TA : Rancang Bangun Sistem Informasi Kepegawaian (Studi Kasus PKIS SEKAR TANJUNG Pasuruan).

Oleh:

Nama : Rokhmad Fadhlul Wafi

NIM : 08.41010.0112

Program Studi : Strata 1

Jurusan : Sistem Informasi

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA

2013

STIKOM

TUGAS AKHIR

Diajukan sebagai salah satu syarat menyelesaikan Program Sarjana Komputer

Oleh:

Nama : Rokhmad Fadhlul Wafi

NIM : 08.41010.0112

Program : S1 (Strata Satu)

Jurusan : Sistem Informasi

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA

2013

STIKOM

When there is a will

there is a way

STIKOM

Ditujukan untuk

Ayah, Ibu, dan Adikku tercinta

Beserta semua yang telah mengkritik, menempa dan menjadikanku lebih tegar Terima kasih setulus-tulusnya...

STIKOM

Disusun Oleh:

Nama : Rokhmad Fadhlul Wafi

NIM : 08.41010.0112

Program : S1 (Strata Satu)

Jurusan : Sistem Informasi

Surabaya, Oktober 2013 Disetujui:

Pembimbing I Pembimbing II

Tutut Wurijanto, M.Kom. NIDN. 0703056702

Tony Soebijono, S.E., S.H., M.Ak. NIDN . 0703127302 Mengetahui:

Kaprodi S1 Sistem Informasi

Erwin Sutomo, S.Kom. NIDN. 0722057501

STIKOM

vii

melayani jasa pengolahan untuk perusahaan lain seperti: Lintang Visikusuma, Green Field, Garuda Food, dan lain-lain. Saat ini PKIS Sekar Tanjung memiliki kurang lebih 604 tenaga kerja yang terdiri dari pegawai tetap, pegawai kontrak

dan pegawai outsourcing. Dengan banyaknya jumlah pegawai, maka PKIS Sekar

Tanjung tidak terlepas dari permasalahan sumber daya manusia. Kondisi awal pada PKIS Sekar Tanjung terutama terkait dengan pengolahan data pegawai masih dilakukan secara manual, kegiatan yang dilakukan secara manual ini masih memungkinkan terjadinya kesalahaan saat pencatatan, pembuatan laporan dan membutuhkan waktu yang lama dalam penyusunan laporan.

Guna mengatasi permasalahan tersebut maka PKIS Sekar Tanjung perlu mengaplikasikan sistem informasi kepegawaian sebagai pendukung kegiatan

bagian Human Resource Department (HRD) di PKIS Sekar Tanjung. Uji coba

dilakukan pada sistem dengan memasukkan data-data tentang pegawai antara lain data pegawai, lama masa kontrak kerja untuk pegawai lama, training yang telah

diikuti, pelanggaran, mutasi jabatan, perusahaan outsourcing.

Berdasarkan implementasi dan uji coba sistem, sistem informasi kepegawaian di PKIS Sekar Tanjung telah dapat memberikan hasil informasi yang diharapkan oleh pihak manajemen. Laporan-laporan yang dihasilkan seperti

laporan absensi, laporan penilaian kinerja, laporan pelanggaran, laporan training,

dan laporan pegawai.

Kata Kunci: informasi, kepegawaian, mutasi, pelanggaran, training.

STIKOM

viii

persyaratan dalam menyelesaikan Program Studi Strata Satu di Sekolah Tinggi Manajemen Informatika & Teknik Komputer Surabaya (STMIK STIKOM Surabaya).

Penyelesaian Tugas Akhir ini tidak terlepas dari bantuan berbagai pihak yang telah memberikan banyak masukan, nasehat, saran, kritik dan dukungan moriil maupun materiil kepada Penulis. Untuk itu Penulis mengucapkan banyak terima kasih kepada:

1. Abah, Umi, adikku yang telah mendoakan dan mendukung saya dalam

melewati proses kehidupan ini.

2. Bapak Tutut Wurijanto, M.Kom. selaku Pembimbing I yang telah meluangkan

waktu untuk memberikan bimbingan dan mengarahkan pembuatan program selama proses pembuatan Tugas Akhir ini.

3. Tony Soebijono, S.E., S.H., M.Ak., selaku Pembimbing II yang juga telah

meluangkan waktu untuk memberikan bimbingan dan mengarahkan pembuatan laporan selama proses pembuatan Tugas Akhir ini.

4. Mas Wanto, selaku pihak Sekar Tanjung yang telah meluangkan waktunya

untuk dapat melakukan wawancara dan memberikan data-data kepegawaian kepada penulis selama proses pembuatan Tugas Akhir.

5. Saudari Prasintia yang selalu memberikan segala bantuan, motivasi dan

semangat agar cepat terselesainya penyusunan Tugas Akhir ini.

STIKOM

ix

7. Serta semua pihak yang telah membantu pelaksanaan Tugas Akhir dan

penyelesaian laporan Tugas Akhir, yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu.

Semoga Tuhan Yang Maha Esa memberikan balasan yang setimpal kepada semua pihak yang telah memberikan bantuan,semangat, bimbingan, dan nasehat dalam kelancarannya proses pengerjaan Tugas Akhir ini. Penulis menyadari bahwa Tugas Akhir yang penulis kerjakan masih banyak terdapat kekurangan sehingga kritik dan saran dari semua pihak sangatlah diharapkan. Semoga Tugas Akhir ini dapat diterima dan bermanfaat bagi semua pihak yang membutuhkannya.

Surabaya, September 2013

Penulis

STIKOM

1

1.1 Latar Belakang Masalah

Kualitas Sumber Daya Manusia (SDM) merupakan salah satu faktor untuk meningkatkan produktivitas kinerja dari suatu organisasi atau perusahaan. Oleh karena itu, diperlukan SDM yang mempunyai kompetensi dan berprestasi tinggi yang diharapkan dapat mendukung peningkatan kinerja perusahaan.

Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang semakin pesat berpengaruh terhadap peningkatan produksi pada perusahaan. Tidak sedikit perusahaan yang memanfaatkan kemajuan teknologi informasi untuk melengkapi dan mendukung usahanya. Hal tersebut mendorong perusahaan baik instansi pemerintah maupun swasta untuk melakukan berbagai cara mulai berlomba memanfaatkan kemajuan teknologi informasi guna mendukung semakin efektifnya kegiatan manajemen, khususnya dalam hal penyajian informasi.

Dalam kegiatan perusahaan perangkat lunak memberikan suatu peran yang sangat penting dalam kelancaran kegiatan perusahaan, seperti kemampuan untuk melakukan pengolahan, penyimpanan, dan pengaksesan informasi yang diperlukan dengan cepat dan tepat. Dengan adanya perangkat lunak diharapkan data yang ada dapat disimpan secara teratur dan pengolahan data dapat dengan lebih mudah.

Pusat Koperasi Industri Susu (PKIS) Sekar Tanjung, berlokasi di Desa Martopuro-Purwosari Pasuruan, PKIS Sekar Tanjung berdiri pada 15 Desember

STIKOM

2000. PKIS ini terbentuknya awalnya diadakan rapat oleh beberapa Koperasi Sekunder yang dihadiri oleh sembilan koperasi yaitu KPSP “Setia Kawan” Nongkojajar, KUTT “Suka Makmur” Grati, KUD “Dadi Jaya” Purwodadi, KUD “Sembada” Puspo, Dinas Koperasi Kabupaten Pasuruan, Kop “SAE” Pujon, KUD “DAU” Malang, Dinas Koperasi Kabupaten Malang, Kepala Dinas Koperasi Jawa Timur. Di dalam rapat tersebut telah disepakati untuk membentuk Pusat Koperasi Industri Susu (PKIS) “Sekar Tanjung” Jawa Timur, dengan usaha pokoknya adalah industri pengelolaan susu dan minuman. PKIS Sekar Tanjung merupakan

jasa mengolah susu segar menjadi susu ultra high temperature (UHT) dengan

pola usaha business to consumer dan business to business. Kapasitas produksi pabrik susu mencapai ±10 ton liter susu perhari untuk produksinya. Di dalam produksinya PKIS Sekar Tanjung kebanyakan melakukan jasa pengolahan susu UHT untuk perusahaan lain diantaranya seperti : Lintang Visikusuma, Green Field, Garuda Food, Indolakto, Danone dan Kalbe Farma.

PKIS Sekar Tanjung saat ini memiliki pegawai kurang lebih 604 tenaga

kerja yang terdiri dari pegawai tetap, pegawai kontrak dan pegawai outsourcing,

data keseluruhan pegawai pada PKIS Sekar Tanjung dapat di lihat pada tabel 1.1. Tabel 1.1 Data Jumlah Pegawai

No. Departemen Jumlah

1 Utility 22

2 Warehouse 31

3 Process 77

4 Filling 50

5 Laboratory 83

6 Packing 65

7 PPIC 5

8 Technician 17

9 Laundry 3

STIKOM

No. Departemen Jumlah

Outsourcing :

11 Office boy, cleaning services 10

12 Security 18

13 Packing 187

Total pegawai 604

Sumber: PKIS Sekar Tanjung Tahun 2012

Pembagian kerja dibagi atas 3 shift, yaitu shift I dengan jam kerja 06.00 –

14.00 WIB, shift II dengan jam kerja 14.00 – 22.00 WIB dan shift III dengan jam

kerja 22.00 – 06.00 WIB. Dengan banyaknya jumlah pegawai, maka PKIS Sekar Tanjung tidak terlepas dari permasalahan SDM yang ada. Beberapa hal yang menyebabkan permasalahan SDM di PKIS Sekar Tanjung antara lain terkait

dengan data pegawai, terbatasnya aplikasi, serta belum tersedianya database

pegawai untuk dapat menyimpan data dan mengolah menjadi informasi.

Pada PKIS Sekar Tanjung, untuk pencarian data informasi pegawai dan pembuatan laporan sebagai sarana untuk evaluasi pegawai masih dilakukan secara manual. Dengan cara manual ini masih memungkinkan terjadinya kesalahaan saat pencatatan dan pembuatan laporan. Selain itu dengan pencarian secara manual akan memakan waktu yang cukup lama, maka dari itu akan dapat menyebabkan kerugian bagi PKIS Sekar Tanjung. Dampak lain dengan lamanya pengolahan data pegawai akan membuat pihak manajemen kesulitan dalam pengambilan keputusan. Banyaknya data pegawai yang ada, serta masih terpisah-pisahnya

antara satu data dengan data lainnya membuat Human Resource Department

(HRD) kesulitan dalam menyajikan data menjadi informasi. Hal ini disebabkan karena sistem yang ada masih sederhana belum dapat mengolah data pegawai

STIKOM

dengan baik, serta belum dapat mengintegrasikan berkas-berkas (file) hardcopy

dengan pengolah data pegawai yang ada.

