Evaluasi Pengendalian Intern Atas Pembelian, Penjualan, Dan Persediaan Pada PT. Indonesia Asahan Aluminium Kuala Tanjung

(1)

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

PROGRAM S1 EKSTENSI AKUNTANSI MEDAN

SKRIPSI

EVALUASI PENGENDALIAN INTERN ATAS PEMBELIAN, PENJUALAN DAN PERSEDIAAN PADA PT. INDONESIA ASAHAN

ALUMINIUM (INALUM) KUALA TANJUNG

OLEH :

NAMA : DEWI INDA SARI

NIM : 080522143

DEPARTEMEN : AKUNTANSI

Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi

Medan 2010

(2)

PERNYATAAN

Dengan ini saya menyatakan bahwa skripsi yang berjudul evaluasi pengendalian intern atas pembelian, penjualan, dan persediaan pada PT. Indonesia Asahan Aluminium Kuala Tanjung adalah benar hasil karya saya sendiri dan judul belum pernah dimuat, dipublikasikan, atau diteliti oleh mahasiswa lain dalam konteks penulisan skripsi program S-1 Ekstensi Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Semua sumber data dan informasi yang diperoleh telah dinyatakan dengan jelas, benar dan apa adanya. Apabila dikemudian hari pernyataan ini tidak benar, saya bersedia menerima sanksi yang ditetapkan oleh Universitas Sumatera Utara.

Medan, Desember 2010 Penulis

Dewi Inda Sari NIM: 080522143

(3)

KATA PENGANTAR

Segala puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan hidayahNya, serta senantiasa memberikan kesehatan dan kekuatan kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan skripsi dengan judul : “ Evaluasi Pengendalian Intern Atas Pembelian, Penjualan Dan Persediaan Pada PT. Indonesia Asahan Aluminium (Inalum) Kuala Tanjung.”

Terima kasih kepada kedua orang tua saya Ayahanda Abdul Karim dan Ibunda Asniwati yang selalu memberikan kasih sayang, doa, dan motivasi kepada penulis selama ini, sehingga penulisan skripsi ini bisa diselesaikan.

Dalam penulisan skripsi ini, penulis banyak mendapat bimbingan dan dorongan dari berbagai pihak baik secara langsung maupun tidak langsung. Dalam kesempatan ini penulis menyampaikan rasa terima kasih atas segala dukungan, pemikiran, tenaga, materi, semangat dan juga doa dari semua pihak yang telah membantu selama penulis menjalani perkuliahan dan penyusunan skripsi ini, kepada:

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, MEc selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Bapak Drs. Hasan Sakti Siregar, Msi, Ak selaku Ketua Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

(4)

4. Bapak Drs. Hotmal Ja’far, MM, Ak selaku Dosen Pembimbing sekaligus Dosen Wali yang telah meluangkan waktu dan pemikirannya dalam mengarahkan dan membimbing penulis dalam menyelesaikan skripsi ini.

5. Bapak Drs. Firman Syarif, Msi, Ak dan Bapak Drs. Sucipto, MM, Ak selaku Dosen Pembanding/Penguji yang telah banyak memberikan kritik dan saran kepada penulis untuk menyempurnakan skripsi ini. 6. Bapak dan Ibu Staff Pengajar Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera

Utara yang telah banyak memberikan pengajaran dan bimbingan semasa perkuliahan, serta Staff Pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang telah banyak membantu birokrasi administrasi selama penyusunan skripsi.

7. Kepada seluruh Pimpinan dan Karyawan PT. Indonesia Asahan Aluminium (INALUM) Kuala Tanjung khususnya seksi SPM, SSS, SMB dan IPR yang telah meluangkan waktunya dalam memberikan keterangan dan data yang diperlukan selama penulis melakukan penelitian guna menyusun skripsi ini.

8. Kepada kakak, adik-adik dan sepupu yang telah banyak membantu dan memberi dorongan kepada penulis.

9. Teman-teman terbaikku, Dinda, Echi, Putri dan Arin yang selalu memberikan bantuan juga semangat dan motivasi bagi penulis. Sahabat-sahabatku, Ade, Lina, Robi, Zie atas doa-doanya dan seluruh

(5)

teman-teman Jurusan Akuntansi Ekstensi atas kebersamaan kita selama 2 tahun ini.

10.Dan kepada semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu yang telah membantu, memotivasi, dan mendoakan penulis sehingga dapat menyelesaikan skripsi ini.

Penulis menyadari bahwa skripsi ini masih jauh dari kesempurnaan, yang disebabkan adanya keterbatasan kemampuan, pengalaman, dan pengetahuan penulis baik mengenai materi, teknik penyusunan maupun hasil dan analisisnya. Oleh karenanya, dengan hati terbuka penulis menerima setiap kritik dan saran yang membangun dari pembaca untuk penyempurnaan pada masa yang akan datang. Akhir kata, semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi penulis dan bagi semua pihak yang membutuhkan. Semoga Allah SWT selalu melindungi, memberi hidayah, dan melimpahkan rahmat-Nya kepada kita semua. Amin.

Medan, Desember 2010 Penulis

Dewi Inda Sari NIM : 080522143

(6)

ABSTRAK

PT Indonesia Asahan Aluminium (INALUM) Kuala Tanjung merupakan perusahaan industri yang bergerak di bidang peleburan aluminium, yang nantinya akan menghasilkan aluminium batangan (ingot). Pembelian, Penjualan dan Persediaan merupakan beberapa dari seluruh kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan dalam kegiatan operasionalnya. Dalam kegiatan-kegiatan tersebut rentan terhadap praktek manipulasi dan penggelapan. Untuk itu di butuhkan pengendalian intern yang baik untuk mengawasi kegiatan-kegiatan tersebut. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk memperoleh gambaran mengenai penerapan sistem pengendalian intern pembelian, penjualan dan persediaan yang diterapkan oleh perusahaan.

Dalam penulisan skripsi ini menggunakan desain penelitian deskriptif. Jenis data yang digunakan adalah data primer dan data skunder, adapun teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah melalui observasi, wawancara dan dokumentasi. Metode analisis data yang digunakan adalah metode deskriptif.

Penulis telah melakukan analisis dan juga telah mendapatkan hasil penelitian terhadap evaluasi pengendalian intern pembelian, penjualan dan persediaan pada PT Indonesia Asahan Aluminium (INALUM) Kuala Tanjung, dan dapat diambil beberapa kesimpulan dari penelitian yang telah dilakukan yaitu: (a) Secara umum struktur organisasi perusahaan telah memenuhi pengendalian intern, yaitu dengan adanya job description yang jelas mengenai tugas dan tanggung jawab dari masing-masing personil, (b) Pelaksanaan prosedur pembelian, penjualan dan persediaan secara umum pada perusahaan sudah cukup baik dan memadai pelaksanaannya, meskipun ada beberapa bagian yang harus ditingkatkan demi tercapainya pengendalian intern yang memadai di perusahaan, (c) Dokumen-dokumen yang digunakan oleh perusahaan dalam pengendalian intern pembelian, penjualan dan persediaan juga telah cukup baik dan memadai. Kata kunci: Pengendalian intern atas pembeliaan, penjualan dan persediaan,

(7)

ABSTRACT

PT Indonesia Asahan Aluminium (INALUM) Kuala Tanjung is an industrial company engaged in the smelting of aluminum, which will produce aluminum bar (ingot). Purchase, Sale and Inventory are some of the activities performed by the company in its operations. In these activities were vulnerable to the practice of manipulation and embezzlement. For that she needs a good internal control to monitor such activities. The purpose of this research is to get a picture of the implementation of internal control system purchases, sales and inventory implemented by the company.

In writing this essay uses descriptive research design. The type of data used are primary data and secondary data, while data collection techniques used in this research is through observation, interview and documentation. Methods of data analysis used is descriptive method.

The author has done the analysis and also has obtained research results of the evaluation of internal control purchases, sales and inventory in PT Indonesia Asahan Aluminium (INALUM) Kuala Tanjung, and can be drawn some conclusions from the research that has been done, namely: (a) In general the company's organizational structure in compliance with internal control, namely the existence of a clear job description of duties and responsibilities of each personnel, (b) The procedure of buying, selling and general supplies at the company's already good enough and adequate implementation, although there are some parts that must be be increased to achieve adequate internal controls in companies, (c) Documents used by the company in internal control purchasing, sales and inventories have also been quite good and adequate. Keywords: Internal controls over purchasing, sales and inventory, evaluation,

(8)

DAFTAR ISI

SKRIPSI

PERNYATAAN ... i

KATA PENGANTAR ... ii

ABSTRAK ... v

ABSTRACT ... vi

DAFTAR ISI ... vii

DAFTAR TABEL ... x

DAFTAR GAMBAR ... xi

DAFTAR LAMPIRAN ... xii

BAB I PENDAHULUAN ... 1

A. Latar Belakang Masalah ... 1

B. Perumusan Masalah ... 3

C. Tujuan Penelitian ... 4

D. Manfaat Penelitian... 4

BAB II TINJAUAN PUSTAKA ... 5

A. Tinjauan Teoritis ... 5

1. Pengertian Persediaan ... 5

2. Jenis-jenis Persediaan ... 8

3. Prosedur Penjualan ... 10

4. Prosedur Pembelian ... 12

5. Sistem Pengendalian Intern ... 15

(9)

b. Unsur-Unsur Sistem Pengawasan Intern ... 15

B. Tinjauan Penelitian Terdahulu ... 25

C. Kerangka Konseptual ... 26

BAB III Metode Penelitian ... 28

A. Jenis Penelitian ... 28

B. Jenis Data ... 28

C. Metode Analisis Data ... 28

D. Teknik Pengumpulan Data ... 29

E. Jadwal dan Lokasi Penelitian ... 29

BAB 1V ANALISIS HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN ... 31

A. Gambaran Umum Perusahaan PT. Indonesia Asahan Aluminium (INALUM) Kuala Tanjung ... 31

1. Sejarah Singkat Perusahaan ... 31

a. Visi PT. Indonesia Asahan Aluminium (INALUM) ... 31

b. Misi PT. Indonesia Asahan Aluminium (INALUM)... 31

c. Riwayat Ringkas PT. Indonesia Asahan Aluminium (INALUM) ... 32

d. Ruang Lingkup Kegiatan Perusahaan ... 34

e. Keunggulan Perusahaan ... 35

2. Struktur Organisasi Perusahaan ... 35

B. Prosedur Pembelian ... 42

C. Prosedur Pengadaan Persediaan Bahan Baku ... 45

(10)

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ... 56

A. Kesimpulan ... 56

B. Saran ... 59

(11)

DAFTAR TABEL

Tabel Halaman

1.1 Tinjauan Penelitian Terdahulu ... 25 1.2 Jadwal Penelitian ... 30

(12)

DAFTAR GAMBAR

Gambar Halaman

(13)

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1. Struktur Organisasi PT. Indonesia Asahan Aluminium (INALUM) Lampiran 2. Lay out of activities in material warehouse of SMP/RWH

Lampiran 3. Internal Correspondence Lampiran 4. Purchase Order (P/O) Lampiran 5. Delivery Order (D/O) Lampiran 6. Letter of Credit (L/C)

(14)

ABSTRAK

(15)

ABSTRACT

(16)

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Seiring dengan perkembangan dunia usaha yang semakin pesat, maka sudah semestinya setiap organisasi perusahaan mempersiapkan sebuah sistem pengendalian yang baik agar terhindar dari berbagai kecurangan yang dapat terjadi di dalam organisasi perusahaan yang dapat menyebabkan kerugian bagi perusahaan.

