BAB 3_Komunikasi dlm Organisasi

1 | P a g e

BAB 3

KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Keberhasilan komunikasi dalam suatu organisasi merupakan aset penting bagi pencapaian sasaran atau tujuan organisasi tersebut. Keberhasilan komunikasi yang tercermin dalam efektivitas dan efisiensinya merupakan alat perekat organisasi, yang dapat mempengaruhi nama baik (goodwill) organisasi yang bersangkutan.

A. HUBUNGAN KOMUNIKASI

Hubungan yang terjalin di dalam suatu organisasi baik antar individu maupun antar pimpinan dan bawahan merupakans alah satu kunci keberhasilan suatu organisasi. Untuk merekatkan hubungan antar karyawan serta hubunganp impinan dengan bawahan maka salah satu alat yang digunakan adalah“KOMUNIKASI”

1) Peran Manajerial

Manajer pada semua level organisasi bisnis memiliki peran strategis bagi pengembangan organisasi ke dapan. Menurut Mintzberg, terdapat tiga peran manajerial yang dapat diterapkan oleh seorang manajer dalam suatu organisasi, yaitu: peran antar pribadi (interpersonal roles), peran informasional (informational roles), dan peran keputusan (decisional roles). Masing-masing peran manajerial tersebut tidak dapat dilepaskan dengan betapa pentingnya kegiatan komunikasi dalam dunia bisnis. Melalui masing-masing peran tersebut seorang manajer harus mampu mengkomunikasikan ide, gagasan atau informasi kepada para karyawannya, sehingga mereka

Tujuan Instruksional Khusus:

Setelah Mempelajari Bab ini, mahasiswa akan dapat:

1. Menjelaskan bagaimana hubungan komunikasi dalam suatu organisasi 2. Membedakan berbagai pola komunikasi dalam suatu organisasi 3. Mengetahui bagaimana cara mengelola komunikasi

dapat memahami pesan yang t suatu organisasi dapat dijelask

Gamba

a) Peran Antar Pribadi Peran antar pribadi m dirinya sebagai seo penghubung (liaison memerankan dirinya sebagai perwakilan a

Selain berperan seb menyampaikan pesan yang disampaikan ter

Peran manajer yang maupun non bisnis. S terhadap karyawanny

ang telah disampaikan dengan baik dan efektif. Pera laskan secara lebih rinci pada gambar 3.1. berikut in

mbar 3.1. Peran Manajerial menurut Mintzberg

adi

adi menunjukkan bahwa seorang manajer harus ma seorang tokoh figur (figurehead role), manajer ison role). Seorang manajer dalam suatu organ inya sebagai seorang tokoh figur. Sebagai contoh an atau yang dituakan dalam suatu organisasi.

sebagaai seorang tokoh figur, seorang manajer j esan-pesan bisnis dengan baik kepada para karyaw n tersebut efektif dan dapat dipahami dengan baik p

ang lain adalah kemampuan dalam memimpin sua is. Seorang manajer harus mampu memotivasi dan annya

2 | P a g e Peran manajerial dalam

t ini:

s mampu memerankan jer (leader role), dan rganisasi harus dapat toh ia dapat berperan

jer juga harus mampu yawan, sehingga pesan

ik pula.

suatu orgnisasi bisnis dan melakukan kontrol

3 | P a g e b) Peran Informasional

Peran informasional mencakup peran pemantauan (monitor role), peran penyebar informasi (disseminator role), dan peran pembicara (spokeperson role).

Peran monitoring adalah peran yang harus dilakukan oleh seorang manajer untuk mengawasi bawahan agar pekerjaan mereka sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan sebelumnya. Sedangkan peran penyebar informasi adalah peran manajer untuk menyebarluaskan atau menyampaikan informasi secara menyeluruh kepada para karyawannya agar mereka dapat memahami dengan baik berbagai kebijakan organisasi. Peran informasional lainnya adalah peran sebagai seorang juru bicara. Seorang manajer harus dapat memerankan dirinya sebagai seorang juru bicara yang baik, khususnya yang berkaitan denganb penyampaian informasi tentang berbagai kebijakan organisasinya kepada pihak lain.

c) Peran Keputusan

Peran keputusan (decision role) mencakup tiga peran penting yaitu: peran wirausaha (entepreneur role), peran pemecah masalah (disturbance handler role), dan peran pengalokasi sumber daya (resource allocator role), dan peran negosiator (negosiator role).