Kelemahan yang ada pada sistem sekarang mengakibatkan pihak HRD membutuhkan sebuah sistem yang dapat membantu dalam mengelola data pegawai menjadi sebuah informasi. Sehubungan dengan hal tersebut, sebaiknya diadakan perbaikan pada sistem yang sudah berjalan dengan mempertimbangkan kebutuhan-kebutuhan HRD sehingga dari kebutuhan-kebutuhan itu dibuat sebagai suatu sistem yang dapat menghasilkan suatu informasi tentang pegawai.

Guna mengatasi permasalahan data pegawai tersebut PKIS Sekar Tanjung perlu melakukan implementasi Teknologi Informasi (TI) yaitu dengan mengaplikasikan sistem informasi kepegawaian sebagai pendukung kegiatan pada bagian HRD PKIS Sekar Tanjung. Diharapkan dengan adanya Sistem Informasi kepegawaian pada PKIS Sekar tanjung akan mampu membantu dan memudahkan dalam melihat riwayat pegawai yang ada serta mampu menyajikan laporan atau informasi yang dibutuhkan.

1.2 Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang di atas, maka dapat dirumuskan permasalahan sebagai berikut: Bagaimana merancang bangun sistem informasi kepegawaian pada PKIS Sekar Tanjung yang dapat membantu mengolah data pegawai serta membuat laporan dari seluruh proses yang ada secara terkomputerisasi.

STIKOM

1.3 Pembatasan Masalah

Dalam sistem ini, agar tidak menyimpang dari tujuan yang akan dicapai, maka pembahasan masalah dibatasi pada hal-hal sebagai berikut:

1. Pembuatan laporan yang dihasilkan adalah lama masa kontrak kerja, training

yang telah diikuti, pelanggaran, absensi, dan penilaian kinerja.

2. Aplikasi ini hanya dapat diakses di dalam PKIS Sekar Tanjung.

3. Sistem keamanan jaringan, sebatas pemberian hak akses user di dalam kantor.

4. Informasi yang dikumpulkan dan diolah dalam sistem ini terbatas pada seluruh

data pegawai yang ada pada PKIS Sekar Tanjung.

5. Tidak membahas rekrutmen dan seleksi pegawai baru, tetapi membahas histori

masa kontrak kerja untuk pegawai lama.

6. Tidak membahas penggajian.

1.4 Tujuan

Berdasarkan perumusan masalah diatas, maka tujuan yang hendak dicapai adalah merancang bangun sistem informasi kepegawaian pada PKIS Sekar Tanjung yang dapat membantu mengolah data pegawai serta pembuatan laporan dari seluruh proses yang ada.

1.5 Sistematika Penulisan

Laporan tugas akhir ini terdiri dari 5 (lima) bab, dimana masing-masing bab terdiri dari sub-sub bab yang menjelaskan isi dari bab-bab tersebut. Adapun sistematika penulisan laporan ini adalah sebagai berikut:

STIKOM

BAB I PENDAHULUAN

Bab Pendahuluan menguraikan tentang latar belakang permasalahan yang terjadi pada PKIS Sekar Tanjung, inti dari permasalahan digambarkan dalam perumusan masalah, sedangkan pembatas masalah menjelaskan batasan-batasan dari sistem yang dibuat sehingga tidak keluar dari ketentuan yang telah ditetapkan, tujuan penilitian berupa harapan dari hasil yang akan dicapai dari sistem informasi tersebut.

BAB II LANDASAN TEORI

Bab Landasan Teori bersifat penunjang yang diharapkan dapat menjelaskan secara singkat mengenai landasan teori terkait tentang permasalahan yang dihadapi. Pada Bab Landasan Teori meliputi:

Sumber Daya Manusia, Kepegawaian, Human Resource Information

System (HRIS), Hypertext Preprocessor (PHP), MySQL, Cascading Style Sheets, dan CodeIgniter.

BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

Bab Analisa dan Perancangan berisi tentang proses analisa masalah, perancangan sistem, pembuatan program serta evaluasi yang dijelaskan

dangan Document Flow Diagram, Use case diagram, Flow of event,

Sequence diagram, Class diagram, Component diagram, Deployment

diagramdan Entity Relationship Diagram (ERD).

STIKOM

BAB IV IMPLEMENTASI DAN EVALUASI

Bab Implementasi dan Evaluasi berisi tentang kebutuhan akan perangkat keras, perangkat lunak serta tampilan halaman utama login

sampai dengan tampilan akhir dari sistem yang dibuat berupa laporan yang dibutuhkan.

BAB V PENUTUP

Bab Penutup berisi tentang kesimpulan dan saran. Kesimpulan dan saran yang ada pada bab ini didapatkan dari hasil evaluasi sistem, sedangkan saran akan menjelaskan saran atau masukkan untuk pengembangan aplikasi lebih lanjut.

STIKOM

8

2.1Sumber Daya Manusia

Menurut Ardana (2012) Sumber Daya Manusia (SDM) adalah kemampuan potensial yang dimiliki oleh manusia yang terdiri dari kemampuan berfikir, berkomunikasi, bertindak, dan bermoral untuk melaksanakan suatu kegiatan baik

bersifat teknis maupun managerial. Kemampuan yang dimiliki tersebut akan

dapat mempengaruhi sikap dan perilaku manusia dalam mencapai tujuan hidup baik individual maupun bersama. SDM adalah semua potensi yang dimiliki oleh manusia yang dapat disumbangkan atau diberikan kepada masyarakat untuk menghasilkan barang atau jasa.

2.1.1 Mutasi

Menurut Nasution (1994) mutasi adalah kegiatan memindahkan pegawai dari unit atau bagian yang kelebihan tenaga ke unit atau bagian yang kekurangan tenaga atau yang memerlukan. Mutasi atau pemindahan pegawai dapat terjadi karena keinginan sendiri dan dapat pula karena keinginan perusahaan.

1. Keinginan pegawai sendiri terjadi dikarenakan sebagai berikut:

a. Pegawai yang bersangkutan merasa tidak sesuai dengan bidang tugasnya

atau jabatannya.

b. Pegawai yang bersangkutan merasa tidak dapat bekerja sama dengan teman

sekerjanya atau dengan atasannya.

STIKOM

c. Pegawai yang bersangkutan merasa bahwa tempat atau lingkungan kerja tidak sesuai dengan kondisi fisik atau keinginannya.

2. Keinginan perusahaan terjadi dikarenakan sebagai berikut:

a. Perusahaan ingin menunjukkan kepada pegawai yang bersangkutan bahwa

mutasi tersebut bukan merupakan hukuman, melainkan upaya untuk menjamin kelangsungan pekerjaan pegawai tersebut.

b. Perusahaan ingin meyakinkan pegawai bahwa ia tidak akan diberhentikan

karena kekurangmampuan atau kekurangcakapan pegawai yang

bersangkutan.

c. Perusahaan ingin menghindari rasa jenuh pegawai pada jenis pekerjaan,

jabatan, maupun tempat kerja yang sama.

2.1.2 Training

Menurut Ardana (2012) training atau pelatihan merupakan bagian

pendidikan yang menyangkut proses belajar untuk memperoleh dan meningkatkan keterampilan di luar sistem pendidikan yang berlaku dalam waktu relatif singkat dan dengan metode yang lebih mengutamakan praktik daripada teori. Pelatihan dan pendidikan ini dilaksanakan untuk pegawai baru agar dapat menjalankan tugas-tugas baru yang dibebankan dan untuk pegawai lama guna meningkatkan mutu pelaksanaan tugasnya sekarang maupun masa depan.

STIKOM

2.1.3 Penilaian Prestasi Kerja

Menurut Ardana (2012) penilaian prestasi kerja (Performance appraisal) adalah proses melalui organisasi-organisasi mengevaluasi atau menilai prestasi kerja karyawan. Kegiatan ini dapat memperbaiki keputusan-keputusan personalia dan memberikan umpan balik kepada karyawan tentang pelaksanaan kerja mereka. Kegunaan penilaian prestasi kerja dapat adalah sebagai berikut: perbaikan prestasi kerja, keputusan-keputusan penempatan, kesempatan kerja yang adil,

perencanaan dan pengembangan karier, tantangan-tantangan eksternal.

Pada PKIS Sekar Tanjung saat ini cara mengisi kuisioner penilaian kinerja

pegawai yang ada cukup sederhana, dimana shift leader bagian hanya perlu

memberikan penilaian “Ya” atau “Tidak” untuk setiap poin pertanyaan yang diberikan didalam angket tersebut. Shift leader memberikan “Ya” untuk setiap poin jika pegawai melakukan hal-hal tersebut sesuai aspek penilaian (dapat dilihat pada lampiran 2) dan diberikan “Tidak” untuk setiap poin jika pegawai tidak melakukan hal-hal tersebut sesuai aspek penilain (dapat dilihat pada lampiran 2). Pada 9 aspek penilaian yang ada pada lampiran 2 dapat dikatakan penilaian tersebut ada yang bersifat negatif dan ada yang bersifat positif sesuai dengan pertanyaan kuisioner, bersifat negatif untuk penilaian “Tidak” dan bersifat positif untuk penilaian “Ya” dan ada ada pengecualian untuk poin 3 dan 9, yaitu: “Tidak ” dapat dikatakan positif dan “Ya” dapat dikatakan negatif. Langkah selanjutnya dari penilaian ini adalah menghitung dan memberikan nilai A atau B untuk setiap pegawai dari penilaian yang telah dilakukan. Pegawai mendapatkan nilai “A” jika

STIKOM

ada hal-hal yang bersifat negatif kurang dari tiga (3), sedangkan nilai “B” jika ada hal-hal yang bersifat negatif lebih dari sama dengan 3.

2.1.4 Kontrak Kerja

Kontrak kerja adalah suatu perjanjian antara pekerja dan pengusaha secara lisan atau tulisan, baik untuk waktu tertentu maupun untuk waktu yang tidak tentu yang memuat syarat-syarat kerja, hak dan kewajiban. Setiap perusahaan wajib memberikan kontrak kerja di hari pertama anda bekerja. Dalam kontrak kerja biasanya terpapar dengan jelas pekerja memiliki hak mendapat kebijakan perusahaan yang sesuai dengan Undang-undang ketenagakerjaan yang berlaku di Indonesia. Di dalamnya juga memuat mengenai prosedur kerja dan kode disiplin yang ditetapkan perusahaan.