Persediaan merupakan barang-barang yang dimiliki perusahaan untuk dijual kembali atau diproses lebih lanjut menjadi barang untuk dijual. Perusahaan dagang maupun perusahaan industri pada umumnya mempunyai persediaan yang jumlah, jenis serta masalahnya tidaklah selalu sama antara perusahaan yang satu dengan perusahaan yang lainnya. Pada umumnya dapatlah dikatakan bahwa hampir pada semua perusahaan, persediaan merupakan harta milik perusahaan yang cukup besar atau bahkan terbesar jika dibandingkan dengan harta lancar lainnya. dan persediaan juga merupakan elemen yang paling banyak menggunakan sumber keuangan perusahaan yang perlu disediakan agar perusahaan dapat beroperasi secara layak sebagaimana mestinya. Untuk memiliki persediaan maka kita harus melakukan proses pembelian terlebih dahulu seperti pembelian bahan baku, hal ini dilakukan agar proses operasi perusahaan

(17)

dapat berjalan. Setelah persediaan barang jadi selesai di produksi maka persediaan dapat dijual untuk memperoleh laba bagi perusahaan.

Persediaan sangat rentan terhadap kerusakan maupun pencurian. Pengendalian intern juga bertujuan melindungi harta perusahaan dan juga agar informasi mengenai pembelian, penjualan dan persediaan lebih dapat dipercaya. Pengendalian intern terhadap pembelian, penjualan dan persediaan dapat dilakukan dengan melakukan tindakan pengamanan untuk mencegah terjadinya kerusakan, pencurian, maupun tindakan penyimpangan lainnya.

Kerusakan pemasukan yang tidak benar, lupa untuk mencatat permintaan pembelian, barang yang dikeluarkan tidak sesuai pesanan, dan kemungkinan lain yang terjadi yang dapat mempengaruhi laba perusahaan yang mengakibatkan kerugian pada perusahaan. Dilihat dari begitu kompleks dan pentingnya peranan pembelian, penjualan dan persediaan dalam tubuh organisasi yang berorientasii laba dan betapa pentingnya sistem pengendalian intern atas pembelian, penjualan dan persediaan, Maka dari itu dibutuhkan pengendalian intern yang baik atas pembelian, penjualan dan persediaan dalam menunjang kesinambungan operasi perusahaan.

PT Indonesia Asahan Aluminium Kuala Tanjung merupakan perusahaan industri yang bergerak di bidang peleburan aluminium, yang nantinya akan menghasilkan aluminium batangan (ingot). Aluminium ini sebahagian besar di ekspor ke Jepang dan sebagian lainnya di ekspor ke

(18)

Amerika, Australia, RRC, dan penjualan di dalam negeri (domestik). Perusahaan pada umumnya melakukan penjualan secara tunai dan kredit. Penjualan secara kredit harus segera diselesaikan dalam waktu 20 hari setelah barang dikirimkan.

Berdasarkan penelitian awal yang dilakukan penulis, penulis menemukan permasalahan yang berhubungan dengan pengendalian intern pembelian, penjualan dan persediaan. Adanya penyimpangan dalam pendelegasian wewenang yang dilakukan oleh bagian pembelian, bagian penjualan, dan bagian gudang. Keadaan ini mengakibatkan kemungkinan terjadinya penyelewengan, kecurangan dan manipulasi terhadap pembelian, penjualan dan persediaan. Keadaan ini tentu akan sangat merugikan perusahaan karena akan berdampak terhadap pembelian, penjualan dan persediaan.

Berdasarkan uraian yang telah dikemukakan, penulis tertarik untuk melakukan penelitian dalam penyusunan skripsi dengan judul “Evaluasi Pengendalian Intern Atas Pembelian, Penjualan Dan Persediaan Pada PT. Indonesia Asahan Aluminium (Inalum) Kuala Tanjung.”

B. Perumusan Masalah

Setiap perusahaan dalam mencapai tujuan selalu menghadapi berbagai masalah yang dapat mengurangi kelancaran operasional perusahaan. Sesuai dengan judul yang ditetapkan dalam penulisan tugas akhir ini, maka dapat dirumuskan masalah yang akan diteliti yaitu: ”Bagaimanakah penerapan pengendalian intern pembelian, penjualan dan

(19)

persediaan pada PT. Indonesia Asahan Aluminium (Inalum) Kuala Tanjung?”

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian 1. Tujuan Penelitian

Adapun tujuan dilakukannya penelitian oleh penulis adalah untuk memperoleh gambaran mengenai penerapan sistem pengawasan intern pembelian, penjualan dan persediaan yang diterapkan oleh perusahaan.

2. Manfaat Penelitian : a. Bagi penulis

Sebagai bahan masukan apabila ditanya pendapatnya mengenai pengawasan intern pengeluaran kas.

b. Bagi perusahaan

Sebagai bahan masukan untuk kemajuan perusahaan tersebut terutama dalam sistem pengendalian intern pembelian, penjualan dan persediaan.

c. Bagi peneliti selanjutnya

Sebagai bahan masukan untuk menyempurnakan penelitian selanjutnya yang sejenis.

(20)

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Tinjauan Teoritis

1. Pengertian Persediaan

Pada setiap tingkat perusahaan, baik perusahaan kecil, menengah maupun perusahaan besar, persediaan sangat penting bagi kelangsungan hidup perusahaan. Perusahaan harus dapat memperkirakan jumlah persediaan yang dimilikinya. Persediaan yang dimiliki perusahaan tidak boleh terlalu banyak dan juga tidak boleh terlalu sedikit karena akan mempengaruhi biaya yang akan dikeluarkan untuk persediaan tersebut.

Menurut Prasetyo (2006 : 65), ”Persediaan adalah suatu aktiva yang meliputi barang-barang milik perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam satu periode usaha yang normal, termasuk barang yang dalam pengerjaan / proses produksi menunggu masa penggunaannya pada proses produksi”.

Menurut Warren Reeve (2005 : 452), ” Persediaan juga didefenisikan sebagai aktiva yang tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha normal dalam proses produksi atau yang dalam perjalanan dalam bentuk bahan atau perlengkapan (supplies) untuk digunakan dalam proses produksi atau pemberian jasa.

(21)

Menurut Stice dan Skousen (2009 : 571), ”Persediaan adalah istilah yang diberikan untk aktiva yang akan dijual dalam kegiatan normal perusahaan atau aktiva yang dimasukkan secara langsung atau tidak langsung ke dalam barang yang akan diproduksi dan kemudian dijual”.

Kesimpulannya persediaan merupakan suatu istilah yang menunjukkan segala ssuatu dari sumber daya yang ada dalam suatu proses yang berutujuan untuk mengantisipasi terhadap segala kemungkinan yang terjadi baik karena adanya permintaan maupuna da masalah lain.

Persediaan memiliki beberapa fungsi penting bagi perusahaan, yaitu:

1. Agar dapat memenuhi permintaan yang diantisipasi akan terjadi. 2. Untuk menyeimbangkan produksi dengan distribusi.

3. Untuk memperoleh keuntungan dari potongan kuantitas, karena membeli dalam jumlah yang banyak ada diskon.

4. Untuk hedging dari inflasi dan perubahan harga.

5. Untuk menghindari kekurangan persediaan yang dapat terjadi karena cuaca, kekurangan pasokan, mutu, dan ketidaktepatan pengiriman.

6. Untuk menjaga kelangsungan operasi dengan cara persediaan dalam proses.

Biaya persediaan terdiri dari seluruh pengeluaran, baik yang langsung maupun yang tidak langsung, yang berhubungan dengan pembelian, persiapan, dan penempatan persediaan untuk dijual. Biaya

(22)

persediaan bahan baku atau barang yang diperoleh untuk dijual kembali, biaya termasuk harga pembelian, pengiriman, penerimaan, penyimpanan, dan seluruh biaya yang terjadi sampai barang siap untuk dijual.

Masalah penentuan besarnya persediaan sangatlah penting bagi perusahaan, karena persediaan memiliki efek langsung terhadap keuntungan perusahaan. Kesalahan dalam menentukan besarnya investasi (yang ditanamkan) dalam persediaan akan menekan keuntungan perusahaan.

Menurut Hansen dan Mowen (2005 : 584), ” Adapun biaya yang timbul karena persediaan adalah :

1. Biaya penyimpanan

Merupakan biaya yang dikeluarkan untuk menyimpan persediaan. Terdiri atas biaya-biaya yang bervariasi langsung dengan kuatitas persediaan. Biaya penyimpanan per periode akan semakin besar apabila kuantitas persediaan semakin banyak.

2. Biaya pemesanan

Setiap kali suatu bahan baku dipesan, perusahaa harus menanggung biaya pemesanan. Biya pemesanan total per periode sama dengan jumlah pesananan yang dilakukan dalam satu periode biaya per pesanan.

3. Biaya penyiapan

Biaya penyiapan diperlukan apabila bahan-bahan tidak dibeli, tetapi diproduksi sendiri. Biaya penyiapan total per periode adalah

(23)

jumlah penyiapan yang dilakukan dalam satu periode dikali biaya per penyiapan.

4. Biaya kehabisan atau kekurangan bahan

Biaya ini timbul bilamana persediaan tidak mencukupi permintaan proses produksi. Biaya kekurangan bahan sulit diukur dalam praktek terutama dalam kenyatan bahwa biaya ini merupakan opportunity cost yang sulit diperkirakan secara ojektif.

2. Jenis-jenis Persediaan

Jenis-jenis persediaan akan berbeda dengan bidang atau kegiatan normal usaha perusahaan tersebut. Berdasarkan bidang usaha perusahaan dapat berbentuk perusahaan industri (manufacture), perusahaan dagang, ataupun perusahaan jasa. Untuk perusahaan industri maka jenis persediaan yang dimiliki adalah persediaan bahan baku (row material), barang dalam proses (work in process), persediaan barang jadi (finished goods), serta bahan pembantu yang akan digunakan dalam proses produksi. Dan perusahaan dagang maka persediaannya hanya satu yaitu bang dagang.

Untuk dapat memahami perbedaan serta keberadaan dari tiap-tiap jenis persediaan tersebut maka dapat dilihat dari penggolongan persediaan secara garis besar yaitu:

1. Persediaan bahan baku (row material)

Merupakan barang-barang yang diperoleh untuk digunakan dalam proses produksi. Beberapa baha baku diperoleh dari sumber-sumber alam. Akan tetapi lebih sering bahan baku diperoleh dari

(24)

perusahaan lain yang merupakan bahan baku dari perusahaan lain dan merupakan produk akhir pemasok bahan baku. Sebagai contoh kertas cetak merupakan bahan baku dari perusahaan percetakan. Meskipun istilah bahan baku dapat digunakan secara luas untuk mencukupi seluruh bahan baku yang digunakan dalam produksi, namun sebutan ini sering kali dibatasi untuk barang-barang yang secara fisik dimasukkan dalam produk yang dihasilkan. Istilah bahan penolong atau bahan pembantu (factory supplies) digunakan untuk menyebut bahan tambahan yaitu bahan baku yang diperlukan dalam proses produksi tetapi tidak secara langsung dimasukkan dalam produk.

2. Barang dalam proses (goods in process)

Yang disebut juga pekerjaan dalam proses (work in proses) terdiri dari bahan baku yang sebagian telah diproses dan perlu dikerjakan lebih lanjut sebelum dijual.

3. Barang jadi (finish goods)

Merupakan produk/barang yang telah selesai diproduksi dan menjadi persediaan perusahaan untuk dijual.

Untuk persediaan barang setengah jadi atau barang jadi harus dipahami bahwa mungkin saja barang setengah jadi bagi suatu perusahaan merupakan barang jadi bagi perusahaan lain karena proses produksi bagi perusahaan tersebut hanya sampai disitu. Namun dapat saja terjadi barang setengah jadi atau barang jadi bagi suatu perusahaan merupakan bahan

(25)

baku bagi perusahaan lainnya. Jadi, untuk menentukan apakah persediaan tersebut merupakan bahan baku, barang setengah jadi atau barang jadi perusahaan, harus dilihat apakah persediaan tersebut sebagai input atau output dari perusahaan atau hasil dari bagian yang mana dari proses perusahaan tersebut.