Seorang manajer harus dapat memerankan dirinya sebagai seorang wirausaha yang jujur, dinamis, ulet, kreatif, inovatif, responsif, bertanggung jawab, berani mengambil resiko, dan berwawasan luas. Sebagai seorang pemecah masalah, seorang manajer harus dapat memerankan dirinya sebagai salah seorang yang memiliki kemampuan dalam mengatasi berbagai masalah terlambatnya distribusi barang, masalah pelayanan pelanggan yang kurang baik, masalah kualitas barang yang masih rendah, dll. Seorang manajer harus dapat memerankan dirinya sebagai orang yang mampu mengoptimalkan sumber daya yang dimiliki secara baik, misalnya pengelolaan sumber daya keuangan, SDM, sumber daya informasi, dan SDA yang dimilikinya. Peran keputusan yang terakhir adalah peran negosiator. Seorang manajer harus dapat memerankan dirinya sebagai seorang yang mampu bernegosiasi dengan baik.

4 | P a g e 2) Kegiatan Pertukaran Informasi

Secara umum, komunikasi mempunyai dua fungsi penting dalam organisasi: (1) komunikasi memungkinkan orang-orang untuk saling bertukar informasi; (2) komunikasi membantu menghubungkan sekelompok anggota dalam organisasi yang terpisah dari anggota lainnya.

Pada umumnya, organisasi sangat bergantung pada komunikasi untuk mencapai tujuannya. Sebuah penelitian yang dilakukan oleh Sproul menunjukkan bahwa, orang-orang dalam organisasi menggungakan 69% dari hari-hari kerja mereka dengan menggunakan komunikais verbal, baik itu berbicara, mendengarkan, menulis ataupun membaca. Berikut ini adalah beberapa kegiatan organisasi yang berkaitan dengan pertukaran informasi.

a) Menetapkan Tujuan

Tujuan organisasi dapat didefinisikan dalam arti keuangan, mutu produk, penguasaan pasar, kepuasan karyawan, atau memberikan pelayanan bagi pelanggan. Dalam menetapkan berbagai macam tujuan organisasi tersebut sangat diperlukan pertukaran informasi atau komunikasi antar unit-unit yang ada dalam organisasi tersebut.

b) Membuat dan Melaksanakan Keputusan

Untuk membuat keputusan-keputusan yang mendukung tujuan organisasi, mereka harus mengumpulkan fakta-fakta agar dapat melakukan penilian terhadap berbagai pilihan/alternatif yang ada, dengan cara membaca, bertanya kepada orang lain, dsb. Bila telah diambil, suatu keputusan harus dilaksanakan dan hal ini memerlukan lebih banyak komunikasi.

c) Mengukur Prestasi Kerja

Saat keputusan telah dilaksanakan, manajemen perlu melakukan pengukuran untuk mengetahui apakah hasil yang diharapkan telah tercapai. Pengukuran prestasi kerja mencakup beberapa faktor, antara lain: biaya, penjualan, pangsa pasar, produktivitas, tingkat perputaran karyawan, dan tingkat persediaan yang ada. Oleh karena itu, untuk mengukur prestasi kerja organisasi secara menyeluruh sangat diperlukan terjalinnya komunikasi yang baik antar unit yang ada dalam organisasi tersebut.

d) Merekrut dan Mengembangkan Staf

Jika ingin merektur pegawai, suatu perusahaan perlu mengumumkannya secara terbuka, meneliti resume, dan melakukan wawancara dengan pelamar sehingga dapat

5 | P a g e ditentukan orang yang benar-benar cocok untuk menduduki suatu posisi tertentu yang dibutuhkan oleh perusahaan. Dalam kaitan ini, komunikasi akan lebih banyak diperlukan dan menjadi penting artinya.

e) Pelayanan Pelanggan

Dalam kaitannya dengan pelayanan pelanggan, komunkasi juga mempunyai peranan penting misalnya pada bagian pengecekan kredit, tagihan-tagihan, menjawab telepon dari konsumen, maupun penanganan masalah-masalah yang berkaitan dengan pengaduan dari konsumen. Kegiatan-kegiatan tersebut dengan sendirinya menggunakan banyak komunikasi.

f) Negosiasi dengan Pemasok

Melakukan negosiasi dengan berbagai pihak dan menyampaikan laporan perkembangan suatu perusahaan kepada pihak lain yang berkepentingan, tentu saja, memerlukan komunikasi yang dapat memuaskan kedua belah pihak yang sedang bernegosiasi.