Menurut Djumialdji (2006) kontrak kerja adalah suatu perbuatan hukum yang terjadi karena adanya kesepakatan antara dua orang atau lebih dengan maksud untuk menimbulkan kewajiban-kewajiban antara satu pihak dengan yang lainnya. Kontrak kerja yang berisikan poin-poin kesepakatan para pihak dalam upaya pelaksanaan kegiatan bisnis dalam dunia kontruksi tersebut tidak terjadi begitu saja. Hal tersebut akan sangat didasari oleh penghitungan-penghitungan ataupun pertimbangan-pertimbangan yang disadari kepentingan dan upaya perlindungan hak para pihak dari pelaksanaan kesepakatan tersebut. Pada dasarnya setiap kontrak selalu mengandung dua hal yang bertentangan yaitu:

1. Peluang atau hak (peluang dapat menjadi hak)

2. Resiko atau kewajiban (resiko dapat menjadi kewajiban)

STIKOM

Kontrak yang diperoleh melalui suatu negoisasi, harus menerapkan suatu strategi negoisasi untuk memaksimalkan peluang dan hak. Dalam proses pelaksanaan kontrak yang ada harus dikendalikan, untung menghindari resiko dan memperoleh peluang baru.

Dengan demikian dapat didefinisikan secara umum bahwa kontrak adalah suatu perjanjian yang di buat atas dasar kemauan bersama antara dua pihak (pihak I dan pihak II) yang bernilai hukum.

2.1.5 Kehadiran

Kehadiran atau absensi adalah suatu kegiatan atau runtinitas yang dilakukan oleh pegawai untuk membuktikan dirinya hadir atau tidak hadir dalam bekerja disuatu instansi. Absen ini berkaitan dengan penerapan disiplin yang ditentukan oleh masing-masing perusahaan atau institusi. Menurut Heriawanto (2004), pelaksanaan pengisian daftar atau absensi secara manual akan menjadi penghambat bagi organisasi untun memantau kedisiplinan pegawai dalam hal ketepatan waktu kedatangan dan jam pulang pegawai setiap hari. Hal tersebut dikhawatirkan akan membuat komitmen pegawai terhadap pekerjaan dan organisasi menjadi berkurang.

2.2 Kepegawaian

Ada beberapa pengertian yang dikemukakan oleh para ahli diantaranya,

yaitu: menurut Manullang (1967) mengemukakan bahwa, “Administrasi

Kepegawaian adalah seni dan ilmu perencanaan, pelaksanaan dan pengontrolan

STIKOM

tenaga kerja untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu, dengan meningalkan kepuasan hati pada diri para pekerja”.

Sedangkan menurut Soedjadi (1977) menyatakan, “Kepegawaian adalah proses kegiatan yang harus dilakukan oleh setiap pimpinan agar tercapainya tujuan organisasi seimbang dengan sifat, hakikat dan fungsi organisasi serta sifat dan hakikat para anggotanya”.

Pada umumnya administrasi kepegawaian mempunyai sasaran yang sama yaitu motivasi dan produktivitas sebuah kerja maksimum dari anggota organisasi yang sekaligus juga berarti mencapai suatu tujuan organisasi atau perusahaan itu sendiri dengan baik.

2.3 Human Resource Information System

Menurut Handoko (2001) mendefinisikan Human Resource Information

System (HRIS) atau Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM) adalah suatu prosedur sistematik pengumpulan, penyimpanan, pemeliharaan, perolehan kembali dan validasi berbagai data tertentu yang dibutuhkan oleh suatu organisasi tentang sumber daya manusia, kegiatan-kegiatan personalia dan karakteristik-karakteristik satuan kerja. Sistem ini sering juga disebut sistem informasi karyawan, sistem informasi personalia, sistem pemrosesan data personalia dan banyak nama lainnya.

HRIS sangat efektif untuk menangani sumber daya manusia. Biasanya, sumber daya manusia memanfaatkan komputer dan teknologi canggih lainnya untuk memelihara dan memproses informasi setiap hari. Diperlukan 3 (tiga) komponen fungsional utama yang harus ada dalam SISDM, yaitu:

STIKOM

1. Masukan (input)

Meliputi dua konsep dasar sistem yaitu database dan pemasukan data yang memberikan kemampuan untuk memasukkan informasi personalia ke dalam sistem informasi sumber daya manusia

2. Pemeliharaan data

Setelah data diproses fungsi masukan, fungsi pemeliharaan mengelola kualitas data yang disimpan. Fungsi ini membaharui, menambah data baru dan

menghilangkan data yang sudah tidak diperluas pada database.

3. Keluaran (output)

Keluaran yang disediakan oleh sistem merupakan penghubung penting antara SISDM dengan para pemakaianya. Kriteria penting untuk mengevaluasi efektivitas sistem sebagai alat bantu manajemen adalah apakah sistem mampu memproduksi informasi yang berguna dalam proses pengambilan keputusan.

HRIS dirancang untuk membantu dan mempermudah tugas-tugas pegawai yang berkaitan dengan kepegawaian. Tugas-tugas tersebut antara lain:

1. Menyediakan informasi kepegawaian yang cepat akurat dan up to date

2. Menyediakan proses pencarian data berdasarkan kreteria-kreteria tertentu.

3. Melakukan tugas-tugas rutin update data kepegawaian, misalnya update data kegiatan pegawai, menangani kenaikan pangkat, penilaian kinerja, dan kenaikan jabatan.

STIKOM

2.4 MySQL

MySQL adalah Relational Database Management Sistem (RDBMS) yang

didistribusikan secara gratis di bawah lisensi GPL (General Public License). Dimana setiap orang bebas untuk menggunakan MySQL, namun tidak boleh dijadikan produk turunan yang bersifat closed source atau komersial (Prasetyo, 2003).

Berikut ini beberapa keistimewaan yang dimiliki oleh MySQL yaitu :

1. Portability : dapat berjalan stabil pada berbagai sistem operasi (windows, Linux, Mac OS dan lain-lain).

2. Open Source : didistribusikan secara gratis, di bawah lisensi GPL.

3. Multiuser : dapat digunakan oleh beberapa user dalam waktu yang bersamaan tanpa mengalami masalah atau konflik.

4. Performance Tuning : memiliki kecepatan yang menakjubkan dalam

menangani query sederhana.

5. Column Types : memiliki tipe kolom yang sangat kompleks, seperti

signed/unsigned integer, fload, double, char, varchar, text, blob, date, time, datetime, timestamp, year, set serta enum.

6. Command dan Functions : memiliki operator dan fungsi secara penuh yang

mendukung perintah SELECT dan WHERE dalam query.

7. Security : memiliki beberapa lapisan sekuritas seperti level subnetmark, nama

host, dan izin akses user dengan sistem perizinan yang mendetail serta

password terenkripsi.

STIKOM

8. Scalability dan Limits : mampu menangani database dalam skala besar, dengan jumlah records lebih dari 50 juta dan 60 ribu table serta 5 miliar baris. Selain itu, batas indeks yang dapat ditampung mencapai 32 indeks pada tiap tabelnya. 9. Connectivity : dapat melakukan koneksi dengan client menggunakan protokol

TCP/IP, Unixsoket (Unix), atau Named Pipes (NT).

10. Localisation : dapat mendeteksi pesan kesalahan (error code) pada client

dengan mengunakan lebih dari dua puluh bahasa.

11. Interface : memiliki interface terhadap berbagai aplikasi dan bahasa

pemrograman dengan mengunakan fungsi API (Aplication Programming

Interface).

12. Lients dan Tools : dilengkapi dengan berbagai tool yang dapat digunakan untuk administrasi database, dan pada setiap tools yang ada disertakan petunjuk online.

13. Struktur tabel : memiliki struktur tabel yang lebih lebih fleksibel dalam

menangani ALTER TABLE, dibandingkan database lainnya semacam

PostgreSQL ataupun Oracle.

2.5 System Development Life Cycle (SDLC)

Pengembangan sistem SDLC diperlukan untuk menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang ada, hal ini dikarenakan adanya permasalahan di sistem

lama, pertumbuhan organisasi, meraih kesempatan, adanya instruksi.

Dengan dikembangkannya sistem yang baru, maka diharapkan akan terjadi

STIKOM

peningkatan-peningkatan di sistem yang baru. Peningkatan-peningkatan ini berhubungan yaitu :

1. Performance (kinerja)

Peningkatan terhadap kinerja (hasil kerja) sistem yang baru sehingga menjadi

lebih efektif. Kinerja dapat diukur dari throughput dan response time.

Throughput adalah jumlah dari pekerjaan yang dapat dilakukan suatu saat tertentu. Response time adalah rata-rata waktu yang tertunda diantara dua

transaksi atau pekerjaan ditambah dengan waktu response untuk menanggapi

pekerjaan tersebut. 2. Information (informasi)

Peningkatan terhadap kualitas informasi yang disajikan. 3. Economy (ekonomis)

Peningkatan terhadap manfaat-manfaat atau keuntungan-keuntungan atau penurunan-penurunan biaya yang terjadi.

4. Control (pengendalian)

Peningkatan terhadap pengendalian untuk mendeteksi dan memperbaiki kesalahan-kesalahan serta kecurangan-kecurangan yang dan akan terjadi.

5. Efficiency (efisiensi)

Peningkatan terhadap efisiensi operasi. Efisiensi berbeda dengan ekonomis. Bila ekonomis berhubungan dengan jumlah sumber daya yang digunakan, efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber daya tersebut.

STIKOM

Menurut Kendall & Kendall (2006) System Development Life Cycle

(SDLC) adalah pendekatan bertahap untuk melakukan analisa dan membangun rancangan sistem dengan menggunakan siklus yang spesifik terhadap kegiatan pengguna dalam membangun sistem informasi. Dalam sebuah siklus SDLC, terdapat enam (6) langkah. Jumlah langkah SDLC pada referensi lain mungkin berbeda, namun secara umum adalah sama. Langkah-langkah tersebut yaitu: identifikasi masalah, menentukan kebutuhan informasi, analisis kebutuhan sistem, perancangan sistem, implementasi sistem, perawatan dan pengembangan sistem.

2.5.1 Identifikasi masalah

Pada kegiatan pertama ini, Seluruh kebutuhan software harus bisa

didapatkan analis sistem, termasuk di dalamnya kegunaan software yang

diharapkan pengguna dan batasan software. Mengidentifikasi tujuan merupakan

salah satu komponen yang penting karena analis sistem harus mengetahui apa yang ingin dicapai oleh perusahaan tersebut. Selain itu, analis sistem juga harus mengetahui bila ada aspek-aspek aplikasi sistem informasi yang dapat digunakan untuk membantu mencapai tujuan perusahaan dengan merumuskan masalah yang spesifik. Keluaran dari tahap ini adalah informasi kelayakan yang berisikan definisi masalah dan rangkuman dari tujuan.