Dari penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa persediaan barang dagang tidak berhubungan dengan tingkat peyelesaian seperti pada perusahaan industri, sebab persediaan barang dagang dapat berupa persediaan bahan baku, barang setengah jadi, ataupun barang jadi.

Selain jenis-jenis persediaan yang telah dijelaskan diatas berdasakan jenis, untuk perusahaan jasa persediaannya secara eksplisit sulit didefinisikan, namun persediaannya dapat diartikan sebagai besarnya biaya jasa yang meliputi upah dan biaya personalia lainnya yang secara langsung belum dikeluarkan dalam menangani pemberian jasa.

3. Prosedur Penjualan

Prosedur merupakan metode-metode yang digunakan untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan sesuai dengan kebijakan yang telah ditetapkan.

Mulyadi (2008 : 5) memberikan definisi prosedur adalah : ”Suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang”.

(26)

Adapun maksud dari kegiatan klerikal tersebut adalah kegiatan untuk mencatat informasi dalam formulir, buku, jurnal dan buku besar yaitu: menulis, menggandakan, menghitung, memberi kode, mendaftar, memilih (mensortasi), memindah dan membandingkan. Prosedur tersebut melibatkan beberapa orang atau bagian yang bekerja sama dalam mencapai tujuan perusahaan. Prosedur ini dibuat untuk menjamin bahwa semua urutan kegiatan dilakukan.

Dari pengertian diatas dapat dijelaskan bahwa prosedur adalah rangkaian kegiatan administrasi yang biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu bagian atau lebih dan disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap transaksi-transaksi perusahaan yang sering terjadi.

Penjualan adalah jumlah yang dibebankan kepada langganan dalam penjualan barang secara seragam dalam transaksi perusahaan. Kegiatan penjualan terdiri dari transaksi penjualan dalam bentuk barang ataupun jasa, baik secara tunai maupun kredit. Dalam transaksi penjualan kredit, jika order dari pelanggan telah dipenuhi dengan pengiriman barang atau penyerahan jasa untuk jangka waktu tertentu, maka perusahaan mempunyai piutang kepada langganannya.

Kegiatan penjualan kredit ditangani oleh perushaan melalui sistem penjualan kredit. Jika salah satu sumber pendapatan perusahaan yang terpenting adlah penjualan, maka salah satu bentuk nyata dari pendapatan itu adalah dalam bentuk kas dan uang tunai.

(27)

Penjualan tunai dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mewajibkan pembeli melakukan pembayaran harga barang terlebih dahulu sebelum barang diserahkan oleh penjual kepada pembeli dan transaksi penjualan kemudian dicatat oleh perusahaan.

Prosedur pencatatan penjualan digunakan untuk mencatat transaksi penjualan ke dalam buku jurnal penjualan. Prosedur ini dilaksanakan oleh bagian akuntansi dengan cara mencatat faktur penjualan tunai lembar pertama yang diterima ke dalam buku jurnal penjualan. Dengan demikian prosedur pencatatan penjualan ini terdiri dari kegiatan klerikal berikut ini:

1. Menulis data tanggal penjualan, jenis kode, kuantitas, harga satuan, dan harga total dlam jurnal penjualan.

2. Membandingkan jumlah harga yang harus dibayar oleh pembeli yang tercantum dalm faktur penjualan tunai dengan jumlah tunai yang diterima oleh kasir sesuai dengan yang tercantum dalam piata register kas.

3. Memberi kode rekening buku besar yang harus didebit dan dikredit akibat transaksi penjualan tersebut.

(28)

4. Prosedur Pembelian

Langkah-langkah transaksi pembelian mencakup prosedur sebagai berikut:

1. Pada saat persediaan bahan baku menunjukkan batas minimal, bagian gudang menulis surat permintaan pembelian (purchase requestion) rangkap 3 (tiga) dan untuk barang-barang yang tidak diselenggarakan sistem persediaan di gudang maka surat permintaan diajukan oleh masing-masing yang membutuhkan. Surat permintaan pembelian yang sudah ditandatangani oleh kepala bagian yang membutuhkan dan selanjutnya didistribusikan sebagai berikut:

Lembar 1 untuk bagian pembelian Lembar 2 untuk bagian hutang

Lembar 3 untuk bagian gudang atau bagian yang membutuhkan sebagai arsip dan disimpan menurut nomor.

2. Atas dasar surat permintaan pembelian atau anggaran pembelian, fungsi pembelian menulis surat permintaan penawaran harga kepada beberapa pemasok.

3. Jawaban dari pemasok yang merupakan penawaran harga diseleksi oleh bagian pembelian untuk menentukan pemasok mana yang menawarkan harga yang paling menguntungkan perusahaan.

(29)

4. Setelah bagian pembelian menetukan pemasok yang cocok, selanjutna menulis order pembelian rangkap 6 (enam) dan didistribusikan sebagai berikut:

Lembar 1 dan 2 untuk pemasok, lembar 2 akan dikembalikan oleh pemasok sebagai pemberitahuan,

Lembar 3 untuk bagian hutang, Lembar 4 untuk bagian gudang,

Lembar 5 untuk bagian penerimaan barang,

Lembar 6 untuk arsip bagian pembelian nomor urut digabung dengan lembar ke dua atau dipisahkan menurut abjad.

5. Bagian penerimaan barang memeriksa kuantitas dan kualitas barang yang dikirim pemasok. Apabila barang yang dikirim pemasok sesuai dengan surat order pembelian, bagian penerimaan barang menulis laporan penerimaan barang rangkap 3 (tiga) dan didistribusikan sebagai berikut:

Lembar 1 untuk bagian pembelian,

Lembar 2 untuk bagian penerimaan barang sebagai arsip berdasarkan nomor,

Lembar 3 untuk bagian gudang bersama dengan barang.

6. Bagian gudang mencocokkan barang yang diterima dengan laporan, penerimaan barang mencatat laporan penerimaan dalam kartu gudang dan kartu barang kemudian menyerahkan

(30)

laporan penerimaan barang yang sudah ditandatangani kepala bagian gudang ke bagian hutang.

7. Faktur pembelian diterima oleh bagian pembelian, diperiksa dan dicocokkan denga order pembelian kemudian diberikan persetujuan atas faktur tersebut dan selanjutnya diserahkan ke bagian hutang.

8. Bagian hutang memeriksa faktur pembelian, mencocokkannya dengan order pembelian, laporan penerimaan barang dan permintaan pembelian. Apabila sesuai, bagian hutang membuat voucher rangkap 3 (tiga) dn didistribusikan sebagai berikut: Lembar 1 dan 2 disimpan dalam arsip untuk bagian hutang dan disimpan dalam arsip berdasar tangal jatuh tempo. Lembar 3 untuk bagian akuntansi (buku besar).

5. Sistem Pengendalian Intern

a. Pengertian dan Tujuan Pengendalian Intern

Pengertian pengendalian intern banyak didefinisikan oleh para ahli dengan kalimat-kalimat yang berbeda, tetapi memiliki pengertian yang sama.

Menurut Wikipedia Indonesia, ”Pengendalian intern atau kontrol intern didefinisikan sebagai suat membantu organisasi mencapai suatu tujuan atau objektif tertentu.”

(31)

Tujuan pengendalian intern menurut definisi tersebut adalah: 1) Menjaga kekayaan organisasi

2) Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi 3) Mendorong efisiensi, dan

4) Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.

b. Unsur-Unsur Sistem Pengendalian Intern

Menurut Romney (2006 : 231) lima komponen Model Pengendalian Internal COSO yang saling berhubungan, yaitu:

1) Lingkungan Pengendalian

Inti dari bisnis apa pun adalah orang-orangnya, ciri perorangan, termasuk integritas, nilai-nilai etika, dan kompetensi serta lingkungan tempat beroperasi. Mereka adalah mesin yang mengemudikan organisasi dan dasar tempat segala hal terletak.

Lingkungan pengendalian terdiri dari faktor-faktor berikut ini: a) Komitmen atas integritas dan nilai-nilai etika

Merupakan hal yang penting bagi pihak manajemen untuk menciptakan struktur organisasional yang menekankan pada integritas dan nilai-nilai etika. Perusahaan dapat mengesahkan integritas sebagai prinsip dasar beroperasi, dengan cara secara aktif mengajarkan dan mempraktikkannya.

(32)

Semakin bertangung jawab filosofi pihak manajemen dan gaya beroperasi mereka, semakin besar kemungkinannya para pegawai akan berprilaku secara bertanggung jawab dalam usaha untuk mencapai tujuan organisasi. Apabila pihak manjemen menunjukkan sedikit perhatian atas pengendalian internal, maka para pegawai akan menjadi kurang rajin an efektif dalam mencapai tujuan pengendalia tertentu.

c) Struktur organisasional

Struktur organisasional perusahaan menetapkan garis otoritas dan tanggung jawab, serta menyediakan kerangka umum untuk perencanaan, pengarahan, dan pengendalian operasinya. Aspek–aspek penting struktur organisasi termasuk sentralisasi atau desentralisasi otoritas, penetapan tanggung jawab untuk tugas-tugas tertentu, cara alokasi tanggung jawab mempengaruhi permintaan informasi pihak manajemen, dan organisasi fungsi sistem informasi dan akuntansi.

d) Badan audit dewan komisaris

Komite audit bertanggung jawab untuk mengawasi struktur pengendalian internal perusahaan, proses pelaporan keuangannya, dan kepatuhannya terhadap hukum,peraturan, dan standar yang terkait.komite tersebut bekerja dekat dengan auditor eksternal dan internal perusahaan. Salah satu tanggung jawab komite ini adalah menyediakan peninjauan independen,

(33)

atas nama pemegang saham perusahaan, terhadap tindakan para manajer perusahaan. Peninjauan ini berfungsi untuk memeriksa integritas manajemen dan meningkatkan kepercayaan publik yang berinvestasi, atas kesesuaian pelapora keuangan.

e) Metode untuk memberikan otoritas dan tanggung jawab

Pihak manajemen harus memberikan tanggung jawab untuk tujuan bisnis tertentu ke departemen dan individu yang terkait, serta kemudian membuat mereka bertanggung jawab untuk mencapai tujuan tersebut. Otoritas dan tanggung jawab dapat diberikan melalui deskripsi pekerjaan secara formal, pelatihan pegawai, dan rencana operasional, jadwal, dan anggaran.salah satu hal yang sangat penting adalah peraturan menangani masalah seperti standar etika berprilaku, praktik bisnis yang dapat dibenarkan, peraturan persyaratan, dan konflik kepentingan.

f) Kebijakan dan praktik-praktik dalam sumber daya manusia

Kebijakan dan praktik-praktik mengenai pengontrakan, pelatihan, pengevaluasian, pemberian kompensasi, dan promosi pegawai mempengaruhi kemampuan organisasi untuk meminimalkan ancaman, risiko, dan pajanan. Para pegawai harus dipekerjakan dan dipromosian berdasarkan seberapa baik mereka memenuhi persyaratan pekerjaan mereka. Data riwayat hidup, surat referensi, dan pemeriksaan atas latar belakang,

(34)

merupakan cara-cara yang penting untuk mengevaluasi kualifikasi para pelamar pekerjaan. Program pelatihan harus membuat pegawai baru mengetahui dengan baik tanggung jawab mereka, dan juga kebijakan serta prosedur organisasi. Terakhir, kebijakan yang berhubungan dengan kondisi bekerja, pemberian kompensasi, insentif bekerja, dan kemajuan karir dapat merupakan dorongan yang kuat dalam mendorong pelayanan yang efisien dan kesetiaan.

g) Pengaruh-pengaruh eksternal

Pengaruh-pengaruh eksternal yang mempengaruhi lingkungan pengendalian adalah termasuk persyaratan yang dibebankan oleh bursa efek, oleh Financial accounting Standards Board (FASB), dan oleh Securities and Exchange Commision (SEC). Termasuk dalam pengaruh eksternal juga persyaratan peraturan lembaga, seperti bank, sarana umum (utility), dan perusahaan asuransi.