g) Interaksi dengan Peraturan yang ada

Pemerintah menyusun peraturan yang bertujuan untuk memberi perlindungan bagi masyarakat luas dari tindakan sewenang-wenang perusahaan, misalnya peraturan tentang keselamatan kerja, jaminan hari tua, UMR, pencemaran lingkungan, dan penentuan lokasi usaha. Kegiatan-kegiatan tersebut juga memerlukan komunikasi.

h) Memproduksi Produk

Untuk menuangkan ide atau gagasan mengenai produk baru, kemudian menempatkan dalam proses produksi, sampai akhirnya menjadi suatu produk yang siap dipasarkan, diperlukan komunikasi

B. POLA KOMUNIKASI

Pendekatan yang dilakukan oleh suatu organisasi dengan organisasi yang lain dalam melakukan komunikasi dengan berbagai pihak dapat bervariasi atau berbeda-beda. Bagi perusahaan yang berskala kecil yang hanya memiliki beberapa orang karyawan, penyampaian informasi dapat dilakukan secara langsung kepada para karyawannya tersebut. Lain halnya dengan perusahaan besar yang memiliki ratusan bahkan ribuan karyawan, penyampaian informasi kepada mereka merupakan suatu pekerjaan yang cukup rumit.

Bagaimana pola komu Secara umum, pola komunika communictions channel) dan sa 1) Saluran Komunikasi Forma Saluran komunikasi f lembaga sosial lainnya, salu pejabatnya melakukan pekerja baik dan dapat diikuti oleh o organisasi itu ada ukuran pene kode etik perilaku. Karena p pribadi dapat dipercaya dalam a) Komunikasi dari Atas

Secara sederhana, bawahannya merupa kebawahannya terseb dalam suatu organis memiliki tujuan un memotivasi, memimp

Sumber: Purwan Gam

Menurut Katz dan Ka lima tujuan pokok, ya

omunikasi (pattern of communictions) terjadi dalam nikasi dapat dibedakan menjadi saluran komunik an saluran komunikasi non-formal (informal commun

rmal

si formal adalah saluran yang terorganisasi den saluran komunikasi formal bercirikan aturan-at kerjaan yang benar-benar jelas, aturan pekerjaann eh orang yang berbeda-beda, dan adanya sanksi penerimaan, jalur pengiriman yang terencana, pros a peserta dalam organisasi itu dapat dikenali ma lam pekerjaannya.

Atas ke Bawah (Top-Down Communications) a, transformasi informasi dari manajer dalam rupakan komunikasi dari atas ke bawah. Aliran komu ersebut, umumnya terkait dengan tanggung jawab d

nisasi. Seorang manajer yang menggunakan jalur ko untuk menyampaikan informasi, mengarahkan

impin, dan mengendalikan berbagai kegiatan yang a

wanto, 2006:40

Gambar 3.2. Komunikasi dari Atas ke Bawah

n Kahn (dalam Purwanto, 2006:41), komunikasi ke k, yaitu:

6 | P a g e alam suatu orgniasasi? unikasi formal (formal munications channel).

dengan baik. Seperti aturan yang stabil, annya disusun dengan nksi yang jelas. Dalam prosedur verifikasi, dan i maka mereka secara

lam semua lever ke omunikasi dari manajer ab dan kewenangannya r komunikasi ke bawah kan,mengkordinasikan, ng ada di level bawah.

7 | P a g e 1. Memberikan pengarahan atau instruksi kerja tertentu,

2. Memberikan informasi mengapa suatu pekerjaan harus dilaksanakan, 3. Memberikan informasi tentang prosedur dan praktik organisasional, 4. Memberikan umpan balik pelaksanaan kerja kepada para karyawan,

5. Menyajikan informasi mengenai aspek ideologi dalam membantu organisasi menanamkan pengertian tentang tujuan yang ingin dicapai

Salah satu kelemahan saluran komunikasi dari atas ke bawah adalah kemungkinan terjadinya penyaringan atau sensor informasi penting yang ditujukan ke para bawahannya. Dengan kata lain, pesan yang diterima para bawahannya bisa jadi tidak selengkap aslinya. Hal ini disebabkan oleh saluran komunikasi yang cukup panjang mulai dari manajer puncak hingga ke karyawannya. Oleh karena itu, dalam penyampaian pesan, perlu diperhatikan panjangnya saluran komunikasi yang digunakan dan kompleksitas pesan yang ingin disampaikan kepada para karyawannya.

b) Komunikasi dari Bawah ke Atas (Bottom-Up atau Upward Communications)

Komunikasi dari bawah ke atas berarti alur pesan yang disampaikan berasal dari bawah (karyawan) menuju ke atas (manajer). Untuk mencapai keberhasilan komunikasi dari bawah ke atas, para manajer harus percaya penuh kepada para bawahannya. Jika tidak, informasi apapun dari bawahan tidak akan bermanfaat karena yang akan muncul hanyalah rasa curiga dan ketidakpercayaan terhadap informasi tersebut.

