Rancang bangun sistem informasi pemesanan persediaan ATK: studi kasus Badan Kepegawaian Negara Pusat

(1)

i

RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PEMESANAN PERSEDIAAN ATK

(STUDI KASUS : BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA PUSAT)

SKRIPSI

Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Sistem Informasi Program Studi Sistem Informasi Fakultas Sains dan Teknologi

Oleh : AMELIDA 109093000045

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA


(2)

(3)

(4)

iii

PERNYATAAN

DENGAN INI SAYA MENYATAKAN BAHWA SKRIPSI INI BENAR-BENAR HASIL KARYA SENDIRI YANG BELUM PERNAH DIAJUKAN SEBAGAI SKRIPSI ATAU KARYA ILMIAH PADA PERGURUAN TINGGI MANAPUN.

Jakarta, Desember 2013

AMELIDA 109093000045


(5)

iv ABSTRAK

AMELIDA (109093000045). Rancang Bangun Sistem Informasi Pemesanan Persediaan ATK Berbasis Web Studi Kasus Badan Kepegawaian Negara (BKN) Pusat. Dibawah Bimbingan ARI IRAWAN, MM, M, Kom dan ELSY RAHAJENG, MTI.

Biro perlengkapan adalah sebuah bagian dari unit kerja yang ada pada Badan Kepegawaian Negara Pusat yang mempunyai tugas melaksanakan pengelolaan persediaan barang untuk oprasional BKN. Berfungsi sebagai didasarkan dalam antisipasi pemenuhan permintaan maka dituntut tersedianya, media yang dapat membuat mengelola data sementara dan data tersebut tersedia untuk disimpan. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 106 Tahun 2007 tentang Lembaga Kebijakan Persediaan Barang/Jasa Pemerintah. Belum adanya media yang dapat membantu dalam mengelola persediaan barang dan dapat memenuhi permintaan barang kepada biro-biro lain. Dilihat dari permintaan yang tidak dapat memenuhi permintaan biro mencapai 40%, diakibatkan oleh redudansi data, sehingga tidak memenuhi permintaan biro akan sementara data tersebut tersedia. Metode yang dapat menyelesaikan permasalahan pada biro perlengkapan yaitu, inventori. Dengan menggunakan metode pengumpulan data terdiri observasi, wawancara,dan kajian literatur. Metode pengembangan sistem Rapid Application Development (RAD) hingga pada tahap implementasi prototype. Rekayasa sistem dan analisis dilakukan dengan menganalisis sistem berjalan, dan siapa saja penggunanya. Framework yang digunakan codeigniter vertion II dengan database MySQL. Hasil testing pada sistem informasi pemesanan persediaan ATK mendapatkan kepuasaan 80% sesuai dengan hasil yang dicapai berupa sistem informasi pemesanan persediaan ATK yang disajikan untuk menentukan jumlah banyaknya barang dipesan, waktu yang tepat dalam melakukan pemesanan, dan mengontrol arus barang agar tidak mengalami pemborosan pemakaian barang. Kata kunci : Persediaan barang, Biro Perlengkapan, RAD, PHP, dan MySQl Bab I-V + 298 Halaman + 222 Gambar +41 Tabel +Pustaka +Lampiran


(6)

v

KATA PENGANTAR

Bismillahirrahmanirrahim,

Alhamdulillah puji syukur kehadirat Allah SWT karena hanya dengan ridha dan ijin-Nya penulis dapat menyelesaikan skripsi ini yang berjudul “Rancang Bangun Sistem Informasi Pemesanan Persediaan ATK (Studi Kasus: Badan Kepegawaian Negara)”. Shalawat serta salam tak lupa penulis panjatkan kepada Nabi Muhammad SAW, keluarga, para sahabat serta kaum muslimin dan muslimat.

Dalam penyusunan skripsi ini, penulis mendapatkan bimbingan dan bantuan baik dari segi moril maupun materil dari berbagai pihak. Oleh karena itu, pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih kepada:

1. Bapak Dr. Agus Salim, M.Si, selaku Dekan Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta.

2. Bapak Zulfiandri, MMSI, selaku Ketua Program Studi Sistem Informasi Fakultas Sains dan Teknologi, Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta.

3. Bapak Ari Irawan, MM, M, Kom, selaku Dosen Pembimbing I yang telah banyak memberikan waktu dan masukan yang sangat berarti bagi penulis dalam menyelesaikan skripsi ini.

4. Ibu Elsy Rahajeng, MTI, selaku Dosen Pembimbing II yang telah banyak memberikan waktu dan masukan yang sangat berarti bagi penulis dalam menyelesaikan skripsi ini.


(7)

vi

5. Ibu Khodijah, staf dan Pimpinan Biro Perlengkapan Badan Kepegaawaian Negara Pusat. Memberikan pembimbingan lapangan saat observasi. Telah membimbing dan memberikan banyak saran-saran, pengetahuan baru, pengalaman, serta bantuan yang sangat berarti dalam membuat sistem informasi pemesanan persediaan ATK.

6. Dosen-dosen Program Studi Sistem Informasi yang telah membagikan ilmu selama saya duduk di bangku perkuliahan.

7. Kedua Orangtua dan keluarga yang selalu memberikan doa dan motivasi kepada penulis dalam menyelesaikan skripsi ini.

8. Hendra, Ani, Sri Handayani, Ifah Rofiatul Azizah, Dajeng Rahmawati, Waliyatul Ummah, Cici dan Siska yang selalu memberikan inspirasi, motivasi, serta wawasan dalam menyelesaikan skripsi ini.

9. Teman-teman Sistem Informasi angkatan 2009, sahabat-sahabat SI-B 2009 dan teman-teman kelas peminatan sistem informasi SIK-B 2009 yang telah meluangkan waktu dan pikirannya untuk membantu penulis dalam menyelesaikan skripsi ini.

Akhir kata, penulis berharap agar skripsi ini dapat bermanfaat bagi semua pihak yang membaca, baik sebagai bahan karya tulis berupa informasi, perbandingan maupun dasar untuk penelitian materi lebih lanjut.

Jakarta, Desember 2013

AMELIDA NIM. 109093000045


(8)

vii

DAFTAR ISI

PENGESAHAN UJIAN ... Error! Bookmark not defined.

PERNYATAAN ... ii

ABSTRAK ... iv

KATA PENGANTAR ... v

DAFTAR ISI ... vi

DAFTAR GAMBAR ... xiv

DAFTAR SIMBOL ... xvii

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang ... 1

1.2 Identifikasi Masalah ... 6

1.3 Rumusan Masalah ... 6

1.4 Batasan Masalah ... 6

1.5 Tujuan Penelitian... 7

1.6 Manfaat Penelitian... 7

1.6.1Aktor pada Sistem ... 7

1.6.2Bagi Penulis... 9

1.6.3Badan Kepegawaian Negara Pusat ... 10

1.6.4 Bagi Universitas ... 10

1.7 Metode Penelitian ... 11

1.8 Sistematika Penelitian ... 12

BAB II LANDASAN TEORI ... 14

2.1 Rancang ... 14

2.1.1 Pengertian Bangun ... 14

2.1.2 Pengertian Rancang Bangun ... 14

2.2 Konsep Dasar Sistem ... 15

2.2.1 Komponen Sistem ... 15

2.2.2 Konsep Sistem ... 16


(9)

viii

2.3 Informasi ... 17

2.3.1 Mengelola Informasi ... 17

2.3.2 Syarat-Syarat Informasi... 18

2.4 Pengertian Sistem Informasi ... 18

2.4.1 Jenis-Jenis Sistem Informasi ... 19

2.4.2 Fungsi Sistem Informasi ... 19

2.4.3 Konsep-Konsep Sistem Informasi ... 20

2.4.4 Komponen-Komponen Sistem Informasi... 20

2.4.5 Mengenali Sistem Informasi ... 21

2.5 Pengertian Berbasis Web ... 21

2.6 Internet ... 22

2.7 Pengendalian Persediaan ... 23

2.7.1 Arti Persediaan ... 23

2.7.2 Alasan di Perlukan Persediaan ... 25

2.7.3 Peranan Persediaan ... 26

2.7.4 Permintaan ... 26

2.7.5 Jenis Persediaan... 26

2.7.6 Fungsi Persediaan ... 28

2.7.7 Manajemen Persediaan ... 32

2.7.8 Sistem Pengendalian Perediaan ... 32

2.7.9 Jenis Dasar Sistem Pengendalian Persediaan ... 33

2.7.10 Perbedaan Utama Antara Kedua Sistem ... 34

2.7.11 Titik Pemesanan Kembali Persediaan Pengaman (Reorder Point dan Safety Stock) ... 34

2.7.12 Model-Model Reorder Point ... 39

2.7.13 Faktor Persediaan Pengaman ... 40

2.7.14 Penentuan Persediaan ... 41

2.7.15 Sistem Informasi Persediaan ... 42

2.8 Metodologi Penelitian ... 47


(10)

ix

2.9 Metodologi Pengumpulan Data ... 48

2.10 Studi Lapangan ... 48

2.10.1 Observasi ... 48

2.10.2 Wawancara ... 48

2.11 Kajian Literatur ... 49

2.12 Metode Pengembangan Sistem ... 49

2.12.1 Rapid Application Development (RAD) ... 49

2.12.2 Fase-Fase RAD ... 50

2.12.3 Kelebihan-Kelebihan RAD ... 51

2.13 Pengertian Object Oriented ... 52

2.13.1 Metodologi Perancangan Berorientasi Objek ... 52

2.13.2 Kelebihan Berorientasi Objek ... 52

2.13.3 Pengertian Object Oriented Analysis and Design (OOAD) .... 53

2.14 UML ... 54

2.14.1 Pengertian UML ... 54

2.14.2 Diagram UML ... 54

2.15 Basis Data ... 56

2.15.1 Pengertian Basis Data... 56

2.15.2 Tujuan Basis Data ... 56

2.15.3 Mendukung Database ... 57

2.15.4 Model E-R ... 58

2.15.6 Depedensi ... 61

2.15.7 Diagram Depedensi ... 63

2.15.8 Analisis Data ... 63

2.16 PHP... 67

2.16.1 Pengelompokan Tipe Data ... 69

2.18 Mengenal SQL ... 72

2.18.1 Tipe Kolom ... 73

2.18.2 Tipe-tipe Kolom ... 73

2.18.3 Tipe Tanggal dan Waktu ... 73


(11)

x

2.19 Pengujian Perangkat Lunak ... 74

2.19.1 Konsep Pengujian Perangkat Lunak ... 77

2.19.2 Manajemen Pengujian Perangkat Lunak ... 78

2.19.3 Proses-Proses Pengujian ... 82

2.19.4 Proses Pengujian Awal ... 83

2.19.5 Proses Pengujian Akhir ... 83

2.19.6 Jenis-jenis Pengujian ... 84

BAB III METODOLOGI PENELILITIAN ... 88

3.1 Tempat dan Waktu ... 88

3.2 Perangkat dan Data... 88

3.2.1 Perangkat ... 88

3.2.2 Data ... 91

BAB IV PEMBAHASAN ... 94

4.1 Sejarah Singkat Badan Kepegewaian Negara ... 94

4.1.1 Visi Badan Kepegawaian Negara ... 97

4.1.2 Misi Badan Kepegawaian Negara ... 98

4.1.3 Struktur Organisasi Badan Kepegawaian Negara ... 99

4.1.4 Tugas dan Fungsi Badan Kepegawaian Negara ... 100

4.2 Perancangan dan Pengembangan Sistem ... 100

4.2.1 Fase Perencanaan Syarat-syarat ... 100

4.2.2 Analisa Sistem Berjalan ... 101

4.2.2.1 Kelemahan Sistem Berjalan ... 103

4.2.3 Solusi Pemecahan Masalah ... 105

4.2.4 Analisa Sistem Usulan ... 106

4.2.5 Perbandingan Sistem Berjalan dengan Sistem Usulan ... 109

4.2.6 Kebutuhan Sistem dan User ... 112

4.2.7 Skenario Use Case ... 116

4.2.8 Activity Diagram ... 126

4.2.8.1 Activity Diagram Pemasok ... 126

4.2.8.2 Activity Diagram Lihat Pemasok ... 128


(12)

