Analisis Prosedure Yang Berjalan

Berikut ini merupakan prosedur Proses Permintaan dan Pemenuhan Karyawan di Kantor Area : Permintaan dan pemenuhan di Kantor Area SDM Area Karyawan SDM KPRK Staff Ya Tidak Ya Surat perjanjian Kerjasama Proses perekrutan karyawan Surat perjanjian Kerjasama Surat usulan kebutuhan karyawan yng tdk disetujui Dokumen penerimaan Karyawan Dokumen penerimaan Karyawan Surat usulan kebutuhan karyawan Mempelajari dan menyetujui surat Setuju ? Surat perjanjian Kerjasama Dokumen penerimaan Karyawan Memberika n surat ke SDM area Surat usulan kebutuhan karyawan yng tdk disetujui Membuat dokumen penerimaa n karyawan Surat usulan kebutuhan karyawan Surat usulan kebutuhan karyawan Surat usulan kebutuhan karyawan Surat usulan kebutuhan karyawan yng di ttd Surat usulan kebutuhan karyawan yng tdk disetujui Membuat PKS Diterima ? Surat usulan kebutuhan karyawan yng di ttd Arsip Dokumen Hasil seleksi Karyawan Arsip Gambar 3. 8 Flow Map Proses Permintaan dan Pemenuhan Karyawan di Kantor Area Berikut ini merupakan prosedur Proses Presensi Absensi dan Penggajian Karyawan : Proses Absensi dan penggajian karyawan Bagian SDM Staff Karyawan Absensi Karyawan Absensi Karyawan Memberikan absensi karyawan Absensi Karyawan Merekap Absensi Karyawan Rekap Absensi Karyawan Slip Gaji Slip Gaji Slip Gaji Arsip Absensi Karyawan Mengisi absensi karyawan Absensi Karyawan Menghitung gaji karyawan Gambar 3.9 Flow Map Proses Absensi dan Penggajjian Karyawan 3.3.2.2.Diagram Konteks Diagram kontek adalah model yang menggambarkan hubungan dengan lingkungan luar.Diagram konteks berfungsi untuk menggambarkan suatu sistem yang sedang berjalan secara keseluruhan, awal dan akhir dari data yang masuk dan keluar pada sistem tersebut. Adapun diagram konteks pemenuhan kebutuhan karyawan tenaga kontrak kerja yang sedang berjalan adalah sebagai berikut : SI TKK SDM Staff Data_absen Data_Surat_Permintaan Data_penggajina Data_Karyawan Data_Surat_Permintaan Data_Rekon_SPB Pengembangan Karir Karyawan VP PENGADAAN BARANG DAN JASA Job Management Data_Surat_Permintaan Data_PKS Data_Surat_Pemenuhan_Permintaan Data_Surat_Pemenuhan_Permintaan Data_Surat_Permintaan Data_PKS Data_Tender Data_PKS Data_absen Data_penggajian Data_pengadaan_TKK_OS Data_rekrutment_Karyawan Data_Surat_Pemenuhan_Permintaan Data_Karyawan Data_absen Laporan_Tender Data_PKS Data_rekrutment_Karyawan Data_Penerimaan_karyawan Data_Penerimaan_karyawan Data_Absen Laporan_Data_Karyawan Surat_Permintaan Data_PKS Gambar 3. 10 Diagram Konteks konteks pemenuhan kebutuhan karyawan tenaga kontrak kerja yang sedang bejalan 3.3.2.3.Data Flow Diagram SDM Staff Data_absen Data_Karyawan Data_gaji Data_Surat_Permintaan Data_Rekon_SPB Pengembangan Karir Karyawan VP PENGADAAN BARANG DAN JASA Job Management Data_Surat_Permintaan Data_PKS Data_Surat_Pemenuhan_Permintaan Data_Surat_Pemenuhan_Permintaan Data_Surat_Permintaan Data_PKS Data_Tender Data_absen Data_penggajian Data_Surat_Pemenuhan_Permintaan Data_pengadaan_TKK_OS 5 Karyawan 1 Surat_Permint aan 6 PKS 7 Absen 8 Rekon_SPB Daftrar Permintaann TKK 4 Rekrutment_K aryawan 2 Pemenuhan_p ermintaan 9 Penggajian 3 Tender Laporan Tender Data_Tender PKS Data Karyawan Data_Karyawan Laporan Penggajian Data_gaji Data_SPB Laporan Pembayaran Data_SPB Data_absen Rekap Absensi PKS Data_Karyawan Data_Surat_Pemenuhan_Permintaan Data_PKS Data_PKS Data_Karyawan Data_karyawan Data_absen Data_absen Data_absen Data_Surat_Permintaan Data_Surat_Permintaan Data_Karyawan Data_PKS Data_PKS Data_Surat_Permintaan Data_Tender Daftrar Permintaann TKK Data_PKS Gambar 3.11 Flow Flow Diagram Level 1 pemenuhan kebutuhan karyawan tenaga kontrak kerja yang sedang bejalan

