Analisis Konversi Data dari Sistem Pangkalan Data Ms Excel ke File XML

3.2 Analisis Konversi Data dari Sistem Pangkalan Data Ms Excel ke File XML

Konversi data dari sistem pangkalan data Ms Excel ke file XML disini, menggunakan Aioob XML Database Converter. Dengan demikian, analisis konversi data yang dilakukan, menggunakan aplikasi konversi ini. Untuk pertama kali, dengan aplikasi konversi ini, kita akan membuka file sistem pangkalan data Ms Excel melalui fitur Open Database Connection (ODBC) dan kita akan analisis hal-hal yang terjadi.

3.2.1 Analisis Validitas Data

Analisis ini dilakukan terhadap tiga file sistem pangkalan data Ms Excel yang akan dikonversikan ke file XML, diantaranya:

3.2.1.1 File databaru mahasiswa 2003.xls

File ini dapat dilihat pada lampiran A.1. File ini akan dibaca oleh Aioob XML Database Converter, hasilnya dapat dilihat pada lampiran C.1. Dari hasil pembacaan tersebut, dilakukan analisis terhadap: File ini dapat dilihat pada lampiran A.1. File ini akan dibaca oleh Aioob XML Database Converter, hasilnya dapat dilihat pada lampiran C.1. Dari hasil pembacaan tersebut, dilakukan analisis terhadap:

Baris pertama kolom pertama file databaru mahasiswa 2003.xls adalah kalimat ”Tabel1: NEM Mahasiswa Baru Tahun Ajaran 2003/2004”, setelah dibaca oleh Aioob XML Database Converter, kalimat ”Tabel1: NEM Mahasiswa Baru Tahun Ajaran 2003/2004” ditentukan menjadi nama kolom pertama tabel tersebut pada Aioob XML Database Converter. Dengan demikian, nama kolom tabel tersebut tidak konsisten lagi pada aplikasi ini. Sedangkan, baris pertama kolom kedua, ketiga, dan seterusnya file databaru mahasiswa 2003.xls adalah kosong (tidak bernilai) setelah dibaca oleh Aioob XML Database Converter, data kosong tersebut ditentukan sebagai nama kolom, dengan nama F2 (field kedua), F3 (field ketiga), dan seterusnya. Perhatikan gambar

3.6 berikut ini.

Data pada Sistem Pangkalan Data Ms Excel

Tabel 1: NEM Mahasiswa Baru Tahun Ajaran 2003/2004 No NIM NAMA Tempat/tgl Lahir

Anak Dari

Asal Sekolah Propinsi NEM

Dibaca oleh

Aioob XML Database Converter Tabel 1: NEM Mahasiswa Baru

F2 F3 F4 F5 F6 F7 F8 Tahun Ajaran 2003/2004

NIM

NAMA Tempat/Tgl Anak Asal Propinsi

Lahir

Dari Sekolah

Gambar 3.6 Kesalahan pembacaan tabel oleh aplikasi konversi data.

Hasil pembacaan oleh Aioob XML Database Converter diatas jelas salah dan tidak konsisten, hal ini karena file databaru mahasiswa 2003.xls, nama-nama kolomnya adalah No, NIM, NAMA, Tempat/tgl Lahir, Anak Dari, Asal Sekolah, Propinsi dan NEM. Sedangkan dari hasil pembacaan oleh Aioob XML Database

Converter, nama-nama kolom file tersebut berubah menjadi Tabel1: NEM Mahasiswa Baru Tahun Ajaran 2003/2004, F2, F3, F4, F5, F6, F7 dan F8. Jadi, tabel dari File databaru mahasiswa 2003.xls pada Aioob XML Database Converter tidak valid. Kesalahan yang terjadi disini kesalahan pembacaan nama-nama kolom, dimana yang dibaca menjadi nama-nama kolom oleh aplikasi konversi datanya adalah kalimat di luar tabel. Perhatikan gambar 3.7 berikut ini.

