Prosedur – Prosedur Pembelian Peralatan Operasional
7. Kepala Divisi Umum membuat memo kepada Panitia Pelelangan untuk
proses Pengadaan Barang berupa peralatan. 8.
Panitia Pelelangan membuat undangan penawaran kepada 1 satu penyedia barang yang terdaftar di database penyedia barang dan jasa.
9. Penawaran harga dari penyedia barang dievaluasi negosiasi harga oleh
kabid Logistik serta menerbitkan Berita Acara Hasil Pengadaan Langsung BAHPL.
10. Kepala Divisi Umum menerbitkan Surat Penunjukan Penyediaan
BarangJasa SPPBJ, Kontrak dan Surat Pemesanan SP. 11.
Tim Pemeriksa Barang memeriksa dan membuat Berita Acara Penerimaan Barang.
12. Tembusan Surat Penunjukan Penyedia Barang Jasa SPPBJ, Kontrak
dan Surat Pemesanan SP diberikan kepada Satuan Pengawasan Intern SPI, Tim Pemeriksa Barang dan unit kerja yang terkait.
13. Diarsip oleh divisi Umum.
c Bernilai sampai dengan rp 750 Juta termasuk pajak
1. Dilaksanakan dengan cara metode pelelangan sederhana.
2. Unit kerja Divisi membuat laporan memo permintaan barang kepada
Divisi Umum. 3.
Kepala Divisi Umum meminta harga satuan kepada Divisi Perencanaan. 4.
Kepala Divisi Perencanaan membuat dan mengesahkan harga satuan. 5.
Kepala Bidang Logistik membuat Usulan Pengadaan Barang form C-3 dan disetujui oleh Kepala Divisi Umum.
6. Kepala Divisi Perencanaan menyetujui anggaran, Kepala Divisi
Keuangan menetapkan jadwal pembayaran serta Direksi menyetujui
penggunaan anggaran. 7.
Kepala Divisi Umum membuat memo kepada Panitia Pelelangan untuk proses pelelangan sederhana.
8. Panitia Pelelangan memproses Pelelangan Sederhana dan menerbitkan
Berita Acara Hasil Pelelangan BAHP serta Penetapan Pemenang. 9.
Kepala Divisi Umum menerbitkan Surat Penunjukan Penyediaan BarangJasa SPPBJ, Kontrak dan Surat Pemesanan.
10. Tim Pemeriksa Barang memeriksa dan membuat Berita Acara
Penerimaan Barang. 11.
Tembusan Surat Penunjukan Penyediaan Barang Jasa SPPBJ, Kontrak dan Surat Pemesanan SP diberikan kepada Satuan Pengawasan Intern
SPI, Tim Pemeriksa Barang dan unit kerja terkait. 12.
Diarsip oleh Divisi Umum.
d Bernilai tanpa batas termasuk pajak
1. Dilaksanakan dengan cara metode pelelanga Umum.
2. Unit kerja Divisi membuat laporan memo permintaan barang kepada
Divisi Umum. 3.
Kepala Divisi Umum meminta harga satuan kepada Divisi Perencanaan. 4.
Kepala Divisi Perencanaan membuat dan mengesahkan harga satuan. 5.
Kepala Bidang Logistik membuat Usulan Pengadaan Barang form C-3 dan disetujui oleh Kepala Divisi Umum.
6. Kepala Divisi Perencanaan menyetujui anggaran, Kepala Divisi
Keuangan menetapkan jadwal pembayaran serta Direksi menyetujui
penggunaan anggaran. 7.
Kepala Divisi Umum membuat memo kepada Panitia Pelelangan untuk proses Pelelangan Umum.
8. Panitia Pelelangan memproses Pelelangan Umum dan menerbitkan Berita
Acara Hasil Pelelangan BAHP serta Penetapan Pemenang. 9.
Kepala Divisi Umum menerbitkan Surat Penunjukan Penyediaan BarangJasa SPPBJ, Kontrak dan Surat Pemesanan.
10. Tim Pemeriksa Barang memeriksa dan membuat Berita Acara
Penerimaan Barang. 11.
Tembusan Surat Penunjukan Penyediaan Barang Jasa SPPBJ, Kontrak dan Surat Pemesanan SP diberikan kepada Satuan Pengawasan Intern
SPI, Tim Pengawasan Kualitas Barang dan unit kerja terkait. 12.
Diarsip oleh Divisi Umum. Bagian yang terkait dalam proses pengadaan barang dan jasa berupa
peralatan adalah sebagai berikut: 1.
Bagian divisi kerja terkait, pengadaan barang dan jasa berupa peralatan dilakukan jika menipisnya stock barang bagian gudang divisi terkait yang
akan direkondisi. Bagian ini sebagai fungsi pemakai barang mengajukan permintaan pembelian kepada bapak direksi dengan spesifikasi dan
kuantitas barang tersebut.
2. Divisi Umum, setelah divisi terkait mengajukan permohonan pengadaan
barang dan jasa berupa peralatan maka disposisi direksi meneruskan laporan tersebut untuk diproses oleh Divisi Umum selaku bagian yang menjalankan
fungsi pembelian di perusahaan. Divisi umum meminta harga satuan ke Divisi Perencanaan agar dibuat usulan Pengadaan Barang dan jasa berupa
peralatan. Dan bagian ini membuat memo untuk Panitia Pelelangan untuk proses Pelelangan. Divisi ini yang mengatur proses pengadaan barang dan
jasa di perusahaan. 3.
Divisi Perencanaan, divisi ini menetapkan dan mengesahkan harga satuan pengadaan barang dan jasa, menyetujui pembayaran dan menetapkan jadwal
pembayaran serta direksi menyetujui penggunaan anggaran. 4.
Panitia Pelelangan, bagian ini menjalankan proses pelelangan untuk pengadaan barang dan jasa.
5. Tim Pengawas Kualitas Barang, bagian ini menjalankan fungsi penerimaan
dari rekanan yang ditetapkan sebagai pemenang oleh panitia pelelangan dalam proses pengadaan barang. Bagian ini memeriksa barang yang
diterima dari rekanan jika Tembusan Surat Penunjukan Penyediaan Barang Jasa SPPBJ, Kontrak dan Surat Pemesanan SP telah diterima dari Divisi
Umum. Pemeriksaan yang dilakukan untuk menyasuaikan spesifikasi barang dengan tembusan surat yang diterima sebelum barang dan jasa
berupa peralatan diterima oleh bagian gudang.
6. Satuan Pengawasan Intern SPI, untuk mencegah penyimpangan dalam
proses pengadaan barang. Divisi ini bertugas sebagai pengawasan intern terhadap proses ini.