2.5.2 Menentukan Kebutuhan Informasi

Pada tahap selanjutnya menentukan informasi apa saja yang dibutuhkan. Cara-cara yang digunakan untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan adalah

STIKOM

seperti wawancara, membuat sampel dan menginvestigasi hard data, dan kuesioner. Orang-orang yang ikut serta dalam tahap ini adalah analisis sistem dan pengguna (manajer operasi dan pegawai). Analis sistem harus mengetahui detail dari sistem yang sudah berjalan sekarang, siapa saja orang yang terlibat, apa jenis aktivitas bisnisnya, dimana pekerjaan ini akan dilakukan, waktunya, dan bagaimana prosedur yang sekarang dijalankan. Inti dalam fase ini adalah analis sistem harus bisa mengetahui bagaimana fungsi bisnis yang sudah berjalan dan mempunya informasi yang lengkap atas orang, tujuan, data, dan prosedur yang bersangkutan.

2.5.3 Analisis sistem

Analisis sistem dapat didefinisikan sebagai pengguna dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponen dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan, sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikan. Tahap ini merupakan tahap yang kritis dan penting karena kesalahan pada tahap ini akan menyebabkan kesalahan pada tahap berikutnya. Langkah-langkah dasar yang harus dilaksanakan oleh analis sistem yaitu :

1. Memahami sistem dan membatasinya.

2. Alternatif-alternatif apa saja yang ada untuk mencapai sasaran dan untuk

memodifikasi atau mengubah sistem.

a. Pilih satu dari alternatif yang telah diidentifikasikan pada tahap sebelumnya.

STIKOM

b. Implementasikan alternatif yang dipilih.

c. Evaluasi masalah dari perubahan yang kita buat dalam sistem.

2.5.4 Perancangan sistem

Alternatif yang telah dipilih dalam langkah analisa sistem merupakan dasar dari perancangan sistem. Rancangan sistem menentukan bagaimana suatu sistem akan menyelesaikan apa yang harus diselesaikan. Tahap ini menyangkut konfigurasi dari komponen-komponen perangkat keras dan perangkat lunak sistem sehingga setelah menginstalasi sistem akan benar-benar akan memuaskan spesifikasi sistem yang telah ditetapkan pada akhir analisa sistem.

2.5.5 Implementasi sistem

Aplikasi yang telah selesai dibuat oleh programmer harus diuji dan siap diimplementasikan kedalam sistem pengguna. Tahap dari implementasi sistem yaitu:

1. Membangun dan menguji jaringan database

2. Membangun dan menguji program 3. Instalasi dan menguji sistem yang baru 4. Penyerahan sistem yang telah dibuat

2.5.6 Perawatan dan pengembangan sistem

Diperlukan adanya kegiatan tambahan setelah sistem yang baru dijalankan, seperti merawat dan menjaga agar sistem tetap berjalan sesuai dengan

STIKOM

apa yang dikehendaki. Perlu juga diperhatikan akibat adanya kebijaksanaan yang baru yaitu perubahan-perubahan prosedur, agar sistem tetap menjalankan fungsinya sehingga pengembangan sistem diperlukan.

2.6 HypertextPreprocessor

Personal Home Page tools (PHP) adalah script bersifat server-side yang

ditambahkan ke dalam HyperText Markup Language (HTML). Script ini akan

membuat suatu aplikasi dapat diintegrasikan ke dalam HTML sehingga suatu halaman web tidak lagi bersifat statis, namun menjadi bersifat dinamis. Sifat

server-side berarti pengerjaan skrip akan dilakukan di server, baru kemudian

hasilnya dikirim ke browser (Kurniawan, 2002).

Keunggulan dari sifatnya yang server-side tersebut antara lain :

1. Tidak diperlukan kompatibilitas browser atau harus menggunakan browser

tertentu, karena serverlah yang akan mengerjakan skrip PHP. Hasil yang

dikirimkan kembali ke browser umumnya bersifat teks atau gambar saja

sehingga pasti dikenal oleh browser apa pun.

2. Dapat memanfaatkan sumber-sumber aplikasi yang dimiliki oleh server,

misalnya koneksi ke database.

3. Skrip tidak dapat dilihat dengan menggunakan fasilitas view HTML sourcode.

4. Kelebihan PHP dapat melakukan semua aplikasi program CGI (Common

Gateway Interface), seperti mengambil nilai form, menghasilkan halaman web

yang dinamis, serta mengirim dan menerima cookie. PHP juga dapat

berkomunikasi dengan layanan-layanan yang mengunakan protokol Internet

STIKOM

Message Access Protocol (IMAP), Simple Network Management Protocol

(SNMP), NNTPPOP3, Hypertext Transfer Protocol (HTTP), dan lain-lain.

2.7 CascadingStyleSheets

Cascading Style Sheets (CSS) adalah suatu bahasa stylesheet yang digunakan untuk mengatur tampilan suatu dokumen yang ditulis dalam bahasa markup Penggunaan yang paling umum dari CSS adalah untuk memformat

halaman web yang ditulis dengan HTML dan Extensible HyperText Markup

Language (XHTML). Walaupun demikian, bahasanya sendiri dapat dipergunakan

untuk semua jenis dokumen Extensible Markup Language (XML) termasuk

Scalable Vector Graphics (SVG) dan XUL. Spesifikasi CSS diatur oleh World Wide Web Consortium (W3C).

2.8 JavaScript

Java script diperkenalkan pertama kali oleh Netscape pada tahun 1995. Pada awalnya bahasa ini dinamakan “LiveScript” yang berfungsi sebagai bahasa

sederhana untuk browser Netscape Navigator 2. Javascript adalah bahasa yang

berbentuk kumpulan skrip yang pada fungsinya berjalan pada suatu dokumen HTML, sepanjang sejarah internet bahasa ini adalah bahasa skrip pertama untuk

web. Bahasa ini adalah bahasa pemrograman untuk memberikan kemampuan

tambahan terhadap bahasa HTML dengan mengijinkan pengeksekusian perintah perintah di sisi user, yang artinya di sisi browser bukan di sisi server web.

Javascript bergantung kepada browser (navigator) yang memanggil halaman web

STIKOM

yang berisi skrip-skrip dari Javascript dan tentu saja terselip di dalam dokumen HTML.

2.9 CodeIgniter

Menurut Hakim (2010) codeIgniter adalah sebuah framework PHP yang

dapat membantu mempercepat developer dalam pengembangan aplikasi web

berbasis PHP dibanding jika menulis semua kode program dari awal. CodeIgniter

pertama kali dibuat oleh Rick Ellis, CEO Ellislab, nc. (http://ellislab.com), sebuah

perusahaan yang memproduksi CMS (Content Management System ) yang cukup

handal, yaitu Expression Engine. Saat ini, codeIgniter dikembangkan dan

dimaintain oleh Expression Engine Development Team. Adapun beberapa

keuntungan menggunakan codeIgniter, yaitu:

1. Gratis

CodeIgniter berlisensi dibawah Apache/BSD open sorce.

2. Ditulis menggunakan PHP 4

Meskipun codeIgniter dapat berjalan di PHP 5, namun sampai saat ini code

program codeIgniter masih dibuat dengan menggunakan PHP 4.

3. Berukuran kecil

Ukuran codeIgniter yang kecil merupakan keunggulan tersendiri. Dibanding

dengan framework lain yang berukuran besar.

4. Menggunakan konsep Model-View-Controller (MVC)

CodeIgniter menggunakan konsep MVC yang memungkinkan pemisahan layer application - logic dan presentation.

STIKOM

5. URL yang sederhana

Secara default, URL yang dihasilkan codeIgniter sangat bersih dan Serach Engine Friendly (SEF).

6. Memiliki paket library yang lengkap

CodeIgniter mempunyai library yang lengkap untuk mengerjakan

operasi-operasi yang umum dibutuhkan oleh sebuah aplikasi berbasis web, misalnya

mengakses database, mengirim email, memvalidasi form, menangani session

dan sebagainya.

7. Extensible

Sistem dapat dikembangkan dengan mudah menggunakan plugin dan helper,

atau dengan menggunakan hooks.

8. Tidak memerlukan template engine

Meskipun codeIgniter dilengkapi dengan template parser sederhana yang dapat

digunakan, tetapi hal ini tidak mengharuskan kita untuk menggunakannya.

9. Dokumentasi lengkap dan jelas

Dari sekian banyak framework, codeIgniter adalah satu-satunya framework

dengan dokumentasi yang lengkap dan jelas.

2.10 Model-View-Controller

CodeIgniter adalah framework PHP yang dibuat berdasarkan kaidah

model-view-controller (MVC). Dengan MVC, maka memungkinkan pemisahan

antara layer application-logic dan presentation. Sehingga, dalam sebuah

pengembangan web, seorang programmer bisa berkonsentrasi pada core-system,

STIKOM

sedangkan web designer bias berkonsentrasi pada tampilan web. Menariknya, skrip PHP, query MySQL, Javascript dan CSS bisa saling terpisah, tidak dibuat dalam satu skrip berukuran besar yang membutuhkan resource besar pula untuk mengesekusinya (Hakim, 2010).

Adapun alur program aplikasi berbasis framework codeIgniter dapat

dilihat pada gambar 2.1. Pada gambar tersebut menerangkan bahwa ketika datang sebuah user request, maka akan ditangani oleh controller, kemudian controller

akan memanggil model jika memang diperlukan operasi database.

Gambar 2.1 Model-View-Controller

Hasil dari query oleh model kemudian akan dikembalikan ke controller.

Selanjutnya controller akan memanggil view yang tepat dan

mengkombinasikannya dengan hasil query model. Hasil akhir dari operasi ini

akan ditampilkan di browser, Dalam konteks codeIgniter dan aplikasi berbasis

web, maka penerapan konsep MVC mengakibatkan kode program dapat dibagi

menjadi tiga kategori (Hakim, 2010), yaitu: 1. Model

Kode program (berupa Object Oriented Programming (OOP) class) yang

digunakan untuk memanipulasi database.

STIKOM

2. View

Berupa template HTML/XML atau php untuk menampilkan data pada browser.

3. Controller

Kode program (berupa OOP class) yang digunakan untuk mengontrol aliran

aplikasi (sebagai pengontrol, model dan view).

STIKOM

24

Dalam pengembangan sistem ini menggunakan konsep Systems

Development Life Cycle (SDLC) yang berfungsi untuk menggambarkan urutan alur langkah-langkah dari setiap tahapan. Langkah-langkah yang akan dilakukan dalam pembuatan sistem informasi kepegawaian yaitu: identifikasi masalah, analisis sistem, perancangan sistem, implementasi sistem, perawatan dan pengembangan sistem.

