Pengendalian Internal Penggajian dan Upah Pegawai Pada Biro Perlengkapan dan Pengelolaan Aset Setdaprovsu
i
TUGAS AKHIR PENGENDALIAN INTERNAL PENGGAJIAN DAN UPAH PEGAWAI
PADA BIRO PERLENGKAPAN DAN PENGELOLAAN ASET SETDAPROVSU
OLEH: DINI KHAIRA AMALIA
122102183
PROGRAM STUDI D3 AKUNTANSI DEPARTEMEN AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN 2015
ii
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS MEDAN
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NAMA NIM PROGRAM STUDI JUDUL TUGAS AKHIR
: DINI KHAIRA AMALIA : 122102183 : D-III AKUNTANSI : PENGENDALIAN INTERNAL PENGGAJIAN DAN UPAH PEGAWAI PADA BIRO PERLENGKAPAN DAN PENGELOLAAN ASET SETDAPROVSU
Medan,
Juli 2015
DINI KHAIRA AMALIA 122102183
iii
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONIOMI DAN BISNIS MEDAN
LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR
NAMA NIM PROGRAM STUDI JUDUL TUGAS AKHIR
: DINI KHAIRA AMALIA : 122102183 : D-III AKUNTANSI : PENGENDALIAN INTERNAL PENGGAJIAN DAN UPAH PEGAWAI PADA BIRO PERLENGKAPAN DAN PENGELOLAAN ASET SETDAPROVSU
Tanggal:
2015
Dosen Pembimbing Tugas Akhir
Tanggal:
2015
( Drs. Rasdianto, M.Si, Ak) NIP. 19550908 198103 1 005
Ketua Program Studi D-III Akuntansi
Tanggal:
2015
( Drs. Rustam, M.Si, Ak, CA) NIP. 19511114 198203 1 002
Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis USU
(Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak, CA) NIP. 19560407 198002 1 001
iv
KATA PENGANTAR
Bismillahirrahmanirrahim
Puji dan syukur Penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang karena Rahmat dan karunia-Nya penulis mampu untuk menyelesaikan tugas akhir yang berjudul: “Pengendalian Internal Penggajian dan Upah Pegawai Pada Biro Perlengkapan dan Pengelolaan Aset Setdaprovsu”, guna memenuhi salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan Program Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
Dalam penulisan tugas akhir ini, penulis banyak mendapat bantuan, saran, motivasi dan bimbingan dari berbagai pihak baik berupa dukungan moril, materil, spiritual, maupun administrasi. Pertama, penulis persembahkan ucapan terima kasih yang teramat dalam kepada Ayahanda Muchlis Rasoel dan Ibunda Azmayanti, atas kasih sayang, doa yang tak pernah putus, pengorbanandandukungan yang sangatbesaruntukPenulis. Jugakepadakakakkakakdanadik-adikpenulis yang telah memberikan inspirasi dalam pengerjaan tugas akhir ini. Penulis juga ingin menyampaikan terima kasih kepada pihakpihak yang telah terlibat dan memberikan bantuan, yaitu:
1. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec. Ac, Ak, CA, selaku Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
2. Bapak Drs. Rustam, M.Si, Ak, CA, selaku Ketua Program Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
i
v
3. Bapak Drs. Rasdianto, M.Si, Ak, selaku Dosen Pembimbing yang telah banyak membantu dan membimbing sehingga Penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini.
4. Kepada seluruh dosen dan staf pengajar Fakultas Ekonomi dan Bisnis yang telah memberikan ilmu pengetahuan selama perkuliahan di kampus Universitas Sumatera Utara.
5. Kepada pimpinan dan seluruh pegawai Biro Perlengkapan dan Pengelolaan Aset Setdaprovsu yang telah membantu penulis dalam memberikan izin dan menyediakan data-data yang diperlukan penulis dalam penyusunan tugas akhir ini.
6. Kepada teman-teman seperjuangan di D-III Akuntansi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara stambuk 2012 terutama grup D yang banyak membantu dan memberikan motivasi dalam penulisan dan penyusunan tugas akhir ini.
Penulis menyadari bahwa tugas akhir ini masih memiliki kekurangan dan kelemahan. Oleh karena itu, penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun dari semua pihak. Semoga tugas akhir ini bermanfaat bagi pihak yang membaca.
Medan, Juli 2015 Penulis
Dini Khaira Amalia 122102183
ii
vi
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR ...........................................................................
i
DAFTAR ISI..........................................................................................
iii
DAFTAR TABEL..................................................................................
v
DAFTAR GAMBAR .............................................................................
vi
DAFTAR LAMPIRAN .........................................................................
vii
BAB I
PENDAHULUAN............................................................... A. Latar Belakang................................................................. B. Rumusan Masalah ........................................................... C. Tujuan dan Manfaat Penulisan ........................................
1. Tujuan Penulisan......................................................... 2. Manfaat Penulisan....................................................... D. Rencana Penulisan........................................................... 1. Jadwal Survei/ Observasi............................................ 2. Rencana Isi .................................................................
1 1 4 4 4 5 5 5 6
BAB II BIRO PERLENGKAPAN DAN PENGELOLAAN ASET SETDAPROVSU ................................................................. A. Sejarah Ringkas ............................................................... B. Struktur Organisasi .......................................................... C. Job Description ..............................................................
8 8 11 12
iii
vii
D. Jaringan Kegiatan ............................................................ E. Kinerja Kegiatan Terkini................................................. F. Rencana Kegiatan............................................................
26 27 29
BAB III PENGENDALIAN INTERNAL PENGGAJIAN DAN UPAH PEGAWAI PADA BIRO PERLENGKAPAN DAN PENGELOAAN ASET SETDAPROVSU ........................ A. Pengertian Gaji dan Upah................................................ B. Unsur- unsure Gaji dan Upah .......................................... C. Sistem Pencatatan dan Perhitungan Gaji ......................... D. Prosedur Pembayaran Gaji .............................................. E. Tujuan Pengendalian Internal Gaji dan Upah ................. F. Sistem Pengendalian Internal Gaji dan Upah ..................
30 30 31 36 35 40 41
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ............................................ A. Kesimpulan...................................................................... B. Saran ................................................................................
45 45 45
DAFTAR PUSTAKA ........................................................................... LAMPIRAN ..........................................................................................
47 48
iv
viii
DAFTAR TABEL
No. Tabel 1.1 3.1
Judul
Halaman
Jadwal Survei/ Observasi dan Penyusunan Tugas Akhir
6
Tabel Tunjangan Jabatan Struktural
33
v
No. Gambar 2.1
DAFTAR GAMBAR
Judul Logo Pemprovsu
ix
Halaman 10
vi
x
DAFTAR LAMPIRAN
Nomor 1
2
Judul
Halaman
Surat Izin Riset di Biro Perlengkapan dan pengelolaan Aset Setdaprovsu
48
Struktur Organisasi Biro Perlengkapan dan Pengelolaan Aset Setdaprovsu
49
vii
1
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Era reformasi dan dampak persaingan global mendorong percepatan
perubahan perbaikan kinerja aparatur pemerintah. Aparatur pemerintah dituntut
bekerja lebih professional, bermoral, bersih, dan beretika dalam mendukung
reformasi birokrasi demi menunjang kelancaran tugas pemerintah dan
pembangunan. Pemerintah setiap tahun meningkatkan anggaran belanja gaji
pegawai dalam Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara, hal ini merupakan
upaya untuk meningkatkan profesionalisme pegawai negeri sipil agar dapat
menjalankan tugas pelayanan yang lebih responsif, tepat waktu dan berkualitas.
Hal ini dilakukan untuk perbaikan kualitas hidup dan terciptanya sistem
kesejahteraan pegawai negeri sipil yang dapat mendorong motivasi kerja agar
tidak terjadi penyelewengan atau kecurangan yang dilakukan pegawai negeri sipil.
Tenaga kerja merupakan bagian penting dalam sebuah perusahaan/
instansi pemerintahan karena tenaga kerja adalah penggerak utama yang
menjalankan kebijakan perusahaan termasuk di dalamnya mengambil sebuah
keputusan atau memberikan jasa dan pelayanan yang baik kepada masyarakat
yang menjadikan faktor tenaga kerja mempunyai peranan penting dan dapat
diharapkan oleh perusahaan maupun instansi pemerintahan. Suatu instansi atau
perusahaan dapat dikatakan baik apabila tenaga kerja di dalamnya memiliki
kompetensi, tanggung jawab serta profesionalisme dalam menjalankan tugas yang
ditujukan kepadanya.
1
2
Tenaga kerja adalah faktor yang sangat penting dalam sebuah perusahaan/ instansi pemerintahan. Karena tenaga kerja sudah ambil bagian dalam menigkatkan kinerja suatu perusahaan/ instansi pemerintahan sejak tenaga kerja tersebut resmi diterima bekerja atau direkrut menjadi pegawai di perusahaan/ instansi pemerintah tersebut. Bentuk ambil bagian dapat diberikan dalam bentuk pikiran, ide-ide kreatif, pengalaman maupun keahlian. Sebagai imbalan atas apa yang dikerjakan maka mereka berhak mendapatkan balas jasa berupa gaji dan upah. Oleh karena itu, perusahaan/ instansi pemerintahan harus dapat mengontrol dan mengawasi kesejahteraan para pegawainya, yaitu dengan mengadakan sistem pengawasan internal gaji dan upah yang baik dan efektif.
Gaji merupakan pengaruh yang sangat besar karena dapat mempengaruhi sikap dan sifat tenaga kerja dlam melaksanakan tugas yang menjadi tanggung jawabnya. Masalah tersebut tidak hanya menyangkut berapa jumlah gaji yang diterima, melainkan juga menyangkut beban pekerjaan maupun yang berkaitan dengan moral dan tanggung jawab organisasi terhadap kehidupan pegawai dan keluarganya. Pada hakikatnya, tenaga kerja akan lebih produktif dan memiliki rasa cinta terhadap perusahaan atau instansi pemerintahan apabila tenaga kerja tersebut menerima gaji dan upah yang seimbang dengan kontribusi mereka terhadap perusahaan atau instansi pemerintahan tersebut, dan sebaliknya apabila tenaga kerja tersebut tidak menerima gaji dan upah yang tidak sesuai dengan kontribusinya, maka akan ada kemungkinan timbul tindakan-tindakan yang tidak diinginkan yang tidak sesuai dengan ketentuan perusahaan atau instansi pemerintahan dan dapat merugikan perusahaan tersebut.
3
Gaji dan upah merupakan masalah yang sering dipersoalkan oleh tenaga kerja dan menjadi komponen penting bagi setiap perusahaan atau instansi pemerintahan. Untuk mengatasi masalah tersebut perusahaan mengembangkan suatu kebijakan yaitu pengawasan internal. Menurut Warren, Reeve, & Fees (1999, p183) Pengendalian internal merupakan kebijakan dan prosedur yang melindungi aktiva dari penyalahgunaan, memastikan bahwa informasi akurat dan memastikan bahwa perundang-undangan serta peraturan dipatuhi sebagaimana mestinya. Dengan adanya pengawasan internal gaji dan upah, sistem penggajian tersebut bisa terlaksana dengan dengan baik tanpa ada kecurangan dari berbagai pihak. Perusahaan atau suatu instansi pemerintahan harus membuat pengawasan internal khusus terhadap gaji dan upah dengan menunjuk beberapa orang yang ahli, yang dapat bertanggung jawab dalam pencatatan gaji dan upah agar tidak terjadi penyelewengan yang dapat merugikan perusahaan dan pegawai, karena hal tersebut bisa menjadi penghambat bagi tercapainya suatu tujuan perusahaan/ instansi.
Dengan adanya pengawasan internal terhadap gaji dan upah yan baik dan efektif diharapkan akan membuat pegawai merasa bekerja dengan nyaman dan membuat kinerja para pegawai menjadi semakin produktif. Dalam pengawasan internal gaji dan upah ini pula dapat diharapkan terjalin hubungan yang harmonis antara perusahaan/instansi dengan pegawai. Pemberian gaji dan upah serta tunjangan yang lainnnya merupakan salah satu usaha perusahaan dalam memotivasi kinerja para pegawai. Dengan adanya Sistem Informasi Akuntansi yang baik diharapkan dapat menghindari penyimpangan – penyimpangan yang
4
terjadi di perusahaan/ instansi. Oleh sebab itu sangatlah jelas bahwa sistem informasi mempunyai hubungan yang erat dengan sistem penggajian dan upah.
Berdasarkan latar belakang masalah tersebut dan pentingnya sistem pengendalian internal dalam setiap kegiatan perusahaan perusahaan, maka penulis dalam penelitian ini mengambil judul “Pengendalian Internal Penggajian dan Pengupahan Pegawai Pada Biro Perlengkapan dan Pengelolaan Aset Setdaprovsu”.
B. Rumusan Masalah Berdasarkan uraian dari latar belakang di atas, maka rumusan masalah yang
diajukan dalam penelitian ini adalah : 1. Bagaimana prosedur penggajian dan upah pegawai Pada Biro Perlengkapan dan Pengelolaan Aset Setdaprovsu? 2. Bagaimana penerapan sistem pengendalian internal penggajian dan upah Pada Biro Perlengkapan dan Pengelolaan Aset Setdaprovsu?
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian 1. Tujuan Penelitian Tujuan merupakan hasil akhir yang ingin dicapai. Tanpa adanya tujuan yang jelas akan mengakibatkan suatu kegiatan yang kurang terarah. Sesuai dengan penjelasan di atas yang menjadi tujuan penelitian ini adalah: Untuk mengetahui prosedur penggajian dan upah pegawai pada Biro Perlengkapan dan pengelolaan Aset Setdaprovsu.
5
Untuk mengetahui penerapan sistem pengendalian internal penggajian dan upah pada Biro Perlengkapan dan Pengelolaan Aset Setdaprovsu.
Menjadi salah satu syarat penulis dalam menyelesaikan pendidikan pada program Diploma III.
Menambah ilmu pengetahuan mengenai bagaimana sistem penggajian dan upah pegawai yang sebenarnya.
