Sistem informasi Pelayanan Administratif Di Pejabat Akta Tanah (PPAT)

SKRIPSI

Diajukan untuk Menempuh Ujian Akhir Sarjana Program Strata Satu Jurusan Teknik Informatika

Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia

DEKEIS ANDRI LIMBONGAN

10107465

JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA

FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

BANDUNG

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas pertolongan dan pimpinan-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan skripsi dengan judul “ Sistem Informasi Pelayanan Administratif Di Pejabat Pembuat Akta Tanah (PPAT)”, yang diajukan untuk memenuhi salah satu syarat untuk menempuh sidang akhir program strata 1, di Jurusan Teknik Informatika, Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer, Universitas Komputer Indonesia (UNIKOM) Bandung.

Sebagai insan yang memiliki keterbatasan, penyusun tidak telepas dari bimbingan dan bantuan dari berbagai pihak. Maka dari itu, pada kesempatan ini penulis menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang telah membantu menyelesaikan skripsi ini :

1. Yang terkasih Papa dan Mamaku yang tak henti-hentinya memberikan doa serta dorongan kepada penulis dari awal hingga bisa menyelesaikan pendidikan S-I. Tanpa papa dan mama aku tidak mungkin bisa berdiri kuat dan menyelesaikan semuanya. Terima kasih papa dan mama aku sangat mengasihi kalian.

2. Ibu Mira Kania Sabariah, ST, MT. Selaku Ketua Jurusan Teknik Informatika Universitas Komputer Indonesia.

3. Ibu Tati Harihayati, ST, MT. Selaku dosen pembimbing yang selalu menyediakan waktu untuk memberikan arahan dan bimbingan kepada penulis hingga terselesaikannya laporan skripsi ini.

4. Bapak Andri Heryandi, S.T., M.T. selaku Penguji II yang telah banyak memberikan saran, arahan, bimbingan kepada penulis.

5. Ibu Dian Dharmayanti, S.T. selaku Penguji III yang telah banyak memberikan arahan dan bimbingan kepada penulis.

6. Bapak Galih Hermawan, S.Kom, selaku dosen wali penulis selama menempuh pendidikan S-I di Universitas Komputer Indonesia.

7. Ibu Dedeh Aminah, SH.,SPN. selaku pejabat pembuat akta tanah (PPAT) Bandung yang telah menjadi sumber informasi bagi penulis. Terima kasih atas waktu dan bantuannya.

8. Ibu Rahadhiani Valentiono, AMd selaku sekretaris/bagian administrasi di kantor PPAT Dedeh Aminah, SH.,SPN yang telah banyak memberikan arahan, bantuan dan sumber informasi bagi penulis. Terima kasih atas waktu dan bantuannya.

9. Kakaku Desy Natalia Limbongan dan Adeku Dekeysia Limbongan, yang selalu memberikan doa serta dorongan kepada penulis dari awal hingga bisa menyelesaikan pendidikan S-I. Kalian menjadi saudara yang terbaik dan membentuk aku untuk menjadi pribadi yang lebih baik lagi. Aku sangat mengasihi dan menyayangi kalian.

10. Keluarga besar Jemaat Kristen Indonesia Salem (JKIS) terima kasih atas doa dan dukungannya selama ini, doa dan dukungan kalian sangat berarti dalam kehidupan aku. Aku bangga dan bahagia berada di tengah-tengah Jemaat Kristen Indonesia Salem(JKIS).

11. Teman-teman khususnya anak IF-10 angkatan 2007 yang tidak dapat penulis tuliskan satu persatu terima kasih atas bantuannya selama ini. Penulis bangga berada ditengah-tengah kalian.

12. Semua pihak yang tak dapat penulis sebutkan satu-persatu yang telah memberikan bantuan dan dorongan dalam penyusunan skripsi ini.

Penulis menyadari bahwa laporan penelitian tugas akhir ini masih jauh dari kesempurnaan, oleh karena itu penulis sangat mengharapkan saran dan kritik dari para pembaca, agar dalam penulisan laporan ini selanjutnya dapat menjadi lebih baik.

Besar harapan penulis agar laporan penelitian tugas akhir ini akan bermanfaat bagi para pembaca dan dunia pendidikan pada umumnya dan bagi penyusun sendiri khususnya.

Bandung, Agusutsu 2011

DI PEJABAT PEMBUAT AKTA TANAH (PPAT)

Oleh :

DEKEIS ANDRI LIMBONGAN

10107465

Pejabat Pembuat Akta Tanah (PPAT) membutuhkan suatu sistem yang dapat melakukan pengolahan seluruh data yang berhubungan dengan proses pelayanan administratif yang dilakukannya. Pembangunan sistem informasi ini mengacu pada sistem manual. Sistem manual yang berjalan saat ini memberikan dampak kurang efektifnya waktu yang digunakan untuk pembuatan surat-surat dan laporan sehingga mengalami kesulitan dalam hal pengolahan data-data untuk pelayanan administratif.

Sistem informasi pelayanan administratif di Pejabat Pembuat Akta Tanah (PPAT) dibangun untuk mengatasi kendala yang ada pada bagian administrasi. Metode penelitian yang digunakan untuk membangun sistem dalam tahap pengumpulan data adalah observasi, wawancara dan studi pustaka sedangkan tahap pengembangan sistem menggunakan model waterfall. Metode aliran data yang digunakan adalah terstruktur yang terdiri dari DFD dalam menggambarkan model fungsional dan ERD dalam menggambarkan model data.

Berdasarkan pengujian yang dilakukan, sistem yang dibangun dapat mempermudah dalam pembuatan surat-surat, laporan, membantu dalam pemantauan semua data orderklien, lebih cepat penyajian informasi, mempermudah dalam pencarian orderklien dan mempermudah dalam pencatatan pembayaran.

IN OFFICIAL LAND DEED MAKER ( PPAT)

By :

DEKEIS ANDRI LIMBONGAN

10107465

Official land deed maker (PPAT) requires a system that can perform all data processing related to the process of administrative services does. Development of information systems refers to manual system. Manual system that runs the current lack of effective impact on the time used for the manufacture of papers and reports that have difficulty in processing data for administrative services.

Administrative services in information systems Author Deed Land Officials (PPAT) is built to overcome the obstacles that exist in the administration. The method used to build the system in the stage of data collection are observation, interview and book study while system development phase use model of waterfall. The method used is a data stream that consists of structured DFDs in describing functional model and ERD in depicting data model.

Based on testing performed, a system built to facilitate the manufacture of letters, reports, assist in the monitoring of all data orderklien, faster presentation of information, facilitate the search orderklien and facilitate the recording of payments.

BAB 1

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Pejabat Pembuat Akta Tanah atau yang biasa disebut PPAT, merupakan pejabat umum yang diberi kewenangan untuk membuat akta-akta otentik mengenai perbuatan hukum tertentu mengenai hak atas tanah atau hak milik atas satuan rumah susun. PPAT ini adalah suatu perusahaan non pemerintah, namun dalam tugas-tugasnya membantu pemerintah dalam bidang pertanahan dan memberikan bantuan pelayanan jasa kepada masyarakat mengenai pertanahan.

Pada pejabat pembuat akta tanah (PPAT) terdapat bagian administrasi/sekretaris. Bagian ini yang melayani klien yang datang ke kantor pejabat pembuat akta tanah dan memberikan pelayanan sesuai dengan kebutuhan pelayanan yang dibutuhkan oleh klien. Sementara sistem yang ada pada bagian administrasi tersebut telah terkomputerisasi menggunakan microsoft office word (*docx) namun belum tertata dengan baik sehingga sebagian besar tugas-tugas bagian administrasi masih dilakukan secara manual. Sehingga banyak menimbulkan permasalahan terhadap pelayanan yang diberikan.

Permasalahan yang sering dihadapi pada bagian administrasi pejabat pembuat akta tanah (PPAT) dalam kegiatan pelayanan jasa yang diberikan, seperti dalam pembuatan surat-surat sering dilakukan dengan cara yang manual, pendataan order klien yang diterima oleh PPAT yang dilakukan dengan cara yang manual, pemantauan/tracking sejauh mana pelayanan yang diberikan terhadap

order klien yang diterima dan status keberadaannya di kantor atau instansi yang berhubungan dengan proses layanan tersebut masih dilakukan secara manual dengan mencatat ke dalam buku catatan pemantauan order klien, pembuatan laporan bulanan untuk manajer(PPAT) dan kantor pertanahan yang dilakukan secara manual dengan menulis kembali data-data order klien yang telah diterima ke dalam bentuk laporan, serta perhitungan biaya pembayaran pajak dan pembayaran atas pelayanan jasa yang diberikan yang dilakukan dengan cara manual menggunakan alat bantu kalkulator. Yang tentunya dengan cara pengolahan atas pelayanan jasa yang dilakukan sekarang ini diperlukan waktu yang lebih lama untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan atas pelayanan jasa yang diberikan kepada klien. Dengan perkembangan teknologi sekarang ini dimungkinkan untuk membuat suatu sistem informasi pelayanan administratif untuk pejabat pembuat akta tanah yang diharapkan dapat membantu bagian administrasi untuk memberikan pelayanan jasa dalam hal administrasi kepada klien sesuai dengan kebutuhan klien.

Oleh karena itu keberadaan suatu sistem informasi pelayanan administratif dianggap sebagai solusi yang diusulkan untuk mengatasi masalah yang ada. Yang tentunya, dapat membantu kinerja dari bagian administrasi dalam memberikan kebutuhan informasi yang dibutuhkan oleh klien dan manajer.

1.2 Identifikasi Masalah

Berdasarkan latar belakang yang telah dipaparkan, maka dapat diidentifikasi permasalahannya yaitu:

1. Proses manual yang digunakan oleh bagian administrasi di pejabat pembuat akta tanah (PPAT) belum cukup membantu untuk memberikan infomasi yang lebih baik dalam hal administrasi atas pelayanan jasa yang diberikan.

2. Untuk membuat surat-surat sesuai dengan kebutuhan order klien membutuhkan waktu yang lama karena pengisian keterangan di surat-surat tersebut masih dilakukan dengan cara yang manual.

3. Sering terjadi kesalahan pada pengisian surat-surat yang dilakukan oleh bagian administrasi.

4. Untuk membuat laporan kepada manajer(PPAT) dan laporan bulanan membutuhkan waktu yang lama karena harus mencatat kembali order klien yang diterima.

5. Lamanya perhitungan biaya pembayaran pajak dan pelayanan jasa yang diberikan karena masih menggunakan perhitungan yang manual.

6. Untuk mencatat dan melihat sejauh mana pelayanan yang diberikan terhadap order klien yang diterima dan status keberadaannya di kantor atau instansi yang berhubungan dengan proses layanan tersebut (pemantauan/tracking order klien) masih dilakukan dengan cara yang manual yang ditulis ke dalam buku pemantuan order klien, sehingga informasi yang didapatkan oleh klien kurang begitu lengkap.