Sumber: Purwanto, 2006:42

Salah satu kelemaha hanya menyampaikan agaknya mempunyai

c) Komunikasi Horizonta Komunikasi horizont Communications) ad posisi sejajar/sederaj untuk melakukan per atau departemen yan

Sumber: Purwanto

Komunikasi horizon departemen dalam o jika masing-masing b pada bagian lainnya,

d) Komunikasi Diagonal Komunikasi diagonal berbeda. Komunikasi besar manakala terd antar departemen ya

ahan komunikasi dari bawah ke atas adalah kem aikan informasi (laporan) yang baik-baik saja, sedang nyai kesan negatif cenderung disimpan dan tidak disa

zontal (Horizontal Communications)

zontal atau sering juga disebut dengan komunika adalah komunikasi yang terjadi antara bagian-ba erajat dalam suatu organisasi. Tujuan komunikasi ho

persuasi, mempengaruhi, dan memberikan inform yang memiliki kedudukan sejajar.

anto, 2006:43

Gambar 3.4. Komunikasi Horizontal

izontal menjadi penting artinya manakala se m organisasi memiliki ketergantungan yang cukup ng bagian dapat bekerja secara sendiri-sendiri tanpa

ya, komunikasi horizontal tidak sering atau minim d

onal (Diagonal Communications)

onal melibatkan komunikasi antara dua tingkat (lev ikasi diagonal lebih banyak diterapkan dalam suatu terdapat saling ketergantungan (interdependece) n yang ada dalam organisasi tersebut.

8 | P a g e kemungkinan bawahan dangkan informasi yang

disampaikan.

nikasi Lateral (Lateral bagian yang memiliki si horizontal antara lain ormasi kepada bagaian

setiap bagian atau kup besar. Akan tetapi, anpa harus bergantung im dipakai.

(level) organisasi yang atu organisasi berskala ce) antar bagian atau

9 | P a g e Sumber: Purwanto, 2006:43

Gambar 3.5. Komunikasi Diagonal

Bentuk komunikasi diagonal memiliki beberapa keuntungan, diantaranya adalah: 1) Penyebaran informasi bisa menjadi lebih cepat ketimbang bentuk komunikasi

tradisional

2) Memungkinkan individu dari berbagai bagian atau departemen ikut membantu menyelesaikan masalah dalam organisasi

Namun, komunikasi diagonal juga memiliki kelemahan. Salah satu kelemahannya adalah bahwa komunikasi diagonal dapat mengganggu jalur komunikasi yang rutin dan telah berjalan normal. Disamping itu, komunikasi diagonal dalam suatu organisasi besar juga sulit untuk dikendalikan secara efektif.

e) Keterbatasan Komunikasi Formal

Dilihat dari sudut pandang individual (perseoragan), komunikasi formal sering membuat frustasi atau menjengkelkan bagi pihak tertentu, khususnya mengenai keterbatasan untuk masuk ke dalam proses pengambilan keputusan.

Sedangkan jika dilihat dari sudut pandang perusahaan adalah kemungkinan munculnya distorsi atau gangguan penyampaian informasi ke level yang lebih tinggi, karena setiap keterkaitan dalam jalur komunikasi berpotensi menimbulkan kesalahpahaman.

Salah satu cara untuk mengatasi hal tersebut di atas adalah dengan mengurangi jumlah tingkatan (level) dalam struktur organisasi. Semakin sedikit kaitan dalam jalur

10 | P a g e komunkasi, semakin sedikit kemungkinan terjadinya kesalahpahaman. Struktur organisasi yang mendatar (flat) dengan tingkatan organisasi yang lebih sedikit, dan lebih banyak rentang kendalinya (Span of control) akan dapat membantu mengurangi terjadinya distorsi.

Sumber: Purwanto, 2006:45

Gambar 3.6. Struktur Organisasi Mendatar (Flat)

2) Saluran Komunikasi Informal

Dalam jaringan komunikasi informal, orang-orang yang ada dalam suatu organisasi, tanpa memedulikan jenjang hierarki, pangkat, dan kedudukan/jabatan, dapat berkomunikasi secara luas.

