TA : Rancang Bangun Sistem Informasi Permintaan Pembelian Barang Berbasis Web di STMIK STIKOM Surabaya.

DI STMIK STIKOM SURABAYA TUGAS AKHIR

Oleh :

Nama : Galih Ariadhi Pranata

NIM : 08.41010.0193

Program : S1 (Strata Satu)

Jurusan : Sistem Informasi

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA

Pengadaan barang merupakan salah satu kegiatan yang mendukung proses bisnis di STMIK STIKOM Surabaya, tetapi permasalahan yang terjadi adalah pada saat melakukan permintaan barang, dimana persetujuan permintaan dilakukan dengan cara menandatangani form permintaan, sehingga diperlukan keberadaan orang yang bersangkutan, tetapi yang terjadi orang yang bersangkutan tidak selalu berada di tempat. Serta tidak adanya sistem pelaporan permintaan pembelian barang, permintaan supplies dan stock supplies di gudang yang dijadikan sebagai acuan dalam melakukan pembelian barang serta rekap data supplies dari semua bagian yang masih harus dilakukan perhitungan kembali oleh bagian Administrasi Umum (AU) berdasarkan data dari form yang telah diisi oleh setiap bagian sehingga kurang efisien dalam hal penghematan biaya pengeluaran alat tulis kantor dan penghematan waktu.

Untuk mengatasi permasalahan tersebut, maka dirancang bangun sistem informasi permintaan pembelian barang yang berbasis web sehingga dapat diakses dimanapun oleh orang yang bersangkutan dan sebagai otentikasi persetujuannnya digunakan tanda tangan digital. Bagian Administrasi Umum (AU) juga dapat mengetahui laporan permintaan pembelian barang, permintaan supplies, stock supplies digudang dan rekap data supplies

dari semua bagian, serta dalam tahap penelitiannya menggunakan metode SDLC (System

Development Life Cycle).

Sistem Informasi Permintaan Pembelian Barang telah melalui uji coba sistem dan melibatkan pengguna dari beberapa bagian, berdasarkan hasil uji coba tersebut sistem informasi permintaan pembelian barang berbasis web di STMIK STIKOM Surabaya mampu menghasilkan rancangan sistem informasi yang dapat mengelola permintaan pembelian barang dengan tanda tangan digital sebagai otentikasi persetujuannya serta bagian Administrasi Umum (AU) dapat mengetahui laporan permintaan pembelian barang, permintaan supplies, stock supplies di gudang dan rekap data supplies dari semua bagian.

Keyword: Permintaan pembelian, Bagian administrasi umum, Tanda tangan digital

Halaman

ABSTRAK ...i

KATA PENGANTAR ... ii

DAFTAR ISI ... iv

DAFTAR TABEL ...vii

DAFTAR GAMBAR ... xiii

DAFTAR LAMPIRAN ... xxi

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang Masalah ... 1

1.2 Perumusan Masalah ... 2

1.3 Pembatasan Masalah ... 2

1.4 Tujuan ... 3

1.5 Manfaat ... 3

1.6 Sistematika Penulisan ... 4

BAB II LANDASAN TEORI ... 6

2.1 Sistem Informasi ... 6

2.2 Permintaan Pembelian Barang ... 6

2.3 Web Server ... 10

2.4 Tanda Tangan Digital ... 10

2.5 Rijndael ... 12

2.6 System Development Life Cycle (SDLC) ... 13

3.1 Analisis Permasalahan ... 14

3.2 Analisis Kebutuhan ... 22

3.3 Perancangan Sistem ... 25

3.3.1 System FlowSistem Informasi Permintaan Pembelian Barang……….. ... 26

3.3.2 Blok Diagram ... 34

3.3.3 Data Flow Diagram ... 48

3.3.4 Entity Relationship Diagram ... 55

3.3.5 Struktur Basis Data ... 58

3.3.6 Desain Input/Output ... 65

3.3.7 Desain Uji Coba ... 95

BAB IV IMPLEMENTASI DAN EVALUASI ... 120

4.1Implementasi ... 120

4.1.1 Kebutuhan Perangkat Keras ... 121

4.1.2 Kebutuhan Perangkat Lunak ... 121

4.2Evaluasi ... 122

4.2.1 Evaluasi Hasil Uji Coba Sistem ... 122

4.2.2 Evaluasi HasilUji Coba Perhitungan dan Validasi ... 189

4.2.2 Evaluasi HasilUji Coba Pengguna ... 194

5.1 Kesimpulan ... 197

5.2 Saran ... 198

DAFTAR PUSTAKA ………...199

LAMPIRAN………...………...200

1.1 Latar Belakang Masalah

STMIK STIKOM Surabaya merupakan sekolah tinggi yang bergerak di bidang pendidikan tinggi komputer. Struktur organisasi yang dimiliki STMIK STIKOM Surabaya dipimpin oleh ketua dan beberapa wakil ketua yang memimpin beberapa bagian yang mendukung proses operasional.

Salah satu bagian yang mendukung proses operasional adalah bagian pengadaan barang dari bagian Administrasi Umum (AU). Pengadaan barang meliputi dua jenis barang yang dibedakan, yaitu barang investasi dan barang supplies. Dalam proses pengadaan barang diperlukan pengisian form permintaan yang diharuskan diberikan persetujuan oleh beberapa orang yang bersangkutan seperti kepala bagian pemohon dan puket pemohon. Permasalahan yang selama ini terjadi adalah persetujuan permintaan yang dilakukan dengan cara menandatangani form permintaan, dikarenakan untuk menandatangani form tersebut diperlukan keberadaan orang yang bersangkutan, sedangkan orang yang bersangkutan tidak selalu berada di tempat. Permasalahan berikutnya adalah tidak adanya data atau laporan tentang permintaan pembelian barang dan permintaan supplies perperiode, stock supplies di gudang serta rekap data supplies dari semua bagian yang masih harus dilakukan perhitungan kembali oleh bagian AU berdasarkan data dari form yang telah diisi oleh setiap bagian sehingga kurang efisien dalam hal penghematan biaya pengeluaran alat tulis kantor dan penghematan waktu.

Berdasarkan uraian di atas, proses permintaan pembelian barang yang terjadi di STMIK STIKOM Surabaya merupakan salah satu kegiatan yang penting dalam pengadaan barang, maka diperlukan adanya sistem informasi pendukung untuk mengoptimalisasi proses permintaan barang. Dengan adanya sistem yang terkomputerisasi, maka orang yang bersangkutan dapat memberikan persetujuan permintaan barang dari tempat manapun dengan akses internet dan diberi fasilitas tanda tangan digital sebagai tanda pengesahan bahwa orang tersebut setuju dan mengakui isi dari dokumen yang ditandatangani, serta bagian AU dapat mengetahui data stock supplies digudang, rekap data supplies dari semua bagian, laporan permintaan pembelian barang dan permintaan supplies perperiode.

1.2 Perumusan Masalah

Berdasarkan uraian di atas, maka rumusan masalahnya adalah bagaimana merancang bangun sistem informasi permintaan pembelian barang berbasis web di STMIK STIKOM Surabaya yang mampu mengelola permintaan pembelian barang dengan tanda tangan digital.

1.3 Pembatasan Masalah

Dari permasalahan yang telah disebutkan di atas, maka batasan masalah dalam tugas akhir ini yaitu adalah sebagai berikut.

1. Ruang lingkup permintaan pembelian barang tidak membahas pemilihan

supplier, retur dan distribusi barang melainkan hanya proses permintaan pembelian barang.

2. Data investasi yang diinputkan pada sistem, diasumsikan telah mendapatkan persetujuan dari kabag bagian terlebih dahulu.

3. Tidak membahas masalah keuangan atau proses akuntansi, karena hal tersebut

telah menjadi kebijakan organisasi.

4. Aplikasi dibuat berbasis web dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP

dan database Oracle 10G.

5. Tidak menjelaskan algoritma rijndael tetapi hanya menggunakan modul rijndael

yang telah ada kedalam aplikasi.

6. Tidak membahas masalah keamanan dalam lingkup web server dan database

server hanya pengaplikasian tanda tangan digital.

7. Tidak memberikan fasilitas sms gateway dan email.

1.4 Tujuan

Tujuan dari pembuatan tugas akhir ini adalah merancang bangun sistem informasi permintaan pembelian barang berbasis web di STMIK STIKOM Surabaya yang mampu mengelola permintaan pembelian barang dengan tanda tangan digital.

1.5 Manfaat

Manfaat yang diharapkan melalui tugas akhir ini adalah pemanfaatan teknologi informasi untuk membantu mengelola proses permintaan pembelian barang di STMIK STIKOM Surabaya.s

1.6 Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan yang digunakan dalam penyusunan laporan Tugas Akhir ini dibedakan dengan pembagian bab-bab dengan rincian sebagai berikut.

BAB I : PENDAHULUAN

Pada bab ini dijelaskan tentang latar belakang yang menjelaskan tentang permasalahan yang terjadi dalam proses permintaan pembelian barang di STMIK STIKOM Surabaya, perumusan masalah, pembatasan masalah, tujuan yang ingin dicapai dan manfaat serta sistematika penulisan dari Tugas Akhir ini.

BAB II : LANDASAN TEORI

Pada bab ini membahas secara singkat teori-teori yang berhubungan dan mendukung dalam pembuatan tugas akhir ini seperti konsep dasar Sistem Informasi, Permintaan Pembelian, Web Server, Tanda Tangan Digital,

Rijndael, System Development Life Cycle.

BAB III : ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

Pada bab ini dijelaskan tentang tahap-tahap yang dikerjakan dalam penyelesain Tugas Akhir mulai dari menganalisis permasalahan, desain

system flow, desain DFD, desain ERD, struktur basis data, desain form dan merancang desain uji coba.

BAB IV : IMPLEMENTASI DAN EVALUASI

Pada bab ini dijelaskan tentang evaluasi dari sistem yang dibuat, proses implementasi dari sistem informasi yang telah melalui tahapan sebelumnya.

BAB V : PENUTUP

Pada bab ini berisi kesimpulan dan saran. Saran yang dimaksud adalah saran terhadap kekurangan dari sistem informasi yang ada kepada pihak lain yang ingin meneruskan topik Tugas Akhir ini. Tujuannya adalah agar pihak lain tersebut dapat mengembangkan sistem informasi ini.

2.1 Sistem Informasi

Menurut Jogiyanto (2005: 1), sistem adalah jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu, dan Jogiyanto (2005: 8) menjelaskan informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.

Menurut Susanto (2004: 61), sistem informasi adalah kumpulan dari sub-sub sistem baik fisik maupun nonfisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerjasama secara harmonis untuk satu tujuan yaitu mengolah data menjadi informasi yang berarti dan berguna, dan Jogiyanto (2005: 11) menjelaskan sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

Dari beberapa pengertian diatas, maka dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah kumpulan dari sub-sub sistem baik fisik maupun nonfisik yang saling berhubungan satu sama lain dengan serangkaian data yang telah diorganisasi yang mempunyai sifat sementara, tergantung dengan waktu dan telah memberikan manfaat bagi penerimanya.

2.2 Permintaan Pembelian Barang

Menurut Himayati (2008: 87), permintaan barang atau disebut Material

Requisition adalah transaksi intern perusahaan atas permintaan suatu barang/jasa. Transaksi ini ditujukan untuk manager yang bertanggung jawab terhadap pengadaan barang suatu barang/jasa. Pembelian adalah serangkaian tindakan untuk mendapatkan barang dan jasa melalui pertukaran, dengan maksud untuk digunakan sendiri atau dijual kembali. Menurut Mulyadi (1993: 303) bahwa dalam prosedur permintaan pembelian, fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat penerimaan pembelian kepada fungsi pembelian. Jika barang tidak disimpan di gudang misalnya untuk barang-barang yang langsung dipakai, fungsi yang memakai barang mengajukan permintaan pembelian langsung ke fungsi pembelian dengan menggunakan surat permintaan pembelian. Surat permintaan pembelian dapat dilihat pada Gambar 2.1.

