2. Sistem Akuntansi Penjualan Kredit
Penjualan kredit dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mengirimkan barang sesuai dengan order yang diterima dari pembeli, dan untuk jangka waktu
tertentu, perusahaan mempunyai tagihan kepada pembeli tersebut. Dalam setiap penjualan kredit biasanya selalu didahului dengan analisa kemampuan pembeli
dalam melunasi hutangnya, ini bertujuan untuk menghindari tidak tertagihnya piutang.
Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan kredit adalah: 1. Surat order pengiriman dan tembusannya
Surat order pengiriman merupakan dokumen pokok untuk memproses penjualan kredit kepada pelanggaan. Berbagai tembusan surat order
pengiriman antara lain: surat order pengiriman, tembusan kredit, surat pengakuan, surat muat, slip pembungkus, tembusan gudang, arsip
pengendalian pengiriman, dan arsip index silang. 2. Faktur penjualan dan tembusannya
Faktur penjualan merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar untuk mencatat timbulnya piutang. Berbagai tembusannya antara lain: faktur
penjualan, tembusan piutang, tembusan jurnal penjualan, tembusan analisis, dan tembusan wiraniaga.
3. Rekapitulasi harga pokok penjualan Rekapitulasi harga pokok penjualan merupakan dokumen pendukung yang
digunakan untuk menghitung total harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu.
Universitas Sumatera Utara
4. Bukti memorial Bukti memorial merupakan dokumen sumber untuk dasar pencatatan ke dalam
jurnal umum. Dalam sistem penjualan kredit, bukti memorial merupakan dokumen sumber untuk mencatat harga pokok produk yang dijual dalam
periode akuntansi tertentu. Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penjualan kredit antara
lain: 1. Jurnal penjualan adalah catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat
transaksi penjualan. 2. Kartu piutang adalah catatan akuntansi yang merupakan buku pembantu yang
berisi rincian mutasi piutang perusahaan kepada setiap debiturnya. 3. Kartu persediaan adalah catatan akuntansi yang merupakan buku pembantu
yang berisi rincian mutasi setiap jenis persediaan. 4. Kartu gudang adalah catatan yang diselenggarakan oleh fungsi gudang untuk
mencatat mutasi dan persediaan fisik barang yang disimpan di gudang. 5. Jurnal umum adalah catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat harga
pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu. Fungsi yang terkait dalam sistem penjualan kredit adalah:
1. Fungsi Penjualan
Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima surat order dari pembeli, mengedit order dari pelanggan untuk
menambahkan informasi yang belum ada pada surat order tersebut, meminta otorisasi kredit, menentukan tanggal pengiriman, dan mengisi surat order
Universitas Sumatera Utara
pengiriman. Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat “back order” pada saat diketahui tidak tersedianya persediaan untuk memenuhi order dari
pelanggan. 2.
Fungsi Kredit Fungsi ini berada di bawah fungsi keuangan yang dalam transaksi penjualan
kredit bertanggung jawab untuk meneliti status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan.
3. Fungsi Gudang
Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertangggung jawab untuk menyimpan barang dan meyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan, serta
menyerahkan barang ke fungsi pengiriman. 4. Fungsi Pengiriman
Fungsi ini bertangggung jawab untuk menyerahkan barang atas dasar surat order pengiriman yang diterimanya dari fungsi penjualan.
4. Fungsi Penagihan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan, serta menyediakan copy faktur bagi kepentingan
pencatatan transaksi penjualan oleh fungsi akuntansi. 5.
Fungsi Akuntansi Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat piutang yang timbul dari
transaksi penjualan kredit dan membuat serta mengirimkan pernyataan piutang kepada para debitur, serta membuat laporan penjualan.
Universitas Sumatera Utara
Jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit menurut Mulyadi 2001:219 adalah sebagai berikut:
1. Prosedur order penjualan
2. Prosedur persetujuan kredit
3. Prosedur pengiriman
4. Prosedur penagihan
5. Prosedur pencatatan piutang
6. Prosedur distribusi penjualan
7. Prosedur pencatatan harga pokok penjualan
Dalam pelaksanan jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit melibatkan beberpa unit atau bagian dalam organisasi. Urutan kegiatan
yang sekaligus merupakan fungsi dari tiap-tiap bagian yang terlibat dalam prosedur adalah sebagai berikut:
1. Bagian order penjualan a. Menerima order dari pelanggan dan membuat surat order pengiriman
rangkap-9 dan faktur rangkap-5, dengan distribusi: Lembar 1
: Tembusan pengiriman ke bagian gudang agar
disiapkan barang yang akan dikirim. Lembar 2,3,4,5 :
Untuk bagian pengiriman Lembar 6
: Tembusan pemberitahuan kepada pelanggan bahwa
pesanannya sudah diterima dan kapan pengiriman akan dilakukan.
Lembar 7 :
Tembusan kredit ke bagian kredit untuk meminta persetujuan penjualan kredit.