xi

4.2.8.4 Activity Diagram Lihat Katalog Produk ... 131

4.2.8.5 Acitivity Diagram Permohonan Barang ... 132

4.2.8.6 Acitivity Diagram Validasi Permohonan Barang ... 134

4.2.8.6 Acitivity Diagram Validasi Permohonan Barang ... 134

4.2.8.7 Acitivity Diagram Lihat Permohonan Barang ... 135

4.2.8.8 Acitivity Diagram Data Barang ... 137

4.2.8.9 Acitivity Diagram Lihat Barang ... 139

4.2.8.10 Acitivity Diagram Pemesanan ... 140

4.2.8.11 Acitivity Diagarm Lihat Pemesanan ... 142

4.2.8.12 Acitivity Diagram Pengembalian Barang ... 143

4.2.8.13 Acitivity diagram Lihat Pengembalian Barang ... 145

4.2.8.14 Acitivity Diagram Barang Masuk ... 146

4.2.8.15 Acitivity Diagram Lihat Barang Masuk ... 148

4.2.8.16 Acitivity Diagram Barang Keluar ... 149

4.2.8.17 Acitivity Diagram Lihat Barang Keluar ... 151

4.2.8.18 Acitivity Diagram Pembantu ... 152

4.2.8.19 Activity Diagram Lihat Pembantu ... 154

4.2.8.20 Activity Diagram User ... 155

4.2.8.21 Activity Diagram Lihat User ... 157

4.2.8.22 Acitivity Diagram Biro ... 158

4.2.8.23 Activity Diagram Lihat Biro ... 160

4.2.8.24 Activity Diagram Lihat Laporan ... 161

4.2.8.25 Activity Diagram Cetak Laporan Barang Masuk ... 162

4.2.8.26 Activity Diagram Cetak Laporan Barang Keluar ... 163

4.2.9 Sequence Diagram ... 164

4.2.9.1 Sequence Diagram Staf Biro Perlengkapan Login ... 164

4.2.9.2 Sequence Diagram Kepala Biro Perlengkapan Login ... 165

4.2.9.3 Sequence Diagram Pemasok Login ... 166

4.2.9.4 Sequence Diagram Pegawai Biro Login ... 167

4.2.9.5 Sequence Diagram Kepala Biro Lain Login ... 168


(13)

xii

4.2.9.7 Sequence Diagram Staf Biro Pelengkapan Login ... 170

4.2.9.8 Sequence Diagram Pemasok Logout ... 171

4.2.9.9 Sequence Diagram Pegawai Biro Lain Logout ... 172

4.2.9.10 Sequence Diagram Kepala Biro Lain Logout ... 173

4.2.9.11 Sequence Diagram Data Pemasok ... 174

4.2.9.12 Sequence Diagram Lihat Data Pemasok ... 175

4.2.9.13 Sequence Diagram Katalog Produk... 176

4.2.9.14 Sequence Diagram Lihat Katalog Produk ... 177

4.2.9.15 Sequence Diagram Permohonan Barang ... 178

4.2.9.16 Sequence Diagram Validasi Permohonan Barang ... 179

4.2.9.17 Sequence Diagram Lihat Validasi Permohonan Barang .... 180

4.2.9.18 Sequence Diagram Data Barang ... 181

4.2.9.19 Sequence Diagram Lihat Data Barang ... 182

4.2.9.20 Sequence Diagram Pemesanan ... 183

4.2.9.21 Sequence Diagram Lihat Pemesanan ... 184

4.2.9.22 Sequence Diagram Pengembalian Barang... 185

4.2.9.23 Sequence Diagram Lihat Pengembalian Barang ... 186

4.2.9.24 Sequence Diagram Barang Masuk ... 187

4.2.9.25 Sequence Diagram Lihat Barang Masuk ... 188

4.2.9.26 Sequence Diagram Barang Keluar ... 189

4.2.9.27 Sequence Diagram Lihat Barang Keluar ... 190

4.2.9.28 Sequence Diagram Pembantu ... 192

4.2.9.29 Sequence Diagram Lihat Pembantu ... 193

4.2.9.30 Sequence Diagram User ... 194

4.2.9.31 Sequence Diagram Lihat User ... 195

4.2.9.32 Sequence Diagram Biro ... 196

4.2.9.33 Sequence Diagram Lihat Biro ... 197

4.2.9.34 Sequence Diagram Lihat Laporan Barang Masuk ... 198

4.2.9.35 Sequence Diagram Lihat Laporan Barang Keluar ... 199

4.2.9.36 Sequence Diagram Cetak Laporan Barang Masuk ... 200


(14)

xiii

4.2.10 Class Diagram ... 202

5.2.11 ERD ... 203

4.2.12 Logical Record Sructure (LRS) ... 204

4.2.13 Normalisasi ... 205

4.2.13.1 T_App_User ... 205

4.2.13.2 T_Biro ... 205

4.2.13.3 T_Permohonanbarang ... 206

4.2.13.4 T_Permohonanbarang_Detail ... 207

4.2.13.5 T_Barang ... 207

4.2.13.6 T_Katalog ... 208

4.2.13.7 T_Katalog_Detail ... 209

4.2.13.8 T_Supplier ... 209

4.2.13.9 T_Retur ... 210

4.2.13.10 T_Retur_Detail ... 211

4.2.13.11 T_Order ... 211

4.2.13.12 T_Order_Detail ... 212

4.2.13.13 T_Barang_Masuk ... 212

4.2.13.14 T_Barang_Masuk_Detail ... 213

4.2.13.15 T_Barang_Keluar ... 214

4.2.13.16 T_Barang_Keluar_Detail ... 214

4.2.13 17 T_Pembantu ... 215

4.2.14 Spesifikasi Database ... 216

4.2.15 Desain Interface ... Error! Bookmark not defined. 4.2.15 Implementasi ... 285

4.2.15.1 Pembuatan Kode Program (Coding) ... 285

4.2.15.2 Sepesifikasi Komputer ... 285

4.2.16 Testing ... 287

BAB V PENUTUP...292

5.1 Simpulan ... 292


(15)

xiv

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1.1 Jumlah Data Barang ... 1

Gambar 1.2 Varian Data Barang ... 1

Gambar 1.3 Kerangka Berfikir ... 93

Gambar 4.5 Activity Diagram Kelolah Data Pemasok ... 126

Gambar 4.6 Activity Diagram Lihat Data Pemasok ... 128

Gambar 4.7 Activity Diagram Kelolah Katalog Produk ... 129

Gambar 4.8 Activity Diagram Lihat Katalog Produk ... 131

Gambar 4.9 Activity Diagram Kelolah Permohonan Barang ... 132

Gambar 4.10 Activity Diagram Validasi Permohonan Barang ... 134

Gambar 4. 11 Activity Diagram Lihat Permohonan Barang ... 135

Gambar 4. 12 Activity Diagram Barang ... 135

Gambar 4.13 Activity Diagram Lihat Barang ... 139

Gambar 4.14 Activity Diagram Kelolah Pemesanan ...140

Gambar 4.15 Activity Diagram Lihat Pemesanan ... 142

Gambar 4.16 Activity Diagram Kelolah Pengembalian barang... 143

Gambar 4.17 Activity Diagram Lihat Pengembalian Barang ... 145

Gambar 4.18 Activity Diagram Kelolah Barang Masuk ... 146

Gambar 4.19 Activity Diagram Lihat Barang Masuk ... 148

Gambar 4.20 Activity Diagram Kelolah Barang Keluar ... 149

Gambar 4.21 Activity Diagram Lihat Barang Keluar ... 151

Gambar 4.22 Activity Diagram Pembantu ... 152

Gambar 4.23 Activity Diagram Lihat Pembantu ... 154

Gambar 4.24 Activity Diagram User ... 155

Gambar 4.25 Activity Diagram Lihat User ... 157

Gambar 4.26 Activity Diagram Biro ... 158


(16)

xv

Gambar 4.28 Activity Diagram Lihat Laporan ... 161 Gambar 4.29 Activity Diagram Cetak Laporan Barang Masuk ... 162


(17)

xvi

DAFTAR TABEL

Tabel 4.3 Aktor Pengguna Sistem ... 112

Tabel 4.4 Skenario Use Case Login ... 116

Tabel 4.5 Skenario Use Case Login ... 116

Tabel 4.6 Skenario Use Case Kelolah Pemasok ... 117

Tabel 4.7 Skenario Use Case Lihat Pemasok ... 117

Tabel 4.8 Skenario Use Case Kelolah Katalog Produk ... 118

Tabel 4.10 Skenario Use Case Kelolah Barang... 119

Tabel 4.11 Skenario Use Case Lihat Stok Barang ... 119

Tabel 4.12 Skenario Use Case Kelolah Pemesanan ... 120

Tabel 4.13 Skenario Use Case Lihat Pemesanan ... 120

Tabel 4.14 Skenario Use Case Kelolah Barang Masuk ... 121

Tabel 4.15 Skenario Use Case Lihat Barang Masuk ... 121

Tabel 4.16 Skenario Use Case Kelolah Pengembalian Barang ... 122

Tabel 4.17 Skenario Use Case Lihat Pengembalian Barang ... 122

Tabel 4.18 Skenario Use Case Kelolah Permohonan Barang ... 123

Tabel 4.19 Skenario Use Case Lihat Permohonan Barang ... 123

Tabel 4.20 Skenario Use Case Validasi Permohonan Barang ... 124

Tabel 4.21 Skenario Use Case Kelolah Barang Keluar ... 124

Tabel 4.22 Skenario Use Case Lihat Barang Keluar ... 125


(18)

xvii

DAFTAR SIMBOL

Simbol Nama

Use Case

Actor

Control Flow/Message

Initial State

Final State

State

Decision Obyek Antarmuka


(19)

xviii

Behaviors (operations)

Message Call

+Operations() -Attributes

Class

Class

-End1 *

-End2

* Communicates

Transition


(20)

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Didasarkan kompleksitas, data penyimpanan barang yang didekati dengan jumlah data barang sebagaimana pada gambar 1.1 jumlah data barang, sedangkan didekati dengan varian data barangsebagaimana pada gambar 1.2 varian data barang. Dibawah ini merupakan grafik jumlah data barang dan varian data barang pada biro perlengkapan.

Gambar 1.1 Jumlah Data Barang

(Sumber :Biro Perlengkapan 2009-2012)

Gambar 1.2 Varian Data Barang

(Sumber : Biro Perlengkapan 2009-2012)

1128

1947 2538 2200 2315

870 1920

2400

2160 2256

250 480

960 1080 1128

0 500 1000 1500 2000 2500 3000

2008 2009 2010 2011 2012

Barang masuk

Barang keluar

Tidak memenuhi permintaan

50 70

85 80 90 250 480

960 1080 1128

20

24 36 48 60 1128

1947 2538

2200 2315

70 188 376

235 282 870 1920 2400 2160 2256 0 500 1000 1500 2000 2500 3000

2008 2009 2010 2011 2012

Pemasok Tidak memenuhi permintaan Jumlah pemesanan Barang masuk Barang retur Barang keluar


(21)

2

Berdasarkan data pada tahun 2008 sampai dengan 2012 grafik pada gambar 1.2 varian data barang yang menunjukan adanya pemasok, menunjukan tidak dapat memenuhi permintaan, menunjukan jumlah pemesanan, menunjukan barang masuk, menunjukan barang retur, dan menunjukan barang keluar.