Menurut Romney dan Steinbart (2003: 97) bahwa terdapat beberapa ancaman dalam mencapai tujuan dari proses pembelian, yaitu adalah seperti berikut.

1. Mencegah kehabisan persediaan dan/atau kelebihan persediaan

Kehabisan persediaan akan mengakibatkan hilangnya penjualan, kelebihan persediaan akan menimbulkan biaya penyimpanan yang lebih besar dari seharusnya.

2. Meminta barang yang tidak dibutuhkan

Catatan persediaan perpetual yang akurat memastikan validitas permintaan pembelian yang dihasilkan secara otomatis oleh sistem pengendalian persediaan.

3. Membeli barang dengan harga yang dinaikkan

Daftar harga untuk barang yang sering dibeli harus disimpan dalam komputer dan dilihat kembali saat memesan. Tawaran kompetitif tertulis harus diminta untuk barang berbiaya tinggi dan khusus.

4. Membeli barang berkualitas rendah

Dalam mendapatkan harga yang terendah, perusahaan harus mewaspadai pembelian produk berkualitas rendah. Produk dengan kualitas rendah dapat mengakibatkan penundaan produksi yang mahal biayanya.

5. Pembelian dari pemasok yang tidak diotorisasi

Membeli dari pemasok yang tidak diotorisasi dapat mengakibatkan berbagai masalah. Barang mungkin berkualitas rendah atau terlalu mahal.

6. Kickback

Kickback adalah hadiah dari pemasok untuk para staff bagian pembelian dengan tujuan mempengaruhi pilihan pemasok mereka.

7. Menerima barang tidak dipesan

Menerima kiriman barang yang tidak dipesan mengakibatkan biaya yang terkait dengan penyimpanan, dan untuk mengembalikan barang tersebut.

8. Membuat kesalahan dalam menghitung barang yang diterima

Penghitungan yang akurat atas barang yang diterima adalah hal yang sangat penting untuk membuat catatan persediaan perpetual yang akurat.

9. Mencuri persediaan

Beberapa prosedur pengendalian dapat digunakan untuk menjaga persediaan dari kehilangan. Pertama, persediaan harus disimpan dalam lokasi aman dengan kases terbatas. Kedua, semua transfer persediaan di dalam perusahaan harus didokumentasikan.

Berdasarkan Peraturan Menteri Pekerjaan Umum No. 03/PRT/M/2006 tentang Petunjuk Pelaksanaan Verifikasi Pertanggungjawaban Anggaran adalah satu bentuk pengawasan melalui pengujian terhadap dokumen keuangan secara administratif dengan pedoman dan kriteria yang berlaku. Ruang lingkup verifikasi mencakup aspek-aspek seperti berikut.

1. Aspek ketersediaan dana.

2. Aspek ketepatan tujuan pengeluaran.

3. Aspek kebenaran pembebanan anggaran.

4. Aspek kebenaran tagihan.

2.3 Web Server

Menurut Saputra (2010: 2), web server adalah server internet yang digunakan sebagai koneksi dan transfer data (HTML, asp, aspx, php, js, dan lain sebagainya). Dalam menjalankan web server dibutuhkan program yang harus diinstal terlebih

dahulu seperti Personal Web Server (PWS), Internet Information Services (IIS), dan

APACHE. Dalam sistem informasi permintaan pembelian barang menggunakan web

server APACHE dikarenakan APACHE merupakan web server yang paling

kompatibel (Saputra, 2010: 2).

2.4 Tanda Tangan Digital

Menurut Luthfi (2010), tanda tangan digital atau Digital Signature merupakan

suatu tanda tangan (penanda) yang dibubuhkan pada data digital. Tanda tangan digital

bukan merupakan hasil scan atau input tanda tangan melalui interface tertentu. Tanda

tangan digital adalah suatu nilai kriptografis yang bergantung pada isi data itu sendiri serta kunci yang digunakan untuk membangkitkan nilai kriptografisnya, sehingga nilai setiap tanda tangan digital dapat selalu berbeda tergantung data yang diberikan.

Tanda tangan digital menerapkan teori kriptografi asimetrik. Kriptografi asimetrik merupakakan jenis kriptografi yang menggunakan kunci yang berbeda untuk mengenkripsi dan mendekripsi pesan. Kriptografi asimetrik ini dimungkinkan setelah dikenalkannya konsep penggunaan kunci publik dan kunci privat pada kriptografi. Dengan adanya sepasang kunci publik dan kunci privat ini, pengirim dapat membubuhi data yang dikirimkannya dengan tanda tangan yang telah dienkripsi. Tanda tangan digital yang telah dienkripsi ini lebih memberikan rasa aman

dan kepercayaan bagi pihak penerima. Tanda tangan digital secara umum terdiri dari tiga bagian algoritma, yaitu adalah sebagai berikut.

1. Public Key Generator

Algoritma untuk menggenerate sepasang kunci publik dan kunci privat. Kunci publik merupakan kunci yang digunakan untuk mengekripsi pesan atau dalam hal ini tanda tangan yang dibubuhkan, sedangkan kunci privat digunakan untuk mendekripsi ulang tanda tangan yang telah dienkripsi.

2. Hash Function

Algoritma untuk membuat tanda tangan digital atau Signing Algorithm. Fungsi

hash akan menghasilkan nilai tertentu yang unik berdasarkan data yang digunakan sebagai masukan fungsi hash.

3. Verification Function

Algoritma untuk memverifikasi tanda tangan yang dibubuhkan. Bagian ini sebenarnya sama dengan bagian untuk mengekripsi tanda tangan. Karena dengan menggunakan pasangan kunci publik dan privat, seharusnya proses enkripsi dan dekripsi bisa dilakukan dengan algoritma yang sama dengan tambahan fungsi hash yang sama pula. Untuk lebih jelasnya dapat digambarkan pada Gambar 2.2.

Gambar 2.2 Tahapan Proses Tanda Tangan Digital

2.5 Algoritma Rijndael

Menurut Yolanda (2008), Algoritma Rijndael merupakan algoritma

kriptografi yang baru sebagai pengganti Data Encryption Standard (DES). DES

sudah dianggap tidak aman terutama karena panjang kunci yang relatif pendek sehingga mudah dipecahkan menggunakan teknologi saat ini.

Algoritma Rijndael merupakan substitusi, permutasi dan sejumlah putaran yang dikenakan pada tiap blok yang akan dienskripsi/dekripsi. Untuk setiap putarannya, Algoritma Rijndael menggunakan kunci yang berbeda. Tetapi tidak

seperti DES yang berorientasi bit, Algoritma Rijndael beroperasi dalam orientasi byte

sehingga memungkinkan untuk implementasi algoritma yang efisien ke dalam

Ukuran blok untuk algoritma Rijndael adalah 128 bit (16byte). Algoritma Rijndael mempunyai tiga parameter, yaitu adalah sebagai berikut.

1. Plainteks: array yang berukuran 16 byte, yang berisi data masukan.

2. Cipherteks: array yang berukuran 16 byte, yang berisi hasil enkripsi.

3. Key: array yang berukuran 16 byte (untuk panjang kunci 128 bit), yang berisi

kunci ciphering yang disebut juga cipher key.

2.6 System Development Life Cycle

Perancangan membutuhkan aturan dan standar sebagai pedoman dalam membuat sistem yang dijelaskan dalam siklus hidup sistem. Siklus hidup sistem disebut sebagai metodologi, metode perancangan sistem melalui langkah-langkah

berbasiskan komputer. Siklus ini digambarkan dengan pendekatan waterfall (air

terjun), karena apa yang dilakukan pada tahap sebelumnya akan mempengaruhi tahap selanjutnya sama halnya dengan air terjun yang bergerak dari atas ke bawah dan

memberikan impact.

SDLC (System Development Life Cycle) adalah frase yang meliputi

perencanaan, analisis, desain dan tahap pelaksanaan siklus hidup sistem (Sulianta, 2010: 50). Langkah-langkah metodologi SDLC adalah sebagai berikut.

1. Planning (perencanaan). 2. Analysis (analisis). 3. Design (perancangan).

4. Implementation (implementasi).

BAB III

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

3.1 Analisis Permasalahan

Pada langkah identifikasi masalah dilakukan tahapan-tahapan untuk mengetahui permasalahan yang ada dengan wawancara ke Bagian Administrasi Umum di STMIK STIKOM Surabaya dengan pembahasan yang berkaitan dengan permintaan pembelian barang, selain itu wawancara juga dilakukan untuk mengetahui kebutuhan-kebutuhan yang diperlukan untuk melakukan permintaan pembelian barang.

Setelah wawancara, maka dilakukan tahapan observasi untuk mengetahui tentang proses permintaan pembelian barang yang telah berlangsung di STMIK STIKOM Surabaya. Berdasarkan hasil observasi yang telah dilakukan bahwa barang yang diminta terdiri dari dua jenis barang yaitu investasi dan supplies. Oleh karena itu untuk melakukan permintaan menggunakan form yang berbeda berdasarkan jenis barang yang diminta, sehingga untuk barang investasi diharuskan menggunakan form permintaan pembelian barang dan form permintaan supplies untuk barang supplies.

Dalam proses melakukan permintaan, form terlebih dahulu diisikan data berdasarkan barang yang diminta yang kemudian diberikan kepada orang yang bersangkutan seperti kepala bagian dan puket pemohon untuk mendapatkan persetujuan. Setelah mendapatkan persetujuan dari orang yang bersangkutan, form yang telah terisi data barang yang diminta beserta tanda tangan persetujuan diberikan

kepada bagian pembelian AU untuk dilakukan proses pembelian. Dari proses permintaan yang terjadi tersebut, dapat disimpulkan bahwa diperlukan keberadaaan orang yang bersangkutan ditempat untuk memberikan persetujuan.

Berdasarkan hasil observasi dan wawancara, dapat digambarkan dokumen

flow permintaan pembelian barang pada Gambar 3.1 dan pengambilan barang

permintaan pembelian barang pada Gambar 3.2 serta dokumen flow permintaan

supplies pada Gambar 3.3 dan pengambilan barang permintaan supplies pada Gambar 3.4.

DokFlow Permintaan Pembelian Barang

Kabag Pemohon Puket Pemohon Bagian Pembelian (AU) Kabag AU

Pemohon Y N N Permintaan Pembelian Barang terisi Permintaan pembelian barang

yang harus dibeli Buku Proker Permintaan pembelian barang terisi Mengisi data permintaan pembelian barang Start Permintaan Pembelian Barang Kosong Memberikan persetujuan Memberikan persetujuan ACC ACC Buku Proker Permintaan pembelian barang yang disetujui oleh

kabag

Permintaan pembelian barang yang telah disetujui

puket pemohon Y Mengisi data permintaan anggaran Permintaan pembelian barang

yang harus dibeli

End

DokFlow Pengambilan Barang Permintaan Pembelian Barang

Supplier

Data Barang yang dibeli

Kabag AU Bagian Pembelian (AU)

Pemohon Data Barang yang dibeli Data barang yang diambil Mengisi Data Realisasi End Data barang yang diambil Data Realisasi Data barang yang diambil Mengisi data pengambilan barang Data Barang yang dibeli Start Data Realisasi Pengisian Tanda Tangan Bukti Terima

Gambar 3.2 Dokumen Flow Pengambilan Barang Permintaan Pembelian Barang

Penjelasan dari Gambar 3.1 Dokumen Flow Permintaan Pembelian Barang

adalah sebagai berikut.

1. Permintaan pembelian barang dilakukan setiap bagian melalui staff(pemohon)

yang telah diberi wewenang untuk melakukan permintaan dengan mengisikan data permintaan pembelian barang di form permintaan berdasarkan kebutuhan.

