Sistem Akuntansi Pembelian Sistem Akuntansi Pembelian Peralatan Operasional pada PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara

pengadaan barang dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok rekanan yang dipilih. 4. Fungsi Penerimaan Barang Fungsi Penerimaan Barang bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, spesifikasi dan kuantitas barang yang diterima oleh perusahaan.Fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima barang dari rekanan atau pihak ketiga. 5. Fungsi Akuntansi Bertanggung jawab atas pencatatan yang berhubungan dengan transaksi pembelian barang dan jasa dan fungsi pencatat uang.Dalam sistem akuntansi pembelian fungsi pencatatan. Dalam kegiatan pembelian di perlukan dokumen - dokumen yang digunakan sebagai bukti dan pedoman dalam melakukan pencatatan transaksi adalah: 1. Surat Permintaan Pembelian Ketika barang dan jasa jatuh ke titik pemesanan ulang yang telah ditentukan, staf administrasi bagian gudang akan membuat permintaan pembelian yang dibutuhkan dengan jenis, mutu, spesifikasi dan jumlah berdasarkan stock minimum. Dokumen ini dibuat rangkap 2 dua yang distribusinya untuk bagian pembelian, rekanan dan bagian yang bersangkutan. 6. Surat Pesanan Pembelian Setelah bagian gudang mengirimkan surat permintaan pembelian ke bagian pembeli, maka bagian pembeli membuat surat pesanan pembelian untuk dikirimkan ke bagian vendor rekanan dan utang usaha. 3. Surat Order Pembelian Dokumen ini merupakan lembar pertama yang dikirimkan kepada pemasok vendor rekanan sebagai order resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan. 4. Pesanan Pembelian Tembusan Kosong Dokumen ini berupa salinan kosong berasal dari vendor rekanan untuk diisi bagian penerimaan.Tujuan dari salinan kosong untuk memaksa staf administrasi bagian penerimaan menghitung dan memeriksa barang – barang dalam mengisi laporan penerimaan. 5. Laporan Penerimaan Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan yang terdiri atas beberapa bagian, yang menyatakan jumlah, spesifikasi dan kondisi barang dan jasa. 6. Faktur Pembelian Dokumen yang digunakan untuk merekam semua transaksi pembelian barang dan jasa yang terjadi di perusahaan. Prosedur pembelian James A. Hall 2004: 318 adalah sebagai berikut: 1. Fungsi pembelian dimulai dengan mengenali kebutuhan untuk menambah persediaan kembali melalui observasi catatan pengadaan barang dan jasa. 2. Proses pembelian menentukan jumlah yang akan dipesan, memilih memasok dan membuat pesanan pembelian. Informasi tersebut dikirimkan ke pemasok vendor rekanan. 3. Setelah beberapa waktu, perusahaan akan menerima barang dan jasa dari pemasok vendor. Barang yang diterima akan diperiksa kualitas dan jumlahnya serta dikirim ke gudang. 4. Informasi mengenai penerimaan barang digunakan untuk memperbaharui catatan akuntansi 5. Proses utang usaha menerima faktur dari pemasok vendor. 6. Buku besar menerima informasi ringkasan dari utang usaha, informasi ini direkonsiliasi akurasinya. Dalam memproses sistem akuntansi pembelian beserta fungsi terkait diperlukan pengendalian atas pembeliankarena menyangkut investasi dana dan kelancaran arus barang atau jasa. Pengendalian sistem akuntansi pembelian dilakukan oleh perusahaan dengan maksud untuk mengamankan harta kekayaan dan dapat menyediakan data akuntansi yang terpercaya.Agar pelaksanaan pembelian dapat terlaksana sesuai dengan sistem yang dibuat,pengendalian atas pembelian yang dilakukan perusahaan dimulai daridilaksanakannya permintaan atas barang dan jasa yang diperlukan, penerimaan,dan pemakaian maupun pembayarannya . Dalam menerapkan sistem akuntansi pembelian perlu adanya pengendalian intern terhadap sistem tersebut. Aktivitas pengendalian terhadap sistem akuntansi pembelian yang dispesifikasikan dalam SAS 78 adalah sebagai berikut: a. Otorisasi transaksi, dimana proses otorisasi akan mendorong manajemen pengadaan barang dan jasa yang efisien dan memastikan legitimasi berbagai transaksi pembelian. b. Pemisahaan Pekerjaan, adanya pemisahan tugas antara bagian gudang dengan pembelian. c. Supervisi, adanya bagian penerimaan yang memeriksa spesifikasi barang dan jasa ketika masuk ke perusahaan. d. Catatan Akuntansi, untuk menyimpan jejak audit yang memadai agar dapat menelusuri sebuah transaksi dari dokumen sumbernya hingga ke laporan keuangan. e. Akses, perusahaan membatasi akses ke berbagai dokumen yang mengendalikan aktiva fisiknya. f. Verifikasi Independen, dilakukan oleh bagian utang usaha dan buku besar untuk merekonsiliasi salinan yang diterima selama proses pengadaan barang dan jasa.

