1 | P a g e
BAB 3 KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
Keberhasilan komunikasi dalam suatu organisasi merupakan aset penting bagi pencapaian sasaran atau tujuan organisasi tersebut. Keberhasilan komunikasi yang tercermin dalam
efektivitas dan efisiensinya merupakan alat perekat organisasi, yang dapat mempengaruhi nama baik goodwill organisasi yang bersangkutan.
A. HUBUNGAN KOMUNIKASI
Hubungan yang terjalin di dalam suatu organisasi baik antar individu maupun antar pimpinan dan bawahan merupakans alah satu kunci keberhasilan suatu organisasi. Untuk
merekatkan hubungan antar karyawan serta hubunganp impinan dengan bawahan maka salah satu alat yang digunakan adalah“KOMUNIKASI”
1 Peran Manajerial
Manajer pada semua level organisasi bisnis memiliki peran strategis bagi pengembangan organisasi ke dapan. Menurut Mintzberg, terdapat tiga peran manajerial yang dapat diterapkan
oleh seorang manajer dalam suatu organisasi, yaitu: peran antar pribadi interpersonal roles, peran informasional informational roles, dan peran keputusan decisional roles. Masing-masing
peran manajerial tersebut tidak dapat dilepaskan dengan betapa pentingnya kegiatan komunikasi dalam dunia bisnis. Melalui masing-masing peran tersebut seorang manajer harus mampu
mengkomunikasikan ide, gagasan atau informasi kepada para karyawannya, sehingga mereka Tujuan Instruksional Khusus:
Setelah Mempelajari Bab ini, mahasiswa akan dapat: 1.
Menjelaskan bagaimana hubungan komunikasi dalam suatu organisasi 2.
Membedakan berbagai pola komunikasi dalam suatu organisasi 3.
Mengetahui bagaimana cara mengelola komunikasi 4.
Mengetahui bagaimana dapat meningkatkan keterampilan komunikasi
dapat memahami pesan yang t suatu organisasi dapat dijelask
Gamba a
Peran Antar Pribadi
Peran antar pribadi m dirinya sebagai seo
penghubung liaison memerankan dirinya
sebagai perwakilan a Selain berperan seb
menyampaikan pesan yang disampaikan ter
Peran manajer yang maupun non bisnis. S
terhadap karyawanny ang telah disampaikan dengan baik dan efektif. Pera
laskan secara lebih rinci pada gambar 3.1. berikut in
mbar 3.1. Peran Manajerial menurut Mintzberg adi
adi menunjukkan bahwa seorang manajer harus ma seorang tokoh figur figurehead role, manajer
ison role. Seorang manajer dalam suatu organ inya sebagai seorang tokoh figur. Sebagai contoh
an atau yang dituakan dalam suatu organisasi. sebagaai seorang tokoh figur, seorang manajer j
esan-pesan bisnis dengan baik kepada para karyaw n tersebut efektif dan dapat dipahami dengan baik p
ang lain adalah kemampuan dalam memimpin sua is. Seorang manajer harus mampu memotivasi dan
annya
2 | P a g e
Peran manajerial dalam t ini:
s mampu memerankan jer leader role, dan
rganisasi harus dapat toh ia dapat berperan
jer juga harus mampu yawan, sehingga pesan
ik pula.
suatu orgnisasi bisnis dan melakukan kontrol
3 | P a g e
b Peran Informasional
Peran informasional mencakup peran pemantauan monitor role, peran penyebar informasi disseminator role, dan peran pembicara spokeperson role.
Peran monitoring adalah peran yang harus dilakukan oleh seorang manajer untuk mengawasi bawahan agar pekerjaan mereka sesuai dengan rencana yang telah
ditetapkan sebelumnya. Sedangkan peran penyebar informasi adalah peran manajer untuk menyebarluaskan atau menyampaikan informasi secara menyeluruh kepada para
karyawannya agar mereka dapat memahami dengan baik berbagai kebijakan organisasi. Peran informasional lainnya adalah peran sebagai seorang juru bicara. Seorang manajer
harus dapat memerankan dirinya sebagai seorang juru bicara yang baik, khususnya yang berkaitan denganb penyampaian informasi tentang berbagai kebijakan organisasinya
kepada pihak lain.
c Peran Keputusan
Peran keputusan decision role mencakup tiga peran penting yaitu: peran wirausaha entepreneur role, peran pemecah masalah disturbance handler role, dan peran
pengalokasi sumber daya resource allocator role, dan peran negosiator negosiator role.