Sumber: Purwanto, 2006:45

C. CARA MENGELOLA KOMU Ada dua hal yang perl menangani pesan-pesan yang b 1) Penanganan Pesan-pesan

a) Mengurangi jumlah p b) Instruksi yang jelas c) Mendelegasikan tang d) Melatih petugas

2) Penanganan Krisis Komun Mengelola arus pesan keterampilan komunikasi yang suatu organisasi.

Kasus Pertama

Kasus Kedua

MUNIKASI

perlu diperhatikan dalam mengelola komunikasi, pe ang bersifat rutin; kedua: bagaimana menangani kris

san Rutin lah pesan

tanggung jawab

unikasi

san-pesan bisnis dari hari ke hari adalah suatu hal ya yang sebenarnya adalah pada saat munculnya krisis

11 | P a g e pertama: bagaimana krisis komunikasi.

al yang biasa, tetapi tes risis komunikasi dalam

Kasus Ketiga

Perusahaan yang me langkah-langkah penyeleamat Pada kasus pertama, perusa penyebab kematian konsume kerjasama dengan pihak-pihak obat dan makanan, maupun ke akesalaahan bukan pada perus (bebas dari zat-zat yang berbah

Cara penanganan krisi Namun yang jelas, munculnya depan produk mapun reputasi

Dalam kaitannya deng yaitu (1) bersikap diam, tidak m Kedua pendekatan tersebut te yang dialami perusahaan Amer

Namun, beberapa ahli rumor yang beredar dalam ma secara terbuka tanpa ditutup Pada saat yang sama, pe mengendalikannya. Satu hal mengusahakan supaya pikir Pengertian kalem atau tenang atau statis, tetapi tenang dal jernih dan tidak dalam kond memberikan inspirasi untuk m

Dalam situasi krisis kom

menghadapi masalah tersebut tentunya harus matan, baik bagi konsumen maupun nama baik rusahaan harus segera menarik semua produk y

umennya. Kemudian, perusahaan perlu melakuk ihak yang terkait, seperti lembaga-lembaga pers, n kepolisian. Apabila ada hasil penelitian secara terp erusahaan dapat memproduksi produk lama dengan rbahaya) dengan tujuan meraih pangsa pasar produ krisis di suatu perusahaan akan berbeda dengan pe lnya krisis dalam suatu perusahaan dapat berpenga

tasi perusahaan bersangkutan.

engan krisis, komunikasi tersebut, ada dua falsafah ak mengatakan sesuatu atau; (2) katakan apa yang t ternyata dapat diaplikasikan dalam situasi nyata d merika Johnson & Johnson dan Gerber.

ahli hubungan masyarakat menyarankan agar peru masyarakat dengan cara menjelaskan apa yang m tup-tutupi kepada publik (masyarakat umum) dan

perusahaan harus mencari sumber masalahn hal yang paling penting dalam menangani se ikiran Anda tetap dalam kondisi tenang, kalem ang di sini jangan diartikan sebagai suatu tindakan d dalam artian bahwa penanganan suatu kasus per kondisi emosional. Suatu tanggapan yang rasiona

k mempertinggi rasa percaya diri.

komunikasi, ada beberapa hal yang dapat dilakukan

12 | P a g e us segera mengambil aik (citra) perusahaan. k yang telah menjadi kukan koordinasi dan ers, dinas pengawasan terpadu terbukti bahw ngan ramuan yang baru

oduk lama.

n peusahaan yang lain. ngaruh terhadap masa

afah dalam komunikasi ang terjadi dan segera. ta dan berhasil, seperti

perusahaan menangkis g menjadi masalahnya an para karyawannya. lahnya dan berusaha setiap kasus adalah alem, tidak gegabah. an diam seribu bahasa perlu pemikiran yang ional akan membantu

13 | P a g e (1). Siapakan tim yang terampil/cekatan dalam penanganan krisis

(2). Usahakan agar manajemen puncak segera bertindak pada saat krisis terjadi

(3). Ciptakan sebuah pusat informasi sebagai representasi perusahaan yang dilengkapi dengan berbagai peralatan elektronik komunikasi.

(4). Ceritakan suatu kejadian secara menyeluruh, terbuka, dan jujur. Jika memang ada yang salah, segera mohon maaf

(5). Tunjukkan keseriusan perusahaan, bukan saja dalam pernyataan tetapi juga dalam tindakan nyata

D. MENINGKATKAN KEMAMPUAN KOMUNIKASI

Kemampuan Anda untuk memahami apa yang sedang terjadi sangat tergantung pada kepekaan Anda sebagai komunikator. Disamping itu, keterampilan komunikasi, kemampuan membaca, menulis, mendengar, dan berbicara, adalah sangat penting dan diutamakan oleh para manajer suatu perusahaan.

