Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Gaji Dan Upah Pada Sentra Kredit Konsumer PT Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk Kcp Gajah Mada Medan

(1)

TUGAS AKHIR

PENERAPAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI GAJI DAN UPAH PADA SENTRA KREDIT KONSUMER PT BANK RAKYAT INDONESIA

(PERSERO) TBK KCP GAJAH MADA MEDAN

Oleh :

EWIKA ASRI SINAGA 122102068

PROGRAM STUDI D-III AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN 2015

(2)

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

MEDAN

PERSETUJUAN ADMINISTRASI AKADEMIK

NAMA : EWIKA ASRI SINAGA

NIM : 122102068

DEPARTEMEN : D III AKUNTANSI

JUDUL TUGAS AKHIR : PENERAPAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI GAJI DAN UPAH PADA SENTRA KREDIT KONSUMER PT BANK RAKYAT INDONESIA (PERSERO)TBK KCP GAJAH MADA MEDAN

Tanggal……… Dosen Pembimbing Tugas Akhir

NIP. 19581114 198703 2 001 Dra. Nurzaimah, MM, Ak

Tanggal……… Ketua Prodi Diploma III Akuntansi

NIP. 19511114 198203 1 002 Drs. Rustam, M.Si, Ak, CA

Tanggal……… Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis USU

NIP. 19560407 19800 1 001

(3)

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

MEDAN

PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR

NAMA : EWIKA ASRI SINAGA

NIM : 122102068

DEPARTEMEN : D III AKUNTANSI

JUDUL TUGAS AKHIR : PENERAPAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI GAJI DAN UPAH PADA SENTRA KREDIT KONSUMER PT BANK RAKYAT INDONESIA (PERSERO)TBK KCP GAJAH MADA MEDAN

Medan, 2015

EWIKA ASRI SINAGA NIM : 122102068

(4)

Alhamdulillahi Robbil Alamin. Puji dan Syukur kehadirat Allah SWT, yang memberikan rahmat serta hidayahnya, sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini guna memenuhi salah satu syarat untuk memperoleh gelar Diploma III di Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

Tugas Akhir ini berjudul “Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Gaji dan Upah pada Sentra Kredit Konsumer PT. Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk KCP Gajah Mada Medan”. ini ditujukan sebagai salah satu syarat dalam rangka memperoleh gelar Ahli Madya dari Program D III Akuntansi Universitas Sumatera Utara.

Penulisan Tugas Akhir ini tidak akan terwujud tanpa adanya dukungan berupa doa,bimbingan,pengarahan,bantuan,kerja sama semua pihak yang telah turut membantu penulis dalam menyelesaikan tugas akhir ini. Oleh karena itu penulis ingin mengucapkan terima kasih yang sebesar – besarnya kepada beberapa pihak antara lain :

1. Bapak Prof.Dr. Azhar Maksum, M.Ec., Ac., Ak., CA sebagai Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

2. Bapak Fahmi Natigor Nasution, S.E., M.Ec., Ak., sebagai Pembantu Dekan I Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

3. Bapak Drs. Rustam, M.Si., Ak., CA sebagai Ketua Program Studi D III Akuntansi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara. 4. Ibu Dra. Mutia Ismail, MM, Ak selaku Sekretaris Departemen Akuntansi

Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

5. Bapak Anton Hendra Wijaya selaku Kepala Pimpinan Sentra Kredit Konsumer PT Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk KCP Gajah Mada Medan.

(5)

6. Bapak Patar Ronny Paslah selaku Manajer Sentra Kredit Konsumer PT Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk KCP Gajah Mada Medan.

7. Ibu Siti Bressy selaku Supervisor Sentra Kredit Konsumer PT Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk KCP Gajah Mada Medan dan juga merupakan mentor selama menjalani magang.

8. Seluruh Pegawai Sentra Kredit Konsumer PT Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk KCP Gajah Mada Medan, (Pak Adong, Ibu Lasma, Pak Reza, Bang Radinal ,bang Toni, Bang Hamzah, Bang Rifai,Kak Margareth, Kak Ria, Kak Indah,Kak Ayura, Kak Soraya, Kak Alin yang telah banyak membantu dalam memberikan informasi – informasi saat penulisan Tugas Akhir.

9. Ayah dan Ibu saya yang terkasih Abdul Muis Sinaga dan Sri Ekayati yang senantiasa melimpahkan cinta dan kasih sayangnya serta selalu mendoakan dan mendukung dalam penulis dalam penyelesaian tugas akhir ini.

Penulis menyadari tugas akhir ini masih jauh dari sempurna,untuk itu penulis sangat mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun demi kesempurnaan skripsi ini . Semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi banyak pihak.

Medan, 2015 Penulis,

Ewika Asri Sinaga NIM: 122102068

(6)

iii

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iv

DAFTAR TABEL. ... . vii

DAFTAR GAMBAR ... viii

DAFTAR LAMPIRAN... ix

BAB I PENDAHULUAN ... 1

A. Latar Belakang ... 1

B. Perumusan Masalah.. ... 3

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian... ... 4

D. Rencana Penulisan ... 5

1. Jadwal Survey/Observasi.. ... 5

2. Rencana Isi ... 5

BAB II SENTRA KREDIT KONSUMER PT. BANK RAKYAT INDONESIA (PERSERO) TBK KCP GAJAH MADA MEDAN ... 8

A. Sejarah Ringkas ... 8

B. Struktur Organisasi ... ... 11

C. Job Description ... 13

D. Jaringan Usaha ... 19

E. Kinerja Usaha Terkini ... 22

(7)

BAB III PENERAPAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI GAJI DAN UPAH PADA SENTRA KREDIT KONSUMER PT. BANK RAKYAT INDONESIA (PERSERO) Tbk

KCP. GAJAHMADA MEDAN ... 24

A. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi.. ... . 24

1. Sistem ... 24

2. Informasi ... 27

3. Akuntansi ... 30

4. Sistem Informasi Akuntansi ... 30

B. Pengertian Gaji dan Upah.. ... 32

C. Gambaran Umum Siklus SDM / Penggajian dan Pengupahan...34

D. Aktivitas Siklus SDM / Penggajian ... 36

E. Dokumen yang Digunakan. ... 41

F. Catatan Akuntansi yang Digunakan ... 43

G. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Penggajian dan Pengupahan ... 44

H. Fungsi – Fungsi yang Terkait dengan Sistem Penggajian dan Pengupahan ... 46

I. Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Gaji dan Upah Sentra Kredit Konsumer PT. Bank Rakyat Indonesia (Persero) TBK KCP Gajah Mada Medan ... 49

(8)

DAFTAR PUSTAKA ... 55 LAMPIRAN ... 56

(9)

DAFTAR TABEL

No. Judul Halaman Tabel 1.1 Jadwal Survei/Observasi dan Penyusunan Tugas Akhir ... 5 Tabel 2.1 Kinerja Usaha Terkini PT. Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk.. 22

(10)

vii

Gambar 2.1 Logo Bank BRI ... 11 Gambar 2.2 Struktur Organisasi dan Personalia Sentra Kredit Konsumer PT. Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk Medan ... 12 Gambar 3.1 Model Sistem ... 27 Gambar 3.2 Diagram Konteks dalam Siklus Penggajian dan Pengupahan.. .... 35 Gambar 3.3 Proses Pembayaran Gaji Sentra Kredit Konsumer PT. Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk KCP Gajah Mada Medan……… 52

(11)

viii

DAFTAR LAMPIRAN

No. Judul Halaman Lampiran Surat Izin Research ... 56

(12)

1 A. Latar Belakang

Dalam melaksanakan kegiatan usahanya, setiap perusahaan sangat membutuhkan peranan Sumber Daya Manusia (SDM). Peranan SDM dalam hal ini adalah sebagai input penting yang biasa disebut pegawai atau karyawan. Dalam hal ini mengandung pengertian orang-orang yang terlibat langsung ataupun tidak langsung dalam kegiatan operasional. Semakin berkembangnya suatu perusahaan maka akan memerlukan lebih banyak karyawan. Untuk itu diperlukan konsentrasi khusus dalam menangani masalah kepegawaian. Salah satu masalah kepegawaian yang sangat penting adalah menyangkut sistem pembayaran gaji dan upah karyawan. Pada pelaksanaan pembayaran gaji dan upah karyawan harus dilaksanakan secara profesional dengan maksud agar terciptanya hubungan timbal - balik yang baik antara perusahaan dengan karyawan perusahaan. Hal ini dimaksudkan agar dalam pelaksanaan hak dan kewajiban dapat dijalankan dengan selaras dan seimbang.

Biaya gaji dan upah merupakan biaya yang sangat penting dan menimbulkan resiko kemungkinan terjadinya kecurangan-kecurangan dan penyelewengan yang menyebabkan besarnya kerugian pada perusahaan, untuk itu diperlukan peranan sistem informasi akuntansi ( SIA ) yang didesain dan diimplementasikan dengan baik agar menghasilkan informasi yang andal untuk perusahaan. Sistem informasi akuntansi ini terdiri dari perangkat

(13)

kumpulan sumber daya seperti manusia dan peralatan yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi. Seiring dengan berkembangnya teknologi informasi yang semakin pesat diabad 21 ini, tentu membawa dampak pada bidang ekonomi. Dimana sistem informasi akuntansi yang sebelumnya dijalankan secara manual dirasakan tidak lagi mampu memberikan manfaat yang memadai dalam bidang operasional.

Oleh karena itu banyak perusahaan yang mulai beralih kepada system informasi akuntansi yang berbasis komputer. Pengolahan data akutansi secara komputerisasi terbukti mampu memberikan informasi yang andal dan dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi perusahaan.

Sistem informasi akuntansi gaji dan upah dirancang manajemen untuk menyajikan informasi keuangan bagi kepentingan perusahaan dan pertanggung jawaban keuangan kepada pihak luar perusahaan (investor, kreditor, dan kantor pelayanan pajak). Yang pada tujuan khususnya untuk masalah ini, system ini juga dirancang untuk menangani transaksi-transaksi gaji dan pembayarannya diantaranya sistem ini digunakan perusahaan untuk mencatat daftar hadir, mencatat transaksi kedalam jurnal, memposting kedalam buku besar serta menyiapkan laporan keuangan. Rangkaian kegiatan ini terdiri dari proses pemasukan data, penyimpanan, pengolahan, proses menghasilhan laporan, dan pengendalian.