Pada tahun 2008 jumlah pemasok 50. Pada tahun 2009 jumlah pemasok 70. Pada tahun 2010 jumlah pemasok 85. Pada tahun 2011 jumlah pemasok 80. Pada tahun 2012 jumlah pemasok 90.

Pada tahun 2008 jumlah yang tidak dapat memenuhi permintaan 250. Pada tahun 2009 jumlah yang tidak dapat memenuhi permintaan 480. Pada tahun 2010 jumlah yang tidak dapat memenuhi permintaan 960. Pada tahun 2011 jumlah yang tidak dapat memenuhi permintaan 1080. Pada tahun 2012 jumlah yang tidak dapat memenuhi permintaan 1128.

Pada tahun 2008 jumlah pemesanan 20. Pada tahun 2009 jumlah pemesanan 24. Pada tahun 2010 jumlah pemesanan 36. Pada tahun 2011 jumlah pemesanan 48. Pada tahun 2012 jumlah pemesanan 60.

Pada tahun 2008 jumlah barang masuk 1128. Pada tahun 2009 jumlah barang masuk 1947. Pada tahun 2010 jumlah barang masuk 2538. Pada tahun 2011 jumlah barang masuk 2200. Pada tahun 2012 jumlah barang masuk 2315.

Pada tahun 2008 jumlah barang retur 70. Pada tahun 2009 jumlah barang retur 188. Pada tahun 2010 jumlah barang retur 376. Pada tahun 2011 jumlah barang retur 235. Pada tahun 2012 jumlah barang retur 282.


(22)

3

Pada tahun 2008 jumlah barang keluar 870. Pada tahun 2009 jumlah barang keluar 1920. Pada tahun 2010 jumlah barang keluar 2400. Pada tahun 2011 jumlah barang keluar 2160. Pada tahun 2012 jumlah barang keluar 2256.

Dalam Undang-undang Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 106 Tahun 2007 tentang Lembaga Kebijakan Persediaan Barang/Jasa Pemerintah. Biro perlengkapan merupakan sebuah bagian dari unit kerja yang ada pada Badan Kepegawaian Negara yang mempunyai tugas melaksanakan pengelolaan persediaan barang untuk oprasional BKN. Biro perlengkapan merupakan yang menyelenggarakan pelaksanaan pengendalian persediaan barang, dan pengelolaan persediaan barang (Sumber : Biro Perlengkapan).

Rancang bangun sistem agen cerdas monitoring stok perusahaan untuk menentukan jumlah barang yang harus dipesan sehingga tidak terjadi penumpukan atau kekurangan persediaan di gudang, menentukan waktu yang tepat untuk melakukan pemesanan barang untuk menambah persediaan, serta menentukan jumlah persediaan pengaman yang harus ada. Kekuranganya agar bisa memesan barang kepemasok secara otomatis. Sistem sebaiknya dibuat dengan lebih kompleks dan menarik sehingga dapat digunakan pada dunia nyata. Sebaiknya sistem yang akan dibangun selanjutnya dapat menerapkan berbagai macam peramalan seperti peramalan jangka pendek, peramalan jangka menengah, dan peramalan jangka panjang (Rika, 2009). Kelebihan pada sistem pemesanan persediaan ATK yang dibuat oleh peneliti adalah terintegrasinya sistem dengan pemasok sehingga dapat memesan


(23)

4

langsung melalui sistem, dapat terintegrasi antar biro untuk meminta permintaan barang melalui sistem. Menentukan waktu yang tepat dalam melakukan pemesanan kepada pemasok agar tidak terjadi kehabisan stok dan mengontrol arus barang yang digunakan agar tidak mengalami pemborosan pemakaian barang.

Sistem informasi pembelian barang mengenai kemudahan bagi proses kegiatan transaksi pembelian, sehingga informasi yang dihasilkan akurat dalam waktu yang tepat dan proses pengolahan data dapat berjalan lebih efektif. Kekurangan belum terintegrasi antar departemen lainnya (Angga, 2009). Kelebihan pada sistem pemesanan persediaan ATK yang dibuat oleh peneliti adalah terintegrasinya sistem dengan pemasok sehingga dapat memesan langsung melalui sistem, dapat terintegrasi antar biro untuk meminta permintaan barang melalui sistem. Menentukan waktu yang tepat dalam melakukan pemesanan kepada pemasok agar tidak terjadi kehabisan stok dan mengontrol arus barang yang digunakan agar tidak mengalami pemborosan pemakaian barang.

Sistem pemesanan ikan arwana berbasis web Agar dapat memudahkan konsumen untuk mendapatkan informasi secara lengkap mulai dari informasi jenis, harga ikan arwana beserta gambarnya yang tersedia hingga transaksi pembayaran dan juga perusahaan dapat mudah mengelola pemesanan. Kekurangannya sistem ini dapat berkembang lagi menjadi e-commerce dengan sistem transaksi online secara langsung secara real time (Dudi, 2011). Pengembangan sistem pemesanan sepeda motor berbasis web dapat membuka


(24)

5

kemungkinan pangsa pasar yang lebih luas, karena internet dapat diakses dimana saja dan kapan saja. Sebuah website bagi perusahaan juga dapat berfungsi sebagai salah satu sarana untuk mempromosikan produk yang disediakan bagi konsumen. Kekurangannya pada sistem pemesanan ke gudang masih dilakukan secara manual yaitu melalui telepon, hal ini dapat menghambat kinerja sistem. Oleh karena itu masih diperlukan pengembangan sistem informasi untuk pemesanan ke gudang (Angga, 2011). Aplikasi pemesanan spare part motor berbasis web. Dalam pembuatan website aplikasi pemesanan ini akan menjadi acuan untuk dapat merancang proses pemesanan melalui media elektronik dan sebagai promosi produksi itu sendiri. Tools yang digunakan dalam pembuatan website penjualan spare part motor ini yaitu komponen virtue mart untuk sistem pemesanannya. Kekurangannya pada proses transaksi diharapkan dapat dikembangkan menjadi otomatis agar lebih mempermudah pengguna dalam melakukan bertransaksi (Erry, 2011). Kelebihan pada sistem pemesanan persediaan ATK yang dibuat oleh peneliti adalah terintegrasinya sistem dengan pemasok sehingga dapat memesan langsung melalui sistem, dapat terintegrasi antar biro untuk meminta permintaan barang melalui sistem. Menentukan waktu yang tepat dalam melakukan pemesanan kepada pemasok agar tidak terjadi kehabisan stok dan mengontrol arus barang yang digunakan agar tidak mengalami pemborosan pemakaian barang. Berdasarkan permasalahan tersebut, maka penulis mengambil judul penelitian : ” Rancang Bangun Sistem Informasi Pemesanan Persediaan ATK, Studi Kasus: Kantor Badan Kepegawaian Negara Pusat”.


(25)

6 1.2 Identifikasi Masalah

1. Pemborosan pemakaian yang tidak sewajarnya.

2. Seringnya kehabisan stok barang pada gudang sehingga harus menunggu lama.

3. Ketika terjadi kehabisan stok banyak kendala yang sering muncul keterlambatan pengiriman barang oleh pemasok.

1.3 Rumusan Masalah

Bagaimana merancang sistem informasi pemesanan persediaan ATK pada Badan Kepegawaian Negara,.

1.4 Batasan Masalah

Berdasarkan masalah yang telah dirumuskan, penulis membataskan masalah hanya pada :

1. Penelitian ini dikhususkan pada biro perlengkapan Badan Kepegawaian Negara.

2. Berdasarkan permintaan ATK dari biro lain, maka selanjutnya biro perlengkapan.

a. menentukan jumlah banyaknya barang yang akan dipesan.

b. Waktu yang tepat dalam melakukan pemesanan kepada pemasok agar tidak terjadi kehabisan stok.

c. Mengontrol arus barang yang digunakan agar tidak mengalami pemborosan pemakaian barang.


(26)

7

d. Persediaan barang yang dimulai dari pemesanan ke pemasok sampai dengan mengirimkan barang-barang ke biro lain yang terkait.

e. Dengan membuatkan laporan kepada pimpinan, dan tidak mencakup masalah keuangan atau pun biaya.

3. Penulis menggunakan metode dan tools, Rapid Application Development (RAD). Dengan menggunakan alat analisisnya diagram Unified Model Language (UML). Dan visio sebagai software tools alat analisa untuk memperlihatkan aliran proses dan data yang akan dirancang. Bahasa pemograman yang digunakan PHP framework codeigniter dan Mysql sebagai DBMS. Tidak membahas tentang konsep keamanan jaringan, dan tidak membahas masalah jaringan yang akan terhubung oleh sistem.

1.5 Tujuan Penelitian

Merancang Sistem Informasi Pemesanan Persediaan ATK di Badan Kepegawaian Negara.

1.6 Manfaat Penelitian 1.6.1 Aktor pada Sistem

Manfaat yang dicapai oleh peneliti adalah memiliki lima aktor pada sistem pemesanan persediaan di Badan Kepegawaian Negara, yaitu :

1. Aktor biro perlengkapan melakukan : a. Login dan logout.


(27)

8 b. Melihat katalog.

c. Lihat data pemasok.

d. Validasi permohonan barang. e. Kelola data barang.

f. Kelola pemesanan. g. Kelola barang masuk.

h. Kelola pengembalian barang. i. Kelola barang keluar.

j. Lihat laporan

2. Aktor kepala biro perlengkapan melakukan : a. Login dan logout.

b. Lihat barang masuk. c. Lihat barang keluar. d. Lihat laporan.

3. Aktor pemasok melakukan : a. Login dan logout.

b. Kelola data pemasok. c. Kelola katalog produk. d. Lihat pemesanan.

e. Lihat pengembalian barang.

4. Aktor pegawai biro-biro lain melakukan : a. Login dan logout.


(28)

9 b. Kelola permohonan barang. c. Lihat barang keluar.

5. Aktor biro-biro lain melakukan : a. Login dan logout.

b. Validasi permohonan barang.

1.6.2 Bagi Penulis

Manfaat penulis dapatkan dalam rancang bangun sistem informasi dalam penelitian skripsi ini yaitu:

1. Untuk menerapkan dan mengembangkan ilmu pengetahuan serta kemampuan yang telah dimiliki selama proses pembelajaran dalam bangku perkuliahan.

2. Membantu menyelesaikan masalah yang telah dihadapi oleh Badan Kepegawaian Negara Pusat yaitu belum tersedianya sistem pemesanan informasi persediaan ATK pada Badan Kepegawaian Negara Pusat.

3. Untuk memenuhi salah satu persyaratan kelulusan strata satu (S1), Program Studi Sistem Informasi Fakultas Sains dan Teknologi, Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta.

4. Dapat mengetahui proses kerja dan proses bisnis pada biro pelengkapan Badan Kepegawaian Negara Pusat.

5. Dapat menambah wawasan pengetahuan untuk penulis tentang teknologi, khususnya untuk rancang bangun sistem informasi


(29)

10

pemesanan persediaan ATK pada Badan Kepegawaian Negara Pusat.

1.6.3 Badan Kepegawaian Negara Pusat

1. Sebagai alat bantu bagi biro perlengkapan untuk menyediakan informasi mengenai data mau pun laporan yang dibutuhkan.

2. Membantu biro perlengkapan dalam proses persediaan ATK untuk memesan kembali persediaan agar tidak terjadi kehabisan stok. 3. Dapat menggantikan proses manual menjadi proses yang

terkomputerisasi.

