFD level 1 proses Login
(80)
3. DFD level 2 form login proses lupa password
Gambar 3.12 DFD level 2 form login proses lupa password 4. DFD level 2 proses daftar user
Gambar. 3.13. DFD level 2 proses daftar user 5. DFD level 1 proses pengolahan data user
(81)
62
6. DFD level 1 proses pengolahan database siswa
!
"
Gambar. 3.15. DFD level 1 proses pengolahan database siswa
7. DFD level 2 proses tambah data siswa
Gambar 3.16. DFD level 2 proses tambah data siswa
(82)
8.DFD level 1 pengolahan data wali kelas
Gambar 3.17. DFD level 1 Pengolahan data wali kelas 9. DFD level 1 proses pengolahan data registrasi ulang siswa
(83)
64
10. DFD level 2 pada proses tambah data registrasi ulang siswa
#
Gambar 3.19. DFD level 2 proses tambah data registrasi ulang siswa 11. DFD level 1 Proses pengolahan data absensi siswa
!
!
! !
!
! !
! !
! !
" !
$!
! !
% !
& !
!
!
! ' !
(1)
e. Add students form the processing of student database
Figure 1.12. Form student data added
f. Form class guardian data processing
(2)
g. Re-form student registration info
Figure 1.14. Re-form student registration info
h. Form re-added student registration data
(3)
i. Form info student attendance
Figure 1.16. Display info form student attendance
j. Form student attendance data added
(4)
k. Form data processing percentage of students
Figure 1.18. display form the percentage of attendance of data processing
l. info processing form the transfer of students
(5)
k. Reports
Picture. View report student data as areas of expertise / majors
3. Results and Discussion
3.1 Discussion of problems
SMK Merdeka has problems in the processing of student data in the form: 1. The absence of a system that can facilitate the processing of student data.
2. His series of work each employee effectiveness administration in managing student data so that there are still his fault
3. Making reports still use manual way
3.2 Results of the discussion
The authors conclude on the basis of the discussion of the problem is as follows: 1. The author makes an application program that can streamline the processing of student data to better.
Based on the application program that the author add sebagia beikut obtained results: 1. Helping the School of Administration in managing the registration data over students 2. Helping the School of Administration in managing the accounting data transfer students 3. Helping the School of Administration in managing student attendance data
4. Help the School of Administration in re-registration data search students
5. Helping the School of Business Administration in student attendance data search 6. Helping the School of Administration in the search for the data transfer of students 7. Helping the School of Business Administration in making the registration data report re students
8. Helping the School of Business Administration in making the report absenteeism data students 9. Helping the School of Administration in the making of accounting data reporting transfer students
(6)
4. Conclusions and recommendations
4.1 Conclusion
Based on the analysis results obtained in the testing program, which was built is still in development, and still have enough obstacles in the development of this program, because it still requires the development of better in the development of this program is to be continued in accordance with a request from the supervisor, reviewer, and from Merdeka SMK party in the final stages of completion of travel writers today.
4.2 Suggestions
Software application programs of data processing students in vocational independence Bandung. is yet to be developed because they have not reached a perfect level, or still in development stage and development stage, because with the development of user requirements specifications, system requirement to achieve performance results and a better system.
5. References
[1] Abdul Kadir, 1999, Introduction to Information Systems, ANDI, Yogyakarta. [2] Abdul Kadir, 2003, Introduction to Information Systems, ANDI, Yogyakarta.
[3] Sutedjo Dharma Budi Utomo, S. Kom., MM., 2002, "Design and Information Systems Development ", ANDI, Yogyakarta.
[4] Jogiyanto, HM., MBA., Akt, 1999, Analysis and Design of Information Systems, Andi Offset, Yogyakarta.
[5] M. Aimirin, Tatang, Drs., 2003, System, PT Rajawali Grafindo. Jakarta. [6] Module college Computer Science courses, "database", UNIKOM, Bandung. [7] Edhy Sutanta, 2004, "Database System", Graha Ilmu, Yogyakarta