Dengan adanya sistem informasi akuntansi gaji dan upah pada perusahaan maka diperlukan juga pengendalian internal agar penyelewengan ataupun manipulasi terhadap penggajian dan pengupahan dapat dihindari.

(14)

Sentra Kredit Konsumer PT.Bank Rakyat Indonesia menginginkan setiap pegawai yang bekerja pada perusahaan dapat memberikan hal yang terbaik dan merasa nyaman selama berada di tempat kerja. Mengingat gaji dan upah merupakan hal yang sensitif, maka peranan Sistem Informasi Akuntansi atas data gaji dan upah sangat penting, untuk menghindari penyelewengan atau kecurangan dana sehingga dapat merugikan perusahaan. Sehingga dengan adanya Sistem Informasi Akuntansi yang berfokus pada data penggajian.

Berdasarkan uraian diatas, maka penulis tertarik untuk mengadakan penelitian terhadap sistem informasi akuntansi pada gaji dan upah pada Sentra Kredit Konsumer PT Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk KCP Gajah Mada Medan, yang akan dituangkan dalam tugas akhir yang berjudul “Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Gaji dan Upah pada Sentra Kredit Konsumer PT Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk KCP Gajah Mada Medan”

B. Perumusan Masalah

Didalam penerapan sistem informasi akuntansi pada proses penggajian pegawai ini perlu diperhatikan cara atau prosedur penggunaan program dan sistem penggendalian internalnya sehingga menghasilkan output yang benar dan akurat sesuai dengan data yang ada. Berdasarkan uraian diatas, maka penulis merumuskan masalah sebagai berikut : Apakah penerapan sistem informasi akuntansi penggajian pada Sentra Kredit Konsumer PT Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk KCP Gajah Mada

(15)

Medan dalam melaksanakan setiap proses transaksi pembayaran gaji dan upah sudah dilaksanakan dengan baik?

C. Tujuan dan Manfaat 1. Tujuan Penelitian

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui penerapan sistem informasi akuntansi penggajian yang diterapkan Sentra Kredit Konsumer PT Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk KCP Gajah Mada Medan dalam melaksanakan setiap proses transaksi pembayaran gaji dan upah apakah sudah dilaksanakan dengan baik

2. Manfaat Penelitian

Manfaat yang ingin dicapai dalam penelitian ini adalah :

1. Bagi penulis, penelitian ini bermanfaat untuk memperluas wawasan tentang peranan sistem informasi akuntansi dan pengendalian internal pada penggajian

2. Bagi pembaca, sebagai masukan dan pertimbangan yang nantinya dapat bermanfaat sebagai referensi bagi rekan –rekan mahasiswa dalam membuat paper di tahun – tahun

mendatang yang berkaitan dengan Sistem Informasi Akuntansi gaji 3. Bagi perusahaan, dapat menjadi sumbangan pemikiran bagi pihak

manajemen yang berkaitan dengan kegunaan dan keefektifan dari satuan pengawasan intern pada perusahaan dan untuk perbaikan kebijakan perusahaan yang berguna untuk meningkatkan kinerja perusahaan sehingga tujuan perusahaan tercapai.

(16)

D. Rencana Penulisan

1. Jadwal survei ⁄ observasi

Penelitian ini dilakukan di satu perusahaan yaitu Sentra Kredit Konsumer PT. Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk KCP Gajah Mada Medan yang terletak di Jl. Gajah Mada No. 26 B-C Medan. Untuk lebih jelasnya, jadwal survei ini dapat dilihat pada tabel 1.1.

Tabel 1.1

Jadwal survei/observasi dan Penyusunan Tugas Akhir

2. Rencana Isi

Untuk mengarahkan dan mempermudah penyusunan dari Tugas Akhir ini, penulis telah membuat rencana sebagai berikut :

BAB I : PENDAHULUAN

Pada bab ini berisi tentang latar belakang masalah yang merupakan uraian tentang aspek-aspek yang diungkapkan

NO Kegiatan Mei Juni Juli

III IV I II III IV I II III 1 Pengajuan Judul

2 Pengajuan Dosen Pembimbing 3 Pengumpulan Data 4 Pengolahan dan Analisis

Data

5 Penyusunan Tugas Akhir 6 Bimbingan dan

Penyempurnaan Tugas Akhir 7 Penyelesaian Tugas Akhir

(17)

berupa fenomena-fenomena yang menjadi masalah penelitian, perumusan masalah yang merupakan pertanyaan penelitian yang didasarkan pada ruang lingkup permasalahan yang diteliti, tujuan penelitian dan manfaat penelitian merupakan jawaban terhadap rancangan yang akan dikaji dalam penelitian, dan yang terakhir sistematika penelitian yang berisi garis besar tugas akhir ini.

BAB II : SENTRA KREDIT KONSUMER PT. BANK RAKYAT INDONESIA (PERSERO) TBK KCP GAJAH MADA MEDAN

Pada bab ini penulis menguraikan tentang sejarah ringkas perusahaan, struktur organisasi perusahaan, job description, jaringan usaha, kinerja usaha terkini serta rencana usaha. BAB III : PENERAPAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

GAJI DAN UPAH PADA SENTRA KREDIT KONSUMER PT. BANK RAKYAT INDONESIA (PERSERO) TBK KCP GAJAH MADA MEDAN

Pada bab ini penulis menguraikan tentang pengertian sistem informasi akuntansi yang meliputi sistem, informasi, akuntansi dan sistem informasi akuntansi, kemudian Pengertian Gaji dan Upah, Gambaran Umum Siklus SDM / Penggajian dan Pengupahan, Aktivitas Siklus SDM ⁄ penggajian, dokumen yang digunakan, catatan akuntansi

(18)

yang digunakan, jaringan prosedur yang membentuk sistem penggajian dan pengupahan, fungsi-fungsi yang terkait dengan sistem penggajian dan pengupahan serta penerapan sistem informasi akuntansi gaji dan upah Sentra Kredit Konsumer PT. Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk KCP Gajah Mada Medan

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN

Dalam bab ini penulis memberikan kesimpulan berdasarkan uraian terdahulu dan saran guna meningkatkan penerapan sistem informasi akuntansi gaji dan upah pada Sentra Kredit Konsumer PT. Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk KCP Gajah Mada Medan dalam menunjang kemajuan untuk masa yang akan datang.

(19)

8 BAB II

SENTRA KREDIT KONSUMER PT.BANK RAKYAT INDONESIA (PERSERO) TBK KCP GAJAH MADA MEDAN A. Sejarah Ringkas

PT. Bank Rakyat Indonesia (Persero),Tbk merupakan bank pemerintah yang berdiri sejak 16 Desember 1895. Pada awalnya merupkan bank bantuan dan simpanan milik kaum priyayi yang berkebangsaan Indonesia (pribumi) atau Hul –en Spaarbank der Inlandshe Bestuurs Ambtenaren yang didirikan oleh Raden Wirjaatmadja di Purwokerto, Jawa Tengah.

Dalam perkembangannnya bank ini mengalami beberapa kali perubahan nama, karena disesuaikan dengan kondisi Indonesia yang sedang mengalami penjajahan oleh bangsa asing yaitu berubah menjadi De Poerwokertosche Hule –en Londbouw Crediet Bank, yang perkembangannya dikenal sebagai Volkbank (Bank Rakyat ). Pada tahun 1912 berubah menjadi Centrale KasVoor Het Volkscredietwezen, uang selanjutnya pada tahun 1934 menjadi Algemeene Volkscrediet Bank (AVB) dan pada masa penjajahan jepang 1942 berubah menjadi Syomin Ginko.

Setelah Indonesia merdeka, BRI merupakan bank pemerintah yang beroperasi di Indonesia berdasarkan peraturan pemerintah No.1 tahun 1946. Namun pada masa agresi Belanda tahun 1947 terutama dengan adanya perjanjian Renville, kelancaran operasional BRI tergantung sehingga sempat terhenti selama kurang lebih satu tahun sampai disepakatinya perjanjian Roem Royen tahun 1949.Selanjutnya BRI aktif kembali dengan nama Bank Rakyat Indonesia Serikat (BARIS).

(20)

Sesuai dengan PERBU NO 14 tahun 1960 dibentuk bank koperasi Tani dan Nelayan (BKTN) yang merupakan peleburan dari BRI, Bank Tanidan Nelayan dengan Naderlandsche Handles Maatschappij (NHM). Kemudian berdasarkan penetapan presiden (Penpres) No 9 tahun 1965, BKTN diintegrasikan kedalam Bank Indonesia Urusan Koperasi Tanidan Nelayan.

Akan tetapi baru berjalan 1 bulan ,dikeluarkan Penpres, NO 17 tahun 1965 tentang pembentukan bank tunggal dengan nama Bank Negara Indonesia. Dalam ketentuan baru itu, Bank Indonesia Urusan Koperasi, Tani dan Nelayan (eks BKTN) diintegrasikan dengan nama Bank Negara Indonesia Unit II Bidang Rural, sedangkan NHM menjadi Bank Negara Indonesia Unit II Bidang Ekspor Impor (Exim).

Berdasarkan Undang – Undang No.14 tahun 1967 tentang Undang – undang pokok Perbankan dan Undang – Undang No.13 tahun 1968, tentang Undang – Undang Bank Sentral , Bank Negara Indonesia unit II bidang Rural dan Ekspor Impor dipisahkan menjadi dua bank yaitu Bank Rakyat Indonesia dan Bank Ekspor Indonesia . Berdasarkan Undang – Undang No.21. 1968 menetapkan kembali tugas – tugas pokok BRI sebagai Bank Umum.

Diterbitkannya Undang – Undang Perbankan No.7 tahun 1992 dan Peraturan Pemerintah RI No.21 tahun 1992 status BRI berubah menjadi PT. Bank Rakyat Indonesia ( Persero) yang kepemilikannya 100 % di tangan pemerintah.