2. Manfaat Penelitian Adapun manfaat dari penulisan yang dilakukan penulis adalah: a. Bagi penulis, dapat menambah wawasan dan memperdalam pengetahuan secara teoritis maupun praktis mengenai pengawasan internal gaji dan upah dan untuk memenuhi salah satu syarat dalam menyelasaikan Studi Program Diploma III Faklutas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara. b. Bagi penulis selanjutnya, dapat digunakan sebagai pembanding untuk melakukan penelitian pada masa yang akan datang.
D. Rencana Penulisan 1. Jadwal survei/ observasi Penelitian ini dilakukan di Biro Perlengkapan dan Pengelolaan Aset Setdaprovsu dan Biro Umum Setdaprovsu Kantor Gubernur Sumatera Utara Jl. P. Diponegoro No. 30 Medan. Untuk lebih jelasnya berikut ini adalah jadwal penelitian dan penulisan yang dilakukan peneliti dalam penyusunan Tugas Akhir.
6
Tabel 1.1 Jadwal Survei /Observasi dan Penyusunan Tugas Akhir
Mei 2015
Juni 2015
No. Kegiatan
III IV I II III
1. Pengesahan Tugas Akhir
IV
2. Pengajuan Judul
3. Permohonan Izin Riset
4. Penunjukan Dosen Pembimbing
5. Pengumpulan data
6. Penyusunan Tugas Akhir 7. Bimbingan Tugas Akhir 8. Penyelesaian Tugas Akhir
2. Rencana Isi
Rencana isi penulisan ini terdiri dari empat bab, yaitu pendahuluan,
Profil Biro Perlengkapan dan Pengelolaan Aset Setdaprovsu, Pembahasan
tentang Pengendalian Internal Penggajian dan Upah Pegawai Biro
Perlengkapan dan Pengelolaan Aset Setdaprovsu, dan penutup dimana satu
sama lain saling berkaitan.
BAB I:
PENDAHULUAN
Dalam bab ini membahas mengenai latar belakang masalah,
rumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian dan
7
rencana penulisan terdiri dari jadwal survey/observasi dan rencana isi.
BAB II:
BIRO PERLENGKAPAN DAN PENGELOLAAN ASET SETDAPROVSU Dalam bab ini membahas tentang sejarah ringkas, struktur organisasi, uraian tugas (job description), jaringan kegiatan, kinerja usaha terkini dan rencana kegiatan perusahaan.
BAB III:
PENGENDALIAN INTERNAL PENGGAJIAN DAN UPAH PEGAWAI BIRO PERLENGKAPAN DAN PENGELOLAAN ASET SETDAPROVSU Dalam bab ini membahas tentang hasil tugas akhir mengenai segala hal yang berhubungan dengan judul tugas akhir. Pembahasan berupa pengertian tentang gaji dan upah, unsur-unsur gaji dan upah, sistem pencatatan dan perhitungan gaji, prosedur pembayaran gaji, tujuan pengendalian internal gaji dan upah, serta sistem pengendalian internal penggajian dan upah.
BAB IV:
KESIMPULAN DAN SARAN Dalam bab ini membahas tentang kesimpulan yangb merupakan inti dari pembahasan penulisan dan saran yang dapat dijadikan sebagai bahan pertimbangan dan evaluasi kemajuan Kantor Gubernur Sumatera Utara.
8
BAB II BIRO PERLENGKAPAN DAN PENGELOLAAN ASET
SETDAPROVSU
A. Sejarah Ringkas Pada zaman pemerintahan Belanda, Sumatera Utara merupakan suatu
pemerintahan yang bernama Gouvernement van Sumatra dengan wilayah meliputi seluruh pulau Sumatera, dipimpin oleh seorang Gubernur berkedudukan di kota Medan.
Setelah kemerdekaan, dalam sidang pertama Komite Nasional Daerah (KND), Provinsi Sumatera kemudian dibagi menjadi tiga sub provinsi, yaitu: Sumatera Utara, Sumatera Tengah, dan Sumatera Selatan. Provinsi Sumatera Utara sendiri merupakan penggabungan dari tiga daerah administrative yang disebut Keresidenan, yaitu: Keresidenan Aceh, Keresidenan Sumatera Timur, dan Keresidenan Tapanuli.
Dengan diterbitkannya Undang-Undang Republik Indonesia (R.I) No. 10 Tahun 1948 pada tanggal 15 April 1948, ditetapkan bahwa Sumatera dibagi menjadi tiga provinsi yang masing-masing berhak mengatur dan mengurus rumah tangganya sendiri yaitu: Provinsi Sumatera Utara, Provinsi Sumatera Tengah, dan Provinsi Sumatera Selatan. Tanggal 15 April 1948 selanjutnya ditetapkan sebagai hari jadi Provinsi Sumatera Utara.
Pada awal tahun 1949, dilakukan kembali reorganisasi pemerintahan di Sumatera. Dengan Keputusan Pemerintah Darurat R.I Nomor 22/Pem/PDRI pada
8
9
tanggal 17 Mei 1949, jabatan Gubernur Sumatera Utara ditiadakan. Selanjutnya dengan Ketetapan Pemerintah Darurat R.I pada tanggal 17 Desember 1949, dibentuk Provinsi Aceh dan Provinsi Tapanulu/ Sumatera Timur. Kemudian, dengan Peraturan Pemerintah Pengganti Undang- undang No.5 Tahun 1950 pada tanggal 14 Agustus 1950, ketetapan tersebut dicabut dan dibentuk kembali Provinsi Sumatera Utara.
Dengan Undang-Undang R.I No. 24 Tahun 1956 yang diundangkan pada tanggal 7 Desember 1956, dibentuk Daerah Otonom Provinsi Aceh, sehingga wilayah Provinsi Sumatera Utara sebahagian menjadi wilayah Provinsi Aceh. Motto Daerah, adalah Tekun Berkarya, Hidup Sejahtera, Mulia Berbudaya.
1. Visi dan Misi Biro Perlengkapan dan Pengelolaan Aset Setdaprovsu Visi: Menjadikan Biro Perlengkapan dan Pengelolaan Aset Setdaprovsu sebagai pembantu pengelola barang milik daerah yang transparan dan berdaya saing dengan meningkatkan sumber daya aparatur yang mempunyai pengetahuan pengelolaan barang milik daerah yang berbasis teknologi sehingga terpenuhinya pengelolaan barang milik daerah yang berkualitas. Misi: 1. Meningkatkan sarana dan prasarana yang berkualitas sesuai dengan perkembangan teknologi. 2. Bertambahnya sumber daya aparatur yang memiliki pengetahuan dalam pengelolaan barang milik daerah yang berbasis teknologi
10
sehingga terciptanya tertib pengelolaan barang milik daerah untuk menuju wajar tanpa pengecualian 3. Meningkatkan kinerja seluruh Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dengan dukungan kualitas dan kuantitas barang milik daerah. 2. Makna Logo Setdaprovsu
Gambar 2.1 Logo Pemprovsu Sumber: Biro Perlengkapan dan Pengelolaan Aset Setdaprovsu Pengertian lambang daerah pemerintah Provinsi Sumatera Utara: a. Kepalan tangan yang diacungkan ke atas dengan menggenggam rantai beserta perisainya melambangkan kebulatan tekad perjuangan rakyat Provinsi Sumatera Utara melawan imperialisme/ kolonialisme, feodalisme, dan komunisme. b. Batang Bersudut Lima, Perisai dan Rantai melambangkan kesatuan masyarakat di dalam membela dan mempertahankan Pancasila. c. Pabrik, Pelabuhan, Pokok Karet, Pohon Sawit, Daun Tembakau, Ikan, Daun Padi dan Tulisan “SUMATERA UTARA” melambangkan daerah
11
yang indah, permai dan masyhur dengan kekayaan alamnya yang melimpah-limpah. d. Tujuh Belas Kuntum Kapas, Delapan Sudut Sarang Laba-laba dan Empat Puluh Lima Butir Padi menggambarkan tanggal bulan dan tahun kemerdekaan dimana ketiga-tiganya ini berikut tongkat di bawah kepalan tangan melambangkan watak kebudayaan yang mencerminkan kebesaran bangsa, patriotism, pencinta, keadaan, dan pembela keadilan. e. Bukit Barisan yang Berpuncak Lima melambangkan tata kemasyarakatan yang berkepribadian luhur, bersemangat, persatuan kegotongroyongan yang dinamis.
B. Struktur Organisasi Setiap instansi perkantoran pasti memiliki struktur organisasi, struktur
organisasi sangat penting di dalam perkantoran karena berfungsi sebagai landasan bagi seluruh fungsi yang ada dalam organisasi untuk melaksanakan tugas, wewenang, dan tanggung jawab dari setiap fungsi.
Biro Perlengkapan dan Pengelolaan Aset Setdaprovsu menganut struktur garis lurus staf (Line Staff Organization) yang sesuai dengan kantor tersebut karena:
a. Pembagian tugas secara jelas dapat dibedakan b. Kepala Biro langsung memerintah dan memberikan petunjuk-petunjuk
kepada kepala bagian untuk diteruskan kepada bawahannya yang sudah ditentukan berdasarkan spesialisasi tugas.
12
Wewenang dari puncak pimpinan dilimpahkan sepenuhnya kepada bawahannya dalam bidang pekerjaan sepanjang yang menyangkut bidang kerjanya.
Biro Perlengkapan dan Pengelolaan Aset Setdaprovsu dipimpin oleh seorang Kepala Biro yang membawahi kepala bagian yang terdiri dari:
1. Kepala Bagian Analisa Kebutuhan dan Pengelolaan Aset 2. Kepala Bagian Perawatan 3. Kepala Bagian Distribusi 4. Kepala Bagian Pengadaan
Struktur organisasi Biro Perlengkapan dan Pengelolaan Aset Setdaprovsu dapat dilihat pada Lampiran 2.
C. Job Description Adapun uraian tugas dari Biro Perlengkapan Setdaprovsu adalah:
1. Biro perlengkapan dan pengelolaan aset mempunyai tugas membantu setdaprovu dalam menyusun konsep kebijakan Kepala Daerah dalam penyelenggaraan urusan pemerintahn atas pelaksanaan pembinaan, koordinasi, fasilitasi, monitoring, evaluasi, dan pengendalian pelaksanaan pengadaan, analisa, kebutuhan dan pengelolaan asset, distribusi, penyimpanan, penghapusan dan perawatan.