Lembar 8,9 :
Arsip bagian order penjualan menurut tanggal
Universitas Sumatera Utara
b. Surat order pengiriman lembar ke-7 yang telah diotorisasi diterima dan diarsipkan menurut abjad.
c. Menerima surat order pengiriman lembar ke-1 dan ke-2 dari bagian pengiriman setelah barang dikirim dan mencatat tanggal pengiriman dan
jumlah yang dikirim dalam surat order pengiriman tersebut. d. Mengirimkan surat order pengiriman lembar ke-1 dan ke-2 ke bagian
penagihan. e. Mencatat tanggal pengiriman pada surat order lembar ke-9.
2. Bagian kredit a. Menerima surat order pengiriman lembar ke-7 dari bagian order penjualan.
b. Memeriksa status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan.
c. Menyerahkan kembali surat order pengiriman lembar ke-7 kepada bagian order penjualan setelah diotorisasi.
3. Bagian gudang a. Menerima surat order pengiriman lembar ke-1 dari bagian order penjualan
dan segera menyiapkan barang sesuai pesanan yang tercantum dalam surat order tersebut.
b. Mencatat kuantitas dan jenis barang yang diserahkan ke dalam kartu gudang.
c. Menyerahkan barang ke bagian pengiriman beserta dengan surat order pengiriman lembar ke-1
Universitas Sumatera Utara
4. Bagian pengiriman barang a. Menerima surat order pengiriman lembar ke-1 beserta barang dari bagian
gudang b. Menerima surat order lembar ke-2,3,4, dan 5 dari bagian order penjualaan
yang didistribusikan kepada: Lembar 1,2
: Diserahkan kembali ke bagian order penjualan Lembar 3
: Diserahkan perusahaan angkutan umum beserta barang Lembar 4
: Arsip bagian pengiriman menurut nomor Lembar 5
: Tembusan barang yang ditempel pada pembungkus barang sebagai slip pembungkus.
5. Bagian penagihan a. Setelah bagian penagihan menerima surat order pengiriman lembar ke-1
dan ke-2 dari bagian order penjualan sebagai pemberitahuan bahwa pengiriman barang telah dilaksanakan maka bagian ini membuat faktur
rangkap lima yang didistribusikan sebagai berikut: Lembar 1
: Tembusan untuk pelanggan Lembar 2
: Dikirim ke bagian piutang bersama surat order pengiriman lembar ke-1 dan ke-2
Lembar 3 : Dikirim ke bagian kartu persediaan
Lembar 4 : Dikirim kebagian akuntansi jurnal
Lembar 5 : Dikirim kepada wiraniaga
Universitas Sumatera Utara
6. Bagian piutang
a. Mencatat piutang yang timbul dari transasksi penjualan kredit ke dalam kartu piutang berdasarkan faktur lembar ke-2.
b. Mengarsipkan faktur penjualan lembar ke-2 bersama surat order pengiriman lembar ke-1 dan ke-2 menurut nomor urut.
7. Bagian kartu persediaan a. Menerima faktur penjualan lembar ke-3 dari bagian penagihan.
b. Mencatat harga pokok persediaan yang dijual ke dalam kartu persediaan berdasarkan faktur lembar ke-3,
c. Mengarsipkan faktur penjualan lembar ke-3 menurut nomor urut faktur, d. Membuat rekapitulasi harga pokok penjualan secara peiodik selama
periode tertentu sesuai dengan data pada kartu persediaan. e. Membuat bukti memorial berdasarkan rekapitulasi harga pokok penjualan
dan bukti memorial yang dilampiri dengan rekapitulasi harga pokok penjualan diserahkan ke bagian akuntansi jurnal.
8. Bagian jurnal a. Menerima faktur penjualan lembar ke-4 dari bagian penagihan dan
mencatat transaksi penjualan kredit berdasarkan faktur tersebut ke dalam jurnal penjualan.
b. Mengarsipkan faktur penjualan lembar ke-4 menurut nomor urutnya. c. Mencatat bukti memorial yang dilampiri dengan rekapitulasi harga pokok
penjualan.
Universitas Sumatera Utara
d. Mengarsipkan bukti memorial yang dilampiri rekapitulasi harga pokok penjualan berdasarkan nomor urutnya.
Bagan alir dokumen sistem penjualan kredit di atas disajikan pada gambar 2.2 berikut ini.
Universitas Sumatera Utara
Universitas Sumatera Utara
Universitas Sumatera Utara
Universitas Sumatera Utara
Dalam transaksi penjualan, tidak semuanya penjualan berhasil mendatangkan pendapatan bagi perusahaan, adakalanya pelanggan melakukan
pengembalian barang yang telah dipesannya kepda perusahaan. Transaksi pengembalian barang ini ditangani perusahaan melalui sistem retur penjualan.
Pengembalian barang oleh pelanggan harus diotorisasi oleh bagian penjualan dan diterima oleh bagian penerimaan barang di perusahaan.
C. Sistem Akuntansi Penerimaan Kas