1.6.4 Bagi Universitas

1. Agar dapat mengetahui kemampuan yang telah dimiliki oleh mahasiswa dalam mengusai ilmu pengetahuan untuk diterapkan dan di implementasikan yang telah diperoleh dimasa bangku perkuliahan.

2. Sebagai bahan evaluasi dan pertimbangan untuk meningkatkan kinerja dan mutu pendidikan di Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta, khususnya Program studi Sains dan Teknologi Jurusan Sistem Informasi.


(30)

11 1.7 Metode Penelitian

Kegunaan penelitian ialah untuk menyelidiki keadaan di biro perlengkapan pada Badan kepegawaian dengan adanya obeservasi.

1. Metodologi Pengumpulan Data

Untuk dapat melakukan pengumpulan data yaitu dengan melakukan pengamatan langsung pada Badan Kepegawaian Negara bagian biro perlengkapan, dan menggunakan metode wawancara.

a. Studi Lapangan 1) Observasi

Pengamatan langsung pada objek yang ada pada Badan Kepegawaian didalam biro perlengkapan untuk mendapatkan data-data yang diperlukan, melakukan penelitian langsung dengan melihat alur kegiatan, dan mendapat bimbingan serta arahan dari pembimbing.

2) Wawancara

Peneliti melakukan sebuah dialog dengan narasumber untuk mendapatkan informasi dalam membantu analisis dan perancangan aplikasi.

b. Kajian Literatur

Melakukan pencocokan teori-teori dengan cara membaca buku-buku sesuai dengan obyek penelitian.


(31)

12 2. Metodologi Pengembangan Sistem

Dalam penelitian ini metode pengembangan sistem yang digunakan adalah Rapid Application Development (RAD).

1.8 Sistematika Penelitian

Pada dasarnya, penyusunan sistematika penulisan bertujuan untuk memudahkan para pembaca dalam mengikuti apa yang dipaparkan dalam laporan tugas akhir ini. Sistematika penulisalan tugas akhir ini disusun sebagai berikut:

BAB I PENDAHULUAN

Dalam bab ini berisikan latar belakang masalah, identifikasi masalah, tujuan penelitian, batasan masalah, metodologi penelitian, dan sistematika penulisan.

BAB II LANDASAN TEORI

Bab ini menjelaskan tentang teori-teori yang berkaitan dengan isi laporan skripsi. Bagian ini berisi tentang teori dasar, pendapat ahli dan beberapa konsep penting mengenai topik skripsi.

BAB III METODOLOGI PENELITIAN

Bab ini menjelaskan tentang metodologi yang digunakan dalam menyusun laporan skripsi ini, meliputi metode pengumpulan data dan metode pengembangan, seta kerangka berfikir dalam pelaksaan penelitian.


(32)

13

BAB IV HASIL ANALISA & PEMBAHASAN

Bab ini akan membahas tentang gambaran umum, sejarah dan latar belakangnya, struktur organisasi dan analisis permasalahan mengenai yang berjalan saat ini pada BKN, serta perancangan yang akan dirancang.

BAB PENUTUP

Berisi mengenai garis besar simpulan yang dibuat oleh penulis dan saran yang akan diusulkan untuk riset selanjutnya dalam mengembangkan lebih lanjut agar tercipta hasil yang lebih baik.


(33)

14

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Rancang

Perancangan adalah sebuah proses yang mendefinisikan sesuatu yang akan dikerjakan dengan menggunakan teknik yang bervariasi serta didalamnya melibatkan deskripsi mengenai arsitektur serta detail komponen dan juga keterbatasan yang akan dialami dalam proses pengerjaannya (Rizky, 2011).

2.1.1 Pengertian Bangun

Pengertian pembangunan atau bangun sistem adalah kegiatan menciptakan sistem baru mau pun pengganti atau memperbaiki sistem telah ada baik secara keseluruhan (Pressman, 2002: 10). Bangun berarti cara menyusun atau susunan yang merupakan suatu wujud struktur (Komputer, 2007: 1).

2.1.2 Pengertian Rancang Bangun

Rancang bangun berarti mengatur segala sesuatu (sebelum bertindak, mengerjakan, atau melakukan sesuatu), merencanakan (Purwanto, 2008: 1).


(34)

15 2.2 Konsep Dasar Sistem

Sistem kebanyakan dapat didefinisikan secara sederhana sebagai kelompok elemen yang saling berhubungan atau berinteraksi secara sederhana sebagai kelompok elemen yang saling berhubungan atau berinteraksi hingga membentuk satu kesatuan (O‟Brien, 2008: 29). Akan tetapi, konsep umum sistem sebagai berikut ini memberikan kosep dasar yang lebih tepat untuk bidang sistem informasi. Sistem adalah sekelompok komponen yang saling berhubungan, bekerja bersama untuk mencapai tujuan bersama dengan menerima input serta menghasilkan output dalam proses transpormasi yang teratur (O‟Brien, 2008: 29).

2.2.1 Komponen Sistem

Menurut O‟Brien, (2008: 32) sistem semacam ini (kadang disebut sebagai sistem dinamis) memiliki tiga komponen atau fungsi dasar interaksi yaitu:

a. Input melibatkan penangkapan dan kaitan berbagai elemen yang memasuki sistem untuk diproses.

b. Pemrosesan melibatkan proses transformasi yang mengubah input menjadi output.

c. Output melibatkan perpindahan elemen yang telah diproduksi oleh proses transformasi ketujuan akhirnya.


(35)

16 2.2.2 Konsep Sistem

Konsep sistem akan makin berguna dengan memasukkan dua komponen tambahan: umpan balik dan pengendalian. Sistem yang memiliki komponen umpan balik dan pengendalian kadang disebut cybernetic, yaitu sistem yang mengawasi dan mengatur dirinya sendiri (O‟Brien, 2008: 32). a. Umpan balik adalah data mengenai kinerja sistem.

b. Pengendalian melibatkan pengawasan dan pengevaluasian umpan balik untuk menetapkan apakah sistem bergerak menuju pencapaian tujuan atau tidak.

2.2.3 Karakteristik Sistem Lainnya

Sistem tidak berada dalam lingkungan yang kosong, akan tetapi sistem ada dan berfungsi dalam lingkungan yang berisi sistem-sistem lainnya. Apabila sistem adalah salah satu dari komponen sistem yang lebih besar, maka akan disebut sebagai subsistem, dan sistem yang lebih besar tersebut adalah lingkungannya. Beberapa sistem dapat dibagi lingkungan yang sama. Beberapa dari sistem ini dapat dihubungkan kesatu sama lain dengan menggunakan batasan bersama, atau yang disebut interface (O‟Brien, 2008: 32).

Konsep sistem terbuka yaitu sistem yang berinteraksi dengan sistem-sistem lainnya dalam lingkungannya. Jadi dapat dikatakan bahwa sistem-sistem tersebut dihubungkan dengan lingkungannya melalui interface input dan output. Terakhir sistem yang memiliki kemampuan untuk mengubah dirinya


(36)

17

sendiri atau lingkungannya agar dapat bertahan hidup, disebut juga sistem adaptif (O‟Brien, 2008: 32).

2.3 Informasi

Informasi tidak hanya sekadar produk sampingan bisnis yang sedang dijalankan, namun juga sebagai bahan pengisi bisnis dan menjadi faktor kritis dalam menetukan kesuksesan atau kegagalan suatu usaha (Kendall & Kendall, 2010: 1).

Untuk memaksimalkan pemanfaatan informasi, maka informasi tersebut harus dikelola dengan benar, sama seperti sumber daya-sumber daya lainnya. Menejer perlu memahami bahwa biaya biasanya diasosiasikan dengan produksi, distribusi, security, penyimpanan, dan pencarian informasi sebanyak-sebanyaknya. Meskipun banyak informasi berada disekitar kita, namun informasi itu tidak gratis dan menggunakan strategi untuk memposisikan suatu bisnis secara kompetitif tidak bisa dipastikan (Kendall & Kendall, 2010: 1).

2.3.1 Mengelola Informasi

Telah tersedianya networked komputer, bersama-sama dengan akses ke internet dan world wide web, telah menciptakan ledakan informasi dimasyarakat pada umumnya dan bisnis pada khususnya. Mengelola informasi yang dihasilkan oleh komputer berbeda dengan mengelolah data-data yang diperoleh secara manual (Kendall & Kendall, 2010: 1).


(37)

18 2.3.2 Syarat-Syarat Informasi

Menentukan syarat-syarat informasi untuk para pemakai yang terlibat. Diantara perangkat-perangkat yang dipergunakan untuk mendapatkan syarat-syarat informasi dalam bisnis antara lainnya ialah menentukan sampel dan memeriksa data mentah, wawancara, mengamati prilaku pembuat keputusan, lingkungan kantor, dan prototyping (Kendall & Kendall, 2010: 1).

2.4 Pengertian Sistem Informasi

Sistem informasi adalah pengaturan orang data, proses, dan information technologi yang berinteraksi untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan menyediakan sebagai ouput informasi yang dperlukan untuk mendukung sebuah organisasi (Whitten et all,. 2004: 10).

Sistem informasi dalam organisasi meng-capture (mencatat atau merekam dalam file yang permanen) dan mengelola data untuk menghasilkan informasi yang berguna yang mendukung sebuah organisasi, berserta karyawan, pelanggan, pemasok barang, dan rekannya (Whitten et all,. 2004: 10).

Sistem informasi merupakan kombinasi teratur apa pun dari orang-orang, hadware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang dikumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi (O‟Brien, 2008: 5).


(38)

19 2.4.1 Jenis-Jenis Sistem Informasi

Sistem informasi selalu dibutuhkan untuk proses data yang dihasilkan, dan digunakan dalam oprasi bisnis (O‟Brien, 2008: 16), yaitu:

a. Sistem pendukung operasi semacam ini menghasilkan berbagai produk informasi yang paling dapat digunakan oleh para manajer.

b. Sistem pendukung manajemen yaitu memberikan informasi dukungan untuk pengambilan keputusan semua jenis manajer serta praktisi bisnis adalah tugas yang rumit.

2.4.2 Fungsi Sistem Informasi

Fungsi sistem informasi (O‟ Brien, 2008: 26), yaitu:

a. Are fungsional utama dari bisnis yang penting dalam keberhasilan bisnis. b. Kontributor penting dalam efesiensi operasional, produktivitas, dan

moral pegawai serta layanan kepuasaan pelanggan

c. Sumber utama informasi dan dukungan yang dibutuhkan untuk menyebar luaskan pengambilan keputusan yang efektif oleh para menejer dipraktisi bisnis

d. Bahan yang sangat penting dalam mengembangkan produk dan jasa yang kompetitif, yang memberikan organisasi kelebihan strategis dalam pasar global.

e. Peluang karier yang dinamis, memuaskan, serta menantang bagi jutaan pria dan wanita.


(39)

20

f. Komponen penting dari sumber daya, instrastrujstur, dan kemampuan perusahaan bisnis yang membentuk jaringan.

2.4.3 Konsep-Konsep Sistem Informasi

Konsep sistem mendasari semua proses bisnis dan bidang sistem informasi (O‟Brien, 2008: 28), yaitu:

a. Teknologi. Jaringan komputer adalah sistem dari berbagai komponen pemrosesan informasi yang menggunakan berbagai hadware, software,manajemen data, dan teknologi jaringan telekomunikasi.

b. Aplikasi. Aplikasi bisnis dan perdagangan eletronik melibatkan sistem informasi bisnis yang saling berhubungan satu sama lain.

c. Pengembangan. Mengembangkan berbagai cara untuk menggunakan tekologi informasi bisnis.

d. Manajemen. Mengelolah teknologi informasi memiliki penekanan pada kualitas nilai bisnis yang strategis, dan keamanan sistem informasi organisasi.