2. Biro perlengkapan dan pengelolaan aset menyelenggarakan fungsi: a. Penyelenggaraan persiapan dan mengkoordinasikan penyusunan konsep kebijakan Kepala Daerah dalam pembinaan, fasilitasi, monitoring,
13
evaluasi, koordinasi dan pengendalian pelaksanaan pengadaan, analisa kebutuhan dan pengelolaan aset, distribusi, penyimpanan, penghapusan dan perawatan. b. Penyelenggaraan fasilitasi, koordinasi, monitoring, evaluasi, dan pengendalian pelaksanaan kebijakan Kepala Daerah di bidang pengadaan, analisa kebutuhan dan pengelolaan asset, pendistribusian, penyimpanan, pneghapusan dan perawatan barang daerah. 3. Kepala Biro Perlengkapan dan Pengelolaan Aset, mempunyai uraian tugas: a. Menyelenggarakan pembinaan, bimbingan, arahan dan penegakan disiplin pegawai pada lingkup Biro Perlengkapan dan Pengelolaan Aset. b. Menyelenggarakan penetapan dan penyajian bahan/data dalam urusan perlengakapan dan pengelolaan asset daerah c. Menyelenggarakan penyusunan dan penetapan perencanaan dan program kegiatan biro, sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan. d. Menyelenggarakan penyusunan dan penetapan standar, norma dan kriteria penyelenggaraan urusan perlengkapan dan pengelolaan asset daerah. e. Menyelenggarakan pembinaan, koordinasi, fasilitasi, monitoring, evaluasi, pengendalian dan kebijakan urusan perlengkapan dan pengelolaan asset daerah di bidang pengadaan, analisa kebutuhan, pengelolaan aset, distribusi, penyimpanan, penghapusan dan perawatan. f. Menyelenggarakan pengkajian, analisa dan meneliti pengelolaan urusan perlengkapan dan pengelolaan asset di bidang pengadaan,
14
analisa kebutuhan dan pengelolaan asset, distribusi, penyimpanan, penghapusan dan perawatan barang daerah/Negara. 4. Dalam melaksanakan tugas, fungsi dan uraian tugas, Kepala Biro Perlengkapan dan Pengelolaan Aset, dibantu: Bagian Pengadaan, Bagian Analisa Kebutuhan dan Pengeloalaan Aset, Bagian Distribusi, Penyimpanan dan Penghapusan, dan Bagian Perawatan. a. Bagian Pengadaan 1. Kepala Sub Bagian Tata Usaha, mempunyai uraian tugas:
a. Melaksanakan pembinaan, bimbingan dan arahan kepada staf pada lingkup Sub Bagian Tata Usaha;
b. Melaksanakan pengumpulan, penyusunan, pengolahan dan penyajian bahan/data dalam penyelenggaraan urusan ketatausahaan/administrasi, arsip, dokumen dan naskah dinas;
c. Melaksanakan penyusunan dan penyempurnaan perencanaan dan program kegiatan dalam penyelenggaraan ketatausahaan, administrasi, arsip, dokumen dan naskah dinas, sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan;
d. Melaksanakan pengaturan, penghimpunan dan pengkoordinasian laporan-laporan internal Biro (LAKIP, LKPJ, LPPD dan Renstra);
e. Melaksanakan fasilitasi pembayaran gaji pegawai di lingkungan internal Biro, sesuai ketentuan perundang-undangan dan standar yang ditetapkan;
15
2. Kepala Sub Bagian Standarisasi dan Harga, mempunyai uraian tugas : a. Melaksanakan pembinaan, bimbingan dan arahan kepada staf pada lingkup Sub Bagian Standarisasi dan Harga; b. Melaksanakan pengumpulan, penyusunan, pengolahan dan penyajian bahan/data dalam penyelenggaraan pengelolaan urusan standarisasi dan harga; c. Melaksanakan penyusunan dan penyempurnaan perencanaan dan program kegiatan dalam penyelenggaraan standar dan harga, sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan; d. Melaksanakan penyusunan penyempurnaan standar, norma dan kriteria dalam penyelenggaraan urusan harga dan standarisasi; e. Melaksanakan pembinaan, koordinasi, fasilitasi, monitoring, evaluasi, pengendalian dan kebijakan dalam penyelenggaraan urusan standarisasi dan harga;
3. Kepala sub bagian Pembelian, mempunyai uraian tugas : a. Melaksanakan pembinaan, bimbingan dan arahan kepada staf pada lingkup Sub Bagian Pembelian; b. Melaksanakan pengumpulan, penyusunan, pengelohan dan penyajian bahan/data dalam penyelenggaraan urusan pembelian; c. Melaksanakan penyusunan dan penyempurnaan perencanaan dan program kegiatan dalam urusan pembelian, sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan;
16
d. Melaksanakan pembinaan, koordinasi, fasilitasi, monitoring, evaluasi, pengendalian dan kebijakan dalam penyelenggaraan pembelian;
e. Melaksanakan persiapan penetapan kebijakan pembelian barang daerah, sesuai standar yang ditetapkan;
b. Bagian Analisa Kebutuhan dan Pengelolaan Aset 1. Bagian Analisa Kebutuhan dan Pengelolaan Aset mempunyai tugas membantu Kepala Biro dalam penyelenggaraan pengelolaan urusan analisa kebutuhan dan pengelolaan aset dibidang analisa kebutuhan, pengelolaan aset, data, evaluasi dan pelaporan; 2. Bagian Analisa Kebutuhan dan Pengelolaan Aset, menyelenggarakan fungsi : a. Penyelenggaraan pembinaan, bimbingan dan arahan kepada staf pada lingkup Bagian Analisa Kebutuhan dan Pengelolaan Aset; b. Penyelenggaraan pengolahan bahan/data untuk penyempurnaan dan penyususnankebijakan, sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan dan standar dalam penyelenggaraan urusan analisa kebutuhan dan pengelolaan aset; c. Penyelenggaraan penyusunan perencanaan dan program kegiatan dibidang pengelolaan analisa kebutuhan dan pengelolaan aset, sesuai ketentuan perundang-undangan; d. Penyelenggaraan pengkajian dan evaluasi terhadap telaahan staf bidang analisa kebutuhan dan pengelolaan aset;
17
e. Penyelenggaraan pembinaan, koordinasi, fasilitasi, sosialisasi, monitoring, evaluasi, pengelolaan dan kebijakan penyelenggaraan urusan analisa kebutuhan, aset, data, evaluasi dan pelaporan, sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan dan standar yang ditetapkan;
3. Kepala Bagian Analisa Kebutuhan dan Pengelolaan Aset, mempunyai uraian tugas: a. Menyelenggarakan pembinaan, bimbingan dan arahan kepada staf pada Bagian Analisa Kebutuhan dan Pengelolaan Aset ; b. Menyelenggarakan pengolahan bahan/data untuk penyempurnaan dan penyusunan kebijakan, sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan dan standar penyelenggaraan pengelolaan urusan analisa kebutuhan dan pengelolaan aset; c. Menyelenggarakan penyusunan perencanaan dan program kegiatan dibidang penyelenggaraan pengelolaan urusan analisa kebutuhan dan pengelolaan aset, sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan; d. Menyelenggarakan pembinaan, koordinasi, fasilitasi, monitoring, evaluasi, pengendalian dan kebijakan penyelenggaraan urusan analisa kebutuhan, pengelolaan aset, data, evaluasi dan pelaporan; e. Menyelenggarakan penyusunan laporan neraca daerah di lingkungan SKPD atas kebutuhan dan pengelolaan aset;
18
4. Untuk melaksanakan tugas, fungsi dan uraian tugas, Kepala Bagian Analisa Kebutuhan dan Pengelolaan Aset, dibantu : Sub Bagian Analisa Kebutuhan, Sub Bagian Pengelolaan Aset, Sub Bagian Data, Evaluasi dan Pelaporan. 1. Kepala Sub Bagian Analisa Kebutuhan dan Pengelolaan Aset, mempunyai uraian tugas : a. Melaksanakan pembinaan,bimbingan dan arahan kepada staf pada lingkup Sub Bagian Analisa Kebutuhan; b. Melaksanakan pengumpulan, penyusunan, pengolahan dan penyajian bahan/data dalam penyelenggaraan urusan analisa kebutuhan; c. Melaksanakan penyusunan dan penyempurnaan perencanaan dan program kegiatan dalam penyelenggaraan pengelolaan urusan analisa kebutuhan, sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan; d. Melaksanakan pembinaan, koordinasi, fasilitasi, monitoring, evaluasi, pengendalian dan kebijakan dalam penyelenggaraan urusan analisa kebutuhan; e. Melaksanakan inventarisasi dan identifikasi data/bahan RKBU dan RKPBU atas pengajuan dari Satker di lingkungan Sekretariat Daerah Provinsi dan Unit Kerja di lingkungan Setdaprovsu dan Unit Kerja yang berada di Daerah;
2. Kepala Sub Bagian Pengelolaan Aset, mempunyai uraian tugas :
19
a. Melaksanakan pembinaan, bimbingan dan arahan kepada staf pada lingkup Sub Bagian pengelolaan Aset;
b. Melaksanakan pengumpulan, penyusunan, pengolahan dan penyajian bahan/data dalam penyelenggaraan urusan pengelolaan aset;
c. Melaksanakan penyusunan dan penyempurnaan perencanaan dan program kegiatan dalam penyelenggaraan urusan pengelolaan aset, sesuai ketentuan perundang-undangan;
d. Melaksanakan penyusunan dan penyempurnaan standar, norma dan kriteria dalam penyelenggaraan urusan pengelolaan aset;
e. Melaksanakan pembinaan, koordinasi, fasilitasi, monitoring, evaluasi, pengendalian dan kebijakan dalam penyelenggaraan urusan pengelolaan aset;
3. Kepala Sub Bagian Data, Evaluasi dan Pelaporan, mempunyai uraian tugas : a. Melaksanakan pembinaan, bimbingan dan arahan kepada staf pada lingkup Sub Bagian Data, Evaluasi dan Pelaporan; b. Melaksanakan pengumpulan, penyusunan, pengolahan dan penyajian bahan/data dalam pengelolaan urusan data, evaluasi dan pelaporan; c. Melaksanakan penyusunan dan penyempurnaan perencanaan dan program kegiatan dibidang pengelolaan data, evaluasi dan pelaporan, sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan;
20
d. Melaksanakan penyusunan dan penyempurnaan standar, norma dan kriteria dalam pengelolaan data, evaluasi dan pelaporan;
e. Melaksanakan pembinaan, koordinasi, fasilitasi, monitoring, evaluasi, pengendalian dan kebijakan dalam penyelenggaraan pengelolaan data, evaluasi dan pelaporan;
c. Distribusi, Penyimpanan dan Penghapusan 1) Bagian Distribusi, Penyimpanan dan Penghapusan mempunyai tugas membantu Kepala Biro dalam penyelenggaraan pengelolaan urusan distribusi, penyimpanan dan penghapusan di bidang distribusi, penyimpanan dan penghapusan. 2) Bagian Distribusi, Penyimpanan dan Penghapusan, menyelenggarakan fungsi: a. Penyelenggaraan pembianaan, bimbingandan arahan kepada staf pada lingkup Bagian Distribusi, Penyimpanan dan Penghapusan; b. Penyelenggaraan pengolahan bahan/data untuk penyempurnaan dan penyusunan kebijakan, sesuai ketentuan peraturan perundangundangan dan standar dalam penyelenggaraan urusan pengelolaan distribusi, penyimpana dan penghapusan; c. Penyelenggaraan penyusunan perencanaan program kegiatan di bidang pengelolaan urusan distribusi, penyimpanan dan penghapusan, sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan; d. Penyelenggaraan pengkajian terhadap telaahan di bidang pengeloaan urusan distribusi, penyimpanan dan penghapusan;
21
e. Penyelenggaran pembinaan, koordinasi, fasilitasi, monitoring, evaluasi, pengendalian dan kebijakan penyelenggaraan urusan distribusi, penyimpanan dan penghapusan, sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan dan standar yang ditetapkan;
3) Kepala Bagian Distribusi, Penyimpanan dan Penghapusan, mempunyai uraian tugas:
a. Menyelenggarakan pembinaan, bimbingandan arahan kepada staf pada lingkup Bagian Distribusi, Penyimpanan dan Penghapusan;
b. Menyelenggarakan pengolahan bahan/data untuk penyempurnaan dan penyusunan kebijakan, sesuai ketentuan peraturan perundangundangan dan standar dalam penyelenggaraan urusan pengelolaan distribusi, penyimpana dan penghapusan;
c. Menyelenggarakan penyusunan perencanaan dan program kegiatan di bidang penyelenggaraan pengelolaan urusan distribusi, penyimpanan dan penghapusan, sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan;
d. Menyelenggarakan penyusunan dan penyempurnaan standar, norma dan kriteria dalam penyelenggaraan pengelolaan urusan distribusi, penyimpanan dan penghapusan barang milik daerah;
e. Menyelenggarakan pembinaan, koordinasi, fasilitasi, monitoring, evaluasi, pengendalian dan kebijakan dalam penyelenggaraan urusan distribusi, penyimpanan dan penghapusan barang milik daerah;
22
4) Untuk melaksanakan tugas, fungsi dan uraian tugas, Kepala Bagian Distribusi, Penyimpanan dan Penghapusan, dibantu: 1) Kepala Sub Bagian Distribusi dan Penyimpanan, mempunyai uraian tugas: a. Melaksanakan pembinaan, bimbingan dan arahan kepada staf pada lingkup Sub Bagian Distribusi dan Penyimpanan; b. Melaksanakan pengumpulan, pennyusunan pengolahan dan penyajian bahan/data dalam urusan distribusi dan penyimpanan barang daerah; c. Melakanakan penyusunan dan penyempurnaan perencanaan dan program kegiatan dalam urusan pengelolaan distribusi dan penyimpanan barang daerah; d. Melaksanakan penyusunan dan penyempurnaan standar, norma, dan kriteria urusan pengelolaan distribusi dan penyimpanan barang daerah; e. Melaksanakan pembinaan, koordinasi, fasilitasi, monitoring, evaluasi, pengendalian dan kebijakan dalam urusan pengelolaan distribusi dan penyimpanan barang daerah; 2) Kepala Sub Bagian Penghapusan, mempunyai uraian tugas: a. Melaksanakan pembinaan, bimbingan dan arahan kepada staf pada lingkup Sub Bagian Penghapusan; b. Melaksanakan pengumpulan, penyusunan, pengolahan dan penyajian data dalam urusan penghapusan barang/asset daerah;
23
c. Melaksanakan penyusunan dan penyempurnaan perencanaan dan program kegiatan dalam urusan pengelolaan penghapusan barang/asset daerah, sesuai ketentuan perundang-undangan;
d. Melaksanakan penyusunan dan penyempurnaan standar, norma dan kriteria dalam pengelolaan urusan penghapusan barang/asset daerah
e. Melaksanakan pembinaan, koordinasi, fasilitasi, monitoring, evaluasi, pengendalian dan kebijakan dalam pengelolaan urusan penghapusan barang/asset daerah;
d. Bagian Perawatan 1) Bagian Perawatan mempunyai tugas membantu Kepala Biro dalam penyelenggaraan urusan pengelolaan perawatan di bidang gedung kantor dan mess/pesanggrahan dan barang inventaris. 2) Bagian Perawatan menyelenggarakan fungsi: a. Penyelenggaraan pembinaan, bimbingan dan arahan kepada staf pada lingkup Bagian Perawatan; b. Penyelenggaraan pengolahan bahan/data untuk penyempurnaan dan penyusunan kebijakan, sesuai ketentuan peraturan perundangundangan dan standar yang ditetapkan; c. Penyelenggaraan penyusunan perencanaan dan program kegiatan pengelolaan urusan perawatan di bidang perawatan gedung kantor dan mess/pesanggrahan, barang inventaris skala menengah ke atas, sesuai standar yang ditetapkan;
24
d. Penyelenggaraan pengkajian dan evaluasi terhadap telaahan di bidang pengelolaan urusan perawatan barang/asset daerah;
e. Penyelenggaraan pembinaan, koordinasi, fasilitasi, monitoring, evaluasi, pengendalian dan kebijakan penyelenggaraan urusan perawatan, sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan dan standar yan ditetapkan;
3) Kepala Bagian Perawatan, mempunyai uraian tugas: a. Menyelenggarakan pembinaan, bimbingan dan arahan kepada staf pada lingkup Bagian Perawatan; b. Menyelenggarakan pengolahan bahan/data untuk penyempurnaan dan penyusunan kebijakan, sesuai ketentuan peraturan perundangundangan dan standar dalam urusan perawatan; c. Meneyelenggarakan penyusunan perencanaan dan program kegiatan di bidang pengelolaan urusan perawatan barang/asset daerah, sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan dan standar yang ditetapkan; d. Menyelenggarakan penyusunan dan penyempurnaan standar, norma dan kriteria dalam pengelolaan urusan perawatan barang/asset daerah, sesuai ketentuan perundang-undangan; e. Menyelenggarakan pembinaan, koordinasi, fasilitasi, monitoring, evaluasi, pengendalian dan kebijakn dalam urusan perawatan barang/asset daerah di bidang perawatan gedung/kantor dan mess/pesanggrahan milik pemerintah Provinsi;
25
4) Untuk melaksanakan tugas, fungsi dan uraian tugas, Kepala Bagian Perawatan, dibantu: 1) Kepala Sub Bagian Perawatan Gedung, Kantor dan Mess/Pesanggarahan mempunyai uraian tugas: a. Melaksanakan pembinaan, bimbingan dan arahan kepada staf pada lingkup Sub Bagian Perawatan Gedung, Kantor dan Mess/Pesanggarahan; b. Melaksanakan pengumpulan, penyusunan, pengolahan dan penyajian bahan/data dalam penyelenggaraan pengelolaan perawatan Gedung, Kantor dan Mess/ Pesanggarahan; c. Melaksanakan penyusunan dan penyempurnaan perencanaan dan program kegiatan dalam penyelenggaraan perawatan Gedung, Kantor dan Mess/Pesanggarahan, sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan; d. Melaksanakan penyusunan dan penyempurnaan standar, norma dan kriteria dalam penyelenggaraan urusan perawatan gedung, kantor dan mess/pesanggrahan milik Provinsi; e. Melaksanakan pembinaan koordinasi, fasilitasi, monitoring, evaluasi, pengendalian dan kebijakn dalam penyelenggaraan perawatan gedung, kantor dan mess/pesanggrahan milik Provinsi; 2) Kepala Sub Bagian Barang Inventaris, mempunyai uraian tugas: a. Melaksanakan pembinaan, bimbingan dan arahan kepada staf pada lingkup Sub Bagian Barang Inventaris;
26
b. Melaksankan pengumpulan, penyusunan, pengolahan dan penyajian bahan/data dalam urusan barang inventaris;
c. Melaksanakan penyusunan dn penyempurnaan perencanaan dan program kegiatan dalam pengelolaan barang inventaris, sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan;
d. Melaksanakan penyusunan dan penyempurnaan standar, norma dan kriteria dalam urusan barang inventaris;
e. Melaksanakan pembinaan, koordinasi, fasilitsai, monitoring, evaluasi. Pengendalian dan kebijakan dalam penyelenggaraan pengelolaan barang inventaris;
f. Melaksanakan penyiapan penetapan kebijakan dalam urusan pengelolaan barang inventaris, sesuai perundang-undangan;
D. Jaringan Kegiatan Jaringan kegiatan terkini dari Biro Perlengkapan dan Pengelolaan Aset
Setdaprovsu yaitu: a. Meningkatkan sarana dan prasarana aparatur dalam rangka pelayanan pada masyarakat; b. Meningkatkan pengamanan dan penertiban dalam pengelolaan asset Pemprovsu; c. Meningkatkan kualitas aparatur; d. Meningkatkan koordinasi dan kualitas pelayanan terhadap mitra kerja. e. Menetapkan kebijakan standar pengelolaan Barang Milik Negara.
