Sistem Informasi Akuntansi Kas Pada PT Railink Medan

TUGAS AKHIR

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI KAS PADA PT. RAILINK MEDAN

Oleh :

RIZKY TISA SAFITRI S 122102002

PROGRAM STUDI D-III AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN

2015

9

KATA PENGANTAR

Bismillahirrahmanirahim,

Puji dan syukur penulis panjatkan atas kehadirat Allah SWT, karena atas limpahan rahmat, rejeki dan ridho-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir yang berjudul “Sistem Informasi Akuntansi Kas Pada PT Railink Medan.” Dimana tujuan dari pembuatan tugas akhir ini adalah guna memenuhi salah satu syarat untuk menyelesaikan kelulusan pendidikan program Diploma III pada fakultas Ekonomi USU. Pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terimakasih yang sebanyak-banyaknya kepada :

1. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak, CA selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Bapak Drs. Rustam, M.Si, Ak, CA selaku Ketua Program Studi Jurusan Diploma III Akuntansi pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dan Bapak Drs. Chairul Nazwar, M.Si, Ak selaku Sekretaris Program Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Ibu Dra. Nurzaimah, MM, Ak selaku dosen pembimbing penulis yang telah banyak memberikan masukan dan arahan kepada penulis dan sabar membimbing penulis dalam menyelesaikan tugas akhir ini.

4. Kepada Staf Pegawai di PT. Railink Medan yang telah memberikan data kepada penulis.

5. Ayahanda tercinta Eliamsyah Sinaga dan ibunda Siti Zainab Lubis yang dengan penuh kesabaran telah membesarkan, mendidik dan yang tak henti-hentinya banyak memberikan dukungan atas penulis baik moril maupun

materil, serta selalu mendoakan penulis disetiap kesempatan yang ada. Semoga tugas akhir ini dapat membuat ayahanda dan ibunda tercinta bangga dan bahagia terhadap penulis.

6. Kepada teman-teman Mansunians ; Erwita Ika Violina, Kurnia Selviana Saragih, Siti Fitri Amriana Rambe, dan Lidya Mardiah Sari yang dengan penuh semangat membantu serta mendukung penulis dalam menyelesaikan tugas akhir ini.

7. Kepada teman-teman penulis Winanda Mutiara Putri Lubis, Muhammad Yusuf Asril, Rafinaldy Putra Lubis, Rafli Adwira Barus, Khairunnisa Nasution, Resi Utari Siregar, dan Rizky Yulia yang telah membantu penulis dalam mencari data dan menyelesaikan tugas akhir ini.

Akhir kata penulis memanjatkan doa dan syukur kehadirat Allah SWT atas segala bantuan dan rahmatNya yang telah diberikan, semoga akan memperoleh balasan yang berlipat ganda dari-Nya, dan Semoga tugas akhir ini dapat bermanfaat bagi yang menggunakannya, dan menjadi amal ibadah bagi penulis.

Amin yaa Rabbal Alamin ...

Medan, 2015 Penulis

Rizky Tisa Safitri S 122102002

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iii

DAFTAR TABEL ... v

DAFTAR GAMBAR ... vi

DAFTAR LAMPIRAN ... vii

BAB I PENDAHULUAN ... 1

A. Latar Belakang Masalah ... 1

B. Rumusan Masalah ... 2

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 3

D. Rencana Penulisan ... 3

1. Jadwal Survey/Observasi ... 3

2. Rencana Isi ... 4

BAB II PT. RAILINK MEDAN ... 6

A. Sejarah Ringkas ... 6

B. Struktur Organisasi ... 9

C. Job Description ... 11

D. Jaringan Usaha ... 20

E. Kinerja Usaha Terkini ... 21

F. Rencana Usaha ... 22

BAB III SISTEM INFORMASI AKUNTANSI KAS PADA PT.

RAILINK MEDAN ... 23

A. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi ... 23

B. Pembagian dan Karakteristik Sistem Informasi Akuntansi .... 32

C. Tujuan dan Ciri-Ciri Sistem Informasi Akuntansi ... 32

D. Kebijakan dan Peranan Sistem Informasi Akuntansi ... 34

E. Prosedur Penerimaan dan Pengeluaran Kas ... 36

F. Pengawasan Intern Kas ... 38

G. Fungsi Yang Terkait Dalam Sistem Informasi Akuntansi Kas.. 39

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 42

A. Kesimpulan ... 42

B. Saran ... 44

DAFTAR PUSTAKA ... 46

LAMPIRAN ... 47

DAFTAR TABEL

Tabel Judul Halaman

Tabel 1.1 Jadwal Survey dan Penyusunan Laporan Tugas Akhir ... 4

DAFTAR GAMBAR

Gambar Judul Halaman

Gambar 2.1 Struktur Organisasi PT. Railink Medan ... 10 Gambar 2.2 Siklus Akuntansi ... 29 Gambar 2.3 Model Sistem Sederhana ... 35

DAFTAR LAMPIRAN

Nomor Judul Halaman

Lampiran 1 Surat Permohonan Research/Survey ... 47 Lampiran 2 Surat Balasan Permohonan Research/Survey ... 48

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Setiap perusahaan baik yang bergerak dalam bidang usaha maupun di bidang manufaktur bertujuan untuk mendapatkan laba yang optimal dan tercapainya kontinuitas usaha.Bagi setiap perusahaan informasi itu sangatlah penting, karena setiap perusahaan membutuhkan informasi sebagai sumber daya bisnis yang vital bagi kelangsungan hidup perusahaan. Informasi juga berguna untuk mengerahkan dan memperlancar kegiatan perusahaan dalam membentuk pihak manajemen untuk mengambil keputusan dalam mendapatkan informasi yang akurat, maka diperlukan kerja sama yang baik antara pihak yang berkepentingan untuk mengetahui sejauh mana target yang telah dicapai oleh perusahan tersebut.

Kas adalah salah satu harta benda yang dimiliki perusahaan dengan tujuan untuk melancarkan pekerjaan rutin dan sebagai modal kerja usaha untuk menghasilkan suatu laba.Oleh karena itu uang kas adalah harta yang paling likuit. Sistem akuntansi sangat berperan dalam suatu perusahaan karena akuntansi dapat memberikan informasi yang diperlukan manajemen. Disamping itu dapat memberikan bantuan dalam menyajikan suatu pertanggung jawaban keuangan bagi pihak–pihak yang berkepentingan dalam suatu perusahaan, melalui laporan keuangan antara lainnya neraca dan perhitungan laba rugi.Berdasarkan informasi yang diberikan akuntansi,

manajemen dapat mengambil keputusan dan kebijakan serta pengawasan perusahaan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.Agar informasi yang dimaksud benar dan tepat penyajiannya, maka syaratnya adalah menyusun prosedur akuntansi yang baik.

Sebagai salah satu perusahaan komersil, PT. RAILINK Medan juga memiliki berbagai macam cara pengawasan dalam penerimaan maupun pengeluaran kas guna mencegah terjadinya kesalahan dan penyelewengan yang dapat merugikan perusahaan.

Berdasarkan hal tersebut diatas, penulis perlu menguji keefektifan sistem informasi akuntansi pada penerimaan dan pengeluaran kas dalam perusahaan ini. Maka penulis merasa tertarik untuk mengadakan penelitian dan menyajikannya dalam bentuk skripsi dengan judul “ Sistem Informasi Akuntansi Kas Pada PT. Railink Medan “.

B. Rumusan Masalah

Berdasarkan permasalahan yang telah diuraikan di atas, maka untuk membatasi ruang lingkup dalam penulisan Laporan Tugas Akhir ini, penulis membatasi masalah sebagai berikut: “Apakah sistem informasi akuntansi kas pada PT. Railink Medan telah diterapkan sebagaimana yang telah tertera dalam prosedur?”

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian 1. Tujuan Penelitian

Sesuai dengan masalah yang diidentifikasi penulis, maka tujuan tugas akhir ini adalah untuk mengetahui sistem informasi akuntansi kas pada PT. Railink Medan telah sesuai dengan prosedur yang ada atau tidak. 2. Manfaat penelitian

Hasil dari tugas akhir ini dimaksudkan agar dapat memberikan manfaat bagi :

a. Bagi penulis,untuk memperoleh pengetahuan tentang system informasi akuntansi kas pada PT. Railink Medan

b. Bagi PT. Railink Kota Medan,dapat member masukan agar dapat melakukan aktifitas dengan efektif dan efisien, serta dapat mengetahui dan melaksanakan peranan anggaran barang dan jasa sesuai dengan prosedur yang berlaku saat ini.

c. Bagi penulis lain, dapat digunakan sebagai pembanding untuk penelitian dengan tema dan pembahasan yang sama dimasa yang akan datang.