3.1 Analisis Masalah 3.1.1 Identifikasi Masalah

Pada langkah identifikasi masalah dilakukan tahapan-tahapan untuk mengetahui permasalahan yang ada yaitu dengan melakukan pengamatan kegiatan pada perusahaan, wawancara langsung dengan pihak terkait khususnya bagian

Human Resource Departmen (HRD) di PKIS Sekar Tanjung, mencatat kegiatan saat ini, serta mempelajari sistem yang berjalan di PKIS Sekar Tanjung. sehingga bisa dilakukan tindakan solusi yang tepat untuk menyelesaikan permasalahan tersebut.

Hasil observasi dan wawancara dengan Bapak Wanto selaku bagian HRD di PKIS Sekar Tanjung, menceritakan bahwa bagian HRD selama tidak memiliki sistem yang baku untuk mengolah data-data pegawai yang ada. Semua dilakukan

STIKOM

secara manual sehingga sangat menyita banyak waktu untuk pembuatan laporan yang dibutuhkan.

HRD di PKIS Sekar Tanjung merupakan bagian yang memiliki peran penting pada perusahaan karena bagian HRD merupakan sebuah bagian yang mengelola seluruh data tentang pegawai mulai dari masuk dalam perusahaan sampai pegawai tersebut keluar dari perusahaan. Untuk menjalankan perannya tersebut, bagian HRD melakukan beberapa aktivitas, antara lain: menangani pelanggaran, menangani kontrak kerja, menangani mutasi atau perpindahan posisi

jabatan dan bagian, menangani training kerja, dan memantau kehadiran pegawai,

serta memantau prestasi pegawai dengan melakukan penilaian kinerja.

Saat ini, bagian HRD dalam melakukan pencatatan data dan kegiatan

pegawai masih dilakukan manual dengan menggunakan Microsoft Excel,

data-data pegawai tersebut kebanyakan hanya diarsipkan kedalam file dan dokumen.

Penggunaan Microsoft excel dalam pengolahan data pegawai di PKIS Sekar

Tanjung masih kurang membantu, khususnya dalam penyajian informasi

kepegawaian karena Microsoft excel tidak bisa menampilkan histori data pegawai

secara lengkap untuk masing-masing pegawai seperti informasi habis masa kontrak kerja, histori pelanggaran yang dilakukan, training yang telah diikuti, perpindahan jabatan atau bagian (mutasi), serta kehadiran saat bekerja untuk setiap pegawai. Hal ini dikarenakan banyaknya jumlah data pegawai yang ada, serta masih terpisah-pisahnya antara satu data dengan data lainnya, seperti data pegawai, data pelanggaran, data mutasi, data training, data kontrak kerja. Maka dari itu manajemen membutuhkan sebuah sistem yang mampu menyimpan dan

STIKOM

mengolah data pegawai menjadi sebuah laporan yang bermanfaat bagi perusahaan.

Dengan adanya sistem yang dibangun untuk mendukung kerja HRD pada PKIS Sekar Tanjung, maka akan membantu kerja HRD dalam menyajikan informasi, pencarian data maupun penyusunan laporan. Data-data yang dibutuhkan dalam sistem ini terdiri dari data kontrak kerja, data pindah jabatan,

data pelanggaran, data pegawai, data training, dan data absensi. Data-data tersebut

nantinya akan dijadikan sebagai sebuah informasi yang berguna bagi manajemen. Laporan-laporan yang dibutuhkan yaitu: laporan habis masa kontrak kerja, laporan pelanggaran yang telah dilakukan, laporan training yang telah diikuti, laporan penilaian kinerja, serta laporan kehadiran saat bekerja untuk setiap pegawai.

Berdasarkan permasalahan di atas, bagian HRD sangat membutuhkan aplikasi yang mampu mendukung dalam pengembangan kepegawaian di PKIS Sekar Tanjung dengan mengaplikasikan sistem informasi kepegawaian sebagai pendukung kegiatan di PKIS Sekar Tanjung.

3.1.2 Dokumen Flow Sistem Yang Berjalan

Berikut ini adalah gambaran proses bisnis dari identifikasi yang sedang

berjalan pada PKIS Sekar Tanjung, yang di gambarkan dalam dokumen flow

dibawah ini.

STIKOM

1. Mencatat Pegawai

Pada gambar 3.1 merupakan proses untuk mencatat pegawai yang sedang berjalan, menjelaskan bahwa HRD menyerahkan formulir data pegawai kosong kepada pegawai, kemudian pegawai mengisi data diri pegawai, setelah di isi kemudian dikembalikan kembali kepada HRD, selanjutnya HRD mengecek kelengkapan data kemudian data tersebut disimpan dan diarsipkan.

Gambar 3.1 Diagram Alir Mencatat Data Pegawai.

STIKOM

2. Mencatat Mutasi Jabatan

Merupakan proses untuk mencatat mutasi jabatan yang dapat dilihat pada gambar 3.2 yang menjelaskan mengenai proses pencatatan manual histori mutasi kemana saja pernah dipindahkan selama bekerja di PKIS Sekar Tanjung. Pada

document flow mencatat mutasi jabatan, HRD membuat recomendasi pegawai yang mendapatkan mutasi. Setelah membuat recomendasi HRD mengecek apakan ada bagian yang membutuhkan pegawai. Setelah itu HRD memberikan daftar

pegawai kepada supervisor bagian. Selanjutnya HRD membuat surat

pemberitahuan mutasi untuk pegawai yang mendapatkan mutasi jabatan.

STIKOM

Gambar 3.2 Diagram AlirMutasi

STIKOM

3. Mencatat Pelanggaran

Gambar 3.3 merupakan proses untuk mencatat pelanggaran terhadap tata

tertib yang sedang berjalan di PKIS Sekar Tanjung. Pada document flow

pelanggaran, dimulai supervisor/shift leader bagian membuat laporan pelanggaran

pegawai, kemudian laporan pelanggaran tersebut diberikan HRD untuk dibuat surat peringatan. Surat peringatan itu diberikan kepada pegawai setelah pegawai melakukan sebanyak lima (5) kali kesalahan secara berterus-menerus. Setelah pegawai mendapatkan surat peringatan selanjutnya HRD merekap seluruh laporan pelanggaran.

STIKOM

Gambar 3.3 Diagram Alir Mencatat Pelanggaran

4. Mencatat Training Kerja

Merupakan proses untuk mencatat training kerja yang pernah diikuti

pegawai dapat dilihat pada gambar 3.4. Histori training ini digunakan untuk

mengetahui training apa saja yang telah dilakukan agar dapat melatih displin kerja

dan meningkatkan kinerja pegawai. Pada document flow mencatat data training,

supervisor mmberikan daftar rekomendasi pegawai yang mengikuti training,

STIKOM

kemudian HRD membuatkan jadwal. Setelah pegawai melakukan training HRD

mencatat training tersebut untuk menjadi histori rekapan.

Gambar 3.4 Diagram Alir Training Kerja

5. Mencatat Kontrak Kerja

Merupakan proses untuk mencatat kontrak kerja untuk pegawai lama yang dapat dilihat pada gambar 3.5. HRD dan pegawai baru melakukan kontrak kerja, HRD memberikan pernyataan persetujuan kontrak kerja kepada pegawai. Jika

STIKOM

pegawai tersebut menyetujui semua yang ada pada kontrak kerja maka bagian HRD akan mencatat kontrak sebagai histori.

Doc Flow Mencatat Data Kontrak Kerja

Pegawai HRD

Start

End Menyetujui

kontrak kerja

Melakukan perjanjian kontrak kerja kontrak kerja

Pengesahan kontrak kerja

Data pegawai kontrak

Gambar 3.5 Diagram Alir Kontrak Kerja

6. Proses Absensi

Merupakan proses untuk mencatat kehadiran pegawai saat akan masuk kerja di PKIS Sekar Tanjung dapat dilihat pada gambar 3.6. Selama ini proses absensi yang dilakukan di PKIS Sekar Tanjung masih sederhana, yaitu

menggunakan mesin absensi check clock. Aktivitas pegawai dimulai dengan

STIKOM

melakukan check clock, kemudian setelah pegawai check clock pada mesin, HRD mengambil kartu absensi tersebut dan merekap kehadiran pegawai.

Doc Flow Mencatat Kehadiran Pegawai

Pegawai HRD

Start

Melakukan absensi

Data absensi pegawai

End Data absensi

pegawai

Merekap absensi

Data rekapan absen

Gambar 3.6 Diagram Alir Absensi

7. Proses Penilaian Kinerja

Merupakan proses untuk menilai kinerja pegawai yang dapat dilihat pada

gambar 3.7. Supervisor pada masing-masing bagian melakukan penilaian kinerja

pegawai. Penilaian kinerja pegawai ini dilakukan supervisor setiap 1 bulan sekali.

Langkah awal dalam melakukan penilaian kinerja adalah supervisor

masing-masing bagian mendapatkan form penilaian pegawai dari HRD yang selanjutnya

diisi oleh shift leader. Setelah form itu selesai diisi dapat langsung dikembalikan

STIKOM

pada HRD yang selanjutnya diinputkan ke dalam Microsoft excel untuk dihitung. Terdapat sembilan (9) aspek penilaian yang dapat dinilai oleh supervisor, 9 aspek menilaian tersebut dapat dilihat pada lampiran 2.

Doc Flow Melakukan Penilaian Kinerja

supervisor HRD

Start

Memberikan lembaran

angket

Melakukan penilaian Lembaran angket

yang telah diisi dan di ttd

End

Lembaran angket

Tanda tangan & pengembalian

lembaran penilaian yang

telah diisi

Data Penilaian kinerja

1 Menghitung dan merekap penilaian

kinerja

Gambar 3.7 Diagram Alir Penilaian Kinerja

Setelah dilakukan penilaian oleh shift leader bagian selajutnya adalah pemberian nilai untuk karyawan. Karyawan bisa mendapatkan nilai A atau nilai B

STIKOM

tergantung penilaian yang telah dilakukan oleh shift leader. Pegawai mendapatkan nilai “A” jika jumlah poin yang bersifat negatif kurang dari tiga (3), sedangkan nilai “B” jika jumlah poin yang bersifat negatif lebih dari sama dengan 3. Untuk penjelasn nilai yang bersifat negatif dan positif dapat dilihat pada bab landasan teori.