27
E. Kinerja Kegiatan Terkini Untuk mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan sebagai
implementasi dan penjabaran Visi dan Misi serta kebijakan strategis dan kebijakan dalam pencapaian tujuan dan sasaran, berdasrkan perkiraan realistis terhadap kemampuan dan ketersediaan dana pada Rencana Kerja 2014. Biro Perlengkapan dan Pengelolaan Aset merencanakan program dan kegiatan ayang akan dilaksankan sesuai dengan Rencana Strategi 2014-2015 sebagai berikut:
a. Program Pelayanan Administrasi Perkantoran o Penyediaan jasa surat menyurat, komunikasi, sumber daya air dan listrik, dan jasa administrasi perkantoran/ keuangan o Penyediaan alat tulis kantor, barang cetakan dan penggandaan o Rapat-rapat koordinasi dan konsultsi ke luar daerah
b. Peningkatan sarana dan prasarana aparatur o Pengadaan kendaraan dinas/ operasional o Pengadaan perlengkapan dan peralatan gedung kantor o Pengadaan meubeilair dan komputer o Pengadaan rutin/ berkala rumah dinas dan gedung kantor o Pengadaan rutin/ berkala perlengkapan dan perlatan gedung kantor o Pemeliharaan rutin/ berkala mess o Rehabilitasi sedang/ berat gedung kantor o Pembuatan papan nama instansi pemprovsu o Panitia pengadaan barang dan jasa
c. Program peningkatan kapasitas sumber daya aparatur
28
o Pengelolaan asset menggunakan aplikasi SIMDA o Bimbingan teknis dalam dan luar daerah d. Program peningkatan pengembangan sistem pelaporan capaian Kinerja dan Keuangan o Penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintahan
(LAKIP) dan Penyelesaian Dokumen Penetapan Kinerja Kegiatan Verifikasi dan Pembuatan Laporan Fisik Keuangan e. Program peningkatan dan pengembangan pengelolaan keuangan daerah o Penyusunan Standar Satuan Harga o Pendataan gedung kantor / mess pesanggrahan pemprovsu o Pengumpulan dan pengurusan sertifikat tanah hak milik pemprovsu o Penyusunan buku realisasi pengadaan Barang Belanja Langsung o Pembuatan Laporan Mutasi Barang dari unit/ Satuan Kerja Pemprovsu o Status pemanfaatan Barang Daerah o Sosialisasi Pergub Kapitalisasi Aset dan Pengamanan Aset o Pemutakhiran data asset tetap milik pemprovsu o Draft Pergub tentang asset o Penertiban aset o Penyimpanan Barang Milik Pemprovsu o Pemeriksaan Barang Daerah Hasil Pengadaan o Penghapusan Aset Tetap dan Barang Inventaris lainnya
29
o Pengelolaan Aset Daerah o Pembuatan Buku Agenda Kerja o Tim Sekretariat Pengurus Barang
F. Rencana Kegiatan Rencana kerja tahun 2015 Biro Perlengkapan dan Pengelolaan Aset tetap
berpedoman pada Renstra yang harus dijabarkan dalam Program/ Kegiatan yang akan dilaksanakan berdasarkan perkiraan realistis terhadap kemampuan dan ketersediaan dan pada Rencana Kerja 2015 sebesar Rp 42.520.248.000,- (Empat puluh dua milyar lima ratus dua puluh juta dua ratus empat puluh ribu rupiah).
30
BAB III PENGENDALIAN INTERNAL PENGGAJIAN DAN UPAH PEGAWAI
PADA BIRO PERLENGKAPAN DAN PENGELOLAAN ASET SETDAPROVSU
A. Pengertian Gaji dan Upah Gaji merupakan pengaruh yang sangat besar dapat mempengaruhi sikap dan
sifat tenaga kerja dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya. Gaji Induk adalah gaji yang dibayarkan secara rutin bulanan kepada
pegawai negeri yang telah diangkat oleh pejabat yang berwenang dengan surat keputusan sesuai ketentuan perundang-undangan pada Satker yang meliputi gaji pokok dan tunjangan yang melekat pada gaji.
Berikut beberapa pendapat ahli mengenai pengertian gaji dan upah, yaitu: Menurut Mulyadi (2001:377) adalah: “Gaji pada umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh para karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer, dan dibayarkan secara tetap perbulan, sedangkan upah merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksanaan (buruh) umumnya dibayarkan berdasarkan hari atau jumlah kerja suatu produk yang dihasilkan oleh karyawan.” Menurut Charles T. Horngren, dkk (1997:570) adalah: “Gaji merupakan pendapatan yang jumlahnya dihitung pertahun, perbulan, atau perminggu, sedangkan upah merupakan pendapatan pegawai yang dihitung berdasrkan tarif per jam.”
30
31
Menurut Amstrong dan Murlis (1994:7) adalah: “Gaji diartikan sebagai bayaran pokok yang diterima oleh seseorang, tidak termasuk unsur-unsur variable dan tunjangan lainnya.”
Menurut Warren, Reeve, Fess (2006:11-8) adalah: “Istilah gaji biasanya digunakan untuk pembayaran atas jasa manajerial, administrasi atau jasa lain yang serupa. Istilah upah biasanya digunakan untuk pembayaran kepada pekerja lapangan (pekerja kasar) baik yang terlatih maupun yang tidak terlatih.”
Dapat disimpulkan bahwa gaji adalah sebagai balas jasa dan penghargaan atas prestasi kerja pegawai negeri sipil yang bersangkutan dan merupakan hak bagi para pegawai setelah dia melaksanakan kewajibannya dalam bentuk finansial secara berkala sesuai dengan peraturan perundang-undangan. Sedangkan upah adalah imbalan yang diberikan kepada pegawai di lapangan baik terlatih maupun tidak terlatih berdasarkan jumlah jam kerjanya yang dapat berubah-ubah tergantung dengan kinerja pegawai masing-masing.
B. Unsur-unsur Gaji dan Upah Terdapat perbedaan unsur -unsur gaji dan upah antara perusahaan /instansi
pemerintahan dengan perusahaan swasta. Adapun unsur - unsur gaji dan upah pegawai pada Biro Perlengkapan dan Pengelolaan Aset Setdaprovsu sesuai dengan peraturan pemerintah, yaitu:
1. Gaji pokok adalah gaji yang diberikan kepada pegawai negeri sipil yang diangkat dalam satu pangkat/ golongan ruang atau masa kerja sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
32
2. Tunjangan pegawai negeri sipil merupakan pendapatan yang sah yang diterima seorang pegawai negeri sipil sesuai dengan jabatan dan status. Ada beberapa jenis tunjangan PNS, antara lain: 1) Tunjangan suami/istri adalah tunjangan yang diberikan kepada pegawai negeri yang memiliki suami/istri sesuai dengan ketentuan yang berlaku
Tunjangan Suami/Istri = 10 % dari gaji pokok
2) Tunjangan anak adalah tunjangan yang diberikan kepada pegawai negeri yang mempunyai anak (anak kandung, anak tiri, dan anak angkat) yang belum melampaui batas usia 21 tahun, tidak atau belum pernah menikah, tidak mempunyai penghasilan sendiri dan nyata menjadi tanggungan pegawai negeri yang bersangkutan.
Tunjangan Anak = 2 % per anak dari gaji pokok (Diberikan maksimal untuk 2 orang anak)
3) Tunjangan jabatan adalah tunjangan yang diberikan kepada pegawai negeri sipil yang menjabat dengan jabatan tertentu menurut ketentuan yang berlaku.
4) Tunjangan ja8batan struktural adalah tunjangan jabatan yang diberikan kepada pegawai negeri yang menduduki jabatan struktural sesuai dengan peraturan perundangan dan ditetapkan dengan surat keputusan dari pejabat yang berwenang.
33
Tabel 3.1
Tunjangan Jabatan Struktural:
No Eselon 1 IA 2 IB 3 IIA 4 IIB 5 IIIA 6 IIIB 7 IVA 8 IVB 9 VA
Tunjangan 5,500,000 4,375,000 3,250,000 2,025,000 1,260,000
980,000 540,000 490,000 360,000
5) Tunjangan jabatan fungsional adalah tunjangan jabatan yang diberikan kepada pegawai negeri sipil yang diangkat dan ditugaskan secara penuh dalam jabatan fungsional tertentu sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
6) Tunjangan umum adalah tunjangan yang diberikan dalam rangka meningkatkan mutu, prestasi, pengabdian dan semangat kerja bagi calon pegawai negeri sipil dan pegawai negeri sipil yang tidak menerima tunjangan jabatan struktural atau tunjangan jabatan fungsional atau tunjangan yang dipersamakan dengan tunjangan jabatan.
7) Tunjangan pajak penghasilan adalah tunjangan yang biasanya disubsidi oleh pemerintah, tetapi dimasukkan ke dalam potongan.
8) Tunjangan beras adalah tunjangan pangan yang diberikan kepada pegawai negeri sipil dalam bentuk natura (beras) sebesar 10 kg per orang yang masuk daftar gaji atau dalam bentuk uang.
34
9) Pembulatan digunakan untuk memudahkan penyelesaian administrasi pembayaran gaji pegawai, maka dalam perhitungan pembayaran gaji diadakan pembulatan. Angka pembulatan merupakan salah satu unsur perhitungan penghasilan bruto yang harus dicantumkan pada lajur yang telah tersedia dalam daftar gaji.
C. Sistem Pencatatan dan Perhitungan Gaji Sistem akuntansi merupakan suatu prosedur yang digunakan dalam
menyampaikan data kegiatan perusahaan/ instansi terutama yang berhubungan dengan informasi keuangan kepada pihak yang berkepentingan. Untuk mengatasi adanya kesalahan dan penyimpangan dalam perhitungan dan pembayaran gaji dan upah maka perlu dibuat suatu sistem penggajian dan upah.
Dalam akuntansi pemerintahan Belanja Langsung Gaji dan Tunjangan termasuk ke dalam kategori Belanja Langsung. Perlakuan akuntansi untuk belanja LS adalah PPK-SKPD mencatat belanjanya, sedangkan pengeluaran kasnya dicatat oleh PPKD.
Dalam konteks ini, belanja yang dilakukan oleh SKPD dananya mengalir langsung dari rekening kas daerah kepada pihak ketiga atau pihak lain yang telah ditetapkan. Dengan kata lain belanja sudah diakui pada saat SP2D diterbitkan.
Jurnal pada saat penerbitan SP2D di SKPD adalah sebagai berikut:
No Kode Tgl Bukti Perkiraan
Nama Perkiraan
Ref Debit Kredit
……
... R/K SKPD
xxx
Kas BUD
xxx
Jurnal pada saat penerimaan SP2D di SKPD adalah sebagai berikut:
35
Tgl
No Kode Bukti Perkiraan
Nama Perkiraan
Ref Debit Kredit
……
... Belanja Gaji dan Tunjangan R/K PPKD
xxx xxx
Sistem perhitungan gaji pegawai negeri sipil dihitung dengan menggunakan aplikasi GPP (Gaji Pegawai Pusat). Data pegawai akan diinput ke aplikasi tersebut dan akan diproses oleh komputer.
D. Prosedur Pembayaran Gaji Fungsi Yang Terkait Fungsi yang terkait pada prosedur akuntansi pengeluaran kas untuk pembayaran gaji dan tunjangan kepada pihak ketiga yaitu: a. Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan, b. Bendahara Pengeluaran / Pembantu Bendahara Pengeluaran, c. Pejabat Penatausahaan Keuangan SKPD, d. Pengguna Anggaran / Kuasa Pengguna Anggaran e. Bendahara Umum Daerah / Kuasa Bendahara Umum Daerah. Dokumen Yang Digunakan Dokumen yang digunakan dalam prosedur akuntansi belanja gaji dan tunjangan, yaitu: a. Surat Penyediaan Dana (SPD) adalah dokumen yang dibuat PPKD sebagai media/ surat yang menunjukkan tersedianya dana untuk diserap.
