Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan

PENDAFTARAN KONSUMEN MANAJER ADMINISTRASI KONSUMEN Form pengajuan konsumen isi lengkap Form pengajuan konsumen isi lengkap Pengecekan data konsumen lengkap atau tidak Form pengajuan lengkap Form pengajuan tidak lengkap F pengajuan konsumen yang valid Pembuatan laporan konsumen Laporan konsumen Laporan konsumen F pengajuan konsumen di isi lengkap Y T Gambar 4.1 Flowmap Sistem Pendaftaran Konsumen Aliran dokumen dari flowmap sistem pendaftaran konsumen yang berjalan diatas adalah sebagai berikut : Form pengajuan konsumen yang dikeluarkan oleh bagian administrasi dan diberikan kepada konsumen yang akan melakukan pemesanan barang pada PB. Syukur Mulya Putra. Formulir tersebut kemudian diisi lengkap oleh konsumen sesuai dengan apa yang sudah dicantumkan. Kemudian formulir yang telah diisi diberikan kepada bagian administrasi yang mana nantinya akan diperiksa kelengkapannya. Hal ini bertujuan untuk memvalidasi data yang telah ditulis. Setelah kelengkapan isian dianggap memenuhi apa yang diinginkan, maka bagian administrasi akan memberikan kepada manajer sebagai laporan. 55 Pemesanan dan Penjualan Bahan Bangunan Kurir Pemasok Administrasi Produksi Manajer Konsumen Form pemesanan isi lengkap Form pemesanan isi lengkap Pencatatan data pemesanan Tipe bahan bangunan Data pemesanan bahan produksi Data pemesanan bahan non produksi Pencatatan data pesanan produksi sesuai dengan standar perusahaan Data pemesanan bahan bangunan Data pemesanan valid Data pemesanan valid Persediaan bahan pesanan ada? Pencatatan data penjualan non produksi yang valid Data pemesanan bahan non produksi Data pemesanan ke pemasok Data penjualan bahan non produksi valid Data pemesanan ke pemasok Proses pencarian bahan non produksi Bahan tersedia? Data pemesanan bahan valid Data pemesanan bahan kosong Pembuatan lap. Pemesanan bahan valid Lap. Data pemesanan bahan valid Pembuatan lap penyelesaian produksi Lap penyelesaian produksi Non produksi produksi ya tidak ya tidak A1 Pembuatan faktur penjualan Tipe pembayaran Faktur penjualan non tunai Faktur penjualan tunai Faktur penjualan non tunai tunai No tunai Faktur penjualan Pembuatan surat jalan Surat jalan belum tertanda tangani konsumen Surat jalan belum tertanda tangani konsumen Faktur penjualan tunai Penandatangan an surat jalan Surat jalan sudah tertanda tangani konsumen Surat jalan sudah tertanda tangani konsumen Faktur penjualan Surat jalan belum tertanda tangani konsumen Gambar 4.2 Flowmap Sistem Pemesanan dan Penjualan yang berjalan Keterangan : A1 : Data Pemesanan Aliran dokumen flowmap sistem pendaftaran yang sedang berjalan saat ini : 1. Formulir pemesanan diberikan bagian administrasi kepada konsumen untuk diisi. 2. Bagian administrasi memeriksa kelengkapan formulir pemesanan. dan bagian administrasi akan segera membuatkan data pemesanan. 3. Bagian administrasi akan mengkondisikan data pemesanan yang terdiri dari 2 rangkap yang berwarna putih dan merah muda. Data pemesanan tersebut terbagi menjadi 2 bagian yaitu produksi dan non produksi. 4. Setelah konsumen memberikan pernyataan pesanannya, maka bagian administrasi akan mengecek ketersediaan barang. Jika barang yang diinginkan tersedia maka data pemesanan akan segera di validasi. Dan apa bila barang tidak tersedia, bagian administrasi akan segera memberikan data pesanan yang telah dipesan oleh konsumen kepada bagian produksi. 5. Data pemesanan valid berisikan tentang data pemesanan produksi yakni yang diproduksi sendiri oleh perusahaan tersebut. Apabila bahan bangunan yang di pesan telah selesai di produksi, maka bagian produksi akan membuatkan laporan penyelesaian produksi yang nantinya akan dijadiakan sumber dari pembuatan faktur penjualan sesuai dengan data pesanan yang dipesan oleh konsumen. 6. Data pesanan non produksi pun dikondisikan. Apabila bahan yang diperlukan ada, maka bagian administrasi akan membuatkan data penjualan yang akan diteruskan menjadi faktur penjualan. Apabila data bahan non produksi tidak ada atau kosong, maka bagian administrasi akan membuatkan data pemesanan ke pemasok yang bertujuan untuk membeli bahan yang diinginkan ke konsumen. 55 7. Setelah itu pemasok akan mengirimkan bahan non produksi yang dipesan sesuai dengan jumlah pesanan yang dipesan oleh perusahaan. Dan apa bila bahan yang diinginkan tidak ada, maka pemasok akan memberikan kabar kepada bagian administrasi perusahaan. Sehingga nantinya bagian administrasi akan memesan ke pemasok yang lainnya. 8. Pembayaran yang dilakukan oleh perusahaan ini kebanyakan memakai pembayaran tunai. Karena perusahaan ini banyak melakukan proses transaksi dalam partai besar. 9. Untuk proses pembayaran non tunai cara penyelesaian pembayaran yaitu dengan cara konsumen datang kembali ke bagian administrasi guna melunasi sisa pembayaran. 10. Setelah semua dilakukan baik itu penjualan ataupun pemesanan barang, maka akan kesepakatan apakah barang tersebut akan dihantarkan ke konsumen atau tidak. Jika barang ingin dihantarkan maka bagian administrasi akan membuatkan surat jalan yang kemudian akan diberikan kepada kurir sebagai bukti kepada konsumen bahwa barang yang hantarkan sesuai dengan permintaan. 11. Setelah semuanya dirasa cukup, bagian administrasi akan memberikan faktur penjualan berwarna merah muda kepada manager sebagai laporan.