8. Membuat Laporan

Untuk proses pembuatan laporan, bagian HRD mengumpulkan data-data yang dibutuhkan secara manual dengan melihat data-data pegawai pada file-file

berkas yang ada, kemudian bagian HRD membuat laporan secara manual kedalam komputer yang hasilnya diberikan kepada GM maupun. Laporan-laporan yang sering dibutuhkan yaitu laporan pegawai, laporan pelanggaran, laporan training, laporan absensi, laporan penilaian kinerja. Dapat dilihat pada gambar 3.8 doc flow membuat laporan.

STIKOM

Gambar 3.8 Diagram Alir Prosedur Pembuatan Laporan

3.1.3 Hasil Analisis Sistem

Dari identifikasi masalah di atas, didapatkan kelemahan-kelemahan sistem yang lama dan untuk memperbaiki kelemahan tersebut sistem yang dibuat disesuaikan dengan kebutuhan pihak manajemen. Hasil identifikasi masalah yang didapat sebagai berikut:

1. Kelemahan dari sistem yang lama antara lain:

a. Data-data kepegawaian yang tersimpan dalam berkas-berkas file belum

dapat menjadi informasi yang dapat mendukung manajemen dalam mengambil keputusan.

STIKOM

b. Masih memungkinkan terjadinya kesalahaan saat pencatatan data pegawai

dan pembuatan laporan dikarenakan database dan aplikasi belum

mendukung.

2. Kebutuhan informasi pemakai atau manajemen

1. Informasi untuk mendukung manajemen dalam pengambilan keputusan

seperti informasi pelanggaran, informasi training yang diikuti, informasi

outsoucing, informasi absensi, dan informasi penilaian kinerja.

2. Membutuhkan sebuah aplikasi yang dapat mendukung informasi agar

kegiatan kepegawaian dapat berjalan sebagai mana mestinya.

3.2 Perancangan Sistem

Perancangan sistem akan memberikan gambaran tentang langkah-langkah dalam membangun sistem yang akan dibuat. Gambaran umum mengenai sistem yang akan dibangun dapat dilihat pada gambar 3.9. Blok diagram tersebut menjelaskan tentang apa saja yang menjadi input, proses dan output yang akan diperlukan sistem.

STIKOM

PROSES OUTPUT INPUT Data pegawai Data Absensi Laporan profile pegawai Laporan absensi Laporan penilaian kinerja Laporan Training Laporan perusahaan outsourcong Proses Absensi Proses Kontrak kerja Proses Penilaian kinirja Data Pelanggaran Data Pindah Jabatan Data training Data kontrak kerja Perusahaan

outsourcing Proses data _pegawai

Proses Training Proses pelanggaran Laporan pelanggaran Data Penilaian

Gambar 3.9 Blok Diagram Sistem Informasi Kepegawaian

Pada gambar 3.9 menjelaskan bahwa masukan yang diperlukan oleh sistem antara lain adalah data absensi, data pelanggaran, data mutasi, data kontrak kerja, data penilaian dan data pegawai. Data-data tersebut selanjutnya akan diproses pada sistem yang nanti keluarannya yang didapat berupa: laporan pegawai, lama masa kontrak kerja, pelanggaran yang dilakukan, absensi, penilaian kinerja.

3.2.1 Model Pengembangan

Model pengembangan yang disarankan dalam tugas akhir ini yaitu berupa rancang bangun dengan mengumpulkan data mutasi, data pelanggaran, data

STIKOM

kontrak, data training, data absensi dan penilaian kinerja sebagai input dalam rancang bangun ini. Selanjutnya data tersebut akan diproses dan dianalisa sesuai dengan informasi yang dihasilkan. Secara garis besar dapat digambarkan dengan menggunakan arsitektur seperti pada gambar 3.10.

Gambar 3.10 Arsitektur Sistem Informasi Kepegawaian

3.2.2 Use case Diagram Sistem Informasi Kepegawaian

Diagram use case memperlihatkan hubungan-hubungan yang terjadi antara

aktor-aktor dengan use case dalam sistem. Pada use case diagram 3.11 terdapat tiga (3) pekerja bisnis untuk Sistem Informasi Kepegawaian. Pekerja bisnis atau

bussiness worker adalah peranan di dalam organisasi, bukan posisi. Seseorang bisa memainkan banyak peran tetapi hanya memegang satu posisi, sedangkan aktor bisnis atau bussiness actor adalah seseorang atau sesuatu yang ada di luar

STIKOM

organisasi dan berinteraksi dengan organisasi yang terlibat dalam kegiatan bisnis organisasi (Sholiq, 2006).

Pegawai

(f rom Actors)

GM

(f rom Actors)

Supervisor

(f rom Actors)

melakukan Absensi

mencatat data pelanggaran

mengelola data karyawan <<include>>

mencatat data Mutasi <<include>>

mencatat data kontrak kerja <<include>>

mencatat data training

<<include>> Login Laporan kepegawaian penilaian kinerja <<include>> HRD

(f rom Actors)

<<include>>

Gambar 3.11 Use case Diagram Sistem informasi kepegawaian

Pada gambar 3.11 terdapat tiga pekerja bisnis yaitu HRD, Supervsior dan

General Manager (GM) sedangkan pegawai berada di luar organisasi sehingga disebut sebagai aktor bisnis. Menerima seluruh laporan kepegawaian yang diolah

oleh HRD diperankan oleh GM dan supervisor bagian, selain itu supervisor

bagian berperan dalam menilai pegawai yang dibawahinya. Sedangkan HRD berperan dalam menangani kepegawaian data pegawai di dalam sistem, data yang dapat diolah yaitu: data training, data kontrak kerja, data pelanggaran, data mutasi, absensi dan data penilaian kinerja.

STIKOM

3.2.3 Flow Of Events

Flow of events bertujuan untuk mendokumentasikan alur logika dalam use case yang menjelaskan secara lengkap apa yang akan pemakai lakukan dan apa yang sistem itu sendiri lakukan (Sholiq, 2010). Flow of events login disajikan pada tabel 3.1 dengan kondisi akhir yang diinginkan atau kondisi akhir gagal, serta alur alternatif untuk menangani kondisi salah.

1. Flow of events Use CaseLogin

Langkah awal dalam kegiatan ini adalah proses login. Proses login

dilakukan untuk memulai seluruh aktivitas aplikasi kepegawaian pada PKIS Sekar Tanjung. Flow of events dari use case login disajikan dalam tabel 3.1.

Tabel 3.1 Flow Of EventLogin

Nama Use Case Login

Kebutuhan terkait Salah satu proses untuk memulai sistem informasi

kepegawaian adalah login pada sistem yang dilakukan

oleh HRD. HRD memasukkan username dan

password yang harus diverifikasi oleh sistem agar bagian HRD dapat melakukan proses bisnis pada sistem kepegawaian.

Tujuan Menangani proses login yang dilakukan oleh bagian HRD.

Prasyarat Tidak ada.

Kondisi akhir sukses Pengguna yang berhasil login dapat mengakses menu-menu yang telah disediakan menu-menurut peran pengguna tersebut.

Kondisi akhir gagal Apabila login yang dilakukan oleh pengguna gagal,

maka pengguna harus menginputkan username dan

password yang mereka miliki dengan benar.

STIKOM

Nama Use Case Login

Aktor utama HRD.

Aktor sekunder Tidak ada.

Pemicu Aktor memilih menu “login” untuk dapat mengakses seluruh menu pada sistem.

Alur utama Langkah Aksi

1. Membuka halaman utama website sistem

informasi kepegawaian.

2. Menampilkan halaman login dengan

inputan yang diperlukan adalah username

dan password.

3. Mengisi username dan password

kemudian menekan tombol login.

4. Melakukan koneksi ke database.

5. Melakukan validasi inputan login.

6. Mengambil password berdasarkan

username yang telah diinputkan ke

database

7. Menampilkan pesan login sukses/berhasil.

8. Mengarahkan pada web halaman utama

9. Use case berakhir.

Alur Perluasan Langkah Aksi Percabangan

5.1. Menampilkan pesan login gagal,

kemudian aktor kembali ke langkah 3.

2. Flow Of Events Use Case Data Pegawai

STIKOM

Berikut ini disajikan flow of events dari use case diagram data pegawai.

Dimulai dari pegawai memberikan form biodata yg telah lengkap kepada HRD,

kemudian bagian HRD memasukkan biodata tersebut ke dalam sistem. Flow of

events dari use case data pegawai disajikan dalam tabel 3.2.

Tabel 3.2 Flow Of Events Data Pegawai

Nama Use Case Mencatat Data Pegawai

Kebutuhan terkait Pegawai mengisi form biodata pegawai terlebih dahulu kemudian HRD memasukkan data pegawai tersebut kedalam sistem.

Tujuan Menangani data pegawai.

Prasyarat Tidak ada

Kondisi akhir sukses HRD yang benar mengisi data pegawai dapat disimpan dan dapat memasukkan data pegawai lainnya kedalam tabel pegawai.

Kondisi akhir gagal • Jika kegagalan ada pada: database, maka input data pegawai tidak bisa dilakukan.

• Jika kegagalan ada pada saat input data maka data pegawai tidak bisa disimpan.

Aktor utama HRD.

Aktor sekunder Tidak ada.

Pemicu Aktor HRD memilih menu “Master Pegawai” untuk memasukkan data pegawai baru.

Alur utama Langkah Aksi

1. Memilih menu master pegawai.

2. Mengarahkan aktor ke halaman master

pegawai.

3. Aktor mengisikan data-data yang

diperlukan untuk pegawai baru seperti nama, alamat, TTL, jabatan awal,

STIKOM

Nama Use Case Mencatat Data Pegawai

pendidikan, dan lain-lain

4. Aktor menekan tombol simpan

5. Melakukan validasi inputan aktor.

6. Mengirimkan data-data pegawai yang

telah divalidasi sistem ke server.

7. Menyimpan data pegawai ke dalam

database

8. Menampilkan pesan simpan pegawai baru

berhasil.

9. Use case berakhir.

Alur Perluasan Langkah Aksi Percabangan

2.1. Menekan tombol edit untuk mengubah

data pegawai yang ada di dalam database.

2.2. Mengarahkan pengguna kepada halaman

untuk mengedit data pegawai.

2.3. Membaca data pegawai yang ada di dalam

database.

2.4. Mengubah data-data yang diperlukan.

2.5 Menekan tombol simpan.

5.1 Memeriksa seluruh inputan yang

diperlukan, apabila ada yang kosong, maka menampilkan pesan bahwa ada data yang kosong kemudian kembali ke langkah yang ke-3

3. Flow Of Events Use Case Data Pelanggaran

STIKOM

Berikut ini disajikan flow of events dari use case diagram mencatat data pelanggaran. HRD memasukan data pelanggaran apabila terjadi sebuah pelanggaran yang dilakukan pegawai melanggar tata tertib aturan yang ada pada

PKIS Sekar Tanjung. Flow of events dari use case mencatat data pelanggaran

disajikan dalam tabel 3.3.

