Pengadaan barang – barang dan jasa serta peralatan operasional pada PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara diatur oleh sistem akuntansi yang
terdiri dari prosedur – prosedur, dokumen yang digunakan serta fungsi terkait antara satu bagian dengan bagian yang lain guna menghasilkan informasi yang
relevan bagi pengguna informasi di perusahaan. Sistem pembelian di PDAM Tirtanadi dilaksanakan oleh rekanan atau pihak ketiga PDAM Tirtanadi yang telah
memenangkan tender atau dengan mengadakan pelelangan barang dan jasa oleh panitia pelelangan yang mana jika rekanan atau pihak ketiga tersebut
memenangkan lelangan maka pihak rekanan yang bertanggung jawab dalam pengadaan barang dan jasa perusahaan dengan tetap megikuti peraturan perusahan
sehingga tercipta kerjasama dan tujuan yang saling menguntungkan.
D. Prosedur – Prosedur Pembelian Peralatan Operasional
PDAM Tirtanadi memiliki prosedur pembelian yang dibagi atas 4 empat bagian yaitu:
a Bernilai sampai dengan Rp 100 Juta termasuk pajak
1. Dilaksanakan dengan cara metode pengadaan peralatan.
2. Unit kerja divisi membuat laporan memo permintaan peralatan kepada
Divisi Umum. 3.
Kepala Divisi Umum meminta harga satuan kepada Divisi Anggaran. 4.
Kepala Bidang Logistik membuat Usulan Pengadaan Barang form C3 dan disetujui oleh Kepala Divisi Umum.
5. Kepala Divisi Perencanaan menyetujui anggaran, Kepala Divisi
Keuangan menetapkan jadwal pembayaran.
6. Kepala Bidang Logistik membuat undangan penawaran kepada 1 satu
penyedia barang yang terdaftar di database penyedia barang. 7.
Penawaran harga dari penyedia barang dievaluasi negosiasi harga oleh kabid Logistik serta menerbitkan Berita Acara Hasil Pengadaan
Langsung BAHPL. 8.
Kepala Divisi menerbitkan Surat Perintah Kerja SPK dan Surat Pemesanan SP.
9. Tim Pemeriksa Barang memeriksa dan membuat Berita Acara
Penerimaan Barang. 10.
Tembusan Surat Perintah kerja SPK dan Surat Pemesanan SP diberikan kepada Satuan Pengawasan Intern SPI, Tim Pemeriksa
Barang dan unit kerja yang mengusulkan. 11. Diarsipkan oleh Divisi Umum.
b Bernilai di atas Rp 100 – 400 Juta
1. Dilaksanakan dengan cara metode pengadaan peralatan.
2. Unit kerja divisi membuat laporan memo permintaan peralatan kepada
Divisi Umum. 3.
Kepala Divisi Umum meminta harga satuan kepada Divisi Perencanaan. 4.
Kepala Divisi Perencanaan membuat dan mengesahkan harga satuan 5.
Kepala Bidang Logistik membuat Usulan Pengadaan Barang form C-2 dan disetujui oleh Kepala Divisi Umum.
6. Kepala Divisi Perencanaan menyetujui anggaran dan dan kepala Divisi
Keuangan menetapkan jadwal pembayaran.
7. Kepala Divisi Umum membuat memo kepada Panitia Pelelangan untuk
proses Pengadaan Barang berupa peralatan. 8.
Panitia Pelelangan membuat undangan penawaran kepada 1 satu penyedia barang yang terdaftar di database penyedia barang dan jasa.
9. Penawaran harga dari penyedia barang dievaluasi negosiasi harga oleh
kabid Logistik serta menerbitkan Berita Acara Hasil Pengadaan Langsung BAHPL.
10. Kepala Divisi Umum menerbitkan Surat Penunjukan Penyediaan
BarangJasa SPPBJ, Kontrak dan Surat Pemesanan SP. 11.
Tim Pemeriksa Barang memeriksa dan membuat Berita Acara Penerimaan Barang.
12. Tembusan Surat Penunjukan Penyedia Barang Jasa SPPBJ, Kontrak
dan Surat Pemesanan SP diberikan kepada Satuan Pengawasan Intern SPI, Tim Pemeriksa Barang dan unit kerja yang terkait.
13. Diarsip oleh divisi Umum.
c Bernilai sampai dengan rp 750 Juta termasuk pajak
1. Dilaksanakan dengan cara metode pelelangan sederhana.
2. Unit kerja Divisi membuat laporan memo permintaan barang kepada
Divisi Umum. 3.
Kepala Divisi Umum meminta harga satuan kepada Divisi Perencanaan. 4.
Kepala Divisi Perencanaan membuat dan mengesahkan harga satuan. 5.
Kepala Bidang Logistik membuat Usulan Pengadaan Barang form C-3 dan disetujui oleh Kepala Divisi Umum.