Seorang manajer harus dapat memerankan dirinya sebagai seorang wirausaha yang jujur, dinamis, ulet, kreatif, inovatif, responsif, bertanggung jawab, berani mengambil
resiko, dan berwawasan luas. Sebagai seorang pemecah masalah, seorang manajer harus dapat memerankan dirinya sebagai salah seorang yang memiliki kemampuan
dalam mengatasi berbagai masalah terlambatnya distribusi barang, masalah pelayanan pelanggan yang kurang baik, masalah kualitas barang yang masih rendah, dll. Seorang
manajer harus dapat memerankan dirinya sebagai orang yang mampu mengoptimalkan sumber daya yang dimiliki secara baik, misalnya pengelolaan sumber daya keuangan,
SDM, sumber daya informasi, dan SDA yang dimilikinya. Peran keputusan yang terakhir adalah peran negosiator. Seorang manajer harus dapat memerankan dirinya sebagai
seorang yang mampu bernegosiasi dengan baik.
4 | P a g e
2 Kegiatan Pertukaran Informasi
Secara umum, komunikasi mempunyai dua fungsi penting dalam organisasi: 1 komunikasi memungkinkan orang-orang untuk saling bertukar informasi; 2 komunikasi
membantu menghubungkan sekelompok anggota dalam organisasi yang terpisah dari anggota lainnya.
Pada umumnya, organisasi sangat bergantung pada komunikasi untuk mencapai tujuannya. Sebuah penelitian yang dilakukan oleh Sproul menunjukkan bahwa, orang-orang
dalam organisasi menggungakan 69 dari hari-hari kerja mereka dengan menggunakan komunikais verbal, baik itu berbicara, mendengarkan, menulis ataupun membaca. Berikut ini
adalah beberapa kegiatan organisasi yang berkaitan dengan pertukaran informasi.
a Menetapkan Tujuan
Tujuan organisasi dapat didefinisikan dalam arti keuangan, mutu produk, penguasaan pasar, kepuasan karyawan, atau memberikan pelayanan bagi pelanggan. Dalam
menetapkan berbagai macam tujuan organisasi tersebut sangat diperlukan pertukaran informasi atau komunikasi antar unit-unit yang ada dalam organisasi tersebut.
b Membuat dan Melaksanakan Keputusan
Untuk membuat keputusan-keputusan yang mendukung tujuan organisasi, mereka harus mengumpulkan fakta-fakta agar dapat melakukan penilian terhadap berbagai
pilihanalternatif yang ada, dengan cara membaca, bertanya kepada orang lain, dsb. Bila telah diambil, suatu keputusan harus dilaksanakan dan hal ini memerlukan lebih banyak
komunikasi.
c Mengukur Prestasi Kerja
Saat keputusan telah dilaksanakan, manajemen perlu melakukan pengukuran untuk mengetahui apakah hasil yang diharapkan telah tercapai. Pengukuran prestasi kerja
mencakup beberapa faktor, antara lain: biaya, penjualan, pangsa pasar, produktivitas, tingkat perputaran karyawan, dan tingkat persediaan yang ada. Oleh karena itu, untuk
mengukur prestasi kerja organisasi secara menyeluruh sangat diperlukan terjalinnya komunikasi yang baik antar unit yang ada dalam organisasi tersebut.
d Merekrut dan Mengembangkan Staf
Jika ingin merektur pegawai, suatu perusahaan perlu mengumumkannya secara terbuka, meneliti resume, dan melakukan wawancara dengan pelamar sehingga dapat
5 | P a g e
ditentukan orang yang benar-benar cocok untuk menduduki suatu posisi tertentu yang dibutuhkan oleh perusahaan. Dalam kaitan ini, komunikasi akan lebih banyak diperlukan
dan menjadi penting artinya.
e Pelayanan Pelanggan
Dalam kaitannya dengan pelayanan pelanggan, komunkasi juga mempunyai peranan penting misalnya pada bagian pengecekan kredit, tagihan-tagihan, menjawab telepon
dari konsumen, maupun penanganan masalah-masalah yang berkaitan dengan pengaduan dari konsumen. Kegiatan-kegiatan tersebut dengan sendirinya menggunakan
banyak komunikasi.
f Negosiasi dengan Pemasok
Melakukan negosiasi dengan berbagai pihak dan menyampaikan laporan perkembangan suatu perusahaan kepada pihak lain yang berkepentingan, tentu saja, memerlukan
komunikasi yang dapat memuaskan kedua belah pihak yang sedang bernegosiasi.
g Interaksi dengan Peraturan yang ada
Pemerintah menyusun peraturan yang bertujuan untuk memberi perlindungan bagi masyarakat luas dari tindakan sewenang-wenang perusahaan, misalnya peraturan
tentang keselamatan kerja, jaminan hari tua, UMR, pencemaran lingkungan, dan penentuan lokasi usaha. Kegiatan-kegiatan tersebut juga memerlukan komunikasi.
h Memproduksi Produk
Untuk menuangkan ide atau gagasan mengenai produk baru, kemudian menempatkan dalam proses produksi, sampai akhirnya menjadi suatu produk yang siap dipasarkan,
diperlukan komunikasi
B. POLA KOMUNIKASI