Tabel 3.3 Flow Of Events Data Pelanggaran

Nama Use Case Mencatat Pelanggaran

Kebutuhan terkait Pegawai yang melakukan pelanggaran tata tertib saat bekerja akan diberi surat peringatan(SP) oleh HRD. HRD akan memasukkan data pelanggaran tersebut kedalam sistem untuk menjadi histori.

Tujuan Menangani pelanggaran yang dilakukan pegawai.

Prasyarat Tidak ada

Kondisi akhir sukses HRD yang benar menginputkan data pelanggaran maka dapat disimpan di dalam tabel pelanggaran.

Kondisi akhir gagal Jika kegagalan tidak ditemukan NIK pegawai pada tabel pegawai, maka pencatatan pelanggaran tidak dapat dilakukan.

Aktor utama HRD.

Aktor sekunder Tidak Ada

Pemicu Aktor HRD memilih menu “Pelanggaran” untuk mencatat pelanggaran yang dilakukan.

Alur utama Langkah Aksi

1. Memilih menu pelanggaran.

2. Mengarahkan aktor ke halaman

pelanggaran.

3. Aktor memasukkan dalam sistem

data-data pelanggaran pegawai seperti NIK,

STIKOM

Nama Use Case Mencatat Pelanggaran

nama pegawai, tanggal kejadian,

keterangan.

4. Aktor menekan tombol simpan.

5. Melakukan validasi inputan aktor.

6. Mengirimkan data-data pelanggaran yang

telah divalidasi ke server.

7. Menyimpan data pelanggaran ke dalam

database

8. Menampilkan pesan simpan pelanggaran

berhasil.

9. Use case berakhir.

Alur Perluasan Langkah Aksi Percabangan

2.1. Menekan tombol edit pelanggaran untuk

mengubah data pelanggaran yang ada di dalam database.

2.2. Mengarahkan pengguna kepada halaman

untuk mengedit pelanggaran.

2.3. Membaca data pelanggaran yang ada di

dalam database.

2.4. Mengubah data-data yang diperlukan.

2.5. Menekan tombol simpan.

5.1. Memeriksa seluruh inputan yang

diperlukan, apabila ada yang kosong, maka menampilkan pesan bahwa ada data yang kosong kemudian kembali ke langkah yang ke-3

STIKOM

4. Flow Of Events Use Case Data Mutasi

Berikut ini disajikan flow of events dari use case diagram mencatat data mutasi. Pencatatan data mutasi dilakukan setelah pegawai mendapatkan surat pindah ke bagian lain di PKIS Sekar Tanjung setelah itu HRD memasukkan data mutasi tersebut kedalam database sebagai histori. Flow of events dari use case

mencatat data mutasi disajikan dalam tabel 3.4.

Tabel 3.4 Flow Of Events Data Mutasi

Nama Use Case Mencatat Mutasi

Kebutuhan terkait HRD mengelola perpindahan pegawai atas permintaan

supervisor yang membutuhkan tambahan pegawai pada bagiannya.

Tujuan Menangani perpindahan pegawai.

Prasyarat Tidak ada

Kondisi akhir sukses HRD yang benar menginputkan data mutasi maka dapat disimpan di dalam tabel mutasi.

Kondisi akhir gagal Jika kegagalan tidak ditemukan NIK pegawai pada tabel pegawai, maka pencatatan mutasi tidak dapat dilakukan.

Aktor utama HRD.

Aktor sekunder Tidak ada

Pemicu Aktor HRD memilih menu “mutasi” untuk mencatat perpindahan bagian yang baru terjadi.

Alur utama Langkah Aksi

1. Memilih menu mutasi.

2. Mengarahkan aktor ke halaman mutasi.

3. Aktor memasukkan dalam sistem

data-data mutasi pegawai seperti NIK, nama

STIKOM

Nama Use Case Mencatat Mutasi

pegawai, departemen baru, jabatan baru, lama jabatan awal.

4. Aktor menekan tombol simpan.

5. Melakukan validasi inputan aktor.

6. Mengirimkan data-data mutasi yang telah

divalidasi sistem ke server.

7. Menyimpan data mutasi ke dalam

database

8. Menampilkan pesan simpan mutasi

berhasil.

9. Use case berakhir.

Alur Perluasan Langkah Aksi Percabangan

2.1. Menekan tombol edit mutasi untuk

mengubah data mutasi yang ada di dalam

database.

2.2. Mengarahkan pengguna kepada halaman

untuk mengedit mutasi.

2.3. Membaca data mutasi yang ada di dalam

database.

2.4. Mengubah data-data yang diperlukan.

2.5. Menekan tombol simpan.

5.1 Memeriksa seluruh inputan yang

diperlukan, apabila ada yang kosong, maka menampilkan pesan bahwa ada data yang kosong kemudian kembali ke langkah yang ke-3

STIKOM

5. Flow of events Use Case Data Kontrak Kerja

Berikut ini disajikan flow of events dari use case diagram mencatat data kontrak untuk pegawai lama. Sebelum pegawai masuk, HRD membuat perjanjian atau kontrak kerja terlebih dahulu kepada pegawai. Flow of events dari use case

mencatat data kontrak kerja disajikan dalam tabel 3.5.

Tabel 3.5 Flow Of Events Data Kontrak

Nama Use Case Mencatat Kontrak kerja

Kebutuhan terkait Pegawai yang telah melakukan kontrak kerja atau perjanjian kerja, HRD akan memasukkan data kontrak tersebut ke dalam sistem untuk menjadi histori.

Tujuan Menangani kontrak kerja untuk pegawai.

Prasyarat Tidak ada

Kondisi akhir sukses HRD yang benar menginputkan data kontrak maka dapat disimpan di dalam tabel kontrak

Kondisi akhir gagal Jika kegagalan tidak ditemukan NIK pegawai pada tabel pegawai, maka pencatatan kontrak tidak dapat dilakukan.

Aktor utama HRD.

Aktor sekunder Tidak ada.

Pemicu Aktor HRD memilih menu “kontrak kerja” untuk mencatat kontrak pegawai.

Alur utama Langkah Aksi

1. Memilih menu kontrak kerja.

2. Mengarahkan aktor ke halaman kontrak

kerja.

3. Aktor memasukkan dalam sistem

data-data kontrak pegawai seperti NIK, nama pegawai, tanggal awal masuk, tanggal

STIKOM

Nama Use Case Mencatat Kontrak kerja

akhir kerja, keterangan

4. Aktor menekan tombol simpan.

5. Melakukan validasi inputan aktor.

6. Mengirimkan data-data kontrak kerja

yang telah divalidasi ke server.

7. Menyimpan data kontrak kerja ke dalam

database

8. Menampilkan pesan simpan kontrak kerja

pegawai berhasil. 9. Use case berakhir.

Alur Perluasan Langkah Aksi Percabangan

2.1. Menekan tombol edit kontrak kerja untuk

mengubah data kontrak kerja yang ada di dalam database.

2.2. Mengarahkan pengguna kepada halaman

untuk mengedit kontrak kerja.

2.3. Membaca data kontrak kerja yang ada di

dalam database.

2.4. Mengubah data-data yang diperlukan.

2.5. Menekan tombol simpan.

5.1. Memeriksa seluruh inputan yang

diperlukan, apabila ada yang kosong, maka menampilkan pesan bahwa ada data yang kosong kemudian kembali ke langkah yang ke-3

STIKOM

6. Flow Of Events Use CaseTraining Kerja

Berikut ini disajikan flow of events dari use case diagram mencatat data

training kerja pegawai. HRD memasukan data training pegawai setelah pegawai tersebut melakukan pelatihan yang diselenggarakan oleh HRD PKIS Sekar Tanjung. Flow of events dari use case mencatat data training kerja disajikan dalam tabel 3.6.

Tabel 3.6 Flow Of Events Training Kerja

Nama Use Case Mencatat Training

Kebutuhan terkait Pegawai yang telah melakukan pelatihan atau training

kerja. HRD memasukkan data training tersebut

kedalam sistem untuk menjadi histori.

Tujuan Menangani pelatihan yang dilakukan pegawai.

Prasyarat Tidak ada

Kondisi akhir sukses HRD yang benar menginputkan data training maka dapat disimpan di dalam tabel training.

Kondisi akhir gagal Jika kegagalan tidak ditemukan NIK pegawai pada tabel pegawai, maka pencatatan training tidak dapat dilakukan.

Aktor utama HRD.

Aktor sekunder Tidak ada.

Pemicu Aktor HRD memilih menu “training” untuk mencatat pelatihan yang dilakukan.

Alur utama Langkah Aksi

1. Memilih menu training.

2. Mengarahkan aktor ke halaman training.

3. Aktor memasukkan dalam sistem

data-data training pegawai seperti nama event

STIKOM

Nama Use Case Mencatat Training

training, keterangan training, tanggal, nama trainer, biaya, lama training.

4 Aktor memasukkan nama-nama pegawai

yang ikut dalam training berupa NIK dan

nama.

5. Aktor menekan tombol simpan.

6. Melakukan validasi inputan aktor.

7. Mengirimkan data-data training yang

telah divalidasi ke server.

8. Menyimpan data training ke dalam

database

8. Menampilkan pesan simpan training

berhasil.

10. Use case berakhir.

Alur Perluasan Langkah Aksi Percabangan

2.1. Menekan tombol edit training untuk

mengubah data training yang ada di

dalam database.

2.2. Mengarahkan pengguna kepada halaman

untuk mengedit training.

2.3. Membaca data training yang ada di dalam

database.

2.4. Mengubah data-data yang diperlukan.

2.5 Menekan tombol simpan.

5.1. Memeriksa seluruh inputan yang

diperlukan, apabila ada yang kosong, maka menampilkan pesan bahwa ada data

STIKOM

Nama Use Case Mencatat Training

yang kosong kemudian kembali ke langkah yang ke-3

7. Flow Of Events Use Case Penilaian Kinerja

Berikut ini disajikan flow of events dari use case diagram penilaian kinerja.

Supervisor mendapatkan form penilaian dari HRD untuk menilai pegawai. Flow of events dari use case menangani penilaian kinerja disajikan dalam tabel 3.7.

Tabel 3.7 Flow Of Events Penilaian Kinerja

Nama Use Case Mencatat Penilaian

Kebutuhan terkait Penilaian kinerja merupakan sebuah sarana untuk menilai kinerja pegawai saat bekerja yang hasil dari

penilaian ini menghasilkan informasi bagi

manajemen.