2) Aktivitas Pengendalian

Kebijakan dan prosedur pengendalian harus dibuat dan dilaksanakan untuk membantu memastikan bahwa tindakan yang diidentifikasi oleh pihak manajemen untuk mengatasi risiko pencapaian tujuan organisasi, secara efektif dijalankan.

Secara umum, prosedur-prosedur pengendalian termasuk dalam satu dari lima kategori berikut ini:

(35)

a) Otorisasi transaksi dan kegiatan yang memadai

Para pegawai melaksanakan tugas dan membuat keputusan yang mempengaruhi aset perusahaan. Oleh karena pihak manajemen kekurangan waktu dan sumber daya untuk melakukan supervisi setiap aktivitas dan keputusan, mereka membuat kebijakan untuk diikuti oleh para pegawai, dan kemudian memberdayakan mereka untuk melaksanakannya. b) Pemisahan tugas

Pengendalian internal yang baik mensyaratkan bahwa tidak ada pegawai yang diberi tanggung jawab terlalu banyak. Seorang pagawai seharusnya tidak berada dalam posisi untuk melakukan penipuan dan menyembunyikan penipuan atau kesalahan yang tidak disengaja. Pemisahan yang efektif dicapai ketika fungsi-fungsi berikut ini dipisahkan:

• Otorisasi, menyetujui transaksi dan keputusan

• Pencatatan, mempersiapkan dokumen sumber, memelihara catatan jurnal, buku besar, dan file lainnya, mempersiapkan rekonsiliasi, serta mempersiapkan laporan kinerja

• Penyimpanan, menangani kas, memelihara tempat penyimpanan persediaan, menerima cek yang masuk dari pelanggan, menulis cek atas rekening bank organisasi.

(36)

c) Desain dan penggunaan dokumen serta catatan yang memadai Desain da penggunaan catatan yang mamadai membantu untuk memastikan pencatatan yang akurat dan lengkap atas seluruh data transaksi yang berkaitan. Bentuk dan isinya harus dijaga agar tetap sesederhana mungkin untuk mendukung pencatatan yang efisien, meminimalkan kesalahan pencatatan, dan memfasilitasi peninjauan serta verifikasi. Dokumen-dokumen yang dipergunakan untuk memindahkan aset ke orang lain, harus memilki ruang untuk tanda tangan pihak penerima aset. Dalam rangka mengurangi kesempatan penggunaan dokumen untuk penipuan, dokumen harus diberikan nomor urut yang telah dicetak lebih dahulu, agar setiap dokumen dapat dipertanggungjawabkan. Jejak audit yang baik memfaslitasi pelacakan ke setiap transaksi melalui sistem, perbaikan kesalahan, dan verifikasi output sistem.

d) Penjagaan aset dan catatan yang memadai

Ketika orang berfikir tentang penjagaan aset, mereka seringa kali berfikir tentang kas dan aset fisik, seperti persediaan dan perlengkapan. Akan tetapi, di masa sekarang ini, salah satu aset terpenting perusahaan adalah informasi. Oleh sebab itu, harus diambil langkah-langkah untuk menjaga baik aset berupa informasi maupun fisik. Prosedur-prosedur berikut ini menjaga aset pencurian, penggunaan tanpa otorisasi, dan vandalisme:

(37)

• Mensupervisi dan memisahkan tugas secara efektif • Memelihara catatan aset, termasuk informasi, secara

akurat

• Membatasi akses secara fisik ke aset • Melindungi catatan dan dokumen • Mengendalikan lingkungan

• Pembatasan akses ke komputer, file komputer, dan informasi

e) Pemeriksaan independen atas kinerja

Pemeriksaan internal untuk memastikan bahwa seluruh transaksi diproses secara akurat adlah elemen pengendalian lainnya yang penting. Pemeriksaan ini harus independen, karena pemeriksaan umumnya akan efektif apabila dilaksanakan oleh orang lain yang tidak bertanggug jawab atas jalannya operasi yang diperiksa.

3) Penilaian Resiko

Organisasi harus sadar akan dan berurusan dengan risiko yang dihadapinya. Organisasi harus menempatkan tujuan, yang terintegrasi dengan penjualan, produksi, pemasaran, keuangan, dan kegiatan lainnya, agar organisasi beroperasi secara harmonis. Organisasi juga harus membuat mekanisme untuk mengidentifikasi, menganalisis, dan mengelola risiko yang terkait. Penilaian resiko merupakan proses identifikasi dan analisis risiko yang dapat menghambat atau

(38)

berhubungan dengan pencapaian tujuan perusahaan, serta menentukan cara bagaimana risiko itu ditangani. COSO mengarahkan kita melakukan identifikasi terhadap risiko internal maupun eksternal dari aktivitas suatu entity atau individu. Pada tahap ini terdapat cost-benefit consideration yang memperhitungkan cost dan benefit yang akan dihasilkan dari suatu penerapan control. Artinya, jika biaya untuk pengendalian intern terlalu besar, maka sistem pengendalian intern tersebut sudah tidak punya makna positif lagi.

4) Informasi dan Komunikasi

Di sekitar aktivitas pengendalian terdapat sistem informasi dan komunikasi. Mereka memungkinkan orang-orang dalam organisasi untuk mendapat dan bertukar informasi yang dibutuhkan untuk melaksanakan, mengelola, dan mengendalikan operasinya. Komponen ini menjelaskan bahwa sistem informasi sangat penting bagi keberhasilan atau peningkatan mutu operasional organisasi. Informasi, baik yang diperoleh dari eksternal maupun dari pengolahan internal merupakan potensi strategis (potential strategic). Sistem informasi hendaknya terintegrasi/terpadu (integrated systems), dan menjamin kebutuhan terhadap kualitas data. Sistem informasi harus dapat memberikan data yang memiliki karakteristik:

a) Relative to established objectives (berhubungan dengan sasaran) b) Accurate and in sufficient detail (akurat dan terinci)

(39)

c) Understandable and in a usable form (mudah dipahami/ digunakan).

Komunikasi membahas mengenai perlunya penyampaian semua hal-hal yang berhubungan kebijakan pimpinan kepada seluruh anggota organisasi. Semua pegawai harus paham tentang kondisi perusahaan, kebijakan pimpinan, tentang internal control, competitive, dan keadaan ekonomi. Kebijakan manajemen harus diinformasikan, harus disampaikan dengan jelas, dibuat police manual, tata administrasi (pengunaan surat menyurat, memo, perintah kerja), standard pelaporan, adanya risiko yang mungkin timbul karena adanya bidang baru, perubahan sistem, atau teknologi baru, perkembangan pesat organisasi/ entitas, aspek-aspek hukum yang harus diperhatikan, sebagainya. Segala sesuatunya harus dikomunikasikan kepada berbagai pihak dan seluruh personil.

5) Pengawasan

Seluruh proses harus diawasi, dan perubahan dilakukan sesuai dengan kebutuhan. Melalui cara ini, sistem dapat beraksi secara dinamis, berubah sesuai tuntutan keadaan. Komponen pemantauan atau pengawasan dijelaskan dalam COSO untuk memastikan kehandalan sistem dan internal cotrol dari waktu ke waktu. Pengawasan merupakan proses yang menilai kualitas dari kinerja sistem dan internal control dari waktu ke waktu, yang dilakukan dengan

(40)

melakukan aktivitas monitoring dan melakukan evaluasi secara terpisah. Pada hakekatnya terdapat dua mekanisme pemantauan, yaitu: (a) yang bersifat on going monitoring activities, yaitu pengawasan yang langsung dilakukan oleh masing-masing atasan pihak yang bersangkutan berdasakkan jenjang hirarki jabatan, dan (b) a separate monitoring ativities, yaitu pengawasan yang dilakukan oleh fungsi audit. Pada masa Orde Baru kedua jenis pengawasan ini sering disebut dengan istilah pengawasan melekat (oleh atasan) dan pengawasan fungsional.

Contoh aktivitas pengawasan:

• Manajemen me-review pengeluaran aktual dengan pengeluaran yang dianggarkan pada unit yang dipimpinnya.

(41)

6. Tinjauan Penelitian Terdahulu Tabel 1.1

Tinjauan Penelitian Terdahulu

No. Tahun Nama Peneliti Judul Penelitian Hasil Penelitian 1 2005 Ismunandar Pengawasan Intern

Persediaan Pada perusahaan Umum BULOG Divisi Regional Sumatera Utara. Penelitian ini menunjukkan bahwa secara keseluruhan pengawasan intern persediaan pada perusahaan umum BULOG Divisi Regional

Sumatera Utara sesuai dengan ketentuan umum pengawasan intern, dan telah memenuhi unsur-unsur pengawasan intern. 2 2009 Hesti Armaya

Manik

Pengendalian Intern Atas Persediaan Pada

PT Indoteras Sumatera Medan

Penelitian ini menunjukkan bahwa

secara keseluruhan sistem pengendalian intern terhadap pesediaan yang terjadi pada PT Indoteras Sumatera Medan belum berjalan dengan baik karena jumlah karyawan yang bertugas dibagian gudang masih sedikit dan belum diimbangi dengan kegiatan yang terjadi di gudang, sehingga masih sering terjadi kehilangan barang dan kecurangan dan manipulasi data persediaan. Metode penilaian persediaan yang

digunakan oleh perusahaan adalah metode rata-rata dan saat

ini belum menghasilkan nilai persediaan akhir dan laba kotor yang optimal.

(42)

7. Kerangka Konseptual

Gambar 1.1 Kerangaka Konseptual

Penjelasan:

(COSO) memperkenalkan adanya lima komponen

pengendalian intern yang meliputi Lingkungan Pengendalian, Aktivitas Pengendalian, Penilaian Resiko, Informasi dan Komunikasi, serta Pengawasan.

Pembelian

Persediaan

Penjualan

Persediaan

Barang Jadi

Persediaan

Bahan Baku

Pengendalian Intern

Evaluasi

Efektif Sesuai Standar

PT Indonesia Asahan

Aluminium (Inalum)

Kuala Tanjung

(43)

Komponen pengendalian intern menurut COSO ini merupakan variabel yang akan digunakan oleh penulis untuk meneliti mengenai pengendalian intern. Selanjutnya konsep tersebut akan dikombinasikan dengan pembelian, penjualan dan persediaan pada PT. Indonesia Asahan Aluminium (Inalum) Kuala Tanjung apakah penerapan pengendalian intern terhadap pembelian, penjualan dan persediaannya sudah cukup efektif atau tidak.

(44)

BAB III

METODE PENELITIAN

A. Jenis Penelitian

Penelitian yang dilakukan oleh penulis ialah berbentuk deskriptif yang bertujuan untuk menguraikan tentang karakteristik dan keadaan sebenarnya dari suatu objek penelitian.

B. Jenis Data

1. Data primer, merupakan data yang secara langsung diperoleh dari perusahaan, baik melalui teknik wawancara maupun observasi yang kemudian akan diolah lebih lanjut oleh penulis. Misalnya melakukan tanya jawab langsung kepada pihak perusahaan.

2. Data sekunder, yaitu data yang diperoleh dari perusahaan sebagai objek penelitian yang sudah diolah dan terdokumentasi diperusahaan.

