Sistem Akuntansi Kas Pengendalian Internal Kas

BAB III PEMBAHASAN

A. Sistem Akuntansi Kas

Sistem akuntansi kas mengolah tansaksi- transaksi keuangan yang berhubungandengan kas untuk menghasilkan informasi kas yang dinyatakan terutama dalam satu mata uang nonetary unit Transaksi- transaksi yang bersifat kas berarti data- data fakta yang merupakan data- data keuangan. Data merupakan bahan mentah yang belum mempnyai arti. Sehinga dengan adanya suatu sistem membuat suatu data menjadi sangat berguna bagi perusahaan.

B. Pengendalian Internal Kas

Menurut tujuannya, sistem pengendalian internal tesebut dapat dibagi menjadi 2 macam yaitu : 1. Pengendalian Internal Akuntansi Intern Accounting Control Merupakan bagian dari sistem pengendalian internal yang meliputi struktur organisasi metode dan ukuran- ukuran yang dikoordinasi terutama untuk menjaga kekayaan organisasi serta mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi. Universitas Sumatera Utara 2. Pengendalian Internal Administrasi Intern Administrative Control Merupakan bagian dari sistem pengendalian internal yang meliputi struktur organisasi metode dan ukuran- ukuran yang dikoordinasi terutama untuk mendorong efiiensi dan difatuhinya kebijaksanaan manajemen Kedua sistem baik sistem pengendalian akuntansi maupun sistem pengendalian administrasi walaupun dibedakan, tetapi kedua pengendalian tersebut tidak terpisah sama sekali, sebab yang tercakup dalam pengendalian akuntansi juga tercakup dalam pengendalian administrasi.

1. Sistem Pengendalian Internal Penerimaan Kas

Sistem akuntansi pengendalian internal kas harus dirancang dengan baik sehingga uang kas dapat diamankan dari tindakan penyelewengan ataupun kecurangan. Pengendalian yang baik untuk penerimaan kas harus memberikan jaminan bahwa penerimaan dicatat sebagaimana mestinya. Pemisahan fungsi, tugas dan tanggung jawab pegawai yang melaksanaakan pencatatan dan penyimpanan uang kas harus jelas sehingga mempunyai tnggung jawab masing- masing. Tujuan dari pengendalian internal kas antara lain : 1. Untuk menjamin seluruh penerimaan kas benar- benar diterima dan diamankan sebagai milik perusahan. Universitas Sumatera Utara 2. Untuk menciptakan kegunaan yang sebesar- besarnya dan jumlah uang yang diterima dan dimiliki perusahaan. Karena transaksi- transaksi yang ada dikantor divisi regional I Medan dilakukan dengan komputerisasi, maka pengendalian internalnya secara tidak langsung menganut EDP Electrinic Data Processing. EDP Sistem Internal control ini didalam BSS SAP Untuk Penerimaan Kas Bank juga dilakukan secara Multi User. Untuk pengendalian Internal penerimaan kas bank kantor Divisi Regional Idilakukan melalui konsep Bank-M Clearing. Bank-M Clearing ini merupakan rencana penerimaan uang di bank yang belum diterima dokumen CN dari bank dan belum diselesaikan Clearing ke bank sebenarnya.Ruang lingkup konsep ini meliputi pencatatan hasil proses Billing daftar rekening telepon L13 pada BSS melalui inerface Month Billing and Daily Collection, proses penerimaan pembayaran rekening telepon L11 TEL_ 75 sampai Clearing Bank Collection Agent dan uang transfer oleh KANDATEL UPP ke Kantor Divisi. Dari ruang ligkup konsep, maka pengendalian internal penerimaan kas yang dilakukan oleh bidang atau bagian KANDATEL yang terkait dan dapat dipertanggung jawabkan dari segi internal controlnya dimulai dari pencatatan hasil proses billng sampai dengan Clearing pada bank sebenarnya. Konsep Bank –M Clearing di Kantor Divisi Regional I dilakukan sebagai alat control atas penerimaan uang diloket – loket bank, Universitas Sumatera Utara lebih real time dalam pencatatan di BSS dan sebagai alat merekonsiliasi dengan pihak bank. Sistem pencatatan Bank-M Clearing dimulai dari unit Collecting Agent, KANDATEL UPP dan terakhir dikantor Divisi Regional I adalah sebagai berikut : a. Proses Interface Monthly Dari unit Billing and Collection setiap bulannya melakukan proses Billing tagihan maximal tanggal 4x+1 dan menghasilkan flat file bulanan yang siap yang siap dilakukan interface ke BSS. Sehingga muncullah pendapatan sekaligus piutang usaha. Pengelolaan piutang usaha dilakukan dengan menggunakan aplikasi Costumer Support System CSS. b. Proses Interface Daily  Unit Billing and Collection setiap sore harinya sesuai jam jadwal melakukan pengecekan loket yang melakukan validasi, bila ada loket yang belum melakukan validasi sehingga keesokan harinya tetap dapat melakukan transaksi.  Unit Billing dan Collecton menerima dokumen CN dari bank dan melakukan pencocokan dengan TEL 75 TELKOM, bila ditemui selisih dilakukan penelusuran dan hasilnya diinformasikan kepada team CSS dan team BSS. Bila cocok antara CN 75, dokumen diserahkan kepada unit treasury untuk dilakukan Clearing Bank. Universitas Sumatera Utara  Unit Akuntansi Merivew secara harian melakukan Interface Daily setelah Billing and Collection selesai dilakukan.  Pada saat terdisplay, dia\lakukan reviw terhadap loket- loket tersebut. Bila ditemukan kesalahan, diinformasikan kepada Unit Billing and Collection dan ditelusuri bersama dan hasilnya diinformasikan kepada team CSS dan team BSS.  Bila tidak terjadi selisih, unit akuntansi dapat melakukan posting interface tersebut terlebih dahulu kembali seperti semula.  Selesai proses interface harian atas hasil proses collection harian, unit akuntansi melakukan pengecekan interface tersebut pada modul GL.  Bagian akuntansi melakukan pengawasan dan Validitas Entry dalam BSS dan melakukan analisa kewajaran infut dan akun.  Dari kandatel UPP secara harian melakukan TAK Transaksi Antar Kantor kekantor divisi dengan jurnal : DR. Bank Clearing DIV…………….XX CR. Bank Nyata Datel ………………XX Lalu secara sistem di simulate akan muncul dua jurnal yaitu : DR. Bank Clearing DIV……………XX CR. TAK …………………………..XX DR. TAK …………………………..XX CR. Bank Nyata Datel …………….XX Universitas Sumatera Utara Pada hari itu juga Divis menerima kredit nota dari bank operasonal dan petugas di Bagian Treasury melakukan Jurnal di SAP dimodul General Ledger dan melakukan jurnal : DR. Bank Nyata Divisi ……………. XX CR. Bank Nyata Divisi ……………XX Lalu melakukan Cleare secara simulate.