2. Setelah form permintaan telah terisi, form diberikan kepada kabag pemohon

untuk menerima persetujuan. Saat permintaan telah disetujui oleh kabag pemohon, diharuskan juga permintaan menerima persetujuan puket pemohon sedangkan jika kabag pemohon tidak menyetujui permintaan maka pemohon diharuskan merevisi kembali data permintaan dengan form yang baru. Sebagai

salah satu acuan persetujuan kabag pemohon adalah data investasi yang ada di buku proker. Di saat permintaan sesuai dengan proker tetapi bulan permintaan berbeda dengan data investasi di buku proker, maka kabag pemohon dapat mengajukan perubahan proker kepada puket pemohon.

3. Setelah kabag pemohon memberikan persetujuan, form diberikan kepada puket

pemohon untuk menerima persetujuan. Apabila permintaan telah disetujui puket pemohon, form yang telah terisi permintaan dan hasil persetujuan diberikan ke bagian pembelian AU, sedangkan jika puket pemohon tidak menyetujui diharuskan pemohon untuk merevisi kembali data permintaan dengan form yang baru. Puket pemohon menjadikan data investasi di buku proker berdasarkan bagian pemohon sebagai acuan dalam memberikan persetujuan.

4. Setelah mendapatkan persetujuan dari puket pemohon, form yang terisi data

permintaan dan tanda tangan persetujuan diberikan kepada bagian pembelian AU.

Penjelasan dari Gambar 3.2 Dokumen Flow Pengambilan Barang Permintaan

Pembelian Barang adalah sebagai berikut.

1. Berdasarkan data barang yang dibeli dari supplier, bagian pembelian AU dapat

melakukan pengisian data realisasi pembelian barang permintaan yang kemudian data realisasi tersebut diberikan kepada Kabag AU.

2. Bagian pembelian AU diharuskan mengisi data pengambilan barang untuk

pemohon sebagai tanda bukti terima saat barang diambil yang kemudian pemohon memberikan tanda tangan sebagai bukti penerimaan barang.

Dokflow Permintaan Supplies

Kabag Pemohon Puket Pemohon Bagian Pembelian (AU)

Pemohon

Y

Y

Permintaan Supplies yang disetujui oleh

kabag Start

Buku Proker

Permintaan Supplies yang disetujui kabag atau puket pemohon Buku Proker

Memberikan persetujuan

Permintaan == data diproker ?

Memberikan persetujuan Mengisi data

Permintaan Supplies barang

ACC Permintaan

Supplies Kosong

Permintaan Supplies terisi

Permintaan Supplies terisi

ACC

N Y

N N

End

Dokflow Pengambilan Barang Permintaan Supplies

Bagian Pembelian (AU)

Daftar Barang yang diambil Puket Pemohon Kabag Pemohon Pemohon Start Permintaan Supplies yang disetujui kabag atau puket pemohon

Y Y N Permintaan supplies (AU) Data cocok? Melakukan pengecekan data supplies Data barang yang diambil Melakukan pengecekan stock digudang Barang ada? Data barang yang diambil End Permintaan supplies yang baru

(pemohon)

N

Pengisian tanda tangan

bukti terima

Penjelasan dari Gambar 3.3 Dokumen Flow Permintaan Supplies adalah sebagai berikut.

1. Permintaan supplies dilakukan setiap bagian melalui staff (pemohon) yang telah

diberi wewenang untuk melakukan permintaan dengan mengisikan data permintaan supplies di form permintaan berdasarkan kebutuhan.

2. Setelah form permintaan supplies terisi, form diberikan kepada kabag pemohon

untuk menerima persetujuan. Saat permintaan sesuai dengan data supplies di buku proker dan telah disetujui kabag pemohon, form diberikan ke bagian pembelian AU, tetapi untuk permintaan yang tidak sesuai dengan data supplies di buku proker maka diharuskan menerima persetujuan puket pemohon. Jika permintaan tidak disetujui kabag pemohon, maka pemohon diharuskan merevisi kembali data permintaan dengan form yang baru. Sebagai salah satu acuan persetujuan kabag pemohon adalah data supplies yang ada di buku proker. Di saat permintaan sesuai dengan proker tetapi bulan permintaan berbeda dengan data investasi di buku proker, maka kabag pemohon dapat mengajukan perubahan proker kepada puket pemohon.

3. Dikarenakan data permintaan tidak sesuai dengan proker, permintaan diharuskan

menerima persetujuan puket pemohon. Saat permintaan disetujui puket pemohon, form yang terisi permintaan pemohon dan hasil persetujuan dapat diberikan ke bagian pembelian AU, sedangkan jika sebaliknya pemohon diharuskan untuk merevisi kembali data permintaan dengan form yang baru. Puket pemohon

menjadikan data supplies di buku proker berdasarkan bagian pemohon sebagai acuan dalam memberikan persetujuan.

4. Setelah kabag atau puket pemohon memberikan persetujuan, form diberikan ke

bagian pembelian AU.

Penjelasan dari Gambar 3.4 Dokumen Flow Pengambilan Barang Permintaan

Supplies adalah sebagai berikut.

1. Saat permintaan telah menerima persetujuan kabag atau puket pemohon dan

diberikan ke bagian AU, maka dilakukan pengecekan terlebih dahulu data permintaan dengan data supplies di buku proker dan di gudang oleh bagian pembelian AU, saat barang tersedia di gudang maka barang dapat diambil oleh pemohon, tetapi jika sebaliknya bagian pembelian AU diharuskan melakukan permintaan supplies terlebih dahulu untuk membeli barang tersebut.

2. Bagian pembelian AU diharuskan mengisi data pengambilan barang untuk

pemohon sebagai tanda bukti terima saat barang diambil yang kemudian pemohon memberikan tanda tangan sebagai bukti penerimaan barang.

Berdasarkan semua dokumen flow yang telah digambarkan, permasalahan

yang terjadi adalah pada saat proses persetujuan permintaan barang, dimana proses tersebut diperlukan keberadaan orang yang bersangkutan untuk memberikan persetujuan, sedangkan orang yang bersangkutan tidak selalu berada di tempat.

Dari permasalahan yang terjadi, maka dibuatkan sistem informasi permintaan pembelian barang di STMIK STIKOM Surabaya yang dapat diakses melalui internet, sehingga orang yang bersangkutan dapat memberikan persetujuan permintaan dari

tempat manapun dan untuk menjamin keaslian persetujuan digunakan tanda tangan digital.

3.2 Analisis Kebutuhan

Setelah tahap analisis permasalahan, tahap berikutnya adalah perancangan sistem. Untuk merancang bangun sistem informasi, terlebih dahulu mengidentifikasi kebutuhan pengguna dari sistem yang akan dibangun. Sistem Informasi Permintaan Pembelian Barang melibatkan beberapa pengguna seperti Bagian Pembelian AU, Pemohon, Kabag Pemohon, dan Puket Pemohon. Daftar kebutuhan pengguna yaitu adalah sebagai berikut.

A. Analisis Kebutuhan Pemohon

Berdasarkan analisis dari permasalahan yang terjadi, kebutuhan pemohon dapat dilihat pada Tabel 3.1.

Tabel 3.1 Kebutuhan Pemohon

KEBUTUHAN FUNGSINYA

1.Mampu mengisi data proker

investasi dan supplies

Digunakan untuk mengisi data investasi dan supplies

2.Mampu melakukan permintaan

barang

Digunakan untuk melakukan permintaan pembelian barang dan permintaan supplies berdasarkan kebutuhan sesuai proker ataupun diluar proker

3.Menerima persetujuan permintaan Digunakan untuk menerima persetujuan

permintaan dari orang yang bersangkutan

4.Mengetahui info status

persetujuan permintaan

Digunakan untuk mengetahui info status persetujuan permintaan yang telah dibuat olehnya

5.Mengetahui info status

ketersediaan barang permintaan di bagian AU yang sudah bisa diambil

Digunakan untuk mengetahui info status barang yang diminta telah siap diambil di bagian AU

Tabel 3.1 ( Lanjutan )

KEBUTUHAN FUNGSINYA

6. Mengetahui info barang yang

telah dan belum direalisasi

Digunakan untuk mengetahui barang yang telah dan belum direalisasi

7. Mengetahui laporan permintaan

pembelian barang dan permintaan supplies perperiode

Digunakan untuk mengetahui laporan permintaan pembelian barang dan permintaan supplies perperiode

B. Analisis Kebutuhan Kepala Bagian Pemohon

Berdasarkan analisis dari permasalahan yang terjadi, kebutuhan kepala bagian pemohon dapat dilihat pada Tabel 3.2.

Tabel 3.2 Kebutuhan Kepala Bagian Pemohon

KEBUTUHAN FUNGSINYA

1. Mendapatkan info data

permintaan pembelian barang dan permintaan supplies

Digunakan untuk mengetahui adanya data permintaan pembelian barang dan permintaan supplies berdasarkan bagian yang dipimpin

2. Memberikan persetujuan

permintaan

Digunakan untuk memberikan persetujuan permintaan pembelian barang dan permintaan supplies berdasarkan bagian yang dipimpin

3. Mengetahui rekapitulasi data

proker investasi dan supplies

Digunakan untuk mengetahui rekapitulasi data proker sebagai salah satu acuan dalam memberikan persetujuan permintaan

4. Meminta perubahan hak isi

proker

Digunakan untuk meminta perubahan status hak isi proker kepada puket pemohon apabila dibutuhkan

5. Mengetahui info barang yang

telah dan belum direalisasi

Digunakan untuk mengetahui barang yang telah dan belum direalisasi

6. Mengetahui info status

persetujuan permintaan

Digunakan untuk mengetahui info status persetujuan permintaan berdasarkan bagian yang dipimpin

7. Mengetahui laporan permintaan

pembelian barang dan laporan permintaan supplies per- periode

Digunakan untuk mengetahui laporan permintaan pembelian barang dan permintaan supplies per-periode

C. Analisis Kebutuhan Puket Pemohon

Berdasarkan analisis dari permasalahan yang terjadi, kebutuhan puket pemohon dapat dilihat pada Tabel 3.3.

Tabel 3.3 Kebutuhan Puket Pemohon

KEBUTUHAN FUNGSINYA

1.Mengetahui data Permintaan

Pembelian Barang dan Permintaan supplies

Digunakan untuk mengetahui data permintaan pembelian barang atau permintaan supplies yang telah dibuat berdasarkan bagian yang dipimpin

2.Memberikan Persetujuan

Permintaan

Digunakan untuk memberikan persetujuan dari permintaan barang yang telah dibuat berdasarkan bagian yang dipimpin

3.Mengetahui semua

rekapitulasi data proker investasi dan supplies

Digunakan untuk mengetahui semua rekapitulasi data proker sebagai acuan dalam memberikan persetujuan

4.Mengetahui adanya

permintaan perubahan hak isi proker

Digunakan untuk mengetahui adanya permintaan perubahan hak isi proker dari kabag pemohon

5.Memberikan persetujuan

permintaan perubahan hak isi proker

Digunakan untuk memberikan persetujuan permintaan perubahan hak isi proker dari kabag pemohon

6.Mengetahui info barang yang

telah dan belum direalisasi

Digunakan untuk mengetahui barang yang telah dan belum direalisasi berdasarkan bagian yang dipimpin

7.Mengetahui info status

persetujuan permintaan

Digunakan untuk mengetahui info status persetujuan permintaan yang telah dibuat

8.Mengetahui laporan

permintaan pembelian barang dan permintaan supplies per- periode

Digunakan untuk mengetahui laporan permintaan pembelian barang dan permintaan supplies per-periode berdasarkan bagian yang dipimpin

D. Analisis Kebutuhan Bagian Pembelian AU

Berdasarkan analisis dari permasalahan yang terjadi, kebutuhan bagian pembelian AU dapat dilihat pada Tabel 3.4.

