BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
3.1 Analisis Permasalahan
Pada langkah identifikasi masalah dilakukan tahapan-tahapan untuk mengetahui permasalahan yang ada dengan wawancara ke Bagian Administrasi
Umum di STMIK STIKOM Surabaya dengan pembahasan yang berkaitan dengan permintaan pembelian barang, selain itu wawancara juga dilakukan untuk mengetahui
kebutuhan-kebutuhan yang diperlukan untuk melakukan permintaan pembelian barang.
Setelah wawancara, maka dilakukan tahapan observasi untuk mengetahui tentang proses permintaan pembelian barang yang telah berlangsung di STMIK
STIKOM Surabaya. Berdasarkan hasil observasi yang telah dilakukan bahwa barang yang diminta terdiri dari dua jenis barang yaitu investasi dan supplies. Oleh karena itu
untuk melakukan permintaan menggunakan form yang berbeda berdasarkan jenis barang yang diminta, sehingga untuk barang investasi diharuskan menggunakan form
permintaan pembelian barang dan form permintaan supplies untuk barang supplies. Dalam proses melakukan permintaan, form terlebih dahulu diisikan data
berdasarkan barang yang diminta yang kemudian diberikan kepada orang yang bersangkutan seperti kepala bagian dan puket pemohon untuk mendapatkan
persetujuan. Setelah mendapatkan persetujuan dari orang yang bersangkutan, form yang telah terisi data barang yang diminta beserta tanda tangan persetujuan diberikan
14
kepada bagian pembelian AU untuk dilakukan proses pembelian. Dari proses permintaan yang terjadi tersebut, dapat disimpulkan bahwa diperlukan keberadaaan
orang yang bersangkutan ditempat untuk memberikan persetujuan. Berdasarkan hasil observasi dan wawancara, dapat digambarkan dokumen
flow permintaan pembelian barang pada Gambar 3.1 dan pengambilan barang permintaan pembelian barang pada Gambar 3.2 serta dokumen flow permintaan
supplies pada Gambar 3.3 dan pengambilan barang permintaan supplies pada Gambar 3.4.
DokFlow Permintaan Pembelian Barang Kabag Pemohon
Bagian Pembelian AU Kabag AU
Puket Pemohon Pemohon
Y N
N Permintaan
Pembelian Barang terisi
Permintaan pembelian barang
yang harus dibeli Buku Proker
Permintaan pembelian
barang terisi Mengisi data
permintaan pembelian
barang Start
Permintaan Pembelian
Barang Kosong
Memberikan persetujuan
Memberikan persetujuan
ACC ACC
Buku Proker Permintaan
pembelian barang yang disetujui oleh
kabag Permintaan
pembelian barang yang telah disetujui
puket pemohon
Y Mengisi data
permintaan anggaran
Permintaan pembelian barang
yang harus dibeli
End
Gambar 3.1 Dokumen Flow Permintaan Pembelian Barang
DokFlow Pengambilan Barang Permintaan Pembelian Barang Supplier
Data Barang yang dibeli
Kabag AU Bagian Pembelian AU
Pemohon
Data Barang yang dibeli
Data barang yang diambil
Mengisi Data
Realisasi
End Data barang
yang diambil Data
Realisasi Data barang
yang diambil Mengisi data
pengambilan barang
Data Barang yang dibeli
Start
Data Realisasi
Pengisian Tanda Tangan
Bukti Terima
Gambar 3.2 Dokumen Flow Pengambilan Barang Permintaan Pembelian Barang
Penjelasan dari Gambar 3.1 Dokumen Flow Permintaan Pembelian Barang adalah sebagai berikut.
1. Permintaan pembelian barang dilakukan setiap bagian melalui staffpemohon
yang telah diberi wewenang untuk melakukan permintaan dengan mengisikan data permintaan pembelian barang di form permintaan berdasarkan kebutuhan.
2. Setelah form permintaan telah terisi, form diberikan kepada kabag pemohon
untuk menerima persetujuan. Saat permintaan telah disetujui oleh kabag pemohon, diharuskan juga permintaan menerima persetujuan puket pemohon
sedangkan jika kabag pemohon tidak menyetujui permintaan maka pemohon diharuskan merevisi kembali data permintaan dengan form yang baru. Sebagai
salah satu acuan persetujuan kabag pemohon adalah data investasi yang ada di buku proker. Di saat permintaan sesuai dengan proker tetapi bulan permintaan
berbeda dengan data investasi di buku proker, maka kabag pemohon dapat mengajukan perubahan proker kepada puket pemohon.
3. Setelah kabag pemohon memberikan persetujuan, form diberikan kepada puket
pemohon untuk menerima persetujuan. Apabila permintaan telah disetujui puket pemohon, form yang telah terisi permintaan dan hasil persetujuan diberikan ke
bagian pembelian AU, sedangkan jika puket pemohon tidak menyetujui diharuskan pemohon untuk merevisi kembali data permintaan dengan form yang
baru. Puket pemohon menjadikan data investasi di buku proker berdasarkan bagian pemohon sebagai acuan dalam memberikan persetujuan.
4. Setelah mendapatkan persetujuan dari puket pemohon, form yang terisi data
permintaan dan tanda tangan persetujuan diberikan kepada bagian pembelian AU.