D. Rencana Penulisan

1. Jadwal Survey/Observasi

Survey ini dilakukan di PT. RAILINK Regional I Medan Jl. Prof.H.M. Yamin, S.H No.14. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada tabel 1.1 dibawah ini :

Tabel 1.1

Jadwal Penelitian Dan Penyusunan Tugas Akhir

No Kegiatan Mei 2015 Juni 2015

I II III IV I II III IV 1. Pengesahan Penulisan Tugas Akhir

2. Pengajuan Judul 3. Permohonan Izin Riset 4. Pengumpulan Proposal

5. Penunjukan Dosen Pembimbing 6. Pengumpulan Data

7. Penyusunan Tugas Akhir 8. Bimbingan Tugas Akhir 9. Penyelesaian Tugas Akhir

2. Rencana Isi

Penulis akan memberikan gambaran rencana isi yang membuat lebih terarahnya penulisan Tugas Akhir ini penulis membagi luas pembahasan tugas akhir ini dalam empat (4) bab, yang dianggap cukup memadai untuk mengemukakan hal yang dianggap penting dan relevan dengan judul tugas akhir yang dimaksud, dengan tujuan agar penulisan tugas akhir ini dapat lebih terarah dan sistematis. Adapun uraiannya adalah sebagai berikut:

BAB I : PENDAHULUAN

Pada bab ini akan diuraikan tentang latar belakang, permasalahan, tujuan dan manfaat penelitian, rencana penulisan yang mencakup jadwal survei dan rencana isi.

BAB II : PT. RAILINK MEDAN

Bab ini meliputi sejarah singkat PT. Railink Medan, struktur organisasi dan personalia, job description, Jaringan Usaha, kinerja usaha terkini dan rencana usaha PT. Railink Medan. BAB III : SISTEM INFORMASI AKUNTANSI KAS PADA PT.

RAILINK MEDAN

Pada bab ini penulis mencoba untuk menguraikan mengenai pengertian sistem informasi, pembagian dan karakteristik sistem informasi akuntansi, tujuan dan ciri-ciri sistem informasi akuntansi, kebijakan dan peranan sistem informasi akuntansi, prosedur penerimaan dan pengeluaran kas pada PT. RAILINK MEDAN, pengawasan intern kas pada PT. RAILINK MEDAN, serta fungsi yang terkait dalam sistem informasi akuntansi kas

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN

Dalam bab ini penulis mencoba mengambil kesimpulan dan memberikan saran-saran yang bertitik tolak dari pengumpulan data dan pembahasan yang dilakukan dimana diharapkan dapat memberikan masukan yang bermanfaat bagi PT. RAILINK MEDAN di masa yang akan datang.

6

BAB II

PT. RAILINK MEDAN

A. Sejarah Ringkas

PT Railink, anak perusahaan dari PT Kereta Api Indonesia (Persero) dengan PT Angkasa Pura II (Persero) didirikan dengan visi untuk menyuguhkan semangat baru dalam pelayanan moda transportasi kereta api di Indonesia. PT Railink mempersembahkan sebuah layanan yang baru kali pertama hadir di Indonesia, yakni Kereta Api Bandara, bersamaan dengan pengoperasian perdana Bandara Internasional Kuala Namu pada tanggal 25 Juli 2013. Kereta Api Bandara pertama ini melayani penumpang dari kota Medan menuju Bandara Kuala Namu dan sebalikya.

Sebagai layanan transportasi khusus, Kereta Api Bandara ini memiliki fasilitas maupun layanannya yang diharapkan dapat menjadi standar baru dalam dunia perkeretapian di Indonesia. layanan Kereta Api Bandara dirancang untuk memberikan kenyamanan dan kemudahan bagi para penumpang angkutan udara. Oleh karenanya, perusahaan selalu berinovasi dalam layanan untuk memberikan yang terbaik, karena kami ingin layanan Kereta Api Bandara menjadi bagian menyenangkan dalam setiap perjalanan Anda.

Bagi perusahaan, segala upaya dalam berbisnis harus didasari oleh kesamaan cara pandang dan pola pikir yang saling menunjang untuk terciptanya daya kreasi dan semangat membangun serta ketekunan yang tiada henti. Sumber daya manusia merupakan aset yang utama, dan oleh karena itu

sudah sepatutnya menjadi fokus dan komponen utama yang menetukan sejauh mana perusahaan dapat berkembang dimasa depan.

Bagi perusahaan, pengembangan kemampuan untuk menghasilkan layanan yang tetap prima dan dapat menjadi acuan di bidangnya, perlu terus diasah dan diperbaiki dari waktu ke waktu.Itu sebabnya, perusahaan menaruh harapan besar dengan membuat sistem yang memungkinkan setiap individu mengeluarkan kemampuan terbaiknya serta dibarengi dengan apresiasi dan evaluasi sebagai standar yang jelas dalam menakar tingkat kinerja secara akurat dan berimbang.

Di jajaran manajemen, perusahaan menempatkan individu dengan kompetensi yang sesuai dan selalu terpacu menghasilkan inovasi serta terobosan-terobosan terbaru. Diharapkan dalam setiap ide dan gagasan akan menjadi masukan yang dapat mengangkat kinerja perusahaan kearah yang lebih baik dan menempatkan perusahaan selalu didepan dalam industri ini.

Perusahaan juga memberikan perhatian yang serius kepada mitra kerja, karena tanpa mereka tak akan bisa mewujudkan mimpi perusahaan. Seluruh mitra adalah rekan sejajar yang akan saling membantu untuk mencapai hasil yang terbaik. Mereka pun merupakan pemberi masukan yang berharga, baik itu kritik atau saran yang merupakan tenaga pendorong untuk maju makin cepat dan member kemampuan untuk mengenali resiko-resiko yang muncul disepanjang upaya pencapaian itu.

1. Visi PT. Railink

Menjadi pilihan utama akses Bandara yang terintegrasi dengan moda lainnya dan bertaraf Internasional.

2. Misi PT. Railink

Menyelenggarakan jasa transportasi Kereta Api Bandara serta kegiatan usaha lainnya yang terkait dengan sehat, tumbuh dan berkembang dengan tujuan untuk:

a. Mewujudkan kepuasan pelanggan b. Meningkatkan kesejahteraan karyawan

c. Memberikan nilai tambah kepada pemegang saham

d. Memberikan manfaat bagi komunitas dan pelestarian lingkungan dengan menjalankan tata kelola perusahaan yang baik dan memegang teguh etika bisnis.

e. Keselamatan dan keamanan operasional 3. Tujuan PT. Railink

Melaksanakan dan mendukung kebijaksanaan dan program pemerintah dibidang ekonomi dan pembangunan nasional, khusunya dibidang transportasi dengan menyediakan barang dan jasa yang bermutu tinggi dan berdaya saing kuat untuk dapat melakukan ekspansi baik dipasar nasional, regional, maupun Internasional dibidang perkeretaapian yang meliputi usaha pengangkutan orang dengan kereta api, kegiatan perawatan dan pengusahaan prasarana, pengusahaan bisnis property secara

professional, serta pengusahaan bisnis penunjang prasarana dan sarana kereta api secara efektif untuk kemanfaatan umum.

B. Struktur Organisasi

Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/ keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut.Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian instansi yang telah ditetapkan sebelumnya.Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.

Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.

Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan persorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran tunggal. Struktur Organisasi PT. Railink dapat dilihat pada Gambar II.I Berikut ini :

Gambar 2.1

Struktur Organisasi PT. Railink Sumber : PT. Railink

C. Job Description

1. Pemimpin Umum / Penanggung Jawab (General Manager)

a. Bertanggung jawab kepada seluruh aktivitas kelembagaan baik kepada jajaran keredaksionalan maupun kepada non redaksional serta divisi-divisi lainnya atau melalui antar lembaga dan termasuk secara hukum (mengacu kepada UU No.40/1999 tentang pers).

b. Dalam kewenangannya Pemimpin Umum / Penanggung Jawab dapat mengangkat seorang Pemimpin Redaksi / Wakil Pemimpin Redaksi beserta jajaran kebawahnya serta Pemimpin Perusahaan dan jajarannya. c. Mempunyai tugas untuk menentukan atau menolak segala bentuk

persoalan baik yang menyangkut personalia administrasi baik sektor redaksional maupun non redaksional dan sebagai penentu kebijakansentral.

d. Berhak untuk melakukan revisi manajerial. 2. Senior Supervisor HRD, GA & Procurement

a. Mendukung seluruh kegiatan operasional kantor dengan melakukan proses pengadaan seluruh peralatan kebutuhan kerja (seperti; ATK, komputer, meja/kursi kerja, AC, dst), maupun sarana atau fasilitas penunjang lain (seperti; kendaraan operasional, office boy, satpam, operator telpon, dst.) dengan cepat, akurat/berkualitas serta sesuai dengan anggaran yang ditentukan.

b. Melakukan analisa kebutuhan anggaran atas pengadaan dan pemeliharaan seluruh fasilitas dan sarana penunjang aktivitas kantor

untuk kemudian diajukan kepada bagian keuangan dan manajemen perusahaan untuk dianggarkan dan disetujui.

c. Melakukan aktivitas pemeliharaan atas seluruh fasilitas dan sarana penunjang, serta melakukan proses penggantian atas fasiltias/sarana penunjang yang rusak.

d. Membina hubungan dengan para vendor atau supplier barang dan jasa fasilitas/prasarana kantor serta membantu dalam menangani komplain atas vendor/supplier termasuk tindaklanjut atas penanganan nota pembayaran/invoice maupun kontrak kerja dengan pihak terkait.

e. Membuat, menjalankan dan mengembangkan sistem kerja/prosedur atas pengadaan dan pemeliharaan fasilitas penunjang kerja.

f. Melakukan survei tingkat kepuasaan atas pelayanan yang diberikan kepada seluruh karyawan/unit dalam perusahaan untuk tujuan peningkatan kualitas/mutu, ketepatan dan kecepatan pelayanan yang diberikan.

g. Menyiapkan laporan bulanan untuk keperluan rapat anggaran, laporan keuangan atas aset dan beban biaya kantor.