C. Metode Analisis Data

Metode analisis data yang dikumpulkan penulis menggunakan metode deskriptif yakni metode dimana data dikumpulkan, disusun,

(45)

diinterpretasikan, dianalisis sehingga memberikan keterangan yang lengkap bagi pemecahan masalah yang dihadapi.

D. Teknik dan Pengumpulan Data

1. Teknik observasi, yaitu dilakukan dengan pengamatan langsung tehadap objek penelitian, dalam hal ini sistem pengendalian intern atas pembelian, penjualan dan persediaan pada PT. Indonesia Asahan Aluminium (Inalum) Kuala Tanjung.

2. Teknik wawancara, yaitu melakukan tanya jawab dan diskusi secara langsung dengan beberapa pihak yang berkompeten dan berwenang dalam memberikan data yang dibutuhkan, seperti pihak bagian gudang, bagian penjualan dan bagian pembelian. 3. Studi Dokumentasi, yaitu melakukan pencatatan dan pengkopian

atas data-data sekunder untuk mendapatkan data yang mendukung penelitian ini.

E. Jadwal dan Lokasi Penelitian

Objek penelitian adalah PT. Indonesia Asahan Aluminium (Inalum) Kuala Tanjung. Adapun jadwal penelitian yang direncanakan adalah sebagai berikut:

(46)

Tabel 1.2 Jadwal Penelitian

KEGIATAN Agt Sept Okt Nov Des

Pengajuan Proposal Skripsi x

Bimbingan Proposal Skripsi x

Seminar Proposal Skripsi x

Bimbingan dan Penulisan Skripsi

x x

(47)

BAB IV

ANALISIS HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

A. Gambaran Umum PT. Indonesia Asahan Aluminium (INALUM) Kuala Tanjung

1. Sejarah Singkat Perusahaan

a. Visi PT. Indonesia Asahan Aluminum (INALUM)

Inalum adalah Perusahaan kelas dunia dalam bidang aluminium dan industri terkait.

b. Misi PT. Indonesia Asahan Aluminum (INALUM)

1). Menciptakan manfaat bagi semua pihak berkepentingan (stakeholder) melalui prokdusi aluminium ingot yang berkualitas tinggi dan produk-produk terkait serta mampu bersaing di pasar global.

2). Mendukung operasi pabrik peleburan aluminium yang menguntungkan dan berkelanjutan melalui pengoperasian pembangkit listrik tenaga air yang efektif dan efisien.

3). Mendukung pengembangan kelompok industri aluminium nasional yang pada akhirnya mendukung pengembangan ekonomi nasional.

4). Berpartisipasi dalam pengembangan ekonomi regional melalui pengelolaan operasi yang optimum secara menguntungkan.

(48)

c. Riwayat Ringkas PT. Indonesia Asahan Aluminium (INALUM) Usaha untuk mendayagunakan Sungai Asahan yang merupakan satu-satunya sungai yang mengalir dari Danau Toba dan bermuara surau ke Selat Malaka sudah dilakukan berulang-ulang sejak era pendudukan Hindia Belanda. Kemudian dilanjutkan pada masa pendudukan Jepang dan menjadi kenyataan setelah Indonesia Merdeka.

Gagasan untuk mengolah tenaga air sungai Asahan sebagai pembangkit listrik telah dimulai sejak tahun 1908. Pada tahun 1919 pemerintah Hindia Belanda mengadakan studi kelayakan proyek dan tahun 1939 pemerintah Belanda, MEWA (Maatschappij Tot Exploitatie Van de Waterkracht in de Asahan River) memulai merintis pembangunan PLTA siguragura, namun dengan pecahnya Perang Dunia II proyek ini

tidak dapat diteruskan. Tahun 1962, pemerintah Indonesia dan Rusia (USSR) menandatangani perjanjian kerja sama untuk mengadakan studi kelayakan tentang pembangunan proyek Asahan, tetapi kondisi politik dan ekonomi pada tahun 1966 telah menyebabkan proyek ini gagal.

Tahun 1968, Nippon Koei, perusahaan Konsultan Jepang menyerahkan Laporan kelayakan interim proyek Aluminium Asahan, disusul dengan Laporan mengenai Power Development Project. Tahun 1970, dilanjutkan dengan penandatanganan

(49)

perjanjian antara Departemen Pekerjaan Umum dan Tenaga Listrik (PUTL) dengan Nippon Koei tentang perencanaan dan penelitian. Laporan akhir diserahkan pada tahun 1972 yang menyatakan bahwa PLTA Asahan layak dibangun dengan sebuah peleburan aluminium sebagai pemakai utama listrik yang dihasilkan. Tahun 1972, pemerintah Indonesia menyelenggarakan pelelangan ditutup tahun 1973, tidak satu pun yang menyerahkan penawarannya karena proyek ini membutuhkan investasi yang besar. Tanggal 7 Juli 1975, di Tokyo, setelah memulai perundingan-perundingan yang panjang, pemerintah Indonesia dan para penanam modal Jepang menandatangani Perjanjian Induk untuk membangun PLTA dan pabrik peleburan Aluminium Asahan. Dan pada bulan November 1975, dua belas perusahaan penanam modal Jepang membentuk sebuah konsorsium di Tokyo dengan nama Nippon Asahan Aluminium Co., Ltd (NAA Co., Ltd) yang 50% sahamnya dimiliki oleh lembaga keuangan pemerintah Jepang. Tanggal 6 Januari 1976 didirikan PT INALUM di Jakarta untuk melaksanakan pembangunan dan pengoperasian kedua instalasi tersebut. PT INALUM adalah perusahaaan yang membangun dan mengoperasikan proyek Asahan sesuai dengan Perjanjian Induk.

(50)

Pada tanggal 20 Januari 1982, Presiden Soeharto yang datang bersama pejabat tinggi pemerintahan, meresmikan operasi tahap pertama pabrik peleburan aluminium PT INALUM di Kuala Tanjung dan menyebut proyek ini sebagai ”Impian yang menjadi kenyataan”. PT INALUM dapat dicatat sebagai pelopor dan perusahaan pertama Indonesia yang bergerak dalam bidang Indusri yang merupakan industri peleburan Aluminium.

d. Ruang Lingkup Kegiatan Perusahaan

Ruang lingkup PT INALUM adalah berusaha dalam bidang industri aluminium dan tenaga listrik. Adapun hal yang dapat dilaksanakan sebagai kegiatan usahanya, yaitu:

1). Membangun dan mengusahakan pabrik peleburan aluminium di Kuala Tanjung untuk menghasilkan, membuat, dan mengelola aluminium, produk karbon dan produk lain yang sehubungan dengan itu dan untuk memasarkan segala produk dimaksud di dalam negeri serta mengekspornya.

2). Membangun dan mengusahakan pabrik Pembangkit Listrik Tenaga Air di Paritohan untuk membangkit tenaga listrik dan menyalurkannya ke pabrik peleburan aluminium dan prasarana lainnya yang akan dibangun oleh perseroan.

(51)

e. Keunggulan Perusahaan

Dengan mengoperasikan pabrik peleburan aluminium dan pembangkit listrik tenaga air untuk menciptakan manfaat bagi semua pihak berkepentingan (stakeholder), kami bekerja keras untuk melestarikan lingkungan dan yakin bahwa komitmen adalah hal yang paling mendasar untuk mencapai misi kami.

2. Struktur Organisasi Perusahaan

Struktur organisasi berbentuk garis dan staff berdasarkan fungsi: a. Rapat Umum Pemengang Saham (RUPS)

1). RUPS adalah organ perseroan yang memegang kekuasaan tertinggi. RUPS terdiri dari:

(a).Rapat Tahunan yang akan diadakan selambat-lambatnya pada akhir bulan September setiap tahun kalender.

(b).Rapat Umum Luar Biasa diadakan setiap saat jika dianggap perlu oleh Direksi dan/ Pemegang Saham

2).Hak dan wewenang RUPS antara lain

Mengangkat dan memberhentikan Komisaris dan Direksi b. Komisaris

1). Keanggotaan

(a). Komisaris terdiri dari sekurang-kurangnya 2 (dua) orang anggota, salah seorang diantaranya bertindak sebagai Presiden Komisaris.

(52)

(b). Para anggota Komisaris dan Presiden Komisaris diangkat oleh RUPS dari calon-calon yang diusulkan oleh para pemegang saham pihak asing dan pemegang saham pihak Indonesia sebanding dengan jumlah saham yang dimiliki oleh masing-masing pihak dengan ketentuan sekurang-kurangnya 1(satu) orang anggota Komisaris harus dari calon yang diusulkan oleh pemegang saham pihak Indonesia.

(c). Anggota Komisaris dipilh untuk suatu jangka waktu yang berakhir pada penutupan Rapat Umum Pemegang Saham Tahunan yang kedua setelah mereka terpilih dengan tidak mengurangi hak Rapat Umum Pemegang Saham untuk memberhentikan para anggota Komisaris sewaktu-waktu dan mereka dapat dipilih kembali oleh Rapat Umum Pemegang Saham.

2). Tugas dan wewenang komisaris

(a) Komisaris bertugas mengawasi kebijaksanaan Direksi dalam menjalankan perseroan serta memberikan nasehat kepada direksi

(b) Komisaris dapat meminta penjelasan tentang segala hal yang dipertanyakan

(53)

(c) Komisaris setiap waktu berhak memberhentikan untuk sementara waktu seorang atau lebih anggota Direksi berdasarkan keputusan yang disetujui oleh lebih dari ½ (satu per dua) jumlah anggota komisaris jikalau mereka bertindak bertentangan dengan Anggaran Dasar dan/atau undang-undang dan peraturan yang berlaku.

c. Direksi

1). Keanggotaan

(a) Direksi terdiri dari sekurang-kurangnya 6(enam) orang anggota, diantaranya seorang sebagai Presiden Direktur. (b) Para anggota Direksi diangkat dan diberhentikan oleh

Rapat Umum Pemegang Saham.

(c) Para anggota Direksi diangkat dari calon-calon yang diusulkan oleh para Pemegang Saham pihak Indonesia sebanding dengan jumlah saham yang dimiliki oleh masing-masing pihak dengan ketentuan sekurang-kurangnya 1 (satu) orang anggota Direksi harus dari calon yang diusulkan oleh Pemegang Saham pihak Indonesia. (d) Tidak kurang dari 2 (dua) orang anggota Direksi termasuk

seorang anggota yang dicalonkan oleh Pemegang Saham Indonesia harus berkebangsaan Indonesia.

(54)

2). Masa Jabatan

(a) Para anggota Direksi dipilih untuk suatu jangka waktu yang berakhir pada penutupan Rapat Umum Pemegang Saham Tahunan kedua setelah mereka terpilih dengan tidak mengurangi hak Rapat Umum Pemegang Saham untuk memberhentikan para anggota Direksi sewaktu-waktu dan mereka dapat dipilih kembali oleh Rapat Umum Pemegang Saham.

(b) Dalam hal terdapat penambahan anggota Direksi, maka masa jabatan anggota Direksi tersebut akan berakhir bersamaan dengan berakhirnya masa jabatan anggota Direksi lainnya yang telah ada, kecuali Rapat Umum Pemegang Saham menetapkan lain.

1. Tugas dan Wewenang

a. Direksi bertanggung jawab penuh dalam melaksanakan tugasnya untuk kepentingan Perseroan dalam mencapai maksud dan tujuan.

b. Pembagian tugas dan wewenang setiap anggota Direksi ditetapkan oleh Rapat Umum Pemegang Saham dan wewenang tersebut oleh Rapat Umum Pemegang Saham dapat dilimpahkan kepada Komisaris.