(21)

Sejak didirikannya, BRI telah berperan dalam memajukan bangsa dan negara melalui perhatiannya terhadap pengembangan usaha kecil. Disamping tetap menjalankan usaha perbankan modern yang siap bersaing.

BRI cabang Bogor didirikan pada tahun 1934 dengan izin pendirian Akte No.34 pada tanggal 12 November 1934 dengan notaris Mr. A.H Van Ophuijsen . Izin diperbaharui dengan Akte Notaris Karbini S.H No. 74 pada tanggal 17 Juli 1985, dan berubah menjadi persero berdasarkan pasal 1 Akta pendirian No. 133 tanggal 31 Juli 1993.

1. Visi dan Misi Perusahaan a. Visi Bank BRI

Visi Bank BRI adalah menjadi bank komersial terkemuka yang selalu mengutamakan kepuasan nasabah.

b. Misi Bank BRI

1. Melakukan kegiatan perbankan yang terbaik dengan mengutamakan pelayanan kepada usaha mikro, kecil dan menengah untuk menunjang peningkatan ekonomi masyarakat. 2. Memberikan pelayanan prima kepada nasabah melalui jaringan

kerja yang tersebar luas dan didukung oleh sumber daya manusia yang profesional dan teknologi informasi yang handal dengan melaksanakan manajemen risiko serta praktek Good Corporate Governance (GCG) yang sangat baik.

3. Memberikan keuntungan dan manfaat yang optimal kepada pihak-pihak yang berkepentingan (stakeholders).

(22)

2. Fungsi Bank

Masyarakat pada umumnya telah mengetahui bahwa fungsi bank itu adalah tempat menabung, menyimpan uang ataupun menyalurkan dana kepada masyarakat yang membutuhkan yaitu pinjaman dalam bentuk kredit .

3. Makna Logo Bank BRI

Gambar 2.1 Logo Bank BRI

Sumber : Website PT. Bank BRI

B. Struktur Organisasi

Pelaksanaan kegiatan Sentra Kredit Konsumer PT. Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk Medan dapat berjalan dengan baik apabila ditetapkan fungsi manajemen dengan tepat yang salah satunya terdiri pengorganisasian.

Menurut S.P. Siagian, (1980:113) : “Organisasi adalah setiap bentuk persekutuan antara dua orang atau lebih yang bekerja bersama serta secara formal terikat dalam rangka pencapaian sesuatu tujuan yang telah ditentukan dalam ikatan dimana terdapat seseorang atau beberapa orang yang disebut atasan dan seseorang atau beberapa orang yang disebut bawahan. ’’Adanya

(23)

struktur organisasi yang merupakan acuan atau pedoman dalam pengelolaan suatu organisasi dalam rangka melaksanakan fungsi bagian tugas maupun tanggung jawab masing-masing bagian dalam organisasi.Struktur Organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian serta posisi yang ada pada organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasional untuk mencapai tujuan.

Berikut adalah struktur organisasi Sentra Kredit Konsumer PT. Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk Medan dapat dilihat pada skema berikut:

Gambar 2.2

Struktur Organisasi dan Personalia Sentra Kredit Konsumer PT. Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk Medan

Sumber : Data dari Sentra Kredit Konsumer PT. Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk Medan

Kepala Sentra Kredit Konsumer

Regional Sales Manager Supervisor

Administrasi Kredit (ADK)

Manager Kredit Konsumer

Area Sales Manager Account Officer

(AO) Analis Petugas

Administrasi Kredit (ADK)

Account Officer (AO) Sales

(24)

Keterangan Gambar :

SKK PT. Bank Rakyat Indonesia (Persero) memiliki seorang Kepala Sentra Kredit Konsumer serta Manager Kredit Konsumer. Memiliki divisi yang terbagi atas 3 yaitu divisi Adminsitrasi,divisi Analis, dan divisi Marketing /Sales. Divisi Administrasi terdiri atas Supervisor Adminsitrasi Kredit dan Petugas Administrasi Kredit ( ADK ). Divisi analis terdiri dari Account Officer (AO) Analis. Divisi Marketing/ Sales terdiri atas Regional Sales Manager, Area Sale Manager, Account Officer (AO) Sales , dan Sales Person.

C. Job Description

a. Sentra kredit Konsumer mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:

1. Mengelola proses dan prosedur adminsitrasi di kantor cabang.

2. Menginformasikan kredit – kredit yang akan jatuh tempo yang akan datang kepada pejabat pemkrasa kredit

3. Memastikan bahwa asuransi kredit, asuransi kerugian, dan asuransi jiwa yang berkaitan dengan kredit yang telah dikelola/ diadministrasikan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

4. Menindak lanjuti semua audit, baik dari intern maupun ekstern BRI. 5. Memastikan bahwa instruksi pencairan kredit telah dibuat sesuai

dengan ketentuan yang berlaku.

b. Kepala Sentra Kredit Konsumer mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:

(25)

2. Memeriksa dan menandatangani IPK.

3. Menyerahkan IPK dokumen kredit lainnya yang telah ditandatangani ke petugas ADK.

c. Manajer Sentra Kredit Konsumer mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:

1. Menerima paket kredit dari AO Analis.

2. Melakukan verifikasi atas paket kredit tersebut.

3. Melakukan putusan kredit berdasarkan paket kredit dari AO Analis sesuai dengan kewenangan limit putusan.

4. Dalam hal terdapat aplikasi dan dokumen kredit yang ditolak, maka diserahkan kepada petugas ADK untuk dikembalikan ke Regional Sales. 5. Menyerahkan paket kredit yang telah disetujui kepda petugas ADK untuk

diproses lebih lanjut.

d. Area Sales Manajer / Regional Sales Manajer Sentra Kredit Konsumer mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut :

1. Memeriksa semua kelengkapan aplikasi dan dokumen persyaratan kredit. 2. Melakukan review atas penilaian agunan.

3. Memberikan rekomendasi pengajuan aplikasi kredit konsumtif.

e. Supervisor Administrasi Sentra Kredit Konsumer mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:

1. Memeriksa dan mencocokkan IPK dan Surat Pengantar Pencairan Kredit. 2. Menandatangani IPK Pencairan Kredit.

(26)

3. Memastikan proses dokumentasi kredit, collateral management, dan after sales services telah dilakukan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. 4. Memastikan kredit konsumer telah dilakukan penutupan asuransi ( jiwa

dan kerugian) sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

f. Petugas Adminsitrasi Kredit (ADK) mempunyai tugas dan tangung jawab sebagai berikut :

1. Melaksanakan pemeriksaan informasi data dibitur (BI Checking) berdasarkan permohonan dari Regional Sales.

2. Melaksanakan permintaan appraisal dari Regional Sales dan Sub Regional Sales kepada eksternal appraisal.

3. Mencatat dalam register aplikasi masuk atas aplikasi yang diproses. 4. Memeriksa kelengkapan aplikasi dan dokumen persyaratan kredit.

5. Meminta kepada tim Regional Sales untuk melengkapi dokumen kredit apabila dokumen persyaratan kredit belum lengkap.

6. Membuat Offering Later (OL)/ SPKK dan Purchase Order (PO), Instruksi Pencairan Kredit, serta nota pembukuan pencairan kredit. 7. Membuat order kepada notaris.

8. Memastikan biaya yang berhubungan dengan pemberian kredit telah dibayarkan/dicadangkan.

9. Mempersiapkan proses akad kredit.

10.Mengatur dan memastikan pelaksanaan penutupan asuransi (jiwa dan kerugian).

(27)

g. Account Officer Analis mempunyai tugas dan tangung jawab sebagai berikut :

1. Memastikan debitur / calon debitur memenuhi kriteria yang dipersyaratkan (pres screening).

2. Memeriksa kelengkapan dan berlakunya dokumen permohonan kredit, serta kelengkapan data dan informasi yang diperlukan. Apabila terdapat kekurangan data dan informasi yang diperlukan segera dimintakan ke jajaran Regional Sales untuk melengkapinya.

3. Memeriksa dan menilai kewajaran dokumen – dokumen yang diterima dari jajaran Regional Sales. Apabila dokumen – dokumen tersebut dinilai kurang wajar segera dikonfirmasikan baik langsung ke calon debitur atau kepada jajaran Regional Sales.

4. Apabila jajaran Analis melihat terdapat hal – hal yang tidak wajar mengenai data (calon) debitur yang termasuk didalamnya kewajaran nilai agunan , maka diperkenankan bagi jajaran analis bersama dengan jajaran Regioanal Sales, melakukan pemeriksaan ke lokasi usaha, tempat tinggal/ domisili, lokasi agunan, dan pengecekan legalitas ke instansi yang terkait dengan usaha (clon) debitur serta menyajikannya dalam LKN. Kewajaran nilai agunan tersebut biasa diperoleh dari database yang telah dimiliki untuk wilayah agunan dimaksud atau melalui informasi lainnya.

5. Memberikan penilain Credit Risk Scoring (CSR) sesuai ketentuan yang berlaku.

(28)

7. Membuat rekomendasi putusan kredit kepada pemutus termasuk tipe/struktur dan syarat kredit.

8. Melaksanakan tugasnya terutama dalam kaitannya dengan analis dan evaluasi kredit secara profesional.

9. Bertanggung jawab terhadap kebenaran analisis kredit, termasuk didalamnya kebenaran analisis penghasilan / pendapatan debitur atau calon debitur.

10.Setiap Pemkrasa Kredit bertanggug jawab baik untuk diri snediri maupun secara bersama sama ( tanggung renteng).

11.Memastikan bahwa setiap kredit yang dipkrasai telah sesuai dengan ketentuan perbankan dan asas – asas perkreditan yang sehat serta prinsip–prinsip kehati –hatian.

h. Account Officer Sales mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut :

1. Melakukan kegiatan pemasaran kredit baik secara langsung kepada end user maupun melalui business partner.

2. Melakukan proses kredit, yang meliputi: a. Prakarsa kredit.

b. Menerima dan menindaklanjuti aplikasi permohonan kredit dari calon debitur baik yang berasal dari calon debitur langsung maupun dari developer / dealer/ agen property/uker referral dan pihak ketiga lainnya.