3. Senior Supervisor Finance Adm & Taxation

a. Mengelola fungsi akuntansi dalam memproses data dan informasikeuangan untuk menghasilkan laporan keuangan yang dibutuhkanperusahaan secara akurat dan tepat waktu.

b. Mengkoordinasikan dan mengontrol perencanaan, pelaporan danpembayaran kewajiban pajak perusahaan agar efisien, akurat, tepatwaktu, dan sesuai dengan peraturan pemerintah yang berlaku.

c. Merencanakan, mengkoordinasikan dan mengontrol arus kas perusahaan (cashflow), terutama pengelolaan piutang dan hutang,sehingga memastikan ketersediaan dana untuk operasional perusahaan dan kesehatan kondisi keuangan.

d. Merencanakan dan mengkoordinasikan penyusunan anggaran perusahaan, dan mengontrol penggunaan anggaran tersebut untuk memastikan penggunaan dana secara efektif dan efisien dalammenunjang kegiatan operasional perusahaan.

e. Merencanakan dan mengkoordinasikan pengembangan sistem danprosedur keuangan dan akuntansi, serta mengontrol pelaksanaannya untuk memastikan semua proses dan transaksi keuangan berjalan dengan tertib dan teratur, serta mengurangi risiko keuangan.

f. Mengkoordinasikan dan melakukan perencanaan dan analisa keuangan untuk dapat memberikan masukan dari sisi keuangan bagi pimpinan perusahaan dalam mengambil keputusan bisnis, baik untuk kebutuhan investasi, ekspansi, operasional maupun kondisi keuangan lainnya. g. Merencanakan dan mengkonsolidasikan perpajakan seluruh perusahaan

untuk memastikan efisiensi biaya dan kepatuhan terhadap peraturan perpajakan.

4. Senior supervisior Budgeting & Accounting

a. Melakukan fungsi reporting, budgeting, analisa dan accounting. b. Membantu Budget & Accounting Lead untuk men‘direct’ operasional

perusahaan baik melalui budget dan controlling serta pengembangan operasional perusahaan.

c. Memahami laporan keuangan. 5. Manager Airport Railway Station (ARS)

a. Mengusulkan Rencana Jangka Panjang Kantor Cabang (RJPC) Unit Airport Railway Station (ARS) Kantor Cabang Medan, yang mengacu pada RJPP Korporasi.

b. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan Unit Airport Railway Station (ARS) Kantor Cabang Medan.

c. Merumuskan kebijakan, sistem dan prosedur Unit Airport Railway Station (ARS) Kantor Cabang Medan.

d. Melakukan koordinasi dengan para Manager Kantor Cabang Medan dan Kantor Pusat lainnya dalam rangka pengkoordinasian dan penyelesaian pekerjaan.

e. Mengorganisasi dan mengendalikan kegiatan Unit Airport Railway Station (ARS) Kantor Cabang Medan dalam hal;

f. Menyusun SOP pemeliharaan ARS, ticketing system, dan fasilitas lainnya di ARS dan mengevaluasi secara periodik;

g. Menyusun SOP penanganan keluhan pelanggan, data base pelanggan, dan pola kerja Tim Customer Service (CSOT dan CSOS);

h. Melaksanakan survey kepuasan pelanggan secara periodik melalui kerjasama dengan lembaga survey;

i. Melakukan evaluasi terhadap tenant mixing dan tarif sewa ruang serta besaran presentase konsesi dan minimum omset bruto yang telah diimplementasikan kepada konsesioner di area komersial, serta pola kerja sama yang terbaik bagi perusahaan

j. Melaksanakan desain rekayasa teknik dan standardisasi fasilitas yang ada di ARS.

k. Melaksanakan program tentang lalu lintas perjalanan kereta api, pengoperasian kereta api serta pengamanan dan penertiban operasional kereta api dan bangunan stasiun.

l. Menjaga operasionalisasi ARS agar nyaman, aman, tertib, dan menjamin kehandalan fasilitas yang tersedia dapat digunakan sesuai standar yang berlaku.

m. Melaksanakan tugas-tugas khusus berdasarkan permintaan General Manager.

n. Membina, memberdayakan, dan menilai kinerja Senior Supervisor Hospitality & Customer Care, Senior Supervisor Ticketing, Senior

Supervisor Marketing & Sales, dan Senior Supervisor Facility

Maintenance.

o. Menyusun laporan kegiatan Unit Airport Railway Station (ARS) Kantor Cabang Medan dalam rangka pertanggungjawaban kepada General Managerdan Direktur terkait secara berkala.

6. Manager City Railway Station (CRS)

a. Mengusulkan Rencana Jangka Panjang Kantor Cabang (RJPC) Unit City Railway Station (CRS) Kantor Cabang Medan, yang mengacu pada RJPP Korporasi.

b. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan Unit City Railway Station (CRS) Kantor Cabang Medan.

c. Merumuskan kebijakan, sistem dan prosedur Unit City Railway Station (CRS) Kantor Cabang Medan.

d. Melakukan koordinasi dengan para Manager Kantor Cabang Medan dan Kantor Pusat lainnya dalam rangka pengkoordinasian dan penyelesaian pekerjaan.

e. Mengorganisasi dan mengendalikan kegiatan Unit City Railway Station (CRS) Kantor Cabang Medan dalam hal;

f. Menyusun SOP pemeliharaan CRS, ticketing system, dan fasilitas lainnya di CRS dan mengevaluasi secara periodik;

g. Menyusun SOP penanganan keluhan pelanggan, data base pelanggan, dan pola kerja Tim Customer Service (CSOT dan CSOS);

h. Melaksanakan survey kepuasan pelanggan secara periodik melalui kerjasama dengan lembaga survey;

i. Melakukan evaluasi terhadap tenant mixing dan tarif sewa ruang serta besaran presentase konsesi dan minimum omset bruto yang telah diimplementasikan kepada konsesioner di area komersial, serta pola kerja sama yang terbaik bagi perusahaan.

j. Melaksanakan desain rekayasa teknik dan standardisasi fasilitas yang ada di CRS.

k. Melaksanakan program tentang lalu lintas perjalanan kereta api, pengoperasian kereta api serta pengamanan dan penertiban operasional kereta api dan bangunan stasiun.

l. Menjaga operasionalisasi CRS agar nyaman, aman, tertib, dan menjamin kehandalan fasilitas yang tersedia dapat digunakan sesuai standar yang berlaku.

m. Melaksanakan tugas-tugas khusus berdasarkan permintaan General Manager.

n. Membina, memberdayakan, dan menilai kinerja Senior Supervisor Hospitality & Customer Care, Senior Supervisor Ticketing, Senior

Supervisor Marketing & Sales, dan Senior Supervisor Facility

Maintenance.

o. Menyusun laporan kegiatan Unit City Railway Station (CRS) Kantor Cabang Medan dalam rangka pertanggungjawaban kepada General Managerdan Direktur terkait secara berkala.

7. Manager Operation

a. Menyusun rencana kerja, anggaran, serta melakukan monitoring, pengendalian dan pelaporannya.

b. Memimpin dan mengorganisasi semua SDM Divisi Operation dan Production untuk mencapai target produktivitas operasional dan efisiensi biaya.

c. Bertanggung jawab atas peningkatan pendapatan perusahaan dan citra perusahaan.

8. Manager Technic

a. Melakukan koordinasi, pengarahkan, memimpin.

b. Melaksanakan pembangunan proyek dengan tujuan yang maksimal, diukur dalam waktu, biaya dan mutu pekerjaan sesuai dengan perencanaan yang ditetapkan serta memonitor, mengawasi dan mengarahkan pekerjaan konsultan dan kontraktor pelaksana sehingga dicapai hasil yang maksimal sesuai dengan waktu, biaya dan mutu yang telah ditetapkan.