Sistem pangkalan data

Ms Excel Aioob XML Database Converter

Pembacaan

Data menggunakan

nama-nama kolom

kalimat diluar tabel

tidak sesuai

Gambar 3.7 Penyebab kesalahan pembacaan data oleh Aioob XML Database

Converter.

b. Nilai Data

Nilai-nilai data yang kosong (tidak bernilai) dari tabel file databaru mahasiswa 2003.xls (lihat pada lampiran A.1) akan tetap kosong pada Aioob XML Database Converter (lihat pada lampiran C.1). Namun, data pada baris keempat pada Aioob XML Database Converter pada kolom Tabel1: NEM Mahasiswa Baru Tahun Ajaran 2003/2004 dan F8 seharusnya berisi data ”No” dan ”NEM” seperti pada sistem pangkalan data Ms Excel, namun data tersebut kosong (tidak bernilai). Perhatikan gambar 3.8 berikut ini.

Data pada Sistem Pangkalan Data Ms Excel

dibaca oleh

Aioob XML Database Converter

data tidak bernilai,

data tidak bernilai, seharusnya bernilai No seharusnya bernilai NEM

Gambar 3.8 Hilangnya data setelah dibaca oleh Aioob XML Database Converter.

Dari gambar diatas, dapat disimpulkan bahwa data yang menjadi kosong (tidak bernilai) pada aplikasi konversi data terjadi karena data “No” dan “NEM” bertipe data karakter, sedangkan tipe data kedua kolomnya adalah numerik. Dengan demikian data tersebut tidak dapat dibaca oleh kolomnya.

3.2.1.2 File databaru mahasiswa 2003(2).xls

File ini dapat dilihat pada lampiran A.2. Melihat kesalahan dari file sebelumnya, file databaru mahasiswa 2003(2).xls ini merupakan perbaikan dari file databaru mahasiswa 2003.xls, dimana judul tabelnya dihilangkan, sehingga data-data yang ada merupakan isi dari tabel tersebut. File ini akan dibaca oleh Aioob XML Database Converter, hasilnya dapat dilihat pada lampiran C.2.

Hasil pembacaan tabel tersebut sudah lebih konsisten. Hal ini karena baris (record) yang menjadi baris nama-nama kolom pada sistem pangkalan data Ms Excel dibaca oleh Aioob XML Database Converter juga sebagai baris nama-nama kolom. Dari hasil pembacaan file ini dilakukan analisis terhadap: Hasil pembacaan tabel tersebut sudah lebih konsisten. Hal ini karena baris (record) yang menjadi baris nama-nama kolom pada sistem pangkalan data Ms Excel dibaca oleh Aioob XML Database Converter juga sebagai baris nama-nama kolom. Dari hasil pembacaan file ini dilakukan analisis terhadap:

Dari hasil pembacaan data file ini (lihat pada lampiran C.2) dapat dilihat bahwa data tersebut berbeda dengan data asalnya pada sistem pangkalan data Ms Excel (lihat pada lampiran A.2). Hal ini dapat kita perhatikan pada kolom NEM. Ketidaksesuaiannya adalah pada sistem pangkalan data Ms Excel, kolom NEM bertipe data real menggunakan tanda koma (,) sebagai tanda pemisah bilangan bulat dan pecahannya, dengan pembulatan dua digit dibelakang tanda koma. Ini bukan merupakan aturan dalam bahasa Inggris. Sedangkan pada Aioob XML Database Converter, kolom NEM tetap bertipe data real namun menggunakan tanda titik (.) sebagai tanda pemisah bilangan bulat dan pecahannya dan banyaknya angka dibelakang koma dibiarkan sampai 15 digit. Dengan demikian pembacaan data tidak valid. Gambar berikut ini merupakan proses pembacaan data yang dilakukan oleh Aioob XML Database Converter terhadap kolom NEM.

Data pada Sistem Pangkalan Data Ms Excel Aioob XML Database Converter

Gambar 3.9 Kesalahan pembacaan data bilangan real.

Dari gambar 3.9 diatas dapat dilihat bahwa data yang dibaca mengalami perubahan. Hal ini terjadi karena penggunaan tanda koma sebagai pemisah bilangan bulat dan pecahannya sehingga pembacaan data berubah dan menjadi tidak konsisten dan tidak valid. Seharusnya aplikasi konversi data ini membaca data tetap pada keadaan awalnya, tanpa adanya perubahan walaupun dengan maksud untuk memperinci data. Karena dengan adanya perubahan data, walaupun begitu kecil, akan membuat seluruh data tidak valid lagi dan akhirnya data tidak dapat dipercaya lagi (unreliable). Perhatikan gambar 3.10 berikut ini.