Tujuan Menangani penilaian kinerja pegawai.

Prasyarat Tidak ada

Kondisi akhir sukses Jika form penilaian tersedia maka supervisor dapat melakukan penilaian kinerja.

Kondisi akhir gagal Jika kegagalan ada pada: data pegawai yang tidak ada pada tabel pegawai, maka penilaian tidak biasa dilakukan.

Aktor utama Supervisor.

Aktor sekunder HRD.

Pemicu Aktor supervisor memilih menu “penilaian pegawai” untuk melakukan penilaian.

Alur utama Langkah Aksi

STIKOM

Nama Use Case Mencatat Penilaian

1. Memilih menu penilaian kinerja.

2. Mengarahkan aktor ke halaman penilaian

kinerja

3. Menampilkan departemen dan data

pegawai yang harus dinilai. Aktor menekan tombol lakukan penilaian.

4. Aktor mengisi form kuisioner penilaian

yang tampil.

5. Aktor menekan tombol simpan setelah

mengisi.

6. Melakukan penghitungan penilaian yang

telah diinputkan oleh aktor ke sistem

7. Menyimpan data penilaian ke dalam

database

8. Menampilkan simpan penilaian berhasil

9. Use case berakhir.

Alur Perluasan Langkah Aksi Percabangan

3.1. Apabila pada langkah 3 tidak ada nama

pegawai yang keluar maka aktor shift

leader tidak dapat melakukan penilaian.

8. Flow Of Events Use Case Absensi

Berikut ini disajikan flow of events dari use case diagram aktivitas absensi.

Pegawai memasukkan NIK dan password untuk melakukan proses absensi di

PKIS Sekar Tanjung. Flow of events dari use case menangani absensi disajikan dalam tabel 3.8.

STIKOM

Tabel 3.8 Flow Of Events Absensi

Nama Use Case Absensi

Kebutuhan terkait Absensi merupakan sarana untuk melakukan pancatatn kehadiran ketika pegawai tersebut datang dan bekerja di PKIS Sekar Tanjung

Tujuan Menangani absensi pegawai.

Prasyarat Tidak ada

Kondisi akhir sukses Proses absensi pegawai.

Kondisi akhir gagal Jika kegagalan ada pada: data pegawai yang tidak ada

pada database, maka absensi tidak bisa dilakukan.

Aktor utama Pegawai.

Aktor sekunder Tidak Ada.

Pemicu Aktor pegawai memasukkan data kehadiran ketika datang.

Alur utama Langkah Aksi

1. Menampilkan halaman absensi dengan

inputan yang diperlukan adalah username

dan password.

2. Mengisi username dan password

kemudian menekan tombol proses.

3. Melakukan validasi password

4. Mencocokan password berdasarkan

username yang telah diinputkan.

5. Menampilkan absen berhasil pada layar.

6. Use case berakhir.

Alur Perluasan Langkah Aksi Percabangan

4.1. Menampilkan pesan: data masukkan

salah, kemudian aktor harus mengulang

STIKOM

157

est case

id

Tujuan Input Output

yang diharapkan

S tatus

outsourcing dalam bentuk pdf

3

Menampilak an laporan

pelanggaran, kemudian dicetak

Klik tautan laporan kemudian pilih laporan pelanggaran dan cetak sesuai tanggal yang dimasukkan

Dapat mencetak laporan pelanggaran dalam bentuk pdf

S ukses

10. Desain Uji Coba Proses Penghitungan Penilaian

Uji coba ini dilakukan dengan melakukan perhitungan penilaian kinerja secara manual dengan sistem. Apabila output yang dihasilkan oleh sistem sama dengan perhitungan secara manial maka sistem ini dinyatakan lulus uji coba dan perhitungan yang dihasilkan tepat. Test case yang pertama adalah mendapatkan nilai “A” atau “B”. Berikut adalah kutipan desain uji coba yang dapat dilihat pada tabel 4.10.

Tabel 4.10 Desain Uji Coba Penghitungan Penilian Kinerja est

case id

Tujuan Input Output

yang diharapkan

S tatus

4

Mendapatka n nilai A atau B dari karyawan yang telah

Penilaian karyawan dalam satu perusahaan dan

Nilai “A” atau “B”

-STIKOM

Sebagai contoh perhitungan penilaian kinerja dengan cara manual. Berikut merupakan data karyawan departemen produksi dengan alternatif karyawan sebagai berikut: A0(Citra), A1(Fitria), A2(Eka) dengan hasil hasil perhitungan penilaian secara manual pada tabel 4.11.

Tabel 4.11 Penilaian Tiap Kreteria

o. KRETERIA

PENILAIAN A 0 A 1 A 2 Mampu menyelesaikan tugas dengan

sempurna dan tepat waktu

Y a(0) T dk(1) Y a(0) Mampu menyelesaikan masalah yang

berhubungan dengan pekerjaannya tanpa bantaun (mandiri) Y a(0) T dk(1) Y a(0) Sering meminta ijin meninggalkan

pekerjaan / ijin keluar dengan alasan sepele

T dk(0) T dk(0) T dk(0) Mentaati peraturan dan tata tertib di

lingkungan kerjanya (kebiasaan hidup yang baik) Y a(0) Y a(0) Y a(0)

Hormat dan patuh terhadap atasan Y a(0)

Y a(0)

Y a(0) Mempunyai perilaku dan kebiasaan

yang baik (sopan santun)

Y a(0) T dk(1) T dk(1) Mempunyai tingkat disiplin yang

tinggi Y a(0) T dk(1) T dk(1) Aktif dan berinisiatif memberikan

saran, masukan dan pendapat untuk mencari solusi Y a(0) Y a(0) Y a(0)

STIKOM

SURABAYA

159

Dalam waktu tugasnya sering menimbulkan masalah yang diakibatkan kecerobahan / kurang teliti, kurang kehati - hatian yang mengakibatkan kerugian, kerusakan/kehilangan barang/produk PKIS Sekar Tanjung

T dk(0)

T dk(0)

T dk(0)

Hasil A B A

Cara perhitungan penilaian saat ini cukup sederhana, Nilai huruf “A” keluar jika pegawai mendapatkan penilaian pada tabel 4.11 “Tidak” kurang dari tiga (< 3), sedangkan nilai huruf “B” keluar jika pegawai mendapatkan penilaian pada tabel 4.11 “Tidak” lebih dari sama dengan tiga (>= 3). Untuk nilai “Ya” dapat dikatakan memiliki score 0 sedangkan “Tidak” dapat dikatakan memiliki score 1, terdapat pengecualian pada kreteria 3 dan 9 untuk nilai “Ya” dapat

dikatakan memiliki score 1 sedangkan “Tidak” dapat dikatakan memiliki score 0. Sehingga test case ini telah berhasil dijawab. Penilaian karyawan berhasil dihitung dan menghasilkan nilai “A” atau “B”. Untuk melihat hasil uji coba test case dapat dilihat pada tabel 4.12.

Tabel 4.12 Hasil Uji Coba Penghitungan Penilian Kinerja est

case id

Tujuan Input Output

yang diharapkan

S tatus

4

Mendapatka n nilai A atau B dari karyawan yang telah dinilai.

Penilaian karyawan dalam satu perusahaan dan satu departemen

Nilai “A” atau “B”

S ukses

STIKOM

136 5.1 Kesimpulan

Dari hasil uji coba dan evaluasi program maka dapat diambil kesimpulan, sistem informasi kepegawaian pada PKIS Sekar tanjung dapat membantu mengolah data pegawai yang ada serta dapat menampilkan seluruh laporan yang dibutuhkan untuk memperlancar aktivitas harian perusahaan dan laporan yang dihasilkan diharapkan dapat membantu pihak manajemen dalam pengambilan keputusan.

5.2 Saran

Adapun beberapa saran yang dapat diberikan kepada peneliti berikutnya apabila ingin mengembangkan aplikasi yang telah dibuat ini agar menjadi lebih baik adalah sebagai berikut:

1. Pengembangan kedepannya untuk teknologi berkembang laporan yang dibuat oleh HRD dapat diakses menggunakan smartphone maupun komputer di rumah oleh GM maupun supervisor agar dapat selalu memantau perkembangan di dalam perusahaan saat berada di luar perusahaan.

2. Proses kehadiran yang dibuat pada program ini sebatas memasukan username berdasarkan NIK dan password yang dimiliki pegawai kedalam sistem menggunakan inputan keyboard, yang nanti kedepannya bisa diganti menggunakan Fingerprint Verification atau juga bisa menggunakan Facial Recognition dengan menggunakan camera untuk mengurangi kecurian saat absen dengan alasan lupa password, titip absen dan masalah absensi lainnya.

STIKOM

137

Pengembangan dan penyempurnaan perancangan sistem informasi kepegawaian kedepannya oleh developer PKIS Sekar Tanjung sangat diperlukan untuk dapat memperoleh perancangan sistem informasi yang lebih baik lagi sesuai dengan perkemb

STIKOM

112 Graha Ilmu.

Djumialdji, F. X. 2006. Perjanjian Kerja Edisi Revisi. Jakarta: Sinar Grafika. Hakim, L. 2010. 9 Langkah Menjadi Master Framework Codeigniter.

Yogyakarta: Lokomedia.

Handoko, T. H. 2001. Manajemen Personalia dan Sumber Daya Manusia. Yogjakarta: BPFE.

Heriawanto. 2004. Analisis Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Motivasi Kerja Karyawan Magister Manajemen Agribisnis Institut Pertanian Bogor. Bogor: Skripsi Departemen Ilmu-Ilmu Sosial Ekonomi Pertanian Fakultas Pertanian IPB.

Kendall, K.E. & Kendall, J.E. 2006. Systems Analysis and Design (6th ed.). New Jersey: Pearson Education International.

Kurniawan, Y. 2002. Aplikasi Web Database dengan PHP dan MySQL. Jakarta: PT. Elex Media Komputindo.

Manullang, M. 1994. Manajemen Personalia. Jakarta: Ghalia Indonesia. Nasution, M. 1994. Manajemen Personalia, Jakarta: Djambatan.

Nugroho, A. 2005. Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Dengan Metodologi Berorientasi Objek. Bandung: Informatika.

Prasetyo, D. D. 2003. Tip dan Trik Kolaborasi PHP dan MySQL. Jakarta: PT. Elex Media Komputindo.

Sholiq. 2010. Analisi Dan Perancangan Berorientasi Obyek. Bandung: CV Muara Indah.

Soedjadi, F.X. 1977. Pokok-Pokok Management Kepegawaian. Jakarta: Lembaga Administrasi Negara.

STIKOM