9. Manager Commercial

a. Bertanggung jawab pada Finance, Accounting & Commercial Director.

b. Menerapkan Sistem Manajemen Mutu dalam unit kerja.

c. Bertanggung jawab memastikan perhitungan biaya supplier & Rancangan Anggaran Proyek.

d. Memeriksa Purchase Order yang telah dibuat oleh bagian Purchasing. e. Bekerja sama dengan Project Manager, mengadakan tender bagi

calon-calon subkontraktor.

f. Membuat Surat Perintah Kerja subkontraktor.

g. Mendistribusikan Surat Perintah Kerja dan copy-nya ke pihak-pihak yang terkait.

h. Melakukan penilaian bagi supplier/subkontraktor yang akan dimasukkan daftar rekanan.

i. Memastikan pendistribusian form evaluasi dan pengolahan data hasil evaluasi terhadap kinerja supplier /subkontraktor.

j. Memberikan surat peringatan kepada supplier/subkontraktor yang kinerjanya buruk.

k. Mencoret supplier/sub kontraktor yang telah 5 kali berturut-turut mendapatkan surat peringatan, dari daftar rekanan.

l. Memeriksa Laporan Alat Bulanan.

m. Memastikan tidak terjadi korupsi ataupun penerimaan suap pada staff-staff yang ada di bawahnya.

n. Mensupport kelancaran pelaksanaan proyek yang berhubungan dengansegi biaya, mutu dan waktu.

o. Mengatur tugas dan tanggung jawab para staff-nya 10. Manager Safety Security

a. Mencegah dan deteksi dini penyusup, kegiatan atau orang yang masuk secara tak sah, vandalisme atau penerobos/peloncat pagar di wilayah kuasa tempat perusahaan (teritoir gebied/ruimte gebied).

b. Mencegah dan deteksi dini pencurian, kehilangan, penyalahgunaan atau penggelapan perkakas, mesin, komputer, peralatan, sediaan barang, uang, obligasi, saham, catatan atau dokumen atau surat-surat berharga milik perusahaan.

c. Melindungi (pengawalan) terhadap bahaya fisik (orang dan barang yang menjadi aset milik perusahaan atau perorangan).

d. Melakukan kontrol/pengendalian, pengaturan lalu lintas (orang, kendaraan dan barang) untuk menjamin perlindungan aset perusahaan.

e. Melakukan upaya kepatuhan, penegakan tata tertib dan menerapkan kebijakan perusahaan, peraturan kerja dan praktik-praktik dalam rangka pencegahan tindak kejahatan.

f. Melapor dan menangani awal (TPTKP) terhadap pelanggaran.

g. Melapor dan menangani kejadian dan panggilan/permintaan bantuan Satpam, termasuk konsep, pemasangan dan pemeliharaan sistem alarm.

D. Jaringan Usaha

PT. Railink sebagai penyelenggara perkeretaapian bandara mempunyai komitmen untuk selalu memberikan jaminan kepada pelanggan bahwa sarana dan prasarana yang dioperasikan sudah sesuai standar operasi dan handal. Komitmen ini dipegang oleh seluruh jajaran manajemen dan karyawan.

Untuk dapat memenuhi hal tersebut, maka dibuat suatu program sistem mutu yang disusun secara sistematis dan terkedali bagi semua aktivitas, operasi kerja dan fungsi-fungsi yang berpengaruh terhadap mutu pelayanan.Program sistem mutu ini diuraikan di dalam Manual Mutu yang kepada International Standard Organization ISO 9001:2008.

Sebagai panduan dalam penerapan sistem mutu ini, perusahaan merencanakan Kebijakan Mutu Perusahaan, sebagai berikut:

1. Mewujudkan kepuasan pelanggan. 2. Meningkatkan kesejahteraan karyawan.

4. Memberikan manfaat bagi komunitas dan pelestarian lingkungan dengan menjalankan tata kelola perusahaan yang baik dan memegang teguh etika bisnis.

Seluruh karyawan PT. Railink harus menghayati semangat dan isi dari kebijakan Mutu Perusahaan sebagaimana petunjuk yang dituangkan dalamManual Mutu ini dan dokumen pendukungnya.

Jajaran pimpinan harus aktif terlibat dalam mengembangkan usaha tersebut disamping melaksanakan tanggung jawab lain yang diberikan kepadanya sebagaimana tertuang di dalam pedoman ini.

E.Kinerja Usaha Terkini

Setiap perusahaan mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua begitu juga pada PT. Railink, perusahaan terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh perusahaan dapat terwujud.Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin serta loyalitas dalam bekerja.

Pastinya untuk mendorong dan mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat.Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah Menyelenggarakan layanan akses bandara yang terintegrasi dan bertaraf internasional dengan memenuhi persyaratan mutu pelanggan dan menerapkan perbaikan yang berkesinambungan.

Kegiatan-kegiatan sosial juga tetap dilaksanakan PT. Railink, seperti bantuan kepada pengungsi Gunung Sinabung, travel gathering, sosialisasi pencegahan pelemparan kereta, peringatan Hari Pahlawan dan perayaan hari-hari besar lainnya.

F. Rencana Usaha

Rencana usaha PT. Railink antara lain adalah sebagai berikut.Menyediakan akses lebih baik ke bandara antara lain :

1. Pelayanan penumpang khususnya keselamatan, keamanan, kenyamanan, kelancaran dan kecepatan.

2. Pelayanan perusahaaan penerbangan khususnya Airport Railway Station untuk fasilitas keberangkatan dan kedatangan bagi penumpang pesawat. 3. Pelayanan masyarakat khususnya menambah pilihan akses ke bandara dan

mengurangi kepadatan lalu lintas dijalan tol menuju bandara. 4. Proteksi lingkungan khususnya mengurangi pencemaran udara.

BAB III

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI KAS PADA PT. RAILINK MEDAN

Penulis telah menguraikan sistem informasi akuntansi yang telah ditetapkan oleh perusahaan / instansi dalam hal ini adalah PT. Railink Medan. Dalam bab ini penulis akan menganalisa sekaligus mengevaluasi bagaimana relevansi antara teori yang diterapkan oleh perusahaan / instansi.

A. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

Istilah sistem paling sering digunakan untuk menunjukkan pengertian metode atau cara dan sesuatu himpunan unsur atau komponen yang saling berhubungan satu sama lain menjadi satu kesatuan yang utuh. Jadi dengan kata lain sistem adalah sekelompok elemen - elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan organisasi. Organisasi terdiri dari sejumlah sumber daya yang bekerja menuju tercapainya suatu tujuan tertentu yang ditentukan oleh pemilik atau manajemen.

Penulis mengutip pendapat ahli tentang pengertian sistem menurut Gordon B. Davis (2001 : 98), menyatakan bahwa :“ sistem dapat abstrak dan visi. Sistem yang abstrak adalah susunan yang teratur dari gagasan-gagasan atau konsepsi - konsepsi yang saling bergantung, sedangkan sistem yang bersifat visi adalah serangkaian unsur yang bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan ”.

Peranan atau tujuan sistem didalam suatu pengolahan data sangatlah penting dalam hal ini untuk menghasilkan informasi yang benar - benar dapat

terjamin kebenarannya. Agar tujuan utama tersebut dapat terlaksana, maka harus ada elemen-elemen yang mendukungnya, karena alasan itulah makanya komputer banyak digunakan untuk membantu manusia dalam memecahkan persoalan - persoalan yang rumit yang tidak dapat diselesaikan secara cepat oleh manusia.

Sistem merupakan suatu istilah yang berasal dari bahasa Yunani yaitu “systema“ yang berarti menempatkan atau mengatur. Mengatur dalam sistem yang dimaksud adalah pengaturan orang-orang atau personil didalam melakukan aktivitas. Sistem itu sendiri terdiri dari beberapa prosudur yang merupakan rangkaian kegiatan yang saling berhubungan satu sama lainnya untuk menjamin adanya keseragaman perlakuan setiap transaksi perusahaan. Istilah sistem memiliki makna lebih luas lagi. Sebagian sistem muncul

secara alami, sementara sebagian lain secara artifikal. berikut ini pengertian sistem dari para penulis berbeda, hal ini dimaksudkan agar kita dapat memperoleh gambaran yang lebih luas. Mulyadi (2001 : 5) mendefenisikan sistem sebagai berikut : “ Suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan “. Dalam pengertian diatas menunjukan sudut pandang yang berbeda.

Pengertian sistem itu sendiri terdiri dari subsistem yang secara keseluruhan bertujuan untuk mencapai tujuan - tujuan tertentu dan lebih ditekankan lagi pada sistem yang melaksakan aktivitasnya dalam suatu perusahaan. Sebuah sistem harus melayani setidaknya satu tujuan, tetapi dapat juga melayani beberapa tujuan.