Penjelasan dari Gambar 3.2 Dokumen Flow Pengambilan Barang Permintaan Pembelian Barang adalah sebagai berikut.
1. Berdasarkan data barang yang dibeli dari supplier, bagian pembelian AU dapat
melakukan pengisian data realisasi pembelian barang permintaan yang kemudian data realisasi tersebut diberikan kepada Kabag AU.
2. Bagian pembelian AU diharuskan mengisi data pengambilan barang untuk
pemohon sebagai tanda bukti terima saat barang diambil yang kemudian pemohon memberikan tanda tangan sebagai bukti penerimaan barang.
Dokflow Permintaan Supplies Kabag Pemohon
Bagian Pembelian AU Puket Pemohon
Pemohon
Y Y
Permintaan Supplies yang disetujui oleh
kabag Start
Buku Proker Permintaan Supplies
yang disetujui kabag atau puket pemohon
Buku Proker
Memberikan persetujuan
Permintaan == data diproker ?
Memberikan persetujuan
Mengisi data Permintaan
Supplies barang
ACC Permintaan
Supplies Kosong Permintaan
Supplies terisi
Permintaan Supplies terisi
ACC N
Y N
N End
Gambar 3.3 Dokumen Flow Permintaan Supplies
Dokflow Pengambilan Barang Permintaan Supplies Bagian Pembelian AU
Daftar Barang yang diambil
Puket Pemohon Kabag Pemohon
Pemohon
Start
Permintaan Supplies yang disetujui kabag
atau puket pemohon
Y
Y N
Permintaan supplies AU
Data cocok?
Melakukan pengecekan
data supplies
Data barang yang diambil
Melakukan pengecekan
stock digudang
Barang ada?
Data barang yang diambil
End Permintaan
supplies yang baru pemohon
N
Pengisian tanda tangan
bukti terima
Gambar 3.4 Dokumen Flow Pengambilan Barang Permintaan Supplies
Penjelasan dari Gambar 3.3 Dokumen Flow Permintaan Supplies adalah sebagai berikut.
1. Permintaan supplies dilakukan setiap bagian melalui staff pemohon yang telah
diberi wewenang untuk melakukan permintaan dengan mengisikan data permintaan supplies di form permintaan berdasarkan kebutuhan.
2. Setelah form permintaan supplies terisi, form diberikan kepada kabag pemohon
untuk menerima persetujuan. Saat permintaan sesuai dengan data supplies di buku proker dan telah disetujui kabag pemohon, form diberikan ke bagian
pembelian AU, tetapi untuk permintaan yang tidak sesuai dengan data supplies di buku proker maka diharuskan menerima persetujuan puket pemohon. Jika
permintaan tidak disetujui kabag pemohon, maka pemohon diharuskan merevisi kembali data permintaan dengan form yang baru. Sebagai salah satu acuan
persetujuan kabag pemohon adalah data supplies yang ada di buku proker. Di saat permintaan sesuai dengan proker tetapi bulan permintaan berbeda dengan
data investasi di buku proker, maka kabag pemohon dapat mengajukan perubahan proker kepada puket pemohon.
3. Dikarenakan data permintaan tidak sesuai dengan proker, permintaan diharuskan
menerima persetujuan puket pemohon. Saat permintaan disetujui puket pemohon, form yang terisi permintaan pemohon dan hasil persetujuan dapat diberikan ke
bagian pembelian AU, sedangkan jika sebaliknya pemohon diharuskan untuk merevisi kembali data permintaan dengan form yang baru. Puket pemohon
menjadikan data supplies di buku proker berdasarkan bagian pemohon sebagai acuan dalam memberikan persetujuan.
4. Setelah kabag atau puket pemohon memberikan persetujuan, form diberikan ke
bagian pembelian AU. Penjelasan dari Gambar 3.4 Dokumen Flow Pengambilan Barang Permintaan
Supplies adalah sebagai berikut. 1.
Saat permintaan telah menerima persetujuan kabag atau puket pemohon dan diberikan ke bagian AU, maka dilakukan pengecekan terlebih dahulu data
permintaan dengan data supplies di buku proker dan di gudang oleh bagian pembelian AU, saat barang tersedia di gudang maka barang dapat diambil oleh
pemohon, tetapi jika sebaliknya bagian pembelian AU diharuskan melakukan permintaan supplies terlebih dahulu untuk membeli barang tersebut.
2. Bagian pembelian AU diharuskan mengisi data pengambilan barang untuk
pemohon sebagai tanda bukti terima saat barang diambil yang kemudian pemohon memberikan tanda tangan sebagai bukti penerimaan barang.
Berdasarkan semua dokumen flow yang telah digambarkan, permasalahan yang terjadi adalah pada saat proses persetujuan permintaan barang, dimana proses
tersebut diperlukan keberadaan orang yang bersangkutan untuk memberikan persetujuan, sedangkan orang yang bersangkutan tidak selalu berada di tempat.
Dari permasalahan yang terjadi, maka dibuatkan sistem informasi permintaan pembelian barang di STMIK STIKOM Surabaya yang dapat diakses melalui internet,
sehingga orang yang bersangkutan dapat memberikan persetujuan permintaan dari
tempat manapun dan untuk menjamin keaslian persetujuan digunakan tanda tangan digital.
3.2 Analisis Kebutuhan
Kategori