36
b. Surat Permintaan Pembayaran Langsung (SPP LS) merupakan dokumen yang diajukan oleh Bendahara Pengeluaran untuk permintaan pembayaran langsung kepada pihak ketiga atas dasar perjanjian kontrak kerja atau surat perintah kerja lainnya dan pembayaran gaji dengan jumlah, penerima, peruntukkan, dan waktu pembayaran tertentu yang dokumennya disiapkan oleh Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan.
c. Surat Perintah Membayar Langsung (SPM LS) merupakan dokumen yang diterbitkan oleh Penggun Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran untuk penerbitan Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) atas beban pengeluaran DPA SKPD.
d. Surat Perintah Pencairan Dana (S
TUGAS AKHIR PENGENDALIAN INTERNAL PENGGAJIAN DAN UPAH PEGAWAI
PADA BIRO PERLENGKAPAN DAN PENGELOLAAN ASET SETDAPROVSU
OLEH: DINI KHAIRA AMALIA
122102183
PROGRAM STUDI D3 AKUNTANSI DEPARTEMEN AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN 2015
ii
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS MEDAN
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NAMA NIM PROGRAM STUDI JUDUL TUGAS AKHIR
: DINI KHAIRA AMALIA : 122102183 : D-III AKUNTANSI : PENGENDALIAN INTERNAL PENGGAJIAN DAN UPAH PEGAWAI PADA BIRO PERLENGKAPAN DAN PENGELOLAAN ASET SETDAPROVSU
Medan,
Juli 2015
DINI KHAIRA AMALIA 122102183
iii
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONIOMI DAN BISNIS MEDAN
LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR
NAMA NIM PROGRAM STUDI JUDUL TUGAS AKHIR
: DINI KHAIRA AMALIA : 122102183 : D-III AKUNTANSI : PENGENDALIAN INTERNAL PENGGAJIAN DAN UPAH PEGAWAI PADA BIRO PERLENGKAPAN DAN PENGELOLAAN ASET SETDAPROVSU
Tanggal:
2015
Dosen Pembimbing Tugas Akhir
Tanggal:
2015
( Drs. Rasdianto, M.Si, Ak) NIP. 19550908 198103 1 005
Ketua Program Studi D-III Akuntansi
Tanggal:
2015
( Drs. Rustam, M.Si, Ak, CA) NIP. 19511114 198203 1 002
Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis USU
(Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak, CA) NIP. 19560407 198002 1 001
iv
KATA PENGANTAR
Bismillahirrahmanirrahim
Puji dan syukur Penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang karena Rahmat dan karunia-Nya penulis mampu untuk menyelesaikan tugas akhir yang berjudul: “Pengendalian Internal Penggajian dan Upah Pegawai Pada Biro Perlengkapan dan Pengelolaan Aset Setdaprovsu”, guna memenuhi salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan Program Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
Dalam penulisan tugas akhir ini, penulis banyak mendapat bantuan, saran, motivasi dan bimbingan dari berbagai pihak baik berupa dukungan moril, materil, spiritual, maupun administrasi. Pertama, penulis persembahkan ucapan terima kasih yang teramat dalam kepada Ayahanda Muchlis Rasoel dan Ibunda Azmayanti, atas kasih sayang, doa yang tak pernah putus, pengorbanandandukungan yang sangatbesaruntukPenulis. Jugakepadakakakkakakdanadik-adikpenulis yang telah memberikan inspirasi dalam pengerjaan tugas akhir ini. Penulis juga ingin menyampaikan terima kasih kepada pihakpihak yang telah terlibat dan memberikan bantuan, yaitu:
1. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec. Ac, Ak, CA, selaku Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
2. Bapak Drs. Rustam, M.Si, Ak, CA, selaku Ketua Program Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
i
v
3. Bapak Drs. Rasdianto, M.Si, Ak, selaku Dosen Pembimbing yang telah banyak membantu dan membimbing sehingga Penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini.
4. Kepada seluruh dosen dan staf pengajar Fakultas Ekonomi dan Bisnis yang telah memberikan ilmu pengetahuan selama perkuliahan di kampus Universitas Sumatera Utara.
5. Kepada pimpinan dan seluruh pegawai Biro Perlengkapan dan Pengelolaan Aset Setdaprovsu yang telah membantu penulis dalam memberikan izin dan menyediakan data-data yang diperlukan penulis dalam penyusunan tugas akhir ini.
6. Kepada teman-teman seperjuangan di D-III Akuntansi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara stambuk 2012 terutama grup D yang banyak membantu dan memberikan motivasi dalam penulisan dan penyusunan tugas akhir ini.
Penulis menyadari bahwa tugas akhir ini masih memiliki kekurangan dan kelemahan. Oleh karena itu, penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun dari semua pihak. Semoga tugas akhir ini bermanfaat bagi pihak yang membaca.
Medan, Juli 2015 Penulis
Dini Khaira Amalia 122102183
ii
vi
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR ...........................................................................
i
DAFTAR ISI..........................................................................................
iii
DAFTAR TABEL..................................................................................
v
DAFTAR GAMBAR .............................................................................
vi
DAFTAR LAMPIRAN .........................................................................
vii
BAB I
PENDAHULUAN............................................................... A. Latar Belakang................................................................. B. Rumusan Masalah ........................................................... C. Tujuan dan Manfaat Penulisan ........................................
1. Tujuan Penulisan......................................................... 2. Manfaat Penulisan....................................................... D. Rencana Penulisan........................................................... 1. Jadwal Survei/ Observasi............................................ 2. Rencana Isi .................................................................
1 1 4 4 4 5 5 5 6
BAB II BIRO PERLENGKAPAN DAN PENGELOLAAN ASET SETDAPROVSU ................................................................. A. Sejarah Ringkas ............................................................... B. Struktur Organisasi .......................................................... C. Job Description ..............................................................
8 8 11 12
iii
vii
D. Jaringan Kegiatan ............................................................ E. Kinerja Kegiatan Terkini................................................. F. Rencana Kegiatan............................................................
26 27 29
BAB III PENGENDALIAN INTERNAL PENGGAJIAN DAN UPAH PEGAWAI PADA BIRO PERLENGKAPAN DAN PENGELOAAN ASET SETDAPROVSU ........................ A. Pengertian Gaji dan Upah................................................ B. Unsur- unsure Gaji dan Upah .......................................... C. Sistem Pencatatan dan Perhitungan Gaji ......................... D. Prosedur Pembayaran Gaji .............................................. E. Tujuan Pengendalian Internal Gaji dan Upah ................. F. Sistem Pengendalian Internal Gaji dan Upah ..................
30 30 31 36 35 40 41
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ............................................ A. Kesimpulan...................................................................... B. Saran ................................................................................
45 45 45
DAFTAR PUSTAKA ........................................................................... LAMPIRAN ..........................................................................................
47 48
iv
viii
DAFTAR TABEL
No. Tabel 1.1 3.1
Judul
Halaman
Jadwal Survei/ Observasi dan Penyusunan Tugas Akhir
6
Tabel Tunjangan Jabatan Struktural
33
v
No. Gambar 2.1
DAFTAR GAMBAR
Judul Logo Pemprovsu
ix
Halaman 10
vi
x
DAFTAR LAMPIRAN
Nomor 1
2
Judul
Halaman
Surat Izin Riset di Biro Perlengkapan dan pengelolaan Aset Setdaprovsu
48
Struktur Organisasi Biro Perlengkapan dan Pengelolaan Aset Setdaprovsu
49
vii
1
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Era reformasi dan dampak persaingan global mendorong percepatan
perubahan perbaikan kinerja aparatur pemerintah. Aparatur pemerintah dituntut
bekerja lebih professional, bermoral, bersih, dan beretika dalam mendukung
reformasi birokrasi demi menunjang kelancaran tugas pemerintah dan
pembangunan. Pemerintah setiap tahun meningkatkan anggaran belanja gaji
pegawai dalam Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara, hal ini merupakan
upaya untuk meningkatkan profesionalisme pegawai negeri sipil agar dapat
menjalankan tugas pelayanan yang lebih responsif, tepat waktu dan berkualitas.
Hal ini dilakukan untuk perbaikan kualitas hidup dan terciptanya sistem
kesejahteraan pegawai negeri sipil yang dapat mendorong motivasi kerja agar
tidak terjadi penyelewengan atau kecurangan yang dilakukan pegawai negeri sipil.
Tenaga kerja merupakan bagian penting dalam sebuah perusahaan/
instansi pemerintahan karena tenaga kerja adalah penggerak utama yang
menjalankan kebijakan perusahaan termasuk di dalamnya mengambil sebuah
keputusan atau memberikan jasa dan pelayanan yang baik kepada masyarakat
yang menjadikan faktor tenaga kerja mempunyai peranan penting dan dapat
diharapkan oleh perusahaan maupun instansi pemerintahan. Suatu instansi atau
perusahaan dapat dikatakan baik apabila tenaga kerja di dalamnya memiliki
kompetensi, tanggung jawab serta profesionalisme dalam menjalankan tugas yang
ditujukan kepadanya.
1
2
Tenaga kerja adalah faktor yang sangat penting dalam sebuah perusahaan/ instansi pemerintahan. Karena tenaga kerja sudah ambil bagian dalam menigkatkan kinerja suatu perusahaan/ instansi pemerintahan sejak tenaga kerja tersebut resmi diterima bekerja atau direkrut menjadi pegawai di perusahaan/ instansi pemerintah tersebut. Bentuk ambil bagian dapat diberikan dalam bentuk pikiran, ide-ide kreatif, pengalaman maupun keahlian. Sebagai imbalan atas apa yang dikerjakan maka mereka berhak mendapatkan balas jasa berupa gaji dan upah. Oleh karena itu, perusahaan/ instansi pemerintahan harus dapat mengontrol dan mengawasi kesejahteraan para pegawainya, yaitu dengan mengadakan sistem pengawasan internal gaji dan upah yang baik dan efektif.
Gaji merupakan pengaruh yang sangat besar karena dapat mempengaruhi sikap dan sifat tenaga kerja dlam melaksanakan tugas yang menjadi tanggung jawabnya. Masalah tersebut tidak hanya menyangkut berapa jumlah gaji yang diterima, melainkan juga menyangkut beban pekerjaan maupun yang berkaitan dengan moral dan tanggung jawab organisasi terhadap kehidupan pegawai dan keluarganya. Pada hakikatnya, tenaga kerja akan lebih produktif dan memiliki rasa cinta terhadap perusahaan atau instansi pemerintahan apabila tenaga kerja tersebut menerima gaji dan upah yang seimbang dengan kontribusi mereka terhadap perusahaan atau instansi pemerintahan tersebut, dan sebaliknya apabila tenaga kerja tersebut tidak menerima gaji dan upah yang tidak sesuai dengan kontribusinya, maka akan ada kemungkinan timbul tindakan-tindakan yang tidak diinginkan yang tidak sesuai dengan ketentuan perusahaan atau instansi pemerintahan dan dapat merugikan perusahaan tersebut.
3
Gaji dan upah merupakan masalah yang sering dipersoalkan oleh tenaga kerja dan menjadi komponen penting bagi setiap perusahaan atau instansi pemerintahan. Untuk mengatasi masalah tersebut perusahaan mengembangkan suatu kebijakan yaitu pengawasan internal. Menurut Warren, Reeve, & Fees (1999, p183) Pengendalian internal merupakan kebijakan dan prosedur yang melindungi aktiva dari penyalahgunaan, memastikan bahwa informasi akurat dan memastikan bahwa perundang-undangan serta peraturan dipatuhi sebagaimana mestinya. Dengan adanya pengawasan internal gaji dan upah, sistem penggajian tersebut bisa terlaksana dengan dengan baik tanpa ada kecurangan dari berbagai pihak. Perusahaan atau suatu instansi pemerintahan harus membuat pengawasan internal khusus terhadap gaji dan upah dengan menunjuk beberapa orang yang ahli, yang dapat bertanggung jawab dalam pencatatan gaji dan upah agar tidak terjadi penyelewengan yang dapat merugikan perusahaan dan pegawai, karena hal tersebut bisa menjadi penghambat bagi tercapainya suatu tujuan perusahaan/ instansi.
Dengan adanya pengawasan internal terhadap gaji dan upah yan baik dan efektif diharapkan akan membuat pegawai merasa bekerja dengan nyaman dan membuat kinerja para pegawai menjadi semakin produktif. Dalam pengawasan internal gaji dan upah ini pula dapat diharapkan terjalin hubungan yang harmonis antara perusahaan/instansi dengan pegawai. Pemberian gaji dan upah serta tunjangan yang lainnnya merupakan salah satu usaha perusahaan dalam memotivasi kinerja para pegawai. Dengan adanya Sistem Informasi Akuntansi yang baik diharapkan dapat menghindari penyimpangan – penyimpangan yang
4
terjadi di perusahaan/ instansi. Oleh sebab itu sangatlah jelas bahwa sistem informasi mempunyai hubungan yang erat dengan sistem penggajian dan upah.
Berdasarkan latar belakang masalah tersebut dan pentingnya sistem pengendalian internal dalam setiap kegiatan perusahaan perusahaan, maka penulis dalam penelitian ini mengambil judul “Pengendalian Internal Penggajian dan Pengupahan Pegawai Pada Biro Perlengkapan dan Pengelolaan Aset Setdaprovsu”.
B. Rumusan Masalah Berdasarkan uraian dari latar belakang di atas, maka rumusan masalah yang
diajukan dalam penelitian ini adalah : 1. Bagaimana prosedur penggajian dan upah pegawai Pada Biro Perlengkapan dan Pengelolaan Aset Setdaprovsu? 2. Bagaimana penerapan sistem pengendalian internal penggajian dan upah Pada Biro Perlengkapan dan Pengelolaan Aset Setdaprovsu?
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian 1. Tujuan Penelitian Tujuan merupakan hasil akhir yang ingin dicapai. Tanpa adanya tujuan yang jelas akan mengakibatkan suatu kegiatan yang kurang terarah. Sesuai dengan penjelasan di atas yang menjadi tujuan penelitian ini adalah: Untuk mengetahui prosedur penggajian dan upah pegawai pada Biro Perlengkapan dan pengelolaan Aset Setdaprovsu.
5
Untuk mengetahui penerapan sistem pengendalian internal penggajian dan upah pada Biro Perlengkapan dan Pengelolaan Aset Setdaprovsu.
Menjadi salah satu syarat penulis dalam menyelesaikan pendidikan pada program Diploma III.
Menambah ilmu pengetahuan mengenai bagaimana sistem penggajian dan upah pegawai yang sebenarnya.
2. Manfaat Penelitian Adapun manfaat dari penulisan yang dilakukan penulis adalah: a. Bagi penulis, dapat menambah wawasan dan memperdalam pengetahuan secara teoritis maupun praktis mengenai pengawasan internal gaji dan upah dan untuk memenuhi salah satu syarat dalam menyelasaikan Studi Program Diploma III Faklutas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara. b. Bagi penulis selanjutnya, dapat digunakan sebagai pembanding untuk melakukan penelitian pada masa yang akan datang.