3.3.3. Evaluasi Sistem Yang Berjalan

Setelah melakukan analisis terhadap pemenuhan kebutuhan karyawan tenaga kontrak kerja yang sedang bejalan yang sedang berjalan penulis bisa menyimpulkan bahwa masih terdapat beberapa permasalahan yang ada pada sistem tersebut. Adapun kelemahan-kelemahan dari Sistem pemenuhan kebutuhan karyawan tenaga kontrak kerja yang sedang bejalan yang sedang berjalan tersebut adalah sebagai berikut : Tabel 3.1 Evaluasi system yang sedang berjalan No Masalah Entitas Solusi 1 Proses pendataan surat permintaan karyawan ini masih konvensioanal dan kurang baik, dilakukan dengan cara tertulis dan melihat data permintaan yang tersedia pada pembukuan. SDM, UPT, Bagian- bagian terkait Dibuatkannya aplikasi sistem terkomputerisasi yang dapat mengatasi masalah tersebut sehingga dapat mempercepat proses tersebut. 2 Dalam pencarian data karyawan masih dilakukan dengan cara mencari satu persatu PKS yang tersedia di catatan daftar karyawan. SDM Pusat, Area, UPT Dengan adanya aplikasi sistem yang terkomputerisasi dapat mempercepat pencarian data karyawan terhadap database yang tersimpan di dalam computer. 3 Di dalam Proses pembuatan laporan absensi, saat ini masih kurang terperinci, kurang cepat dan membutuhkan waktu yang lama dikarenakan banyaknya pencatatan absensi yang tersimpan juga proses perhitungan yang banyak. SDM Pusat dan Area Pembuatan laporan absensi dapat dengan mudah dan cepat karena adanya aplikasi sistem informasi yang memiliki sistem penyimpanan dengan database di dalam komputer 52

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1 Perancangan Sistem

Perancangan sistem merupakan tahapan setelah analisis dari kebutuhan- kebutuhan fungsional dan persiapan untuk rancang bangun implementasi yang menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk, yang dapat berupa penggambaran, perancangan, dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah kedalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi. Adapun setelah menganalisa dan mengevaluasi sistem yang sedang berjalan, maka sebagai tindak lanjut untuk penyelesaian masalah tersebut dapat dibuat suatu sistem informasi tenaga kontrak kerja dengan menggunakan sistem yang lebih baik dengan memakai perangkat lunak, sehingga dapat membantu untuk mendapatkan informasi yang lebih cepat dan akurat. 4.1.1. Tujuan Perancangan Sistem Setelah melakukan tahap analisis sistem penulis menemukan beberapa kelemahan pada sistem yang sedang berjalan. Maka pada tahap perancangan ini penulis akan membuat sebuah rancangan sistem informasi tenaga kontrak kerja di PT Pos Indonesia Bandung berbasis komputer yang merupakan sebuah usulan yang diharapkan dapat memperbaiki kelemahan-kelemahan pada sistem yang sedang berjalan. Adapun tujuan dalam melakukan perancangan sistem ini yaitu :