4.1.2.2 Diagram Kontek

Diagram kontek merupakan aliran data yang menggambarkan seluruh jaringan masukan dan keluaran suatu sistem. Tujuannya adalah untuk menggambarkan suatu sistem yang sedang berjalan, mendefinisikan dari awal sampai dengan akhir dari data yang masuk dan keluar sistem. Pada diagram konteks ini, sistem informasi yang akan dibuat menghasilkan sumber informasi yang dibutuhkan begitupun dnegan tujuan informasi yang akan dihasilkan. Adapun penjelasannya adalah sebagai berikut : S.I Di PB. Syukur Mulya Putra Bandung KONSUMEN MANAJER Form pengajuan konsumen, Form pemesanan F pengajuan konsumen, Faktur penjualan, Surat jalan Lap. Konsumen, Faktur Penjualan PEMASOK Lap. Data bahan pemesanan Data pemesanan Gambar 4.3 Diagram Kontek Sistem Pemesanan dan Penjualan Yang Berjalan Aliran data pada diagram kontek sistem pemesanan sampai dengan penjualan yang sedang berjalan : Sistem penjualan yang ada menerima data dari konsumen berupa data konsumen dan data pemesanan barang yang kemudian akan diterima dan diproses oleh bagian sistem informasi pemesanan. Yang kemudian bagian sistem informasi pemesanan akan membuatkan faktur penjualan sekaligus surat jalan dan memberikan barang kepada konsumen. Data seperti data penjualan dibuatkan laporannya untuk diberikan kepada manajer dan jika ada penjualan yang masih ada sisa pembayaran, maka bagian sistem informasi pemesanan akan membuatkan data piutangnya. 55

4.1.2.3 Data Flow Diagram

1. Data Flow Diagram Level 1

Data flow diagram digunakan untuk menggambarkan sistem sebagai jaringan dari berbagai proses sesuai dengan fungsi yang kemudian dihubungkan dengan yang lainnya oleh aliran data. Adapun Diagram Aliran Data Sistem Informasi pemesanan bahan bangunan hingga pengantaran barang kepada konsumen terdapat pada gambar 4.4 : KONSUMEN 1.0 PENDAFTARAN KONSUMEN MANAJER 2.0 PEMESANAN 3.0 PENJUALAN Form Pengajuan Konsumen Form Pengajuan Konsumen Laporan Konsumen Form Pemesanan isi lengkap Faktur penjualan Surat jalan Faktur Penjulan Form pemesanan valid Arsip Data pemesanan form pemesanan PEMASOK Data pemesanan Lap. Data bahan pemesanan Gambar 4.4 Data Flow Diagram Level 1 Sistem Yang Berjalan

