Sistem Akuntansi Penjualan Kredit

2. Sistem Akuntansi Penjualan Kredit

Penjualan kredit dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mengirimkan barang sesuai dengan order yang diterima dari pembeli, dan untuk jangka waktu tertentu, perusahaan mempunyai tagihan kepada pembeli tersebut. Dalam setiap penjualan kredit biasanya selalu didahului dengan analisa kemampuan pembeli dalam melunasi hutangnya, ini bertujuan untuk menghindari tidak tertagihnya piutang. Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan kredit adalah: 1. Surat order pengiriman dan tembusannya Surat order pengiriman merupakan dokumen pokok untuk memproses penjualan kredit kepada pelanggaan. Berbagai tembusan surat order pengiriman antara lain: surat order pengiriman, tembusan kredit, surat pengakuan, surat muat, slip pembungkus, tembusan gudang, arsip pengendalian pengiriman, dan arsip index silang. 2. Faktur penjualan dan tembusannya Faktur penjualan merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar untuk mencatat timbulnya piutang. Berbagai tembusannya antara lain: faktur penjualan, tembusan piutang, tembusan jurnal penjualan, tembusan analisis, dan tembusan wiraniaga. 3. Rekapitulasi harga pokok penjualan Rekapitulasi harga pokok penjualan merupakan dokumen pendukung yang digunakan untuk menghitung total harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu. Universitas Sumatera Utara 4. Bukti memorial Bukti memorial merupakan dokumen sumber untuk dasar pencatatan ke dalam jurnal umum. Dalam sistem penjualan kredit, bukti memorial merupakan dokumen sumber untuk mencatat harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu. Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penjualan kredit antara lain: 1. Jurnal penjualan adalah catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi penjualan. 2. Kartu piutang adalah catatan akuntansi yang merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi piutang perusahaan kepada setiap debiturnya. 3. Kartu persediaan adalah catatan akuntansi yang merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi setiap jenis persediaan. 4. Kartu gudang adalah catatan yang diselenggarakan oleh fungsi gudang untuk mencatat mutasi dan persediaan fisik barang yang disimpan di gudang. 5. Jurnal umum adalah catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu. Fungsi yang terkait dalam sistem penjualan kredit adalah: 1. Fungsi Penjualan Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima surat order dari pembeli, mengedit order dari pelanggan untuk menambahkan informasi yang belum ada pada surat order tersebut, meminta otorisasi kredit, menentukan tanggal pengiriman, dan mengisi surat order Universitas Sumatera Utara pengiriman. Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat “back order” pada saat diketahui tidak tersedianya persediaan untuk memenuhi order dari pelanggan. 2. Fungsi Kredit Fungsi ini berada di bawah fungsi keuangan yang dalam transaksi penjualan kredit bertanggung jawab untuk meneliti status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan. 3. Fungsi Gudang Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertangggung jawab untuk menyimpan barang dan meyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan, serta menyerahkan barang ke fungsi pengiriman. 4. Fungsi Pengiriman Fungsi ini bertangggung jawab untuk menyerahkan barang atas dasar surat order pengiriman yang diterimanya dari fungsi penjualan. 4. Fungsi Penagihan Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan, serta menyediakan copy faktur bagi kepentingan pencatatan transaksi penjualan oleh fungsi akuntansi. 5. Fungsi Akuntansi Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat piutang yang timbul dari transaksi penjualan kredit dan membuat serta mengirimkan pernyataan piutang kepada para debitur, serta membuat laporan penjualan. Universitas Sumatera Utara Jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit menurut Mulyadi 2001:219 adalah sebagai berikut: 1. Prosedur order penjualan 2. Prosedur persetujuan kredit 3. Prosedur pengiriman 4. Prosedur penagihan 5. Prosedur pencatatan piutang 6. Prosedur distribusi penjualan 7. Prosedur pencatatan harga pokok penjualan Dalam pelaksanan jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit melibatkan beberpa unit atau bagian dalam organisasi. Urutan kegiatan yang sekaligus merupakan fungsi dari tiap-tiap bagian yang terlibat dalam prosedur adalah sebagai berikut: 1. Bagian order penjualan a. Menerima order dari pelanggan dan membuat surat order pengiriman