(29)

d. Meneliti dan meyakini bahwa dokumen permohonan kredit masih berlaku, sah dan berkekuatan hukum.

e. Mengumpulkan dan mereview data calon debitur dan suatu usahanya.

f. Melakukan wawancara dengan calon debitur dan mengevaluasi informasi dari calon debitur.

g. Memeriksa kelengkapan dokumen pengajuan kredit.

h. Memeriksa kelengkapan isian form aplikasi permohonan kredit. i. Melakukan pre screening.

j. Melakukan pengumpulan , pemeriksaan dan bertanggung jawab terhadap kebenaran data penghasilan atau data keuangan.

k. Menyampaikan kepada Analis tentang informasi awal debitur untuk proses analisis kredit yang dituangkan dalam Laporan Kunjungan Nasabah.

l. Melakukan negosiasi awal dengan debitur dan melaporkan hasil negosiasi tersebut yang dituangkan dalam Memorandum Sales. m. Melakukan penelitian agunan kredit konsumtif, apabila penilaian

tidak dilakukan oleh eksternal appraisal.

n. Melakukan pembinaan dan monitoring kepada debitur sesuai ketentuan yang berlaku.

o. Meningkatkan dan memperluas hubungan dengan debitur termasuk cross selling untuk meningkatkan fee based income.

(30)

4. Setiap Pejabat Pemkrasa Kredit bertanggung jawab baik untuk diri sendiri maupun secara bersama – sama ( tanggung renteng).

5. Memastikan kredit yang diprakarsai telah sesuai dengan ketentuan perbankan dari asas –asas perkreditan yang sehat serta prinsip – prinsip kehati –hatian.

i. Sales Person mempunyai tugas dan tangung jawab sebagai berikut :

1. Menciptakan hubungan awal dengan calon debitur atau debitur yang akan dilayani.

2. Melakukan kegiatan pemasaran kredit baik secara langsung kepada end user maupun melalui business partner.

3. Bertanggung jawab terhadap pengumpulan data dan informasi yang diperlukan.

4. Memastikan bahwa dokumen yang disajikan oleh calon debitur adalah masih berlaku, sah dan berkekuatan hukum serta sesuai dengan aslinya. D. Jaringan Usaha

PT. Bank Rakyat Indonesia (Persero), Tbk merupakan Bank Pemerintah yang melakukan usaha bank umum, seperti pada bank-bank Pemerintah lainnya PT BRI (Persero), Tbk memberikan pelayanan kepada masyarakat yang ingin menggunakan jasa perbankan. Kegiatan Usaha PT. Bank Rakyat Indonesia (Persero), Tbk diarahkan kepada perbaikan ekonomi dan pembayaran ekonomi nasional dengan cara melakukan usaha bank umumnya itu menghimpun dana dari masyarakat dan menyalurkan dananya dalam bentuk kredit.

(31)

PT. Bank Rakyat Indonesia (Persero), Tbk juga memberikan jasa-jasa perbankan dalam negeri maupun luar negeri. Untuk lebih jelasnya akan diuraikan produk-produk yang disediakan oleh PT. Bank Rakyat Indonesia (Persero), Tbk yaitu :

1. Usaha Simpanan: a) Giro BRI Rupiah b) Giro BRI Valas c) Devosito BRI Rupiah d) Devosito BRI Valas

e) Devosito BRI on Call (Doc) f) Tabungan Britama

g) Tabungan Simpedes h) Simpedes TKI i) Tabungan Haji

j) Tabungan Britama Dollar k) Tabungan Britama Junior 2. Usaha Jasa Bank

a. Dalam Negeri

1) Pengiriman Uang Dalam Negeri 2) Inkaso

3) Perantara Perdagangan efek/saham/surat-surat berharga Pasar Uang

(32)

5) Safe Deposit Box (SDB) 6) Kliring

7) Automatic Teller Mechine (ATM) b. Luar Negeri

1) Eksport 2) Import

3) Transfer Western Union 4) Jaminan Bank

5) Letter of credit (L/C) 3. Usaha Pinjaman

a) Bapetarum b) KUK c) Koperasi

d) Kupedese Kredit Kendaraan Bermotor (KKB) e) Kredit Pemilikan Rumah (KPR)

4. Jasa Bank Lainnya

Jasa yang diberikan secara khusus oleh PT. Bank Rakyat Indonesia (Persero), Tbk dalam menjawab tantangan yang semakin sulit kompleks yaitu penerimaan setoran dan penyaluran dana, antara lain:

a. ONH b. PLN

c. PT. Telkom d. PT. Taspen

(33)

e. PT. Pos Indonesia

f. TNI Angkatan Darat/POLRI g. Rekening Listrik

h. Rekening Telepon, telex, faximail

E. Kinerja Usaha Terkini

Hasil pengukuran kinerja digunakan sebagai bahan evaluasi dan analisiskinerja organisasi dengan cara mengidentifikasikan permasalahan yang menghambat peningkatan kinerja, memberikan solusi pemecahan masalah danbahan penyempurnaan pilihan-pilihan dan kebijakan strategis tahun berikutnya.

Hasil pengukuran kinerja PT. Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk dapat dilihat pada kinerja perkembangan simpanan masyarakat, pinjaman dan laba PT. Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk pasca krisis yang menunjukkan pertumbuhan yang positif. Adapun tingkat capaian kinerja pada PT. Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk adalah sebagai berikut:

Tabel 2.1

Kinerja Usaha Terkini PT. Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk

Keterangan 2001 2002 Pertumbuhan

Rp. %

Simpanan 57,698 69,423 11,725 20.32

Pinjaman 32,358 39,300 6,942 21.45

Laba/(Rugi) 1,064 1,664 6,000 56.39

(34)

F. Rencana Usaha

Rencana kegiatan PT. Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk Medan yaitu :

1. Ada 3 pokok rencana bank yang dilakukan Bank BRI

a. Rencana Jangka Panjang (RJP/corporate plan) untuk jangka waktu 5 (lima) tahun.

b. Rencana Bisnis Bank (RBB) Bank untuk jangka waktu 3 (tiga) tahun. c. Rencana Kerja Anggaran Perusahaan (RKAP) Bank untuk 1 (satu) tahun 2. Bank bertekad memberikan pelayanan terbaik dan dengan sepenuh hati .

Untuk itu Bank memenuhi permintaan nasabah, menjamin fleksibilitas pelayanan nasabah dan sekaligus menekan biaya operasional, BRI mengembangkan e-Outlet berupa ATM, Phone Banking, Point Of Sales, Internet Banking dan Mobile Banking.

(35)

24 BAB III

PENERAPAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI GAJI DAN UPAH PADA SENTRA KREDIT KONSUMER PT. BANK RAKYAT INDONESIA

(PERSERO) TBK KCP GAJAH MADA MEDAN

A. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

Sebelum membahas lebih lanjut mengenai Sistem Informasi Akuntansi, maka terlebih dahulu kita harus memilah ketiga variabel kata diatas menjadi definisi-definisi yang kemudian akan membangun sebuah definisi tentang Sistem Informasi Akuntansi.

1. Sistem

Sistem merupakan gabungan dari komponen-komponen yang saling berhubungan dan membentuk tata cara atau prosedur melalui tiga tahap, yaitu input, proses, dan output untuk mencapai tujuan tertentu. Menurut Romney dan Steinbart dalam Fitriasari dan Kwary (2006:2) mendefinisikan sistem sebagai berikut : “Sistem adalah rangkaian dari dua atau lebih komponen-komponen yang saling berhubungan, yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan”.

Definisi sistem yang lain, yaitu menurut Hall (2005:6) : “Sistem adalah kelompok dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang saling berhubungan yang berfungsi dengan tujuan yang sama”.

Berbagai macam pendapat para ahli mengenai pengertian sistem, tetapi pada dasarnya sistem adalah:

(36)

b. Mempunyai keterkaitan atau saling berhubungan antara satu dengan yang lainnya,

c. Mempunyai tujuan yang sama.

Adapun unsur-unsur yang merupakan bagian dari sebuah sistem yaitu: 1. Komponen Ganda

Sebuah sistem harus terdiri atas lebih dari satu bagian. 2. Keterkaitan (Relatedness)

Suatu bersama menghubungkan semua bagian dalam suatu sistem. Walaupun fungsi setiap bagian bersifat independen satu sama lain, semua bagian mendukung tujuan yang sama. Jika suatu komponen tertentu tidak memberikan kontribusi ke tujuan bersama, maka bagian itu bukan dari sistem tersebut.

3. Sistem Versus Subsistem

Diantara sistem dan subsistem terdapat perbedaan perspektif, dan demi tercapainya tujuan, keduanya dapat ditukarkan. Sebuah sistem disebut subsistem ketika dilihat kaitannya dalam sistem yang lebih besar di mana sistem tersebut tersebut menjadi bagiannya. Sebaliknya, subsistem dapat menjadi sebuah sistem ketika sistem tersebut menjadi pusat perhatian.

4. Tujuan

Setiap sistem harus dapat melayani setidaknya satu tujuan, tetapi sistem tersebut dapat melayani beberapa tujuan. Ketika sebuah sistem

(37)

tidak lagi dapat memenuhi tujuan, maka saat itu pulalah sistem harus diganti.

Hal diatas menjelaskan bahwa sistem itu sendiri bukanlah seperangkat unsur yang tersusun secara tidak teratur, tetapi terdiri dari unsur-unsur yang saling mengisi satu sama lainnya. Dan sistem itu sendiri juga mencakup tiga kegiatan sebagai berikut :

1. Masukan atau Input.

2. Pengolahan atau Processing. 3. Hasil dari pengolahan atau Output.

Sistem menerima input dari lingkungannya dan juga menghasilkan output untuk lingkungannya. Sistem tertutup tidak menerima input dari lingkungannya dan tidak menghasilkan untuk lingkungannya. Output dari sistem tertutup adalah eksistensi dari sistem itu sendiri. Sistem yang sederhana terdiri dari satu input dan satu output. Sistem yang lebih komplek akan terdiri dari beberapa input dan juga akan menghasilkan beberapa output pula.