D. Rencana Penulisan 1. Jadwal survei/ observasi Penelitian ini dilakukan di Biro Perlengkapan dan Pengelolaan Aset Setdaprovsu dan Biro Umum Setdaprovsu Kantor Gubernur Sumatera Utara Jl. P. Diponegoro No. 30 Medan. Untuk lebih jelasnya berikut ini adalah jadwal penelitian dan penulisan yang dilakukan peneliti dalam penyusunan Tugas Akhir.
6
Tabel 1.1 Jadwal Survei /Observasi dan Penyusunan Tugas Akhir
Mei 2015
Juni 2015
No. Kegiatan
III IV I II III
1. Pengesahan Tugas Akhir
IV
2. Pengajuan Judul
3. Permohonan Izin Riset
4. Penunjukan Dosen Pembimbing
5. Pengumpulan data
6. Penyusunan Tugas Akhir 7. Bimbingan Tugas Akhir 8. Penyelesaian Tugas Akhir
2. Rencana Isi
Rencana isi penulisan ini terdiri dari empat bab, yaitu pendahuluan,
Profil Biro Perlengkapan dan Pengelolaan Aset Setdaprovsu, Pembahasan
tentang Pengendalian Internal Penggajian dan Upah Pegawai Biro
Perlengkapan dan Pengelolaan Aset Setdaprovsu, dan penutup dimana satu
sama lain saling berkaitan.
BAB I:
PENDAHULUAN
Dalam bab ini membahas mengenai latar belakang masalah,
rumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian dan
7
rencana penulisan terdiri dari jadwal survey/observasi dan rencana isi.
BAB II:
BIRO PERLENGKAPAN DAN PENGELOLAAN ASET SETDAPROVSU Dalam bab ini membahas tentang sejarah ringkas, struktur organisasi, uraian tugas (job description), jaringan kegiatan, kinerja usaha terkini dan rencana kegiatan perusahaan.
BAB III:
PENGENDALIAN INTERNAL PENGGAJIAN DAN UPAH PEGAWAI BIRO PERLENGKAPAN DAN PENGELOLAAN ASET SETDAPROVSU Dalam bab ini membahas tentang hasil tugas akhir mengenai segala hal yang berhubungan dengan judul tugas akhir. Pembahasan berupa pengertian tentang gaji dan upah, unsur-unsur gaji dan upah, sistem pencatatan dan perhitungan gaji, prosedur pembayaran gaji, tujuan pengendalian internal gaji dan upah, serta sistem pengendalian internal penggajian dan upah.
BAB IV:
KESIMPULAN DAN SARAN Dalam bab ini membahas tentang kesimpulan yangb merupakan inti dari pembahasan penulisan dan saran yang dapat dijadikan sebagai bahan pertimbangan dan evaluasi kemajuan Kantor Gubernur Sumatera Utara.
8
BAB II BIRO PERLENGKAPAN DAN PENGELOLAAN ASET
SETDAPROVSU
A. Sejarah Ringkas Pada zaman pemerintahan Belanda, Sumatera Utara merupakan suatu
pemerintahan yang bernama Gouvernement van Sumatra dengan wilayah meliputi seluruh pulau Sumatera, dipimpin oleh seorang Gubernur berkedudukan di kota Medan.
Setelah kemerdekaan, dalam sidang pertama Komite Nasional Daerah (KND), Provinsi Sumatera kemudian dibagi menjadi tiga sub provinsi, yaitu: Sumatera Utara, Sumatera Tengah, dan Sumatera Selatan. Provinsi Sumatera Utara sendiri merupakan penggabungan dari tiga daerah administrative yang disebut Keresidenan, yaitu: Keresidenan Aceh, Keresidenan Sumatera Timur, dan Keresidenan Tapanuli.
Dengan diterbitkannya Undang-Undang Republik Indonesia (R.I) No. 10 Tahun 1948 pada tanggal 15 April 1948, ditetapkan bahwa Sumatera dibagi menjadi tiga provinsi yang masing-masing berhak mengatur dan mengurus rumah tangganya sendiri yaitu: Provinsi Sumatera Utara, Provinsi Sumatera Tengah, dan Provinsi Sumatera Selatan. Tanggal 15 April 1948 selanjutnya ditetapkan sebagai hari jadi Provinsi Sumatera Utara.
Pada awal tahun 1949, dilakukan kembali reorganisasi pemerintahan di Sumatera. Dengan Keputusan Pemerintah Darurat R.I Nomor 22/Pem/PDRI pada
8
9
tanggal 17 Mei 1949, jabatan Gubernur Sumatera Utara ditiadakan. Selanjutnya dengan Ketetapan Pemerintah Darurat R.I pada tanggal 17 Desember 1949, dibentuk Provinsi Aceh dan Provinsi Tapanulu/ Sumatera Timur. Kemudian, dengan Peraturan Pemerintah Pengganti Undang- undang No.5 Tahun 1950 pada tanggal 14 Agustus 1950, ketetapan tersebut dicabut dan dibentuk kembali Provinsi Sumatera Utara.
Dengan Undang-Undang R.I No. 24 Tahun 1956 yang diundangkan pada tanggal 7 Desember 1956, dibentuk Daerah Otonom Provinsi Aceh, sehingga wilayah Provinsi Sumatera Utara sebahagian menjadi wilayah Provinsi Aceh. Motto Daerah, adalah Tekun Berkarya, Hidup Sejahtera, Mulia Berbudaya.
1. Visi dan Misi Biro Perlengkapan dan Pengelolaan Aset Setdaprovsu Visi: Menjadikan Biro Perlengkapan dan Pengelolaan Aset Setdaprovsu sebagai pembantu pengelola barang milik daerah yang transparan dan berdaya saing dengan meningkatkan sumber daya aparatur yang mempunyai pengetahuan pengelolaan barang milik daerah yang berbasis teknologi sehingga terpenuhinya pengelolaan barang milik daerah yang berkualitas. Misi: 1. Meningkatkan sarana dan prasarana yang berkualitas sesuai dengan perkembangan teknologi. 2. Bertambahnya sumber daya aparatur yang memiliki pengetahuan dalam pengelolaan barang milik daerah yang berbasis teknologi
10
sehingga terciptanya tertib pengelolaan barang milik daerah untuk menuju wajar tanpa pengecualian 3. Meningkatkan kinerja seluruh Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dengan dukungan kualitas dan kuantitas barang milik daerah. 2. Makna Logo Setdaprovsu
Gambar 2.1 Logo Pemprovsu Sumber: Biro Perlengkapan dan Pengelolaan Aset Setdaprovsu Pengertian lambang daerah pemerintah Provinsi Sumatera Utara: a. Kepalan tangan yang diacungkan ke atas dengan menggenggam rantai beserta perisainya melambangkan kebulatan tekad perjuangan rakyat Provinsi Sumatera Utara melawan imperialisme/ kolonialisme, feodalisme, dan komunisme. b. Batang Bersudut Lima, Perisai dan Rantai melambangkan kesatuan masyarakat di dalam membela dan mempertahankan Pancasila. c. Pabrik, Pelabuhan, Pokok Karet, Pohon Sawit, Daun Tembakau, Ikan, Daun Padi dan Tulisan “SUMATERA UTARA” melambangkan daerah
11
yang indah, permai dan masyhur dengan kekayaan alamnya yang melimpah-limpah. d. Tujuh Belas Kuntum Kapas, Delapan Sudut Sarang Laba-laba dan Empat Puluh Lima Butir Padi menggambarkan tanggal bulan dan tahun kemerdekaan dimana ketiga-tiganya ini berikut tongkat di bawah kepalan tangan melambangkan watak kebudayaan yang mencerminkan kebesaran bangsa, patriotism, pencinta, keadaan, dan pembela keadilan. e. Bukit Barisan yang Berpuncak Lima melambangkan tata kemasyarakatan yang berkepribadian luhur, bersemangat, persatuan kegotongroyongan yang dinamis.
B. Struktur Organisasi Setiap instansi perkantoran pasti memiliki struktur organisasi, struktur
organisasi sangat penting di dalam perkantoran karena berfungsi sebagai landasan bagi seluruh fungsi yang ada dalam organisasi untuk melaksanakan tugas, wewenang, dan tanggung jawab dari setiap fungsi.
Biro Perlengkapan dan Pengelolaan Aset Setdaprovsu menganut struktur garis lurus staf (Line Staff Organization) yang sesuai dengan kantor tersebut karena:
a. Pembagian tugas secara jelas dapat dibedakan b. Kepala Biro langsung memerintah dan memberikan petunjuk-petunjuk
kepada kepala bagian untuk diteruskan kepada bawahannya yang sudah ditentukan berdasarkan spesialisasi tugas.
12
Wewenang dari puncak pimpinan dilimpahkan sepenuhnya kepada bawahannya dalam bidang pekerjaan sepanjang yang menyangkut bidang kerjanya.
Biro Perlengkapan dan Pengelolaan Aset Setdaprovsu dipimpin oleh seorang Kepala Biro yang membawahi kepala bagian yang terdiri dari:
1. Kepala Bagian Analisa Kebutuhan dan Pengelolaan Aset 2. Kepala Bagian Perawatan 3. Kepala Bagian Distribusi 4. Kepala Bagian Pengadaan
Struktur organisasi Biro Perlengkapan dan Pengelolaan Aset Setdaprovsu dapat dilihat pada Lampiran 2.
C. Job Description Adapun uraian tugas dari Biro Perlengkapan Setdaprovsu adalah:
1. Biro perlengkapan dan pengelolaan aset mempunyai tugas membantu setdaprovu dalam menyusun konsep kebijakan Kepala Daerah dalam penyelenggaraan urusan pemerintahn atas pelaksanaan pembinaan, koordinasi, fasilitasi, monitoring, evaluasi, dan pengendalian pelaksanaan pengadaan, analisa, kebutuhan dan pengelolaan asset, distribusi, penyimpanan, penghapusan dan perawatan.
