Prosedur – Prosedur Pembelian Peralatan Operasional

7. Kepala Divisi Umum membuat memo kepada Panitia Pelelangan untuk proses Pengadaan Barang berupa peralatan. 8. Panitia Pelelangan membuat undangan penawaran kepada 1 satu penyedia barang yang terdaftar di database penyedia barang dan jasa. 9. Penawaran harga dari penyedia barang dievaluasi negosiasi harga oleh kabid Logistik serta menerbitkan Berita Acara Hasil Pengadaan Langsung BAHPL. 10. Kepala Divisi Umum menerbitkan Surat Penunjukan Penyediaan BarangJasa SPPBJ, Kontrak dan Surat Pemesanan SP. 11. Tim Pemeriksa Barang memeriksa dan membuat Berita Acara Penerimaan Barang. 12. Tembusan Surat Penunjukan Penyedia Barang Jasa SPPBJ, Kontrak dan Surat Pemesanan SP diberikan kepada Satuan Pengawasan Intern SPI, Tim Pemeriksa Barang dan unit kerja yang terkait. 13. Diarsip oleh divisi Umum. c Bernilai sampai dengan rp 750 Juta termasuk pajak 1. Dilaksanakan dengan cara metode pelelangan sederhana. 2. Unit kerja Divisi membuat laporan memo permintaan barang kepada Divisi Umum. 3. Kepala Divisi Umum meminta harga satuan kepada Divisi Perencanaan. 4. Kepala Divisi Perencanaan membuat dan mengesahkan harga satuan. 5. Kepala Bidang Logistik membuat Usulan Pengadaan Barang form C-3 dan disetujui oleh Kepala Divisi Umum. 6. Kepala Divisi Perencanaan menyetujui anggaran, Kepala Divisi Keuangan menetapkan jadwal pembayaran serta Direksi menyetujui penggunaan anggaran. 7. Kepala Divisi Umum membuat memo kepada Panitia Pelelangan untuk proses pelelangan sederhana. 8. Panitia Pelelangan memproses Pelelangan Sederhana dan menerbitkan Berita Acara Hasil Pelelangan BAHP serta Penetapan Pemenang. 9. Kepala Divisi Umum menerbitkan Surat Penunjukan Penyediaan BarangJasa SPPBJ, Kontrak dan Surat Pemesanan. 10. Tim Pemeriksa Barang memeriksa dan membuat Berita Acara Penerimaan Barang. 11. Tembusan Surat Penunjukan Penyediaan Barang Jasa SPPBJ, Kontrak dan Surat Pemesanan SP diberikan kepada Satuan Pengawasan Intern SPI, Tim Pemeriksa Barang dan unit kerja terkait. 12. Diarsip oleh Divisi Umum. d Bernilai tanpa batas termasuk pajak 1. Dilaksanakan dengan cara metode pelelanga Umum. 2. Unit kerja Divisi membuat laporan memo permintaan barang kepada Divisi Umum. 3. Kepala Divisi Umum meminta harga satuan kepada Divisi Perencanaan. 4. Kepala Divisi Perencanaan membuat dan mengesahkan harga satuan. 5. Kepala Bidang Logistik membuat Usulan Pengadaan Barang form C-3 dan disetujui oleh Kepala Divisi Umum. 6. Kepala Divisi Perencanaan menyetujui anggaran, Kepala Divisi Keuangan menetapkan jadwal pembayaran serta Direksi menyetujui penggunaan anggaran. 7. Kepala Divisi Umum membuat memo kepada Panitia Pelelangan untuk proses Pelelangan Umum. 8. Panitia Pelelangan memproses Pelelangan Umum dan menerbitkan Berita Acara Hasil Pelelangan BAHP serta Penetapan Pemenang. 9. Kepala Divisi Umum menerbitkan Surat Penunjukan Penyediaan BarangJasa SPPBJ, Kontrak dan Surat Pemesanan. 10. Tim Pemeriksa Barang memeriksa dan membuat Berita Acara Penerimaan Barang. 11. Tembusan Surat Penunjukan Penyediaan Barang Jasa SPPBJ, Kontrak dan Surat Pemesanan SP diberikan kepada Satuan Pengawasan Intern SPI, Tim Pengawasan Kualitas Barang dan unit kerja terkait. 12. Diarsip oleh Divisi Umum. Bagian yang terkait dalam proses pengadaan barang dan jasa berupa peralatan adalah sebagai berikut: 1. Bagian divisi kerja terkait, pengadaan barang dan jasa berupa peralatan dilakukan jika menipisnya stock barang bagian gudang divisi terkait yang akan direkondisi. Bagian ini sebagai fungsi pemakai barang mengajukan permintaan pembelian kepada bapak direksi dengan spesifikasi dan kuantitas barang tersebut. 2. Divisi Umum, setelah divisi terkait mengajukan permohonan pengadaan barang dan jasa berupa peralatan maka disposisi direksi meneruskan laporan tersebut untuk diproses oleh Divisi Umum selaku bagian yang menjalankan fungsi pembelian di perusahaan. Divisi umum meminta harga satuan ke Divisi Perencanaan agar dibuat usulan Pengadaan Barang dan jasa berupa peralatan. Dan bagian ini membuat memo untuk Panitia Pelelangan untuk proses Pelelangan. Divisi ini yang mengatur proses pengadaan barang dan jasa di perusahaan. 3. Divisi Perencanaan, divisi ini menetapkan dan mengesahkan harga satuan pengadaan barang dan jasa, menyetujui pembayaran dan menetapkan jadwal pembayaran serta direksi menyetujui penggunaan anggaran. 4. Panitia Pelelangan, bagian ini menjalankan proses pelelangan untuk pengadaan barang dan jasa. 5. Tim Pengawas Kualitas Barang, bagian ini menjalankan fungsi penerimaan dari rekanan yang ditetapkan sebagai pemenang oleh panitia pelelangan dalam proses pengadaan barang. Bagian ini memeriksa barang yang diterima dari rekanan jika Tembusan Surat Penunjukan Penyediaan Barang Jasa SPPBJ, Kontrak dan Surat Pemesanan SP telah diterima dari Divisi Umum. Pemeriksaan yang dilakukan untuk menyasuaikan spesifikasi barang dengan tembusan surat yang diterima sebelum barang dan jasa berupa peralatan diterima oleh bagian gudang. 6. Satuan Pengawasan Intern SPI, untuk mencegah penyimpangan dalam proses pengadaan barang. Divisi ini bertugas sebagai pengawasan intern terhadap proses ini.