Sementara itu, sistem berkaitan erat dengan prosedur dalam sistem akuntansi. Untuk itu perlu dibedakan antara sistem dan prosedur. Menurut Mulyadi (2001 : 5) merumuskan bahwa:“ prosedur adalah urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan orang dalam suatu departemen atau lebih yang dibuat untuk menjamin penanganan secara transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang “.

Maka intinya, sistem adalah sekelompok elemen – elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai sebuah tujuan.

Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti yang menerimanya. Informasi mengandung arti yang dihubungkan dengan kenyataan, gambar - gambar, kata - kata, angka – angka, huruf - huruf, atau simbol - simbol yang menunjukkan ide, objek, kondisi ataupun situasi yang digunakan sebagai dasar untuk peramalan introfeksi dimasa yang akan datang.

Informasi juga merupakan sesuatu yang sangat berpengaruh terhadap proses pengambilan keputusan, apabila sebuah hasil keputusan didasari oleh sebuah informasi yang tidak akurat maka akan terjadi hal – hal yang dapat merupakan tujuan yang telah ditetapkan, hal ini disebabkan tingginya nilai sebuah informasi sehingga mampu mempengaruhi dan melakukan perubahan terhadap keputusan atau kesimpulan.

Definisi umum untuk informasi adalah seperti yang dikemukakan oleh Gordon B. Davis (2001:24), bahwa : “ Informasi adalah kata yang telah diubah menjadi suatu bentuk yang penting bagi sipenerimanya dan

mempunyai nilai nyata yang dapat dirasakan manfaatnya didalam pengambilan keputusan pada saat ini maupun pada saat yang akan datang ”.

Definisi diatas dapat disimpulkan bahwa informasi merupakan sekumpulan data yang diolah sehingga menghasilkan sebuah informasi, sampai pada manfaat informasi dalam mengambil keputusan.Agar informasi itu menjadi berguna harus disampaikan kepada seorang pada waktu yang tepat dalam bentuk yang tepat pula.

Dalam penyajian informasi perlu dilihat kebutuhan apa saja yang diinginkan, sehingga informasi tersebut menjadi betul - betul berguna bagi sipemakai ataupun si penerima.

Informasi erat hubungannya dengan data, informasi berasal dari data. Data merupakan bentuk jamak dari datum yang berarti kenyataan atau catatan.

Pentingnya keterangan - keterangan yang relevan dan tepat waktu bagi manajer perusahaan sebagai sarana untuk membuat keputusan dan pengawasan efektif. Dengan tersedianya informasi yang relevan dengan masalah yang dihadapi akan memberikan kemudahan bagi manajer untuk membuat atau mengambil keputusan yang tepat.

Informasi adalah data yang diolah menjadi suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih mempunyai arti, sedangkan informasi merupakan hasil dari pengolahan data, yang dapat berfungsi untuk suatu tujuan tertentu atau untuk analisa dan pengambilan keputusan.

Informasi terdiri dari data yang terpilih, tergabung dan disusun sesuai dengan kebutuhan pemakai data, masalah, waktu, tempat dan fungsinya. Informasi merupakan unsur penting dalam suatu usaha baik untuk operasional maupun dalam pengambilan keputusan. Informasi akuntansi juga digunakan untuk mengetahui apakah kegiatan yang dilaksanakan telah sesuai dengan rencana dan tujuan perusahaan, sistem informasi sering kali dinyatakan berdasarkan sumber daya adalah sebagai barikut :

1 Sistem informasi yang didominasikan oleh sumber daya manusia dikenal sebagai sistem informasi manual,

2 Sistem informasi yang mengutamakan peralatan yang dikenal sebagai sistem yang menggunakan komputer.

Akuntansi dapat dipandang dari dua sudut yang berbeda yaitu akuntansi keuangan dan akuntansi manajemen. Meskipun kedua akuntansi ini berbeda tetapi masih memiliki beberapa persamaan yang signifikan karena akuntansi keuangan dan akuntansi manajemen mampu menyajikan informasi akuntansi bagi pemakainya.

Akuntansi adalah aktivitas jasa. fungsinya adalah menyediakan informasi kuantitatif, terutama yang bersifat keuangan tentang entitas ekonomik yang diperkirakan bermamfaat dalam pembuatan keputusan - keputusan ekonomik, dalam membuat pilihan diantara alternatif tindakan yang ada.

Belkaoui dan Riahi (2000 : 37) memberikan pengertian akuntansi sebagai berikut :“ seni pencatatan, penggolongan dan peringkasan transaksi

dan kejadian yang bersifat keuangan dengan cara berdaya guna dan dalam bentuk satuan uang dan menginterprestasikan hasil proses tersebut “.

Riset dan praktek akuntansi telah membawa akuntansi merambah perbatasan-perbatasan baru, membuat akuntansi menjadi jasa sosial yang menjanjikan. Definisi akuntansi yang lain dikemukakan oleh Soemarso (2002:3) bahwa : “American Accounting Association mendefinisikan akuntansi sebagai proses mengidentifikasian, mengukur dan melaporkan informasi ekonomi, untuk memungkinkan adanya penilaian dan keputusan yang jelas dan tegas bagi mereka yang menggunakan informasi tersebut “.

Definisi ini mengandung dua pengertian yaitu : kegiatan akuntansi dan kegunaan akuntansi.

1. Kegiatan akuntansi

Bahwa akuntansi merupakan proses yang terdiri dari pengidentifikasian, pemrosesan, pengkomunikasian informasi kepada pemakai informasi ekonomi,

2. Kegunaan akuntansi

Bahwa informasi ekonomi yang dihasilkan oleh akuntansi diharapkan berguna dalam penilaian dan pengembalian keputusan mengenai kesatuan usaha yang bersangkutan.

Tujuan utama akuntansi adalah menyajikan informasi ekonomi (Economic Information) dari suatu kesatuan ekomoni (Economic Entity) kepada pihak - pihak yang berkepentingan. informasi ekomoni yang dihasilkan oleh akuntansi berguna bagi pihak - pihak didalam perusahaan itu sendiri maupun pihak - pihak diluar perusahaan.

Untuk menghasilkan informasi ekonomi, perusahaan perlu menciptakan suatu metode pencatatan, penggolongan, analisis dan pengendalian transaksi serta kegiatan - kegiatan keuangan, kemudian melaporakan hasilnya dalan bentuk laporan keuangan.menurut Soemarso (2002 : 4) kegiatan akuntansi meliputi : 1. Pengidentifikasian dan pengukuran data yang relevan untuk suatu

pengambilan keputusan,

2. Pemrosesan data yang bersangkutan kemudian pelaporan informasi yang dihasilkan,

3. Pengkomunikasian Informasi kepada pemakai laporan.

Gambar 2.2. Bagan Siklus Akuntansi Sumber : Soemarso SR, (2003 : 41)

Untuk itu Mulyadi (2001 : 3) mendefinisikan tentang sistem akuntansi adalah sebagai berikut : “ Sistem informasi akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasikan sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan ”.

TRANSAKSI PENCATATAN PENGKLASIFIKASIAN

PENGIKTISARAN

PEM AKAIAN

INFORM ASI DAN AKUNTANSI

ANALISA DAN PENGINTREPRESTASIKAN

LAPORAN KEUANGAN

Sedangkan Skousen (2000 : 259) mendefinisikan sistem Informasi akuntansi adalah sebagai berikut :“Sekumpulan dan proses komputer dan kontrol yang memberikan untuk identitas atau kejadian yang relevan, menyiapkan sumber - sumber dokumen yang akurat, memasukkan data kedalam catatan akuntansi dengan tepat, memproses transaksi, mempengaruhi file induk, dan menghasilkan laporan dan dokumen yang benar“.

Dengan adanya penerapan sistem akuntansi didalam perusahaan, maka setiap data - data yang akan diperoses sesuai dengan sistem yang telah dibuat dengan tingkat kebutuhan perusahaan. Semakin besar kegiatan usaha maka semakin besar pula perencaan sistem yang diperlukan.

Berikut ini defenisi akuntansi menurutNafarin (2004:5)adalah sebagai berikut : akuntansi merupakan informasi yang relevan serta dapat dipergunakan oleh seluruh pihak – pihak yang berkepentingan yakni akuntansi adalah istilah yang menunjukan teori tertentu asumsi mengenai cara bertindak peraturan – peraturan mengenai cara dan prosedur untuk mengumpulkan dan melaporkan informasi yang berguna tentang kegiatan dan tujuan organisasi.

Akuntansi merupakan penghasil informasi dan yang menjadi bahan bakunya adalah data yang bersangkutan dengan kegiatan akuntansi itu sendiri. Data yang menjadi input adalah berupa transaksi sehari – hari pada PT. Railink Medan. Dibawah ini adalah pengertian data yang dikemukakan oleh Nafarin data dapat diartikan sebagai kumpulan karakter, fakta dari jumlah – jumlah yang merupakan masukan bagi semua sistem informasi.