2. Biro perlengkapan dan pengelolaan aset menyelenggarakan fungsi: a. Penyelenggaraan persiapan dan mengkoordinasikan penyusunan konsep kebijakan Kepala Daerah dalam pembinaan, fasilitasi, monitoring,
13
evaluasi, koordinasi dan pengendalian pelaksanaan pengadaan, analisa kebutuhan dan pengelolaan aset, distribusi, penyimpanan, penghapusan dan perawatan. b. Penyelenggaraan fasilitasi, koordinasi, monitoring, evaluasi, dan pengendalian pelaksanaan kebijakan Kepala Daerah di bidang pengadaan, analisa kebutuhan dan pengelolaan asset, pendistribusian, penyimpanan, pneghapusan dan perawatan barang daerah. 3. Kepala Biro Perlengkapan dan Pengelolaan Aset, mempunyai uraian tugas: a. Menyelenggarakan pembinaan, bimbingan, arahan dan penegakan disiplin pegawai pada lingkup Biro Perlengkapan dan Pengelolaan Aset. b. Menyelenggarakan penetapan dan penyajian bahan/data dalam urusan perlengakapan dan pengelolaan asset daerah c. Menyelenggarakan penyusunan dan penetapan perencanaan dan program kegiatan biro, sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan. d. Menyelenggarakan penyusunan dan penetapan standar, norma dan kriteria penyelenggaraan urusan perlengkapan dan pengelolaan asset daerah. e. Menyelenggarakan pembinaan, koordinasi, fasilitasi, monitoring, evaluasi, pengendalian dan kebijakan urusan perlengkapan dan pengelolaan asset daerah di bidang pengadaan, analisa kebutuhan, pengelolaan aset, distribusi, penyimpanan, penghapusan dan perawatan. f. Menyelenggarakan pengkajian, analisa dan meneliti pengelolaan urusan perlengkapan dan pengelolaan asset di bidang pengadaan,
14
analisa kebutuhan dan pengelolaan asset, distribusi, penyimpanan, penghapusan dan perawatan barang daerah/Negara. 4. Dalam melaksanakan tugas, fungsi dan uraian tugas, Kepala Biro Perlengkapan dan Pengelolaan Aset, dibantu: Bagian Pengadaan, Bagian Analisa Kebutuhan dan Pengeloalaan Aset, Bagian Distribusi, Penyimpanan dan Penghapusan, dan Bagian Perawatan. a. Bagian Pengadaan 1. Kepala Sub Bagian Tata Usaha, mempunyai uraian tugas:
a. Melaksanakan pembinaan, bimbingan dan arahan kepada staf pada lingkup Sub Bagian Tata Usaha;
b. Melaksanakan pengumpulan, penyusunan, pengolahan dan penyajian bahan/data dalam penyelenggaraan urusan ketatausahaan/administrasi, arsip, dokumen dan naskah dinas;
c. Melaksanakan penyusunan dan penyempurnaan perencanaan dan program kegiatan dalam penyelenggaraan ketatausahaan, administrasi, arsip, dokumen dan naskah dinas, sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan;
d. Melaksanakan pengaturan, penghimpunan dan pengkoordinasian laporan-laporan internal Biro (LAKIP, LKPJ, LPPD dan Renstra);
e. Melaksanakan fasilitasi pembayaran gaji pegawai di lingkungan internal Biro, sesuai ketentuan perundang-undangan dan standar yang ditetapkan;
15
2. Kepala Sub Bagian Standarisasi dan Harga, mempunyai uraian tugas : a. Melaksanakan pembinaan, bimbingan dan arahan kepada staf pada lingkup Sub Bagian Standarisasi dan Harga; b. Melaksanakan pengumpulan, penyusunan, pengolahan dan penyajian bahan/data dalam penyelenggaraan pengelolaan urusan standarisasi dan harga; c. Melaksanakan penyusunan dan penyempurnaan perencanaan dan program kegiatan dalam penyelenggaraan standar dan harga, sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan; d. Melaksanakan penyusunan penyempurnaan standar, norma dan kriteria dalam penyelenggaraan urusan harga dan standarisasi; e. Melaksanakan pembinaan, koordinasi, fasilitasi, monitoring, evaluasi, pengendalian dan kebijakan dalam penyelenggaraan urusan standarisasi dan harga;
3. Kepala sub bagian Pembelian, mempunyai uraian tugas : a. Melaksanakan pembinaan, bimbingan dan arahan kepada staf pada lingkup Sub Bagian Pembelian; b. Melaksanakan pengumpulan, penyusunan, pengelohan dan penyajian bahan/data dalam penyelenggaraan urusan pembelian; c. Melaksanakan penyusunan dan penyempurnaan perencanaan dan program kegiatan dalam urusan pembelian, sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan;
16
d. Melaksanakan pembinaan, koordinasi, fasilitasi, monitoring, evaluasi, pengendalian dan kebijakan dalam penyelenggaraan pembelian;
e. Melaksanakan persiapan penetapan kebijakan pembelian barang daerah, sesuai standar yang ditetapkan;
b. Bagian Analisa Kebutuhan dan Pengelolaan Aset 1. Bagian Analisa Kebutuhan dan Pengelolaan Aset mempunyai tugas membantu Kepala Biro dalam penyelenggaraan pengelolaan urusan analisa kebutuhan dan pengelolaan aset dibidang analisa kebutuhan, pengelolaan aset, data, evaluasi dan pelaporan; 2. Bagian Analisa Kebutuhan dan Pengelolaan Aset, menyelenggarakan fungsi : a. Penyelenggaraan pembinaan, bimbingan dan arahan kepada staf pada lingkup Bagian Analisa Kebutuhan dan Pengelolaan Aset; b. Penyelenggaraan pengolahan bahan/data untuk penyempurnaan dan penyususnankebijakan, sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan dan standar dalam penyelenggaraan urusan analisa kebutuhan dan pengelolaan aset; c. Penyelenggaraan penyusunan perencanaan dan program kegiatan dibidang pengelolaan analisa kebutuhan dan pengelolaan aset, sesuai ketentuan perundang-undangan; d. Penyelenggaraan pengkajian dan evaluasi terhadap telaahan staf bidang analisa kebutuhan dan pengelolaan aset;
17
e. Penyelenggaraan pembinaan, koordinasi, fasilitasi, sosialisasi, monitoring, evaluasi, pengelolaan dan kebijakan penyelenggaraan urusan analisa kebutuhan, aset, data, evaluasi dan pelaporan, sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan dan standar yang ditetapkan;
3. Kepala Bagian Analisa Kebutuhan dan Pengelolaan Aset, mempunyai uraian tugas: a. Menyelenggarakan pembinaan, bimbingan dan arahan kepada staf pada Bagian Analisa Kebutuhan dan Pengelolaan Aset ; b. Menyelenggarakan pengolahan bahan/data untuk penyempurnaan dan penyusunan kebijakan, sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan dan standar penyelenggaraan pengelolaan urusan analisa kebutuhan dan pengelolaan aset; c. Menyelenggarakan penyusunan perencanaan dan program kegiatan dibidang penyelenggaraan pengelolaan urusan analisa kebutuhan dan pengelolaan aset, sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan; d. Menyelenggarakan pembinaan, koordinasi, fasilitasi, monitoring, evaluasi, pengendalian dan kebijakan penyelenggaraan urusan analisa kebutuhan, pengelolaan aset, data, evaluasi dan pelaporan; e. Menyelenggarakan penyusunan laporan neraca daerah di lingkungan SKPD atas kebutuhan dan pengelolaan aset;
18
4. Untuk melaksanakan tugas, fungsi dan uraian tugas, Kepala Bagian Analisa Kebutuhan dan Pengelolaan Aset, dibantu : Sub Bagian Analisa Kebutuhan, Sub Bagian Pengelolaan Aset, Sub Bagian Data, Evaluasi dan Pelaporan. 1. Kepala Sub Bagian Analisa Kebutuhan dan Pengelolaan Aset, mempunyai uraian tugas : a. Melaksanakan pembinaan,bimbingan dan arahan kepada staf pada lingkup Sub Bagian Analisa Kebutuhan; b. Melaksanakan pengumpulan, penyusunan, pengolahan dan penyajian bahan/data dalam penyelenggaraan urusan analisa kebutuhan; c. Melaksanakan penyusunan dan penyempurnaan perencanaan dan program kegiatan dalam penyelenggaraan pengelolaan urusan analisa kebutuhan, sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan; d. Melaksanakan pembinaan, koordinasi, fasilitasi, monitoring, evaluasi, pengendalian dan kebijakan dalam penyelenggaraan urusan analisa kebutuhan; e. Melaksanakan inventarisasi dan identifikasi data/bahan RKBU dan RKPBU atas pengajuan dari Satker di lingkungan Sekretariat Daerah Provinsi dan Unit Kerja di lingkungan Setdaprovsu dan Unit Kerja yang berada di Daerah;
2. Kepala Sub Bagian Pengelolaan Aset, mempunyai uraian tugas :
19
a. Melaksanakan pembinaan, bimbingan dan arahan kepada staf pada lingkup Sub Bagian pengelolaan Aset;
b. Melaksanakan pengumpulan, penyusunan, pengolahan dan penyajian bahan/data dalam penyelenggaraan urusan pengelolaan aset;
c. Melaksanakan penyusunan dan penyempurnaan perencanaan dan program kegiatan dalam penyelenggaraan urusan pengelolaan aset, sesuai ketentuan perundang-undangan;
d. Melaksanakan penyusunan dan penyempurnaan standar, norma dan kriteria dalam penyelenggaraan urusan pengelolaan aset;
e. Melaksanakan pembinaan, koordinasi, fasilitasi, monitoring, evaluasi, pengendalian dan kebijakan dalam penyelenggaraan urusan pengelolaan aset;
3. Kepala Sub Bagian Data, Evaluasi dan Pelaporan, mempunyai uraian tugas : a. Melaksanakan pembinaan, bimbingan dan arahan kepada staf pada lingkup Sub Bagian Data, Evaluasi dan Pelaporan; b. Melaksanakan pengumpulan, penyusunan, pengolahan dan penyajian bahan/data dalam pengelolaan urusan data, evaluasi dan pelaporan; c. Melaksanakan penyusunan dan penyempurnaan perencanaan dan program kegiatan dibidang pengelolaan data, evaluasi dan pelaporan, sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan;
20
d. Melaksanakan penyusunan dan penyempurnaan standar, norma dan kriteria dalam pengelolaan data, evaluasi dan pelaporan;
e. Melaksanakan pembinaan, koordinasi, fasilitasi, monitoring, evaluasi, pengendalian dan kebijakan dalam penyelenggaraan pengelolaan data, evaluasi dan pelaporan;
c. Distribusi, Penyimpanan dan Penghapusan 1) Bagian Distribusi, Penyimpanan dan Penghapusan mempunyai tugas membantu Kepala Biro dalam penyelenggaraan pengelolaan urusan distribusi, penyimpanan dan penghapusan di bidang distribusi, penyimpanan dan penghapusan. 2) Bagian Distribusi, Penyimpanan dan Penghapusan, menyelenggarakan fungsi: a. Penyelenggaraan pembianaan, bimbingandan arahan kepada staf pada lingkup Bagian Distribusi, Penyimpanan dan Penghapusan; b. Penyelenggaraan pengolahan bahan/data untuk penyempurnaan dan penyusunan kebijakan, sesuai ketentuan peraturan perundangundangan dan standar dalam penyelenggaraan urusan pengelolaan distribusi, penyimpana dan penghapusan; c. Penyelenggaraan penyusunan perencanaan program kegiatan di bidang pengelolaan urusan distribusi, penyimpanan dan penghapusan, sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan; d. Penyelenggaraan pengkajian terhadap telaahan di bidang pengeloaan urusan distribusi, penyimpanan dan penghapusan;
21
e. Penyelenggaran pembinaan, koordinasi, fasilitasi, monitoring, evaluasi, pengendalian dan kebijakan penyelenggaraan urusan distribusi, penyimpanan dan penghapusan, sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan dan standar yang ditetapkan;
3) Kepala Bagian Distribusi, Penyimpanan dan Penghapusan, mempunyai uraian tugas:
a. Menyelenggarakan pembinaan, bimbingandan arahan kepada staf pada lingkup Bagian Distribusi, Penyimpanan dan Penghapusan;
b. Menyelenggarakan pengolahan bahan/data untuk penyempurnaan dan penyusunan kebijakan, sesuai ketentuan peraturan perundangundangan dan standar dalam penyelenggaraan urusan pengelolaan distribusi, penyimpana dan penghapusan;
c. Menyelenggarakan penyusunan perencanaan dan program kegiatan di bidang penyelenggaraan pengelolaan urusan distribusi, penyimpanan dan penghapusan, sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan;
d. Menyelenggarakan penyusunan dan penyempurnaan standar, norma dan kriteria dalam penyelenggaraan pengelolaan urusan distribusi, penyimpanan dan penghapusan barang milik daerah;
e. Menyelenggarakan pembinaan, koordinasi, fasilitasi, monitoring, evaluasi, pengendalian dan kebijakan dalam penyelenggaraan urusan distribusi, penyimpanan dan penghapusan barang milik daerah;
22
4) Untuk melaksanakan tugas, fungsi dan uraian tugas, Kepala Bagian Distribusi, Penyimpanan dan Penghapusan, dibantu: 1) Kepala Sub Bagian Distribusi dan Penyimpanan, mempunyai uraian tugas: a. Melaksanakan pembinaan, bimbingan dan arahan kepada staf pada lingkup Sub Bagian Distribusi dan Penyimpanan; b. Melaksanakan pengumpulan, pennyusunan pengolahan dan penyajian bahan/data dalam urusan distribusi dan penyimpanan barang daerah; c. Melakanakan penyusunan dan penyempurnaan perencanaan dan program kegiatan dalam urusan pengelolaan distribusi dan penyimpanan barang daerah; d. Melaksanakan penyusunan dan penyempurnaan standar, norma, dan kriteria urusan pengelolaan distribusi dan penyimpanan barang daerah; e. Melaksanakan pembinaan, koordinasi, fasilitasi, monitoring, evaluasi, pengendalian dan kebijakan dalam urusan pengelolaan distribusi dan penyimpanan barang daerah; 2) Kepala Sub Bagian Penghapusan, mempunyai uraian tugas: a. Melaksanakan pembinaan, bimbingan dan arahan kepada staf pada lingkup Sub Bagian Penghapusan; b. Melaksanakan pengumpulan, penyusunan, pengolahan dan penyajian data dalam urusan penghapusan barang/asset daerah;
23
c. Melaksanakan penyusunan dan penyempurnaan perencanaan dan program kegiatan dalam urusan pengelolaan penghapusan barang/asset daerah, sesuai ketentuan perundang-undangan;
d. Melaksanakan penyusunan dan penyempurnaan standar, norma dan kriteria dalam pengelolaan urusan penghapusan barang/asset daerah
e. Melaksanakan pembinaan, koordinasi, fasilitasi, monitoring, evaluasi, pengendalian dan kebijakan dalam pengelolaan urusan penghapusan barang/asset daerah;
d. Bagian Perawatan 1) Bagian Perawatan mempunyai tugas membantu Kepala Biro dalam penyelenggaraan urusan pengelolaan perawatan di bidang gedung kantor dan mess/pesanggrahan dan barang inventaris. 2) Bagian Perawatan menyelenggarakan fungsi: a. Penyelenggaraan pembinaan, bimbingan dan arahan kepada staf pada lingkup Bagian Perawatan; b. Penyelenggaraan pengolahan bahan/data untuk penyempurnaan dan penyusunan kebijakan, sesuai ketentuan peraturan perundangundangan dan standar yang ditetapkan; c. Penyelenggaraan penyusunan perencanaan dan program kegiatan pengelolaan urusan perawatan di bidang perawatan gedung kantor dan mess/pesanggrahan, barang inventaris skala menengah ke atas, sesuai standar yang ditetapkan;
24
d. Penyelenggaraan pengkajian dan evaluasi terhadap telaahan di bidang pengelolaan urusan perawatan barang/asset daerah;
e. Penyelenggaraan pembinaan, koordinasi, fasilitasi, monitoring, evaluasi, pengendalian dan kebijakan penyelenggaraan urusan perawatan, sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan dan standar yan ditetapkan;
3) Kepala Bagian Perawatan, mempunyai uraian tugas: a. Menyelenggarakan pembinaan, bimbingan dan arahan kepada staf pada lingkup Bagian Perawatan; b. Menyelenggarakan pengolahan bahan/data untuk penyempurnaan dan penyusunan kebijakan, sesuai ketentuan peraturan perundangundangan dan standar dalam urusan perawatan; c. Meneyelenggarakan penyusunan perencanaan dan program kegiatan di bidang pengelolaan urusan perawatan barang/asset daerah, sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan dan standar yang ditetapkan; d. Menyelenggarakan penyusunan dan penyempurnaan standar, norma dan kriteria dalam pengelolaan urusan perawatan barang/asset daerah, sesuai ketentuan perundang-undangan; e. Menyelenggarakan pembinaan, koordinasi, fasilitasi, monitoring, evaluasi, pengendalian dan kebijakn dalam urusan perawatan barang/asset daerah di bidang perawatan gedung/kantor dan mess/pesanggrahan milik pemerintah Provinsi;
25
4) Untuk melaksanakan tugas, fungsi dan uraian tugas, Kepala Bagian Perawatan, dibantu: 1) Kepala Sub Bagian Perawatan Gedung, Kantor dan Mess/Pesanggarahan mempunyai uraian tugas: a. Melaksanakan pembinaan, bimbingan dan arahan kepada staf pada lingkup Sub Bagian Perawatan Gedung, Kantor dan Mess/Pesanggarahan; b. Melaksanakan pengumpulan, penyusunan, pengolahan dan penyajian bahan/data dalam penyelenggaraan pengelolaan perawatan Gedung, Kantor dan Mess/ Pesanggarahan; c. Melaksanakan penyusunan dan penyempurnaan perencanaan dan program kegiatan dalam penyelenggaraan perawatan Gedung, Kantor dan Mess/Pesanggarahan, sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan; d. Melaksanakan penyusunan dan penyempurnaan standar, norma dan kriteria dalam penyelenggaraan urusan perawatan gedung, kantor dan mess/pesanggrahan milik Provinsi; e. Melaksanakan pembinaan koordinasi, fasilitasi, monitoring, evaluasi, pengendalian dan kebijakn dalam penyelenggaraan perawatan gedung, kantor dan mess/pesanggrahan milik Provinsi; 2) Kepala Sub Bagian Barang Inventaris, mempunyai uraian tugas: a. Melaksanakan pembinaan, bimbingan dan arahan kepada staf pada lingkup Sub Bagian Barang Inventaris;
26
b. Melaksankan pengumpulan, penyusunan, pengolahan dan penyajian bahan/data dalam urusan barang inventaris;
c. Melaksanakan penyusunan dn penyempurnaan perencanaan dan program kegiatan dalam pengelolaan barang inventaris, sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan;
d. Melaksanakan penyusunan dan penyempurnaan standar, norma dan kriteria dalam urusan barang inventaris;
e. Melaksanakan pembinaan, koordinasi, fasilitsai, monitoring, evaluasi. Pengendalian dan kebijakan dalam penyelenggaraan pengelolaan barang inventaris;
f. Melaksanakan penyiapan penetapan kebijakan dalam urusan pengelolaan barang inventaris, sesuai perundang-undangan;
D. Jaringan Kegiatan Jaringan kegiatan terkini dari Biro Perlengkapan dan Pengelolaan Aset
Setdaprovsu yaitu: a. Meningkatkan sarana dan prasarana aparatur dalam rangka pelayanan pada masyarakat; b. Meningkatkan pengamanan dan penertiban dalam pengelolaan asset Pemprovsu; c. Meningkatkan kualitas aparatur; d. Meningkatkan koordinasi dan kualitas pelayanan terhadap mitra kerja. e. Menetapkan kebijakan standar pengelolaan Barang Milik Negara.