− Model sistem terbuka sederhana

− Model sistem terbuka beraneka

Input 1 Output 1

Input 2 Proses Output 2

…….. ……….

Input n Output n

(38)

− Model sistem tertutup

Input Proses Output

Gambar 3.1 Model Sistem Sumber: Halim (1994:84)

2. Informasi

Informasi berasal dari data. Sebelum menjelaskan arti dari informasi, kita harus mengetahui arti dari data terlebih dahulu. Data adalah fakta statistik dalam bentuk kumpulan simbol yang tidak mengartikan sesuatu. Informasi adalah data yang telah tersaring, terorganisir, terealisasi, dan saling berhubungan sehingga berguna untuk mencapai tujuan organisasi. Menurut McLeod (2001:12) “Informasi adalah data yang telah diproses, atau data yang sudah memiliki arti tertentu bagi kebutuhan penggunanya” Menurut Bodnar dan Hopwood (2003:1) yaitu: “Informasi adalah data yang berguna yang diolah sehingga dapat dijadikan dasar untuk mengambil keputusan yang tepat”

Dari definisi tersebut di atas, dapat diambil kesimpulan bahwa informasi merupakan data yang menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya, menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata, digunakan untuk pengambilan keputusan.

(39)

Dalam mentransformasi data menjadi informasi dibutuhkan langkah-langkah sebagai berikut:

1. Pengumpulan atau Capturing adalah mengumpulkan data melakukan pemeriksaan keterangan yang ada, apakah itu data atau fakta.

2. Memilah atau verfying adalah memilah data atau fakta yang dikumpulkan tersebut benar atau hanya direka-reka saja.

3. Pengelompokkan atau Pengelompokkan atau Classifying adalah mengelompokkan data yang telah ada sesuai dengan yang dibutuhkan..

4. Penyeleksian atau Sorting adalah menempatkan unsur data ke dalam urutan data yang disesuaikan dengan kebutuhan si pemakai.

5. Meringkas atau Summarizing adalah meringkas data yang telah dikelompokkan menjadi laporan data menjadi bentuk matematis atau angka.

6. Perhitungan atau Calculating adakah memberikan nilai kepada data-data yang ada.

7. Penyimpanan atau Storing adalah menempatkan data pada alat-alat penyimpanan yang dapat dilihat kembali pada saat diperlukan. 8. Pengambilan kembali atau Retriving adalah pengambilan keterangan

kembali dari arsip bila informasi tersebut masih layak guna untuk dipakai sebagai informasi.

9. Memperbanyak atau Reproducing adalah menciptakan kembali atau memperbanyak informasi yang ada dengan fotocopy atau magnetic disk agar data asli tidak rusak.

(40)

10. Mengkomunikasikan atau Communicating adalah menyebarkan informasi yang tersimpan kepada si pemakai informasi tersebut. Menurut Romney dan Steinbart dalam Fitriasari dan Kwary (2006:11) ” Informasi dapat berguna dan memberikan arti bagi pengambilan kepotusan apabila memiliki karakteristik sebagai berikut: a. Relevan

Informasi yang digunakan perusahaan untuk diolah adalah informasi yang relevan dengan tujuan perusahaan. Artinya informasi tersebut mampu mengurangi ketidakpastian dan dapat meningkatkan kualitas keputusan.

b. Handal

Informasi yang dibutuhkan perusahaan adalah informasi yang bebas dari kesalahan maupun penyimpangan.

c. Lengkap

Informasi yang disajikan sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan tidak ditambahi atau dikurangi nilainya.

d Tepat Waktu

Informasi yang digunakan perusahaan adalah informasi yang tersedia pada saat dibutuhkan.

e. Dapat dipahami

Informasi yang tersedia harus dapat dipahami dan jelas sehingga informasi tersebut dapat digunakan oleh semua pihak yang membutuhkan.

(41)

f. Dapat diverifikasikan

Informasi dapat diverifikasi apabila pihak yang berbeda bekerja secara independen tetapi dapat menghasilkan informasi yang sama

3. Akuntansi

Pengertian Akuntansi menurut Soemarso, (2003:3) :

“Akuntansi adalah suatu disiplin yang menyediakan informasi yang penting sehingga memungkinkan adanya pelaksanaan dan penilaian jalannya perusahaan secara efisien. Akuntansi juga dapat difenisikan sebagai proses mengidentifikasi, mengukur, dan melaporkan informasi ekonomi untuk memungkinkan adanya penilaian dan keputusan yang jelas dan tegas bagi mereka yang menggunakan informasi tersebut”.

Dari definisi tersebut dijelaskan fungsi akuntansi yaitu mengidentifikasi, mengumpulkan, memproses dan mengkomunikasikan informasi ekonomi dari keseluruhan operasi kepada kalangan umum yang luas. Pada hakikatnya akuntansi merupakan sistem informasi dikarenakan fungsi dari akuntansi itu sendiri untuk menghasilkan informasi berupa laporan keuangan yang secara akurat, relevan, serta dapat dipercaya oleh pihak-pihak yang berkepentingan. Jelasnya akuntansi merupakan penerapan teori umum informasi terhadap masalah operasional yang efisien dan ekonomis. Akuntansi juga membentuk sebagian informasi umum yang dinyatakan secara kuantitatif. Dalam konteks ini akuntansi menjadi bagian dari suatu bidang dasar yang dibatasi oleh konsep informasi.

4. Sistem Informasi Akuntansi

Menurut O’brien (2006:5) : “Sistem informasi adalah kombinasi teratur dari orang-orang, hardware, software, jaringan komunikasi dan

(42)

sumber data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi”. Akuntansi sebagai sutu sistem informasi, mengidentifikasi, mengumpulkan dan mengkomunikasikan informasi ekonomi mengenai suatu badan usaha kepada beragam pengambil keputusan. Saat ini pengertian akuntansi sebagai sistem akuntansi lebih dikenal sebagai sistem informasi akuntansi. Akuntansi dapat juga didefinisikan sebagai proses pengindentifikasi, mengukur dan melaporkan informasi ekonomi untuk memungkinkan adanya penilaian dan keputusan yang jelas dan tegas bagi mereka yang menggunakan informasi tersebut.

Menurut Bodnar dan Hopwood ( 2004 : 1 ) : "Sistem informasi akuntansi (SIA) adalah kumpulan sumberdaya, seperti manusia dan peralatan yang diatur untuk mengubah data keuangan dan data lainnya menjadi informasi".

Romney dan Steinbart (2004 : 3) membagi SIA menjadi lima komponen:

1. Orang-orang yang mengoperasikan sistem tersebut dan melaksanakan berbagai fungsi.

2. Prosedur-prosedur, baik manual maupun yang terotomatisasi yang dilibatkan dalam mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data tentang aktivitas - aktivitas organisasi.

3. Data tentang proses-proses bisnis organisasi.

(43)

5. Infrastruktur teknologi informasi, termasuk komputer, peralatan pendukung (peripheral device), dan peralatan untuk komunikasi jaringan.

Kelima komponen tersebut secara bersama–sama memungkinkan suatu system informasi akuntansi memenuhi tiga fungsi pentingnya dalam organisasi, yaitu :

a. Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas yang dilaksanakanorganisasi, sumber daya yang dipengaruhi oleh aktivitas ters ebut, dan para pelaku yang terlibat dalam berbagai aktivitas tersebut, agar pihak manajemen, para pegawai dan pihak luar yang berkepentingan dapat meninjau ulang (review) hal – hal yang telah terjadi.

b. Mengubah data menjadi informasi yang berguna bagi pihak manajemen untuk membuat keputusan dalam aktivitas perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan.

c. Menyediakan pengendalian yang memadai untuk menjaga aset - aset organisasi termasuk data organisasi untuk memastikan bahwa data tersebut tersedia saat dibutuhkan, akurat dan andal

B. Pengertian Gaji dan Upah

Ruky (2006:7) mendefinisikan upah dan gaji sebagai berikut :

“Upah digunakan untuk menggambarkan pembayaran kerja untuk satuan waktu pendek, misalnya perhari atau perjam. Gaji menggambarkan pembayaran kerja untuk satuan waktu lebih panjang biasanya sebulan. Upah dibayarkan kepada pekerja yang terlibat langsung dalam proses produksi, baik terlibat langsung (direct labor), maupun tidak langsung (indirect labor),

(44)

sebaliknya pekerja yang menerima gaji termasuk dalam kategori fixed cost (biaya tetap) atau overhead cost”.

Rivai (2004:360-363) “membagi bentuk balas jasa yang diterima oleh karyawan dalam empat kelompok yaitu : gaji, upah, tunjangan intensif, kompensasi tidak langsung.”

a. Gaji adalah balas jasa dalam bentuk uang yang diterima karyawan sebagai konsekuensi dari kedudukannya sebagai seorang karyawan yang memberikan dalam mencapai tujuan perusahaan. Atau dapat juga dikatakan sebagai bayaran tetap yang diterima seseorang dari keanggotaannya dalam sebuah perusahaan.

b. Upah merupakan imbalan finansial langsung yang dibayarkan kepada karyawan berdasarkan jam kerja, jumlah barang yang dihasilkan, atau banyaknya pelayanan yang diberikan. Jadi tidak seperti gaji yang jumlahnya relative tetap, besarnya upah dapat berubah-ubah tergantung pada keluaran yang dihasilkan.

c. Tunjangan intensif merupakan imbalan langsung yang dibayarkan kepada karyawan karena kinerjanya melebihi standart yang ditentukan. Insentif merupakan bentuk lain dari upah langsung diluar upah dan gaji yang merupakan kompensasi tetap.

d. Kompensasi tidak langsung merupakan kompensasi tambahan yang diberikan berdasarkan kebijakan perusahaan terhadap semua karyawan sebagai upaya meningkatkan kesejahteraan para karyawan.