Dari defenisi tersebut dapat diartikan bahwa data yang berupa fakta atau transaksi – transaksi perusahaan baru merupakan masukan. Oleh karena itu, perlu sebuah sistem yang selanjutnya berfungsi untuk mengelola data menjadi sebuah informasi.

Adapaun sistem informasi akuntansi masuk kedalam bidang fungsional khusus organisasi. Dengan istilah – istilah sebagai berikut : sistem informasi akuntansi manual dan sistem informasi akuntansi komputer.

a. Sistem informasi akuntansi manual

Yaitu pengelolaan data yang dilakukan secara manual dan untuk penyimpanan digunakan arsip – arsip yang banyak menghasilkan tempat informasi akuntansi dihasilkan melalui suatu siklus akuntansi yang dimulai dengan bukti transaksi dicatat dalam jurnal dan diposting ke buku besar yang sesuai pada akhir siklus akuntansi secara peiodik (bulanan, caturwulan, tahunan) dibuat jurnal penyesuaian kemudian disusun laporan keuangannya.

b. Sistem informasi akuntansi komputer

Istilah sistem informasi akuntansi berbasis komputer manual setelah adanya penggunaan secara luas dalam sistem akuntansi dengan munculnya sebagai alat bantu dalam pemrosesan data, masalah ketepatan perhitungan konsisten dan motivasi dalam pemrosesan data dalam sistem informasi manual dapat teratasi.

B. Pembagian dan Karakteristik Sistem Informasi Akuntansi Adapun pembagian sistem informasi akuntansi sebagai berikut : a. sistem informasi keuangan (penerimaan dan pengeluaran), b. sistem informasi akuntansi managemen,

c. sistem informasi akuntansi biaya.

Adapun karakteristik sistem informasi akuntansi sebagai berikut : a. melaksanakan tugas yang diperlukan.

b. berpegang pada Prosedur yang relatif standar. c. menangani data yang rinci.

d. terutama berfokus Historis.

e. menyediakan Informasi pemecahan masalah yang minimal.

C. Tujuan dan Ciri-Ciri Sistem Informasi Akuntansi 1) Tujuan sistem informasi akuntansi

Adapun tujuan umum pengembangan sistem informasi akuntansi kas menurut Mulyadi (2001 : 19) adalah sebagai berikut :

untuk menyediakan informasi akuntansi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru. Kebutuhan perkembangan sistem akuntansi terjadi jika perusahaan baru didirikan atau suatu perusahaan menciptakan usaha baru yang berbeda dengan usaha yang telah dijalankan selama ini, untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur informasinya dan untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, yaitu untuk memperbaiki tingkat kendala (Reliability) informasi akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggung jawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan.

2) Ciri-ciri sistem informasi akuntansi

Untuk mengetahui sesuatu itu sistem atau bukan, antara lain dapat dilihat dari ciri - cirinya. Ada beberapa rumusan mengenai ciri - ciri

sistem, yang pada dasarnya satu sama lain saling melengkapi. Pada umumnya ciri - ciri sistem tersebut adalah :

1. Menurut Elias M. Awad (1979 : 5–8) : a. Terbuka

Sistem bersifat terbuka, atau pada umumnya bersifat terbuka. Boleh dikatakan dalam kenyataannya tidak ada sistem yang benar - benar tertutup. Suatu sistem dikatakan terbuka jika berintegrasi dengan lingkungan dan sebaliknya dikatakan tertutup jika mengisolasi diri dari pengaruh apapun dari lingkungannya.

b. Tertutup

Sistem bersifat tertutup jika mengisolasi diri dari pengaruh adapun dari lingkungannya.

c. Subsistem

Suatu sistem terdiri dari dua atau lebih subsistem. Yang setiap subsistemnya terdiri lagi dari subsistem yang lebih kecil begitu seterusnya.

d. Saling ketergantungan

Diantara subsistem - subsistem itu terdapat saling ketergantungan, satu sama lain saling memerlukan. satu subsistem memerlukan masukan (input) yang diperolehnya dari subsistem yang lain. Dengan kata lain keluaran (output) satu subsistem diperlukan sebagai masukan bagi subsistem yang lain.

e. Self-Adjustment

Suatu sistem mempunyai kemampuan untuk dengan sendirinya menyesuaikan diri dengan lingkungannya (self-adjustment). Kegiatan ini dimungkinkan karena adanya sistem umpan balik atau balikan (feed back).

f. Self-Regulation

Sistem ini juga mempunyai kemampuan untuk mengatur diri sendiri (self-regulation). Hal ini berkaitan erat dengan kemampuan di atas.

2. Menurut A. Shrode serta Dan Voich Jr a. Sistem mempunyai tujuan.

Sistem harus mempunyai tujuan sehingga prilaku atau kegiatan mengarah pada tujuan tersebut. istilah mereka “ purposive behavior ”. b. Suatu sistem merupakan suatu keseluruhan yang bulat dan utuh.

c. Sistem itu memiliki sifat “ terbuka ”.

Sistem saling berinteraksi dengan sistem yang lebih luas / besar, yang biasa dinamakan lingkungan sistem.

d. Transformasi.

Transformasiadalah suatu sistem yang mempunyai atau yang melakukan kegiatan transformasi, kegiatan mengubah sesuatu menjadi sesuatu yang lain, jelasnya sistem men-transformasikan atau mengubah sumber - sumber masukan/input menjadi keluaran/output untuk mencapai tujuannya.

e. Saling terkait.

Jelasnya interaksi di antara bagian - bagian (unsur / komponen), satu sama lain saling bergantung, dan juga terjadi interaksi antara sistem dengan lingkungannya.

f. Mekanisme kontrol.

Di dalam sistem ada kekuatan pemersatu sehingga sistem itu terpadu satu sama lain terkait jadi satu dan sistem pun mampu mengatur dirinya sendiri.

D. Kebijakan dan Peranan Sistem Informasi Akuntansi Adapun kebijakan praktek infomasi akuntansi meliputi :

1. kejujuran Akuntan pada umumnya dan auditor pada khususnya,

2. kepedulian terhadap status ekonomi orang lain dalam bentuk penata layanan dan pertanggung jawaban,

3. kepekaan terhadap nilai kerja sama dan konflik dengan mendahului konflik dan menghasilkan kerjasama yang ramah melalui penggunaan teknik akuntansi manajemen,

4. karakter akuntansi yang komunikatif dengan menyampaikan pengalaman ekonomik melalui ungkapan akuntansi,

5. penyebaran informasi ekonomi dengan menyediakan informasi ekonomik bagi pembuatan keputusan.

Adapun peranan sistem informasi akuntansi dalam pemecahan masalah sebagai berikut:

a. sistem informasi akuntansi menghasilkan beberapa output informasi dalam bentuk laporan akuntansi standar, laporan ini sangat berharga dalam area keuangan dan pada tingkat manajemen puncak.

b. sistem informasi akuntansi menyediakan database yang dapat digunakan dalam pemecahan masalah. Database menyediakan banyak input bagi subsistem CBSI lain terutama sistem informasi akuntansi dan DSS dan sedikitnya bagi para pakar.

Pengelolaan data merupakan dasar bagi sistem-sistem pemecahan masalah, langkah pertama dalam menyediakan dukungan komputer bagi pemecahan masalah untuk manajer adalah menerapkan sistem informasi akuntansi yang baik. Konsep batas sistem ini akan lebih jelas jika digambarkan dalam sebuah model. Segala sesuatu yang berasal dari sekitar sistem (lingkungan) masuk ke sistem disebut masukkan atau input dan yang keluar dari sistem disebut keluaran atau output, digambarkan dalam model sebagai berikut :

Gambar 2.3 Model sistem sederhana

Keluaran (output) Masukan

(input)

Kebijakan dan pengawasan perusahaan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.agar informasi yang dimaksud benar dan tepat penyajiannya, maka syaratnya adalah menyusun prosedur akuntansi yang baik.

E. Prosedur Penerimaan dan Pengeluaran Kas 1. Prosedur penerimaan kas

Prosedur penerimaan kas yang dilaksanakan PT.Railink meliputi serangkaian proses pencatatan, pengikhtisaran, sampai dengan pelaporan keuangan yang berkaitan dengan penerimaan kas serta pertanggungjawaban kembali, proses ini dapat dilakukan secara manual ataupun menggunakan sistem terkomputerisasi.

Adapun prosedur yang dilaksanakan oleh PT.Railink secara lebih rinci meliputi:

1. Permintaan dana ke kantor pusat mengenai rencana anggaran yang ditujukan kepada VIP keuangan dan disetujui direktur keuangan yang kemudian dana kas tersebut dikirim kepada Finance Medan oleh manajer keuangan pusat.