E. Dokumenyang Digunakan dalam Pembelian Peralatan Operasional

Dokumen sangat penting dalam pemrosesan sistem akuntansi pembelian untuk menyimpan jejak audit yang memadai agar dapat menelusuri sebuah transaksi. Dalam Sistem Akuntansi pembelian peralatan pada Perusahaan Daerah Air Minum Provinsi Sumatera Utara digunakan berbagai jenis laporan ataupun memo sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Adapun dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian peralatan operasional yaitu: a. Laporan dari bagian divisi tentang permintaa pembelian yang ditujukan untuk divisi umum. b. Laporan Persetujuan Direksi tentang Pengadaan Barang dana Jasa c. Laporan Pengadaan Peralatan Operasional Triwulan. d. Memo spesifikasi barang dari Kepala Divisi Perencanaan kepada Divisi Umum. e. Usulan Pengadaan Barang, dokumen ini berisi kolom jenis barang, spesifikasi, satuan, kode barang, jumlah di minta, harga satuan, harga keseluruhan, dan keterangan. f. Undangan Penawaran, diterbitkan untuk penyedia pengadaan barang peralatan. Dokumen ini berisi tentang barang yang dibutuhkan cabang lainnya dan spesifikasi. Terdiri dari no, nama barang, volume dan satuan. g. Surat Keterangan Fiskal, dokumen ini di buat untuk memenuhi permohonan wajib pajak. Isinya tunggakan pajak, SPT Tahunan, PPh final, PBB yang dibayarmenurut pajak. h. Surat Pengukuhan Kena Pajak, dokumen ini berisi tentang rekanan pihak ketiga yang dikukuhkan pada tata usaha sebagai Pengusaha Kena Pajak. i. Penawaran harga dari reknan pihak ketiga yang diberikan tugas. j. Hasil Negosiasi, dokumen ini berisi hasil negosiasi antara pihak perusahaan dengan rekanan pihak ketiga yang di negosiasi. Dan hasil ini di tandatangani oleh Kepala Bidang Logistik perusahaan dan pihak rekanan yang dinegosiasi. k. Berita Acara, dokumen ini diterbitkan setelah hasil negosiasi disetujui dan berisi tentang hasil pengadaan langsung. Dokumen ini ditandatangani oleh penyedia barang dan Kepala Bidang Logistik. l. Surat Perintah Kerja SPK berisi nomor dan tanggal surat undangan pengadaan barang, sumber dana, waktu pelaksanaan, nilai pekerjaan, instruksi penyedia barang. Satu salinan SPK ini dikirimkan ke Satuan Pengawasan Intern SPI, Tim Pengawasan Kualiatas Barang, Cabang, Pihak ketiga, dan diarsip oleh divisi umum. m. Surat Pesanan, dokumen ini diterbitkan setelah Ssurat perintah kerja SPK telah dibuat dan dokumen ini berisi: 1 tabel dengan uraian nomor, nama barang, volume, satuan, harga, jumlah yang memberikan tugas, yang menerima tugas, 2 syarat – syarat pekerjaan, 3 waktu pelaksanaan, 4 alamat pengiriman barang, 5 dan denda.

7. F. Bagan Alur Sistem Akuntansi Pembelian

Gambar 3.1 ALUR KERJA UNTUK PELAKSANAAN JASA KONSULTASI METODE SELEKSI SEDERHANA BERNILAI SAMPAI DENGAN RP. 500 JUTA