(55)

c. Direksi untuk perbuatan tertentu atas tanggungjawabnya sendiri, berhak pula mengangkat seorang atau lebih sebagai wakilnya atau kuasa yang diatur dalam surat kuasa.

d. Direksi berhak mewakili Perseroan di dalam atau di luar pengadilan serta melakukan segala tindakan dan perbuatan baik mengenai perngurusan maupun mengenai pemilikan serta mengikat Perseroan dengan pihak lain dan / atau pihak lain dengan Perseroan, dengan pembatasan-pembatasan yang ditetapkan oleh Rapat Umum Pemegang Saham. d. Presiden Direktur

Presiden Direktur adalah salah seorang Direksi yang oleh karena jabatannya berhak dan berwenang bertindak untuk dan atas nama Direksi serta mewakili Perseroan.

e. Direktur

Direktur adalah anggota Direksi yang karena jabatannya melaksanakan tugas untuk kepentingan Perseroan sesuai dengan ruang lingkup tugas / fungsi masing-masing seperti tersebut di bawah ini :

1) Umum & Sumber Daya Manusia 2) Perencanaan & Keuangan

3) Bisnis 4) Produksi

(56)

6) Koordinasi Keuangan f. Divisi

Badan atau orang yang dibentuk/ditugaskan untuk membantu Direktur dalam menuangkan ketentuan-ketentuan yang akan dilaksanakan berdasarkan ruang lingkup/fungsi Direktur masing-masing. Divisi dikepalai oleh General Manager.

g. Departemen

Badan atau orang yang dibentuk/ditugaskan untuk mengawasi pelaksanaan dari ketentuan-ketentuan yang telah digariskan/ditentukan oleh Divisi masing-masing. Departemen dikepalai oleh Senior Manager.

h. Seksi

Badan atau orang yang dibentuk/ditugaskan untuk melaksanakan setiap kebijaksanaan yang telah ditentukan/digariskan oleh Departemen masing-masing. Seksi dikepalai oleh Manager.

i. Auditor Internal

Auditor Internal merupakan unti organisasi yang berdiri sendiri yang bertanggung jawab atas pemeriksaan dan penilaian kegiatan Perusahaan dan melaporkan hasil pemeriksaan dan penilaian tersebut kepada Presiden Direktur. Audirot Internal dibawah pengawasan Presiden Direktur membantu anggota organisasi yang bertanggung jawab atas tugas yang mereka

(57)

embank dengan cara memberikan analis, penilaian, rekomendasi, pemberian nasihat dan informasi.

j. Wakil Manajemen untuk (ISO -9001) dan Sistem Lingkungan (ISO-14001) diangkat dan bertanggung jawab kepada Presiden Direktur.

Tugas dan tanggung jawab Wakil Manajemen antara lain: 1) Memberikan arahan dan petunjuk kepada seluruh tingkatan

Manajemen mengenai implementasi system mutu dan system lingkungan perusahaan.

2) Sebagai penghubung antara Perusahaan dengan Badan sertifikat Sistem Mutu (ISO-9001) dan system lingkungan (ISO-14001)

3) Memberikan saran kepada Presiden Direktur untuk melakukan Tinjauan Manajemen mengenai implementasi. Sistem Mutu dan Sistem Lingkungantindakan pencegahan serta koreksi sesuai dengan prosedur Mutu dan Lingkungan. 4) Bertanggung jawab atas fungsi Jaminan Mutu dan kualitas

Lingkungan dengan memberikan masukan-masukan kepada Presiden Direktur dan/ atau Direktur terkait.

(58)

E. Prosedur Pembelian

1. Pembelian dilaksanakan setelah menerima Request For Procurement (RFP) yang diterbitkan oleh Requester berdasarkan Rencana Pembelian (Procurement Plant / PP) yang telah disahkan oleh GM Divisi Bisnis.

2. Dalam hal tidak tercantum di dalam PP maka pada prinsipnya pembelian dapat dilaksanakan setelah Requester memberikan penjelasan secara tertulis ke Departemen Bisnis dan mendapat persetujuan dari Devisi Bisnis sesuai dengan jenjang otorisasinya.

3. Requester harus menuliskan pada RFP barang spesifikasi dan

persyaratan yang diinginkan dengan jelas dan lengkap yaitu persyaratan mutu, Kesehatan dan Keselamatan Kerja (K3) dan lingkungan yang ditetapkan Perusahaan termasuk persyaratan kualifikasi personil untuk jasa yang membutuhkan keahlian khusus. 4. Seksi Anggaran dan Perencanaan Strategis menerima dan memastikan

RFP tersebut. Nilai anggaran pada RFP harus mencerminkan harga pasar yang wajar dengan referensi sebagai berikut:

a. Price List resmi terbaru yang diterbitkan oleh Produsen /

Distributor atau

b. Harga Pembelian 1 (satu ) tahun terakhir, jika diperlukan dapat dilakukan penyesuaian terhadap laju inflasi atau

c. Hasil survey pasar atau

(59)

5. RFP barang yang akan diproses pengadaannya melalui jalur Master List (ML) yang telah ditentukan dalam PP dibuat terpisah dari RFP barang non ML.

6. RFP barang yang akan diproses pengadannya melalui jalur Master List (ML) yang telah ditentukan dalam PP dibuat terpisah dari RFP barang non ML.

7. Departemen / Seksi yang menangani pembelian :

a. SPM : Pembelian barang yang diperlukan untuk Pabrik Peleburan Aluminium, Perumahan Tanjung Gading, Rumah sakit Inalum dan fasilitas pendukungnya

b. SSS : Pembelian jasa yang diperlukan untuk Pabrik Peleburan Aluminium, Perumahan Tanjung Gading, Rumah sakit Inalum dan fasilitas pendukungnya.

c. PPM : Pembelian barang dan jasa yang diperlukan untuk PLTA, Perumahan Paritohandan fasilitas pendukungnya.

d. JPM : Pembelian Bahan Baku Utama dan barang yang diperlukan untuk Kantor Pusat Jakarta.

8. SPM / SSS / PPM melaksanakan tender sesuai dengan Instruksi Kerja yang berlaku. Pembelian dilakukan kepada Pemasok yang telah terdaftar di dalam Daftar Pemasok Mampu (DPM) dan/atau Daftar Pemasok Baru(DPB). Adapun ketentuan syarat sebagai pembeli yaitu: pembeli harus membuat surat permohonan sebagai pembeli, kemudian setelah perusahaan menerima surat tersebut lalu perusahaan

(60)

melakukan survei ke pabrik pembeli untuk mengecek bahan baku yang digunakan pembeli, kapasitas yang diperlukan dalam produksi, kondisi pabrik, pekerja dan produknya, dan melihat profile perusahaan.

9. Requester melaksanakan evaluasi teknis barang / jasa berdasarkan permintaan SPM / SSS / PPM, kemudian SPM / SSS / PPM melaksanakan evaluasi bisnis sesuai dengan Instruksi kerja yang berlaku.

10.SPM / SSS / PPm menentukan pemenang tender dengan persetujuan Manager atau SeniorManager dan atau General Manager dan atau Direktur dan atau Presiden Direktur dan atau Dewan Direksi berdasarkan jenjeng otorisasinya setelah melakukan negosiasi harga, item yang didasarkan pada hasil evaluasi kepadaa nominasi tender. Kemudian membuat pemisahan kontrak (Spilt Contract) sesuai hasil evaluasi tender dan negosiasi untuk memperoleh harga yang lebih kompetitif. Lalu mengajukan RFAB (Request for Additional Budget) ke Requester untuk mendapatkan persetujuan Requester dan Seksi Anggaran dan Perencanaan Strategis dalam hal harga setelah negosiasi lebih besar dari budget yang tersedia. Dan membuat Order to Commence/Contract/Agreement dengan pemasok dan mengajukan persetujuan sesuai dengan jenjang otorisasinya.

11.SPM / PPM menerima dokumen pengiriman barang dari pemasok sesuai dengan Instruksi Kerja yang berlaku.

(61)

12.Requester melakukan penerimaan barang dan inspeksi fisik sesuai Instruksi Kerja yang berlaku. Lalu menyerahkan hasil insfeksi fisik barang ke seksi terkait dan menerbitkan Claim of Misdelivery Goods (M/D) untuk barang yang Misdelivery dan menyerahkan ke SPM / PPM untuk proses klaim. Dan SPM /PPM memproses barang-barang M/D sesuai dengan Intruksi Kerja yang berlaku.

F. Prosedur Pengadaan Persediaan Bahan Baku

Adapun fungsi dari Bagian Persediaan adalah untuk mempersiapkan kebutuhan barang untuk produksi sesuai dengan request dari pihak requester.

Prosedur pengadaan persediaan bahan baku di PT. Indonesia Asahan Aluminium (INALUM) yaitu sebagai berikut:

1. Request dilakukan oleh Requester yang memerlukan persediaan

Bahan Baku.

2. Smelthing Procurement (SPM) membuat Request For Procurement

(RFP) yang dikirimkan ke Bagian Administrasi Departement SMB (Smelthing Material & Berth).

3. Bagian Administrasi menerima informasi barang yang dibutuhkan kemudian mengecek dokumen dan D/O.

4. Setelah dokumen Ok kemudian masuk ke Bagian Penerimaan (Receiving Group) dan Bagian Penerimaan menerima barang dari Supplier dengan bukti tanda terima.

(62)

5. Lalu disimpan untuk sementara di Gudang Penyimpanan Sementara dan kemudian dilakukan Joint Inspection ( Inspeksi Bersama), jika Ok kemudian dikirim ke Gudang Penyimpanan Permanen, dan jika tidak Ok dikirim klaim ke Bagian administrasi kembali dan di cek kembali barang yang di reject, lalu mengeluarkan surat pengeluaran barang dan Supplier mengambil barang ke Gudang yang di reject.

6. Requester melakukan Request For Fowarding (RFF) kemudian

Bagian Gudang melakukan inspeksi terhadap persediaan barang, kemudian Data di masukkan ke dalam sistem.

7. Setelah selesai melakukan pengecekan Bagian Pengeluaran mempersiapkan Slip Pengeluaran Barang kemudian melakukan pembukuan untuk laporan bulanan, dan kemudian barang diserah terima dari Bagian Gudang kepada Requester.

G. Prosedur Penjualan

Prosedur penjualan di dalam perusahaan dilakukan oleh Bagian (Departemen) Penjualan yaitu terdiri dari:

1. MPS (Medan Product Sales) yang berkedudukan di Medan. 2. JPS (Jakarta Product Sales) yang berkedudukan di Jakarta.

Kedua Bagian ini bertanggung jawab atas setiap penjualan produk artinya setiap order (pesanan) pembelian harus ditujukan kebagian ini untuk mendapat persetujuan. Disamping kedua Bagian ini, untuk memperlancar dan mempermudah pelaksanaan prosedur penjualan atau pengiriman barang PT

(63)

Indonesia Asahan Aluminium (INALUM) juga memiliki perwakilan dari pembeliseperti SSC (Sumitomo Chemical Co) merupakan perwakilan dari para pembeli khususnya yang ada di Jepang.

Penjualan di PT Indonesia Asahan Aluminium (INALUM) sudah menggunakan sistem yang link yaitu bernama ASCS (Aluminium Sales Control System).

Bagian-bagian lain dari PT Indonesia Asahan Aluminium (INALUM) yang menyangkut dalam pelaksanaan penjualan yaitu:

1. SFA (Finance & Accounting Section) merupakan bagian keuangan dan akuntansi yang bertgas untuk melakukan pencatatan dan pengumpulan piutang.

2. SMB (Smelthing Material & Berth) merupakan bagian gudang dari barang sekaligus merupakan bagian faktur bertugas untuk mempersiapkan barang-barang dan mengeluarkan dokumen-dokumen. 3. SGA ( Smelthing General Affairs) merupakan bagian yang berkaitan

dengan pemberian izin masuk dan keluar barang.