Tabel 3.4 Kebutuhan Bagian Pembelian AU

KEBUTUHAN FUNGSINYA

1.Memberikan hak isi data

rekapitulasi proker

Digunakan untuk memberikan hak kepada semua bagian untuk mengisi data proker investasi dan supplies

2.Mengolah data barang Digunakan untuk mengolah data barang di

database

3.Mencetak data barang

permintaan yang harus dibeli

Digunakan mencetak data barang permintaan yang harus dibeli oleh bagian pembelian AU

4.Mengupdate data stock

supplies di gudang

Digunakan untuk mengupdate data stock supplies di gudang berdasarkan barang yang dibeli dari supplier

5.Memberikan info

ketersediaan barang permintaan di bagian AU

Digunakan untuk memberikan info tentang ketersediaan barang permintaan yang sudah bisa diambil kepada pemohon

6.Mengisi data realisasi barang

pembelian

Digunakan untuk mengisi data realisasi dari pembelian barang yang telah dilakukan.

7.Mencetak Tanda Terima Digunakan untuk mencetak tanda terima dari

barang yang diambil.

8.Mencetak data stock supplies

digudang

Digunakan untuk bagian pembelian AU mengetahui stock barang digudang dan mencetaknya

9.Mencetak laporan

permintaan pembelian barang per periode

Digunakan untuk mencetak laporan permintaan pembelian barang perperiode.

10.Mencetak laporan

permintaan supplies perperiode

Digunakan untuk mencetak laporan permintaan supplies perperiode.

11.Mengetahui permintaan

yang melebihi tanggal butuh

Digunakan untuk mengetahui permintaan yang melebihi tanggal butuh

3.3 Perancangan Sistem

Untuk menjelaskan alur proses desain penelitian dalam pembuatan sistem informasi permintaan pembelian barang di STMIK STIKOM Surabaya berdasarkan

Data Flow Diagram, CDM, PDM, Desain input/output dan Desain uji coba berdasarkan kebutuhan.

3.3.1 System Flow Sistem Informasi Permintaan Pembelian Barang System Flow Permintaan Pembelian Barang

Kabag AU Bagian Pembelian (AU)

Puket Pemohon Kabag Pemohon Pemohon Input data permintaan pembelian barang Permintaan Barang Input data Investasi Menampilkan data permintaan pembelian barang Input data master barang Mengisi data master barang Daftar data Permintaan Pembelian Barang

yang harus dibeli

Daftar data permintaan pembelian barang Mencetak Data Permintaan Pembelian Barang

yang harus dibeli

End Start Mengisi data permintaan pembelian barang Investasi Data Permintaan Pembelian Barang

yang harus dibeli Mengisi data investasi Rekap Proker Menampilkan data permintaan pembelian barang Persetujuan (ACC) permintaan pembelian barang Data Permintaan Pembelian Barang

yang harus dibeli

Persetujuan (ACC) permintaan pembelian barang Pengecekan data tidak melebihi proker Menampilkan data Permintaan pembelian barang

yang harus dibeli

Daftar data permintaan pembelian barang

Sisflow Pengambilan Barang dan Pelaporan Permintaan Pembelian Barang

Bagian Pembelian (AU) Supplier

Pemohon Input data realisasi Data Barang yang dibeli Mengisi data realisasi End

Daftar data Permintaan Pembelian Barang yang

dapat diambil

Data barang yang diambil

Menampilkan data Permintaan pembelian

barang yang dapat diambil Menampilkan data

Permintaan pembelian barang yang dapat

diambil Data barang yang diambil Mencetak Data Permintaan Pembelian Barang Yang diambil Daftar data Permintaan

Pembelian Barang yang dapat diambil Data Barang yang dibeli Start Mengisi info ketersediaan barang Mengisi info ketersediaan barang Permintaan Barang Data barang yang diambil Daftar data Permintaan Pembelian Barang per-periode Menampilkan Informasi Permintaan Pembelian Barang per-periode Mencetak informasi permintaan pembelian barang per-periode Permintaan Pembelian barang per-periode Permintaan Pembelian barang per-periode

Gambar 3.6 System flow Pengambilan Barang Dan Pelaporan

Dalam proses system flow dijelaskan tentang bagaimana aliran sistem yang berjalan di sistem informasi permintaan pembelian barang. Proses system flow permintaan pembelian barang dapat dilihat pada Gambar 3.5 dan penjelasannya adalah sebagai berikut.

1. Pemohon mengisikan data investasi berdasarkan kebutuhan ke dalam database

rekap proker yang akan digunakan sebagai acuan dalam melakukan permintaan.

2. Saat melakukan permintaan pembelian barang, pemohon mengisikan data

permintaan berdasarkan kebutuhan dan menjadikan rekapitulasi data proker investasi sebagai acuan dalam melakukan permintaan.

3. Data permintaan dikirim kepada kabag pemohon untuk menerima persetujuan.

Dalam proses persetujuan, saat kabag pemohon tidak menyetujui permintaan maka pemohon diharuskan merevisi kembali data permintaan dengan permintaan yang baru, jika sebaliknya permintaan disetujui kabag pemohon maka data permintaan dikirim ke puket pemohon. Data rekapitulasi proker investasi yang menjadi acuan dalam kabag pemohon memberikan persetujuan.

4. Dalam proses persetujuan permintaan puket pemohon, saat puket pemohon

menyetujui permintaan, data permintaan dikirim ke bagian pembelian AU sedangkan jika puket pemohon tidak menyetujui permintaan maka pemohon diharuskan merevisi data permintaan dengan permintaan yang baru. Data rekapitulasi proker investasi yang menjadi acuan dalam puket pemohon memberikan persetujuan.

5. Dari permintaan pembelian barang yang dikirim ke bagian pembelian AU, data permintaan dapat dicetak oleh bagian pembelian AU untuk dijadikan acuan dalam melakukan permintaan anggaran pembelian dan diberikan kepada kabag AU.

Proses system flow pengambilan barang dan pelaporan permintaan pembelian

barang dapat dilihat pada Gambar 3.6 dan penjelasannya adalah sebagai berikut.

1. Saat barang telah tersedia di bagian AU, maka bagian pembelian AU diharuskan

mengisi data realisasi berdasarkan barang yang dibeli dari supplier.

2. Berdasarkan data yang dibeli dari supplier atau tersedia di bagian AU, bagian

pembelian AU diharuskan mengisi info ketersediaan barang untuk pemohon, sehingga pemohon mengetahui bahwa barang yang diminta telah ada dan siap untuk diambil di bagian AU.

3. Saat pengambilan barang oleh pemohon, bagian pembelian AU diharuskan

mencetak tanda terima barang yang diambil sebagai tanda bukti penerimaan barang.

4. Dan bagian pembelian AU, dapat mencetak laporan hasil permintaan pembelian

barang per-periode untuk dilaporkan kepada kabag AU.

Proses system flow permintaan supplies dapat dilihat pada Gambar 3.7 dan

penjelasannya adalah sebagai berikut.

1. Pemohon mengisikan data supplies berdasarkan kebutuhan bagian ke dalam

database rekap proker yang digunakan sebagai acuan dalam melakukan permintaan.

2. Dikarenakan data supplies terlebih dahulu harus menerima persetujuan kabag pemohon, data supplies dikirim ke kabag pemohon.

3. Setelah menerima persetujuan dari kabag pemohon, data supplies dikirim ke

bagian pembelian AU untuk dijadikan acuan dalam pembuatan proker bagian AU.

4. Saat melakukan permintaan supplies, pemohon mengisikan data permintaan

berdasarkan kebutuhan dan mengacu kepada rekapitulasi data proker supplies. Kemudian data permintaan dikirim ke kepala bagian pemohon untuk menerima persetujuan.

5. Setelah permintaan terisi maka data permintaan dikirim ke kabag pemohon untuk

menerima persetujuan. Dalam persetujuan permintaan, Saat kabag pemohon tidak menyetujui permintaan, maka pemohon diharuskan mereveisi data permintaan dengan permintaan supplies yang baru. Jika kabag pemohon menyetujui data permintaan, maka terlebih dahulu data permintaan divalidasi dengan data rekapitulasi proker, apabila permintaan diluar proker maka puket pemohon harus memberikan persetujuan, tetapi apabila permintaan sesuai dengan proker maka permintaan terkirim ke bagian pembelian AU. Data rekapitulasi proker supplies yang menjadi acuan kabag pemohon dalam memberikan persetujuan.

6. Untuk permintaan supplies yang terkirim ke puket pemohon, apabila puket

pemohon menyetujui permintaan, maka data permintaan dikirim ke bagian pembelian AU sedangkan jika puket pemohon tidak menyetujui maka pemohon

diharuskan merevisi data permintaan dengan permintaan supplies yang baru. Data rekapitulasi proker supplies yang menjadi acuan puket pemohon memberikan persetujuan.

Proses system flow pengambilan barang dan pelaporan permintaan supplies

dapat dilihat pada Gambar 3.8 dan penjelasannya adalah sebagai berikut.

1. Berdasarkan data permintaan supplies yang terkirim ke bagian pembelian AU,

terlebih dahulu data permintaan divalidasi dengan data proker berdasarkan bagian dan stok barang supplies di gudang, jika barang tersedia di gudang maka pemohon dapat mengambilnya dan menerima tanda terima pengambilan barang dari bagian pembelian AU tetapi jika barang tidak ada, bagian pembelian AU diharuskan melakukan permintaan supplies terlebih dahulu.

2. Berdasarkan proses yang telah terjadi tersebut, bagian pembelian AU dapat

mencetak laporan hasil permintaan supplies per-periode, data stok supplies di gudang dan rekap supplies semua bagian untuk dilaporkan kepada kabag AU.

Sysflow Permintaan Supplies

Bagian Pembelian (AU) Puket Pemohon Kabag Pemohon Pemohon Start Menampilkan data supplies Barang Persetujuan (ACC) permintaan supplies Input data barang Mengisi data supplies Menampilkan data Permintaan supplies yang diminta Daftar data supplies Input data permintaan supplies Persetujuan (ACC) permintaan supplies Mengisi data barang Input data supplies Mengisi data permintaan supplies Menampilkan data permintaan supplies Daftar data permintaan supplies Rekap Proker Supplies Persetujuan (ACC) data supplies Permintaan Daftar data Permintaan supplies yang diminta Daftar data permintaan supplies Pengecekan data tidak melebihi proker Menampilkan data permintaan supplies End

Sysflow Pengambilan Barang dan Pelaporan Permintaan Supplies

Kabag AU Supplier

Bagian Pembelian (AU) Pemohon

Mencetak data stock supplies di

gudang Data Supplies yang dibeli Mencetak Rekap supplies semua bagian Daftar barang yang diambil Melakukan pengecekan stock di

gudang Menampilkan data Permintaan supplies yang diminta Rekap Supplies Semua Bagian Menampilkan daftar rekap supplies semua bagian daftar rekap supplies semua bagian Rekap Supplies semua bagian Mengisi data supplies yang dibeli Data Stock Supplies di gudang Permintaan Supplies per-periode Melakukan pengecekan dengan proker Mencetak data permintaan supplies yang diambil End Data Supplies yang dibeli Data stock supplies di gudang Daftar data Permintaan supplies yang diminta Input data supplies yang dibeli Permintaan Supplies per-periode Daftar barang yang diambil Daftar data Permintaan supplies

yang bisa diambil Menampilkan data Permintaan supplies

yang bisa diambil

Mencetak laporan permintaan supplies perperiode Data Supplies yang dibeli Start Barang Rekap Proker Permintaan

3.3.2 Blok Diagram Sistem Informasi Permintaan Pembelian Barang

Dalam blok diagram ini akan menjelaskan tentang input, proses, dan output

yang terdapat pada sistem. Proses blok diagram sistem informasi permintaan pembelian barang dapat dilihat pada Gambar 3.9 dan penjelasannya adalah sebagai berikut.