rangkap-9 dan faktur rangkap-5, dengan distribusi: Lembar 1 : Tembusan pengiriman ke bagian gudang agar disiapkan barang yang akan dikirim. Lembar 2,3,4,5 : Untuk bagian pengiriman Lembar 6 : Tembusan pemberitahuan kepada pelanggan bahwa pesanannya sudah diterima dan kapan pengiriman akan dilakukan. Lembar 7 : Tembusan kredit ke bagian kredit untuk meminta persetujuan penjualan kredit. Lembar 8,9 : Arsip bagian order penjualan menurut tanggal Universitas Sumatera Utara b. Surat order pengiriman lembar ke-7 yang telah diotorisasi diterima dan diarsipkan menurut abjad. c. Menerima surat order pengiriman lembar ke-1 dan ke-2 dari bagian pengiriman setelah barang dikirim dan mencatat tanggal pengiriman dan jumlah yang dikirim dalam surat order pengiriman tersebut. d. Mengirimkan surat order pengiriman lembar ke-1 dan ke-2 ke bagian penagihan. e. Mencatat tanggal pengiriman pada surat order lembar ke-9. 2. Bagian kredit a. Menerima surat order pengiriman lembar ke-7 dari bagian order penjualan. b. Memeriksa status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan. c. Menyerahkan kembali surat order pengiriman lembar ke-7 kepada bagian order penjualan setelah diotorisasi. 3. Bagian gudang a. Menerima surat order pengiriman lembar ke-1 dari bagian order penjualan dan segera menyiapkan barang sesuai pesanan yang tercantum dalam surat order tersebut. b. Mencatat kuantitas dan jenis barang yang diserahkan ke dalam kartu gudang. c. Menyerahkan barang ke bagian pengiriman beserta dengan surat order pengiriman lembar ke-1 Universitas Sumatera Utara 4. Bagian pengiriman barang a. Menerima surat order pengiriman lembar ke-1 beserta barang dari bagian gudang b. Menerima surat order lembar ke-2,3,4, dan 5 dari bagian order penjualaan yang didistribusikan kepada: Lembar 1,2 : Diserahkan kembali ke bagian order penjualan Lembar 3 : Diserahkan perusahaan angkutan umum beserta barang Lembar 4 : Arsip bagian pengiriman menurut nomor Lembar 5 : Tembusan barang yang ditempel pada pembungkus barang sebagai slip pembungkus. 5. Bagian penagihan a. Setelah bagian penagihan menerima surat order pengiriman lembar ke-1 dan ke-2 dari bagian order penjualan sebagai pemberitahuan bahwa pengiriman barang telah dilaksanakan maka bagian ini membuat faktur rangkap lima yang didistribusikan sebagai berikut: Lembar 1 : Tembusan untuk pelanggan Lembar 2 : Dikirim ke bagian piutang bersama surat order pengiriman lembar ke-1 dan ke-2 Lembar 3 : Dikirim ke bagian kartu persediaan Lembar 4 : Dikirim kebagian akuntansi jurnal Lembar 5 : Dikirim kepada wiraniaga Universitas Sumatera Utara 6. Bagian piutang a. Mencatat piutang yang timbul dari transasksi penjualan kredit ke dalam kartu piutang berdasarkan faktur lembar ke-2. b. Mengarsipkan faktur penjualan lembar ke-2 bersama surat order pengiriman lembar ke-1 dan ke-2 menurut nomor urut. 7. Bagian kartu persediaan a. Menerima faktur penjualan lembar ke-3 dari bagian penagihan. b. Mencatat harga pokok persediaan yang dijual ke dalam kartu persediaan berdasarkan faktur lembar ke-3, c. Mengarsipkan faktur penjualan lembar ke-3 menurut nomor urut faktur, d. Membuat rekapitulasi harga pokok penjualan secara peiodik selama periode tertentu sesuai dengan data pada kartu persediaan. e. Membuat bukti memorial berdasarkan rekapitulasi harga pokok penjualan dan bukti memorial yang dilampiri dengan rekapitulasi harga pokok penjualan diserahkan ke bagian akuntansi jurnal. 8. Bagian jurnal a. Menerima faktur penjualan lembar ke-4 dari bagian penagihan dan mencatat transaksi penjualan kredit berdasarkan faktur tersebut ke dalam jurnal penjualan. b. Mengarsipkan faktur penjualan lembar ke-4 menurut nomor urutnya. c. Mencatat bukti memorial yang dilampiri dengan rekapitulasi harga pokok penjualan. Universitas Sumatera Utara d. Mengarsipkan bukti memorial yang dilampiri rekapitulasi harga pokok penjualan berdasarkan nomor urutnya. Bagan alir dokumen sistem penjualan kredit di atas disajikan pada gambar 2.2 berikut ini. Universitas Sumatera Utara Universitas Sumatera Utara Universitas Sumatera Utara Universitas Sumatera Utara Dalam transaksi penjualan, tidak semuanya penjualan berhasil mendatangkan pendapatan bagi perusahaan, adakalanya pelanggan melakukan pengembalian barang yang telah dipesannya kepda perusahaan. Transaksi pengembalian barang ini ditangani perusahaan melalui sistem retur penjualan. Pengembalian barang oleh pelanggan harus diotorisasi oleh bagian penjualan dan diterima oleh bagian penerimaan barang di perusahaan.

C. Sistem Akuntansi Penerimaan Kas