2.4.4 Komponen-Komponen Sistem Informasi

Model sistem informasi ini memperhatikan antar hubungan dan aktifitas sistem informasi. Model tersebut memberikan kerangka kerja yang menekankan pada empat konsep utama yang dapat diaplikasikan kesemua jenis informasi (O‟Brien, 2008: 35), yaitu:


(40)

21

a. Manusia, hadware, saftware, data, dan jaringan adalah lima sumber daya dasar sistem informasi.

b. Sumber daya manusia.

c. Sumber daya data diubah melalui aktivitas pemrosesan informasi menjadi berbagai produk informasi bagi pemakai akhir.

d. Pemrosesan informasi terdiri dari aktivitas input dalam sistem, pemrosesan, output, penyimpanan, dan pengendalian.

2.4.5 Mengenali Sistem Informasi

Mengenalisistem informasi (O‟Brien, 2008: 41), yaitu :

a. Sumber daya manusia, hadware, software,data, dan jaringan yang digunakan.

b. Jenis produk informasi yang dihasilkan.

c. Cara melakukan aktiitas input, output, penyimpaan, dan pengendalian.

2.5 Pengertian Berbasis Web

Web adalah sebuah sistem dengan informasi yang disajikan dalam bentuk teks, gambar, suara, dan lain-lain yang disimpan dalam sebuah server web internet yang disajikan dalam bentuk hiperteks. Informasi web dalam bentuk teks umumnya ditulis dalam format HTML (Hypertext Markup Language) (Simarmata, 2010: 47).

Web dapat diakses oleh perangkat lunak client web yang disebut browser. Browser membaca halaman-halaman web yang tersimpan dalam


(41)

22

server web melalui protokol yang disebut HTTP (Hypertext Transfer Protocol) (Simarmata, 2010: 97).

Sebagai dokumen hiperteks, dokumen-dokumen pada web dapat dimiliki tautan (link) dengan lain, baik yang tersimpan dalam server web yang sama maupun pada server web lainnya (Simarmata, 2010: 97).

2.6 Internet

Internet adalah kelompok atau kumpulan dari jutaan komputer. Penggunaan internet memungkinkan kita untuk mendapatkan informasi dari komputer yang ada didalam kelompok tersebut dengan asumsi bahwa pemilik komputer memberikan izin akses. Untuk mendapatkan sebuah informasi, sekumpulan protokol harus digunakan yaitu sekumpulan aturan yang menetapkan bagaimana suatu informasi dapat dikirim dan diterima (Simarmata, 2010: 47).

Salah satu unsur yang paling umum digunakan dari internet selain email adalah world wide web dewasa ini, www atau yang sering juga disebut sebagai web saja merupakan aplikasi internet yang paling populer. Karena web begitu populer, banyak orang kemudian salah mengidentikkannya dengan internet (Simarmata, 2010: 47).


(42)

23 2.7 Pengendalian Persediaan

Pengendalian persediaan merupakan fungsi manajerial yang sangat penting, karena phisik banyak perusahaan melibatkan investasi rupiah terbesar dalam pos aktiva lancar (Handoko, 2008: 333).

2.7.1 Arti Persediaan

Istilah persediaan (inventory) adalah suau istilah yang menunjukan segala sesuatu atau sumber daya organisasi yang disimpan dalam antisipasinya terhadap pemenuhan permintaan (Handoko, 2008: 333).

Pengertian dari persediaan adalah sebagai suatu aktiva yang meliputi barang-barang milik perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam suatu periode usaha yang normal, atau persediaan barang-barang yang masih dalam pengerjaan atau proses produksi, atau pun persediaan barang baku yang menunggu penggunaannya dalam sutau proses produksi (Assauri, 2008: 237).

Jadi persediaan merupakan sejumlah bahan-bahan, parts yang disediakan dan bahan-bahan dalam proses yang terdapat dalam perusahaan untuk proses produksi, serta barang-barang jadi atau produk yang disediakan untuk memenuhi permintaan dari komponen atau langganan setiap waktu (Assauri, 2008: 237).

Persediaan adalah merupakan salah satu unsur yang paling aktif dalam operasi perusahaan yang secara kontinue diperoleh, diubah, yang kemudian dijual kembali (Assauri, 2008: 238). Persediaan adalah sekumpulan produk


(43)

24

phisikal pada berbagai tahap proses transformasi dari bahan mentah kebarang dalam proses, dan kemudian barang jadi (Handoko, 2008: 335).

Persediaan (inventory) merupakan stok barang yang disimpan oleh suatu perusahaan memiliki berbagai bentuk persediaan (Taylor III, 2005: 364). Persediaan adalah bahan atau barang yang disimpan yang akan digunakan untuk memenuhi tujuan tertentu (Herjanto, 2008: 237).

Bisa dikatakan tidak ada perusahaan yang beroperasi tanpa persediaan, meskipun sebenarnya persediaan hanya suatu sumber dana yang menganggur karena sebelumnya persediaan digunakan berarti dana yang berkaitan didalamnya tidak dapat digunakan untuk keperluan yang lain (Herjanto, 2008: 237).

Pengertian mengenai persediaan dalam hal ini merupakan suatu aktiva yang meliputi barang-barang milik perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam suatu periode usaha tertentu atau persediaan barang-barang yang masih dalam pengerjaan atau proses produksi, atau pun persediaan bahan baku yang menunggu penggunaannya dalam suatu proses produksi (Rangkuti, 2007: 1-2).

Jadi, persediaan merupakan bahan-bahan bagian yang disediakan, dan bahan-bahan dalam proses produksi serta barang-barang jadi atau produk yang disediakan untuk memenuhi permintaan dari konsumen atau pelanggan setiap waktu (Rangkuti, 2007: 2). Persediaan merupakan salah satu unsur paling aktif dalam operasi perusahaan yang secara terus-menerus diperoleh, diubah, yang kemudian dijual kembali (Rangkuti, 2007: 3).


(44)

25 2.7.2 Alasan di Perlukan Persediaan

Menurut (Assauri, 2008: 238), alasan diperlukannya persediaan oleh suatu perusahaan karena

a. Menghilangkan resiko keterlambatan datangnya barang atau bahan-bahan yang dibutuhkan perusahaan.

b. Menghilangkan resiko dari meterial yang dipesan tidak baik sehingga harus dikembalikan.

c. Untuk menumpuk bahan-bahan yang dihasilkan secara musiman sehingga dapat digunakan bila bahan itu tidak ada dalam pasaran.

d. Mempertahankan stabilitas operasi perusahaan atau menjamin kelancaran arus produksi.

e. Mencapai pengguna mesin optimal.

f. Memberikan pelayanan (service) kepada pelanggan dengan sebaik-baiknya dimana keinginan pelanggan pada suatu waktu dapat dipenuhi atau memberikan jaminan tetap tersedianya barang jadi tersebut.

g. Membuat pengadaan atau produksi tidak perlu sesuai dengan penggunaan atau penjualnya.

h. Dibutuhkannya waktu untuk menyelesaikan operasi produki dan untuk memindahkan produk dari suatu tingkat proses ketingkat proses lainnya yang disebut persediaan dalam proses ketingkat proses lainnya yang disebut persediaan dalam proses dan pemindahan.

i. Alasan organisasi untuk memungkin satu unit atau bagian membuat jadwal operasinya secara bebas, tidak tergantung dari yang lainnya.


(45)

26 2.7.3 Peranan Persediaan

Suatu perusahaan atau organisasi menyimpan persediaan untuk berbagai alasan penting, alasan utama adalah menyimpan barang jadi untuk memenuhi permintaan pelanggan atas suatu produk terutama pada usaha ritel (Taylor II, 2005: 364).

Biasanya sejumlah persediaan disimpan untuk mengatisipasi permintaan pelanggan. Namun, karena permintaan sulit diketahui dengan pasti sejumlah persediaan yang disebut disebut stok cadangan (safety atau buffer stocks) disimpan untuk memenuhi perubahan yang tidak diharapkan dalam bentuk permintaan yang lebih banyak (Taylor II, 2005: 364).

2.7.4 Permintaan

Permintaan untuk item dalam persediaan bisa digolongkan dependen atau idenpenden. Item permintaan dependen (dependent demend) biasanya berupa komponen bagian atau material yang digunakan untuk memproduksi produk akhir. Item dengan permintaan idenpenden (idenpenden demand) merupakan produk akhir atau produk jadi yang bukan merupakan fungsi dari, atau tergantung dari aktivitas produksi internal (Taylor II, 2005: 365).

2.7.5 Jenis Persediaan

Menurut jenis dan posisi barang tersebut didalam urutan pengerjaan produk . (Assauri, 2008: 240-241), yaitu:


(46)

27

a. Persediaan bahan baku (raw materials stock), yaitu persediaan barang-barang berwujud yang digunakan dalam proses produksi, barang-barang mana dapat diperoleh dari sumber-sumber alam atau pun dibeli dari suplier atau perusahaan yang menghasilkan bahan baku bagi perusahaan pabrik yang digunakannya.

b. Persediaan bagian produk atau pats yang dibeli (purcharssed parts atau komponents stock), yaitu persediaan barang-barang yang terdiri atas pats yang terima dari perusahaan lain, yang dapat secara langsung diassambling dengan pats lain, tanpa melalui proses produksi sebelumnya.

c. Persediaan bahan-bahan pembantu atau barang-barang perlengkapan (supplies stock), yaitu persediaan barang-barang atau bahan-bahan yang diperlukan dalam proses produksi untuk membantu berhasilnya produksi atau yang dipergunakan dalam bekerjanya suatu perusahaan, tetapi tidak merupakan bagian atau komponen.

d. Persediaan barang setengah jadi atau barang dalam proses (work in process or progress stock), yaitu persediaan barang-barang yang keluar diolah menjadi suatu bentuk, tetapi lebih perlu diproses kembali untuk kemudian menjadi barang jadi (Assauri, 2008: 241).

Menurut jenisnya persediaan dapat dibedakan (Handoko, 2008: 334-335), yaitu :

a. Persediaan bahan mentah (raw materials), yaitu persediaan barang-barang berwujud.


(47)

28

b. Persediaan komponen-komponen rakitan (purchased parts or components), yaitu persediaan barang-barang yang terdiri komponen-komponen yang diperoleh dari perusahaan lain, dimana secara langsung dapat dirakit menjadi suatu produk.

c. Persediaan bahan pembantu atau penolong (supplies), yaitu persediaan barang-barang yang diperlukan dalam proses produksi, tetapi tidak merupakan bagian atau komponen barang jadi.

d. Persediaan barang dalam proses (work in process), yaitu persediaan barang-barang yang merupakan keluaran dari tiap-tiap bagian dalam proses produksi atau yang telah diolah menjadi suatu bentuk, tetapi masih perlu diproses lebih lanjut menjadi barang jadi.

e. Persediaan barang jadi (finished goods), yaitu persediaan barang-barang yang telah selesai diproses atau diolah dalam pabrik dan siap untuk dijual atau dikirim kepada langganan.

2.7.6 Fungsi Persediaan

Beberapa fungsi penting yang dikandung oleh persediaan dalam memenuhi kebutuhan perusahaan (Herjanto, 2008:238) sebagai berikut: a. Menghilangkan resiko keterlambatan pengiriman bahan baku atau barang

yang dibutuhkan perusahaan.

b. Menghilangkan risiko jika material yang dipesan tidak baik sehingga harus dikembalikan.


