Analisis Data pada Sistem Pangkalan Data Micosoft Excel

3.1 Analisis Data pada Sistem Pangkalan Data Micosoft Excel

Ms Excel merupakan sebuah sistem pangkalan data sederhana yang cukup handal menangani pengolahan data. Kehandalan sistem pangkalan data ini dalam mengolah data, dapat dilihat dari kemampuannya dalam menjaga validitas data, serta efektifitas dan efisiensinya ketika kita melakukan manajemen data .

3.1.1 Analisis Validitas Data

Analisis validitas data terhadap sistem pangkalan data Ms Excel dalam menangani pengolahan data, dilakukan penulis terhadap:

a. Struktur tabel

Dari Struktur tabel, yang perlu dianalisis disini adalah penggunaan kalimat-kalimat di luar tabel, seperti judul tabel, keterangan tabel, dan sebagainya. Walaupun penggunaan kalimat-kalimat diluar tabel adalah valid pada sistem pangkalan data, namun hal tersebut dapat menimbulkan kesalahan dan ketidakvalidan data ketika kita mengkonversi data tersebut, karena kalimat-kalimat tersebut juga akan ikut dikonversikan dan dibaca sebagai nilai data dari tabel. Tabel yang valid untuk dikonversi pada sistem pangkalan data Ms Excel adalah tabel yang tidak menggunakan kalimat-kalimat di luar tabel. Perhatikan gambar 3.1 berikut ini.

Tabel yang tidak valid Tabel yang valid

”Keterangan tabel”

”Keterangan tabel”

Gambar 3.1 Struktur tabel yang valid dan tidak valid untuk dikonversikan.

Tabel yang tidak valid sudah pasti tidak konsisten setelah dikonversikan. Kasus ini dapat dilihat ketika kita mengkonversi file databaru mahasiswa 2003.xls (lihat pada lampiran A.1), dimana hasilnya akan menjadi tidak valid (lihat pada lampiran C.1). Hal ini terjadi karena nama-nama kolom dari file ini berubah. Perubahan ini terjadi karena keterangan tabel pada baris pertama pada sistem pangkalan data Ms Excel dibaca menjadi nama-nama kolom oleh aplikasi konversi data.

Sedangkan untuk file databaru mahasiswa 2003(2).xls (lihat pada lampiran A.2), ketika kita konversikan hasilnya akan tetap valid (lihat pada lampiran C.2). Hal ini karena nama-nama kolomnya tidak ada mengalami perubahan. Jadi, dari permasalahan ini dapat diketahui bahwa penyebab kesalahan data adalah penggunaan kalimat di luar tabel pada sistem pangkalan data Ms Excel.

b. Tipe data

Tidak adanya deklarasi tipe data untuk setiap kolom (field), karena tipe data sebuah kolom ditentukan oleh nilai-nilai data (isi) kolomnya. Hal ini akan mengakibatkan peluang kemungkinan data tidak akurat dan tidak konsisten sangat besar, karena sebuah data yang memiliki tipe data tertentu dapat kita masukkan ke dalam sebuah Tidak adanya deklarasi tipe data untuk setiap kolom (field), karena tipe data sebuah kolom ditentukan oleh nilai-nilai data (isi) kolomnya. Hal ini akan mengakibatkan peluang kemungkinan data tidak akurat dan tidak konsisten sangat besar, karena sebuah data yang memiliki tipe data tertentu dapat kita masukkan ke dalam sebuah

Field1 (bertipe integer) Field1 (bertipe integer)

2.50 konversi bertipe

karakter real

bertipe karakter

data hilang

Gambar 3.2 Memasukkan nilai data yang tipe datanya tidak sesuai dengan

tipe data kolomnya.

Dari gambar diatas dapat dilihat bahwa nilai data dari empat baris pertama menentukan tipe data dari kolom tersebut, yaitu bertipe data integer. Sedangkan nilai data dari dua baris selanjutnya, tipe datanya berbeda dengan tipe data kolomnya, setelah dikonversikan tipe data tersebut berubah. Dengan demikian data menjadi tidak konsisten dan tidak valid lagi. Untuk pembahasan lebih lanjut terhadap kasus ini dapat dilihat pada subbab 4.1.2.

Gambar 3.3 berikut ini menunjukkan proses analisis validitas data pada sistem pangkalan data Ms Excel yang dilakukan penulis.

Sistem pangkalan data

Ms Excel File XML

- Data menggunakan kalimat di luar tabel - Data berisi nilai yang tipe

konversi

Data tidak

datanya berbeda dengan tipe

valid lagi

data kolomnya

Gambar 3.3 Analisis validitas data pada sistem pangkalan data

Ms Excel.

Dengan demikian persyaratan sebuah tabel sistem pangkalan data Ms Excel yang akan dikonversikan adalah:

1. Tidak menggunakan kalimat di luar tabel seperti judul tabel dan kalimat-kalimat keterangan lainnya. Jadi, pastikan bahwa semua data yang ada adalah isi atau nilai dari tabelnya.

2. Tipe data kolomnya harus ditetapkan terlebih dahulu, yaitu dengan cara memastikan bahwa semua data pada suatu kolom mempunyai tipe data yang sama.

3.1.2 Analisis Efektifitas dan Efisiensi Data

Analisis efektifitas dan efisiensi data yang dilakukan, diantaranya sebagai berikut:

1. Pembuatan tabel pada sistem pangkalan data Ms Excel dilakukan secara otomatis dengan menentukan nama kolomnya pada baris pertama, lalu kita masukkan nilai- nilai data untuk setiap kolomnya. Jadi, tanpa ada suatu statement (perintah), yang harus dihafal dan diperiksa kebenarannya.

2. Desain tabel juga dapat dilakukan dengan mudah, tanpa menggunakan statement. Desain tabel seperti menentukan lebar dan tinggi sebuah kolom, baris, dan cell, menentukan jenis, warna, dan besarnya font, dan sebagainya dapat dilakukan 2. Desain tabel juga dapat dilakukan dengan mudah, tanpa menggunakan statement. Desain tabel seperti menentukan lebar dan tinggi sebuah kolom, baris, dan cell, menentukan jenis, warna, dan besarnya font, dan sebagainya dapat dilakukan

menentukan jenis font

drag pembatas ini untuk menentukan besar font memperlebar kolom dan cell menentukan warna font

drag pembatas ini untuk memasukkan nilai data menentukan

memperlebar baris dan cell nama kolom

Gambar 3.4 Pembuatan dan pengeditan tabel pada sistem pangkalan data

Ms Excel.

3. Menampilkan data berdasarkan kriteria tertentu dapat dilakukan melalui perintah list pada menu bar Data. Jadi, kita dapat melihat keberadaan data serta memeriksa kebenaran data dengan mudah. Perhatikan gambar 3.5 berikut ini.

Gambar 3.5 Perintah list untuk menampilkan data.

4. Modifikasi struktur tabel, seperti penambahan kolom, penghapusan kolom, penambahan baris, penghapusan baris, dan mengganti nama kolom dapat 4. Modifikasi struktur tabel, seperti penambahan kolom, penghapusan kolom, penambahan baris, penghapusan baris, dan mengganti nama kolom dapat

5. Pemasukan data (input data) dilakukan secara manual. Hal ini sungguh akan melelahkan dan menghabiskan waktu yang lama untuk data yang begitu besar. Jadi, penanganan input datanya kurang efektif dan kurang efisien.