A. Input

A.1Rekap Proker Investasi dan Supplies

Rekap proker investasi dan supplies merupakan hasil rekapitulasi data rencana investasi dan supplies setiap bagian dari tabel rekap proker dan detil rekap proker yang dilakukan di setiap akhir tahun sebelumnya untuk dijadikan acuan dalam melakukan permintaan.

A.2Data Barang Investasi dan Supplies Yang Diminta

Data barang investasi dan supplies yang diminta merupakan data yang disimpan ke tabel permintaan dan detil permintaan dari pemohon saat melakukan permintaan berdasarkan kebutuhan dan mengacu kepada data rekapitulasi proker.

A.3Data Permintaan Pembelian Barang dan Permintaan Supplies (Pemohon)

Data Permintaan Pembelian Barang dan Permintaan Supplies (Pemohon) merupakan data permintaan yang telah diisikan pemohon pada tabel permintaan dan detil permintaan untuk menerima persetujuan kabag pemohon.

A.4Data Permintaan Pembelian Barang dan Permintaan Supplies (Kabag Pemohon)

Data Permintaan Pembelian Barang dan Permintaan Supplies (Kabag Pemohon) merupakan data permintaan pemohon yang telah menerima persetujuan kabag pemohon dan diberikan ke puket pemohon untuk menerima persetujuan.

A.5Data Permintaan Pembelian Barang dan Permintaan Supplies (Puket Pemohon)

Data Permintaan Pembelian Barang dan Permintaan Supplies (Puket Pemohon) merupakan data permintaan pemohon yang telah menerima persetujuan puket pemohon setelah kabag pemohon memberikan persetujuan dengan mengacu kepada data rekapitulasi proker untuk diberikan ke bagian pembelian AU.

A.6Data Barang Yang Dibeli

Data barang yang dibeli merupakan data barang permintaan yang telah dilakukan pembelian berdasarkan data permintaan yang harus dibeli oleh bagian pembelian AU.

A.7Info Data Barang Yang Sudah Bisa Diambil

Info data barang yang sudah bisa diambil merupakan info data barang permintaan yang telah tersedia di AU dan sudah bisa diambil oleh pemohon.

A.8Daftar Barang Yang Diambil

Daftar barang yang diambil merupakan data barang permintaan yang telah terealisasi dan diambil oleh pemohon di bagian AU.

B. Proses

B.1 Permintaan Barang

Proses permintaan barang merupakan proses yang terjadi dalam sistem dari pengisian data rencana proker hingga permintaan barang dapat diproses bagian pembelian AU untuk dilakukan pembelian. Proses permintaan barang yang terjadi adalah sebagai berikut.

1. Entry data rencana investasi

Proses ini merupakan proses pengisian data rencana investasi di setiap akhir tahun sebelumnya untuk dijadikan sebagai acuan dalam melakukan permintaan pembelian barang. Data yang diisikan adalah tipe/jenis barang berdasarkan kategori dan merek barang, jumlah, anggaran, dan bulan permintaan serta keterangan yang tersimpan di tabel rekap proker yaitu pada field id_reprok, id_bagian (bagian yang meminta), id_jenis (J02 untuk investasi), tgl_buat, tahun dan tabel detil rekap proker yaitu pada field id_reprok, id_barang, bulan, jumlah, anggaran, dan keterangan.

2. Entry data rencana supplies

Proses ini merupakan proses pengisian data rencana supplies di setiap akhir tahun sebelumnya untuk dijadikan sebagai acuan dalam melakukan permintaan supplies. Data yang diisikan adalah nama barang, jumlah, dan

bulan permintaan serta keterangan yang tersimpan di tabel rekap proker yaitu pada field id_reprok, id_bagian (bagian yang meminta), id_jenis (J01 untuk supplies), tgl_buat, tahun, kabag_status (menjadi 1) yang akan diperbaharui berdasarkan hasil dari persetujuan data rencana supplies oleh kabag pemohon dan tabel detil rekap proker yaitu pada field id_reprok, id_barang, bulan, jumlah, dan keterangan.

3. Persetujuan data rencana supplies

Proses persetujuan ini dilakukan oleh kabag pemohon berdasarkan hasil validasi bagian pemohon dengan kabag pemohon yang menerima pada tabel rekap proker dan detil rekap proker. Hasil dari persetujuan ini yang disimpan adalah kabag_status pada tabel rekap proker, yang dimana kabag_status akan menjadi 3 jika kabag pemohon mengirim kembali kepada pemohon untuk mengetahui dan mengirim data yang telah disetujui tersebut ke bagian AU serta menjadi 2 apabila telah disetujui dan dikirim ke bagian AU oleh kabag pemohon. Data rencana supplies yang telah menerima persetujuan kabag pemohon dijadikan acuan dalam melakukan permintaan supplies.

4. Entry data permintaan pembelian barang

Proses ini dilakukan oleh pemohon setiap adanya kebutuhan dengan mengisikan barang investasi yang dibutuhkan dan mengacu kepada hasil validasi data rekapitulasi proker investasi berdasarkan bagian pemohon dan tahun proker. Data permintaan yang disimpan pada tabel permintaan yaitu

pada field id_perpem (id permintaan), id_jenis (J02 karena barangnya adalah investasi), nik (orang yang melakukan permintaan), tgl_buat, status (untuk dijadikan acuan permintaan telah dilihat oleh orang yang bersangkutan atau tidak dan pada proses ini akan diisikan 0 yang artinya belum dibuka oleh kabag), id_bagian, tgl_butuh dan tabel detil_permintaan yaitu pada field id_perpem, id_barang, bulan, id_reprok (sebagai acuan barang ada atau tidak pada proker), jumlah, anggaran, keterangan, pemohon_pesan, kabag_status (untuk acuan persetujuan kabag, dan dalam proses ini diisikan 0 karena kabag belum memberikan persetujuan), status_brg (diisikan 0 karena barang belum mendapatkan persetujuan dari orang yang bersangkutan), pemohon signature dan pemohon pubkey(untuk data tanda tangan digital).

5. Entry data permintaan supplies

Proses ini dilakukan oleh pemohon setiap adanya kebutuhan dengan mengisikan barang supplies yang dibutuhkan dan mengacu kepada hasil validasi data rekapitulasi proker supplies berdasarkan bagian pemohon dan tahun proker. Data permintaan yang disimpan pada tabel permintaan yaitu pada field id_perpem (id permintaan), id_jenis (J01 karena barangnya adalah supplies), nik (orang yang melakukan permintaan), tgl_buat, status (untuk dijadikan acuan permintaan telah dilihat oleh orang yang bersangkutan atau tidak dan pada proses ini akan diisikan 0 yang artinya belum dibuka oleh kabag), id_bagian, tgl_butuh dan detil_permintaan yaitu

pada field id_perpem, id_barang, bulan, id_reprok (sebagai acuan barang ada atau tidak pada proker), jumlah, keterangan, pemohon_pesan, kabag_status(untuk acuan persetujuan kabag, dan dalam proses ini diisikan 0 karena kabag belum memberikan persetujuan), status_brg (diisikan 0 karena barang belum mendapatkan persetujuan dari orang yang bersangkutan), pemohon signature dan pemohon pubkey (untuk data tanda tangan digital).

6. Persetujuan permintaan pembelian barang atau permintaan supplies

Proses persetujuan ini merupakan proses yang dilakukan kabag dan puket pemohon untuk memberikan persetujuan berdasarkan hasil validasi data permintaan yang telah dibuat pemohon berdasarkan bagian dan tahun permintaan, validasi barang yang diminta pada tabel permintaan dengan tabel rekap proker untuk mengetahui status barang permintaan pada rekap proker, pengurangan jumlah barang pada rekap proker dengan jumlah barang permintaan yang telah diambil atau direalisasi sehingga dapat diketahui sisa barang yang belum direalisasi berdasarkan tahun proker, dan validasi status persetujuan kabag pemohon (hanya untuk puket pemohon dalam memberikan persetujuan). Selain memberikan persetujuan, kabag dan puket pemohon dapat memberikan pesan berdasarkan barang permintaan. Data yang diperbaharui akan disimpan pada tabel permintaan dan detil permintaan, datanya adalah kabag_status, kabag_pesan, kabag_pubkey, dan kabag_signature dari proses persetujuan kabag

pemohon sedangkan untuk puket pemohon adalah puket_status, puket_pesan, puket_pubkey dan puket_signature. Data yang diperbaharui berdasarkan barang permintaan pemohon berdasarkan bagian pemohon dan tahun permintaan.

B.2 Pengambilan Barang

Proses pengambilan barang adalah proses yang terjadi setelah proses permintaan barang. Proses ini meliputi pengisian anggaran dan pencetakan data permintaan, pengisian data realisasi dan info ketersediaan barang serta pencetakan tanda terima. Untuk lebih jelasnya, proses pengambilan barang dapat dijelaskan sebagai berikut:

1. Pengisian anggaran dan pencetakan data permintaan

Proses ini merupakan pengisian anggaran yang dibutuhkan untuk melakukan pembelian barang permintaan oleh bagian pembelian AU berdasarkan hasil validasi data pada tabel permintaan dan detil permintaan yang mempunyai nilai data puket_status 1 dan status_brg 1 untuk jenis barang investasi. Setelah proses pengisian anggaran, kemudian bagian pembelian AU mencetak data permintaan berdasarkan hasil validasi data permintaan yang mempunyai nilai status_brg 1 pada tabel permintaan dan detil permintaan berdasarkan id permintaan.

2. Pengisian data realisasi dan info ketersediaan barang

Proses ini merupakan pengisian data realisasi (anggaran, tanggal order, tanggal barang datang) hanya untuk permintaan pembelian barang dan

memberikan info ketersediaan barang yang diminta berdasarkan hasil validasi data permintaan yang mempunyai nilai data status_brg 1 dan puket_status 1 untuk permintaan pembelian barang sedangkan permintaan supplies dilakukan pengecekan data permintaan yang mempunyai nilai data status_brg 1, puket_status 1 (jika barang tidak sesuai dengan rekapitulasi proker) atau kabag_status 1 (jika barang sesuai dengan rekapitulasi proker) dari tabel permintaan dan detil permintaan. Hasil dari proses ini, status_brg akan diperbaharui menjadi 2, anggaran, tgl_order dan tgl_datang juga akan diperbaharui berdasarkan data realisasi yang diisikan pada tabel detil permintaan berdasarkan barang yang diminta.

3. Pencetakan tanda terima

Proses ini melakukan pencetakan data barang yang diambil berdasarkan hasil validasi data permintaan yang mempunyai data status_brg 2 pada tabel permintaan dan detil permintaan. Hasil dari proses ini, data status_brg akan diperbaharui menjadi 3 pada tabel detil permintaan berdasarkan barang yang dminta.

B.3 Pelaporan

Proses pelaporan adalah proses untuk memberikan laporan berdasarkan hasil dari permintaan pembelian barang dan permintaan supplies yang telah dilakukan.

Untuk lebih jelasnya, proses pelaporan dapat dijelaskan sebagai berikut.

1. Mencetak laporan permintaan pembelian barang

Proses ini melakukan pencetakan data permintaan yang mempunyai data status_brg (3) dan id_jenis (J02) pada tabel permintaan dan detil permintaan.

2. Menampilkan permintaan yang melebihi tanggal butuh

Proses ini menampilkan data hasil validasi permintaan yang tanggal terima barangnya melebihi dari tanggal butuh dan data status_brg (3) pada tabel permintaan dan detil permintaan.

3. Menampilkan daftar barang yang belum terealisasi

Proses ini menampilkan data hasil validasi barang mempunyai jumlah pada tabel rekap proker melebihi atau berbeda dengan jumlah barang pada tabel permintaan yang mempunyai data status_brg (3).

4. Mencetak rekap supplies semua bagian

Proses ini melakukan pencetakan data proker semua bagian yang mempunyai data kabag_status bernilai 2, id_jenis (J01) dan berdasarkan tahun yang dipilih pada tabel rekap proker dan detil rekap proker.