2. Laporan yang dihasilkan dari prosedur penerimaan kas PT. Railink adalah Laporan Realisasi Anggaran yaitu laporan yang menyajikan informasi realisasi, pendapatan, dan pembiayaan perusahaan dalam suatu periode tertentu.

2. Prosedur pengeluaran kas

Prosedur pengeluaran kas pada PT.Railink meliputi serangkaian proses baik manual maupun terkomputerisasi mulai pencatatan, penggolongan, peringkasan, transaksi atau kejadian keuangan serta pelaporan keuangan dalam rangka pertanggungjawaban yang berkaitan dengan pengeluaran kas pada PT.Railink.

Adapun prosedur pengeluaran kas secara rinci yang dilaksanakan oleh PT.Railink meliputi:

1. Diawali dengan adanya permintaan dana oleh unit tertentu dan diketahui oleh General Manager Medan yg dilengkapi dengan dokumen kemudian diajukan ke pusat guna meminta persetujuan ke direktur keuangan yang bila disetujui maka dana dana yang diperlukan tersebut dikirim oleh manajer keuangan ke Finance Medan.

2. Dokumen-dokumen pendukung yang digunakan pada prosedur akuntansi pengeluaran kas pada PT.Railink terdiri atas:

a. Nota dinas persetujuan anggaran

b. Invoice

c. Faktur pajak

d. Berita acara negosiasi e. Berita acara serah terima f. Foto

F. Pengawasan Internal Kas

1. Sistem pengawasan internal penerimaan kas PT.Railink

Untuk mengawasi prosedur penerimaan di PT.Railink maka pihak manajemen menerapkan hal – hal berikut :

a. Tanggung jawab dalam setiap penanganan kas dilakukan secara tegas dan pasti.

b. Pemakaian kwitansi yang bernomor urut harus dicatat segera setiap adanya pemasukan kas.

c. Memeriksa keabsahan penerimaan kas, Misalnya berapa jumlah yang diterima dan siapa yang menerima.

d. Fungsi penerimaan kas dibedakan dengan fungsi pembukuan, keduanya dijabat oleh orang yang berbeda.

e. Saldo kas yang ada selalu diperiksa oleh yang berwenang setiap periodenya.

f. Untuk membuktikan kebenaran buku kas, Bukti bukti pendukung tetap disimpan oleh bagian keuangan.

g. Perusahaan hanya menyimpan sejumlah kas yang cukup untuk kebutuhan perusahaan sehari – hari dan selebihnya disimpan di Bank.

2. Sistem pengawasan internal pengeluaran kas PT.Railink

Sistem pengawasan yang dilakukan oleh PT.Railink adalah sebagai berikut :

a. Perusahaan menetapkan bagian – bagian tertentu yang berwenang untuk menandatangani kwitansi, cek dan alat pembayaran lainnya dalam jumlah tertentu.

b. Penandatanganan cek dan alat pembayaran lainnya dilakukan oleh sekurang – kurangnya oleh 2 bagian.

c. Semua kwitansi yang akan dibayar umumnya mempunyai nomor urut.

d. Fungsi pengeluaran kas dan pembukuan dilakukan oleh orang yang berbeda.

e. Bagian keuangan membuat laporan pengeluaran setiap bulannya. f. Bagian Keuangan akan mengeluarkan dana setelah terlebih dahulu

memeriksa bukti pendukungnya dan telah memenuhi syarat pembayaran.

g. Setelah pembayaran dilakukan, semua dokumen pendukung diberi tanda lunas dan diberi tanggal sesuai kapan transaksi tersebut terjadi

G. Fungsi Yang Terkait Dalam Sistem Informasi Akuntansi Kas 1. Penerimaan Kas

a. Fungsi Penjualan harus terpisah dari Fungsi Akuntansi. b. Fungsi Kas harus terpisah dari Fungsi Akuntansi.

c. Fungsi Sekretariat bertanggung jawab dalam menerima cek dan surat pemberitahuan melalui pos dari para debitur perusahaan dan

bertugas membuatdaftar surat pembaritahuan atas dasar surat pembaritahuan yang diterima bersamacek dari para debitur.

d. Fungsi Penagihan bertanggung jawab untuk melakukan penagihan kepada Debitur perusahaan berdasarkan daftar piutang yang dibuat oleh fungsi akuntansi.

e. Fungsi kas bertanggung jawab atas penerimaan cek dari fungsi secretariat ataudari fungsi penagihan .Fungsi kas juga bertanggung jawab untuk menyetorkankas yang diterima dari berbagai fungsi trsebut dengan segera ke bank dalam jumlah penuh.

f. Fungsi Akuntansi bertanggung jawab dalam pencatatan penerimaan kas dari piutang ke dalam jurnal penerimaan kas dan berkurangnya piutang ke dalamkartu piutang.

g. Fungsi pemeriksa Intern bertanggung jawab dalam melaksanakan penghitungan kas yang ada di tangan fungsi kas secara periodik. Selain itu juga bertanggungjawab dalam melakukan rekonsiliasi bank untuk mengecek ketelitian catatan kas yang diselenggarakan oleh fungsi akuntansi.

2. Pengeluaran Kas

a. Fungsi yang memerlukan Pengeluaran Kas apabila suatu fungsi memerlukanpengeluaran kas, maka fungsi tersebut mengajukan permintaan cek kepada fungsi pencatat uang.

b. Fungsi Pencatat Uang bertanggung jawab atas pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi keuangan dalam

mengeluarkan cek sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut.Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk melakukan verifikasi kelengkapan dan validitas dokumen pendukung yang dipakai sebagai dasar pembuatan bukti kaskeluar. Selain itu, Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk menyelenggarakan arsip bukti kas keluar yang belum dibayar yag berfungsi sebagai buku pembantu. c. Fungsi Keuangan bertanggung jawab untuk mengisi cek,

memintakan otorisasi atas cek dan mengirimkan cek kepada kreditur via pos atau membayarkanlangsung kepada kreditur.

d. Fungsi Akuntansi biaya bertanggung jawab atas pencatatan pengeluaran kas yangmenyangkut biaya dan persediaan.

e. Fungsi Akuntansi Umum bertanggung jawab atas pencatatan transaksi pengeluaran kas dalam jurnal pengeluaran kas atau register. f. Fungsi Audit Intern bertanggung jawab untuk melakukan

perhitungan secara periodik dan mencocokkan hasil penghitungannya dengan saldo kas menurut catatan akuntansi.

42

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian dan analisa terhadap sistem pengawasan sistem internal kas padaPT.Railink, maka penulis dapat menarik kesimpulan sebagai berikut:

1. Struktur organisasi pada PT.Railink dinilai sudah cukup baik karena dapat menunjang terbentuknya kesatuan perintah yang terarah dan pembagian tugas, fungsi, wewenang serta tanggung jawab yang jelas. Hal ini sangat membantu dalam pelaksanaan pengawasan internal kas yang dilakukan perusahaan.

2. Pengawasan internal merupakan kebijakan dan prosedur yang melindungi aset dari penyalahgunaan, memastikan bahwa informasi usaha akurat, memastikan bahwa perundang-undangan serta peraturan dipatuhi sebagaimana mestinya.

3. Jenis pengawasan internal kas meliputi 3 hal ,yaitu : a. Pengawasan Akuntansi

b. Pengawasan Administratif c. Pengawasan Penggunaan

4. Sistem pengawasan internal penerimaan kas PT.Railink adalah sebagai berikut :

a. Tanggung jawab dalam setiap penanganan kas dilakukan secara tegas dan pasti.

b. Pemakaian kwitansi yang bernomor urut harus dicatat segera setiap adanya pemasukan kas.

c. Memeriksa keabsahan penerimaan kas, Misalnya berapa jumlah yang diterima dan siapa yang menerima.

d. Fungsi penerimaan kas dibedakan dengan fungsi pembukuan, keduanya dijabat oleh orang yang berbeda.

e. Saldo kas yang ada selalu diperiksa oleh yang berwenang setiap periodenya.

f. Untuk membuktikan kebenaran buku kas, Bukti bukti pendukung tetap disimpan oleh bagian keuangan.

g. Perusahaan hanya menyimpan sejumlah kas yang cukup untuk kebutuhan perusahaan sehari – hari dan selebihnya disimpan di Bank. 5. Sistem pengawasan internal pengeluaran kas yang dilakukan PT.Railink

adalah sebagai berikut :

a. Perusahaan menetapkan bagian – bagian tertentu yang berwenang untuk menandatangani kwitansi, cek dan alat pembayaran lainnya dalam jumlah tertentu.

b. Penandatanganan cek dan alat pembayaran lainnya dilakukan oleh sekurang – kurangnya oleh 2 bagian.

c. Semua kwitansi yang akan dibayar umumnya mempunyai nomor urut. d. Fungsi pengeluaran kas dan pembukuan dilakukan oleh orang yang

berbeda.

f. Bagian Keuangan akan mengeluarkan dana setelah terlebih dahulu memeriksa bukti pendukungnya dan telah memenuhi syarat pembayaran.

g. Setelah pembayaran dilakukan, semua dokumen pendukung diberi tanda lunas dan diberi tanggal sesuai kapan transaksi tersebut terjadi. 6. Prosedur penerimaan kas dan pengeluaran kas pada PT.Railink sudah

cukup baik dengan adanya bukti-bukti yang dilaporkan dan disimpan oleh pihak yang berwenang serta telah dilakukan pencatatan langsung dari penerimaan dan pengeluaran kas.

