Sistem Akuntansi Pembelian Sistem Akuntansi Pembelian Peralatan Operasional pada PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara
pengadaan barang dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok rekanan yang dipilih.
4. Fungsi Penerimaan Barang
Fungsi Penerimaan Barang bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, spesifikasi dan kuantitas barang yang
diterima oleh perusahaan.Fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima barang dari rekanan atau pihak ketiga.
5. Fungsi Akuntansi
Bertanggung jawab atas pencatatan yang berhubungan dengan transaksi pembelian barang dan jasa dan fungsi pencatat uang.Dalam sistem akuntansi
pembelian fungsi pencatatan. Dalam kegiatan pembelian di perlukan dokumen - dokumen yang digunakan
sebagai bukti dan pedoman dalam melakukan pencatatan transaksi adalah: 1.
Surat Permintaan Pembelian Ketika barang dan jasa jatuh ke titik pemesanan ulang yang telah
ditentukan, staf administrasi bagian gudang akan membuat permintaan pembelian yang dibutuhkan dengan jenis, mutu, spesifikasi dan jumlah
berdasarkan stock minimum. Dokumen ini dibuat rangkap 2 dua yang distribusinya untuk bagian pembelian, rekanan dan bagian yang
bersangkutan. 6.
Surat Pesanan Pembelian
Setelah bagian gudang mengirimkan surat permintaan pembelian ke bagian pembeli, maka bagian pembeli membuat surat pesanan pembelian untuk
dikirimkan ke bagian vendor rekanan dan utang usaha.
3. Surat Order Pembelian
Dokumen ini merupakan lembar pertama yang dikirimkan kepada pemasok vendor rekanan sebagai order resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan.
4. Pesanan Pembelian Tembusan Kosong
Dokumen ini berupa salinan kosong berasal dari vendor rekanan untuk diisi bagian penerimaan.Tujuan dari salinan kosong untuk memaksa staf
administrasi bagian penerimaan menghitung dan memeriksa barang – barang dalam mengisi laporan penerimaan.
5. Laporan Penerimaan Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan yang terdiri atas beberapa
bagian, yang menyatakan jumlah, spesifikasi dan kondisi barang dan jasa. 6.
Faktur Pembelian Dokumen yang digunakan untuk merekam semua transaksi pembelian
barang dan jasa yang terjadi di perusahaan. Prosedur pembelian James A. Hall 2004: 318 adalah sebagai berikut:
1. Fungsi pembelian dimulai dengan mengenali kebutuhan untuk menambah
persediaan kembali melalui observasi catatan pengadaan barang dan jasa.
2. Proses pembelian menentukan jumlah yang akan dipesan, memilih
memasok dan membuat pesanan pembelian. Informasi tersebut dikirimkan ke pemasok vendor rekanan.
3. Setelah beberapa waktu, perusahaan akan menerima barang dan jasa dari
pemasok vendor. Barang yang diterima akan diperiksa kualitas dan jumlahnya serta dikirim ke gudang.
4. Informasi mengenai penerimaan barang digunakan untuk memperbaharui
catatan akuntansi 5.
Proses utang usaha menerima faktur dari pemasok vendor. 6.
Buku besar menerima informasi ringkasan dari utang usaha, informasi ini direkonsiliasi akurasinya.
Dalam memproses sistem akuntansi pembelian beserta fungsi terkait diperlukan pengendalian atas pembeliankarena menyangkut investasi dana dan
kelancaran arus barang atau jasa. Pengendalian sistem akuntansi pembelian dilakukan oleh perusahaan dengan maksud untuk mengamankan harta kekayaan
dan dapat menyediakan data akuntansi yang terpercaya.Agar pelaksanaan pembelian dapat terlaksana sesuai dengan sistem yang dibuat,pengendalian atas
pembelian yang dilakukan perusahaan dimulai daridilaksanakannya permintaan atas barang dan jasa yang diperlukan, penerimaan,dan pemakaian maupun
pembayarannya .
Dalam menerapkan sistem akuntansi pembelian perlu adanya pengendalian intern terhadap sistem tersebut. Aktivitas pengendalian terhadap sistem akuntansi
pembelian yang dispesifikasikan dalam SAS 78 adalah sebagai berikut:
a. Otorisasi transaksi, dimana proses otorisasi akan mendorong manajemen
pengadaan barang dan jasa yang efisien dan memastikan legitimasi berbagai transaksi pembelian.
b. Pemisahaan Pekerjaan, adanya pemisahan tugas antara bagian gudang
dengan pembelian. c.
Supervisi, adanya bagian penerimaan yang memeriksa spesifikasi barang dan jasa ketika masuk ke perusahaan.
d. Catatan Akuntansi, untuk menyimpan jejak audit yang memadai agar dapat
menelusuri sebuah transaksi dari dokumen sumbernya hingga ke laporan keuangan.
e. Akses, perusahaan membatasi akses ke berbagai dokumen yang
mengendalikan aktiva fisiknya. f.
Verifikasi Independen, dilakukan oleh bagian utang usaha dan buku besar untuk merekonsiliasi salinan yang diterima selama proses pengadaan barang
dan jasa.