Menurut Wungu ( 2003 : 98-101 ) beberapa tunjangan lain seperti : “Libur, Cuti, Bonus, Asuransi, Pensiun, Premi Lembur”

(45)

a. Libur. Setiap tahun, untuk hari-hari libur tertentu bagi kebanyakan perusahaan membayar karyawan yang berlibur dimana mereka mendapatkan upah sebagaimana pada hari kerja biasa.

b. Cuti. Hampir setiap perusahaan memberikan cuti kepada karyawan, dan selama cuti mereka tetap mendapat gaji. Lamanya cuti dikaitkan dengan masa dinas. Misalnya cuti dua minggu pertahun untuk karyawan yang masa dinasnya sampai lima tahun. Jika diatas lima tahun, cuti akan diberikan selama tiga minggu

.c. Bonus. Biasanya bonus dihitung pada akhir tahun. Besarnya bonus tergantung kesepakatan antara manager dan karyawan dan biasanya didasrkan pada seberapa jauh laba perusahaan, divisi, atau pabrik melampaui target yang telah ditentukan.

d. Asuransi. Banyak perusahaan membayar semua atau sebagian premi asuransi karyawan untuk kesehatan, perawatan gigi, atau asuransi jiwa. e. Pensiun. Ini merupakan tunjangan yang disediakan hampir semua

perusahaan, akan tetapi karyawan biasanya baru akan menikmatinya dalam waktu lama setelah hal itu dihasilkan.

f. Premi lembur. Merupakan tambahan tarif perjam apabila karyawan bekerja melebihi jam kerja normal.

C. Gambaran Umum Siklus SDM / Penggajian dan Pengupahan

Siklus SDM / penggajian dan pengupahan adalah bagian dari siklus transaksi yang saling berhubungan dengan buku besar, yang digunakan untuk menghasilkan informasi bagi pihak manajemen dan eksternal. Siklus SDM / penggajian dan pengupahan adalah rangkaian aktifitas bisnis berulang dan

(46)

operasional pemprosesan data terkait yang berhubumgan dengan cara yang efektif dalam mengelola pegawai.

Pada gambar 3.2 menyajikan diagram konteks sistem penggajian yang memperlihatkan lima sumber utama input sistem penggajian. Dimana departemen SDM memberikan informasi mengenai pengangkatan tenaga kerja, pemberhentian, dan perubahan tingkat gaji karena adanya kenaikan atau promosi.

Para pegawai membuat perubahan dalam pengurangan contohnya kontribusi untuk rencana pensiun. Sementara itu berbagai departemen memberikan data mengenai kehadiran. Lembaga pemerintah menyediakan tarif pajak dan intruksi untuk memenuhi persyaratan tertentu. Dalam cara yang sama perusahaan asuransi dan perusahaan lainnya memberikan intruksi menghitung memotong berbagai tarif yang ditetapkan

Gambar 3.2

Diagram Konteks ( Context Diagram ) Dalam Siklus Penggajian Dan Pengupahan

Sumber : Marshall B. Romney dan Paul John Steinbart, Sistem Informasi Akuntansi, 2005.

(47)

D. Aktivitas Siklus SDM Penggajian

Pada dasarnya siklus SDM / penggajian memiliki tujuh aktivitas dasar yang dilakukan dalam siklus SDM / penggajian. Gambar 3.2 menunjukkan tujuh aktifitas dasar yang dilakukan dalam siklus SDM / penggajian. Ketujuh aktifitas siklus SDM ⁄ Penggajian yaitu sebagai berikut :

1. Perbarui file induk pegawai

Aktivitas ini melibatkan pembaruan file induk penggajian untuk mencerminkan berbagai jenis perubahan penggajian : memperkerjakan orang baru, pemberhentian, perubahan tingkat gaji, atau perubahan dalam pengurangan diskresi (lingkaran 1.0 dalam Gambar 3.2) Departemen SDM memberikan informasi ini, pemeriksaan edit yang tepat, seperti pemeriksaan validitas atas nomor pegawai dan uji kewajaran atas perubahan yang dilakukan, berlaku untuk semua transaksi perubahan penggajian.

2. Perbarui tarif dan pemotongan pajak

Aktivitas kedua dalam siklus SDM/penggajian adalah memperbarui informasi mengenai tarif dan pemotongan pajak lainnya ( lingkaran 2.0 dalam Gambar 3.2). Bagian penggajian membuat perubahan-perubahan ini, tetapi perubahan jarang terjadi. Perubahan tersebut terjadi ketika bagian penggajian menerim pembaruan mengenai perubahan dalam tarif pajak dan potongan gaji lainnya dari berbag ai unit pemerintah dan perusahaan asuransi.

(48)

3. Validasi data kehadiran dan waktu

Langkah ini memvalidasi setiap data waktu dan kehadiran pegawai (lingkaran 3.0 dalam Gambar 3.2). Informasi ini datang dalam berbagai bentuk, bergantung pada status pembayaran pegawai. Bagi para pegawai yang di bayar per jam, banyak perusahaan menggunakan kartu untuk mencatat waktu kedatangan pegawai dan waktu keluar, untuk setiap giliran kerja. Para pegawai yang mendapatkan gaji tetap jarang mencatat pekerjaan mereka ke dalam kartu waktu. Sebagai gantinya, para supervisor mereka secara informal akan mengawasi kehadiran mereka dalam bentuk suatu pekerjaan status pembayaran pegawai.Bagi para pegawai yang dibayar per jam, banyak perusahaan menggunakan kartu waktu untuk mencatat waktu kedatangan pegawai dan waktu keluar, untuk setiap giliran kerja. Para pegawai yang mendapatkan gaji tetap jarang mencatat pekerjaan mereka ke dalam kartu waktu. Sebagai gantinya, para supervisor mereka secara informal akan mengawasi kehadiaran mereka dalam suatu pekerjaan

4. Siapkan penggajian

Langkah ini mempersiapkan penggajian (lingkaran 4.0 dalam Gambar 3.2). Tempat pegawai bekerja akan memberikan data mengenai jam yang dihabiskan dan seorang supervisor biasanya akan mengkonfirmasi data tersebut. Informasi tingkat gaji didapat dari file induk penggajian. Prosedur penggajian yang pertama yaitu file transaksi penggajian diurut berdasarkan nomor pegawai, agar berada dalam urutan yang sama dengan

(49)

yang berada dalam file induk penggajian. Apabila organisasi tersebut memproses penggajian dari beberapa divisi, file transaksi penggajian setiap divisi harus digabungkan. File data yang diurutkan kemudian digunakan untuk membuat cek gaji pegawai. Bagi setiap pegawai, catatan file induk penggajian data catatan transaksi terkait akan dibaca dan gaji kotor akan dihitung. Bagian para pegawai yang dibayar per jam, jumlah jamyang dihabiskan akan dikali dengan tingkat upah dan kemudian tambahan untuk lembur atau bonus akan ditambahkan. Bagi para pegawai yang menerima gaji bulanan, gaji kotor adalah pecahan dari gaji tahunan, yang mencerminkan lamanya periode pembayaran. Selanjutnya, semua potongan penggajian akan dijumlah dan totalnya dikurangkan dari gaji kotor untuk mendapatkan gaji bersih. Potongan gaji berada dalam dua kategori umum : potongan untuk pajak penghasilan dan potongan sukarela. Potongan untuk pajak penghasilan mencakup pajak federal, negara bagian, dan lokal, serta pajak jaminan sosial. Potongan sukarela mencakup kontribusi rencana pensiun ; premi asuransi jiwa, kesehatan, dan cacat ; iuran serikat pekerja ; dan kontribusi untuk berbagai amal. Terakhir, daftar penggajian dan cek gaji pegawai dicetak. Daftar penggajian adalah laporan yang mendaftar gaji kotor setiap pegawai, potongan gaji, dan gaji bersih dalam format multikolom. Daftar ini sering kali disertai dengan daftar potongan terpisah, yang mendaftar berbagai potongan sukarela untuk setiap pegawai. Daftar penggajian juga digunakan untuk mengesahkan transfer dana ke rekening bank

(50)

perusahaan untuk penggajian. Cek gaji pegawai juga umumnya melampirkan slip gaji, yang mencantumkan jumlah gaji kotor, potongan, dan gaji bersih untuk periode saat ini, dan total hingga tahun ini, untuk setiap kategori.

5. Keluarkan dana penggajian

Langkah selanjutnya adalah pembayaran yang sesungguhnya atas cek gaji ke pegawai (lingkaran 5.0 dalam Gambar 3.2). Sebagian besar pegawai dibayar dengan menggunakancek atau dengan penyimpanan langsung gaji bersih ke rekening bank probadi mereka. Setoran langsung adalah salah satu untuk meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya pemrosesan penggajian. Para pegawai yang dibayar melalui setoran langsung biasanya akan menerima sebuah kopi cek gaji yang menunjukkan jumlah yang disimpan bersama dengan slip gaji. Setiap penggajian tersebut harus menghasilkan serangkaian file simpanan gaji, satu untuk setiap bank tempat setoran gaji dilakukan. Setiap file berisi sebuah catatan unutk setiap pegawai yang rekeningnya ada di bank tertentu. Setiap catatan mencakup nama pegawai, nomor jaminan sosial, nomor rekening bank, dan jumlah gaji bersih. Dana tersebut kemudian akan dikirim secara elektronis dari rekening bank perusahaan ke rekening pegawai. Jadi, setoran langsung meniadakan perlunya kasir menandatangani setiap cek gaji. Akan tetapi, kasir tetap harus mensahkan transfer dana dari rekening giro reguler organisasi tersebut.