4. SSC (Smelthing Security) merupakan bagian yang mengecek barang yang masuk dan barang yang keluar.

Prosedur penjualan dimulai dari datangnya order (pesanan) pembelian baik pembeli domestik maupun ekspor melalui telepon atau faksimile yang ditujukan kebagian penjualan. Khusus prosedur penjualan perusahaan membedakan antara penjualan domestik dengan penjualan ekspor.

(64)

1. Prosedur Penjualan Domestik

Prosedur penjualan domestik di dalam perusahaan terdiri atas dua sistem penjualan, yaitu penjualan tunai dan penjualan kredit.

a. Prosedur Penjualan Domestik Secara Tunai

Prosedur penjualan domestik secara tunai, dimulai dari adanya pesanan penjualan dari pembeli yang menghubungi Bagian Penjualan di PT Indonesia Asahan Aluminium (INALUM) atau bagian itu di sebut JPS. Kemudian order pembelian ini akan disetujui oleh bagian penjualan JPS atau MPS dimana lokasi mereka berada. Bagian Panjualan akan menginformasikan kepada Bagian Penjualan di Kuala Tanjung (SSS), Bagian Akuntansi (SFA) serta Bagian Gudang (SMB) mengenai oredr pembelian ini melalui telepon atau faksimile. Kemudian Bagian Penjualan (JPS) mengirimkan salinan order pembelian tersebut kepada Bagian Penjualan di Kuala Tanjung (SSS), Bagian Akuntansi (SFA) serta Bagian Gudang (SMB).

Berdasarkan order pembelian yang disampaikan oleh Bagian Penjualan, maka Bagian Gudang (SMB) akan membuat dokumen-dokumen seperti faktur penjualan (invoice), Packing List (P/L), Certificate of Weight (C/W), Certificate of Analysis (C/A). kemudian dokumen-dokumen tersebut akan dikirimkan ke Bagian Penjualan (JPS), Bagian Akuntansi (SFA) dan terakhir kepada pembeli.

(65)

Setelah menerima faktur penjualan yang dikirimkan oleh Bagian Gudang (SMB) maka pembeli mempersiapkan pembayaran untuk pembelian aluminium batangan (ingot) tersebut. Pembeli kemudian melakukan pembayaran melalui Bank Perusahaan. Setelah konfirmasi pembeli kepada pihak bank selesai dilakukan, maka pembeli akan memberikan bukti pembayaran tersebut kepada Bagian Penjualan (JPS) yang ada di perusahaan. Melalui bukti pembayayan yang dikirimkan oleh pembeli, maka Bagian Penjualan (JPS) mengkonfirmasikan kepada Bagian Gudang (SMB) dan Bagian Akuntansi (SFA).

Berdasarkan bukti pembayaran tersebut maka Bagian Akuntansi akan menghubungi pihak bank dan mengkonfirmasikan tentang pembayaran yang dilakukan pembeli. Setelah pihak bank menyetujui konfirmasi tersebut dan pihak bank lalu mengkonfirmasikan kembeli kepada Bagian Penjualan dan Bagian Gudang yang ada di perusahaan bahwa informasi pembayaran telah diterimanya.

Setelah Bagian Penjualan menerima bukti pembayaran yang dikirimkan oleh pembeli maka Bagian Penjualan (JPS) membuat Delivery Order(D/O). D/O tersebut kemudian akan dikirimkan langsung oleh Nagian Penjualan (JPS) kepada pembeli. Berdasarkan D/O yang diterima, maka akan diberitahukan jadwal pengiriman aluminium batangan (Ingot)

(66)

tersebut dan mengirimnya sesuai dengan permintaan pembeli. Bukti pengiriman tersebut kemudian segera dikirimkan kepada Bagian Penjualan (JPS), Bagian Gudang (SMB) serta bagian Akuntansi (SFA).

b. Prosedur Penjualan Domestik Secara Kredit

Dalam transaksi penjualan kredit, prosedur penjualan dimulai dari adanya kontrak penjualan antara pembeli dan PT. Indonesia Asahan Aluminium (INALUM). Setiap pembeli melkukan kontrak penjualan kredit tersebut pertama kali menghubungi Bagian Penjualan (JPS) atau (MPS) dimana lokasi mereka berada untuk mendapatkan persetujuan kredit. Setelah Bagian Pejualan memberikan persetujuan atas kontrak penjualan tersebut, maka Bgaian Penjualan akan membuat bukti pesanan pembelian, kemudian dikirimkan ke Bagian Gudang , Bagian Akuntansi dan Bagian Penjualan di Kuala Tanjung.

Bagian Gudang, setelah menerima bukti pesanan pembelian yang dikirimkan oleh Bagian Penjualan, maka Bagian Gudang akan membuat dokumen-dkumen seperti: Invoice, Packing List(P/L), Certivicate of Weight(C/W), Certificate of Analysis(C/A). kemudian dokumen tersebut dikirimkan kepada pembeli dan bagian-bagian di perusahaan seperti Bagian Penjualan (JPS/MPS) dan Bagian Akuntansi (SFA).

(67)

Setelah pembeli menerima faktur penjualan yang dikirimkan oleh Bagian Gudang, kemudian pembeli membuka L/C melalui bank yang di tunjuk. Bukti bahwa pembeli telah membuka L/C dikirimkan oleh pembeli kepada Bagian Penjualan(JPS/MPS). Berdasarkan bukti L/C yang dikirimkan oleh pembeli, Bagian Penjualan kemudian mengkonfirmasikan kepada Bagian Akuntansi dan Bagian Gudang bahwa pembeli telah membuka L/C atas pesanan pembelian tersebut. Setelah itu Bagian Akuntansi mengkonfirmasi L/C tersebut pada pihak bank perusahaan bahwa L/C telah dibuka oleh bank pembeli. Bank kemudian memberitahukan kepada Bagian Penjualan dan Bgaian Gudang bahwa L/C telah dibuka.

Setelah Bagian Penjualan menerima receipt draft L/C, kemudian membuat D/O. D/O tersebut kemudian langsung dikirimkan kepada pembeli. Berdasarkan D/O yang dikirimkan dari Bagian Penjualan, pembeli dapat langsung mengambil aluminium batangan (ingot) tersebut dan melekukan pengiriman barang. Bagian Pengiriman akan mengirimkan semua ingot sesuai dengan jumlah yangtertera dalam D/O yang dibawa oleh pembeli. Setelah itu Bagian Pengiriman memberitahuakan bahwa pengiriman telah dilakukan dan mengkonfirmasikan bukti tersebut kepada Bagian Penjualan, Bagian Gudang dan Bagian Akuntansi.

(68)

Bagian Penjualan memberitahukan harga terakhir dari ingot kemudian dikonfirmasikan kepada Bagian Gudang dan Bagian Akuntansi. Bagian akuntansi kemudian mencatat kedalam buku perusahaan dan Bagian Gudang membuat invoice debet credit note (D/C Note) selanjutnya Bagian Gudang mengkonfirmasikan kepada bank, Bagian Akuntansi, Bagian Penjualan, serta pembeli. Bank memperoleh original invoice D/C Note. Sedangkan Bagian Akuntansi, Bagian Penjualan dan pembeli menerima bukti dalam bentuk copy final invoice.

Setelah copy final invoice dan D/C Note dikirimkan, kemudian Bagian Akuntansi membuat tax invoice danmengirimkannya kepada Bagian Penjualan. Bagian Penjualan mengkonfirmasikan kembali kepada pembeli. Berdasarkan copy final invoice dan D/C Note tersebut, pihak bank juga melakukan penagihan setelah jangka waktu yang telah ditetapkan dan kemudian bukti pembayaran tersebut dikirimkan kepada bagian-bagian diperusahaanyang terkait.

(69)

2. Prosedur Penjualan Ekspor

Prosedur penjualan ekspor dimulai karena pembeli (SCC) mengontak perwakilan PT. Indonesia Asahan Aluminium (INALUM) Jakarta (JPS) via telepon atau faksilile untuk menegaskan aluminium yangtersedia untuk suatu pengiriman tertentu.

Satu bulan sebelum pengangkutan dari PT. Indonesia Asahan Aluminium (INALUM) Kuala Tanjung, pembeli (SCC) menyerahkan order pembelian pertama kepada JPS melalui telepon atau faksimile setelah menyetujuinya. JPS kemudian mendistribusikan salinan order pembelian tersebut kebgian-bagian lain dari PT. Indonesia Asahan Aluminium (INALUM) yang bersangkutan dengan penjualan seperti SFA dan SMB.

Selanjutnya pembeli (SCC) mengirm lembar asli dar order pembelian pertama ke JPS sebagai penegasan. Dua minggu sebelum pengangkutan dari Kuala Tanjung, pembeli (SCC) mengirimkan pesanan pembelian akhir ke JPS. JPS kemudian mendistribusikan salinan order tersebut ke bagian yang bersangkutan dari PT. Indonesia Asahan Aluminium (INALUM). JPS memberitahukan kepada setiap pembeli melalui telepon atau faksimile mengenai harga sementara yang diberlakukan untuk setiap pengiriman. JPS juga memberitahukan ke bagian-bagian lain dari PT. Indonesia Asahan Aluminium (INALUM) mengenai harga sementara untuk mempersiapkan dokumen-dokumen yang diperlukan.

(70)

Setelah pemuatan barang selesai dilakukan sesuai dengan pesanan pembelian, departemen SMB mengirimkan surat perintah Notice of cargo readness) kepada SCC dan pembeli via telepon atau faksimile serta bagian-bagian lain yang berkaitan. Setelah memulai pengangkutan Bagian Pengiriman mengirim surat tanda muat (Notice of Loading Commencement) kepada SCC dengan telepon atau faksimile dan ke bagian-bagian lain dari PT. Indonesia Asahan Aluminium (INALUM).

Jika kegiatan pemuatan lebih lama dari taksiran, Bagian Pengiriman akan mengkonfirmasikan kepada SCC untuk merevisi skedul pengangkutan. Setelah pemuatan selesai, SMB mengirimkan surat perintah pengiriman kepada SCC dan setiap pembeli melalui telepon atau faksimile.

SMB mengirimkan lembar pertama dan kedua dari dokumen-dokumen seperti (invoice, Bill of loading, Packing List,Certivicate of Origin, Stowage of Plan) kepada SCC dan pembeli. JPS memberitahukan SCC tangal pengiriman dan nomor penerbangan melalui telepon atau faksimile. Setelah menerima dokumen dari Bagian pengiriman, Bagian Gudang dan Bagian Akuntansi kemudian mengirim lember pertama dan kedua kebagian NFA (Nippon Financial & Accounting) sebagai dasar pengumpulan piutang. Atas dasar penerimaaan-penerimaan dokumen ini, NFA kemudian mengirimkannya kepada pembeli untuk menentukan bank sebagai

(71)

penagih dan setelah penegasan pembayaran dari pembeli (SCC), NFA memberitahukan kepada JPS melalui telepon atau faksimile.

JPS juga mengkonfirmasikan ke bagian yang bersangkutan dari PT. Indonesia Asahan Aluminium (INALUM) mengenai harga akhir yang dipersiapkan untuk faktur akhir untuk nota debet atau credit.

(72)

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

A. KESIMPULAN

Berdasarkan pembahasan yang telah diuraikan sebelumnya, dengan membandingkan antara teori dengan fakta yang terjadi di lapangan dalam evaluasi pengendalian intern atas pembelian, penjualan dan persediaan pada PT Indonesia Asahan Aluminium (INALUM) Kuala Tanjung, maka dapat diambil beberapa kesimpulan yaitu:

1. PT Indonesia Asahan Aluminium (INALUM) Kuala Tanjung, dalam pelaksanaan pengendalian intern pembelian, penjualan, dan persediaan dapat dinilai cukup baik, dimana setiap kegiatan tersebut harus melalui prosedur-prosedur yang telah ditetapkan oleh perusahaan sebelumnya. 2. Struktur organisasi perusahaan juga sudah menunjukkan adanya

pemisahan fungsi dan tanggung jawab yang baik, khususnya untuk pemisahan fungsi pada sistem pembelian, penjualan, dan persediaan.