1.3 Maksud dan Tujuan 1.3.1 Maksud

Adapun maksud dari penelitian yang dilakukan ini adalah untuk membangun sistem informasi pelayanan administratif di pejabat pembuat akta tanah (PPAT).

1.3.2 Tujuan

Berdasarkan latar belakang yang ada, penelitian ini memiliki beberapa tujuan yaitu sebagai berikut :

1. Untuk memudahkan bagian administrasi dalam pembuatan surat-surat. 2. Untuk memudahkan bagian administrasi di PPAT dalam memantau

semua data order klien yang diterima.

3. Untuk menyajikan informasi terhadap pemantauan order klien yang diterima secara tepat, cepat, lengkap dan akurat sesuai dengan kebutuhan informasi yang dibutuhkan klien.

4. Lebih cepat dalam penyajian dan pengolahan data sehingga lebih efektif dalam penggunaannya.

5. Untuk memberikan kemudahan dalam pencarian order klien yang diterima secara akurat, sehingga surat-surat dan laporan yang dihasilkan akan sesuai dengan data yang ada.

6. Untuk mengkomputerisasikan semua data pemantauan/tracking order klien yang diterima agar lebih efektif dalam penggunaannya.

7. Untuk memberikan kemudahan dalam pencatatan pembayaran dari klien atas pelayanan jasa yang diberikan.

1.4 Batasan Masalah

Adapun batasan masalah dari sistem informasi pelayanan administratif di pejabat pembuat akta tanah (PPAT) adalah sebagai berikut :

1. Data yang diolah mencakup: data layanan, data pegawai, data klien (data pihak I, data pihak II, dan data sertifikat), data order klien,

data pemantauan order, data detail pemantauan order, data pajak, data pembayaran dan daftar penggunaan blangko(BDPB).

2. Informasi yang dihasilkan dalam bentuk dokumen tercetak meliputi : Surat pernyataan pihak I, surat pernyataan pihak II, surat kuasa(pengecekan sertifikat) pihak I, surat kuasa validasi SSP, surat kuasa validasi SSPD, surat kuasa pengambilan sertifikat, surat penyampaian akta, surat keterangan bebas (SKB) pajak penghasilan dari pengalihan hak atas tanah dan/atau bangunan, surat pernyataan berpenghasilan dibawah penghasilan tidak kenak pajak, surat pernyataan hibah, laporan pemantauan order klien, laporan pembayaran/rincian biaya klien, laporan bulanan pembuatan akta PPAT dan laporan penerimaan order klien yang diterima.

3. Dalam Sistem informasi pelayanan administratif ini hanya membahas mengenai administrasi akta jual beli tanah (AJB), akta hiba(AHB) dan akta pemberian hak tanggungan (APHT) yang ada di PPAT daerah tugas propinsi jawa barat wilayah kerja kota bandung dan tidak membahas administrasi lain .

4. Untuk mendapat informasi yang jelas tentang AJB, AHB dan APHT selain melakukan wawancara di PPAT Dedeh Aminah, SH., Sp.N, dilakukan wawancara juga dengan PPAT Riza Zulfikar, ST, SH, M.Kn

5. Penelitian yang lebih mendalam terhadap pelayanan administratif tentang akat jual beli tanah (AJB), akta hiba (AHB) dan akta pemberian hak tanggungan (APHT) dilakukan di PPAT Dedeh Aminah, SH., Sp.N. 6. Dalam Sistem informasi pelayanan administratif ini hanya melakukan

pemantauan/tracking order klien terhadap akta jual beli tanah (AJB) , akta hiba (AHB), dan akta pemberian hak tanggungan (APHT) dan tidak membahas pemantauan/tracking order klien yang lain.

7. Perhitungan biaya dan pemantaun/tracking order atas pelayanan jasa di PPAT berdasarkan data dari PPAT Dedeh Aminah, SH.,Sp.N.

8. Sistem informasi ini dibangun dengan menggunakan Borland Delphi 7.0 dan database yang digunakan adalah MySQL..

9. Model analisis yang digunakan adalah WaterFall (Air Terjun).

10. Sistem yang sedang berjalan digambarkan dengan Flowmap. Sedangkan metode aliran data sistem menggunakan metode terstruktur yaitu DFD (Data Flow Diagram) dalam menggambarkan model fungsional dan ERD (Entity Relationship Diagram) untuk menggambarkan model data.

1.5 Metodologi Penelitian

Metodologi penelitian dalam membangun sistem informasi pelayanan administratif di pejabat pembuat akta tanah (PPAT) menggunakan suatu metode penelitan deskriptif yaitu dengan cara mengumpulkan data, menganalisa data,

membuat suatu pemecahan masalah dan kemudian disusun untuk ditarik kesimpulan mengenai masalah. Ada dua teknik yang dilakukan di dalam metodologi penelitian yaitu teknik pengumpulan data dan teknik pengembangan perangkat lunak.

1.5.1 Teknik Pengumpulan Data

Teknik pengumpulan data dapat diperoleh secara langsung dari objek penelitian dan referensi-referensi yang telah diperoleh. Cara-cara yang mendukung untuk mendapatkan data adalah sebagai berikut :

a. Studi Lapangan

Studi lapangan adalah pengumpulan data yang dilakukan dengan cara mengadakan penelitian langsung ke pejabat pembuat akta tanah yaitu PPAT Dedeh Aminah, Studi lapangan ini dilakukan dengan 2 cara, yaitu :

1. Observasi

Yaitu mengamati langsung proses kerja yang dilakukan untuk memperoleh gambaran yang jelas mengenai objek yang diteliti 2. Wawancara

Yaitu proses dialog secara langsung dengan pihak terkait untuk memperoleh keterangan data yang dibutuhkan.

b. Studi Pustaka

Studi pustaka adalah mengumpulkan data melalui buku-buku, situs internet, dan catatan kuliah yang erat kaitannya dengan tema dari tugas akhir.

1.5.2 Teknik Pengembangan Perangkat Lunak

Teknik analisis data dalam pengembangan perangkat lunak menggunakan paradigma perangkat lunak secara waterfall, dimana setiap tahapan harus diselesaikan terlebih dahulu secara penuh, sebelum masuk ke tahap berikutnya. Tahap-tahap itu kemudian dapat diulang kembali dari awal, sehingga dengan sendirinya perulangan tahapan tetap terjadi.

Tahapan-tahapan yang terdapat dalam model waterfall dapat digambarkan seperti yang tersaji dalam (Gambar 1.1), yang meliputi beberapa proses diantaranya :

1. Requirement analysis and definition adalah mengumpulkan kebutuhan secara lengkap kemudian dianalisis dan didefinisikan kebutuhan yang harus dipenuhi oleh program yang akan dibangun. Fase ini harus dikerjakan secara lengkap untuk bisa menghasilkan desain yang lengkap.

2. System and software design adalah desain yang dikerjakan setelah kebutuhan selesai dikumpulkan secara lengkap.

3. Implementation and unit testing adalah desain program diterjemahkan ke dalam kode-kode dengan menggunakan bahasa pemograman yang sudah ditentukan. Program yang dibangun langsung diuji baik secara unit.

4. Integration and sistem testing adalah penyatuan unit-unit program kemudian diuji secara keseluruhan (sistem testing)

5. Operation and maintenance adalah mengoperasikan program di lingkungan dan melakukan pemeliharaan seperti penyesuaian atau perubahan karena adaptasi situasi yang sebenarnya.

Gambar 1.1 Model Waterfall [9]

1.6 Sistematika Penulisan

Pada deskripsi penulisan laporan tugas akhir ini, akan dijelaskan mengenai sistematika penulisan sebagai berikut :

BAB 1 PENDAHULUAN

Bab ini menguraikan tentang latar belakang masalah, identifikasi masalah, maksud dan tujuan, batasan masalah, metodologi penelitian dan sistematika penulisan.

BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA

Bab ini membahas mengenai tinjauan pustaka yang mendukung proses pembangunan sistem informasi yang akan dilakukan.

BAB 3 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

Bab ini menguraikan tentang analisis dan perancangan sistem, membahas mengenai analisis maslah, analisis sistem yang sedang berjalan yang digambarkan dengan tools Flow map, analisis basis data yang digambarkan dengan ERD, analisis kebutuhan non fungsional (perangkat keras, perangkat lunak dan pengguna (user), analisis kebutuhan fungsional meliputi: diagram konteks, DFD (Data Flow Diagram), spesifikasi proses, kamus data dan membahas mengenai perancangan data, perancangan menu, perancangan antarmuka dan peracangan procedural.

BAB 4 IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN SISTEM

Bab ini menguraikan tentang implementasi hasil dari analisis dan perancangan sistem ke dalam bentuk bahasa pemrograman, meliputi perangkat lunak pendukung, implementasi basis data serta implementasi antarmuka dan pengujian dari sistem yang dibangun.

BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini menerangkan keseluruhan uraian-uraian dari bab-bab sebelumnya, serta memberikan saran yang berguna untuk perbaikan sistem yang lebih baik lagi.

2.1 Lingkup Perusahaan

2.1.1 Sejarah Perusahaan

Perusahaan/kantor PPAT yang dipilih dan di tuju untuk dijadikan sebagai lokasi penelitian adalah kantor PPAT Dedeh Aminah, SH., Sp.N, perusahaan/kantor ini berlokasi di daerah yang cukup strategis yaitu di Jl. Dipati Ukur No.120 Bandung. Kantor PPAT Dedeh Aminah, SH., Sp.N merupakan salah satu dari kantor PPAT yang berada di kota bandung.

Kantor PPAT Dedeh Aminah, SH., Sp.N terbentuk setelah ibu Dedeh Aminah selaku pendiri kantor PPAT Dedeh Aminah, SH., Sp.N menyelesaikan pendidikan S-2 dan mengikuti ujian di sekolah tinggi pertanahan nasional Indonesia. Setelah dinyatakan lulus oleh kepala Badan Pertanahan Nasional (BPN) pusat jakarta selaku panitia. Ibu Dedeh Aminah mengajukan kembali untuk penempatan PPAT yang disesuaikan dengan SK Notaris yang telah ada di ibu Dedeh Aminah yang telah keluar sejak tahun 2000. Akhirnya pada tahun 2006 SK PPAT ibu Dedeh Aminah keluar dan membentuk kantor PPAT Dedeh Aminah, SH., Sp.N yang sampai saat ini masih terus memberikan pelayanan kepada masyarakat.

2.1.2 Struktur Organisasi

Gambar 2.1 Struktur Organisasai Kantor PPAT Dedeh Aminah, SH., Sp.N

2.1.3 Deskripsi Kerja

1) Manajer PPAT

Manajer PPAT adalah seorang pemimpin di kantor PPAT yang merupakan pendiri PPAT tersebut yang memiliki tugas dan tanggung jawab dalam memimpin dan memberikan pelayanan kepada masyarakat dalam bidang pertanahan.