Data pada Sistem pangkalan data Ms Excel Aioob XML Database Converter

Data bilangan real menggunakan tanda koma

Data tidak

sebagai pemisah angka

konsisten lagi

bilangan bulat dengan

baca

pecahannya

Gambar 3.10 Penyebab kesalahan konversi data bilangan real.

b. Tipe Data

Penggunaan tipe data juga sangat penting untuk diperhatikan dalam konversi data. Harus dipastikan bahwa tipe data setiap field (kolom) tidak berubah setelah dikonversikan. Dari file databaru mahasiswa 2003(2).xls diatas, tipe datanya tetap konsisten. Perhatikan gambar 3.11 berikut.

Data pada sistem pangkalan data Ms Excel

integer karakter karakter karakter karakter karakter karakter real

dibaca oleh Aioob XML Database Converter

integer karakter karakter karakter karakter karakter karakter real

Gambar 3.11 Pembacaan tipe data oleh Aioob XML Database Converter.

c. Struktur tabel

Untuk mengkonversi file databaru mahasiswa 2003(2).xls (lihat pada lampiran A.2) ke file XML menggunakan Aioob XML Database Converter, kita dapat memeriksa kesalahan program XML hasil konversinya terlebih dahulu. Setelah dilakukan compile atau pemeriksaan kesalahan pada tab XML Layout, ditemukan kesalahan program XML tersebut, yang ditandai dengan munculnya pesan kesalahan The XML page cannot be displayed. Perhatikan gambar 3.12 berikut ini.

Gambar 3.12 Hasil compile File XML hasil konversi yang salah.

Dari gambar diatas dapat dilihat bahwa kesalahan terjadi karena adanya karakter khusus ”/” pada penggunaan nama kolom Tempat/Tgl lahir pada file databaru mahasiswa 2003(2).xls. XML tidak dapat membaca karakter-karakter khusus selain daripada karakter angka dan huruf. Untuk memperbaikinya, kita dapat mengubah nama kolom Tempat/Tgl lahir tersebut menjadi Tempat dan Tgl lahir, sehingga setelah dilakukan compile lagi, hasilnya sudah menjadi benar. Perhatikan gambar 3.13 berikut ini.

. Gambar 3.13 Hasil compile file XML yang sudah benar.

Gambar 3.14 berikut ini menunjukkan proses konversi yang tidak dapat dilakukan karena penggunaan karakter khusus pada kolom file sistem pangkalan data Ms Excel.

Sistem Pangkalan Data Ms Excel Tidak dapat dikonversi

Data yang nama

konversi

kolomnya menggunakan ke File XML.

karakter khusus

Gambar 3.14 Penyebab kesalahan data yang dikonversikan.

Untuk memperjelas struktur tag-tag pada file XML, maka pada jendela sebelah kiri tampilan tab XML Layout, kita ubah nama root tag tersebut, sebagai berikut: tag <document> menjadi <Data_Mahasiswa_S1_Ilmu_Komputer_USU> tag <row> menjadi <NEM_Mahasiswa_Stambuk_2003>

Untuk melihat kekonsistenan hasil konversi file XML ini, kita dapat memeriksanya dengan lebih teliti pada tampilan tab Generate Aioob XML Database Converter (lihat pada lampiran D.6). Dari hasil pemeriksaan file tersebut, ada beberapa tag XML yang kosong, hal ini karena aplikasi konversi ini membaca baris- baris kosong setelah baris terakhir. Untuk menghindari ketidakkonsistenan data, kita dapat menghapus tag-tag kosong tersebut, sehingga akan diperoleh hasil konversi yang lebih konsisten (lihat pada lampiran D.1).

