5 | P a g e
ditentukan orang yang benar-benar cocok untuk menduduki suatu posisi tertentu yang dibutuhkan oleh perusahaan. Dalam kaitan ini, komunikasi akan lebih banyak diperlukan
dan menjadi penting artinya.
e Pelayanan Pelanggan
Dalam kaitannya dengan pelayanan pelanggan, komunkasi juga mempunyai peranan penting misalnya pada bagian pengecekan kredit, tagihan-tagihan, menjawab telepon
dari konsumen, maupun penanganan masalah-masalah yang berkaitan dengan pengaduan dari konsumen. Kegiatan-kegiatan tersebut dengan sendirinya menggunakan
banyak komunikasi.
f Negosiasi dengan Pemasok
Melakukan negosiasi dengan berbagai pihak dan menyampaikan laporan perkembangan suatu perusahaan kepada pihak lain yang berkepentingan, tentu saja, memerlukan
komunikasi yang dapat memuaskan kedua belah pihak yang sedang bernegosiasi.
g Interaksi dengan Peraturan yang ada
Pemerintah menyusun peraturan yang bertujuan untuk memberi perlindungan bagi masyarakat luas dari tindakan sewenang-wenang perusahaan, misalnya peraturan
tentang keselamatan kerja, jaminan hari tua, UMR, pencemaran lingkungan, dan penentuan lokasi usaha. Kegiatan-kegiatan tersebut juga memerlukan komunikasi.
h Memproduksi Produk
Untuk menuangkan ide atau gagasan mengenai produk baru, kemudian menempatkan dalam proses produksi, sampai akhirnya menjadi suatu produk yang siap dipasarkan,
diperlukan komunikasi
B. POLA KOMUNIKASI
Pendekatan yang dilakukan oleh suatu organisasi dengan organisasi yang lain dalam melakukan komunikasi dengan berbagai pihak dapat bervariasi atau berbeda-beda. Bagi
perusahaan yang berskala kecil yang hanya memiliki beberapa orang karyawan, penyampaian informasi dapat dilakukan secara langsung kepada para karyawannya tersebut. Lain halnya
dengan perusahaan besar yang memiliki ratusan bahkan ribuan karyawan, penyampaian informasi kepada mereka merupakan suatu pekerjaan yang cukup rumit.
Bagaimana pola komu Secara umum, pola komunika
communictions channel dan sa
1 Saluran Komunikasi Forma
Saluran komunikasi f lembaga sosial lainnya, salu
pejabatnya melakukan pekerja baik dan dapat diikuti oleh o
organisasi itu ada ukuran pene kode etik perilaku. Karena p
pribadi dapat dipercaya dalam
a Komunikasi dari Atas
Secara sederhana, bawahannya merupa
kebawahannya terseb dalam suatu organis
memiliki tujuan un memotivasi, memimp
Sumber: Purwan
Gam
Menurut Katz dan Ka lima tujuan pokok, ya
omunikasi pattern of communictions terjadi dalam nikasi dapat dibedakan menjadi saluran komunik
an saluran komunikasi non-formal informal commun
rmal
si formal adalah saluran yang terorganisasi den saluran komunikasi formal bercirikan aturan-at
kerjaan yang benar-benar jelas, aturan pekerjaann eh orang yang berbeda-beda, dan adanya sanksi
penerimaan, jalur pengiriman yang terencana, pros a peserta dalam organisasi itu dapat dikenali ma
lam pekerjaannya.
Atas ke Bawah Top-Down Communications
a, transformasi informasi dari manajer dalam rupakan komunikasi dari atas ke bawah. Aliran komu
ersebut, umumnya terkait dengan tanggung jawab d nisasi. Seorang manajer yang menggunakan jalur ko
untuk menyampaikan informasi, mengarahkan impin, dan mengendalikan berbagai kegiatan yang a
wanto, 2006:40
Gambar 3.2. Komunikasi dari Atas ke Bawah
n Kahn dalam Purwanto, 2006:41, komunikasi ke k, yaitu:
6 | P a g e
alam suatu orgniasasi? unikasi formal formal
munications channel. dengan baik. Seperti
aturan yang stabil, annya disusun dengan
nksi yang jelas. Dalam prosedur verifikasi, dan
i maka mereka secara
lam semua lever ke omunikasi dari manajer
ab dan kewenangannya r komunikasi ke bawah
kan,mengkordinasikan, ng ada di level bawah.
i ke bawah mempunyai
7 | P a g e
1. Memberikan pengarahan atau instruksi kerja tertentu,
2. Memberikan informasi mengapa suatu pekerjaan harus dilaksanakan,
3. Memberikan informasi tentang prosedur dan praktik organisasional,
4. Memberikan umpan balik pelaksanaan kerja kepada para karyawan,
5. Menyajikan informasi mengenai aspek ideologi dalam membantu organisasi
menanamkan pengertian tentang tujuan yang ingin dicapai Salah satu kelemahan saluran komunikasi dari atas ke bawah adalah kemungkinan
terjadinya penyaringan atau sensor informasi penting yang ditujukan ke para bawahannya. Dengan kata lain, pesan yang diterima para bawahannya bisa jadi tidak
selengkap aslinya. Hal ini disebabkan oleh saluran komunikasi yang cukup panjang mulai dari manajer puncak hingga ke karyawannya. Oleh karena itu, dalam penyampaian
pesan, perlu diperhatikan panjangnya saluran komunikasi yang digunakan dan kompleksitas pesan yang ingin disampaikan kepada para karyawannya.