Adapun uraian tugasnya sebagai berikut : 1. Memimpin

2. Membantu pemerintah dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat mengenai pertanahan.

3. Membuat akta mengenai perbuatan hukum yang berhubungan dengan hak atas tanah dan hak tanggungan.

4. Pengambil keputusan terhadap semua perbuatan hukum yang akan dilakukan.

2) Sekretaris I / Bagian Administrasi

Sekretaris I/ Bagian Administrasi adalah seseorang yang sangat penting dalam kantor PPAT yang memberikan kebutuhan sesuai dengan

kebutuhan yang dibutuhkan oleh manajer dan klien yang memiliki tugas yang besar.

Adapun uraian tugasnya sebagai berikut : 1. Membantu manajer dalam membuat akta.

2. Membuat surat-surat kuasa,surat-surat pernyataan, dan surat-surat lainnya yang dibutuhkan oleh manajer dan klien.

3. Membuat laporan bulanan secara terkomputerisasi untuk manajer dan kantor pertanahan.

4. Menghitung pajak klien atas order klien yang diterima oleh kantor PPAT dan memindahkannya ke dalam surat pajak.

5. Memberikan informasi yang dibutuhkan oleh klien seputar order klien yang diterima.

3) Sekretaris II

Sekretaris II adalah seseorang yang berada di kantor PPAT yang memiliki tugas dalam membantu manajer dan sekretaris I/Bagian administrasi dalam melaksanakan tugasnya.

Adapun uraian tugasnya sebagai berikut :

1. Melakukan legalisasi dan melakukan warmeking. 2. Membundel berkas dari sekretaris I

3. Membuat laporan bulanan secara manual untuk manajer dan kantor pertanahan.

4) Bagian Lapangan

Bagian lapangan adalah seseorang yang berada dikantor PPAT yang memiliki tugas untuk berhubungan dengan instansi atau kantor lain yang sesuai dengan proses layanan yang diterima kantor PPAT.

Adapun uraian tuganya sebagai berikut :

1. Membawa surat-surat ke instansi atau kantor lain yang berhubungan dengan proses layanan.

2. Berhubungan dengan instansi dan kantor lain diluar PPAT yang berhubungan dengan bidang pertanahan.

3. Melakukan pengecekan dan pengambilan sertifikat.

4. Melakukan pembayaran ke kantor pajak dan dispenda untuk pembayaran pajak dari klien.

5. Memberikan informasi tentang pemantauan sejauh mana order klien ke bagian adminstrasi PPAT.

2.2 Konsep Dasar Sistem

2.2.1 Definisi Sistem

Terdapat dua kelompok pendekatan dalam mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan kepada prosedur dan menekankan kepada komponen atau elemen. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur mendefinisikan sebagai berikut

“ Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu “.[3]

Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada komponen atau elemen-elemennya mendefinisikan sistem sebagai berikut

“ Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu”.[3].

2.2.2 Karakteristik Sistem

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat – sifat tertentu antara lain sebagai berikut :

1. Komponen – Komponen Sistem (Components)

Merupakan salah satu arakteristik sistem yang berupa sub-sistem atau gagasan sistem.

2. Batasan Sisem (Boundary)

Merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem lainnya atau dengan lingkungan lainnya.

3. Lingkungan Luar Sistem (Environment)

Segala sesuatu yang berada diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi baik itu menguntungkan operasi sistem yang merupakan energi dari sistem yang harus dipelihara atau ditahan sehingga tidak mengganggu atau merusak sistem.

4. Penghubung Sistem (Interface)

Merupakan media penghubung antara satu sub-sistem dengan sub-sistem lainnya.

5. Masukan Sistem (Input)

Masukan sistem adalah data yang dimasukkan kedalam sistem yang diproses untuk mendapat satu kesatuan atau informasi.

6. Keluaran Sistem (Output)

Keluaran dari sistem adalah data yang diolah serta diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna atau menjadi informasi yang dibutuhkan. 7. Pengolah Sistem (Process)

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolahan yang akan merubah suatu masukan menjadi keluaran yang dibentuk.

8. Sasaran Sistem (Goal)

Suatu sistem mempunyai maksud tertentu yaitu tujuan atas sasaran, dimana yang menentukan sekali masukan serta keluaran sistem yang mengena pada sasaran atau tujuan yang dimaksudkan.

2.2.3 Klasifikasi Sistem

1. Sistem Abstrak dan Sistem Fisik

Sistem abstrak (abstract system) adalah sistem yang berisi gagasan atau konsep. Misalnya, sistem teologi yang berisi gagasan tentang hubungan manusia dan Tuhan.

Sistem Fisik (physical system) adalah sistem yang secara fisik dapat dilihat. Misalnya: sistem komputer, sistem sekolah, sistem akuntansi, dan sistem transportasi.

2. Sistem Deterministik dan Probabilistik

Sistem deterministik (deterministic system) adalah suatu sistem yang operasinya dapat diprediksi secara tepat. Misalnya, sistem komputer.

Sistem probabilistic (probabilistic system) adalah sistem yang tak dapat diramalkan dengan pasti karena mengandung unsure probabilitas. Misalnya, sistem arisan.

3. Sistem Tertutup dan Terbuka

Sistem tertutup (closed system) adalah sistem yang tidak bertukar materi, informasi, atau energy dengan lingkungan. Dengan kata lain, sistem ini tidak berinteraksi dan tidak dipengaruhi oleh lingkungan. Misalnya, reaksi kimia dalam tabung terisolasi.

Sistem terbuka (open system) adalah sistem yang berhubungan dengan lingkungan dan dipengaruhi oleh lingkungan. Misalnya sistem perusahaan dagang menyesuaikan diri terhadap lingkungan, misalnya mengikuti permintaan pasar.

4. Sistem Alamiah dan Sistem Buatan Manusia

Sistem Alamiah (natural system) adalah sistem yang terjadi karena alam (tidak dibuat oleh manusia). Misalnya sistem tata surya

Sistem buatan manusia (human system) adalah sistem yang dibuat oleh manusia. Misalnya, sistem komputer dan sistem mobil.

2.3 Konsep Dasar Data dan Informasi

Konsep informasi tidak akan lepas dari keterhubungan dengan data. Untuk mendapatkan informasi yang valid maka dibutuhkan data-data yang berhubungan antara satu dengan yang lain agar output sesuai dengan yang diharapkan.

2.3.1 Definisi Data

“Data adalah deskripsi tentang benda, kejadian, aktivitas, dan transaksi, yang tidak mempunyai makna atau tidak berpengaruh secara langsung kepada pemakai” [4].

Data merupakan bentuk yang masih mentah, belum dapat bercerita banyak sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu model yang menghasilkan informasi. Data dapat berbentuk simbol-simbol semacam huruf-huruf atau alphabet, angka-angka, bentuk-bentuk suara, gambar-gambar dan sebagainya.

2.3.2 Definis Informasi

Berikut ini akan dikemukakan definisi dari informasi

“Informasi adalah data yang diolah menjadi sebuah bentuk yang lebih berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau saat mendatang” [4].

Sumber dari informasi adalah data. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata, tetapi data merupakan bentuk yang masih mentah dan belum dapat memberikan arti banyak

bagi pemakai, sehingga perlu diolah lebih lanjut untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan. Dengan kata lain informasi adalah hasil dari pengolahan data.

2.3.2.1 Kualitas Informasi

Kualitas informasi tergantung dari 3 hal yang sangat dominan yaitu keakuratan informasi, ketepatan waktu dari informasi dan relevan. Ketiga hal tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut [6]:

1. Akurat

Informasi yang dihasilkan harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan bagi orang yang menerima informasi.

2. Tepat Waktu

Informasi yang diterima harus tepat waktunya, sebab kalau informasi yang diterima terlambat maka informasi tersebut sudah tidak berguna lagi.

3. Relevan

Informasi harus mempunyai manfaat bagi si penerima, sebab informasi ini akan digunakan untuk pengambilan suatu keputusan dalam pemecahan suatu permasalahan.

2.3.2.2 Nilai Informasi

Nilai dari informasi (value of information) ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Kegunaan informasi adalah untuk mengurangi hal ketidakpastian di dalam proses pengambilan keputusan tentang suatu keadaan.

2.3.2.3 Siklus Informasi

Data yang masih merupakan bahan mentah apabila tidak diolah maka data tersebut tidak akan berguna. Data tersebut akan berguna dan menghasilkan suatu informasi apabila diolah melalui suatu model. Model yang digunakan untuk mengolah data tersebut disebut dengan model pengolahan data atau lebih dikenal dengan nama siklus pengolahan data.

Gambar 2.2 Siklus Pengolahan Data [8]

Dari gambar diatas dapat dijelaskan bahwa data yang merupakan suatu kejadian yang menggambarkan kenyataan yang terjadi dimasukkan melalui elemen input kemudian data tersebut akan diolah dan diproses menjadi suatu output dan output tersebut adalah informasi yang dibutuhkan. Informasi tersebut akan diterima oleh pemakai atau penerima, kemudian penerima akan memberikan umpan balik yang berupa evaluasi terhadap informasi tersebut dan hasil umpan balik tersebut akan menjadi data yang akan dimasukkan menjadi input kembali.

2.4 Konsep Dasar Sistem Informasi

2.4.1 Definisi Sistem Informasi

Sistem informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen untuk memberikan informasi yang lebih baik lagi. Berikut ini akan dikemukakan definisi dari sistem informasi

“Sistem informasi adalah kerangka kerja yang mengkoordinasikan sumber daya (manusia, komputer) untuk mengubah masukan (input) menjadi keluaran (informasi), guna mencapai sasaran-sasaran perusahaan” [3].

2.4.2 Komponen Sistem Informasi

Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang saling berinteraksi satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasarannya. Adapun komponen-komponen tersebut adalah :

1. Blok Masukan

Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi. Input disini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.

2. Blok Model

Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan suatu keluaran yang diinginkan.

3. Blok Keluaran

Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.

4. Blok Teknologi

Teknologi merupakan alat dari sistem informasi. Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari tiga bagian utama, yaitu Brainware, Software dan Hardware.

5. Blok Basis data

Basis data (Database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan diperangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan didalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data didalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa, supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Basis data diakses atau dimanipulasi dengan menggunakan perangkat lunak paket yang disebut dengan DBMS (Database Management System).

6. Blok Kendali

Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti misalnya bencana alam, api atau kegagalan sistem itu sendiri. Untuk itu pengendali perlu dirancang untuk mencegah hal-hal yang dapat merusak sistem.