3. Bagian Persediaan melakukan pemantauan secara berkala teradap stock material dan membuat safety stock agar proses operasional perusahaan tidak berhenti.

4. Bagian Penjualan melakukan pemantauan ke pihak luar (Pihak Ketiga/ Pembeli) secara berkala setiap enam bulan sekali untuk mengecek kebenaran penggunaan bahan material yang di beli pada PT. Indonesia Asahan Aluminium (INALUM) untuk digunakan dalam proses produksi

(73)

mereka agar tidak terjadi penumpukan bahan material dan tindakan untuk menjual kepada pihak lainnya.

5. Bagian Pembelian melakukan survei dan membuka tender untuk pengendalian di dalam proses transaksinya agar memperoleh bahan baku yang sesuai dengan standar yang di butuhkan oleh perusahaan.

6. Pencatatan dan pelaporan di dalam perusahaan sudah link dengan sistem sehingga mempermudah fungsi setiap bagian dalam mengecek persediaan,pembelian dan penjualannya.

7. Setiap aktivitas-aktivitas yang ada di dalam perusahaan, telah cukup baik dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang ada. Hal ini dapat terlihat pada:

a. Setiap penjualan baik tunai maupun kredit sebelum terjadinya, harus terlebih dahulu mendapat persetujuan dari bagian penjualan. b. Pencatatan ke dalam catatan transaksi harus didasarkan pada

bukti-bukti yang lengkap. Bukti yang berhubungan dengan pembelian, penjualan dan persediaan (Bagian Gudang) yang telah dilengkapi dengan nomor urut.

c. Adanya pemisahan fungsi otorisasi, pencatatan dan penerimaan, hal ini terlihat jelas dari legalitas suatu transaksi penjualan baik yang ada di Jakarta Dan di Medan. Fungsi pencatatan dilakukan oleh Bagian Keuangan dibawah departemen SFA. Dan fungsi penerimaan uang dilakukan oleh bank.

d. Sistem pembayaran yang ketat meliputi: Letter of Credit (L/C), Bank Guarantee, dan Advance Payment. Merupakan alat

(1)

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

A. KESIMPULAN

pemisahan fungsi dan tanggung jawab yang baik, khususnya untuk pemisahan fungsi pada sistem pembelian, penjualan, dan persediaan.

3. Bagian Persediaan melakukan pemantauan secara berkala teradap stock material dan membuat safety stock agar proses operasional perusahaan tidak berhenti.

(2)

mereka agar tidak terjadi penumpukan bahan material dan tindakan untuk menjual kepada pihak lainnya.

5. Bagian Pembelian melakukan survei dan membuka tender untuk pengendalian di dalam proses transaksinya agar memperoleh bahan baku yang sesuai dengan standar yang di butuhkan oleh perusahaan.

6. Pencatatan dan pelaporan di dalam perusahaan sudah link dengan sistem sehingga mempermudah fungsi setiap bagian dalam mengecek persediaan,pembelian dan penjualannya.

7. Setiap aktivitas-aktivitas yang ada di dalam perusahaan, telah cukup baik dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang ada. Hal ini dapat terlihat pada:

a. Setiap penjualan baik tunai maupun kredit sebelum terjadinya, harus terlebih dahulu mendapat persetujuan dari bagian penjualan. b. Pencatatan ke dalam catatan transaksi harus didasarkan pada

bukti-bukti yang lengkap. Bukti yang berhubungan dengan pembelian, penjualan dan persediaan (Bagian Gudang) yang telah dilengkapi dengan nomor urut.

d. Sistem pembayaran yang ketat meliputi: Letter of Credit (L/C), Bank Guarantee, dan Advance Payment. Merupakan alat

(3)

pengawasan yang baik, sehingga kemungkinan kerugian akibat piutang sangat kecil bahkan hampir tidak ada.

8. Walaupun aktivitas-aktivitas yang dijalankan perusahaan telah cukup baik dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang ada, namun tentu saja masih ada kelemahan-kelemahan dalam pelaksanaannya. Kelemahan itu antara lain:

a. Adanya penyimpangan tugas yang dilakukan oleh Bagian Penjualan yang merangkap sebagai Bagian Akuntansi.Bagian Penjualan melakukan fungsi yang seharusnya dilakukan oleh Bagian Akuntansi, Bagian Penjualan menerima langsung bukti pembayaran yang dikirimkan oleh si pembeli. Setelah itu Bagian Penjualan mengkonfirmasikan kepda Bagian Akuntansi dan Bagian Gudang. Hal imi memungkinkan terjadinya penyelewengan dan manipulasi terhadap penjualan persediaan.

b. Bagian Penjualan membuat Delivery Order (D/O), setelah D/O selesai dibuat maka bagian penjualan menyerahkan langsung akepada si pembeli. Bagian Penjualan tidak melakukan konfirmasi kepada Bagian Akuntansi dab Bagian Gudang tentang pengiriman D/O tersebut kepada si pembeli. Hal ini dapat memungkinkan terjadinya penyelewengan dan manipulasi penjualan melalui D/O.

(4)

B. SARAN

Dari data-data dan informasi yang diperoleh dari perusahaan maka saran yang ingin penulis sampaikan terhadap sistem pengawasan intern pengeluaran kas yang terdapat di PT Indonesia Asahan Aluminium (INALUM) Kuala Tanjung adalah:

1. Struktur organisasi perusahaan, pimpinan tingkat divisi yang dijabat oleh seorang general manager sebaiknya ditiadakan. Hal ini untuk memberikan kemudahan dan kecepatan dalam pengambilan keputusan karena fungsi general manager dan direktur utama tidak jauh berbeda.

2. Dalam prosedur pemberian kredit, sebaiknya fungsi penjualan dipisahkan denganfungsi otorisasi penjualan kredit. Hal ini untuk menciptakan pengendalian intern terhadap transaksi penjualan kredit. Oleh karena itu diperlukan pengecekan intern terhadap status kredit pelanggan sebelum transaksi.

3. Dalam prosedur pergudangan sebaiknya faktur penjualan dibuat oleh Bagian Penjualan, bukan Bagian Gudang. Hal ini dimaksudkan agar tidak terjadi penyelewengan terhadap jumlah barang yang seharusnya dikirimkan oleh Bagian Gudang, sehingga pengawasan antar Bagian Penjualan dan Bagian Gudang dapat terlaksana dengan baik.

4. Sistem Delivery Order(D/O) sebaiknya dilakukan melalui bagian penjualan disertai konfirmasi kepada Bagian Gudang dan Bagian Akuntansi, bukan langsung diserahkan kepada si pembeli. Hal ini

(5)

dimaksudkan agar tercipta pengendalian intern yang baik pada masing-masing bagian di dalam perusahaan.

5. Sistem pengawasan pada PT Indonesia Asahan Aluminium (INALUM) Kuala Tanjung yang ada sekarang dapat lebih ditingkatkan lagi, agar kemungkinan penyelewengan-penyelewengan yang dapat merugikan perusahaan tidak akan terjadi.

(6)

DAFTAR PUSTAKA

Bodnar, George H., dan William S. Hopwood. 2006. Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Sembilan, PT. Indeks Kelompok, Andi, Yogyakarta.

Hansen, Don R dan Marynne M. Mowen. 2005. Akuntansi Manajemen, Edisi Delapan, Salemba Empat, Jakarta.

Ismunandar. 2005. Pengawasan Intern Persediaan Pada perusahaan Umum BULOG Divisi Regional Sumatera Utara, Skripsi Universitas Sumatera Utara, Medan.

Manik, Hesti armaya. 2009. Pengendalian Intern Atas Persediaan Pada PT Indoteras Sumatera Medan, Skripsi Universitas Sumatera Utara, Medan.

Mulyadi. 2008. Sistem Akuntansi, Edisi ketiga, Cetakan Keempat, Salemba Empat, Jakarta.

_______. 2008. Auditing, Edisi keenam, Buku satu dan dua, Salemba Empat, Jakarta.

Prasetyo, Hari dan Nugroho, Munajat Tri dan Pujiati. Asti. 2006. ”Pengembangan Model Persediaan Dengan Mempertimbangkan Waktu Kadaluarsa dan faktor Unit Diskon”. Jurnal Ilmiah Teknik Industri, Volme 4 No.3, Universitas Muhammadyah, Surakarta.

Romney, Marshall B., dan Paul John Steinbart. 2006. Sistem Informasi Akuntansi, Edisi 9, Salemba Empat, Jakarta.

Singleton, Hall. 2007. Information Technology Auditing and Assurance, Edisi Kedua, Salemba Empat, Jakarta.

Stice dan Skousen. 2009. Akuntansi Intermediate, Edisi Keenam Belas, Buku 1, Salemba Empat, Jakarta.

Warren S. Carl James M. Reeve dan Philip E. Fees. 2005. Pengantar Akuntansi, Edisi 21, Salemba Empat, Jakarta.

Evaluasi Pengendalian Intern Atas Pembelian, Penjualan, Dan Persediaan Pada PT. Indonesia Asahan Aluminium Kuala Tanjung

PERNYATAAN

KATA PENGANTAR

ABSTRAK

ABSTRACT

SKRIPSI

DAFTAR TABEL

DAFTAR GAMBAR

DAFTAR LAMPIRAN

ABSTRAK

ABSTRACT

BAB I

PENDAHULUAN

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

Pembelian

Persediaan

Penjualan

Persediaan

Barang Jadi

Persediaan

Bahan Baku

Pengendalian Intern

Evaluasi

Efektif Sesuai Standar

PT Indonesia Asahan

Aluminium (Inalum)

Kuala Tanjung

BAB III

METODE PENELITIAN

BAB IV

ANALISIS HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

DAFTAR PUSTAKA

Parts

Dokumen yang terkait

Kajian Hukum Pelaksanaan Jaminan Sosial Tenaga Kerja Atas Kecelakaan Kerja Di PT. Indonesia Asahan Aluminium ( PT. INALUM) (Studi pada PT. Indonesia Asahan Aluminium, Kuala Tanjung, Batubara)

Pengaruh Efektifitas Diri Terhadap Kinerja Karyawan Pada PT Indonesia Asahan Aluminium (INALUM) cab. Kuala Tanjung

Evaluasi Sistem Pengendalian Intern Persediaan pada PT. Pos Indonesia (Persero) Binjai

Peran Internal Audit Terhadap Pengendalian dalam Internal Penjualan Aluminium PT. Inalum Kuala Tanjung

Pemeriksaan Operasional Atas Fungsi Kepegawaian Dan Sistem Penggajian Pada PT. Indonesia Asahan Aluminium (INALUM)-Kuala Tanjung

Pelaksanaan Pengembangan Karyawan Pada PT. Indonesia Asahan Aluminium (Inalum) Kuala Tanjung

Analisis Pengaruh Biaya Produksi dan Biaya Kualitas Terhadap Laba pada PT Indonesia Asahan Aluminium (INALUM) Kuala Tanjung Asahan

Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan Penerimaan Kas pada PT.Indonesia Asahan Aluminium (INALUM) Kuala Tanjung Asahan

Pengaruh Keselamatan dan Kesehatan Kerja Terhadap Kinerja Karyawan Pada PT. Indonesia Asahan Aluminium (Inalum), Kuala Tanjung

Pengaruh Kesetan dan Kesehatan Kerja Terhadap Kinerja Karyawan Pada PT. Indonesia Asahan Aluminium (Inalum), Kuala Tanjung

Dokumen yang Anda mencari sudah siap untuk unduhkan