C. Sistem Akuntansi Pembelian Peralatan Operasional di PDAM

Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara Peralatan adalah barang yang digunakan dalam usaha, dipakai dalam jangka waktu panjang dan perlu disusutkan harganya.Sebagaimana halnya dengan perusahaan lainnya pada PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara juga memiliki peralatan operasional yang digunakan dalam melaksanakan tugasnya sebagai penyedia air bagi masyarakat sekitar. Dalam pembahasan yang dijelaskan di bab sebelumnya, divisi peralatan dan teknik di PDAM Tirtanadi menangani peralatan operasional dalam menyalurkan dan mengelola air. Dalam menjalankan tugasnya, ka. Bengkelmenggunakan peralatan operasional seperti pemasangan meter air baru bagi pelanggan baru, penggantian meter air karena rekondisi rusak dan tidak dapat digunakan lagi dan lain – lainnya. Untuk mengetahui jenis – jenis peralatan operasional pada Ka. Bengkel dapat dilihat pada table 3.1 Tabel 3.1 Jenis – Jenis Peralatan Operasional pada Ka. Bengkel: No Nama Satuan 1. Head Gasket Type F 13 Bh 2. Head Gasket Type E 13 Bh 3. Van Whell 13 mm Bh 4. Stainerr 13 mm Bh 5. Head Washer 13 mm Bh 6. Castle DS – 42 Pail 7. Sealed casing type 81 tembaga 13 mm Bh 8. Register asy linflow 13 mm Bh 9. Chat beee brand 32d Kaleng 10. Thiner Super Kaleng 11. Kursi tinggi rekondisi Bh 12. Kursi merk Ichico Bh 13. Kursi merk Futura Bh 14. Plat kuningan Lembar 15. Coper wire o,8 mm Meter Pengadaan barang – barang dan jasa serta peralatan operasional pada PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara diatur oleh sistem akuntansi yang terdiri dari prosedur – prosedur, dokumen yang digunakan serta fungsi terkait antara satu bagian dengan bagian yang lain guna menghasilkan informasi yang relevan bagi pengguna informasi di perusahaan. Sistem pembelian di PDAM Tirtanadi dilaksanakan oleh rekanan atau pihak ketiga PDAM Tirtanadi yang telah memenangkan tender atau dengan mengadakan pelelangan barang dan jasa oleh panitia pelelangan yang mana jika rekanan atau pihak ketiga tersebut memenangkan lelangan maka pihak rekanan yang bertanggung jawab dalam pengadaan barang dan jasa perusahaan dengan tetap megikuti peraturan perusahan sehingga tercipta kerjasama dan tujuan yang saling menguntungkan.

D. Prosedur – Prosedur Pembelian Peralatan Operasional

PDAM Tirtanadi memiliki prosedur pembelian yang dibagi atas 4 empat bagian yaitu: a Bernilai sampai dengan Rp 100 Juta termasuk pajak 1. Dilaksanakan dengan cara metode pengadaan peralatan. 2. Unit kerja divisi membuat laporan memo permintaan peralatan kepada Divisi Umum. 3. Kepala Divisi Umum meminta harga satuan kepada Divisi Anggaran. 4. Kepala Bidang Logistik membuat Usulan Pengadaan Barang form C3 dan disetujui oleh Kepala Divisi Umum. 5. Kepala Divisi Perencanaan menyetujui anggaran, Kepala Divisi Keuangan menetapkan jadwal pembayaran.