27
E. Kinerja Kegiatan Terkini Untuk mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan sebagai
implementasi dan penjabaran Visi dan Misi serta kebijakan strategis dan kebijakan dalam pencapaian tujuan dan sasaran, berdasrkan perkiraan realistis terhadap kemampuan dan ketersediaan dana pada Rencana Kerja 2014. Biro Perlengkapan dan Pengelolaan Aset merencanakan program dan kegiatan ayang akan dilaksankan sesuai dengan Rencana Strategi 2014-2015 sebagai berikut:
a. Program Pelayanan Administrasi Perkantoran o Penyediaan jasa surat menyurat, komunikasi, sumber daya air dan listrik, dan jasa administrasi perkantoran/ keuangan o Penyediaan alat tulis kantor, barang cetakan dan penggandaan o Rapat-rapat koordinasi dan konsultsi ke luar daerah
b. Peningkatan sarana dan prasarana aparatur o Pengadaan kendaraan dinas/ operasional o Pengadaan perlengkapan dan peralatan gedung kantor o Pengadaan meubeilair dan komputer o Pengadaan rutin/ berkala rumah dinas dan gedung kantor o Pengadaan rutin/ berkala perlengkapan dan perlatan gedung kantor o Pemeliharaan rutin/ berkala mess o Rehabilitasi sedang/ berat gedung kantor o Pembuatan papan nama instansi pemprovsu o Panitia pengadaan barang dan jasa
c. Program peningkatan kapasitas sumber daya aparatur
28
o Pengelolaan asset menggunakan aplikasi SIMDA o Bimbingan teknis dalam dan luar daerah d. Program peningkatan pengembangan sistem pelaporan capaian Kinerja dan Keuangan o Penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintahan
(LAKIP) dan Penyelesaian Dokumen Penetapan Kinerja Kegiatan Verifikasi dan Pembuatan Laporan Fisik Keuangan e. Program peningkatan dan pengembangan pengelolaan keuangan daerah o Penyusunan Standar Satuan Harga o Pendataan gedung kantor / mess pesanggrahan pemprovsu o Pengumpulan dan pengurusan sertifikat tanah hak milik pemprovsu o Penyusunan buku realisasi pengadaan Barang Belanja Langsung o Pembuatan Laporan Mutasi Barang dari unit/ Satuan Kerja Pemprovsu o Status pemanfaatan Barang Daerah o Sosialisasi Pergub Kapitalisasi Aset dan Pengamanan Aset o Pemutakhiran data asset tetap milik pemprovsu o Draft Pergub tentang asset o Penertiban aset o Penyimpanan Barang Milik Pemprovsu o Pemeriksaan Barang Daerah Hasil Pengadaan o Penghapusan Aset Tetap dan Barang Inventaris lainnya
29
o Pengelolaan Aset Daerah o Pembuatan Buku Agenda Kerja o Tim Sekretariat Pengurus Barang
F. Rencana Kegiatan Rencana kerja tahun 2015 Biro Perlengkapan dan Pengelolaan Aset tetap
berpedoman pada Renstra yang harus dijabarkan dalam Program/ Kegiatan yang akan dilaksanakan berdasarkan perkiraan realistis terhadap kemampuan dan ketersediaan dan pada Rencana Kerja 2015 sebesar Rp 42.520.248.000,- (Empat puluh dua milyar lima ratus dua puluh juta dua ratus empat puluh ribu rupiah).
30
BAB III PENGENDALIAN INTERNAL PENGGAJIAN DAN UPAH PEGAWAI
PADA BIRO PERLENGKAPAN DAN PENGELOLAAN ASET SETDAPROVSU
A. Pengertian Gaji dan Upah Gaji merupakan pengaruh yang sangat besar dapat mempengaruhi sikap dan
sifat tenaga kerja dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya. Gaji Induk adalah gaji yang dibayarkan secara rutin bulanan kepada
pegawai negeri yang telah diangkat oleh pejabat yang berwenang dengan surat keputusan sesuai ketentuan perundang-undangan pada Satker yang meliputi gaji pokok dan tunjangan yang melekat pada gaji.
Berikut beberapa pendapat ahli mengenai pengertian gaji dan upah, yaitu: Menurut Mulyadi (2001:377) adalah: “Gaji pada umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh para karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer, dan dibayarkan secara tetap perbulan, sedangkan upah merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksanaan (buruh) umumnya dibayarkan berdasarkan hari atau jumlah kerja suatu produk yang dihasilkan oleh karyawan.” Menurut Charles T. Horngren, dkk (1997:570) adalah: “Gaji merupakan pendapatan yang jumlahnya dihitung pertahun, perbulan, atau perminggu, sedangkan upah merupakan pendapatan pegawai yang dihitung berdasrkan tarif per jam.”
30
31
Menurut Amstrong dan Murlis (1994:7) adalah: “Gaji diartikan sebagai bayaran pokok yang diterima oleh seseorang, tidak termasuk unsur-unsur variable dan tunjangan lainnya.”
Menurut Warren, Reeve, Fess (2006:11-8) adalah: “Istilah gaji biasanya digunakan untuk pembayaran atas jasa manajerial, administrasi atau jasa lain yang serupa. Istilah upah biasanya digunakan untuk pembayaran kepada pekerja lapangan (pekerja kasar) baik yang terlatih maupun yang tidak terlatih.”
Dapat disimpulkan bahwa gaji adalah sebagai balas jasa dan penghargaan atas prestasi kerja pegawai negeri sipil yang bersangkutan dan merupakan hak bagi para pegawai setelah dia melaksanakan kewajibannya dalam bentuk finansial secara berkala sesuai dengan peraturan perundang-undangan. Sedangkan upah adalah imbalan yang diberikan kepada pegawai di lapangan baik terlatih maupun tidak terlatih berdasarkan jumlah jam kerjanya yang dapat berubah-ubah tergantung dengan kinerja pegawai masing-masing.
B. Unsur-unsur Gaji dan Upah Terdapat perbedaan unsur -unsur gaji dan upah antara perusahaan /instansi
pemerintahan dengan perusahaan swasta. Adapun unsur - unsur gaji dan upah pegawai pada Biro Perlengkapan dan Pengelolaan Aset Setdaprovsu sesuai dengan peraturan pemerintah, yaitu:
1. Gaji pokok adalah gaji yang diberikan kepada pegawai negeri sipil yang diangkat dalam satu pangkat/ golongan ruang atau masa kerja sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
32
2. Tunjangan pegawai negeri sipil merupakan pendapatan yang sah yang diterima seorang pegawai negeri sipil sesuai dengan jabatan dan status. Ada beberapa jenis tunjangan PNS, antara lain: 1) Tunjangan suami/istri adalah tunjangan yang diberikan kepada pegawai negeri yang memiliki suami/istri sesuai dengan ketentuan yang berlaku
Tunjangan Suami/Istri = 10 % dari gaji pokok
2) Tunjangan anak adalah tunjangan yang diberikan kepada pegawai negeri yang mempunyai anak (anak kandung, anak tiri, dan anak angkat) yang belum melampaui batas usia 21 tahun, tidak atau belum pernah menikah, tidak mempunyai penghasilan sendiri dan nyata menjadi tanggungan pegawai negeri yang bersangkutan.
Tunjangan Anak = 2 % per anak dari gaji pokok (Diberikan maksimal untuk 2 orang anak)
3) Tunjangan jabatan adalah tunjangan yang diberikan kepada pegawai negeri sipil yang menjabat dengan jabatan tertentu menurut ketentuan yang berlaku.
4) Tunjangan ja8batan struktural adalah tunjangan jabatan yang diberikan kepada pegawai negeri yang menduduki jabatan struktural sesuai dengan peraturan perundangan dan ditetapkan dengan surat keputusan dari pejabat yang berwenang.
33
Tabel 3.1
Tunjangan Jabatan Struktural:
No Eselon 1 IA 2 IB 3 IIA 4 IIB 5 IIIA 6 IIIB 7 IVA 8 IVB 9 VA
Tunjangan 5,500,000 4,375,000 3,250,000 2,025,000 1,260,000
980,000 540,000 490,000 360,000
5) Tunjangan jabatan fungsional adalah tunjangan jabatan yang diberikan kepada pegawai negeri sipil yang diangkat dan ditugaskan secara penuh dalam jabatan fungsional tertentu sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
6) Tunjangan umum adalah tunjangan yang diberikan dalam rangka meningkatkan mutu, prestasi, pengabdian dan semangat kerja bagi calon pegawai negeri sipil dan pegawai negeri sipil yang tidak menerima tunjangan jabatan struktural atau tunjangan jabatan fungsional atau tunjangan yang dipersamakan dengan tunjangan jabatan.
7) Tunjangan pajak penghasilan adalah tunjangan yang biasanya disubsidi oleh pemerintah, tetapi dimasukkan ke dalam potongan.
8) Tunjangan beras adalah tunjangan pangan yang diberikan kepada pegawai negeri sipil dalam bentuk natura (beras) sebesar 10 kg per orang yang masuk daftar gaji atau dalam bentuk uang.
34
9) Pembulatan digunakan untuk memudahkan penyelesaian administrasi pembayaran gaji pegawai, maka dalam perhitungan pembayaran gaji diadakan pembulatan. Angka pembulatan merupakan salah satu unsur perhitungan penghasilan bruto yang harus dicantumkan pada lajur yang telah tersedia dalam daftar gaji.
C. Sistem Pencatatan dan Perhitungan Gaji Sistem akuntansi merupakan suatu prosedur yang digunakan dalam
menyampaikan data kegiatan perusahaan/ instansi terutama yang berhubungan dengan informasi keuangan kepada pihak yang berkepentingan. Untuk mengatasi adanya kesalahan dan penyimpangan dalam perhitungan dan pembayaran gaji dan upah maka perlu dibuat suatu sistem penggajian dan upah.
Dalam akuntansi pemerintahan Belanja Langsung Gaji dan Tunjangan termasuk ke dalam kategori Belanja Langsung. Perlakuan akuntansi untuk belanja LS adalah PPK-SKPD mencatat belanjanya, sedangkan pengeluaran kasnya dicatat oleh PPKD.
Dalam konteks ini, belanja yang dilakukan oleh SKPD dananya mengalir langsung dari rekening kas daerah kepada pihak ketiga atau pihak lain yang telah ditetapkan. Dengan kata lain belanja sudah diakui pada saat SP2D diterbitkan.
Jurnal pada saat penerbitan SP2D di SKPD adalah sebagai berikut:
No Kode Tgl Bukti Perkiraan
Nama Perkiraan
Ref Debit Kredit
……
... R/K SKPD
xxx
Kas BUD
xxx
Jurnal pada saat penerimaan SP2D di SKPD adalah sebagai berikut:
35
Tgl
No Kode Bukti Perkiraan
Nama Perkiraan
Ref Debit Kredit
……
... Belanja Gaji dan Tunjangan R/K PPKD
xxx xxx
Sistem perhitungan gaji pegawai negeri sipil dihitung dengan menggunakan aplikasi GPP (Gaji Pegawai Pusat). Data pegawai akan diinput ke aplikasi tersebut dan akan diproses oleh komputer.
D. Prosedur Pembayaran Gaji Fungsi Yang Terkait Fungsi yang terkait pada prosedur akuntansi pengeluaran kas untuk pembayaran gaji dan tunjangan kepada pihak ketiga yaitu: a. Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan, b. Bendahara Pengeluaran / Pembantu Bendahara Pengeluaran, c. Pejabat Penatausahaan Keuangan SKPD, d. Pengguna Anggaran / Kuasa Pengguna Anggaran e. Bendahara Umum Daerah / Kuasa Bendahara Umum Daerah. Dokumen Yang Digunakan Dokumen yang digunakan dalam prosedur akuntansi belanja gaji dan tunjangan, yaitu: a. Surat Penyediaan Dana (SPD) adalah dokumen yang dibuat PPKD sebagai media/ surat yang menunjukkan tersedianya dana untuk diserap.
36
b. Surat Permintaan Pembayaran Langsung (SPP LS) merupakan dokumen yang diajukan oleh Bendahara Pengeluaran untuk permintaan pembayaran langsung kepada pihak ketiga atas dasar perjanjian kontrak kerja atau surat perintah kerja lainnya dan pembayaran gaji dengan jumlah, penerima, peruntukkan, dan waktu pembayaran tertentu yang dokumennya disiapkan oleh Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan.
c. Surat Perintah Membayar Langsung (SPM LS) merupakan dokumen yang diterbitkan oleh Penggun Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran untuk penerbitan Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) atas beban pengeluaran DPA SKPD.
d. Surat Perintah Pencairan Dana (S