2. Data Flow Diagram Level 2

Dari Data Flow Diagram DFD level 1 yang masih memiliki proses yang sangat global, maka lebih dikembangkan lagi kedalam DFD Level 2. DFD Level 2 sistem pemesanan yang sedang berjalan di PB. Syukur Mulya Putra terdapat pada gambar 4.5, gambar 4.6 dan gambar4.7 :

a. DFD Level 2 Proses 1 Proses Pendaftaran Konsumen

Proses pendaftaran konsumen yang berjalan di PB. Syukur Mulya Putra diawali dari proses 1.1 pengecekan form pengajuan konsumen, proses 1.2 pemeriksaan kelengkapan yang terdiri dari nama, alamat dan nomor telepon. Proses 1.3 yaitu pembuatan laporan konsumen yang nantinya akan deberikan kepada manager. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 4.5 . 1.1 Pengecekan form pengajuan konsumen 1.3 pembuatan laporan konsumen Konsumen Manajer Form pengajuan konsumen Form pengajuan konsumen yang valid Form pengajuan konsumen Tidak lengkap Form pengajuan konsumen Lap.konsumen 1.2 Pemeriksaan kelengkapan formulir Gambar 4.5 Data Flow Diagram Level 2 Proses 1 pada Sistem yang Berjalan

b. DFD Level 2 Proses 2 Proses Pemesanan Bahan Bangunan

Proses pemesanan yang berjalan di PB. Syukur Mulya Putra diawali dari proses 2.1 pencatatan pemesanan, proses 2.2 penggolongan tipe produksi, proses 2.3 pencatatan data pesanan produksi, proses 2.4 proses produksi, proses 2.5 pembuatan laporan penyelesaian, proses 2.6 pengecekan persediaan bahan, proses 2.7 pencatatan data penjualan, proses 2.8 pembuatan laporan pasokan pemesanan dan proses 2.9 55 pembuatan faktur jual, dimana faktur penjualan ini nantinya akan dibahas pada DFD 2 level 3. Dan untuk lebih jelasnya mengenai proses pemesanan bahan bangunan dapat dilihat pada gambar 4.6 dibawah ini. 2.1 Pencatatan pemesanan KONSUMEN Form pemesanan 2.2 Penggolongan tipe pesanan Data pemesanan A data pemesanan Data pemesanan produksi 2.3 Pencatatan data pemesanan produksi Data pemesanan valid 2.4 Proses produksi 2.5 Pembuatan laporan penyelesaian Data pemesanan Lap penyelesaian, Pemesanan produksi 2.9 Pembuatan faktur jual Data pemesanan non produksi 2.6 Pengecekan persedian bahan Data pemesanan Non produksi 2.7 Pencatatan data penjualan Data pemesanan non produksi valid Data pemesanan Non produksi kosong PEMASOK Data bahan pemesanan 2.8 Pembuatan laporan pasokan pemesanan faktur jual Faktur jual Gambar 4.6 Data Flow Diagram Level 2 Proses 2 pada Sistem yang Berjalan

c. DFD Level 2 Proses 3 Proses Penjualan dan Pengiriman Barang

Proses pemesanan yang berjalan di PB. Syukur Mulya Putra diawali dari proses 3.1 pembuatan faktur penjualan yang kemudian faktur penjualan selain diberikan kepada konsumen diberikan juga kepada manager sebagai bukti penjualan. Proses 3.2 pembuatan surat jalan yang akan diberikan kepada kurir sebagai bukti pengantaran barang kepada konsumen. Untuk lebih jelasnya mengenai proses penjualan bahan bangunan dapat dilihat pada gambar 4.7 dibawah ini. 3.2 Pembuatan surat jalan Konsumen Faktur Jual Surat jalan 3.1 Pembuatan faktur penjualan Faktur penjualan tunai, Faktur penjualan non tunai Faktur penjualan non tunai Faktur penjualan tunai, Faktur penjualan non tunai Manajer Surat Jalan 3.3 Pengiriman barang Gambar 4.7 Data Flow Diagram Level 2 Proses 3 pada Sistem yang Berjalan

4.2 Evaluasi Sistem Yang Berjalan

Setelah menganalisis sistem yang sedang berjalan di PB. Syukur Mulya Putra Bandung, maka evaluasi sistem yang berjalan diantaranya :