(48)

29

d. Untuk menyimpan bahan baku yang dihasilkan secara musiman sehingga perusahaan tidak akan kesulitan jika bahan itu tidak tersedia dipasaran. e. Mendapatkan keuntungan dari pembelian berdasarkan diskon kuantitas. f. Memberikan pelayanan kepada pelanggan dengan tersediannya barang

yang diperlukan.

Persediaan yang terdapat dalam perusahaan dapat dibedakan menurut beberapa cara. Dilihat dari fungsinya persediaan dapat dilihat atas:

a. Batch stock atau lot size inventory, yaitu persediaan yang diadakan karena kita membeli atau membuat bahan-bahan atau barang-barang dalam jumlah yang lebih besar dari jumlah yang dibutuhkan pada saat itu (Assauri, 2008: 239). Jadi dalam hal ini pembelian atau pembuatan yang dilakukan untuk jumlah besar, sedang penggunaan atau pengeluaran dalam jumlah kecil. Keuntungan yang diperoleh dari adanya batch stock atau lot size inventory ini antara lain (Assauri, 2008: 239-240), ialah: 1) Memperoleh potongan harga pada harga persediaan.

2) Memperoleh efensiasi produksi (manufaccturing ekonomis) karena adanya operasi atau “production run” yang lebih lama.

3) Adanya penghematan didalam biaya angkut.

Lot-size inventory merupakan persediaan yang diadakan dalam jumlah yang lebih besar dari pada kebutuhan pada saat itu (Herjanto, 2008: 239). Batch stock atau lot size inventory adalah persediaan yang diadakan karena kita membeli atau membuat bahan-bahan atau barang-barang dalam jumlah


(49)

30

yang lebih besar dari pada jumlah yang dibutuhkan saat itu (Rangkuti, 2007: 7-8). Keuntungannya yaitu:

1) Potongan harga pada harga pembelian. 2) Efesiensi produksi.

3) Penghematan biaya angkutan.

b. Fluctuation stock adalah persediaan yang diadakan untuk menghadapai fluktuasi permintaan konsumen yang tidak dapat diramalkan (Assauri, 2008: 240).

Fluctuation stock merupakan persediaan yang dimaksudkan untuk menjaga terjadinya fluktuasi permintaan yang tidak diperkirakan sebelumnya, dan untuk mengatasi bila terjadi kesalahan atau penyimpangan dalam prakiraan penjualan, waktu produksi, atau pengiriman barang (Herjanto, 2008: 238 ).

c. Anticipation stock, yaitu persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan yang dapat diramalkan (Assauri, 2008: 240). Anticipation stock merupakan persediaan untuk menghadapi permintaan yang dapat diramalkan (Herjanto, 2008: 238-239).

d. Pipeline inventory merupakan persediaan yang dalam proses pengiriman dari tempat dimana barang itu akan digunakan (Herjanto, 2008: 239).

Efesiensi operasional suatu organisasi dapat ditingkatkan karena berbagai fungsi penting persediaan (Handoko, 2008: 335).


(50)

31 a. Fungsi “Decoupling”

Fungsi penting persediaan adalah memungkinkan operasi perusahaan internal dan eksternal mempunyai kebebasan (independence). Persediaan

“decouples” ini memungkinkan perusahaan dapat memenuhi permintaan langganan tanpa tergantung pada supplier (Handoko, 2008: 335).

b. Fungsi “Ekonomic Lot Sizing”

Melalui penyampaian persediaan, perusahaan dapat memproduksi dan membeli sumber daya-sumber daya dalam kuantitas yang dapat mengurangi biaya-biaya per unit. Persediaan “lot size” ini perlu mempertimbangkan penghematan-penghematan (potongan pembelian, biaya pengangkutan per unit lebih murah, dan sebagainya) karena perusahaan melakukan pembelian dalam kuantitas yang lebih besar dibandingkan dengan biaya-biaya yang timbul karena besarnya persediaan (biaya sewa, gudang, investasi, resik, dan sebagainya) (Handoko, 2008: 336). Ukuran jumlah barang yang dipesan (lot size) akan berhubungan dengan biaya pemesanan (atau biaya set-up untuk produksi) dan biaya penyimpanan barang, semakin rendah ukuran lot yang berarti semakin menambah biaya pemesanan, dan sebaliknya (Herjanto, 2008: 289).

c. Sering perusahaan menghadapi fluktuasi permintaan yang dapat diperkirakan dan diramalkan berdasarkan pengalaman atau data-data masa lalu, yaitu permintaan musiman (Handoko, 2008: 336).


(51)

32 2.7.7 Manajemen Persediaan

Tujuan dari manajemen persediaan (inventory management) adalah untuk memiliki sistem pengendalian persedian yang akan memberikan indikasi berapa banyak persediaan yang harus dipesan, dan kapan dilakukan untuk meminimumkan jumlah ketiga biaya yang telah disebutkan (Taylor II, 2005: 368). Terkait dengan manajemen persediaan, yaitu berapa banyak yang harus dipesan (Taylor II, 2005: 368).

2.7.8 Sistem Pengendalian Perediaan

Sistem pengendalian persediaan dapat didefinisikan sebagai serangkaian kebijakan pengendalian untuk menentukan tingkat persediaan yang harus dijaga, kapan pesanan untuk menambah persediaan harus dilakukan dan berapa besar pesanan harus diadakan (Herjanto, 2008: 238). Sistem persediaan adalah serangkaian kebijaksanaan dan pengendalian yang memonitor tingkat persediaan dan menentukan tingkat persediaan yang harus dijaga, kapan persediaan harus diisi, dan berapa besar pesanan yang harus dilakukan (Handoko, 2008: 334).

Sistem ini bertujuan menetapkan dan menjamin tersedianya sumber daya yang tepat, dalam kuantitas yang tepat dan pada waktu yang tepat atau dengan kata lain, sistem dan model persediaan bertujuan untuk meminimumkan biaya total melalui penentuan apa, berapa dan kapan pesanan dilakukan secara optimal (Handoko, 2008: 334). Sistem persediaan merupakan suatu struktur untuk mengendalikan tingkat persediaan dengan


(52)

33

menentukan berapa banyak kuantitas (tingkat penggantian) dan waktu pemesanan (Taylor II, 2005: 367). Catatan penting dalam sistem pengawasan persediaan (Rangkuti, 2007: 10), yaitu:

a. Penerimaan untuk dibeli. b. Laporan penerimaan. c. Catatan persediaan. d. Daftar permintaan bahan. e. Perkiraan pengawasan.

Sistem persediaan diartikan sebagai serangkaian kebijakan dan pengedalian yang memonitor tingkat persediaan dan menetukan tingkat persediaan yang harus dijaga, kapan persediaan harus disediakan, dan berapa besarnya pesanan yang harus dibutuhkan (Rangkuti, 2007: 14).

2.7.9 Jenis Dasar Sistem Pengendalian Persediaan

Terdapat dua jenis dasar sistem pengendalian persediaan (Taylor II, 2005: 367-3678), yaitu:

a. Sistem kontinu (countinuous systems) atau kuantitas pemesanan tetap (fixed-time period) yang juga sering disebut sistem perpetual (perpetual system), yaitu diadakan pencatatan tingkat yang telah ditentukan atau disebut titik pemesanan ulang (reorder point) dibuat pesanan baru untuk mengisi stok persediaan. Keuntungan dari sistem ini adalah tingkat persediaan dimonitor ketat dan berkesinambungan sehingga manajemn selalu mengetahui status persediaan.


(53)

34

b. Sistem persediaan periodik (periodic inventory system) atau disebut juga sistem periode waktu tetap (fixed-time period system) dan sistem telah periodik (periodic review system), yaitu persediaan dihitung pada interval waktu tertentu.

Pada sistem ini tingkat persediaan tidak dimonitor sepanjang waktu interval dilakukannya pemesanan sehingga keuntungannya membutuhkan waktu atau hampir tidak ada waktu pencatatan, namun kerugiannya adalah kurangnya pengendalian langsung (Taylor II, 2005: 368).

2.7.10 Perbedaan Utama Antara Kedua Sistem

Perbedaan antara kedua sistem tersebut adalah pada sistem kontinu suatu pesanan dilakukan dalam jumlah yang tetap ketika persediaan berkurang hingga suatu tingkat tertentu, sementara pada sistem periodik kuantitas pesanan berbeda-beda setelah melalui suatu periode waktu tertentu (Taylor II, 2005: 368).

2.7.11 Titik Pemesanan Kembali Persediaan Pengaman (Reorder Point dan

Safety Stock)

ROP model terjadi apabila jumlah persediaan yang terdapat didalam stok berkurang terus, dengan demikian kita harus menetukan berapa banyak batas minimal tingkat persediaan yang harus dipertimbangkan sehingga tidak terjadi kekurangan persediaan (Rangkuti, 2007: 93). ROP atau biasa disebut dengan batas atau titik jumlah pemesanan kembali


(54)

35

termasuk permintaan yang diinginkan atau dibutuhkan selama masa tenggang (Rangkuti, 2007: 93). Penentuan waktu untuk memesan pada sistem persediaan kontinu adalah titik pemesanan ulang (reorder point), yaitu tingkat persediaan saat dilakukan pemesanan ulang (Taylor II, 2005: 387).

Konsep waktu tunggu bahwa pesanan harus dilakukan sebelum saat dimana tingkat persediaan mencapai nol, karena permintaan akan menghabiskan persediaan saat pesanan sedang dikirim, maka pesanan harus dilakukan saat masih terdapat cukup persediaan dalam stok untuk memenuhi permintaan selama waktu tunggu. Tingkat persediaan ini disebut titik pemesanan ulang (Taylor II, 2005: 387). Persediaan pengaman adalah persediaan tambahan yang diadakan untuk melindungi atau menjaga kemungkinan terjadinya kekurangan bahan (stock out) (Rangkuti, 2007: 10). Menurut (Siswanto, 2007 :131), ketika persediaan tepat habis, maka persediaan datang serentak sebesar Q. Siklus ini berulang sebanyak D/Q. Hal ini membuat penambahan persediaan selalu sama, yaitu sebesar Q, demikian pula siklus ulang jika,

P = Siklus pemesanan ulang.

D = Kebutuhan dalam suatu periode perencanaan.

Q = Jumlah barang yang dipesan setiap kali pemesanan dibuat. Maka, P =

Selanjutnya, periode waktu setiap siklus pemesanan ulang segera bisa diketahui. Jika,


(55)

36

W = Periode waktu perencanaan (12 bulan, 52 minggu, 365 hari). P = Siklus pemesanan ulang.

Y = Periode waktu setiap satu siklus pemesanan ulang. Maka, Y =

Dengan demikia, satuan periode waktu yang digunakan pada setiap siklus pemesanan ulang Y sangat tergantung pada satuan waktu periode perencanaan W, bisa bulan, minggu atau hari (Siswanto, 2007 :131). Contoh, (Siswanto, 2007 :134-135)

Bila diketahui :

D = 600 unit pertahun, untuk 240 hari kerja efektif. Q= 100 tingkat persediaan.

Penentuan siklus pemesanan ulang. P =

P =

= 6 kali.

Jadi, dalam satu tahun periode perencanaan akan terjadi enam kali pemesanan.

Penentuan panjang waktu dalam satu siklus pesanan ulang. Karena kebutuhannya 600 unit direncanakan untuk satu tahun, maka akan asumsi hari kerja efektif dalam satu tahun adlah 240 hari maka,

Y = Y =


(56)

37 Y = 40 hari.

Jadi, panjang waktu setiap siklus pesanan ulang adalah empat puluh hari.