5. Mencetak stock supplies di gudang

Proses ini melakukan pencetakan data supplies pada tabel barang yang jumlahnya tidak kosong.

6. Mencetak laporan permintaan supplies

Proses ini melakukan pencetakan data permintaan yang mempunyai data status_brg (3) dan id_jenis (J01) pada tabel permintaan dan detil permintaan.

C. Output

C.1Data Permintaan Pembelian Barang dan Permintaan Supplies (Pemohon)

Data ini hasil output dari inputan data barang investasi dan supplies yang diminta dan rekapitulasi proker yang menjadi acuan dalam proses permintaan barang untuk kabag pemohon mengetahui adanya permintaan untuk menerima persetujuan. Data yang ditampilkan adalah nama barang, jumlah, satuan, bulan, tanggal butuh, sisa jumlah barang, keterangan, pesan pemohon, dan status barang permintaan di rekapitulasi proker. Data yang ditampilkan berdasarkan dari tabel permintaan, detil permintaan, rekap proker, detil rekap proker dan barang yang mempunyai data kabag_status bernilai 0.

C.2Data Permintaan Pembelian Barang (Kabag Pemohon)

Data ini digunakan untuk puket pemohon mengetahui adanya permintaan pembelian barang berdasarkan bagian yang dipimpin dan telah menerima persetujuan kabag pemohon. Data yang ditampilkan adalah nama barang, jumlah, satuan, bulan, tanggal butuh, sisa jumlah barang, keterangan, status persetujuan kabag, pesan kabag, dan status barang di rekapitulasi proker.

Data yang ditampilkan dari tabel permintaan, detil permintaan, rekap proker, detil rekap proker dan barang yang mmpunyai data puket_status bernilai 0.

C.3Data Permintaan Supplies (Kabag Pemohon)

Data ini digunakan puket pemohon mengetahui adanya permintaan supplies berdasarkan bagian yang dipimpin dan telah menerima persetujuan kabag pemohon yang tidak sesuai dengan rekapitulasi proker. Data yang ditampilkan pada puket pemohon nama barang, jumlah, satuan, bulan, tanggal butuh, sisa jumlah barang, keterangan, status persetujuan kabag, pesan kabag, dan status barang di proker berdasarkan data puket_status 0. jika permintaan supplies sesuai dengan rekapitulasi proker, data terkirim ke bagian pembelian AU. Data yang ditampilkan adalah nama barang, keterangan, jumlah, bulan, tanggal butuh, pesan kabag, pesan puket, status barang di proker dan status barang di gudang yang kabag_status dan status_brg bernilai 1. Data yang ditampilkan dari tabel permintaan, detil permintaan, rekap proker, detil rekap proker dan barang.

C.4Data Permintaan Pembelian Barang dan Permintaan Supplies (Puket Pemohon)

Data ini digunakan untuk bagian pembelian AU mengetahui adanya permintaan untuk dilakukan proses pembelian barang (jika permintaan pembelian barang) dan jika permintaan supplies maka dijadikan acuan dalam pengambilan barang oleh pemohon. Data yang ditampilkan adalah nama barang, keterangan, jumlah, anggaran (untuk permintaan pembelian barang),

bulan, tanggal butuh, tanggal order dan tanggal datang (untuk permintaan pembelian barang), pesan kabag, pesan puket, status barang di proker dan status stock supplies di gudang (untuk permintaan supplies). Data yang ditampilkan dari tabel permintaan, detil permintaan, rekap proker, detil rekap proker dan barang yang puket_status dan status_brg bernilai 1.

C.5Data Permintaan Pembelian Barang Yang Harus Dibeli

Data ini digunakan oleh bagian pembelian AU untuk mencetak data permintaan yang harus dibeli dan diserahkan kepada kabag AU untuk permintaan anggaran pembelian. Data yang ditampilkan adalah id permintaan, nama barang, jumlah, satuan, anggaran, keterangan, tanggal butuh, nama bagian, total anggaran, dan tanggal pencetakan. Data yang ditampilkan dari tabel permintaan, detil permintaan, bagian dan barang yang mempunyai data status_brg bernilai 1.

C.6Info Data Barang Yang Sudah Bisa Diambil

Data ini digunakan pemohon mengetahui info ketersediaan barang di bagian AU yang sudah bisa diambil. Data yang ditampilkan adalah nama barang, jumlah, anggaran(untuk permintaan pembelian barang), bulan, dan info ketersediaan barang di bagian AU yang mempunyai data status_brg bernilai 2.

C.7Daftar Barang Yang Diambil

Data ini digunakan sebagai tanda bukti pengambilan barang yang dicetak untuk pemohon dan bagian pembelian AU. Data yang ditampilkan adalah id

permintaan, nama barang, jumlah, satuan, keterangan, nama bagian, tanggal pencetakan yang mempunyai data status_brg bernilai 3.

C.8Daftar Barang Yang Belum Terealisasi

Data ini digunakan pemohon, kabag pemohon dan puket pemohon mengetahui daftar barang yang belum terealisasi. Data yang ditampilkan adalah nama barang, jumlah, bulan, anggaran (jika barang investasi), total jumlah, total anggaran, jumlah barang yang telah direalisasi, dan jumlah barang yang belum terealisasi.

C.9Daftar Permintaan Yang Melebihi Tanggal Butuh

Data ini digunakan bagian pembelian AU dan Kabag AU mengetahui kinerja bagian pembelian AU dalam melakukan proses pembelian. Data yang ditampilkan adalah tanggal minta, tanggal butuh, tanggal ambil, tanggal order, tanggal barang datang, id permintaan, nama bagian, nama barang, jumlah, satuan, anggaran (jika permintaan pembelian barang), dan keterangan yang tanggal_ambil melebihi dari tanggal_butuh dan status_brg bernilai 3 dari tabel permintaan dan detil permintaan.

C.10 Laporan Permintaan Pembelian Barang dan Permintaan Supplies

Data ini digunakan bagian AU khususnya bagian pembelian AU dan Kabag AU mengetahui permintaaan pembelian barang dan permintaan supplies yang telah direalisasi berdasarkan periode tertentu. Data yang ditampilkan adalah tanggal minta, tanggal butuh, tanggal ambil, tanggal order, tanggal barang datang, id permintaan, nama bagian, nama barang, jumlah, satuan,

anggaran (jika permintaan pembelian barang), dan keterangan yang status_brg bernilai 3 dari tabel permintaan dan detil permintaan.

C.11 Rekap Supplies Semua Bagian

Data ini digunakan bagian AU mengetahui rekap supplies semua bagian yang nantinya dijadikan acuan dalam pembuatan proker. Data yang ditampilkan adalah nama barang, satuan, bulan, total jumlah, harga, total harga dan total harga keseluruhan berdasarkan dari tabel rekap proker, detil rekap proker, dan barang yang kabag_status bernilai 2.

C.12 Laporan Stock Supplies di Gudang

Data ini digunakan untuk bagian AU mengetahui data stock supplies di gudang. Data yang ditampilkan adalah nama barang, satuan, jumlah, keterangan dan periode pencetakan (bulan dan tahun) yang jumlah barang tidak kosong pada tabel barang.

3.3.3 Data Flow Diagram

Pada tahapan ini terdapat Context diagram, DFD level 0, dan DFD level 1

untuk Sistem Informasi Permintaan Pembelian Barang di STMIK Stikom Surabaya.

A. Context Diagram

Pada Context Diagram ini terdapat lima entitas yaitu pemohon, kabag

pemohon, puket pemohon, supplier dan kabag AU. Pemohon melakukan input data seperti data rencana investasi, data rencana supplies, data barang investasi yang diminta, dan data barang supplies yang diminta serta menerima daftar barang yang diambil, daftar barang yang belum terealisasi dan info data barang yang sudah bisa

diambil. Kabag pemohon menerima rekap data rencana supplies, data permintaan supplies (pemohon) dan data permintaan pembelian barang (pemohon), daftar barang yang belum terealisasi dan memberikan persetujuan rekap data rencana supplies, persetujuan data permintaan pembelian barang (kabag pemohon), dan persetujuan data permintaan supplies (kabag pemohon).

Puket pemohon menerima data permintaan pembelian barang (kabag pemohon), data permintaan supplies (kabag pemohon), daftar barang yang belum terealisasi dan memberikan persetujuan permintaan supplies (puket pemohon) dan persetujuan permintaan pembelian barang (puket pemohon). Supplier memberikan data barang yang dibeli, Serta kabag AU menerima data permintaan pembelian

barang yang harus dibeli, rekap supplies semua bagian, data stock supplies di gudang,

laporan permintaan supplies, laporan permintaan pembelian barang dan daftar

permintaan yang melebihi tanggal butuh. Gambar context diagram sistem informasi

Info data barang yang sudah bisa diambil

Daftar Barang Yang Belum Terealisasi Daftar Barang Yang Belum Terealisasi

Daftar Barang Yang Belum Terealisasi

Daftar Permintaan yang melebihi tanggal butuh

Data Stock Supplies di Gudang Data Permintaan Supplies (Pemohon)

Laporan Permintaan Supplies Rekap Supplies Semua Bagian

Persetujuan Rekap Data Rencana Supplies Persetujuan Permintaan Supplies (Kabag Pemohon) Rekap Data Rencana Supplies

Data Rencana Supplies

Persetujuan Permintaan Supplies(Puket Pemohon) Data Permintaan Supplies (Kabag Pemohon)

Data Barang Supplies Yang diminta

Data Barang yang dibeli

Data Permintaan Pembelian Barang yang harus dibeli

Laporan Permintaan Pembelian Barang Persetujuan Permintaan Pembelian Barang (Puket Pemohon) Data Permintaan Pembelian Barang (Kabag Pemohon)

Persetujuan Permintaan Pembelian Barang (Kabag Pemohon) Data Permintaan Pembelian Barang (Pemohon)

Daftar Barang yang Diambil

Data Rencana Investasi Data Barang Investasi yang diminta

0

SISTEM INFORMASI PERMINTAAN PEMBELIAN BARANG + PEMOHON KABAG PEMOHON PUKET PEMOHON KABAG AU SUPPLIER

Gambar 3.10 Context Diagram Sistem Informasi Permintaan Pembelian Barang

B. DFD level 0

Pada DFD level 0 ini terdapat tiga proses yaitu permintaan barang,

pengambilan barang dan pelaporan. DFD level 0 Sistem Informasi Permintaan Pembelian Barang dapat dilihat pada Gambar 3.11.

