Dalam rangka mencapai efisiensi dan efektivitas usaha, maka diatur pembagian tugas untuk masing-masing fungsi atau pelaksanaan tertulis sebagai
berikut: A. Kepala Cabang
Merupakan Pimpinan Perusahaan Pedagang Besar Farmasi PT. Sawah Besar Farma Cabang Palembang yang bertanggung jawab penuh atas semua
kegiatan yang ada dalam perusahaan. Tugas dan tanggung jawab Kepala Cabang adalah sebagai berikut:
a. Bertanggung jawab terhadap seluruh kegiatan perusahaan. b. Membuat keputusan strategis dalam kebijakan perusahaan secara umum
c. Bertanggung jawab dalam menentukan daerah pemasaran yang strategis bagi para sales.
d. Mendelegasikan tugas kepada Sales Supervisor dalam ruang lingkup pemasaran.
e. Memimpin pertemuan sekali seminggu bagi team pemasaran. f. Mengirimkan laporan Rekapitulasi Penjualan dan rekapitulasi pembelian
ke kantor pusat.
B. Administrasi Keuangan
Bagian Administrasi Keuangan terdiri dari beberapa bagian, yaitu: Kepala Inkaso, bagian klaim, kasir, bagian pembelian, bagian penjualan, bagian
computer, penagih kolektor.
Universitas Sumatera Utara
1. Kasir Tugas dan tanggung jawab kasir adalah sebagai berikut:
a. Menerima dan mengeluarkan uang sesuai dengan bukti masuk dan keluar setelah disetujui Kepala Cabang.
b. Membuat pembukuan harian, mingguan dan bulanan. c. Membuat laporan penerimaan kas dan pengeluaran kas dari perusahaan
d. Melaksanakan kegiatan administrasi dan keuangan perusahaan. e. Membuat laporan keuangan perusahaan
f. Menyimpan dan menyetor uang ke Bank 2. Bagian Pembelian
Tugas dan Tanggung Jawab bagian pembelian adalah sebagai berikut: a. Menghubungi pemasok melalui salesmannya untuk menanyakan ada
tidaknya barang yang dibutuhkan. b. Membuat Surat Pesanan dan meminta tanda tangan Kepala Cabang
untuk Surat Pesanan SP yang ditulis. c. Memeriksa faktur-faktur pajak yang diterima dari pemasok terhadap
kelengkapan barang dan kebenaran harga yang tercantum. d. Mencatat jumlah persediaan yang telah dilaksanakan per hari, dan
sekurang-kurangnya seminggu sekali dan melaporkannya kepada Kepala Cabang.
e. Berdasarkan catatan jumlah pembelian harian yang dibuat, dilakukan evaluasi dengan membandingkan jumlah pembelian terhadap omset
yang dicapai untuk periode waktu yang sama.
Universitas Sumatera Utara
f. Membuat Rekapitulasi Pembelian pada akhir bulan untuk dilaporkan kepada Kepala Cabang dan akan dilaporkan ke kantor pusat.
3. Kolektor Tugas dan tanggung jawab Kolektor adalah sebagai berikut:
a. Mengutip tagihan piutang kepada langganan dan bertanggung jawab atas tagihan yang diterima.
b. Menerima faktur tagihan dari bagian piutang untuk ditagih. c. Menghubungi dan mengkonfirmasi kepada langganan jadwal
penagihan. 4. KomputerEDP
Tugas dan Tanggung Jawab pegawai komputer adalah sebagai berikut: a. Menerima Surat Pesanan SP penjualan dari Salesman untuk
dibuatkan Faktur atas penjualan tersebut. b. Mengkoreksi dan memaraf hasil cetakan faktur yang dibuat dan
menyerahkan kembali ke penanggung jawab penjualan. c. Membuat dan mengolah Faktur Faktur Penjualan, Faktur Pajak
d. Membuat Nota Retur. e. Menerima daftar harga terbaru dari petugas pembelian, dan
mengolahnya menjadi master harga. f. Menerima laporan rekapitulasi penjualan dan rekapitulasi pembelian
untuk dibuatkan laporan SPT Masa PPN.
Universitas Sumatera Utara
C. Bagian Penjualan