2.5 Alat-Alat Pengembangan Sistem

Pengembangan sistem merupakan hal yang penting bagi kelangsungan sistem itu sendiri. Pengembangan sistem adalah suatu upaya untuk menjaga efektivitas sistem dalam memenuhi kebutuhan pengguna sistem. Pengembangan sistem dapat berarti menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang ada. Alat-alat yang digunakan dalam pengembangan sistem antara lain adalah :

2.5.1 Diagram Konteks(Context Diagram)

Diagram konteks adalah sebuah diagram sederhana yang menggambarkan hubungan antara entity luar, masukan dan keluaran dari sistem. Diagram konteks direpresentasikan dengan lingkaran tunggal yang mewakili keseluruhan sistem.[8].

2.5.2 DFD( Data Flow Diagram)

Diargram Aliran Data atau Data Flow Diagram adalah suatu model logika data atau proses yang dibuat untuk menggambarkan darimana asal data dan kemana tujuan data yang keluar dari sistem, dimana data disimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut dan interaksi antara data yang tersimpan dan proses yang dikenakan pada data tersebut.[8]

Elemen-elemen Data Flow Diagram adalah sebagai berikut : 1. External Entity

Yaitu kesatuan diluar sistem yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem dapat berupa orang organisas, sumber informasi lain atau penerima akhir dari suatu laporan.

2. Proses

Merupakan pekerjaan atau kegiatan yang dilakukan orang atau mesin komputer, dimana aliran data masuk ditranformasikan ke data keluar. Biasa digambarkan sebuah bentuk lingkaran.

3. Data Flow (aliran data)

Disimbolkan dengan tanda anak panah, dimana arus data mengalir diantara proses, data store, external entity.

4. Data Store (Simpanan data)

Berupa suatu file atau suatu sistem database suatu komputer, biasa digambarkan dengan bentuk sama dengan.

2.5.3 Kamus Data (Data Dictionary)

Kamus data merupakan catalog (tempat penyimpanan) dari elemen-elemen yang berbeda dalam sat sistem. Kamus data mempunyai fungsi yang sama dalam pemodelan sistem dan juga berfungsi membantu pelaku sistem untuk mengerti aplikasi secara detail, dan mengorganisasi semua elemen data yang digunakan dalam sistem sehingga pemakai dan penganalisa sistem punya dasar pengertian yang sama tentang masukan, keluaran, penyimpanan dan proses.

Kamus data mendefinisikan elemen data dengan berfungsi sebagai berikut:

1. Menjelaskan arti aliran data dan penyimpanan dalam DFD

2. Mendeskripsikan komposisi paket data yang bergerak melalui aliran misalnya alamat diuraikan menjadi kota, negara dan kode pos.

4. Menspesifikasikan nilai dan satuan yang relevan bagi penyimpanan dan aliran

5. Mendeskripsikan hubungan detil antara penyimpanan yang akan menjadi titik perhatian dalam diagram keterhubungan entitas (E-R).

2.5.4 Entity Relationship Diagram (ERD)

Entity Relationship Diagram atau biasa dikenal dengan diagram E-R secara grafis menggambarkan isi sebuah database. Diagram ini memiliki dua komponen utama yaitu entity dan relasi. Untuk melambangkan fungsi diatas maka digunakan simbol-simbol yang bisa dilihat pada daftar simbol.

Elemen-elemen Entity Relationship Diagram adalah sebagai berikut :

1. Entity

Pada E-R diagram, entity digambarkan dengan sebuah bentuk persegi panjang. Entity adalah sesuatu apa saja yang ada didalam sistem, nyata maupun abstrak dimana data tersimpan. Entitas diberi nama dengan kata benda dan dapat dikelompokkan dalam empat jenis nama, yaitu: orang, benda, lokasi kejadi (terdapat unsure waktu didalamnya)

2. Relationship

Pada E-R diagram, Relationship dapat digambarkan dengan sebuah bentuk belah ketupat. Relationship adalah hubungan alamiah yang terjadi antara entitas. Pada umumnya penghubung (Relationship) diberi nama dengan kata kerja dasar, sehingga memudahkan untuk melakukan pembacaan relasinya (bisa dengan kalimat aktif atau dengan kalimat

pasif). Penggambaran hubungan yang terjadi adalah sebuah bentuk belah ketupat dihubungkan dengan dua bentuk empat persegi panjang.

3. Relationship Degree

Relationship degree atau derajat relasi adalah jumlah entitas yang terbentuk dari suatu relationship.

4. Atribut

Secara umum atribut adalah sifat atau karakteristik dari tiap entitas maupun tiap relationship. Maksudnya, atribut adalah sesuatu yang menjelaskan apa sebenarnya yang dimaksud entitas maupu relationship, sehingga sering dikatakan bahwa atribut adalah elemen dari setiap entitas dan relationship.

5. Kardinalitas

Kardinalitas relasi menunjukkan jumlah maksimum tupelo yang dapat berelasi dengan entitas pada entitas yang lain. Dari sejumlah kemungkinan banyaknya hubungan antar entitas, kardinalitas relasi merujuk kepada hubungan maksimum yang terjadi dari entitas yang satu ke entitas yang lain dan begitu juga sebaliknya. Terdapat tiga macam kardinalitas relasi yaitu:

a) One to One

Tingkatan hubungan satu ke satu, dinyatakan dengan satu kejadian pada entitas pertama, hanya mempunyai satu hubungan dengan satu kejadian pada entitas yang kedua dan sebaliknya.

b) One to Many atau Many to One

Tingkat hubungan satu ke banyak adalah sama dengan banyak ke satu. Tergantung dari arah mana hubungan tersebut dilihat. Untuk satu kejadian pada entitas yang pertama dapat mempunyai banyak hubungan dengan kejadian pada entitas yang kedua. Sebaliknya satu kejadian pada entitas yang kedua hanya dapat mempunyai satu hubungan dengan satu kejadian pada entitas yang pertama.

c) Many to Many

Tingkat hubungan banyak ke banyak terjadi jika tiap kejadian pada sebuah entitas akan mempunyai banyak hubungan dengan kejadian pada entitas lainnya, baik dilihat dari sisi entitas yang pertama maupun dilihat dari sisi yang kedua.

2.6 Konsep Dasar Basis Data

Basis Data (Database) dapat dibayangkan sebagai sebuah lemari arsip yang ditempatkan secara berurutan untuk memudahkan dalam pengambilan kembali data tersebut. Basis data menunjukan suatu kumpulan data yang dipakai dalam suatu lingkungan perusahaan atau instansi-instansi. Penerapan basis data dalam sistem informasi disebut sistem basis data (database system).

2.6.1 Pengertian Basis Data

Basis Data terdiri dari kata Basis dan Data [2]. Basis dapat diartikan gudang atau tempat bersarang dan Data yang berarti representasi fakta dunia nyata yang mewakili suatu objek seperti manusia, hewan, peristiwa, konsep dan

sebagainya yang direkam dalam bentuk angka, huruf, simbol, teks, gambar, bunyi atau kombinasinya.

Jadi dapat disimpulkan bahwa Basis Data merupakan kumpulan data(arsip) yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (redudansi) yang tidak perlu, untuk memenuhi berbagai kebutuhan. Atau bisa diartikan sebagai kumpulan file/tabel/arsip yang saling berhubungan yang disimpan dalam media penyimpanan elektronis.

2.6.2 Database Manajemen Sistem (DBMS)

Pengelolaan basis data secara fisik tidak dilakukan oleh pemakai secara langsung, tetapi ditangani oleh sebuah perangkat lunak atau sistem yang khusus atau spesifik. Sistem ini yang akan menentukan bagaimana data diorganisasi, disimpan, diubah dan diambil kembali. Disamping itu sistem ini juga menerapkan mekanisme pengaman data, pemakaian data secara bersama, pemaksaan kerakuratan atau konsistensi data dan sebagainya.

Perangkat lunak yang termasuk DBMS misalnya dBase II+, dBase IV, FoxBase, RBase, MS-Access dan Borland-Paradox atau Borland-Interbase, MS-SQL Server, CA-Open Ingres, Oracle, Informix dan Sybase.

2.6.3 Tujuan Basis Data

Basis Data pada prinsipnya ditujukan untuk pengaturan data agar terdapat kemudahan dalam pengambilan kembali data tersebut. Berikut ini terdapat beberapa tujuan dari Basis Data diantaranya yaitu :

1. Kecepatan dan kemudahan (Speed) 2. Efisiensi ruang penyimpanan (Space)

3. Keakuratan (Accuracy) 4. Ketersediaan (Avaibility) 5. Kelengkapan (Completeness) 6. Keamanan (Security)

7. Kebersamaan (Sharability)

2.6.4 Pengguna Basis Data

Pengguna basis data yang dibedakan berdasarkan cara mereka beinteraksi terhadap sistem diantaranya yaitu :

1. Programmer Aplikasi (Application Programmer)

Pemakai yang berinteraksi dengan basis data dengan menggunakan Data

Manipulation Language (DML) untuk membuat aplikasi dengan

menggunakan bahasa pemrograman. 2. User Mahir (Casual User)

Pemakai yang berinteraksi dengan sistem tanpa membuat modul program.

3. User Umum (Naïve User)

Pemakai berinteraksi dengan aplikasi basis data yang telah dibuat atau disediakan oleh sistem.

4. User Khusus (Specialized User)

Pemakai yang membuat program aplikasi basis data untuk keperluan tertentu atau khusus.

2.7 Perangkat Lunak Pendukung

Untuk mendukung sistem informasi pelayanan administratif di pejabat pembuat akta tanah (PPAT), perangkat lunak pendukung yang digunakan yaitu Delphi 7.0, MySQL 4.0.15, MySQL ODBC 3.5 dan MySQL-Front 2.5.

2.7.1 Delphi 7.0

Borland Delphi merupakan program aplikasi database berbasis Object Pascal yang memberikan berbagai fasilitas pembuatan aplikasi visual. Keunggulan bahasa pemrograman ini terletak pada produktivitas, kualitas, pengembangan perangkat lunak, kecepatan kompilasi, pola desain yang menarik serta pemrograman yang terstruktur. Keunggulan lain dari delphi adalah dapat digunakan untuk merancang program aplikasi yang memiliki tampilan seperti program aplikasi lain yang berbasis windows.

Delphi tidak hanya dapat mengakses database seperti Paradoks, xBase, Ms-Access tetapi dapat juga mengakses database lainnya seperti Oracle, Sybase, Interbase, DB2, MySQL dan lain-lain.

IDE (Integrated Development Environment) adalah sebuah lingkungan yang berisi tool-tool yang diperlukan untuk desain dan menjalankan aplikasi. Pada program delphi IDE (Intergrated Development Environment) terdiri atas Main Window, Component pallete, Toolbar, Form Designer, Code Editor, Code Explorer dan Object Treeview.

2.7.2 MySQL 4.0.15

MySQL adalah sebuah sistem manajemen database yang bersifat open source. MySQL juga merupakan relational database management system (RDBMS) yang didistribusikan secara grafis oleh sebuah lisensi GPL (general public licenci), dimana setiap orang bebas menggunakan MySQL, tetapi tidak boleh dijadikan produk turunan yang besifat close source atau komersial.