Jadi, file XML hasil konversi dari file sistem pangkalan data Ms Excel diatas dapat kita simpulkan sebagai file yang tidak valid, karena nilai data pada tag NEM tidak sesuai dengan nilai data aslinya pada kolom NEM tabel databaru mahasiswa 2003(2).xls (lihat pada lampiran A.2). Perhatikan gambar 3.15 berikut ini.

konversi

NEM

ke file XML 72,83 <NEM> 72.829999999999996 </NEM>

Gambar 3.15 Konversi data ke file XML yang tidak konsisten.

Namun setiap baris dan kolom file databaru mahasiswa 2003(2).xls tepat dikonversikan ke dalam setiap tag, tidak ada penambahan tag, pengurangan tag dan perubahan dari nama kolom dan isi tabel ke nama tag selama proses konversi berjalan dengan benar.

3.2.1.3 File databaru mahasiswa 2005.xls

File ini dapat dilihat pada lampiran A.3. Perbedaan tabel ini dengan tabel sebelumnya adalah penggunaan kolom NEM yang bertipe data real yang menggunakan tanda titik (.) sebagai pemisah bilangan bulat dan pecahannya, yang mana dalam format angka Bahasa Inggris (format standar internasional), penggunaan tanda titik dalam bilangan menunjukkan bahwa bilangan tersebut adalah bilangan real. File ini dibaca oleh Aioob XML Database Converter, hasilnya dapat dilihat pada lampiran C.3.

Dari hasil pembacaan tersebut dapat dilihat bahwa tidak ada perubahan pada kolom NEM, seperti yang terjadi pada file databaru mahasiswa 2003(2).xls. Hal ini karena penggunaan format standar untuk bilangan real pada kolom NEM. Perhatikan gambar 3.16 berikut ini.

Sistem Pangkalan Data Ms Excel

44.98 Dibaca oleh Aioob

XML Database Converter

Gambar 3.16 Konversi data bilangan real yang valid.

Sebelum file ini dikonversikan ke file XML, terlebih dahulu kita compile program XML yang akan menjadi hasil konversi dari file ini. Proses compile program berhasil dijalankan, artinya tidak ada kesalahan yang ditemukan pada jendela preview. Hal ini karena Aioob XML Database Converter dapat membaca file ini. Hasil konversi file ini dapat dilihat pada lampiran D.2.

3.2.2 Analisis Efektifitas dan Efisiensi Konversi Data dari Sistem Pangkalan Data Ms Excel ke File XML menggunakan Aioob XML Database Converter.

Analisis yang dilakukan disini, diantaranya sebagai berikut:

1. Pembacaan data oleh Aioob XML Database Converter terhadap file sistem pangkalan data Ms Excel dapat dilakukan dengan mudah dan cepat, karena adanya dukungan fitur ODBC (Open Database Connection). Dengan fitur ODBC, sistem pangkalan data Ms Excel memiliki koneksi secara langsung dengan Aioob XML Database Converter. Perhatikan gambar 3.17 berikut ini.

ODBC

Aioob XML Database

Sistem pangkalan

Converter

data Ms Excel

Gambar 3.17 Pembacaan data melalui fitur ODBC.

2. Aioob XML Database Converter dapat melakukan pengeditan terhadap file sistem pangkalan data Ms Excel dengan mudah menggunakan pointer dan papan tombol, seperti melakukan penambahan, pengubahan, dan penghapusan data. Dengan demikian file sistem pangkalan data Ms Excel dapat diolah dan diperbaiki terlebih dahulu sebelum dikonversi ke file XML, sehingga data menjadi lebih baik dan lebih tepat.

3. Tipe keluaran hasil konversi ke file XML dapat berupa Single Output atau Separates Files. Single Output digunakan karena file XML tersebut tidak terlalu besar. Jika file XML yang akan disimpan mempunyai kapasitas yang besar, dapat kita gunakan tipe keluaran Separate Files. Hal ini untuk mempermudah penanganan data, dengan membagi-bagikan data ke dalam beberapa file yang lebih kecil. Dengan demikian, jika terjadi kesalahan pada data, maka penanganannya tidak akan terlalu rumit, karena pemeriksaan kesalahannya hanya pada file yang bersangkutan (file yang mengandung kesalahan). Perhatikan gambar 3.18 berikut ini.

Gambar 3.18 Hasil konversi file XML dalam bentuk Separate Files.