B. Saran

Untuk menambah manfaat penulisan tugas akhir ini, maka penulis memberinkan saran sesuai dengan kemampuan yang dimiliki antara lain : 1. Sistem informasi akuntansi yang diterapkan di PT.Railink hendaknya

dapat dipertahankan dan dapat ditingkatkan terus – menerus, agar berkembangnya kemajuan serta mutu PT.Railink.

2. Meneliti catatan potongan harga dan membandingkan rincian cek yang tertulis pada duplikat bukti setoran yang disahkan bank dengan besarnya cek yang dicatat pada penerimaan kas, mencek kebenaran ayat jurnal penerimaan kas, melakukan konfirmasi piutang,memisahkan tugas penerimaan kas dan tugas penerimaan surat – surat masuk serta cek yang diterima.

3. Untuk menghindari terjadinya kecurangan dan penyelewengan kas pada PT.Railink sebaiknya semua kwitansi yang telah dibayar, dicatat dalam suatu daftar menurut waktu pengeluarannya dan diparaf oleh si penerima kwitansi tersebut dan disesuaikan dengan tanggal dan nama pada kwitansi agar sesuai dengan yang tercatat dalam buku kas.

46

DAFTAR PUSTAKA

Baridwan, Zaki, 2001, Sistem Penyusunan dan Prosedur, Edisi Kelima, BPFE-UGM, Jakarta.

Hall, James A, 2009, Sistem Informasi Akuntansi, (Edisi Keempat), Jakarta: Salemba Empat.

Hasibuan Malaya S.P, 2001, Manajemen,: Dasar, Perngertian dan Masalah, Edisi Revisi, Bumi Aksara, Jakarta

Mulyadi, 2001, Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Tiga, Cetakan Ketiga, Salemba Empat, Jakarta.

Suryabrata Sumardi, 2000, Metode Penelitian, PT. Grafindo Persada, Jakarta. Usman Husaini, Akbar P.S, 2000, Metode Penelitian, Bumi Aksara, Jakarta. Widjojoyanto, Nugruho, 2001, Sistem Informasi Akuntansi, Penerbitan Erlangga,

Jakarta.

mengeluarkan cek sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut.Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk melakukan verifikasi kelengkapan dan validitas dokumen pendukung yang dipakai sebagai dasar pembuatan bukti kaskeluar. Selain itu, Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk menyelenggarakan arsip bukti kas keluar yang belum dibayar yag berfungsi sebagai buku pembantu. c. Fungsi Keuangan bertanggung jawab untuk mengisi cek,

memintakan otorisasi atas cek dan mengirimkan cek kepada kreditur via pos atau membayarkanlangsung kepada kreditur.

d. Fungsi Akuntansi biaya bertanggung jawab atas pencatatan pengeluaran kas yangmenyangkut biaya dan persediaan.

e. Fungsi Akuntansi Umum bertanggung jawab atas pencatatan transaksi pengeluaran kas dalam jurnal pengeluaran kas atau register. f. Fungsi Audit Intern bertanggung jawab untuk melakukan

perhitungan secara periodik dan mencocokkan hasil penghitungannya dengan saldo kas menurut catatan akuntansi.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian dan analisa terhadap sistem pengawasan sistem internal kas padaPT.Railink, maka penulis dapat menarik kesimpulan sebagai berikut:

1. Struktur organisasi pada PT.Railink dinilai sudah cukup baik karena dapat menunjang terbentuknya kesatuan perintah yang terarah dan pembagian tugas, fungsi, wewenang serta tanggung jawab yang jelas. Hal ini sangat membantu dalam pelaksanaan pengawasan internal kas yang dilakukan perusahaan.

2. Pengawasan internal merupakan kebijakan dan prosedur yang melindungi aset dari penyalahgunaan, memastikan bahwa informasi usaha akurat, memastikan bahwa perundang-undangan serta peraturan dipatuhi sebagaimana mestinya.

3. Jenis pengawasan internal kas meliputi 3 hal ,yaitu : a. Pengawasan Akuntansi

b. Pengawasan Administratif c. Pengawasan Penggunaan

4. Sistem pengawasan internal penerimaan kas PT.Railink adalah sebagai berikut :

a. Tanggung jawab dalam setiap penanganan kas dilakukan secara tegas dan pasti.

b. Pemakaian kwitansi yang bernomor urut harus dicatat segera setiap adanya pemasukan kas.

c. Memeriksa keabsahan penerimaan kas, Misalnya berapa jumlah yang diterima dan siapa yang menerima.

d. Fungsi penerimaan kas dibedakan dengan fungsi pembukuan, keduanya dijabat oleh orang yang berbeda.

e. Saldo kas yang ada selalu diperiksa oleh yang berwenang setiap periodenya.

f. Untuk membuktikan kebenaran buku kas, Bukti bukti pendukung tetap disimpan oleh bagian keuangan.

g. Perusahaan hanya menyimpan sejumlah kas yang cukup untuk kebutuhan perusahaan sehari – hari dan selebihnya disimpan di Bank. 5. Sistem pengawasan internal pengeluaran kas yang dilakukan PT.Railink

adalah sebagai berikut :

a. Perusahaan menetapkan bagian – bagian tertentu yang berwenang untuk menandatangani kwitansi, cek dan alat pembayaran lainnya dalam jumlah tertentu.

b. Penandatanganan cek dan alat pembayaran lainnya dilakukan oleh sekurang – kurangnya oleh 2 bagian.

c. Semua kwitansi yang akan dibayar umumnya mempunyai nomor urut. d. Fungsi pengeluaran kas dan pembukuan dilakukan oleh orang yang

berbeda.

f. Bagian Keuangan akan mengeluarkan dana setelah terlebih dahulu memeriksa bukti pendukungnya dan telah memenuhi syarat pembayaran.

g. Setelah pembayaran dilakukan, semua dokumen pendukung diberi tanda lunas dan diberi tanggal sesuai kapan transaksi tersebut terjadi. 6. Prosedur penerimaan kas dan pengeluaran kas pada PT.Railink sudah

cukup baik dengan adanya bukti-bukti yang dilaporkan dan disimpan oleh pihak yang berwenang serta telah dilakukan pencatatan langsung dari penerimaan dan pengeluaran kas.

B. Saran

Untuk menambah manfaat penulisan tugas akhir ini, maka penulis memberinkan saran sesuai dengan kemampuan yang dimiliki antara lain : 1. Sistem informasi akuntansi yang diterapkan di PT.Railink hendaknya

dapat dipertahankan dan dapat ditingkatkan terus – menerus, agar berkembangnya kemajuan serta mutu PT.Railink.

2. Meneliti catatan potongan harga dan membandingkan rincian cek yang tertulis pada duplikat bukti setoran yang disahkan bank dengan besarnya cek yang dicatat pada penerimaan kas, mencek kebenaran ayat jurnal penerimaan kas, melakukan konfirmasi piutang,memisahkan tugas penerimaan kas dan tugas penerimaan surat – surat masuk serta cek yang diterima.

3. Untuk menghindari terjadinya kecurangan dan penyelewengan kas pada PT.Railink sebaiknya semua kwitansi yang telah dibayar, dicatat dalam suatu daftar menurut waktu pengeluarannya dan diparaf oleh si penerima kwitansi tersebut dan disesuaikan dengan tanggal dan nama pada kwitansi agar sesuai dengan yang tercatat dalam buku kas.

DAFTAR PUSTAKA

Baridwan, Zaki, 2001, Sistem Penyusunan dan Prosedur, Edisi Kelima, BPFE-UGM, Jakarta.

Hall, James A, 2009, Sistem Informasi Akuntansi, (Edisi Keempat), Jakarta: Salemba Empat.

Hasibuan Malaya S.P, 2001, Manajemen,: Dasar, Perngertian dan Masalah, Edisi Revisi, Bumi Aksara, Jakarta

Mulyadi, 2001, Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Tiga, Cetakan Ketiga, Salemba Empat, Jakarta.

Suryabrata Sumardi, 2000, Metode Penelitian, PT. Grafindo Persada, Jakarta. Usman Husaini, Akbar P.S, 2000, Metode Penelitian, Bumi Aksara, Jakarta. Widjojoyanto, Nugruho, 2001, Sistem Informasi Akuntansi, Penerbitan Erlangga,

Jakarta.