Beberapa keterampilan khusus yang diperlukan dalam komunikasi bisnis adalah: 1) Membaca

2) Mendengarkan

3) Membuat percakapan menarik 4) Melakukan wawancara

5) Berdiskusi dengan kelompok-kelompok kecil 6) Berpidato dan presentasi

7) Menulis surat, memo, dan laporan

RINGKASAN

Komunikasi, yang merupakan keterkaitan antara individu-individu dengan organisasi, mempunyai peranan yang cukup penting bagi berjalannya fungsi-fungsi dalam suatu organisasi. Seorang manajer yang dinamis harus memiliki tiga peran penting, yaitu: peran antar pribasi, peran informasional, dan peran keputusan. Peran antar pribadi mencakup peran tokoh gigur, peran pemimpin dan peran penghubung. Sedangkan peran informasional mencaup peran monitoring, peran penyebar, dan peran juru bicara. Sementara itu peran keputusan mencakup peran wirausaha, peran pengalokas sumber daya, dan peran negosiator.

14 | P a g e Untuk melakukan komunikasi secara efektif, perlu adanya pemilihan pola komunkasi baik melalui saluran komunikasi formal maupun informal. Saluran komunikasi formal dapat dilakukan dengan tiga bentuk komunikasi, yaitu komunikasi kea tas, komunikasi ke bawah, komunikasi horizontal, dan komunikasi diagonal. Apabila dalam komunkasi formal, saluran komunkasinya didasarkan pada posisi kedudukan atau jabatan yang telah diatur sesuai dengan jenjang hierarkinya, ddalam komunikasi informal semua informasi tidak lagi diatur menurut jenjang hierarkinya tetapi lebih luwes.

Tanpa melihat di mana Anda bekerja atau apa yang Anda lakukan, komunikasi akan mempunyai peranan yang sangat penting bagi kemajuan karier Anda. Dengan melakukan penelaahan terhadap apa yang menjadi kekuatan dan kelemahan yang Anda miliki, menentukan tujuan yang realistik, dan melakukan latihan berbagai bentuk komunikasi, Anda akan dapat meningkatkan keterampilan komunikasi Anda.

TUGAS

Kerjakan tugas ini secara berkelompok. Satu kelompok maksimal terdiri atas 5 mahasiswa. Tugas Anda adalah menyusun suatu kasus aktual yang terjadi akhir-akhir ini yang berkaitan dengan terjadinya suatu krisis komunikasi pada suatu perusahaan sekaligus bagaimana solusi pemecahannya. Yang dimaksudkan dengan krisis dalam hal ini adalah suatu keadaan atau kondisi perusahaan yang segera memerlukan penanganan segera dan serius, sehingga kegagalan penanganan terhadap situasi tersebut akan berakibat fatal. Reputasi perusahaan maupun kerugian finansial menjadi taruhan bila gagal penanganannya.

REFERENSI:

Makalah Manajemen Komunikasi dalam organisasi. 2011.

Purwanto, Djoko. 2006. Komunikasi Bisnis Edisi Ketiga. Erlangga. Jakarta http://www.slideshare.net/bandidasmillenix/komunikasi-dalam-organisasi

9 | P a g e Sumber: Purwanto, 2006:43

Gambar 3.5. Komunikasi Diagonal

Bentuk komunikasi diagonal memiliki beberapa keuntungan, diantaranya adalah: 1) Penyebaran informasi bisa menjadi lebih cepat ketimbang bentuk komunikasi

tradisional

2) Memungkinkan individu dari berbagai bagian atau departemen ikut membantu menyelesaikan masalah dalam organisasi

Namun, komunikasi diagonal juga memiliki kelemahan. Salah satu kelemahannya adalah bahwa komunikasi diagonal dapat mengganggu jalur komunikasi yang rutin dan telah berjalan normal. Disamping itu, komunikasi diagonal dalam suatu organisasi besar juga sulit untuk dikendalikan secara efektif.

e) Keterbatasan Komunikasi Formal

Dilihat dari sudut pandang individual (perseoragan), komunikasi formal sering membuat frustasi atau menjengkelkan bagi pihak tertentu, khususnya mengenai keterbatasan untuk masuk ke dalam proses pengambilan keputusan.