51 Gambar 3.11 DFD Level 0 Sistem Informasi Permintaan Pembelian Barang

C. DFD level 1 Subsistem Permintaan Barang

5 Detil Permintaan

[Persetujuan Permintaan Supplies(Kabag Pemohon)] 5 Detil Permintaan PUKET

PEMOHON

[Persetujuan Permintaan Supplies(Puket Pemohon)] 5 Detil Permintaan 5 Detil Permintaan [Persetujuan Permintaan Pembelian Barang(Puket Pemohon)]

5 Detil Permintaan [Persetujuan Permintaan Pembelian Barang (Kabag Pemohon)]

KABAG PEMOHON

Rekap Data Supplies Rekap Data Investasi

[Persetujuan Rekap Data Supplies]

[Persetujuan Rekap Data Rencana Supplies] [Rekap Data Rencana Supplies] [Data Rencana Investasi]

[Data Rencana Supplies] Data Master Barang Supplies

Data Master Barang Investasi

[Data Permintaan Supplies (Pemohon)]

[Rekap Data Supplies] [Data Master Barang Supplies]

[Persetujuan Permintaan Supplies (Kabag Pemohon)]

[Detil Rekap Data Supplies]

[Data Permintaan Supplies]

[Data Permintaan Supplies (Kabag Pemohon)]

[Detil Data Permintaan Supplies] [Data Barang Supplies Yang diminta]

[Persetujuan Permintaan Supplies(Puket Pemohon)]

Persetujuan Permintaan (Puket Pemohon)

Rekap Data Investasi Detil Data Rekap Proker

Detil Data Permintaan Pembelian Barang Data Permintaan Pembelian Barang

[Persetujuan Permintaan Pembelian Barang (Puket Pemohon)] [Data Permintaan Pembelian Barang (Pemohon)]

[Data Permintaan Pembelian Barang (Kabag Pemohon)] [Persetujuan Permintaan Pembelian Barang (Kabag Pemohon)]

[Detil Data Permintaan Pembelian Barang] [Data Permintaan Pembelian Barang] [Data Barang Investasi yang diminta]

[Detil Rekap Data Investasi] [Rekap Data Investasi] [Data Master Barang Investasi] KABAG PEMOHON KABAG PEMOHON 4 Permintaan PUKET PEMOHON

5 Detil Permintaan

1 BARANG

2 Rekap Proker

3 Detil Rekap Proker KABAG PEMOHON PUKET PEMOHON KABAG PEMOHON PUKET PEMOHON 4 Permintaan

5 Detil Permintaan PEMOHON

1.4

Entry Data Permintaan Pembelian Barang

1.5

Persetujuan Permintaan Pembelian Barang PEMOHON

2 Rekap Proker

3 Detil Rekap Proker

1 BARANG

1.6

Entry Data Permintaan Supplies

1.7

Persetujuan Permintaan Supplies PEMOHON

PEMOHON

KABAG PEMOHON

2 Rekap Proker 1.1

Entry Data Rencana Investasi

1.2

Entry Data Rencana Supplies

1.3

Persetujuan Rekap Data Rencana Supplies

Pada DFD level 1 subsistem permintaan barang terdapat tujuh subsistem yaitu

entry data rencana investasi, entry data rencana supplies, persetujuan rekap data

rencana supplies, entry data permintaan pembelian barang, persetujuan permintaan

pembelian barang, entry data permintaan supplies dan persetujuan permintaan

supplies. DFD level 1 Subsistem Permintaan Barang dapat dilihat pada Gambar 3.12.

D. DFD level 1 Subsistem Pengambilan Barang

Data Permintaan Supplies(Kabag atau Puket Pemohon)

Detil Data Permintaan Supplies (Kabag atau Puket Pemohon) Detil Data Permintaan Pembelian Barang(Puket Pemohon)

Data Permintaan Pembelian Barang (Puket Pemohon)

Detil Data Permintaan Pembelian Barang(Puket Pemohon) Data Permintaan Pembelian Barang(Puket Pemohon)

[Daftar Barang yang Diambil] [Info data barang yang sudah bisa diambil]

[Daftar Permintaan yang harus dibeli]

[Data Barang yang dibeli] [Detil Data Permintaan Supplies(Kabag atau Puket Pemohon)]

[Data Permintaan Supplies (Kabag atau Puket Pemohon)] [Data Permintaan Pembelian Barang(Puket Pemohon)]

[Detil Data Permintaan Pembelian Barang(Puket Pemohon)]

SUPPLIER

5 Detil Permintaan

4 Permintaan

5 Detil Permintaan

4 Permintaan

PEMOHONPEMOHON

KABAG AU 2.1

Pengisian Anggaran dan Pencetakan Data

Permintaan

2.2

Pengisian data realisasi dan info ketersediaan

barang

2.3

Pencetakan Tanda Terima

Gambar 3.13 DFD Level 1 Subsistem Pengambilan Barang

Pada DFD level 1 subsistem pengambilan barang terdapat tiga subsistem yaitu pengisian anggaran dan pencetakan data permintaan, pengisian data realisasi dan info ketersediaan barang, dan pencetakan tanda terima. DFD level 1 Subsistem Pengambilan Barang dapat dilihat pada Gambar 3.13.

E. DFD level 1 Subsistem Pelaporan

Data Permintaan Supplies Data Permintaan Pembelian Barang

Detil Data Permintaan Supplies Detil Data Permintaan Pembelian Barang Data Permintaan Supplies

Detil Data Permintaan Supplies Data Permintaan Pembelian Barang

Detil Data Permintaan Pembelian Barang [Detil Data Permintaan Pembelian Barang]

[Data Permintaan Pembelian Barang]

[Daftar Barang Yang Belum Terealisasi] [Daftar Barang Yang Belum Terealisasi]

[Daftar Permintaan yang melebihi tanggal butuh] KABAG AU

[Daftar Barang Yang Belum Terealisasi] [Data Supplies]

[Detil Data Supplies]

[Data Stock Supplies di Gudang] [Data Stock Supplies di Gudang]

[Laporan Permintaan Supplies] [Rekap Supplies Semua Bagian]

[Data Permintaan Supplies]

[Detil Data Permintaan Supplies]

[Laporan Permintaan Pembelian Barang]

KABAG AU KABAG AU KABAG AU

KABAG AUKABAG AU

4 Permintaan

5 Detil Permintaan

3.2

Mencetak Laporan Permintaan Pembelian

Barang

4 Permintaan

5 Detil Permintaan

1 BARANG

3.3

Mencetak Laporan Permintaan Supplies

3.1

Mencetak Rekap Data Supplies Semua

Bagian

3.4

Mencetak Data Stock Supplies di Gudang

3 Detil Rekap

Proker

2 Rekap Proker

PEMOHON PUKET PEMOHON KABAG PEMOHON 3.5 Menampilkan Barang Yang Melebihi Tanggal Butuh 3.6 Menampilkan Daftar Permintaan Yang Belum Terealisasi 4 Permintaan

5 Detil Permintaan

Gambar 3.14 DFD level 1 Subsistem Pelaporan

Pada DFD level 1 subsistem pelaporan terdapat enam subsistem yaitu mencetak rekap data supplies semua bagian, mencetak laporan permintaan supplies, mencetak laporan permintaan pembelian barang, mencetak stock supplies di gudang,

menampilkan permintaan yang melebihi tanggal butuh dan menampilkan barang yang belum terealisasi. DFD Level 1 Subsistem Pelaporan dapat dilihat pada Gambar 3.14.

3.3.4 Entity Relationship Diagram

ERD (Entity Relationship Diagram) berfungsi untuk menunjukkan struktur

keseluruhan dari data pengguna. Dalam Sistem Informasi Permintaan Pembelian

Barang di STMIK Stikom Surabaya ini terdapat beberapa entity (entitas) yang saling

terkait untuk menyediakan data-data yang dibutuhkan oleh sistem, yaitu adalah sebagai berikut.

1. Entitas Bagian1.

2. Entitas Kar_mf.

3. Entitas Barang.

4. Entitas Kategori.

5. Entitas Merek.

6. Entitas Komponen.

7. Entitas Detil_barang.

8. Entitas Jenis_Anggaran.

9. Entitas Rekap_proker.

10. Entitas Detil_rekap_proker.

11. Entitas Permintaan.

12. Entitas Detil_permintaan.

Pada gambar berikut akan dijelaskan relasi-relasi atau hubungan antar tabel dalam Sistem Informasi Permintaan Pembelian Barang di STMIK STIKOM Surabaya

ini dalam bentuk Conceptual Data Model (CDM) dan Physical Data Model (PDM).

1. Conceptual Data Model

Conceptual Data Model (CDM) menggambarkan keseluruhan konsep struktur basis data yang dirancang. Pada CDM belum tergambar jelas bentuk tabel-tabel penyusun basis data beserta field-field yang terdapat pada setiap tabel. Tabel-tabel

penyusun tersebut sudah mengalami relationship atau hubungan tetapi tidak terlihat

pada kolom yang mana hubungan antar tabel tersebut. Pada CDM Sistem Informasi

Permintaan Pembelian Barang telah didefinisikan kolom mana yang menjadi primary

key dan foreign key pada Gambar 3.15.

I D_RP_RAP I D_MR_BR I D_MR_KT id_kat e_jns I D_KAR_BG I D_JNS_P I D_BAR_RP I D_BAR_P I D_JNS_RP

I D_BG _RP I D_KAR_P

I D_JNS_BAR I D_KO M_BAR

I D_KATE_BARANG BARANG ID_BARANG NAMA_BARANG SATUAN HARGA JUMLAH KETERANGAN KATEGORI ID_KATE NAMA_KATE MEREK ID_MEREK NAMA_MEREK KOMPONEN ID_KOM NAMA_MEREK BAGIAN1 KODE NICK NAMA_MEREK MANAGER_ID PUKET PERMINTAAN ID_PERPEM TGL_BUAT STATUS TGL_BUTUH REKAP PROKER ID_REPROK TGL_BUAT TAHUN KABAG_STATUS STATUS_ISI TGL_DEADISI KAR_MF NIK NAMA_MEREK PIN JENIS_ANGGARAN ID_JENIS NAMA_ANGGARAN REQ_UBAH_PROKER ID_UBAHPROKER TGL_REQ TGL_ACC PESAN PUKET_STATUS JENIS_UBAH

57 ic al D at a M ode l

I D_REPRO K = I D_REPRO K

I D_REPRO K = I D_REPRO K I D_MEREK = ID_MEREK

I D_KATE = I D_KATE

I D_JENIS = I D_JENI S

KO DE = BAG IAN

I D_JENIS = I D_JENI S

I D_REPRO K = I D_REPRO K I D_BARANG = I D_BARANG

I D_PERPEM = I D_PERPEM

I D_BARANG = I D_BARANG

I D_JENIS = I D_JENI S

KO DE = I D_BAG IAN NI K = NI K

I D_JENIS = I D_JENI S

I D_KO M = I D_KOM

I D_BARANG = I D_BARANG I D_KATE = I D_KATE

BARANG ID_BARANG VARCHAR2(6) ID_JENIS VARCHAR2(6) ID_KATE VARCHAR2(6) ID_MEREK VARCHAR2(6) NAMA_BARANG VARCHAR2(20) SATUAN VARCHAR2(20) HARGA NUMBER

JUM LAH NUMBER

KETERANGAN VARCHAR2(300) TGL_ISI DATE TGL_GANTI DATE TGL_STOCK DATE NIK_ISI VARCHAR2(6) NIK_GNT VARCHAR2(6) KATEGORI ID_KATE VARCHAR2(6) NAMA_KATE VARCHAR2(20) NIK VARCHAR2(6) TGL_ISI DATE ID_JENIS VARCHAR2(6) MEREK ID_MEREK VARCHAR2(6) NAMA_MEREK VARCHAR2(35) ID_KATE VARCHAR2(6) NIK VARCHAR2(6) TGL_ISI DATE KOMPONEN ID_KOM VARCHAR2(6) NAMA_MEREK VARCHAR2(35) NIK VARCHAR2(6) TGL_ISI DATE BAGIAN1 KODE NUMBER(2) NICK VARCHAR2(8) NAMA_MEREK VARCHAR2(35) MANAGER_ID VARCHAR2(6) PUKET VARCHAR2(6) PERM INTAAN ID_PERPEM VARCHAR2(6) ID_JENIS VARCHAR2(6) NIK VARCHAR2(6) TGL_BUAT DATE STATUS NUMBER(1) TGL_BUTUH DATE REKAP_PROKER ID_REPROK VARCHAR2(6) ID_BAGIAN NUMBER(2) ID_JENIS VARCHAR2(6) TGL_BUAT DATE TAHUN NUMBER(4) KABAG_STATUS NUMBER(1) STATUS_ISI NUMBER(1) TGL_DEADISI DATE KAR_MF NIK VARCHAR2(6) BAGIAN NUMBER(2) NAMA_MEREK VARCHAR2(35) PIN VARCHAR2(6) JENIS_ANGGARAN ID_JENIS VARCHAR2(6) NAMA_ANGGARAN VARCHAR2(20) REQ_UBAH_PROKER ID_UBAHPROKER VARCHAR2(6) ID_REPROK VARCHAR2(6) TGL_REQ DATE TGL_ACC DATE PESAN VARCHAR2(400) PUKET_STATUS NUMBER(2) JENIS_UBAH NUMBER(2) DETIL_BARANG ID_BARANG VARCHAR2(6) ID_KOM VARCHAR2(6) BULAN VARCHAR2(15) ID_REPROK VARCHAR2(6)

JUM LAH NUMBER

ANGGARAN NUMBER

KETERANGAN VARCHAR2(300)

PEM OHON_PESAN VARCHAR2(300)

KABAG_STATUS NUMBER KABAG_PESAN VARCHAR2(300) PUKET_STATUS NUMBER PUKET_PESAN VARCHAR2(300) TGL_AMBIL DATE STATUS_BRG NUMBER

PEM OHON_PUBKEY VARCHAR2(400)

PEM OHON_SIGNATURE VARCHAR2(400)

KABAG_PUBKEY VARCHAR2(400) KABAG_SIGNATURE VARCHAR2(400) PUKET_PUBKEY VARCHAR2(400) PUKET_SIGNATURE DATE TGL_ORDER DATE TGL_BRGDTG DATE DETIL_REKAP_PROKER ID_REPROK VARCHAR2(6) ID_BARANG VARCHAR2(6) BULAN VARCHAR2(15)

JUM LAH NUMBER

ANGGARAN NUMBER

KETERANGAN LONG

Physical Data Model (PDM) mengambarkan secara detil konsep rancangan struktur basis data yang dirancang untuk suatu program aplikasi. PDM merupakan

hasil generate dari CDM. Pada PDM Sistem Informasi Permintaan Pembelian Barang

tergambar jelas tabel-tabel penyusun basis data beserta kolom-kolom tabel yang ada pada setiap tabe yang dapat dilihat pada Gambar 3.16.