Titik pemesanan ulang untuk model EOQ dasar dengan permintaan konstan dan waktu tunggu konstan untuk menerima pesanan dihitung dengan relatif mudah. Titik ini sama dengan jumlah permintaan selama periode waktu tunggu yang dihitung (Taylor III, 2005: 387) dengan formula berikut ini:

R = dL

Dimana:

d = Tingkat permintaan per periode waktu (misalnya harian). L = Waktu tunggu.

Contoh (Taylor III, 2005 : 388)

Carpet Discount Store, toko ini membuka 311 hari per tahun. Jika permintaan tahunan untuk karper super shag adalah 10.000 yard dan waktu tunggu untuk menerima pesanan adalah 10 hari. Titik pemesanan ulang dapat dihitung sebagai berikut.

R = dL

= (

)(10)

= 321,54

Jadi, saat tingkat persediaan mencapai sekitar 321 yard karpet, pesanan baru harus dilakukan. Perhatikan bahwa titik pemesanan ulang tidak terkait dengan kuantitas pesanan optimal atau biaya persediaan


(57)

38

lainnya. Untuk memesan suatu barang sampai barang itu data diperlukan jangka waktu yang bisa bervariasi dari beberapa jam sampai beberapa bulan, perbedaan waktu antara saat memesan sampai saat barang datang dikenal dengan istilah waktu tenggang (lead time) karena adanya waktu tenggang perlu adanya persediaan yang dicadangkan untuk kebutuhan selama menunggu barang datang yang disebut sebagai persediaan pengaman (Sefety stock) (Herjanto, 2008: 258).

Safety stock tujuan untuk menentukan berapa besar stok yang dibutuhkan selama masa tenggang untuk memenuhi besarnya permintaan (Rangkuti, 2007: 94). Persediaan pengaman yang berfungsi untuk melindungi atau menjaga kemungkinan terjadinya kekurangan barang, persediaan pengaman disebut juga dengan istilah persediaan penyangga (bufferstock) atau persediaan besi (iron stock) (Herjanto, 2008: 258).

Jumlah persediaan yang menandai saat harus dilakukan pemesanan ulang sedemikian rupa sehingga kedatangan atau penerimaan barang yang dipesan adalah tepat waktu disebut sebagai titik pemesanan ulang (reorder point, ROP), titik ini menandakan bahwa pembelian harus segera dilakukan untuk menggantikan persediaan yang telah digunakan (Herjanto, 2008: 258). Titik pemesanan ulang biasanya ditetepakan dengan cara menambahkan penggunaan selama waktu tenggang dengan persediaan pengaman (Herjanto, 2008: 260), atau dalam bentuk rumus sebagai berikut:


(58)

39 Dimana;

ROP = Titik pemesanan ulang (reorder point). d = Tingkat kebutuhan per unit waktu.

L = Waktu tenggang.

SS = Persediaan pengaman Contoh, (Herjanto, 2008: 260)

Suatu perusahaan mempunyai persediaan yang permintaan terdistribusi secara normal selama periode pemesanan ulang dengan standar deviasi 20 unit. Penggunaan persediaan diketahui sebesar 100 unit/hari. Waktu tenggang selama pengadaan barang rata-rata 3 hari. Manajemen ingin menjaga agar kemungkinan terjadinya kekurangan persediaan hanya 5%. Tentukan titik pemesanan ulangnya. Dengan menggunakan rumus SS dan ROP, besarnya titik pemesanan ulang dapat dihitung sebagai berikut:

ROP = d x L + SS = 100 x 3 + 33 = 333 unit.

2.7.12 Model-Model Reorder Point

Model-model reorder point (Rangkuti, 2007: 93), yaitu:

a. Jumlah permintaan mau pun masa tenggang adalah konstan.

b. Jumlah permintaan adalah variabel, sedangkan masa tenggang adalah konstan.


(59)

40

c. Jumlah permintaan adalah konstan, sedangkan masa tenggang adalah variabel.

d. Jumlah permintaan mau pun masa tenggang adalah variabel.

2.7.13 Faktor Persediaan Pengaman

Ada beberapa faktor yang menentukan besarnya persediaan pengaman, (Rangkuti, 2007: 10), yaitu:

a. Penggunaan bahan baku rata-rata. b. Faktor waktu.

c. Biaya-biaya yang digunakan.

Jumlah safety stock yang sesuai dalam kondisi tertentu sangat tergantung pada faktor-faktor (Rangkuti, 2007: 95), sebagai berikut:

a. Rata-rata tingkat permintaan dan rata-rata masa tenggang. b. Variabilitas permintaan masa tenggang.

c. Keinginan tingkat pelayanan yang diberikan Standar kuantitas (Rangkuti, 2007: 10), yaitu: a. Persediaan minimum.

b. Besarnya pesanan standar. c. Persediaan maksimum. d. Tingkat pemesannan pembeli. e. Administrasi persediaan.


(60)

41 2.7.14 Penentuan Persediaan

Untuk menghindari persediaan yang terlalu besar atau terlalu kecil, maka besarnya persediaan dapat ditentukan lebih dahulu dengan metode sebagai berikut: Mounthly Average (Rata-rata Bulanan). Dalam hal ini diperhitungkan lebih dahulu rata-rata kebutuhan barang atau produksi atau bahan dasar setiap bulan dalam atu tahun. Kemudian besarnya persediaan ditentukan kelipatan yang diinginkan oleh perusahaan dari besarnya rata-rata kebutuhan setiap bulan (Gitosudarmmo, 2000: 210).

Contoh (Gitosudarmmo, 2000: 211)

Kebutuhan produk atau bahan dasar dalam satu tahun adalah sebagai berikut :

Januari : 850 Unit. Febuari : 875 Unit. Maret : 900 Unit. April : 925 Unit. Mei : 950 Unit. Juni : 975 Unit. Juli : 1.000 Unit. Agustus : 1.025 Unit. September : 1.050 Unit. Oktober : 1.075 Unit. November : 1.100 Unit.


(61)

42 Desember : 1.125 Unit. + Jumlah 12.000 Unit.

Rata-rata kebutuhan per bulan = 12.000 Unit.

12 Bulan.

= 1.000 Unit per bulan.

Jika perusahaan menginginkan persediaan dua kali rata-rata kebutuhan per bualan, maka besarnya persediaan.

= 2 x 1.000 Unit.

= 2.000 Unit setiap bulan.

2.7.15 Sistem Informasi Persediaan

Persediaan menunjukan barang yang dimiliki untuk dijual kembali dalam kegiatan normal perusahaan serta untuk perusahaan manufaktur merupakan barang-barang yang sedang diproduksi atau akan dimasukkan kedalam proses produksi (Smith dan Skousen, 2001: 328). Sistem informasi persediaan adalah suatu sistem yang menyediakan informasi atau laporan-laporan yang dibutuhkan oleh pihak manajemen yang berhubungan dengan operasi pemesanan, penyimpanan, dan persediaan bahan baku (Mulyadi, 2001: 553).

Sistem Informasi persediaan adalah sistem informasi yang mengelola data transaksi dan persediaan dalam gudang. Perusahaan yang bergerak dibidang produksi umumnya memerlukan sistem persediaan. Sistem persediaan biasanya terdiri dari sistem penerimaan barang, sistem


(62)

43

pembelian barang dan sistem gudang. Sistem ini harus dapat memberikan informasi persediaan seperti informasi pengeluaran barang, pembelian barang, penerimaan barang dan informasi lain secara cepat dan akurat, selain itu sistem diharapkan dapat mempermudah kerja user.

(http://ejournal.unud.ac.id/?module=detailpenelitian&idf=2&idj=2&idv=1 10&idi=98&idr=548). 22 Februari 2014: 21.30.

Menurut, (Ristono, Agus. 2009) sistem informasi persediaan digunakan untuk memproses data persediaan atau kawalan stock. Dengan sistem ini dapat mengawal stock minimum barangan atau material digudang, sehingga tidak sampai kehabisan stock. Jika stock barang atau material sudah minim, akan akan dipaparkan warning atau pesan pengingat untuk segera melakukan order pembelian. Apabila ada pembelian barang maka stock akan bertambah dan apabila ada pengambilan untuk pengguna barang atau material maka secara automatik stock akan berkurang. Kegunaan sistem informasi persediaan ini adalah:

1. Data tertentu barang atau material. 2. Data keseluruhan.

3. Laporan data barang, data supplier. 4. Laporan minimum stock dan nilainya. 5. Laporan pengambilan barang dan nilainya

6. Kemudahan lain yang disesuaikan dengan keperluan

Sistem informasi persediaan adalah seperangkat prosedur mengkoordinasikan sumber daya (manusia, komputer) untuk menyajikan


(63)

44

informasi bagi manajemen dalam mengambil keputusan, guna mencapai sasaran-sasaran organisasi atau perusahaan yang komponennya terdiri dari operasi komputer, operasi network, persiapan dan pemasukkan data, dan kontrol produksi tentang bahan baku atau barang dalam proses atau barang jadi, yang disimpan untuk digunakan atau dijual pada periode mendatang.

Pengertian Sistem Informasi Persediaan Menurut (Hall, 2001: 87), sistem informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal dimana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi, dan didistribusikan kepada para pemakai. Menurut (Rangkuti, 2004: 1), persediaan merupakan suatu aktiva yang meliputi barang-barang milik perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam suatu periode usaha tertentu. Berdasarkan beberapa definisi di atas dapat disimpulkan, sistem informasi persediaan adalah sebuah rangkaian prosedur dimana data-data tentang unsur aktiva yang dijual atau dipakai, diolah dan dijadikan informasi yang bermanfaat bagi manajemen perusahaan.

Sistem Informasi persediaan adalah suatu sistem software yang akan membantu proses inventarisasi dengan menerapkan tertib administrasi persediaan yang ketat pencatatan dari barang masuk, penyimpanan, sampai dengan barang keluar (Suyanto, 2005: 10).

Pengertian dari Sistem informasi persediaan yang di kemukakan oleh menurut (Krismiaji, 2005: 367), menyatakan bahwa tujuan Sistem Informasi Akuntansi persediaan yang dikemukakan (La Midjan, 2005: 150) Sebagian besar kekayaan perusahaan terutama dagang dan industri


(64)

45

pada umumnya tertanam dalam persediaan, oleh karenanya perlu disusun sistem dan prosedur agar persediaan selain dapat ditingkatkan efisiensinya juga dapat ditingkatkan efektivitasnya. Persediaan bagi perusahaan dagang dan industri harus diamankan dari kemungkinan pencurian, kebakaran kerusakan dan lain-lain. Demi mempertahankan kontinuitas perusahaan. Persediaan harus ditangani dengan baik selain penerimaan dan penyimpanan juga pengeluaranya”. Dari pernyataan tersebut dapat di tarik kesimpulan agar dapat terciptanya efisiensi biaya yang dikeluarkan dan mengurangi resiko kerugian, maka suatu sistem informasi pengelolaan persediaan yang baik sangatlah dibutuhkan. Untuk itu perusahaan hendaklah dapat memanfaatkan berbagai kemajuan teknologi informasi.

Suatu sistem informasi persediaan adalah satu proses untuk mengurus dan mencari objek atau bahan-bahan. Dalam penggunaan biasa, istilah ini juga boleh merujuk kepada banyaknya komponen-komponen.Sistem informasi persediaan moden sering bergantung kepada barcode dan pengenalan frekuensi radio (RFID) untuk memberi pengenalan tanda automatik objek persediaan. Dalam kajian akademik dilakukan di Wal-Mart , RFID digunakan stok sebanyak 30 perseratus bagi produk penjualan antara 0.1 dan 15 unit sehari. Objek persediaan boleh termasuk barang habis, aset tetap, alat, buku-buku perpustakaan, atau peralatan modal.

Mencatat transaksi persediaan,dengan menggunakan sistem barcode atau pembaca RFID untuk mengenal objek persediaan secara automatik.