Sedangkan jika dilihat dari sudut pandang perusahaan adalah kemungkinan munculnya distorsi atau gangguan penyampaian informasi ke level yang lebih tinggi, karena setiap keterkaitan dalam jalur komunikasi berpotensi menimbulkan kesalahpahaman.

Salah satu cara untuk mengatasi hal tersebut di atas adalah dengan mengurangi jumlah tingkatan (level) dalam struktur organisasi. Semakin sedikit kaitan dalam jalur

10 | P a g e komunkasi, semakin sedikit kemungkinan terjadinya kesalahpahaman. Struktur organisasi yang mendatar (flat) dengan tingkatan organisasi yang lebih sedikit, dan lebih banyak rentang kendalinya (Span of control) akan dapat membantu mengurangi terjadinya distorsi.

Sumber: Purwanto, 2006:45

Gambar 3.6. Struktur Organisasi Mendatar (Flat)

2) Saluran Komunikasi Informal

Dalam jaringan komunikasi informal, orang-orang yang ada dalam suatu organisasi, tanpa memedulikan jenjang hierarki, pangkat, dan kedudukan/jabatan, dapat berkomunikasi secara luas.

Sumber: Purwanto, 2006:45

C. CARA MENGELOLA KOMU Ada dua hal yang perl menangani pesan-pesan yang b 1) Penanganan Pesan-pesan

a) Mengurangi jumlah p b) Instruksi yang jelas c) Mendelegasikan tang d) Melatih petugas

2) Penanganan Krisis Komun Mengelola arus pesan keterampilan komunikasi yang suatu organisasi.

Kasus Pertama

Kasus Kedua

MUNIKASI

perlu diperhatikan dalam mengelola komunikasi, pe ang bersifat rutin; kedua: bagaimana menangani kris

san Rutin lah pesan

tanggung jawab

unikasi

san-pesan bisnis dari hari ke hari adalah suatu hal ya yang sebenarnya adalah pada saat munculnya krisis

11 | P a g e pertama: bagaimana krisis komunikasi.

al yang biasa, tetapi tes risis komunikasi dalam

Kasus Ketiga

Perusahaan yang me langkah-langkah penyeleamat Pada kasus pertama, perusa penyebab kematian konsume kerjasama dengan pihak-pihak obat dan makanan, maupun ke akesalaahan bukan pada perus (bebas dari zat-zat yang berbah

Cara penanganan krisi Namun yang jelas, munculnya depan produk mapun reputasi

Dalam kaitannya deng yaitu (1) bersikap diam, tidak m Kedua pendekatan tersebut te yang dialami perusahaan Amer

Namun, beberapa ahli rumor yang beredar dalam ma secara terbuka tanpa ditutup Pada saat yang sama, pe mengendalikannya. Satu hal mengusahakan supaya pikir Pengertian kalem atau tenang atau statis, tetapi tenang dal jernih dan tidak dalam kond memberikan inspirasi untuk m

Dalam situasi krisis kom

menghadapi masalah tersebut tentunya harus matan, baik bagi konsumen maupun nama baik rusahaan harus segera menarik semua produk y

umennya. Kemudian, perusahaan perlu melakuk ihak yang terkait, seperti lembaga-lembaga pers, n kepolisian. Apabila ada hasil penelitian secara terp erusahaan dapat memproduksi produk lama dengan rbahaya) dengan tujuan meraih pangsa pasar produ krisis di suatu perusahaan akan berbeda dengan pe lnya krisis dalam suatu perusahaan dapat berpenga

tasi perusahaan bersangkutan.

engan krisis, komunikasi tersebut, ada dua falsafah ak mengatakan sesuatu atau; (2) katakan apa yang t ternyata dapat diaplikasikan dalam situasi nyata d merika Johnson & Johnson dan Gerber.

ahli hubungan masyarakat menyarankan agar peru masyarakat dengan cara menjelaskan apa yang m tup-tutupi kepada publik (masyarakat umum) dan

perusahaan harus mencari sumber masalahn hal yang paling penting dalam menangani se ikiran Anda tetap dalam kondisi tenang, kalem ang di sini jangan diartikan sebagai suatu tindakan d dalam artian bahwa penanganan suatu kasus per kondisi emosional. Suatu tanggapan yang rasiona

k mempertinggi rasa percaya diri.

komunikasi, ada beberapa hal yang dapat dilakukan

12 | P a g e us segera mengambil aik (citra) perusahaan. k yang telah menjadi kukan koordinasi dan ers, dinas pengawasan terpadu terbukti bahw ngan ramuan yang baru

oduk lama.