3.3.5 Struktur Basis Data

Berikut ini akan diuraikan struktur tabel yang nantinya digunakan dalam pembuatan sistem informasi permintaan pembelian barang.

1. Nama Tabel : BAGIAN1

Fungsi : Untuk menyimpan data bagian. Tabel bagian1 dapat dilihat

pada Tabel 3.5.

Primary key : KODE

Foreign key : -

Tabel 3.5 BAGIAN1

NAMA KOLOM TIPE DATA PANJANG KETERANGAN

KODE VARCHAR2 2 Primary key

NICK VARCHAR2 8

NAMA VARCHAR2 35

MANAGER_ID VARCHAR2 6

2. Nama Tabel : KAR_MF

Fungsi : Untuk menyimpan data karyawan. Tabel kar_mf dapat dilihat

pada Tabel 3.6.

Primary key : NIK

Foreign key : BAGIAN

Tabel 3.6 KAR_MF

NAMA KOLOM TIPE DATA PANJANG KETERANGAN

NIK VARCHAR2 6 Primary key

BAGIAN NUMBER 2 Foreign key

NAMA VARCHAR2 50

PIN VARCHAR2 6

3. Nama Tabel : BARANG

Fungsi : Untuk menyimpan data barang. Tabel barang dapat dilihat

pada Tabel 3.7.

Primary key : ID_BARANG

Foreign key : ID_JENIS, ID_KATE, ID_MEREK

Tabel 3.7 BARANG

NAMA KOLOM TIPE DATA PANJANG KETERANGAN

ID_BARANG VARCHAR2 6 Primary key

ID_JENIS VARCHAR2 6 Foreign key

ID_KATE VARCHAR2 6 Foreign key

ID_MEREK VARCHAR2 6 Foreign key

NAMA_BARANG VARCHAR2 35 -

SATUAN VARCHAR2 10 -

HARGA NUMBER -

195

Tabel 4.33 Data Barang Permintaan Yang Telah Menerima Persetujuan Dari Puket Pemohon

NAMA FIELD DATA 1 DATA 2

Nama Barang Printer – EPSON L300 Laptop – Compaq CQ40

Bulan Maret Maret

Jumlah 1 1

Total Sisa 1 1

Tanggal Butuh 13-MAR-14 13-MAR-14

Gambar 4.105 Data Barang Permintaan Yang Telah Menerima Persetujuan Dari Puket Pemohon

4.2.3 Evaluasi Hasil Uji Coba Pengguna

Berdasarkan kebutuhan sistem, sistem informasi permintaan pembelian barang diujicobakan kepada pengguna. Setelah melakukan uji coba, pengguna diberikan angket yang digunakan untuk memberikan pendapat mengenai sistem informasi ini, dengan memberikan penilaian dari pernyataan yang telah dicantumkan didalam angket.

Tujuan pengisian angket adalah untuk menguji tercapainya kebutuhan yang diharapkan berdasarkan penilaian dari pengguna. Adapun pernyataan dan hasil jawaban yang diberikan dapat dilihat pada lampiran yang diserahkan pada laporan tugas akhir ini. Berikut ini adalah rumus yang digunakan dalam pengolahan data

angket yang telah dilakukan, tabel hasil olah data angket dapat dilihat pada Tabel 4.34.

Tabel 4.34 Hasil Olah Data Angket

NO PERNYATAAN PENILAIAN JUMLAH

STS KS CS SS 1 Penataan tampilan website sudah

bagus dan enak dipandang

12 3 3.4

2 Fasilitas yang disediakan di website Sistem Informasi Permintaan Pembelian sudah memadai

1 7 7 3.87

3 Website Sistem Informasi Permintaan Pembelian Barang ini mudah untuk digunakan (user friendly)

8 7 3.93

4 Website Sistem Informasi Permintaan Pembelian Barang sudah mengikuti alur sistem yang digunakan

9 6 3.80

5 Website Sistem Informasi Permintaan Pembelian Barang ini dapat

membantu dalam melakukan proses permintaan barang.

1 6 8 4.00

6 Website Sistem Informasi Permintaan Pembelian Barang sudah memenuhi kebutuhan sistem.

10 5 3.67

7 Penataan tampilan laporan yang diberikan telah sesuai dengan kebutuhan

1 9 5 3.60

8 Website Sistem Informasi Permintaan Pembelian Barang ini dapat dijadikan alat bantu untuk mengambil suatu keputusan

1 10 4 3.47

9 Website Sistem Informasi Permintaan Pembelian Barang layak untuk

digunakan

9 6 3.80

10 Sistem Informasi Permintaan Pembelian Barang ini perlu untuk dikembangkan dikemudian hari

2 13 4.73

Total Jumlah 38.27

197

Penilaian skor yang dilakukan melalui angket tersebut mengikuti teori skala likert. Tabel penilaian skor dapat dilihat pada Tabel 4.35.

Tabel 4.35 Poin Penilaian

Keterangan Poin

Sangat Setuju 5

Cukup Setuju 3

Kurang Setuju 2

Sangat Tidak Setuju 1

 Cara menghitung skor penilaian angket : Jumlah yang memilih SS = 3 Jumlah yang memilih CS = 12 Jumlah yang memilih KS = 0 Jumlah yang memilih STS = 0

Jumlah skor per nomor = (0*1) + (0*2) + (12*3) + (3*5) / 15

= 3.4

Jumlah skor pengumpulan data = ∑ Jumlah skor per nomor.

Hasil Rata-Rata Uji Coba = Jumlah skor pengumpulan data / 10

Berdasarkan hasil pengolahan data angket dari penilaian pengguna yang telah melakukan uji coba, didapatkan hasil nilai rata-rata sebesar 3.83. Dengan demikian jika menggunakan patokan poin penilaian dari skala litker, maka hasil uji coba yang dilakukan adalah cukup setuju, dengan begitu dapat disimpulkan bahwa sebagian besar pengguna cukup setuju dengan aplikasi ini.

BAB V PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan evaluasi uji coba sistem dan pengguna pada sistem informasi permintaan pembelian barang di STMIK STIKOM Surabaya, sistem informasi dapat mengolah data rekapitulasi proker, mengolah data permintaan barang, menampilkan data permintaan yang telah dibuat oleh pemohon, menampilkan status barang di rekap proker, menampilkan jumlah sisa barang yang belum direalisasi, kabag dan puket pemohon dapat memberikan persetujuan kepada permintaan yang telah dibuat pemohon dengan tanda tangan digital sebagai otentikasi persetujuannya berdasarkan setiap bagian yang meminta, serta dapat menampilkan permintaan yang telah menerima persetujuan tersebut kepada bagian pembelian AU untuk dilakukan proses pembelian dan bagian pembelian AU dapat mengisikan anggaran yang dibutuhkan untuk melakukan pembelian serta mengisikan data realisasi pembelian tersebut.

Serta sistem informasi permintaan pembelian barang juga dapat menampilkan laporan permintaan pembelian barang, laporan permintaan supplies, laporan stok supplies di gudang, laporan rekap supplies semua bagian, barang yang belum terealisasi dan permintaan yang melebihi tanggal butuh untuk kabag AU melihat kinerja bagian pembelian AU. Berdasarkan hasil evaluasi uji coba sistem dan pengguna yang telah dilakukan, dapat disimpulkan bahwa sistem informasi permintaan pembelian barang di STMIK STIKOM Surabaya telah mampu

198

menghasilkan rancangan sistem informasi yang dapat mengelola permintaan pembelian barang dengan tanda tangan digital.

5.2 Saran

Adapun beberapa saran yang diberikan oleh penulis guna pengembangan Sistem Informasi Permintaan Pembelian Barang di STMIK STIKOM Surabaya di waktu mendatang, yaitu adalah sebagai berikut.

1. Diberikannya fitur sms gateway atau email untuk memberikan info kepada orang yang bersangkutan tentang adanya hak akses isi proker, permintaan dan persetujuannya serta info ketersediaan barang di gudang.

2. Dapat ditambahkan fitur-fitur yang mendukung aplikasi ini berjalan lebih baik lagi.

DAFTAR PUSTAKA

Departemen Pekerjaan Umum Republik Indonesia. (2006). Petunjuk Pelaksanaan Verifikasi Pertanggungjawaban Anggaran di lingkungan Departemen

Pekerjaan Umum. _{Jakarta: DepPU RI.}

Himayati. 2008. Eksplorasi Zahir Accounting. Jakarta: PT Elex Media Komputindo. Jogiyanto, HM. 2005. Sistem Teknologi Informasi: Pendekatan Terintegrasi: Konsep

Dasar, Teknologi, Aplikasi, Pengembangan dan Pengelolaan. Edisi 2.

Yogyakarta: Andi Offset.

Luthfi, Muhammad. 2010. Analisis Implementasi Algoritma Kunci Publik pada

Tanda Tangan Digital.

http://informatika.stei.itb.ac.id/~rinaldi.munir/Kriptografi/2009-2010/Makalah2/Makalah2_IF3058_2010_032.pdf. Diakses tanggal 21

Agustus 2013.

Mulyadi. 1993. Sistem Akuntansi. Edisi 3. Jakarta: Salemba Empat.

Romney, Marshall B. dan Steinbart. John Paul. 2005. ACCOUNTING

INFORMATION SYSTEMS “Sistem Informasi Akutansi” Buku Dua. Jakarta:

Salemba Empat.

Saputra, Ramadani. 2010. Simple Step Programming with CCS: Mengungkap rahasia

pembuatan aplikasi sistem informasi tercepat. Jakarta: PT Elex Media

Komputindo.

Sulianta, Feri. 2010. IT Ergonomics: Menjadi sehat dan produktif dalam kantor

berbasis teknologi informasi. Jakarta: PT Elex Media Komputindo.

Susanto, Azhar. 2004. Sistem Informasi Akuntansi Konsep dan Pengembangan

Berbasis Komputer. Bandung: Lingga Jaya.

Yolanda, Elfira. 2008. Implementasi Disk Encryption Menggunakan Algoritma

Rijndael.http://informatika.stei.itb.ac.id/~rinaldi.munir/TA/Makalah_TA%20

Elfira%20Yolanda.pdf. Diakses tanggal 22 Desember 2013.