(51)

6. Hitung kompensasi dan pajak yang dibayarkan oleh perusahaan

Perusahaan membayar beberapa pajak penghasilan dan kompensasi pegawai secara langsung ( lingkaran 6.0 dalam Gambar 3.2). Contohnya, perusahaan harus membayar pajak jaminan sosial, sebagai tambahan dari jumlah yang ditahan dari cek gaji pegawai. Hukum federal dan negara bagian juga mensyaratkan perusahaan untuk memberikan kontribusi dalam persentase tertentu ke setiap gaji kotor pegawai, hingga ke batas maksimal tahunan, untuk dana asuransi kompensasi pengangguran federal dan negara bagian. Sebagai tambahan, perusahaan sering kali memberikan kontribusi atau menanggung keseluruhan pembayaran premi asuransi kesehatan, cacat, dan jiwa untuk para pegawai.

7. Pengeluaran dana pajak penghasilan dan potongan lain-lain

Aktivitas terakhir dalam proses penggajian adalah membayar kewajiban pajak penghasilan dan potongan sukarela lainnya dari setiap pegawai (lingkaran 7.0 dalam Gambar 3.2). Organisasi harus secara periodik membuat cek atau menggunakan transfer dana secara elektronis untuk membayar berbagai kewajiban pajak yang terjadi. Lembaga pemerintahan terkait menspesifikasikan waktu untuk pembayaran ini. Sebagai tambahan, dana yang secara sukarela dikurangi dari cek gaji pegawai untuk berbagai kompensasi, seperti rencana tabungan gaji, harus dibayarkan keorganisasi terkait.

Sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan dirancang manajemen untuk menyajikan informasi keuangan bagi

(52)

kepentingan perusahaan dan pertanggung jawaban keuangan kepada pihak luar perusahaan (investor, kreditor, dan kantor pelayanan pajak). Sistem ini digunakan perusahaan untuk mencatat daftar hadir, mencatat transaksi kedalam jurnal, memposting kedalam buku besar serta menyiapkan laporan keuangan. Rangkaian kegiatan ini terdiri dari proses pemasukan data, penyimpanan, pengolahan, proses menghasilhan laporan, dan pengendalian

E. Dokumen Yang Digunakan

Dokumen yang digunakan dalam siklus penggajian dan pengupahan seperti dikemukakan oleh Mulyadi ( 2001 : 374 ) yaitu :

1. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah. 2. Kartu jam hadir.

3. Kartu jam kerja. 4. Daftar gaji dan upah.

5. Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah. 6. Surat pernyataan gaji dan upah.

7. Amplop gaji dan upah. 8. Bukti kas keluar.

Berikut ini uraian masing-masing dokumen diatas : 1. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah.

Dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat-surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan, seperti surat keputusan pengangkatan karyawan, perubahan tarif upah, pemindahan, dan lain sebagainya. Tembusan dokumen ini diserahkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk kepentingan pembuatan daftar gaji dan upah.

(53)

2. Kartu jam hadir.

Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan diperusahaan. Catatan jam hadir dapat berupa daftar hadir biasa, dapat pula berbentuk mesin pencatat waktu.

3. Kartu jam kerja.

Dokumen ini digunakan hanya diperlukan dalam perusahaan yang produksinya berdasarkan pesanan. Dokumen ini diisi oleh mandor kemudian diserahi ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah kemudian dibandigkan dengan kartu jam hadir sebelum digunakan untuk distribusi biaya upah langsung kesetiap jenis produk.

4. Daftar gaji dan upah.

Dokumen ini berisi jumlah gaji dan upah bruto setiap karyawan, dikurangi potongan-potongan berupa PPh Pasal 21, utang karyawan, iuran utnuk organisasi karyawan, dan lain sebagainya.

5. Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah.

Dokumen ini merupakan ringkasan gaji dan upah per departemen, yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah. Distribusi biaya tenaga kerja ini dilakukan oleh fungsi akuntansi biaya dengan dasar rekap daftar gaji dan upah.

6. Surat pernyataan gaji dan upah.

Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah bersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan upah atau dalam kegiatan yang terpisah dari pembuatan daftar gaji dan upah. Dokumen ini dibuat sebagai catatan

(54)

bagi setiap karyawan mengenai rincian gaji dan upah yang diterima setiap karyawan beserta berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan 7. Amplop gaji dan upah.

Uang gaji dan upah karyawan diserahkan kepada setiap karyawan dalamamplop gaji dan upah. Di halaman muka amplop gaji dan upah setiap karyawan ini berisi informasi mengenai nama karyawan, nomor identifikasi karyawan dan jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalam bulan tertentu.

8. Bukti kas keluar.

Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan informasi dalam daftar gaji dan upah yang diterima dari fungsi pembuatan gaji dan upah.

F. Catatan Akuntansi yang Digunakan

Adapun catatan akuntansi yang digunakan dalam pencatatan transaksi yang berhubungan dengan siklus penggajian dan pengupahan adalah :

a. Jurnal umum.

Jurnal umum digunakan untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja ke dalam setipa departemen dalam perusahaan. Dokumen sumber untuk pencatatan ke dalam jurnal adalah bukti kas keluar.

b. Kartu harga pokok produk

Catatan ini merupakan buku pembantu yang digunakan mencatat upah tenaga kerja langsung yang dikeluarkan untuk pesanan tertentu. Dokumen

(55)

sumber untuk pencatatan kedalam buku pembantu ini adalah rekap daftar upah.

c. Catatan biaya

Catatan ini merupakan buku pembantu yang dipakai untuk mencatat biaya tenaga kerja tidak langsung dan biaya tenaga kerja non produk setiap departemen dalam perusahaan. Sumber informasi untuk pencatatan ini adalah jurnal umum atau rekap daftar gaji dan upah.

d. Kartu penghasilan karyawan

Catatan mengenai penghasilan karyawan dan berbagai potongan yang diterima oleh setiap karyawan. Ini dipakai sebagai dasar penghitungan PPh pasal 21 yang menjadi beban setiap karyawan

G. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Penggajian dan Pengupahan Adapun jaringan prosedur yang membentuk sistem penggajian dan pengupahan adalah sebagai berikut :

a. Prosedur Pencatatan Waktu Hadir.

Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan. Pencatatan waktu hadir diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan manggunakan daftar hadir pada pintu masuk kantor administrasi atau pabrik. Pencatat waktu hadir dapat menggunakan daftar hadir biasa, yang karyawan harus menandatanganinya setiap hadir dan pulang dari perusahaan atau dapat menggunakan kartu hadir ( berupa clock card ) yang diisi secara otomatis dengan menggunakan mesin pencatatan waktu (time recorder machine). Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan untuk

(56)

menentukan gaji dan upah karyawan. Bagi karyawan yang digaji bulanan, daftar hadir digunakan untuk menentukan apakah karyawan dapat memperoleh gaji penuh, atau harus dipotong akibat ketidakhadiran mereka. Daftar hadir ini juga digunakan untuk menentukan apakah karyawan bekerja di perusahaan dalam jam biasa atau jam lembur, Sehingga dapat digunakan untuk menentukan apakah karyawan akan menerima gaji saja atau menerima tunjangan lembur (yang terakhir ini umumnya bertarif di atas tarif gaji biasa)

b. Prosedur Pembuatan Daftar Gaji Dan Upah

Fungsi pembuat daftar gaji dan upah membuat daftar gaji dan upah karyawan. Data yang dipakai adalah surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru, pemberhentian karyawan, penurunan pangkat, daftar gaji bulan sebelumnya dan daftar hadir

c. Prosedur Distribusi Biaya Gaji dan Upah

Dalam prosedur distribusi biaya gaji dan upah, biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen-departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja. Distribusi biaya tenaga kerja ini dimaksudkan untuk pengendalian biaya dan perhitungan harga pokok produk.

d. Prosedur Pembayaran Gaji dan Upah

Prosedur pembayaran gaji dan upah melibatkan fungsi akuntansi dan fungsi keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluaran kas kepada fungsi keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji dan upah. Fungsi keuangan kemudian menguangkan cek tersebut ke bank dan memasukkan

(57)

uang ke amplop gaji dan upah. Jika jumlah karyawan perusahaan banyak, pembagian amplop gaji dan upah biasanya dilakukan oleh juru bayar (pay master). Pembayaran gaji dan upah dapat dilakukan dengan membagikan cek gaji dan upah kepada karyawan.

e. Prosedur Pembuatan Bukti Kas Keluar

Prosedur pembuatan bukti kas keluar melibatkan Fungsi akuntansi sebagai pembuat perintah pengeluaran kas yang selanjutnya fungsi keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji dan upah.

H. Fungsi-fungsi yang Terkait dengan Sistem Penggajian dan Pengupahan Dalam sistem penggajian dan pengupahan ada beberapa fungsi yang saling terkait satu dengan yang lainnya. Fungsi-fungsi yang saling terkait dengan sistem penggajian dan pengupahan antara lain :

a. Fungsi personalia / kepegawaian

Tanggung jawabnya dalam pengangkatan karyawan, penetapan jabatan, penetapan, tarif gaji, dan upah, promosi dan penurunan pangkat, mutasi karyawan, penghentian karyawan dari pekerjaannya, dan penetapan berbagai tunjangan kesejahteraan karyawan serta perhitungan gaji dan upah karyawan

b. Fungsi keuangan

Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan upah dan menguangkan cek tersebut ke bank. Uang tunai tersebut kemudian dimasukkan ke dalam amplop gaji dan uaph setiap karyawan, untuk selanjutnya dibagikan kepada karyawan yang berhak.

(58)

c. Fungsi akuntansi

Dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan, fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji dan upah karyawan ( misalnya utang gaji dan upah karyawan, utang pajak, utang dana pensiun ). Fungsi akuntansi yang menangani sistem akuntansi penggajian dan pengupahan terdiri dari :

1. Bagian Utang. Bagian ini memegang fungsi pencatat utang yang dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan bertanggung jawab untuk memproses pembayaran gaji dan upah seperti yang tercantum dalam daftar gaji dan upah. Bagian ini menerbitkan bukti kas keluar yang memberi otorisasi kepada fungsi pembayaran gaji dan upah untuk membayarkan gaji dan upah kepada karyawan seperti yang tercantum dalam daftar gaji dan upah tersebut.