MySQL menggunakan bahasa standar SQL (Structure Query Language) sebagai bahasa interaktif dalam mengolah data, karena pada dasarnya MySQL merupakan turunan salah satu konsep utama dalam database SQL (Structured Query Language). SQL adalah sebuah konsep pengoperasian database untuk pemilihan dan pemasukkan data yang memungkinkan pengoperasian data dikerjakan dengan mudah secara otomatis. MySQL dapat dikatakan lebih unggul dibandingkan database server lainnya dalam query data, karena dengan MySQL kita dapat mengetahui cara kerja optimizer ketika melakukan proses perintah-perintah SQL yang dibuat user maupun program aplikasi database server. Selain itu, sebagai suatu database server MySQL memiliki sebuah konsep database modern, dimana MySQL memiliki banyak keistimewaan dan keunggulan antara lain Scalability, portabilitas, connectivity, opensource, multiuser, security, Speed, Ease of Use , mendukung ODBC untuk sistem operasi Microsoft Windows dan memiliki jenis kolom yang cukup banyak sehingga memudahkan konfigurasi sistem database.

2.7.3 MySQL ODBC 3.51

MySQL ODBC 3.51 merupakan driver koneksi ODBC yang dirancang untuk proses koneksi MySQL dengan aplikasi lain seperti Delphi, Visual Basic (VB) dan lain-lain.

2.7.4 MySQL-Front 2.5

MySQL Front yaitu sebuah aplikasi yang dapat digunakan untuk pengolahan database MySQL yang berbasis windows. Dengan MySQL-Front dapat membuat dan menghapus database, membuat dan menghapus tabel, mengedit, menambah, menghapus fields dan lain-lain.

2.8 Teori Pendukung

2.8.1 Pengertian Pejabat Pembuat Akta Tanah (PPAT)

Menurut Peraturan Pemerintah Nomor 37 Tahun 1998 Tentang Peraturan Jabatan Pejabat Pembuat Akta Tanah yang disebut Pejabat Pembuat Akta Tanah yang biasa disingkat PPAT adalah : pejabat umum yang diberikan kewenangan membuat akta-akta otentik perbuatan hukum tertentu mengenai hak atas tanah atau hak milik atas satuan rumah susun. Dalam PP No. 37/1998 ini juga memuat PPAT sementara dan PPAT khusus.

PPAT sementara adalah pejabat pemerintah yang ditunjuk karena jabatannya untuk melaksanakan tugas PPAT dan membuat akta di daerah yang belum cukup PPAT, dalam hal ini ditunjuk adalah camat.

PPAT khusus adalah Pejabat Badan Pertanahan Nasional yang ditunjuk karena jabatannya untuk melaksanakan tugas PPAT dengan membuat akta PPAT

tertentu, khusus dalam rangka pelaksanaan program atau tugas pemerintah tertentu.

Dari pengertian PPAT di atas, maka dapat dilihat betapa pentingnya fungsi dan peranan PPAT dalam melayani kebutuhan masyarakat dalam hal pertanahan baik pemindahan hak atas tanah/pemberian hak baru atau hak lainnya yang berhubungan dengan hak atas tanah.

2.8.2 Yang Dapat Diangkat Menjadi PPAT

Mengingat pentingnya tugas dan fungsi Pejabat Pembuat Akta Tanah (PPAT) dalam kehidupan masyarakat di Indonesia sekarang ini maka pemerintah menetapkan juga kriteria-kriteria dan syarat-syarat dari Pejabat Pembuat Akta Pejabat Pembuat Akta Tanah. Sedangkan orang yang dapat diangkat menjadi PPAT menurut Pasal 11 Peraturan Kepala Badan Pertanahan Nasional Republik Indonesia Nomor 1 Tahun 2006 tentang ketentuan pelaksanaan PP Nomor 37/1998 tentang Peraturan Jabatan Pejabat Pembuat Akta Tanah yaitu:

1. PPAT diangkat oleh Kepala Badan Pertanahan Nasional.

2. Untuk dapat diangkat sebagai PPAT yang bersangkutan harus lulus ujian PPAT yang diselenggarakan oleh Badan Pertanahan Nasional Republik Indonesia.

3. Ujian PPAT diselenggarakan untuk mengisi formasi PPAT di Kabupaten/Kota yang formasi PPATnya belum terpenuhi.

2.8.3 Tugas, Wewenang dan Kewajiban PPAT 2.8.3.1 Tugas PPAT

Mengenai tugas dari PPAT adalah sebagai berikut :

1. Membuat pihak-pihak yang melakukan perbuatan hukum untuk mengajukan permohonan ijin pemindahan hak dan permohonan penegasan konversi serta pendaftaran hak atas tanah.

2. Membuat akta mengenai perbuatan hukum yang berhubungan dengan hak atas tanah dan hak tanggungan (akta jual beli, tukar menukar dan lain-lain).

2.8.3.2 Wewenang PPAT

Wewenang dari PPAT adalah sebagai berikut :

1. Membuat akta otentik mengenai semua perbuatan hukum, mengenai : a. Jual beli

b. Tukar menukar c. Hibah

d. Pemasukan ke dalam perusahaan (Inbreng) e. Pembagian hak bersama

f. Pemberian HGB / Hak Pakai atas Tanah Hak milik g. Pemberian hak tanggungan

h. Pemberian kuasa membebankan hak tanggungan

2. PPAT dapat membuat akta mengenai perbuatan hukum mengenai hak atas tanah (antara lain termasuk Hak Guna Usaha dan tanah bekas Hak Milik adat) atau hak-hak atas tanah yang menurut sifatnya dapat

dialihkan atau dibebani hak tanggungan atau membuat surat kuasa membebankan hak tanggungan.

3. PPAT khusu hanya berwenang membuat akta mengenai perbuatan hukum yang disebut secara khusus dalam penunjukannya.

2.8.3.3 Kewajiban PPAT

Untuk kewajiban dari PPAT sesuai dengan Pasal 45 Peraturan Kepala Badan Pertanahan Nasional Republik Indonesia Nomor 1/2006 tentang Ketentuan Pelaksanaan Peraturan Nomor 37/1998 tentang Peraturan Jabatan Pejabat Pembuat Akta Tanah adalah sebagai berikut :

1. Menjunjung tinggi Pancasila UUD 45 dan Negara Kesatuan Republik Indonesia

2. Mengikuti pelantikan dan peraturan sumpah jabatan sebagai PPAT 3. Menyampaikan laporan bulanan mengenai akta yang dibuatnya kepada

Kepala Kantor Pertanahan, Kepala Kantor Wilayah dan Kepala Kantor Pelayanan Pajak Bumi dan Bangunan setempat paling lambat tanggal 10 bulan berikutnya.

4. Membuka kantornya setiap hari kerja kecuali sedang melaksanakan cuti atau hari libur resmi dengan jam kerja paling kurang sama dengan jam kerja kantor pertanahan setempat.

5. Berkantor hanya di 1 (satu) kantor dalam daerah kerja sebagaimana ditetapkan dalam keputusan pengangkatan PPAT

6. Menyampaikan alamat kantornya, contoh tanda tangan, contoh paraf dan teraan cap/stempel jabatannya kepada Kepala Kantor Wilayah,

Bupati/Wali Kota, Ketua Pengadilan Negeri dan Kepala Kantor Pertanahan yang wilayahnya meliputi daerah kerja PPAT yang bersangkutan dalam waktu 1 (satu) bulan setelah pengambilan sumpah jabatan.

7. Melaksanakan jabatan secara nyata setelah pengambilan sumpah jabatan.

8. Memasang papan nama dan menggunakan stempel yang berbentuk dan ukurannya ditetapkan oleh Kepala Badan Pertanahan.

2.8.3.4 Wilayah Kerja PPAT

Berdasarkan pasal 5 PP No.37/1998 dapat penulis jelaskan bahwa wilayah kerja PPAT adalah satu wilayah kerja kantor Pertanahan Kabupaten/Kota. Sedangkan untuk wilayah kerja PPAT Sementara dan PPAT Khusus meliputi wilayah kerjanya sebagai Pejabat Pemerintah yang menjadi dasar penunjukannya. Apabila sebelum berlakunya PP No. 37/1998 ini, seseorang PPAT mempunyai wilayah kerja yang tidak sesuai dengan ketentuan yang ada pada PP No. 37/1998 (wilayah kerjanya melebihi satu wilayah kerja kantor pertanahan), maka PPAT tersebut harus memilih salah satu dari wilayah kerja tersebut atau setelah 1 (satu) tahun wilayah kerja PPAT tersebut sesuai denah tempat kantor PPAT tersebut berada.

3.1 Analisis Sistem

Tahap analisis sistem dilakukan dengan cara mengumpulkan suatu sistem

informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk

mengidentifikasi dengan mengevaluasi permasalahan-permasalahan sehingga

ditemukan kelemahan dan keuntungan pada sistem tersebut sehingga dalam

membangun aplikasi menjadi lebih mudah dari hasil analisis sistem yang lama.

Analisis sistem ini akan menghasilkan beberapa data dan fakta yang akan

dijadikan bahan acuan dan analisis menuju pengembangan dan penerapan sebuah

aplikasi sistem yang diusulkan.

3.1.1 Analisis Masalah

Pembuatan surat-surat dan laporan yang dilakukan oleh bagian

administrasi sudah terkomputerisasi menggunakan Microsoft office word, tetapi

belum optimal sehingga sebagian besar pembuatan surat-surat dan laporan masih

dilakukan secara manual, sehingga menghasilkan suatu informasi yang tidak

tersaji dengan baik. Pemantuan/tracking terhadap order klien yang diterima masih

dilakukan dengan cara yang manual dengan mencatat kedalam buku pemantaun

order klien, sehingga infomasi yang diberikan hanya kurang tersaji dengan

lengkap. Perhitungan pajak yang dilakukan oleh bagian administrasi masih

membutuhkan waktu yang lama dalam mendapatkan informasi yang dibutuhkan.

Dengan seiring meningkatnya kebutuhan informasi yang cepat dan akurat

dibutuhkan sistem yang lebih efektif dan efisien, maka kebutuhan atas sistem

informasi pelayanan administrative menjadi sangat penting untuk membantu

bagian administrasi dalam hal administrasi yang dibutuhkan oleh klien.