2. Sustem Pengendalian Internal Pengeuaran Kas

Pengeluaran kas pada umumnya berhubungan dengan pembayaran kepada pihak luar dan kegiatan operasional perusahaan untuk memberikan keyakinan yang memuaskan bahwa setiap transaksi yang mengakibatkan keluarnya uang kas yang benar- benar ada hubungannya dengan kegiata perusahaan dan dengan kewajiban yang harus dibayar serta tidak terjadinya penyelewengan, maka untuk itulah sangat diperlukan suatu pengendalian yang akurat terhadap pengeluaran kas. Jadi dengan demikian pengeluaran harus dikelola sedemikian rupa sehingga tidak terjadi kesalahaan dan kecurangan yang mengakibatkan kerugian perusahaan.sistem pengendalian intern yang baik mensyratkan agar melibatkan pihak luar bank ikut serta dalam mengawasi kas perusahaan dengan cara : 1. Semua penerimaan kas harus disetor penuh kebank pada hari yang sama dengan penerimaan kas atau pada hari berikutnya. 2. Semua pengeluaran kas dilakukan dengan cek Universitas Sumatera Utara 3. Pengeluaran kas yang tidak dapat dilakukan dengan cek karena jumlahnya kecil dilakukan melalui dana kas kecil. Sedangkan dari sisi organisasi dan otorisasi yang harus menjadi perhatian antara lain : 1. Fungsi penyimpanan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi 2. Transaksi penerimaan dan pengeluaran kas tidak boleh dilaksanakan sendiri oleh bagian kas sejak awal sampai akhir. Tanpa campur tangan dari fungsi lain. 3. Penerimaan kas harus mendapat otoritas dari pejabat yang berwenang. Pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas harus didasarkan bukti kas keluar yang telah mendapat otorisasi dari pejabat yang berwenang dan dilampiri dengan pendukung yang lengkap. Untuk pengendalian internal peneluaran kas bank dikantor divisi Regional I Sumatera dilakukan melalui konsep Bank – K Clearing. Bank – K Clearing ini merupakan rencana pengeluaran kas di Bank perusahaan untuk memenuhi kebutuhan operasional perusahaan dengan perinsip beban telah diakui pencatatannya dan hutang account payable AP siap dibayar dalam SAP. Pengawasan internal peneluaran kas di Kandatel : a. Rekonsiliasi antar R C Sekunder – K dengan sistem BSS SAP dibuat paling lambat tanggal 7 bulan berikutnya. Universitas Sumatera Utara b. Melakukan Rekonsiliasi Transaksi Antar Kantor antara phisik yang di – TAK – Kan dengan laporan sistem BSS SAP c. Membuat daftar pengawasan transfer harian dari rekening sekunder – K secara harian kerekening primer – M divisi Pengawasan internal kas dikantor Divisi : a. Rekonsiliasi antara R C Primer – K dengan sistem BSS SAPdibuat paling lambat tanggal 7 bulan berikutnya. b. Membuat daftar realisasi Dropping berdasarkan DN dan rekening koran bank secara harian, mingguan dan bulanan. c. Melakukan evaluasi terhadap pelaksanaan ketepatan waktu dan jumlah dropping ke KANDATEL UPP. Jadi dengan demikian pengawasan pengeluaran kas harus dikelola dengan sedemikian rupa sehingga tidak terjadi kesalahan dan kecurangan yang mengakibatkan kerugian perusahaan. Dengan adanya penerapan sistem pengawasan yang memuaskan akan memberikan kepastian bahwa pengeluaran yang dilakukan ada hubungannya dengan aktivitas perusahaandan benar telah dibukukan serta adanya persetujuan yang berwenang.

C. Penerapan SAP Pada Sitem Akuntansi Kas