n peusahaan yang lain. ngaruh terhadap masa

afah dalam komunikasi ang terjadi dan segera. ta dan berhasil, seperti

perusahaan menangkis g menjadi masalahnya an para karyawannya. lahnya dan berusaha setiap kasus adalah alem, tidak gegabah. an diam seribu bahasa perlu pemikiran yang ional akan membantu

13 | P a g e (1). Siapakan tim yang terampil/cekatan dalam penanganan krisis

(2). Usahakan agar manajemen puncak segera bertindak pada saat krisis terjadi

(3). Ciptakan sebuah pusat informasi sebagai representasi perusahaan yang dilengkapi dengan berbagai peralatan elektronik komunikasi.

(4). Ceritakan suatu kejadian secara menyeluruh, terbuka, dan jujur. Jika memang ada yang salah, segera mohon maaf

(5). Tunjukkan keseriusan perusahaan, bukan saja dalam pernyataan tetapi juga dalam tindakan nyata

D. MENINGKATKAN KEMAMPUAN KOMUNIKASI

Kemampuan Anda untuk memahami apa yang sedang terjadi sangat tergantung pada kepekaan Anda sebagai komunikator. Disamping itu, keterampilan komunikasi, kemampuan membaca, menulis, mendengar, dan berbicara, adalah sangat penting dan diutamakan oleh para manajer suatu perusahaan.

Beberapa keterampilan khusus yang diperlukan dalam komunikasi bisnis adalah: 1) Membaca

2) Mendengarkan

3) Membuat percakapan menarik 4) Melakukan wawancara

5) Berdiskusi dengan kelompok-kelompok kecil 6) Berpidato dan presentasi

7) Menulis surat, memo, dan laporan

RINGKASAN

Komunikasi, yang merupakan keterkaitan antara individu-individu dengan organisasi, mempunyai peranan yang cukup penting bagi berjalannya fungsi-fungsi dalam suatu organisasi. Seorang manajer yang dinamis harus memiliki tiga peran penting, yaitu: peran antar pribasi, peran informasional, dan peran keputusan. Peran antar pribadi mencakup peran tokoh gigur, peran pemimpin dan peran penghubung. Sedangkan peran informasional mencaup peran monitoring, peran penyebar, dan peran juru bicara. Sementara itu peran keputusan mencakup peran wirausaha, peran pengalokas sumber daya, dan peran negosiator.

14 | P a g e Untuk melakukan komunikasi secara efektif, perlu adanya pemilihan pola komunkasi baik melalui saluran komunikasi formal maupun informal. Saluran komunikasi formal dapat dilakukan dengan tiga bentuk komunikasi, yaitu komunikasi kea tas, komunikasi ke bawah, komunikasi horizontal, dan komunikasi diagonal. Apabila dalam komunkasi formal, saluran komunkasinya didasarkan pada posisi kedudukan atau jabatan yang telah diatur sesuai dengan jenjang hierarkinya, ddalam komunikasi informal semua informasi tidak lagi diatur menurut jenjang hierarkinya tetapi lebih luwes.

Tanpa melihat di mana Anda bekerja atau apa yang Anda lakukan, komunikasi akan mempunyai peranan yang sangat penting bagi kemajuan karier Anda. Dengan melakukan penelaahan terhadap apa yang menjadi kekuatan dan kelemahan yang Anda miliki, menentukan tujuan yang realistik, dan melakukan latihan berbagai bentuk komunikasi, Anda akan dapat meningkatkan keterampilan komunikasi Anda.

TUGAS

Kerjakan tugas ini secara berkelompok. Satu kelompok maksimal terdiri atas 5 mahasiswa. Tugas Anda adalah menyusun suatu kasus aktual yang terjadi akhir-akhir ini yang berkaitan dengan terjadinya suatu krisis komunikasi pada suatu perusahaan sekaligus bagaimana solusi pemecahannya. Yang dimaksudkan dengan krisis dalam hal ini adalah suatu keadaan atau kondisi perusahaan yang segera memerlukan penanganan segera dan serius, sehingga kegagalan penanganan terhadap situasi tersebut akan berakibat fatal. Reputasi perusahaan maupun kerugian finansial menjadi taruhan bila gagal penanganannya.

REFERENSI:

Makalah Manajemen Komunikasi dalam organisasi. 2011.

Purwanto, Djoko. 2006. Komunikasi Bisnis Edisi Ketiga. Erlangga. Jakarta http://www.slideshare.net/bandidasmillenix/komunikasi-dalam-organisasi