Dalam pengelolaan administrasi digunakan beberapa istilah yang lazim

digunakan dalam proses administrasi yang ada di PPAT. Agar istilah tersebut

dapat dipahami, maka dikemukan pengertian-pengertian sebagai berikut :

a. Pajak Bumi dan Bangunan (PBB)

Pajak Bumi dan Bangunan (PBB) adalah Surat yang dikeluarkan

oleh kantor pajak yang berisi tentang keterangan terhadap objek

pajak dan pajak yang ditanggung oleh pihak II(pembeli).

b. Surat Setoran Pajak (SSP)

Surat Setoran Pajak (SSP) adalah Surat yang berasal dari kantor

pajak yang digunakan untuk pengisian pajak untuk pihak I yang

diisi oleh kantor PPAT.

c. Surat Setoran Pajak Daerah (SSPD)

Surat yang berasal dari kantor pajak yang digunakan untuk pengisian

pajak untuk pihak II (Pembeli) yang disi oleh kantor PPAT.

d. Buku Daftar Penggunaan Blangko (BDPB)

Buku daftar penggunaan blangko (BDPB) adalah buku yang berada

di kantor PPAT yang berisi keterangan penggunan blangko yang

3.1.2 Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan 3.1.2.1 Prosedur Penerimaan Order Klien

Prosedur penerimaan order klien adalah prosedur dimana bagian

administrasi menerima berkas/order dari klien dan melakukan pengecekan

terhadap berkas order klien tersebut, proses-prosesnya adalah sebagai berikut

(Gambar 3.1- Gambar 3.2)

1. Klien datang ke kantor PPAT dengan membawa dokumen pengajuan order klien yang terdiri dari : fotocopy KTP suami/istri, sertifikat asli,

PBB 5 tahun terakhir, fotocopy kartu keluarga, fotocopy surat nikah dan

fotocopy Nomor pokok wajib pajak (NPWP).

2. Dokumen pengajuan order klien tersebut diberikan kepada bagian administrasi/secretaris PPAT, selanjutnya bagian administrasi tersebut

akan memeriksa kelengkapan dokumen pengajuan order klien. Jika

dokumen pengajuan order klien tersebut belum lengkap akan

diberitahukan/dikembalikan kepada klien untuk dilengkapi kembali data

klien tersebut, jika data klien telah lengkap akan dimasukkan kedalam

map order klien yang telah tersedia di PPAT.

3. Bagain administrasi mengambil Sertifikat asli yang telah disimpan di dalam map order klien, kemudian diperiksa kembali untuk melakukan

pengecekan sertifikat di kantor pertanahan untuk mengetahui status

sertifikat tersebut.

4. Bagian administrasi akan membuat surat kuasa pengecekan sertifkat untuk bagian lapangan PPAT untuk melakukan pengecekan sertifikat.

5. Surat kuasa pengecekan sertifikat yang telah dibuat oleh bagian administrasi di berikan kepada klien untuk di tandatangani.

6. Surat kuasa pengecekan sertifikat yang telah ditandatangi oleh klien dan sertifikat asli tanah diberikan ke bagian administrasi, bagian administrasi

akan memberikan ke bagian lapangan untuk melakukan pengecekan

sertifikat ke kantor pertanahan.

7. Bagian lapangan akan membawa surat kuasa dan sertifikat asli ke kantor pertanahan, kantor pertanahan akan melakukan pengecekan sertifikat

tersebut.

8. Jika sertifikat tersebut tidak sah akan ditolak oleh kantor pertanahan dan akan dikembalikan ke bagian lapangan PPAT, bagian PPAT akan

memberikan ke bagian administrasi PPAT dan bagian administrasi PPAT

akan mengembalikan dokumen pengajuan order klien yang telah ada.

Jika sertifikat sah akan diterima oleh kantor pertanahan dan memberikan

cap ke sertifikat tersebut dan memberikan kembali ke bagian lapangan

PPAT, bagian lapangan PPAT akan memberikan ke bagian administrasi

PPAT .

9. Bagian administrasi PPAT akan meyatukan sertifikat yang telah sah/dicap kembali dengan map dokumen order klien yang telah ada.

! !

!

!

! !

" #

$

" "

%

"

&

& #

!

3.1.2.2 Prosedur Pembayaran Pajak dan Jasa

Prosedur pembayaran pajak dan jasa adalah prosedur dimana klien

membayar pajak dan membayar jasa pelayanan yang telah diberikan oleh kantor

PPAT sehubungan dengan order klien terserbu, proses-prosesnya adalah sebagai

berikut (Gambar 3.3)

1. Bagian administrasi melihat data Pajak Bumi dan Bangunan (PBB) tahun terakhir yang ada di map order klien, dan melakukan perhitungan jumlah

pajak yang harus di bayar oleh klien.

2. Setelah bagian administrasi melakukan perhitungan jumlah pajak yang harus dibayar oleh klien, bagian administrasi akan menulis ke dalam

Surat Setoran Pajak (SSP) dan Surat Setoran Pajak Daerah (SSPD).

3. Surat Setoran Pajak (SSP) dan Surat Setoran Pajak Daerah (SSPD) yang telah diisi oleh bagian administrasi akan diberikan kepada klien untuk

melihat jumlah pajak yang harus dibayar beserta biaya pelayanan jasa

atas order klien yang diterima kantorr PPAT dan klien menandatangani

Surat Setoran Pajak (SSP) dan Surat Setoran Pajak Daerah (SSPD)

4. Klien membayar jumlah pajak sesuai dengan Surat Setoran Pajak (SSP) dan Surat Setoran Pajak Daerah (SSPD) yang telah diisi oleh bagian

administrasi beserta biaya pelayanan jasa dan menandatangani Surat

Setoran Pajak (SSP) dan Surat Setoran Pajak Daerah (SSPD) dan

5. Bagian administrasi memberikan akta dan membuat surat-surat yang dibutuhkan untuk order klien untuk ditandatangani serta memberikan

bukti pembayaran.

6. Klien menandatangani akta dan surat-surat tersebut dan memberikan kepada bagian administrasi.

7. Bagian administrasi akan menulis ke dalam buku daftar penggunaan blangko, buku pemantauan orderklien dan menyimpan kembali ke dalam

map order klien data tersebut untuk melanjutkan ke tahap berikutnya

yang akan berhubungan dengan kantor atau instansi sesuai dengan order

Gambar 3.3 Flow Map Pembayaran pajak dan jasa (Lanjutan)

3.1.2.3 Prosedur Balik Nama Sertifikat

Prosedur balik nama sertifikat adalah prosedur dimana kantor

PPAT/perwakilan bagian lapangan PPAT akan melakukan proses balik nama

sertifikat dari pihak I ke pihak II yang akan dilakukan di kantor pertanahan,

proses-prosesnya adalah sebagai berikut (Gambar 3.4)

1. Bagian administrasi menerima Surat Setoran Pajak (SSP) dan Surat Setoran Pajak Daerah (SSPD) yang telah divalidasi dari kantor pajak dan

kantor dispenda yang diberikan oleh bagian lapangan .

2. Bagian administrasi akan membuat dan mencetak surat penyampaian akta yang akan diberikan ke kantor pertanahan.

3. Surat penyampaian akta akan disertai dengan data-data klien yang disatukan dalam sebuah map sebagai kelengkapan dari surat

penyampaian akta.

4. Surat penyampaian akta dan kelengkapannya diberikan ke bagian lapangan untuk melakukan balik nama sertifikat di kantor pertanahan .

5. Bagian lapangan akan membawa surat penyampaian akta dan kelengkapannya ke kantor pertanahan . Kantor pertanahan akan

melakukan balik nama sertifikat dari pihak I ke pihak II dan membuat

Surat Setoran Pajak Daerah (SSPD) asli.

6. SSPD dan Sertifikat yang telah dibalik nama dan oleh kantor pertanahan akan diberikan kembali ke bagian lapangan PPAT yang telah ditunjuk.

Bagian lapangan akan memberikan SSPD asli dan sertifikat yang telah

7. Bagian administrasi PPAT akan memberikan Surat Setoran Pajak Daerah (SSPD) asli dan sertifikat asli yang telah dibalik nama atas nama pihak II

ke klien.

3.1.2.4 Prosedur Pemantauan/Tracking order klien

Prosedur pemantaua/tracking order klien adalah prosedur dimana klien

melakukan pemantauan secara langsung(datang ke kantor PPAT) mengenai

perkembangan order klien tersebut, proses-prosesnya adalah sebagai berikut

(Gambar 3.5)

1. Bagian lapangan memberikan informasi sejuah mana proses order klien yang telah di lakukan bagian lapangan terhadap dokumen order klien ke

bagian administrasi.

2. Bagian administrasi akan melakukan pencatatan ke dalam buku pemantauan order klien.

3. Klien yang akan melakukan pemantauan sejauh mana order klien yang dilakukan, datang ke kantor PPAT dengan membawa bukti pembayaran

jika diperlukan dan menanyakan sejauh mana order yang telah diberikan

ke kantor PPAT.

4. Bagian administrasi akan mengecek di buku pemantauan order klien, dan memberikan informasi sesuai dengan informasi yang ada di buku

pemantauan order klien tentang sejauh mana status order klien yang telah

diterima.

5. Jika klien membutuhkan informasi tercetak atas pemantauan sejauh mana order klien, bagian administrasi akan menulis secara manual di kertas

3.1.2.5 Prosedur Pembuatan Laporan Bulanan untuk manajer dan Kantor Pertanahan.

Prosedur pembuatan laporan bulanan untuk manajer dan kantor

pertanahan adalah prosedur rutin yang dilakukan oleh kantor PPAT dimana

melakukan pembuatan laporan atas order klien yang diterima selama 1 bulan dan

laporan tersebut akan diberikan ke kantor pertanahan, proses-prosesnya adalah

sebagai berikut (Gambar 3.6)

1. Map order klien yang diterima oleh kantor PPAT dalam 1 bulan, dikumpulkan kembali oleh bagian administrasi.

2. Bagian administrasi menulis/memasukkan kembali data-data yang ada di map oder klien yang diperlukan untuk membuat laporan bulanan untuk

manajer dan kantor pertanahan secara terkomputerisasi menggunakan

microsofot word ke dalam bentuk laporan_bulanan.doc dan dicetak.

3. Setelah pembuatan laporan selesai, laporan di cetak sebanyak 2 lembar, 1 lembar untuk manajer PPAT dan 1 lembar kantor pertanahan.

3.1.3 Analisis Pengkodean

1. Pengkodean No. Urut Order Kode : 99 / 9999

Tahun order klien

No urut order

Contoh : 20/2011

Keterangan : menyatakan order klien berada pada urutan ke-20 order

klien yang diterima PPAT pada tahun 2011.

2. Pengkodean No. Sertifikat

Kode : 9999/Kel. L max(20)

Kelurahan tempat sertifikat tersebut.

No sertifikat yang ada di sertifikat

Contoh : 1273/Kel.Sekeloa

Keterangan : menyatakan sertifikat bernomor 1273 yang berada di

kelurahan sekeloa.

