Analisa dan Evaluasi Unsur-Unsur Pengawasan Intern Kas

Hikmatiar : Sistem Pengawasan Intern Pada CV. Numero Uno Medan, 2008. USU Repository © 2009

D. Analisa dan Evaluasi Unsur-Unsur Pengawasan Intern Kas

Unsur pengawasan intern yang digunakan merupakan faktor yang menentukan keandalan laporan keuangan yang dihasilkan. Seseorang manajer agar pengawasan intern dapat berjalan dengan baik. Pengawasan intern yang memuaskan tidak hanya diperoleh dari suatu sistem yang dikoordinasi, tetapi dari prosedur yang dapat dipercaya dengan biaya yang relatif rendah. Adapun unsur-unsur pengawasan intern kas terdiri dari :

1. Struktur yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara

tegas

2. Sistem wewenang dan produser pencatatan yang memberikan

perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya

3. Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap

unit organisasi

4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya

Mulyadi, 2001 : 164 1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas Struktur organisasi merupakan kerangka pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi ini didasarkan pada prinsip-prinsip berikut : a. Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dalam akuntansi. b. Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi. Hikmatiar : Sistem Pengawasan Intern Pada CV. Numero Uno Medan, 2008. USU Repository © 2009 Pelaksanaan suatu transaksi terdapat internal cek di antara unit organisasi pelaksanaan. Catatan akuntansi yang diselenggarakan dapat mencerminkan transaksi sesungguhnya yang dilaksanakan oleh unit organisasi yang memegang fungsi yang lain dengan adanya pemisah fungsi-fungsi tersebut sehingga data akuntansi yang dihasilkan dapat dipercaya kebenarannya dan sebagai akibatnya kekayaan organisasi terjamin keamanannya. 2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya Transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang berwenang menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu, suatu organisasi harus dibuat sistem pembagian wewenang untuk diotorisasi atas terlaksananya setiap transaksi. Salah satu alat yang dipakai adalah formulir. Oleh karena itu, penggunaan formulir harus diawasi guna pengawasan otorisasi. Prosedur pencatatan yang baik akan menjamin data yang direkam dalam formulir yang dicatat dalam catatan akuntansi, dengan tingkat keandalan yang tinggi, dan akan menghasilkan informasi yang teliti, serta dapat dipercaya mengenai kekayaan, utang, pendapatan dan biaya suatu organisasi. 3. Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi Adapun cara-cara yang umumnya dilaksanakan perusahaan dalam menciptakan praktek yang sehat adalah : Hikmatiar : Sistem Pengawasan Intern Pada CV. Numero Uno Medan, 2008. USU Repository © 2009 a. Penggunaan formulir bernomor urut tercetak dan harus dipertanggung jawabkan kepada yang berwewenang. b. Pemeriksaan mendadak c. Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi, tanpa campur tangan orang atau unit organisasi lain. d. Perputaran jabatan e. Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang menjadi haknya f. Pencocokan fisik kekayaan perusahan dengan catatannya g. Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektivitas unsur- unsur sistem pengawasan intern yang ada. Unit ini disebut satuan pengawasan intern atau staf pemeriksa intern. 4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya Unsur ini merupakan unsur pengawasan yang terpenting karena dengan memiliki karyawan yang kompeten, unsur pengendalian yang lain dapat dikurangi sampai batas yang minimum dan perusahaan tetap mampu menghasilkan pertanggungjawaban keuangan yang diandalkan. Menurut penulis penerapan unsur – unsur pengawasan intern di CV. Numero Uno tidak sepenuhnya dilakukan. Unsur-unsur pengawasan intern yang sudah dilakukan di perusahaan sebagai berikut : 1. Struktur organisasi CV. Numero Uno melakukan pemisahan fungsi-fungsi penyimpanan dan pencatatan kas. Hal ini dilakukan agar kas tidak diselewengkan dan dalam tiap fungsi tidak diperbolehkan melakukan transaksi Hikmatiar : Sistem Pengawasan Intern Pada CV. Numero Uno Medan, 2008. USU Repository © 2009 tanpa campur tangan yang lain. Selain itu, dalam penerimaan dan pengeluaran kas perusahaan menggunakan kwitansi sebagai bukti dan mencatatnya didalam buku kas. 2. Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi tiap unit perusahaan dilakukan misalnya dengan menggunakan kwitansi bernomor urut, pencatatan transaksi dengan baik kecuali dalam hal cuti karyawan yang menangani kas. Hal ini agak jarang dilakukan perusahaan. 3. Pemilihan karyawan yang bermutu dilaksanakan perusahaan melalui proses seleksi dan melakukan pengembangan atau training untuk mengembangkan kemampuan dan keterampilan karyawan. Dalam kenyataannya perusahaan sudah mampu memilih karyawan dengan baik. Selain itu perusahaan juga memberi bonus kepada karyawan yang berprestasi. Unsur – unsur pengawasan intern pada CV. Numero Uno yang tidak dilakukan antara lain : 1. CV. Numero Uno tidak mengadakan inspeksi secara mendadak terhadap aktivitas perusahaan. Inspeksi mendadak ini sangat penting terhadap aktivitas perusahaan terutama dalam hal kas 2. CV. Numero Uno tidak melakukan perputaran jabatan. Perputaran jabatan ini sangat penting karena apabila satu karyawan melakukan penyelewengan, maka dapat diketahui oleh karyawan yang menggantikan jabatan itu. Jadi, untuk periode selanjutnya kemungkinan terjadinya kecurangan sangat kecil atau mungkin tidak terjadi. Hikmatiar : Sistem Pengawasan Intern Pada CV. Numero Uno Medan, 2008. USU Repository © 2009

E. Analisa dan Evaluasi Pengawasan Intern Kas