(65)

46

Sistem informasi persediaan boleh digunakan untuk mengautomasikan proses memenuhi permintaan. Sistem seperti ini dimulai dengan pesanan yang akan diterima, dan kemudian akan meminta permintaan barang yang diperlukan, dan menyediakan untuk memenuhi kebutuhan. Sistem informasi persediaan juga mengurus masuk dan keluar persediaan. Persediaan mengira dan kitaran pengiraan adalah ciri-ciri banyak sistem informasi inventori yang dapat meningkatkan kinerja pada organisasi. http://en.wikipedia.org/wiki/Inventory_control_system. 01 Maret 2014: 21.30.

Sistem Informasi untuk persediaan adalah suatu sistem software yang akan membantu proses operasional perusahaan dengan menerapkan tertib administrasi persediaan mulai dari pencatatan dari barang masuk, penyimpanan, sampai dengan barang keluar.

http://permatasolution.com/permata/index.php?option=com_content&view =article&id=6&Itemid=6. 01 Maret 2014: 21.00.

SIM merupakan kumpulan dari sistem informasi Sistem informasi manajemen persediaan (inventory management information systems). http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_informasi_manajemen. 02 Maret 2014: 19.00.

Sistem informasi persediaan merupakan sistem persediaan barang yang pada umumnya digunakan pada suatu instansi, lembaga, perusahaan, dan lain-lain. Dengan adanya sistem informasi persediaan maka data pengelolaan barang dapat diketahui dengan mudah dan jelas.


(66)

47

http://www.sisteminformasiphp.com/2013/03/sistem-informasi-inventory-dengan-php.html. 01 Maret 2014: 21.20.

Fungsi yang terkait menurut sistem persediaan yang dilakukan secara manual, maka sistem ini sudah tergabung dalam siklus pendapatan dan siklus pengeluaran. fungsi yang terkait pada sistem informasi akuntansi persediaan, (Krismiaji, 2005: 375) :

1. Fungsi yang meminta pembelian 2. Fungsi pembelian dan pengadaan 3. Fungsi penerimaan dan penyimpanan 4. Fungsi pengiriman.

5. Fungsi pencatatan akuntansi. 6. Fungsi pengendalian.

7. Fungsi supplier.

2.8 Metodologi Penelitian

2.8.1 Pengertian Metodologi Penelitian

Kegunaan penelitian ialah untuk menyelidiki keadaan dari, alasan untuk konsekurensi terhadap suatu set keadaan khusus. Keadaan tersebut bisa dikontrol melalui percobaan (eksperimen) atau pun berdasarkan observasi tanpa kontrol. Penelitian memegang peran yang amat penting dalam memberikan fondasi terhadap tindak serta keputusan dalam segala aspek pembangunan (Nazir, 2005: 26).


(67)

48 2.9 Metodologi Pengumpulan Data

Pengumpulan data merupakan langkah yang amat penting dalam metode ilmiah, karena pada umumya data yang dikumpulkan digunakan kecuali untuk penelitian eksploratif, untuk menguji hipotesesis yang telah dirumuskan (Najir, 2005: 174).

Pengumpulan data adalah prosedur yang sistematis dan standar untuk memperoleh data yang diperlukan (Najir, 2005: 174). Secara umum metode pengumpulan data dapat dibagi atas beberapa kelompok yaitu metode pengamatan pengamatan langsung, metode dengan menggunakan pertanyaan, dan metode khusus (Najir, 2005: 174).

2.10 Studi Lapangan 2.10.1 Observasi

Obervasi merupakan salah satu teknik pengumpulan data atau fakta yang cukup efektif untuk mempelajari sistem. Observasi adalah pengamatan langsung suatu kegiatan yang sedang berlangsung (Jogiyanto, 2005: 623).

2.10.2 Wawancara

Wawancara adalah sebuah teknik pengumpulan data atau fakta yang penting dan banyak dilakukan dalam pengembangan sistem informasi. Wawancara adalah pengumpulan data secara bertatap muka langsung dengan orang yang diwawancarai ( Jogiyanto, 2005: 627).


(1)

291

77. Klik aksi pada barang keluar

Isian barang keluar kedalam sistem & tampil detail barang keluar pada halaman muka.

Ok

78. Klik edit pada barang keluar

Isian barang keluar kedalam sistem & tampil pada halaman muka.

Ok 79. Klik hapus pada

barang keluar

Isian barang keluar dihapus kedalam sistem & tampil pada halaman muka.

Ok 80. Klik kembali pada

barang keluar

Isian barang keluar kedalam sistem & kembali pada tampil pada halaman muka.

Ok

81. Klik tampilan laporan order

Akan tampil laporan order. Ok

82. Klik laporan order Akan tampil tombol cetak order. Ok 83. Klik cetak laporan

order

Akan menapilkan seluruh order. Ok 84. Klik tampilan laporan

barang masuk

Akan tampil laporan barang masuk. Ok 85. Klik laporan barang

masuk

Akan tampil tombol cetak barang masuk. Ok 86. Klik cetak laporan

barang masuk

Akan menapilkan seluruh barang masuk. Ok 87. Klik tampilan laporan

barang keluar

Akan tampil laporan barang keluar. Ok 88. Klik laporan barang

keluar

Akan tampil tombol cetak barang keluar. Ok 89. Klik cetak laporan

barang keluar


(2)

292

BAB V

PENUTUP

5.1 Simpulan

Dari hasil pembahasan tentang rancang bangun sistem pemesanan persediaan ATK pada BKN pusat, maka diperoleh beberapa simpulan :

1. Merancang sistem yang dapat membantu mengelola data persediaan pada biro perlengkapan. Meliputi pemesanan kepada pemasok samapai dengan memberikan kebutuhan barang kepada biro-biro lain.

2. Dengan menggunakan Framework codeigniter versi II, pada rancangan sistem pemesanan data persediaan yaitu pemesanan pada pemasok, barang masuk, barang diretur, dan barang keluar yang telah ada nantinya bisa ditampilkan pada sistem.

3. Sistem pemesanan ini menjadi wadah informasi bagi Biro Perlengkapan untuk menyampaikan informasi mengenai persediaan barang yang ada pada Biro Perlengkapan.

5.2 Saran

Saran-saran yang harus dilakukan rancang bangun sistem pemesanan persediaan ATK pada BKN pusat, yang dirancang belumlah sempurna dan masih memiliki beberapa kekurangan. Oleh karena itu, penulis ingin


(3)

293

menyampaikan beberapa saran guna menambah nilai dan manfaat dari penelitian ini, yaitu:

1. Dalam mengembangkan sistem informasi pemesanan persediaan ATK ini penulis hanya membatasi pada tahap pemesanan. Tidak memperhitungkan mengenai biaya-biaya.

2. Dalam mengembangkan sistem informasi pemesanan persediaan ATK ini penulis tidak adanya keamanan dalam jaringan sehingga rentan akan pencurian data.

3. Dalam mengembangkan sistem informasi pemesanan persediaan ATK ini dengan menambahankan adanya barcode.


(4)

294

DAFTAR PUSTAKA

Arens, Alvin & James. 2006. Auditing Edisi Indonesia. Jakarta: Salemba Empat. Assauri, Sofjan. 2008. Manajemen Produksi dan Operasi. Jakarta: Universitas

Indonesia.

Dennis, Barbara & David. 2005. Systems Analysis and Design With UML Version 2.0 An Object Oriented Approach. John Wily & Sons Inc.

Gitosudarmo, Indriyo & Mulyono, Agus. 2000. Manajemen Bisnis Logistik. Yogyakarta: BPFE.

Handoko, T. 2008. Dasar-Dasar Manajemen Produksi dan Operasi. Yogyakarta: BPFE.

Herjanto, Eddy. 2008. Manajemen Operasi. Ed. 3, Grasindo.

James A Hall, 2001. Sistem Informasi Akuntansi. Salemba Empat, Jakarta. http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_informasi_manajemen. 02 Maret 2014: 19.00. http://en.wikipedia.org/wiki/Inventory_control_system. 01 Maret 2014: 21.30. http://permatasolution.com/permata/index.php?option=com_content&view=article

&id=6&Itemid=6. 01 Maret 2014: 21.00.

http://www.sisteminformasiphp.com/2013/03/sistem-informasi-inventory-dengan-php.html. 01 Maret 2014: 21.20.

Jogiyanto. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogjakarta: Andi.

Kadir, Abdul. 2008. Tuntunan Praktis Belajar Database Menggunakan MySQL. : Yogjakarta: Andi.


(5)

295

Kadir, Abdul. 2009. Dasar Perancangan & Implementasi Database Relasional. Yogjakarta: Andi.

Komputer, Wahana. 2007. Rancang Bangun Mesin dengan Autocad 2008. Jakarta: PT Elex Media Komputindo.

Kendal & Kendal. 2003. Analisis dan Perancangan Sistem.Ed. 1. Jakarta: PT Indeks.

Kendal & Kendal. 2010. Analisis dan Perancangan Sistem. Ed. 1. Jakarta: PT Indeks.

Krismiaji, 2005. Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Kedua. Yogyakarta : Akademi Manajemen. Perusahaan YKPN

La Midjan, 2006. Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta : Salemba Empat.

Marshall B. Romney, Paul John Steinbart, 2006. Accounting Information System, Ninth Edition. Prentice Hall.

M. Subana & Sudrajat. 2005. Dasar-dasar Penelitian Ilmiah. Bandung: Pustaka Setia.

Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. Edisi ke-3. Jakarta: Salemba Empat. Moh. Nazir. Ph.D, 2005, Metode Penelitian. Bogor: Ghalia Indonesia.

O‟ Brien, James A. 2008. Pengantar Sistem Informasi Persektid Bisnis Manajerial. Ed. 12. Jakarta: Salemba Empat. McGraw-Hill Irwin.

Peranginangin, Kasiman. 2006. Aplikasi WEB dengan PHP & MYSQL. Yogyakarta: Andy.

Purwanto, Eko Budi. 2008. Perancangan dan Analisis Algoritma. Yogyakarta: Graha Ilmu.


(6)

Pressman, Roger S. 2002. Rekayasa Perangkat Lunak Pendekatan Praktisi. Yogyakarta: Andi.

Rangkuti, Freddy, 2004. Manajemen Persediaan: Aplikasi di Bidang Bisnis. Jakarta: PT Raja Grafindo Persada.

Rangkuti, Freddy. 2007. Manajemen Persediaan Aplikasi di Bidang Bisnis. : Jakarta: PT Raja Grafindo Persada.

Raharjo, Heryanto & RK. 2010. Modul Pemograman WEB (HTML, PHP &MYSQL). Bandung: Modula.

Ristono, Agus. 2009. Manajemen Persediaan Edisi 1. Yogyakarta: Graham Ilmu. Simarmata, Janner. 2010. WEB Rekayasa. Yogyakarta: Andi.

Siswanto. 2007. Oprations Research. Jakarta: Erlangga.

Skousen, Smith. 2007. Akuntansi Intermediate. Jakarta: Erlangga.

Sugiarti, Yuni. 2013. Analisis & Perancangan UML (Unified Modeling Language) Generated VB.6. Graha Ilmu.

Suyanto, 2005. Pengantar Teknologi Informasi Untuk Bisnis: Andi Offset, Yogyakarta.

Taylor III, Bernard W. 2005. Introduction to Management Science. Ed, 8. Jakarta: Salemba Empat.

Whitten, J, Bentley, L. & Ditman, K. 2004. Metode Desain & Analisis Sistem. Ed. 6. Yogyakarta: Andi.

Yasin, V. 2012. Rekayasa Perangkat Lunak Berorientasi Objek. Jakarta: Mitra Wacana Media.