3.1.4 Analisis Kebutuhan Non Fungsional

Analisis non fungsional menggambarkan keadaan sistem yang ada pada

bagian administrasi di PPAT Dedeh Aminah. Dimana analisa non fungsional

tersebut meliputi: analisis perangkat keras, analisis perangkat lunak dan analisis

Sementara kebutuhan non fungsional adalah spesifikasi non fungsional

yang dibutuhkan untuk menjalankan sistem informasi pelayanan administratif.

Adapun analisis dan kebutuhan non fungsional tersebut adalah sebagai berikut :

3.1.4.1 Analisis Perangkat Keras.

Perangkat keras yang ada pada bagian administrasi/secretaries di PPAT

Dedeh Aminah yaitu :

a. Processor AMD 62 X2 dual core 4600 X

b. Hard Disk 320 Gb c. Keyboard Compatible d. RAM 1406 Mb e. Mouse Compatible f. Printer

Sedangkan perangkat keras minimal yang dibutuhkan dalam penggunaan

sistem informasi pelayanan administratif di Pejabat Pembuat Akta Tanah (PPAT)

yaitu sebagai beriku :

a. Processor Intel Pentium IV 1.6 Ghz b. Motherboard Inter 810

c. Hard Disk 160 Gb d. Keyboard Compatible e. RAM 1406 Mb f. Mouse Compatible g. Printer

Spesifikasi perangkat keras yang ada saat ini pada PPAT Dedeh Aminah

sudah memenuhi syarat untuk menerapkan sistem yang akan dibangun sehingga

tidak memerlukan penambahan atau pengadaan.

3.1.4.2 Analisis Perangkat Lunak

Analisis perangkat lunak atau software lebih menekankan kepada aspek

pemanfaatan perangkat lunak di PPAT Dedeh Aminah. Spesifikasi perangkat

lunak yang ada pada bagian administrasi saat ini sebagai berikut :

a. Sistem Operasi menggunakan Windows XP Professional b. Microsoft Office 2007

Spesifikasi perangkat lunak yang ada sudah cukup baik, namun

diperlukan perangkat lunak tambahan atau pendukung dalam membangun sistem

informasi pelayanan administratif sebagai berikut :

a. Delphi 7.0 b. MySQL 4.0 c. MySQL ODBC d. MySQL-Front 2.5

3.1.4.3 Analisis Pengguna

Analisis pengguna dimaksudkan untuk mengetahui siapa pengguna yang

terlibat dalam pengolahan data di PPAT beserta karakteristiknya sehingga dapat

diketahui tingkat pengalaman dan pemahaman pengguna terhadap komputer.

Dalam sistem yang sedang berjalan, karakteristik pengguna yang ada di PPAT

Nama : Rahadhiani Valentino, AMd

Jabatan : Bagaian Administrasi/Sekretaris

Pendidikan : D-III

Sistem Operasi yang digunakan : Windows XP

Software yang digunakan : Microsoft Word dan Excel

Kebutuhan pengguna yang terlibat dalam sistem informasi pelayanan

administratif harus memiliki karakteristik sebagai berikut :

a. Sudah terbiasa menjalankan komputer b. Memahami Microsoft office

Spesifikasi pengguna yang ada sekarang sudah cukup memenuhi syarat,

namun diperlukan pengenalan terhadap perangkat lunak tambahan agar pengguna

mengenal tentang aplikasi pendukung yang digunakan dalam membangun sistem

informasi pelayanan administratif.

3.1.5 Analisis Basis Data

Analisis basis data adalah kegiatan menganalisis data yang akan diolah

dan disimpan dalam database. Dalam analisis ini direpresentasikan darimana data

berasal dan atribut dari data tersebut.

3.1.5.1 Entity Relationship Diagram (ERD)

Entity Relationship Diagram atau ERD digunakan untuk menganalisis

tabel yang akan dibuat beserta relasinya pada basis data. Untuk lebih jelasnya

ERD yang dibutuhkan untuk sistem informasi pelayanan administratif yang akan

Pihak I Memiliki Nomor Nama_proses Kantor_proses_ layanan Biaya Tanggal_proses_ layanan Keterangan 1 N detailpemantauan Banyaknya_minute No_seri N 1 1 BDPB 1 1 pembayaran Total_biaya Sisa_pembayaran Keterangan Kode_pajak Luas_tanah NJOP_tanah Luas_bangunan NJOP_bangunan NPOPTKP 1 Kode_pajak Nop_PBB Kecamatan Kelurahan No_kelurahan Nama_kelurahan No_kecamatan Memiliki 1 No_kecamatan Nama_kecamatan Kode_order Nomor_urut Tanggal_akta 1 N 1 Order Klien Pihak II Data Klien Id_Klien pajak pemantauan Memiliki Memiliki 1 1 1 Memiliki Memiliki Memiliki Memiliki Memiliki 1 1 1 Memiliki ISA Layanan Kode_Layanan Nama_Bentuk_Hukum Harga

Id Pihak I

sertifikat No_sertifikat Hak_sertifikat Tanggal_surat_ukur No_surat_ukur Luas_tanah_sertifikat Nama_pemegang_hak Setempat_dikenal_sebagai Memiliki 1 Id_user Nomor_ktp RT RW Nomor_KTP Nama Tempat_lahir Tanggal_lahir umur Agama Pekerjaan Alamat

Id Pihak II

1 1 Memiliki 1 1 1 Propinsi Memiliki Kota

Memiliki 1 N N 1 Memiliki 1 N 1 no_sertifikat Memiliki 1 1 No_Propinsi Nama Propinsi No_Kota Nama Kota No Propinsi No_Kota 1

Id Pihak II Kelompok_bentuk_hukum Mengolah N 1 pegawai Menjadi user 1 1 nomor_ktp nama alamat pertanyaan_lupa_password jawaban_lupa_password password Kode_pajak Id_user Kode_pembayaran Tanggal_pembayaran Total_pajak Biaya_PNBP Jumlah_pembayaran Biaya_PNBP Kode_order NomorPemantauan Tanggal_selesai_ proses_layanan Keterangan Kode_order NPOP PBB_terhutang PBB_yang_harus_ dibayar_pihak_I NPOPKP Pengenaan_hibah PBB_yang_harus_ dibayar_pihak_II Jumlah_NJOP_ bangunan Jumlah_NJOP_tanah NPWP Kota Propinsi Jenis_kelamin Id_klien No_sertifikat Kode_layanan Id_klien Kecamatan Kelurahan no_sertifikat 1

3.1.6 Analisis Kebutuhan Fungsional

Analisis kebutuhan fungsional adalah analisis terhadap kebutuhan secara

fungsional baik dalam aliran data ataupun informasi. Analisis kebutuhan

fungsional digambarkan dalam analisis terstruktur yang akan digambarkan pada

subbab berikutnya.

3.1.6.1 Diagram Konteks

Diagram konteks merupakan alat ukur struktur analisis. Pendekatan

struktur ini untuk menggambarkan sistem secara garis besar atau secara

keseluruhan. Pada diagram konteks ini sistem informasi yang dibuat akan

menghasilkan sumber informasi yang dibutuhkan dan tujuan yang ingin

dihasilkan. Diagram konteks pada bagian administrasi PPAT Dedeh Aminah

dapat dilihat pada Gambar 3.8.

3.1.6.2 Data Flow Diagram (DFD)

DFD adalah sebuah teknik yang menggambarkan aliran data dan

transformasi yang digunakan sebagai perjalanan data dari masukan menuju

keluaran. DFD untuk sistem infomasi pelayanan administratif dapat dilihat pada

3.1.6.2.1 DFD Level 0 " ' ( ) $ * + % , "-% . "/ % 0 1 "2 3 4 1

% 5 %

4 % 5 %

3

% 5 %

% 5 %

% 5 %

! % 5 %

0 % 5 %

0 ! % 5 %

3 00

3 !

00 % 5 %

00 % 5 %

! % 5 % 5

! % 5 % 5

1 1

% 5 % 5

0 % 5 % 5

3

% 5 % 5

% 5 % 5

1

% %

0 % % 3 %

% % 5

% %

1

% 5 % 5

% 5 % 5

0 % 5 % 5

0 % 5 % 5

3

% 5 % 5

% 5 % 5

3 3 % 5 % 5 % 5 % 5 1

% 5 % 5

0 % 5 % 5

3% %

% 5 % 5

% 5 % 5

1

. 5 5

5 5 1 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 ! 5 ! 5 5 5 5 5 3 3 0

% 5 %

% 5 %

0 % 5 %

0 % 5 %

0 0 % 5 %

0 00 % 5 %

0 % 5 %

00 % 5 %

& !

! % 5 % 5

0 ! % 5 % 5

1

3

% 5 %

% 5 %

-4 3 3 3 3

% 5 % 5

% 5 %

% 5 % 5

% 5 % 5

% 5 % 5

% 5 % 5

% 5 % 5

% 5 % 5

0 5 5 5

% 5 % 5

% 5 % 5

% 5 % 5

% 5 % 5

% 5 % 5

1

0 % 5 %

0 4 % 5 %

5 5 5

% 5 % 5

0 4

/

$ !

3 4

4

% 5 %

4

% 5 %

"" 6

4 %

"7" 8

4

4

3

1

1

4

4

0 % 4

0 % 4

"7-6

4

3.1.6.2.2 DFD Level 1 Proses Login

Gambar 3.10 DFD Level 1 Proses Login

3.1.6.2.3 DFD Level 2 Proses Lupa password

3.1.6.2.4 DFD Level 1 Proses 3 Pengolahan Data Manajer

Gambar 3.12 DFD Level 1 Proses 3 Pengolahan Data Manajer

3.1.6.2.5 DFD Level 1 Proses 4 Pengolahan Data Wilayah

3.1.6.2.6 DFD Level 1 Proses 5 Pengolahan Data Master

00 %

%

00 %

%

0 00 %

%

0 00 %

%

3 00

00 % %

00 % %

00

00 )7'

00

00 % %

)7-)7/ 0

0 % %

0 % %

0 0 % %

0 0 % %

% %

% %

0 % %

0 % %

3 0

0 % %

0 % %

0

0

0 % %

3

% 5 %

% 5 %

% %

)7"

0 % %

0 % %

3

% 5 %

% 5 %

% %

% %

% %

3.1.6.2.7 DFD Level 1 Proses 6 Pengolahan Data Pajak

3.1.6.2.8 DFD Level 1 Proses 7 Pengolahan Data Order Klien

8.1

Penambahan data pembayaran

8.2

Pencarian data pembayaran

8.3

Penghapusan data pembayaran

Bagian Administrasi

Data Pembayaran yang akan ditambah

Info Pembayaranyang telah ditambah

Data Pembayaran yang akan diubah

Data pembayaran yang akan dicari

Info pembayaran yang telah diubah

Data pembayaran yang akan dihapus

Info pembayaran yang telah dihapus

t_pembayaran Data Pembayaran Data Pembayaran

Data Pembayaran

Data Pembayaran

Data Pembayaran

Data Pembayaran

Data Pembayaran

t_orderklien

t_pajak Data orderklien

Data Pajak

3.1.6.2.9 DFD Level 1 Proses 8 Pengolahan Data Pembayaran

3.1.6.2.10 DFD Level 1 Proses 9 Pengolahan Data Pemantauan

3.1.6.2.11 DFD Level 1 Proses 10 Pengolahan Data BDPB

3.1.6.2.12 DFD Level 1 Proses 11 Data user

3.1.6.2.13 DFD Level 1 Proses 12 Pembuatan Surat-Surat "-7" % "-7-% 0 "-7/ % 00 "-7' % 6 0 "-7) % 6 00 "-7& % "-7* % % "-7+ % 9 % "-7, % "-7"2 % % : ; "-7"" % % 4 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 5 0 5 0 5

0 0 5

00 5 0 00 5 1 0 5

0 1 0

5

1 00

5

0 1 00

5

% 5

0 % 5

% 5

0 %

5

% 5

0 % 5

5

0 5

% % : ; 5

0 % % : ;

5

% 4 5

0 % 4

5 3 % 3 3% % 3 00 3 0 3 ! 3 0 00 ! % % % 3 3 3 3 3 3

3.1.6.2.14 DFD Level 1 Proses 13 Pembuatan Laporan

3.1.1 Penambahan data layanan 3.1.2 Pengubahan data layanan Bagian Administrasi

Data Layanan yang akan ditambah

Info Layanan yang telah ditambah

Data Layanan yang akan diubah

Info Layanan yang telah diubah

Data Layanan yang akan dihapus

Info Layanan yang telah dihapus

3.1.3

Penghapusan data layanan

t_layanan Data Layanan

Data Layanan Data Layanan Data Layanan Data Layanan Data Layanan Data Layanan 3.2.1 Penambahan data pegawai 3.2.2 Pengubahan data pegawai Bagian Administrasi

Data pegawai yang akan ditambah

Info pegawai yang telah ditambah

Data pegawai yang akan diubah

Info pegawai yang telah diubah

Data pegawai yang akan dihapus Info pegawai yang telah dihapus

3.2.3 Penghapusan data layanan

t_pegawai Data Pegawai

Data pegawai Data pegawai Data pegawai Data pegawai Data pegawai Data pegawai

3.1.6.2.15 DFD Level 2 Proses 3.1 Pengolahan Data Layanan

Gambar 3.23 DFD Level 2 Proses 3.1 Pengolahan Data Layanan

3.1.6.2.16 DFD Level 2 Proses 3.2 Pengolahan Data Pegawai

3.1.6.2.17 DFD Level 2 Proses 4.1 Pengolahan Data Propinsi

3.1.6.2.18 DFD Level 2 Proses 4.2 Pengolahan Data Kota

3.1.6.2.19 DFD Level 2 Proses 4.3 Pengolahan Data Kecamatan

'7/7" %

'7/7-%

'7/7/

'7/7' %

0 %

%

0 %

0 %

0

3

3

3.1.6.2.20 DFD Level 2 Proses 4.4 Pengolahan Data Kelurahan

5.1.1 Penambahan data klien 5.1.2 Pengubahan data klien 5.1.3 Pencarian data klien Bagian Administrasi

Data klien yang akan ditambah

Info klien yang telah ditambah

Data klien yang akan diubah

Info klien yang telah diubah

Data klien yang akan dicari

Info klien yang telah dicari

In fo k lie n y a n g te la h d ic a ri

t_klien Data Klien

Data Klien Data Klien Data Klien Data Klien Data Klien Data Klien 5.2.1 Penambahan data sertifikat 5.2.2 Pengubahan data sertifikat 5.2.3 Pencarian data sertiikat Bagian Administrasi

Data Sertifikat yang akan ditambah

Info Sertifikat yang telah ditambah

Data Sertifikat yang akan diubah

Info Sertifikat yang telah diubah

Data Sertifikat yang akan dicari

Info Sertifikat yang telah diubah

In fo S e rt if ik a t y a n g te la h d ic a ri

t_sertifikat Data Sertifikat Data Sertifikat Data Sertifikat Data Sertifikat Data Sertifikat Data Sertifikat Data Sertifikat

3.1.6.2.21 DFD Level 2 Proses 5.1 Pengolahan DataKlien

Gambar 3.29 DFD Level 2 Proses 5.1 Pengolahan Data Klien

3.1.6.2.22 DFD Level 2 Proses 5.2 Pengolahan Data Sertifikat

291

9. Apakah bahasa yang digunakan dalam sistem informasi pelayanan administratif PPAT mudah dimengerti?

Tabel 4.30 Kuesioner Pertanyaan no. 9

No Keterangan Responden Presentase (%)

1 Mudah dimengerti 3 100

2 Biasa-biasa saja 0 0

3 Agak sulit dimengerti 0 0

4 Sulit dimengerti 0 0

10. Apakah penggunaan aplikasi ini membuat mata cepat lelah? Tabel 4.31 Kuesioner Pertanyaan no. 10

No Keterangan Responden Presentase (%)

1 Tidak membuat lelah 1 33

2 Biasa-biasa saja 2 67

3 Agak sedikit membuat lelah 1 0

4 Membuat lelah 1 0

4.2.5 Kesimpulan Hasil Pengujian Betha

Berdasarkan hasil presentase diatas yang didapatkan dari pengujian betha, yang dibagikan kepada responden mengatakan bahwa sistem informasi pelayanan administratif PPAT cukup mudah dipelajari, dapat membantu dalam pembuatan surat-surat dan laporan dalam membantu pelayanan adminstratif di PPAT.

292

BAB 5

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan

Dari pembahasan yang telah diuraikan sebelumnya, maka dapat diambil beberapa kesimpulan sebagai berikut :

1. Sistem informasi pelayanan administratif yang dibangun mempermudah dalam pembuatan surat-surat.

2. Sistem informasi pelayanan administratif di Pejabat Pembuat Akta Tanah (PPAT) membantu dalam memantau semua data orderklien yang diterima. 3. Sistem informasi pelayanan administratif yang dibangun dapat menyajikan

informasi terhadap pemantauan order klien yang diterima lebih cepat,lengkap sesuai dengan kebutuhan informasi yang dibutuhkan klien. 4. Sistem informasi pelayanan administratif lebih cepat dalam penyajian dan

pengolahan data sehingga lebih efektif dalam penggunaanya.

5. Sistem informasi pelayanan administratif di Pejabat Pembuat Akta Tanah (PPAT) yang dibangun mempermudah petugas dalam pencarian orderklien 6. Sistem informasi pelayanan administrative yang dibangun dapat mengkomputerisasikan semua data pemantauan yang diterima oleh PPAT. 7. Sistem informasi pelayanan administratif yang dibangun memberikan

kemudahan dalam pencatatan pembayaran dari klien atas pelayanan jasa yang diberikan.

293

5.2. Saran

Aplikasi ini dapat dikembangkan lagi sesuai dengan kebutuhannya. Berikut adalah beberapa saran yang dapat dikemukakan berdasarkan hasil kesimpulan diatas adalah :

1. Dilakukan back-up data secara berkala untuk menjaga kemungkinan terjadinya kerusakan data.

2. Penambahan akta bentuk hukum yang belum tersedia di sistem informasi pelayanan administratif seperti akta warisan dan akta lain sesuai dengan kebutuhan yang diperlukan.

3. Penambahan surat-surat dan laporan yang belum tersedia di sistem informasi pelayanan administratif.

4. Adanya fasilitas dalam pengolahan data surat masuk dan data surat keluar di Pejabat Pembuat Akta Tanah (PPAT).

Masih banyak fasilitas-fasilitas lain yang perlu dikembangkan oleh Pejabat Pembuat Akta Tanah (PPAT) untuk memaksimalkan kerja sistem yang setiap saat selalu berkembang seiring dengan meningkatnya kebutuhan akan informasi dan perkembangan teknologi yang semakin pesat.

294

DAFTAR PUSTAKA

[1] Alam,M.Agus. J. (2003). Mengolah Database dengan Borland Delphi. Jakarta: Elex Media Komputindo.

[2] Fathansyah,Ir. (2002). Basis Data.Bandung: Informatika Bandung

[3] Jogiyanto, H.M. (2005). Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur, Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi

[4] Kadir, Abdul. (2003). Pengenalan Sistem Informasi Yogyakarta: Andi. [5] Kadir, Abdul. (2004). Dasar Aplikasi Database MySQL Delphi.

Yogyakarta: Andi.

[6] Kristanto, Andri. (2008). Perancangan Sistem Informasi dan aplikasinya. Yogyakarta: Gava Media.

[7] Sugiyono, Prof.Dr. (2010). Metode Penelitian Kuantitatif , Kualitatif , dan R&D. Bandung: Alfabeta.

[8] Syafiie, Inu Kencana. (2006). Ilmu Administrasi Publik. Jakarta: Rineka Cipta.

[9] Ladjamuddin B, Al Bahra. (2006). Rekayasa Perangkat Lunak. Yogyakarta: Graha Ilmu

[10] http://silahudin66.blogspot.com/2010/05/konsep-manajemen-pelayanan publik.html Diakses tanggal 9 Februari 2011, Jam 20.39.

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

I. DATA PRIBADI

1. Nama : Dekeis Andri Limbongan

2. Tempat & tgl lahir : Parigi, 03 April 1989

3. Jenis kelamin : Pria

4. Kewarganegaraan : Indonesia

5. Agama : Kristen Protestan

6. Status : Belum Menikah

7. Warga Negara : Indonesia

8. Alamat : Jl.Sekeloa Utara No.228/152

RT.01 RW. 05 Lingk. Sekeloa 40134

9. Email : keys_al@yahoo.com

dekeislimbongan@gmail.com

10. Telepon : (Hp)081341193510

II. LATAR BELAKANG PENDIDIKAN

Tahun Lembaga Pendidikan Jurusan Tempat

2007-2011 Universitas Komputer

Indonesia (UNIKOM)

TEKNIK INFORMATIKA

(S-1)

Bandung

2004-2006 SMA Katolik Rantepao IPA Rantepao

2001-2003 SMPN 2 Rantepao - Rantepao

III. SEMINAR, KERJA PRAKTEK dan PELATIHAN

Tahun Lemabaga

Pendidikan

Seminar/Nama

Kursus/Pelatihan Tempat

2011 HMIF-UNIKOM Android Bandung

2011 HMIF - UNIKOM Technopreneur 2011 Bandung

2011 Lab Hadware

Unikom

Linux Desktop, Virtualization &

Voip

Bandung

2011 English

Departemen-Unikom TOEFL Bandung

2010

Kerja Praktek di SDN. 56 Rantepao

IV

Pembuatan sistem

informasi akademik Rantepao

2006-2007 Yalbu English

Course

Kursus Bahasa

inggris Rantepao

2006 Cyber Computer Kursus komputer Rantepao

Penulis,