Flowmap Analisis Prosedur yang sedang berjalan

RP RP RP Barang Pesanan Pimpinan Bagian Gudang Penerbit PO Purchase Order Cek Barang Sesuai PO Stock Barang Konsumen PO Purchase Order PO Purchase Order Membuat Daftar Barang Pesanan tidak Daftar Pesanan Barang Daftar Pesanan Barang Barang Pesanan ya Membuat Bon Pembayaran Pesanan Bon Pembayaran Pesanan Bon Pembayaran Pesanan Acc Bon Pembayaran Pesanan Acc Pengiriman Bon Pembayaran Pesanan Acc Cek Ulang Pesanan Bon Pembayaran Pesanan Acc Barang Pesanan Bon Pembayaran Pesanan Acc Pengiriman ke konsumen Barang Pesanan Bon Pembayaran Pesanan Acc Barang Pesanan Bon Pembayaran Pesanan Acc Mencocokan pembayaran Barang Pesanan Bon Pembayaran Pesanan Acc tidak Bon Pembayaran Pesanan Acc ya P 1 Bon Pembayaran Pesanan Acc Bon Pembayaran Pesanan Acc Mencocok- an jumlah pembayaran RP Bon Pembayaran Pesanan Acc Membuat Laporan Pemesanan P2 RP Laporan Pemesanan RP Laporan Pemesanan P3 Gambar 4.2 Flowmap Sistem Informasi Pemesanan yang Sedang Berjalan Keterangan Arisp : 1. a = Arsip Stok Barang Gudang 2. b = Arsip Daftar Pembelian Barang Stok Gudang 3. c = Arsip Faktur Pembelian Stok Gudang 4. d = Arsip Laporan Pembelian Stok Gudang 5. p1 = Arsip Bon Pembayaran Pemesanan Rangkap ke-2 Bukti Pembayaran Konsumen 6. p2 = Arsip Bon Pembayaran Pemesanan Rangkap ke-1 Bukti Pembayaran Konsumen 7. p3 = Arsip Laporan Pemesanan

4.1.2.2. Diagram Konteks

Diagram konteks adalah diagram yang menggambarkan aliran-aliran data kedalam dan keluar entitas eksternal secara garis besar. Entitas eksternal adalah entitas yang mengirim data ke sistem atau menerima data dari sistem. Diagram konteks sistem informasi pemesanan dan pembelian barang di UD Memed Agensi adalah sebagi berikut : SI Pemesanan dan Pembelian Barang Konsumen Pimpinan Penerbit PO Barang Pesanan, Bon Lap.Pemesanan, Lap.Pembelian, dan Persediaan Barang Daftar Barang pesanan dan Acc pemesanan Daftar Barang Faktur dan Barang Pesanan Gudang Cek Pesanan Persediaan Barang Validasi Pesanan Persediaan Barang Gambar 4.3 Diagram Konteks Sistem yang Sedang Berjalan di UD Memed Agensi

4.1.2.3. Data Flow Diagram

Data Flow Diagram DFD adalah representasi graphis dari suatu sistem yang menggambarkan komponen-komponen sebuah sistem, aliran data diantara komponen-komponen tersebut beserta asal, tujuan dan penyimpanan datanya. a. DFD level 0 Proses 0 Grambar berikut ini diagram arus data DFD level 0 proses 0 dari distribusi barang yang sedang berjalan di UD Memed Agensi. 1.0 Pembelian Persediaan Barang 2.0 Pemesanan Penerbit Pimpinan Konsumen 3.0 Persediaan Gudang Faktur Pembelian Daftar Barang Pesanan Laporan Pembelian Laporan Pemesanan PO Bon Brng Pesanan Validasi Pesanan Persediaan Barang Cek Pesanan Persediaan Barang Laporan Persediaan barang Gambar 4.4 DFD Level 0 Proses 0 Sistem yang Berjalan b. DFD Level 1 Konsumen Gudang 2.1 Membuat BON Pemesanan Mencatat Sisa Barang Daftar Sisa Barang Pimpinan Penerbit 1.1 Cek Barang Sesuai PO 2.2 BON, Cek Ulang Pesanan 2.3 Membuat Laporan Pemesanan 3.1 Membuat Laporan Persediaan Barang 1.2 Membuat Daftar Barang Pembelian BON 1.3 Membuat Laporan Pembelian Acc Pemesanan PO PO Tidak Tersedia PO ACC Barang Sesuai PO BON, Barang Sesuai PO Pengiriman BON, Barang Sesuai PO BON, Barang Sesuai PO BON Laporan Pemesanan Laporan Persediaan Barang Laporan Pembelian Daftar Barang Faktur Pembelian Gambar 4.5 DFD Level 1 Sistem yang Sedang Berjalan

4.1.3. Evaluasi Sistem yang Sedang Berjalan

Setelah penulis melakukan analisa sisem, terdapat beberapa permasalahan yang terjadi dalam sistem berjalan, baik terhadap dokumen maupun prosedurnya. Permasalahan tersebut secara langsng maupun tidak langsung mempengaruhi kinerja sistem. Berikut ini adalah fakta atau data tentang permasalahn dalam sistem yang sedang berjalan di UD Memed Agensi. Tabel 4.2 Evaluasi Sistem yang Sedang Berjalan NO Permasalahan Rencana Pemecahan 1 Pengolahan data masi menggunkan dokiumen atau data-data sehingga proses pemesanan dan pembelian barang membutuhkan waktu yang banyak. Dibuatkan sistem pengolahan data secara otomatis dengan menggunakan sistem komputerisasi agar mudah menc ari data yang diinginkan dengan cepat dan tepat. 2 Lambatnya pembuatan laporan Dibuatkan sistem pembuatan laporan secara otomatis dengan menggunakan sistem aplikasi agar proses pembuatan laporan menjadi akurat dan tepat. 3 Sulitnya mengetahui stok barang yang tersedia karena masih menggunakan catatan Dibuatkan data barang dengan stok yang ada agar memudahkan dalam pencarian dan mengetahui barang yang tersedia.