b Komunikasi dari Bawah ke Atas Bottom-Up atau Upward Communications
Komunikasi dari bawah ke atas berarti alur pesan yang disampaikan berasal dari bawah karyawan menuju ke atas manajer. Untuk mencapai keberhasilan komunikasi dari
bawah ke atas, para manajer harus percaya penuh kepada para bawahannya. Jika tidak, informasi apapun dari bawahan tidak akan bermanfaat karena yang akan muncul
hanyalah rasa curiga dan ketidakpercayaan terhadap informasi tersebut.
Sumber: Purwanto, 2006:42
Gambar 3.3. Komunikasi dari Bawah ke Atas
Salah satu kelemaha hanya menyampaikan
agaknya mempunyai
c Komunikasi Horizonta
Komunikasi horizont Communications ad
posisi sejajarsederaj untuk melakukan per
atau departemen yan
Sumber: Purwanto
Komunikasi horizon departemen dalam o
jika masing-masing b pada bagian lainnya,
d Komunikasi Diagonal
Komunikasi diagonal berbeda. Komunikasi
besar manakala terd antar departemen ya
ahan komunikasi dari bawah ke atas adalah kem aikan informasi laporan yang baik-baik saja, sedang
nyai kesan negatif cenderung disimpan dan tidak disa
zontal Horizontal Communications
zontal atau sering juga disebut dengan komunika adalah komunikasi yang terjadi antara bagian-ba
erajat dalam suatu organisasi. Tujuan komunikasi ho persuasi, mempengaruhi, dan memberikan inform
yang memiliki kedudukan sejajar.
anto, 2006:43
Gambar 3.4. Komunikasi Horizontal
izontal menjadi penting artinya manakala se m organisasi memiliki ketergantungan yang cukup
ng bagian dapat bekerja secara sendiri-sendiri tanpa ya, komunikasi horizontal tidak sering atau minim d
onal Diagonal Communications
onal melibatkan komunikasi antara dua tingkat lev ikasi diagonal lebih banyak diterapkan dalam suatu
terdapat saling ketergantungan interdependece n yang ada dalam organisasi tersebut.
8 | P a g e
kemungkinan bawahan dangkan informasi yang
disampaikan.
nikasi Lateral Lateral bagian yang memiliki
si horizontal antara lain ormasi kepada bagaian
setiap bagian atau kup besar. Akan tetapi,
anpa harus bergantung im dipakai.
level organisasi yang atu organisasi berskala
ce antar bagian atau
9 | P a g e
Sumber: Purwanto, 2006:43
Gambar 3.5. Komunikasi Diagonal
Bentuk komunikasi diagonal memiliki beberapa keuntungan, diantaranya adalah: 1
Penyebaran informasi bisa menjadi lebih cepat ketimbang bentuk komunikasi tradisional
2 Memungkinkan individu dari berbagai bagian atau departemen ikut membantu
menyelesaikan masalah dalam organisasi Namun, komunikasi diagonal juga memiliki kelemahan. Salah satu kelemahannya adalah
bahwa komunikasi diagonal dapat mengganggu jalur komunikasi yang rutin dan telah berjalan normal. Disamping itu, komunikasi diagonal dalam suatu organisasi besar juga
sulit untuk dikendalikan secara efektif.
e Keterbatasan Komunikasi Formal
Dilihat dari sudut pandang individual perseoragan, komunikasi formal sering membuat frustasi atau menjengkelkan bagi pihak tertentu, khususnya mengenai keterbatasan
untuk masuk ke dalam proses pengambilan keputusan. Sedangkan jika dilihat dari sudut pandang perusahaan adalah kemungkinan munculnya
distorsi atau gangguan penyampaian informasi ke level yang lebih tinggi, karena setiap keterkaitan dalam jalur komunikasi berpotensi menimbulkan kesalahpahaman.
Salah satu cara untuk mengatasi hal tersebut di atas adalah dengan mengurangi jumlah tingkatan level dalam struktur organisasi. Semakin sedikit kaitan dalam jalur
10 | P a g e
komunkasi, semakin sedikit kemungkinan terjadinya kesalahpahaman. Struktur organisasi yang mendatar flat dengan tingkatan organisasi yang lebih sedikit, dan lebih
banyak rentang kendalinya Span of control akan dapat membantu mengurangi terjadinya distorsi.
Sumber: Purwanto, 2006:45
Gambar 3.6. Struktur Organisasi Mendatar Flat 2
Saluran Komunikasi Informal
Dalam jaringan komunikasi informal, orang-orang yang ada dalam suatu organisasi, tanpa memedulikan jenjang hierarki, pangkat, dan kedudukanjabatan, dapat berkomunikasi secara
luas.
Sumber: Purwanto, 2006:45
Gambar 3.7. Jaringan Komunikasi Informal
C. CARA MENGELOLA KOMU