2. Bagian Kartu Biaya. Bagian ini memegang fungsi akuntansi biaya yang dalam sistem akuntansi panggajian dan pengupahan bertanggung jawab untuk mencatat distribusi biaya ke dalam kartu harga pokok produk dan kartu biaya berdasarkan rekap daftar gaji dan upah dan kartu jam kerja ( untuk tenaga kerja langsung pabrik ) 3. Bagian Jurnal. Bagian ini memegang fungsi pencatat jurnal

yang bertanggung jawab untuk mencatat biaya gaji dan upah dalam jurnal umum

(59)

d. Fungsi pencatat waktu

Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan. Sistem pengendalian intern yang baik mensyaratkan fungsi amplop gaji dan uaph setiap karyawan, untuk selanjutnya dibagikan kepada karyawan yang berhak.

1. Bagian Kartu Biaya. Bagian ini memegang fungsi akuntansi biaya yang dalam sistem akuntansi panggajian dan pengupahan bertanggung jawab untuk mencatat distribusi biaya ke dalam kartu harga pokok produk dan kartu biaya berdasarkan rekap daftar gaji dan upah dan kartu jam kerja ( untuk tenaga kerja langsung pabrik ) 2. Bagian Jurnal. Bagian ini memegang fungsi pencatat jurnal

yang bertanggung jawab untuk mencatat biaya gaji dan upah dalam jurnal umum

e. Fungsi pencatat waktu

Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan. Sistem pengendalian intern yang baik mensyaratkan fungsi pencatatan waktu hadir karyawan tidak boleh dilaksanakan oleh fungsi operasi atau oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah

f. Fungsi pembuat daftar gaji dan upah

Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji dan upah yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji dan

(60)

upah. Daftar gaji dan upah diserahkan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah kepada fungsi akuntansi guna pembuatan bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar untuk pembayaran gaji dan upah karyawan.

I. Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Gaji dan Upah Sentra Kredit Konsumer PT Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk KCP Gajah Mada Medan

Romney dan Steinbart (2004 : 229) mendefinisikan pengendalian internal sebagai “rencana organisasi dan metode bisnis yang dipergunakan untuk menjaga asset, memberikan informasi yang akurat dan andal, mendorong dan memperbaiki efisiensi jalannya organisasi, serta mendorong kesesuaian dengan kebijakan yang telah ditetapkan”.

Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa pengendalian internal dalam suatu perusahaan penting untuk mencapai tujuan perusahaan dari kegiatan yang merugikan perusahaan seperti kecurangan dan penyelewengan. Pengendalian internal meliputi pengendalian akuntansi (accounting control) yaitu bagian dari struktur pengendalian internal yang meliputi kebijakan dan prosedur terutama untuk menjaga kekayaan dan catatan organisasi serta mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, umumnya meliputi persetujuan, pemisahan tugas serta pengawasan fisik atas perusahaan.

Pengendalian administrasi (administrative control) adalah pengendalian yang meliputi peningkatan efisien usaha dan mendorong dipatuhinya kebijakan pimpinan yang telah ditetapkan. Fungsi sistem informasi akuntansi (SIA) dalam siklus SDM ⁄ penggajian menurut Romney Steinbart ( 2004:199 ) adalah

(61)

menyediakan pengendalian yang memadai agar dapat memastikan terpenuhinya tujuan berikut ini:

1. Semua transaksi penggajian diotorisasi dengan benar 2. Semua transaksi penggajian yang dicatat valid

3. Semua transaksi penggajian yang valid dan diotorisasi dicatat 4. Semua transaksi penggajian dicatat secara akurat

5. Peraturan pemerintah terkait yang berhubungan dengan pengiriman pajak dan pengisian laporan penggajian ⁄ SDM telah terpenuhi

6. Aset ( Kas ataupun data ) dijaga dari kehilangan ataupun pencurian 7. Aktivitas siklus SDM ⁄ penggajian dilakukan dengan benar

Besar kecilnya gaji dan upah pegawai pada Sentra Kredit Konsumer PT. Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk KCP Gajah Mada Medan dibayar setiap akhir bulan serta tunjangan lainnya. Gaji karyawan bulanan dibayar dalam jumlah tetap sesuia dengan ketentuan yang ditetapkan UMP (Upah Minimum Provinsi). Gaji pokok yang diterima karyawan berbeda jumlahnya, karena dipengaruhi tingkat jabatan dan kedudukan dalam perusahaan. Selain gaji pokok, karyawan juga menerima tunjangan lainnya.

Adapun “payroll (penggajian)” dalam proses administrasi pada Sentra Kredit Konsumer PT. Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk KCP Gajah Mada Medan yaitu :

- Masukan (entry) data ke sistem penggajian

- Lakukan control dan koreksi terhadap data yang sudah diinput dan disajikan

(62)

- Membuat daftar upah dan kartu penghasilan - Masukan pembayaran gaji karyawan

- Apabila ada kekeliruan dalam penerimaan gaji, dilakukan dengan karyawan mengisi form payroll complaint yang administrasi keuangan

- Kesemuanya direview ke bagian keuangan keterkaitannya dengan perhitungan absensi⁄kehadiran

- Jika tidak ada kekeliruan, maka dikonfirmasikan di Payroll keuangan untuk di cek pembayarannya.

(63)

DIVISI KEUANGAN

MANAJER KEUANGAN

Gambar 3.3

Proses Pembayaran Gaji Sentra Kredit Konsumer PT. Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk KCP Gajah Mada Medan

Sumber: Bagian SDM PT. Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk KCP Gajah Mada Medan

Mulai

Persiapan dan pendukung

Memeriksa daftar lembur ⁄ premi

Melaksanakan input data

Mencetak Rekapitulasi penghasilan

Persetuju an dan koreksi

Proses Pembayaran

Gaji Selesai

(64)

53 A. Kesimpulan

Kesimpulan yang dapat diambil berdasarkan pembahasan tentang Sistem Informasi Akuntansi Gaji dan Upah pada Sentra Kredit Konsumer PT. Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk KCP Gajah Mada Medan adalah sebagai berikut :

1. Bagian atau fungsi terkait dalam Sistem Informasi Akuntansi Gaji dan Upah pada Sentra Kredit Konsumer PT. Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk KCP Gajah Mada Medan adalah bagian personalia, bagian keuangan, bagian akuntansi, bagian pencatat waktu dan bagian pembuat daftar gaji dan upah

2. Dokumen yang digunakan dalam Sistem Informasi Akuntansi Gaji dan Upah pada Sentra Kredit Konsumer PT. Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk KCP Gajah Mada Medan antara lain : Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah, kartu jam hadir, kartu jam kerja, daftar gaji dan upah, rekap daftar gaji dan rekap daftar upah, surat pernyataan gaji dan upah, amplop gaji dan upah dan bukti kas keluar.

3. Catatan akuntansi yang digunakan dalam Sistem Informasi Akuntansi Gaji dan Upah pada Sentra Kredit Konsumer PT. Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk KCP Gajah Mada Medan adalah jurnal umum, kartu harga pokok produk, catatan biaya, dan kartu penghasilan karyawan

(65)

4. Jaringan prosedur yang membentuk Sistem Informasi Akuntansi Gaji dan Upah pada Sentra Kredit Konsumer PT. Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk KCP Gajah Mada Medan meliputi prosedur pencatat waktu hadir, prosedur pembuatan daftar gaji dan upah, prosedur distribusi biaya gaji dan upah, prosedur pembayaran gaji dan upah, dan prosedur pembuatan bukti kas keluar

5. Sistem informasi akuntansi yang diterapkan Sentra Kredit Konsumer PT. Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk KCP Gajah Mada Medan sudah terlaksana dengan baik

B. Saran

Saran yang dapat diberikan dari penelitian tentang Sistem Informasi Akuntansi Gaji dan Upah pada Sentra Kredit Konsumer PT. Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk KCP Gajah Mada Medan dalam pencatatan transaksi keuangan sebaiknya dilakukan pengklasifikasian berupa buku kas keluar (untuk mencatat pengeluaran kas) dan buku kas masuk (untuk mencatat penerimaan kas). Pemisahan dilakukan untuk memudahkan melakukan pengecekan dan meneliti kebenarannya dalam menjalankan Sistem Informasi Akuntansi Gaji dan Upah pada Sentra Kredit Konsumer PT. Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk KCP Gajah Mada Medan, maka kemungkinan adanya penyelewengan dan kecurangan dalam transaksi pencatatan pengeluaran kas umum dapat dikendalikan.

(66)

Akuntansi”, Edisi Sembilan, Terjemahan Julianto Agung Saputra, Penerbit Andi, Yogyakarta.

Hall, James A, (2001) ”Sistem Informasi Akuntansi”, Terjemahan Amir Abadi Jusuf, Edisi Pertama, Salemba Empat, Buku Satu, Jakarta.

Malthis, Robert L and John H Jackson, (2002) “Manajemen Sumber Daya Manusia”, Edisi Dua,Terjemahan Jimmy Sadely dan Bayu Prawira Hie, Salemba Empat, Buku Dua, Jakarta.

Mulyadi, (2001) ”Sistem Akuntansi”, Edisi Tiga, Salemba Empat, Jakarta.

Mulyadi, (2002) “Auditing”, Buku Dua, Edisi Keenam, Cetakan Pertama, Salemba Empat, Jakarta.

Nazir,M. (2005) “Metode Penelitian”, Edisi Enam, Bogor, Penerbit : PT. Ghalia Indonesia.

Niswonger, Rollin C, Carl S. Warren, James M. Reeve, dan Philip E. Fess, (1999) “Prinsip-Prinsip Akuntansi”, Edisi Sembilan Belas, Terjemahan Alfonsus Sirait, Erlangga, Jilid Satu, Jakarta.

Rivai, V. (2006) Manajemen Sumber Daya Manusia untuk Perusahaan. Jakarta: PT.Salemba Empat.

Romney, Marshall B , dan Paul J Steinbart, (2005) ”Sistem Informasi Akuntansi”, Edisi Sembilan, Terjemahan Dewi Fitria Sari dan Deny Arnos

Ruky, Achmad S, (2002) “Manajemen Penggajian Dan Pengupahan Untuk Karyawan Perusahaan”, PT. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta.